投標報價管理工作流程

程序C-BD040101C-2003第 21 頁 共21 頁目次1 總則31.1目的31.2 范圍31.3 相關文件32投標報價工作總則32.1工程項目投標報價32.2報價指導思想42.3項目執(zhí)行模式72.4報價模式93 投標報價工作流程103.1信息收集和資格審查103.2資格審查和保函文件113.3投標策略和報價組織113.4工時、材料和費用估算123.5標書寫作133.6風險、效益評估183.7標書評審和交付203.8標書澄清和談判203.9項目交接和反饋211 總則1.1 目的本工作流程是為確保公司工程項目投標（報價）的有效性和經(jīng)濟效益,保證所有項目的投標工作符合有關規(guī)定，合同的風險與收益得到平衡并符合公司的戰(zhàn)略要求，避免無效的投標而加大公司經(jīng)營成本，特編制本程序。1.2 范圍1.2.1 適用于公司準備參與投標的所有項目。 1.2.2 適用于公司的項目合資公司，聯(lián)合體，及子公司參與投標的所有項目。1.3 相關文件項目投標報價管理規(guī)定報價接口管理規(guī)定投標申請及決策程序報價策略評審程序報價過程控制程序風險分析及不可預見費決策程序最終報價文件評審與發(fā)送程序2投標報價工作總則2.1工程項目投標報價工程項目是工程公司的生存的基本條件。隨著我國市場經(jīng)濟的迅速發(fā)展，過去計劃經(jīng)濟模式在公司經(jīng)營活動中所占的分額已經(jīng)越來越小，公司走向市場，通過投標競爭獲得項目的已經(jīng)越來越重要，投標活動已經(jīng)成為獲得項目的最重要的途徑之一。是否具有反應靈敏，技術過硬，符合現(xiàn)代市場競爭意識的投標人才和投標體制對公司的發(fā)展已經(jīng)是休戚相關，十分重要的了。投標活動涉及企業(yè)運行的許多方面，以最短的時間內(nèi)用最少的人工時和費用完成最有競爭力的報價，需要有大量的基礎工作做支持，這包括報價人員的技術和商務素質(zhì)，豐富的報價資料積累，高效的運行模式和程序，完善的報價指導手冊等。作為一個以設計為主體的工程公司，要綜合考慮公司本身的技術能力，運行成本，經(jīng)營策略和項目本身的背景、競爭對手情況等多方面的情況，使整個報價工作既要考慮公司的合理利潤，又要在競爭中立于不敗之地，這都對報價工作提出了很高的要求。總而言之，報價工作是一項十分復雜的綜合性技術商務活動。近幾年，隨著改革開放和與國際經(jīng)濟接軌的步伐的加快，許多國內(nèi)大型企業(yè)特別是合資的大型石化項目都采用國際招標投標的方式，市場競爭日趨激烈，而國內(nèi)也有許多工程公司走出國門，在國際工程承包市場上爭的一席之地。1999年8月30日，九屆人大十一次會議通過了中華人民共和國招標投標法于2000年1月1日正式實施。這部法律的頒布反映了招標投標活動在我們經(jīng)濟發(fā)展活動中處于越來越重的地位，為規(guī)范我國的招投標市場，促使招投標工作規(guī)范化，制度化，法律化有著重要的意義。我們公司的投標工作也在逐漸發(fā)展，不斷提高，取得了一些成果，積累了相當?shù)馁Y料和經(jīng)驗，但總體上講，仍處于初級和原始的階段，沒有充分的支持能力和保障體系來適應越來越高要求的報價需要，與公司向國際工程公司發(fā)展的大戰(zhàn)略很不相稱。而且投標報價也是一個不斷進步和發(fā)展的概念，有許多的不同運行模式和方法，結合公司的實際情況對國內(nèi)外報價工作進行研究，探討出一個適合我們公司發(fā)展的報價思路和模式是十分必要的。2.2報價指導思想對于每一個投標商，每次投標只有一次機會，所以必須保證在投標活動中要一次成功。為了提高報價水平，提高市場競爭力，在報價中遵循以下一些指導思想。1 選擇中標機率高的項目，不隨便參加投標。