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一勞永逸 把Excel表格搬到網(wǎng)上辦公發(fā)布日期: 2006-12-18 18:19:39作者: 字體:【大 中 小】【打印本頁】 果果在一家廣告公司做網(wǎng)絡(luò)管理員，人力資源部的莓莓有一件事情想請(qǐng)果果來給幫個(gè)忙，公司正在給員工調(diào)整養(yǎng)老保險(xiǎn)儲(chǔ)蓄，審批表中的數(shù)據(jù)涉及多個(gè)部門，而且主管財(cái)務(wù)的副總正在國外出差，怎樣讓各部門通過局域網(wǎng)快速填寫報(bào)表，再讓副總通過網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行審查呢？ 果果對(duì)辦公軟件不是特別熟悉，聽了莓莓的具體描述后，不好拒絕，就先答應(yīng)下來了。一有空急忙上網(wǎng)向老師求教，老師告訴果果，Excel 2003新增了一個(gè)稱為“列表”的功能，在SharePoint網(wǎng)站的支持下威力巨大，用戶使用IE瀏覽器就可以編輯“列表”中的數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了真正意義上的網(wǎng)上Excel。聞聽此言果果大喜，立刻動(dòng)手架設(shè)網(wǎng)上“辦公桌”。 架設(shè)網(wǎng)上“辦公桌” 所謂網(wǎng)上“辦公桌”，就是SharePoint網(wǎng)站中的“網(wǎng)站”。公司局域網(wǎng)服務(wù)器安裝的是Windows 2003，正是運(yùn)行Windows SharePoint Services 2.0最理想的環(huán)境。 第一步：刪除FrontPage Server Extensions 在安裝Windows SharePoint Services 2.0時(shí)，有一個(gè)特殊要求，就是虛擬服務(wù)器中不得有FrontPage Server Extensions。果果檢查了一下自己的Windows 2003，發(fā)現(xiàn)IIS已經(jīng)安裝了FrontPage Server Extensions。根據(jù)微軟公司提供的資料，可按如下方法刪除此任務(wù)：單擊“開始運(yùn)行”，輸入“cmd”命令。在命令提示符窗口執(zhí)行“cd”命令，回到C盤根目錄，再執(zhí)行“cd c:program filescommon filesmicrosoft sharedweb server extensions50bin”DOS命令，進(jìn)入FrontPage Server Extensions 安裝目錄。然后輸入“owsadm.exe -o fulluninstall -p 80”DOS命令，其中80代表運(yùn)行FrontPage Server Extensions的虛擬服務(wù)器使用的端口號(hào)， 輸入完畢回車完成刪除任務(wù)。 果果提示：如果Windows 2003的IIS沒有安裝FrontPage Server Extensions，只要安裝了ASP.NET就可以安裝Windows SharePoint Services 2.0了。 第二步：運(yùn)行Windows SharePoint Services 2.0 運(yùn)行Windows SharePoint Services 2.0安裝程序，選擇“典型安裝”。當(dāng)安裝程序顯示“請(qǐng)稍候，安裝程序正在配置SharePoint網(wǎng)站”時(shí)，說明安裝過程即將結(jié)束，果果就可以為大家安放“辦公桌”了。 第三步：為Excel 2003“列表”創(chuàng)建網(wǎng)上“辦公桌” 具有網(wǎng)站創(chuàng)建權(quán)限的用戶登錄SharePoint網(wǎng)站，單擊主頁上的“創(chuàng)建”按鈕，在“創(chuàng)建網(wǎng)頁”中,選擇“網(wǎng)站和工作區(qū)”，打開“新建SharePoint網(wǎng)站”頁面。