關(guān)于試論高校檔案管理方式存在的問題

關(guān)于試論高校檔案管理方式存在的問題 有學(xué)校就會有檔案，檔案是伴隨學(xué)校的發(fā)展過程產(chǎn)生的。從整體來說，學(xué)校檔案是學(xué)校發(fā)展的原始記錄，是寶貴的文化財(cái)富 ;具體來看，學(xué)校檔案是各部門、教師和學(xué)生在教育教學(xué)活動中保存起來以備查考的文字、圖表、音像和其他各種形式的歷史記錄。然而，隨著學(xué)校的發(fā)展和時(shí)間的推移，一方面檔案的數(shù)量和形式不斷增加和豐富，另一方面，檔案的損失和毀壞現(xiàn)象也頻頻發(fā)生。 無論是針對學(xué)校工作中日益增多的形式內(nèi)容，還是保管過程中不斷損毀的檔案，都存在著一定的困難來確保其完整和價(jià)值。因此，檔案管理工作的安全性問 題迫在眉睫。 眾所周知檔案保護(hù)工作是為學(xué)校各項(xiàng)工作服務(wù)的。然而一些學(xué)校工作存在陳舊觀念，過分強(qiáng)調(diào)為教育教學(xué)服務(wù)，在一定程度上導(dǎo)致了保護(hù)檔案意識的薄弱，表現(xiàn)在對檔案資料疏于整理和保護(hù)。一些領(lǐng)導(dǎo)不能將其與學(xué)校發(fā)展及各項(xiàng)建設(shè)密切結(jié)合起來，對檔案工作的資金設(shè)備需求不予支持。由于大量文檔處于不被有效管理的四處分散狀態(tài)，不僅資源浪費(fèi)，文檔丟失、權(quán)限控制不明等情況屢屢發(fā)生，使得安全性無法得到保障。另外紙質(zhì)文檔的抗災(zāi)難性差。這與現(xiàn)代檔案管理工作的信息化要求相距甚遠(yuǎn)。 寶葫蘆集團(tuán)針對當(dāng)前學(xué)校教育文檔的特點(diǎn)推出檔案云服務(wù)平臺，幫助學(xué)校有效解決檔案保管利用過程中的各種問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息化。平臺支持網(wǎng)頁瀏覽和移動端應(yīng)用登錄，支持全文模糊查詢以及標(biāo)簽查詢，操作簡單。平臺無需增加任何硬件、軟件，由承建方統(tǒng)一提供運(yùn)維服務(wù)。真正實(shí)現(xiàn)“零”投入。并且是經(jīng)主管部門批準(zhǔn)，擁有涉密資質(zhì)，提供多種數(shù)據(jù)備份機(jī)制以及安全加密功能。 總之，這套軟件是符合檔案管理人員使用習(xí)慣的、集人性化、智能化和科學(xué)化為一體的綜合性檔案管理軟件。 只有認(rèn)真做好檔案工作，建立健全檔案管理制度，讓檔案工作有章可循，才能更好的為學(xué)校服務(wù)，真正實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，增強(qiáng)學(xué)校綜合實(shí)力。 高 校檔案管理方式存在的問題如何整改 1、在基本建設(shè)工程的實(shí)際運(yùn)作中，因基本建設(shè)檔案材料形成的周期長，涉及的單位廣，專業(yè)技術(shù)性強(qiáng)要求工程承包單位是實(shí)施運(yùn)作該項(xiàng)工作的保證目前，一個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目完成后不論是總承包還是分承包，都應(yīng)按照“城建檔案歸檔條例”及“高校檔案歸檔條例”負(fù)責(zé)整理所承包工程的基建文件材料，統(tǒng)一向建設(shè)部門提交完整的、準(zhǔn)確的、系統(tǒng)的基建檔案材料?；ú块T要把住文件材料形成的質(zhì)量關(guān)，為日后辦理建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、產(chǎn)權(quán)登記以及今后建筑物維修、改、擴(kuò)建提供第一手資料。 2、加強(qiáng)建設(shè)單位檔案管理部門的科學(xué)管理職能和水平是檔案管理工作的基礎(chǔ)辦公自動化的普及是歷史發(fā)展的必然。不科學(xué)的管理高?；n案，將阻礙檔案工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，最終直接影響到高?；n案的開發(fā)利用工作，同時(shí)制約和影響著檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。那么如何科學(xué)管理呢 ? 第一，要提高檔案人員的管理水平。除了要有較高的檔案基礎(chǔ)知識技能外，還要懂得基建方面的活動程序以及法規(guī)政策。檔案人員具備了這些知識技能，才能有效地把握檔案形成過程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保檔案質(zhì)量。學(xué)校檔案部門應(yīng)努力提高服務(wù)質(zhì)量，結(jié)合現(xiàn)代化手段提高基建檔案的開發(fā)和利用 工作。 第二，要增強(qiáng)基建部門的責(zé)任感。學(xué)?；ú块T是收集、利用大量檔案基礎(chǔ)材料進(jìn)行基建規(guī)劃的設(shè)計(jì)者，又是基建檔案的形成者。所以基建部門應(yīng)有專門負(fù)責(zé)人分管檔案工作，并配備具有專業(yè)知識的專(兼 )職檔案人員，負(fù)責(zé)基建文件材料的形成、收集、積累和歸檔工作。檔案部門和基建部門之間要培養(yǎng)良好、密切的協(xié)作關(guān)系，制定制度和管理辦法，宣傳集中統(tǒng)一管理的重要性，實(shí)行集中統(tǒng)一管理，檔案人員取得基建人員的信任，消除他們的心理障礙，使之能主動將竣工檔案交到檔案部門集中管理。 第三，制定收集歸檔制度，作為工作行為規(guī)范準(zhǔn)則?；n案工作 制度應(yīng)在基建部門立項(xiàng)的同時(shí)下達(dá)，在基建部門與施工單位簽訂合同時(shí)，把此制度作為附件附上，使施工單位明確基建檔案要求，保證能在竣工驗(yàn)收時(shí)提供完整的檔案材料，否則，未按要求向建設(shè)單位提交所需檔案材料的，應(yīng)扣罰承包單位一定比例的款項(xiàng)。 第四，做好“三個(gè)同步”?；ú块T應(yīng)把基建檔案工作納入基建規(guī)劃、計(jì)劃、管理制度和工作技術(shù)人員職責(zé)范圍之中，做到三個(gè)同步：基建一開始就與建立基建檔案規(guī)劃同步進(jìn)行 ;工程建設(shè)實(shí)施過程，與竣工材料積累、整編、審定工作同步進(jìn)行 ;工程交工驗(yàn)收與提交一整套合格的竣工圖的驗(yàn)收同步進(jìn)行。對竣工圖等材料編 制不夠完整、準(zhǔn)確、不符和歸檔要求的，都要及時(shí)進(jìn)行查漏補(bǔ)缺。工程交工驗(yàn)收時(shí)，必須要有學(xué)校檔案部門參加驗(yàn)收，如果竣工檔案歸檔不全，檔案部門不能驗(yàn)收，因此，有關(guān)部門也不能辦理正式交工款項(xiàng)手續(xù)。 3、逐步實(shí)現(xiàn)檔案工作網(wǎng)絡(luò)化管理高?；窘ㄔO(shè)檔案的管理工作，已經(jīng)進(jìn)入從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理，逐步采用先進(jìn)技術(shù)