必須按嚴格的篩選系統(tǒng)對每個投標機會進行篩選，排除一些不太可能成功的報價，不要在一些沒有希望的項目上花費精力。2 選擇一個好的報價經(jīng)理。報價經(jīng)理負責整個報價工作的組織，控制和管理，是報價工作的核心。報價經(jīng)理的主要工作有以下三個方面。l 組織管理報價工作高效有序的進行。l 準確進行費用估計l 編寫標書，提供充分的理由讓業(yè)主相信你比其他任何投標商都合適。要成功完成這些工作，報價經(jīng)理必須具有以下的素質(zhì)和良好的支持工具及支持系統(tǒng)l 較高的技術能力l 優(yōu)秀的組織者l 靈活的商業(yè)頭腦3制定明確的報價戰(zhàn)略在決定是否報價的評估階段，就應該制定出明確的報價策略，報價經(jīng)理應該使每一個報價組成員明確這個策略，并且不斷完善和修正。4價格是報價工作中最重要的因素在激烈的報價競爭中，無論采取怎樣的報價策略，價格因素始終是決定因素。如果價格過高或過低，無論其它方面多么出色，報價也要注定失敗。5使用標準的文本和格式使用標準的文本和格式可以節(jié)省大量的時間和人力，提高報價工作效率，所以報價部門應該注意積累，建立豐富的資料庫。6不要詢問業(yè)主過多的問題由于業(yè)主的經(jīng)驗和能力不同，詢價書中可能會有許多地方需要澄清，如果逐一與業(yè)主確認，可能會增加業(yè)主的工作，會透漏本公司的某些商務技術信息，并可能會增加對報價工作量的估算值，可以在標書中明確假定某種情況，做出偏差項。7使技術人員明確工作范圍，深度和可能存在的風險報價經(jīng)理必須使技術人員明確報價的技術要求，技術人員在制定技術方案時，應使報價經(jīng)理了解各種系數(shù)，工程余量的設定原則，了解各工時量和成本消耗量的實際情況。8使內(nèi)部聯(lián)絡簡單直接由于報價工作時間要求較緊，工作量大，報價經(jīng)理必須建立一個反應靈敏，精干靈活的報價組。報價經(jīng)理要保證內(nèi)部聯(lián)系的暢通，減少環(huán)節(jié)，防止誤解，使業(yè)主的變化要求和投標商內(nèi)部的指令迅速的傳達到相關人員，也能使技術人員的問題直接反映到?jīng)Q策層。9反復地閱讀詢價書報價經(jīng)理必須反復地閱讀詢價書，全面的了解和把握業(yè)主的各方面要求。10使標書中的不相關的內(nèi)容越少越好。不要在標書中包含太多非必需的技術和商務數(shù)據(jù)，否則在報價澄清時可能會不得不回答對方工程師提出的許多細節(jié)問題。11保證報價估算的準確率不同階段的報價，得到的詢價資料的深度是不同的，報價經(jīng)理應根據(jù)不同類型的報價來控制報價的估算精度。12問題索引有時業(yè)主在詢價書中包含許多詳細的問題，在標書中就應該包含一個索引，以便使業(yè)主能夠迅速發(fā)現(xiàn)標書中相關問題的答案。13采用至少三種價格為了準確對成本投入做出估算，考慮可能出現(xiàn)的各種風險，應對主要的設備和大宗材料以三種價格進行估算。14保證信息對決策層的透明投標商的決策層將根據(jù)報價經(jīng)理提出的報價方案做作出比較和決策，為了保證決策的正確性，必須保證決策者必須獲得真實完整的技術、商務數(shù)據(jù)和盡可能多的與其它類似項目的比較情況。15保密報價過程中的各種決策必須對外保密，提交業(yè)主的標書中的技術數(shù)據(jù)也要申明技術保密的要求，這將防止業(yè)主將技術信息透露給其它的競爭者16保證按時提交標書對標書的提交要確定專人辦理，要確認準時遞交，防止延誤。17保存報價的歷史數(shù)據(jù)要不斷豐富報價工作的數(shù)據(jù)和資料積累，投標商手中積累的數(shù)據(jù)越多，下一次報價就越準確快捷。