在“標(biāo)題”框內(nèi)輸入即將創(chuàng)建的網(wǎng)站名稱（如“Excel列表”），然后在“URL名稱”框內(nèi)輸入網(wǎng)站的URL名稱。由于這個(gè)網(wǎng)站是建立在SharePoint網(wǎng)站下的一個(gè)虛擬網(wǎng)站，所以“URL名稱”前的內(nèi)容（如“”）用戶不能修改，只能在SharePoint網(wǎng)站URL后的框內(nèi)輸入名稱（如“Excel”），它和SharePoint網(wǎng)站的URL共同構(gòu)成了“辦公桌”的URL（如“/Excel”）。創(chuàng)建列表 網(wǎng)上“辦公桌”建好以后，果果來到莓莓的辦公室。打開存放有養(yǎng)老保險(xiǎn)儲(chǔ)蓄數(shù)據(jù)的Excel 2003工作表，然后選中需要發(fā)布為“列表”的數(shù)據(jù)區(qū)域。執(zhí)行菜單“數(shù)據(jù)列表創(chuàng)建列表”命令，彈出（如圖1）所示的“創(chuàng)建列表”對(duì)話框，其中顯示了絕對(duì)引用的列表區(qū)域。如果需要使用列表標(biāo)題執(zhí)行篩選等操作，可以選中“列表有標(biāo)題”復(fù)選框。如果取消該復(fù)選框，則創(chuàng)建的列表會(huì)自動(dòng)添加“列1”、“列2”這樣的列標(biāo)題。 圖1 單擊對(duì)話框中的“確定”按鈕，所選區(qū)域就會(huì)變成（如圖2）所示情形。其中區(qū)域的末行會(huì)顯示帶有星號(hào)的空白行，只要在該行中輸入數(shù)據(jù)，帶有星號(hào)的空白行及其下方的數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)下移，供用戶插入任意數(shù)量的數(shù)據(jù)行。 圖2 發(fā)布列表 現(xiàn)在萬事俱備，果果可以把Excel 2003列表發(fā)布到網(wǎng)上“辦公桌”，公司各個(gè)部門的用戶可以通過IE瀏覽器進(jìn)行編輯。 第一步：執(zhí)行菜單“數(shù)據(jù)列表發(fā)布列表”命令，彈出“發(fā)布列表到SharePoint網(wǎng)站”對(duì)話框。首先在“地址”欄中輸入存放列表的網(wǎng)站URL（如“/Excel”）。若要將列表鏈接到即將在SharePoint 網(wǎng)站創(chuàng)建的列表，便于發(fā)布列表的用戶（如莓莓）在Excel 2003中刷新數(shù)據(jù)，則選中“鏈接到新SharePoint列表”復(fù)選框。 第二步：在“名稱”欄中輸入即將創(chuàng)建的列表名稱（如“新增養(yǎng)老儲(chǔ)蓄”），并在“說明”欄中輸入列表描述文字，完成后單擊“下一步”按鈕繼續(xù)。 第三步：看到的對(duì)話框（如圖3）所示，它要求用戶檢查列表區(qū)域中每一列顯示的數(shù)據(jù)類型是否正確。如果列鏈接的數(shù)據(jù)類型不正確，可以單擊“取消”按鈕返回，轉(zhuǎn)換為正確的類型。確認(rèn)無誤后單擊“完成”按鈕，列表就會(huì)發(fā)布到SharePoint網(wǎng)站的指定位置，并彈出對(duì)話框告知訪問列表的URL。圖3果果提示：如果選擇了鏈接到SharePoint網(wǎng)站，而且列表中的某些單元格存放有公式，發(fā)布列表的過程中會(huì)刪除其中的所有公式，代之以公式的計(jì)算結(jié)果。如果發(fā)布列表時(shí)沒有選擇鏈接到SharePoint網(wǎng)站，發(fā)布后的列表可以保留原來的公式，但是發(fā)布列表的本地用戶不能在本地使用Excel同步列表。 列表的使用 第一步：列表成功發(fā)布后，莓莓立刻通知財(cái)務(wù)部等部門的有關(guān)人員。他們需要在IE地址欄中輸入存放列表的網(wǎng)站URL（如“/Excel”），稍等片刻，就會(huì)彈出網(wǎng)站的登錄對(duì)話框，用戶只需輸入自己的用戶名和登錄密碼，就可以打開網(wǎng)站主頁。 圖4 第二步：單擊主頁左上方的“文檔和列表”按鈕，就可以在頁面的“列表”下看到剛才發(fā)布的列表（如“新增養(yǎng)老儲(chǔ)蓄”）鏈接。