2.3項目執(zhí)行模式隨著改革開放的深入和市場經(jīng)濟體制的建立，我國工程項目建設的方式也不斷變化，經(jīng)歷了最初的工程指揮部方式，總承包方式到項目管理承包商（PMC）方式，工程承包方式也從計劃經(jīng)濟的指令方式發(fā)展到招標投標方式，BOT等許多靈活的形式，其中招標投標方式應用最為廣泛，近幾年，國外還出現(xiàn)了一種不用投標，業(yè)主和承包商合作建設，分擔風險的項目建設方式。2.3.1業(yè)主招標、投標方式招投標活動中，有許多合同價格方式，體現(xiàn)了業(yè)主和工程公司之間的責任和義務的分工，對確定報價工作的指導方針和最終價格策略十分重要，因此有必要對各種不同的價格形式進行研究，分析。a) 固定總價形式這種價格在英文中稱為Lump Sum Price，業(yè)主要求報價商對詢價范圍進行人工和費用的評估，并且考慮本身的風險和利潤，算出總價并向業(yè)主投標，當項目中標后，該價格作為報價商執(zhí)行合同的固定價，報價商負責按合同規(guī)定的進度、質(zhì)量完成項目，公司的盈虧與業(yè)主無關。這種方式對業(yè)主來講，管理比較簡單，但由于報價商往往過高考慮其風險和利潤，合同價格一般較高，也存在著質(zhì)量風險。對于報價商來講，雖然可能獲得較高的利潤，但也存在較大的風險。國內(nèi)外大部分項目都采用這種方式為主要形式。b) 固定單價形式這種價格是只報出工程項目的工程量單價，對與以設計為主的工程公司來講，主要是工程設計、技術服務、采購服務或建設監(jiān)理服務等形式的人工時報價所采用的形式，由于報價時工作量未確定，在實際執(zhí)行中按實際發(fā)生的人工時乘上固定單價來確定付款金額。這種方式實際上是一種實報實銷的形式，對于承包商可減少風險，對于業(yè)主則增大了項目管理的復雜度，也不利于項目總費用的控制。c) 成本加酬金形式這種價格的合同總價是工程成本加上酬金的形式，其中成本費用不是固定的，而是按實際發(fā)生的成本實報實銷，酬金可以是固定的也可以是按某種形式浮動的。為了限制成本，業(yè)主常常要求承包商嚴格控制成本不超過預算，當超過最高限額時，按合同規(guī)定，或者業(yè)主不予付款，或者經(jīng)過協(xié)商支付。也有的項目采用了目標成本加獎罰的形式，業(yè)主與承包商確定出一個目標成本，當工程的成本低于工程預算時，將由業(yè)主和工程公司按合同規(guī)定的比例分享結余部分，或由業(yè)主支付一筆獎金；當實際成本高出工程預算時，則雙方按比例分攤其超支部分或從工程公司處回扣一筆罰金。d) 混合計價方式這種方式是在報價和合同中一部分采用固定價，另一部分用其它的可變價格計價。對于比較復雜的大型項目，由于責任關系和風險等不可知條件的限制，多采用這種混合計價的方式來降低風險，以保證項目的順利執(zhí)行。2.3.2業(yè)主與承包商合作，分擔風險方式招標、投標工作雖然可以最大限度的提供給業(yè)主選擇承包商的機會，降低項目的執(zhí)行費用，加快項目建設，但從編制詢價書到項目的評標談判，常常存在著準備周期長，投入的人工多，組織成本高的弊端，而且如果組織不當，還可能存在高價圍標或低價搶標的問題，給業(yè)主帶來損失。業(yè)主在項目的執(zhí)行過程中越來越要求完成如下目標：a) 安全、高質(zhì)量的裝置b) 獲得最大限度的投資回報和最大的凈現(xiàn)值c) 可持久操作的裝置d) 可靈活操作的裝置e) 最大限度的避免風險的發(fā)生。為了實現(xiàn)上述目標，避免問題的發(fā)生，近年來，建議項目采用了業(yè)主與承包商合作，分擔風險的建設方式。這種方式的原則是，業(yè)主不采用招標的方式，而與一家或幾家資質(zhì)可靠，能滿足項目執(zhí)行要求的承包商進行協(xié)商，對項目進行投資分析和風險評估，由業(yè)主和承包商協(xié)商定出一個可行的包含承包商利潤和風險的合同總價。