單擊它即可顯示如圖4所示的頁面，用戶就可以使用IE瀏覽器對(duì)列表進(jìn)行編輯了。 第三步：如果人力資源部要在列表中增加新的數(shù)據(jù)行，只要在區(qū)域末尾帶星號(hào)的空白行內(nèi)輸入數(shù)據(jù)，帶有星號(hào)的空白行會(huì)自動(dòng)下移，從而插入任意數(shù)量的數(shù)據(jù)行。 第四步：為了查看員工的工作時(shí)間，莓莓使用IE瀏覽器對(duì)列表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行了篩選或排序。如果需要將（圖）中的數(shù)據(jù)按“工作時(shí)間”升序排列，單擊“工作時(shí)間”旁的下拉按鈕,打開菜單，選擇其中的“升序排列”命令，則列表中的數(shù)據(jù)就會(huì)按照“工作時(shí)間”升序排列。經(jīng)過排序后的列表還可以進(jìn)行篩選，如果需要把列表中工齡“20”的數(shù)據(jù)挑出來，可以單擊“工齡”旁的下拉按鈕,打開菜單，選擇其中的“自定義”命令。在“自定義自動(dòng)篩選方式”對(duì)話框中,選擇“大于”和“20”，“確定”后即可看到列表顯示了工齡大于20的所有數(shù)據(jù)。 果果提示：經(jīng)過一次篩選的數(shù)據(jù)可以繼續(xù)篩選，用戶只要按上面介紹的方法打開關(guān)鍵字所在列的下拉菜單，根據(jù)需要選擇篩選關(guān)鍵字或自定義篩選方式即可。第五步：如果財(cái)務(wù)部要對(duì)列表中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以單擊網(wǎng)頁上的“匯總”按鈕，“列表”自動(dòng)在空白行下方添加一個(gè)“匯總”行。選中該行中的任意一個(gè)單元格，其右側(cè)會(huì)顯示一個(gè)下拉按鈕，單擊它可以打開（如圖5）所示的菜單。其中含有求和、平均值等八種統(tǒng)計(jì)函數(shù)，用戶只要根據(jù)統(tǒng)計(jì)需要和單元格上方的數(shù)據(jù)類型，選擇菜單中的合適命令就可以在當(dāng)前單元格中獲得結(jié)果。 圖5 果果提示：（如圖4）所示，網(wǎng)頁右側(cè)有一個(gè)“任務(wù)窗格”，其中可以執(zhí)行“用Excel打印”等多種任務(wù)。單擊“任務(wù)窗格”左側(cè)的“隱藏任務(wù)窗格”，可以將其收縮成一個(gè)黃色的窄條。反之，單擊黃色窄條上的“顯示任務(wù)窗格”，就可以將任務(wù)窗格顯示在網(wǎng)頁上。 協(xié)同編輯列表 第一步：如果有多個(gè)用戶使用IE瀏覽器編輯SharePoint 網(wǎng)站上的列表，每個(gè)用戶都可以像獨(dú)占工作表那樣自由編輯，使用方式和Excel完全相同。如鼠標(biāo)指向列表左側(cè)，當(dāng)光標(biāo)變成右向箭頭以后，右擊，選擇快捷菜單中的“刪除行”等命令就可以刪除或添加行。其他參與協(xié)同工作的用戶要想看到最新的編輯結(jié)果，只要單擊頁面上的“刷新數(shù)據(jù)”按鈕，待服務(wù)器檢索列表數(shù)據(jù)結(jié)束就可以了。 由于莓莓的電腦上安裝了Excel，她只要單擊網(wǎng)頁右側(cè)“任務(wù)窗格”中的“導(dǎo)出并鏈接到Excel”命令，就可以將當(dāng)前網(wǎng)頁中的列表導(dǎo)出到工作表或工作簿。 第二步：莓莓是使用Excel 2003發(fā)布列表的本地用戶，因此她既可以使用Excel，也可以使用IE瀏覽器參與列表的網(wǎng)上編輯。如果在Excel 2003中修改了數(shù)據(jù)，只要單擊Excel 2003“數(shù)據(jù)”、“列表”子菜單下的“同步列表”命令，稍等片刻服務(wù)器上的列表就會(huì)被更新。其他用戶只要單擊“刷新數(shù)據(jù)”按鈕就可以看到最新的編輯結(jié)果。如果莓莓希望使用IE瀏覽器查看編輯結(jié)果，只要單擊“數(shù)據(jù)”、“列表”子菜單下的“在服務(wù)器上查看列表