在項目執(zhí)行過程中，由承包商對發(fā)生的費用進行管理和控制，項目的全部執(zhí)行文件都是對業(yè)主公開透明的，承包商在保障裝置質(zhì)量的情況下盡可能的降低成本。當項目執(zhí)行的實際費用低于預定的總價時，由業(yè)主和承包商分享結余，當項目執(zhí)行費用高于預定的總價時，超出的部分由承包商負擔，定比例。這種方式可以激勵承包商發(fā)揮積極主動性，也可以保證業(yè)主對總費用的控制，降低風險，節(jié)省項目的開工費用。在這種運作方式下，業(yè)主和承包商之間相互信任，相信公開文件，一切都在透明的方式下運作，可以減少糾紛，提高項目的進度、費用管理的效率。為了保證項目建設質(zhì)量，承包商不但要保證裝置的成功試車，達到預定的設計指標，而且還要保證整個裝置的生命周期的日常操作維護成本達到預定的指標。這種方式體現(xiàn)出了當今日益激烈的工程承包市場對工程承包商的越來越高要求，體現(xiàn)了最大限度滿足業(yè)主要求的原則。這種方式成功執(zhí)行建立在業(yè)主和承包商相互了解和相互信任的基礎上，所以對與工程公司講，與國內(nèi)或國際上部分有雄厚實力的業(yè)主建立長期的良好的合作關系是十分重要的。2.4報價模式不同公司的報價組織和管理方式不同，報價的模式也各不一樣，當前主要的報價模式有兩種，各自有其優(yōu)缺點，現(xiàn)分別介紹如下：由市場開發(fā)部負責、組織和管理報價的方式。按這種方式，市場開發(fā)部不但負責信息收集，對業(yè)主的聯(lián)絡，還負責派出報價經(jīng)理，組織各個專業(yè)進行技術標書和商務標書的編寫，參加標書的澄清和合同談判。當項目談判結束進入實施階段后，由項目執(zhí)行中心任命項目經(jīng)理，整個工作轉交給項目經(jīng)理繼續(xù)進行。有的公司設立專職的報價部負責公司的報價管理工作和報價基礎資料的開發(fā)工作，報價部內(nèi)有設計、估算、采購、施工、進度、費用控制等專業(yè)人員，小型項目可由報價部獨立完成，大型復雜項目則根據(jù)需要從公司有關專業(yè)部門抽調(diào)人員共同完成。 這種模式的優(yōu)點是：l 報價工作有專門的人員和組織作保障，報價活動反應靈敏，效率高。l 報價人員可以得到較全面的培訓和提高，報價的基礎研究和開發(fā)能得到保障。l 有利于報價資料和經(jīng)驗的積累，報價水平比較穩(wěn)定。這種模式的缺點是：l 項目報價和項目執(zhí)行脫節(jié)，特別對于大型投標項目，報價經(jīng)理與項目經(jīng)理交接困難，項目執(zhí)行早期啟動困難。l 報價部或市場開發(fā)部的估算人員的水平可能與實際執(zhí)行工作有較大偏差，增加項目風險。由項目執(zhí)行中心負責、組織和管理報價的方式。本模式下項目執(zhí)行中心將任命一名項目經(jīng)理來擔任報價經(jīng)理，全面負責該項目報價，在市場開發(fā)部或其他部門的配合下編寫商務和技術標書。當項目投標成功后，報價經(jīng)理將直接轉成項目經(jīng)理，繼續(xù)負責該項目的執(zhí)行。參加報價的各專業(yè)負責人直接轉為項目各專業(yè)負責人。 這種模式的優(yōu)點是：l 項目不存在交接問題，項目經(jīng)理和專業(yè)人員對項目的技術情況熟悉，對可能產(chǎn)生的問題有較早的了解，對報價前后過程了解，有利與項目的順利啟動和執(zhí)行。這種模式的缺點是：l 由于參加報價的人員和項目經(jīng)理變化頻繁，報價水平不穩(wěn)定，不能充分代表公司的報價水平，并且不利于人員的培訓和提高l 不利于資料的積累和報價基礎工作的開發(fā)。 總之，這兩種模式各有其優(yōu)缺點，SEI應根據(jù)公司的具體情況和項目情況，建立起職責分明的報價管理系統(tǒng)和相適應的報價運作模式。當前SEI的報價模式是上述兩種模式的綜合，即：市場開發(fā)部負責項目報價的牽頭組織工作，由市場開發(fā)部派遣商務經(jīng)理負責信息收集，與業(yè)主的聯(lián)絡，組織有關部門編制商務標書，參加標書的澄清和合同談判。為了明確項目中的各項職責，市場開發(fā)部還可能負責派出報價經(jīng)理（兼商務經(jīng)理），在市場開發(fā)部的統(tǒng)一部署下，負責項目報價的牽頭組織工作。同時項目執(zhí)行中心派遣項目經(jīng)理（在市場開發(fā)部未能派遣報價經(jīng)理時代替報價經(jīng)理），由項目經(jīng)理負責技術標書的編制工作3 投標報價工作流程3.1信息收集和資格審查信息收集是指公司市場銷售人員或其它技術人員通過收集信息，技術交流和業(yè)務合作，得到各種項目信息，經(jīng)過對可能項目的跟蹤訪問，了解業(yè)主的動向，介紹公司的情況，獲得業(yè)主的認可，爭取到投標資格和詢價文件。對于所獲的投標機會，需要對是否投標進行決策和判斷。由于投標工作是一種單向的市場投入，投標失敗會造成公司的人、財、物的損失和浪費，不符合公司能力和情況的項目，中標后也會給公司造成經(jīng)濟和聲譽上的損失，所以必須對每個項目進行篩選評審，對是否參與投標作出決策。對投標項目進行審查的主要的內(nèi)容有：a) 項目是否符合公司的發(fā)展戰(zhàn)略和目標b) 項目的類型、規(guī)模和資金落實情況c) 項目的技術難度和公司的能力d) 項目的設計、施工、現(xiàn)場情況e) 項目的風險、效益情況f) 投標的競爭情況和成功的可能性市場、報價和其它相關部門對項目的情況進行評估后，作出初步的決策，準備參與資格審查工作，提交公司領導層決策。按國際慣例，在正式投標前，業(yè)主通常要對投標人進行資格審查，即在正式發(fā)出詢價文件之前，對承包商進行預選，避免不合格的公司參加投標，降低投標成本，只有通過資格審查的投標人才有資格參加正式投標。因此認真準備資格預審文件是爭取獲得竟標成功的開始。通常的資格審查文件一般包括以下內(nèi)容：a) 公司的基本情況：公司的組織機構，法人地位，通信聯(lián)系地址，經(jīng)營范圍，資產(chǎn)情況，從事服務的資質(zhì)證明。b) 公司的資源能力：公司的技術能力，軟硬裝備情況，管理水平，擬為本項目配備的人員及管理人員的資歷證明和經(jīng)驗，采取的措施。c) 公司的財務情況：公司在資本、債務、流動資金，資金周轉能力和融資能力等d) 從事同類工程的經(jīng)驗：同類工程業(yè)主出具的證明文件，項目的情況介紹，如名稱、地點、規(guī)模、服務內(nèi)容、開完工日期，承擔的責任和義務，成功經(jīng)驗或失敗教訓等。不同的項目招標對資格預審的內(nèi)容和深度要求不同，對于大型石化裝置的投標，業(yè)主往往編寫專門的資格審查文件和各種對項目實施的問題表，普通的項目多對投標人的能力，資格進行了解和審查，對于一些有長期合作關系的邀請投標的公司，往往不在進行單獨的資格審查，相關的資格證明文件往往作為商務標書的組成部分提交給業(yè)主。3.2資格審查和保函文件通過業(yè)主的資格審查，并得到項目詢價文件后，工程公司應開始準備有關投標保函工作，在正式的公開投標活動中，在不同的投標時期常常需要提供各種保函文件。在正式提交標書時，一般要求提供投標押金，以保證投標人履行標書中的承諾，不得撤消。國際上，投標押金采用的形式有交付現(xiàn)金，保付支票，銀行匯票，不可撤消信用證，銀行保函和保險公司或擔保公司出具的投標擔保書等。在實際的運作中，特別是與小項目或老客戶，可根據(jù)實際情況協(xié)商，來確定是否提交上述報函。3.3投標策略和報價組織由于報價工作在技術，能力和工作效率上都有較高的要求，具有反映迅速的報價隊伍是成功取得項目的重要的組織保障，直接體現(xiàn)了公司的技術水平和工作態(tài)度。公司在報價活動正式開始時，應任命一名具有豐富經(jīng)驗和組織能力的報價經(jīng)理，全權負責整個報價活動，報價經(jīng)理有時由項目執(zhí)行中心派出項目經(jīng)理擔任，有時由市場開發(fā)部門的報價人員兼任，各個專業(yè)的負責人也應由技術過硬而且經(jīng)過報價培訓的人員擔任，組成報價組開始工作。報價開始時，應由公司主管領導與報價經(jīng)理，市場開發(fā)、項目等領導召開報價策略會，為整個報價工作確定公司的目標和準則及初步的行動計劃。根據(jù)會議的精神，由報價經(jīng)理編寫和完成報價計劃或報價提綱。報價計劃主要內(nèi)容有：a) 向各個專業(yè)技術人員介紹項目的背景情況，品種、規(guī)模和商務技術要求。b) 明確報價范圍，確定各個專業(yè)之間，報價范圍內(nèi)外的職責分工。c) 解釋公司的報價目標，規(guī)定估算的方式和偏差幅度要求。d) 明確各個專業(yè)的工作要求和任務，協(xié)調(diào)各個專業(yè)之間的關系e) 規(guī)定各個專業(yè)的工作進度要求，明確各個控制點。f) 列出報價組的人員名單和聯(lián)系電話。報價計劃得到批準后，項目組成立，人員到位，由報價經(jīng)理組織召開報價開工會，使每一個報價組成員都明確公司的策略。開工會的主要內(nèi)容是a) 介紹項目情況，分發(fā)相關的詢價文件，澄清詢價要求。b) 討論報價計劃，解答各個專業(yè)的問題c) 收集有關問題，安排參加業(yè)主的詢價書澄清會和現(xiàn)場調(diào)查會。d) 根據(jù)會議內(nèi)容，修正報價計劃或編寫開工報告。大型項目的投標往往還需要分包商作配合，所以報價工作開始后，在報價策略會上就應定出分包的范圍和分包商名單，編寫項目分包計劃。由報價經(jīng)理主持召開分包協(xié)調(diào)會，與分包商明確分包的內(nèi)容，分包的方式，權利和義務劃分，詳細的工作時間計劃等。3.4工時、材料和費用估算工時、材料和費用估算是報價工作的核心任務和中心工作，仔細分析ITB文件所提供的裝置的基礎資料和數(shù)據(jù)，明確報價范圍和專業(yè)分工是報價工作重要任務。根據(jù)我們公司現(xiàn)階段的報價情況，我們的報價范圍一般有以下幾種類型：a) 總承包或合作總承包報價b) 采購或施工分包報價c) 采購或施工監(jiān)理服務報價d) 工程設計（基礎設計，初步設計，詳細設計）報價其中工程設計和國內(nèi)采購服務及監(jiān)理服務是公司最經(jīng)常的報價形式，大部分是國內(nèi)外商投資的項目，也有部分是國外項目的返包設計。工程設計報價的主要工作是確定設計人工時的消耗量，各專業(yè)的分工范圍，設計深度要求等，多采用總價合同為主的報價方式；采購和監(jiān)理服務由于服務和成本的難以準確測定，多采用人工時單價和實報實銷相結合的價格方式。準確測量估算出總的工程投入量是十分重要的，本節(jié)各個專業(yè)人員對報價范圍的工作量評估則是從公司內(nèi)部角度計算公司的投入成本，它對該報價的收益和風險評價有直接的影響。特別是一些小型設計或技術服務項目，往往以它為基礎加上一定的利潤率和不可預見費用來作為報出的價格。所以以合適的方法和步驟來準確估算是十分必要的。對項目工程量進行評估的工作一般按專業(yè)由各個專業(yè)技術人員對其專業(yè)的相關部分做出分析。各專業(yè)人員的工作一般有：閱讀相關詢價文件，分析報價范圍內(nèi)外的技術分工，確定設計的基礎條件和其他專業(yè)的條件，確定最終成品的要求和深度，列出初步的圖紙目錄和相關的其它服務活動計劃，確定最終的人工投入。完成上述工作不但要求參與報價工作的工程人員必須具有深厚的技術基礎和工程經(jīng)驗，而且必須了解國外工程設計的要求和做法，并且還要有整體觀念和商業(yè)頭腦。而當前主要的問題主要集中在兩個方面，一是部分年輕的工程師對標書的理解深度不夠，對國內(nèi)和國外專業(yè)分工的差異不了解，造成范圍的漏報或重復報價，工時明顯偏小或偏大，但由于這種現(xiàn)象比較明顯，一般容易被發(fā)現(xiàn)和糾正，另一種是部分工程人員偏于保守，或者擔心漏報，或者擔心執(zhí)行工期太緊，估工往往偏高且難以發(fā)現(xiàn)和壓縮。以上情況都可能使報價發(fā)生很大的偏差，導致失敗。最終解決當前問題的方法是了解國外工程設計公司的報價體制，對相關的技術人員進行專門的報價培訓，并且采用以市場為導向的報價思想，將工作量估計和風險估計分開。將最終報出的價格與專業(yè)人員的將來可能的工作量脫鉤，才能獲得真實可信的公司的投入成本。國外工程公司一般都有相應的軟件和技術數(shù)據(jù)庫做支持，可以迅速對報價工作作出反應，學習國外的報價體制和思想，建立本公司的技術數(shù)據(jù)和人才儲備是提高報價水平的必經(jīng)之路。3.5標書寫作標書又稱項目建議書，一般分成商務標書和技術標書和其它的輔助文件，但在具體報價中可根據(jù)詢價書的要求進行簡化或添加。3.5.1標書的編寫組織報價經(jīng)理對整個標價工作進行控制，負責標書的編寫工作。在報價工作中，由報價經(jīng)理組織工程估算人員和技術經(jīng)濟評價人員對投標項目的投資進行估算，預測業(yè)主可能接受的價格范圍，結合已經(jīng)確定的報價策略做出幾種可能的價格方案供選擇。報價經(jīng)理還要協(xié)調(diào)項目執(zhí)行中心、項目控制部和質(zhì)量管理處，編寫項目執(zhí)行建議書、項目建議的進度計劃和質(zhì)量計劃。報價經(jīng)理最終要匯總商務、法律、財務、保險等相關專業(yè)的對業(yè)主的商務條款的意見，會同市場開發(fā)人員編寫商務標書初稿。各個技術專業(yè)應按照報價計劃的要求，在報價經(jīng)理的領導下，對公司的工時消耗和費用消耗作出估計，編寫本專業(yè)的服務范圍、分工責任和初步的圖紙目錄和活動計劃，各專業(yè)的技術方案和文件應按設計審核程序，由各級技術負責人進行審核，最后匯總到報價經(jīng)理。報價經(jīng)理協(xié)調(diào)各個專業(yè)之間的條件傳遞，匯總各專業(yè)的問題，完成與業(yè)主的澄清工作。各專業(yè)的文件匯總到報價經(jīng)理后，由報價經(jīng)理進行初步的審查，提出修改意見，測算出公司對該項目可能的總投入成本，編寫技術標書的初稿。3.5.2標書的內(nèi)容構成在投標活動中，標書是投標商根據(jù)詢價書的要求對其所提供的服務作出的價格和其它責任的承諾，它體現(xiàn)了投標商對該項目的興趣和對該項目執(zhí)行的能力和計劃，是業(yè)主選擇和衡量投標商的重要依據(jù)。但是，標書的意義并不局限于此，投標活動本身又是重要的商務機遇，每一個投標商都應抓住這個市場機會，使標書成為介紹投標商能力的有力的宣傳資料，項目談判的基礎，項目執(zhí)行和項目控制的原始文件。由于標書既要體現(xiàn)投標商本身的技術能力和又要說明投標商對該項目的技術方案和執(zhí)行計劃，這使得標書內(nèi)容十分繁雜，特別是在當前的市場經(jīng)濟條件下，幾乎所有的大型項目的標書都用英語完成，這就增加了編寫上的許多語言障礙。內(nèi)容雜亂，層次不清標書會使業(yè)主對投標商的印象大打折扣，導致投標失敗，所以有必要對如何組織和編寫標書進行分析討論。通常在標書編寫中存在以下幾方面的問題：l 通篇都是平淡乏味的技術描述。l 對任何項目或業(yè)主都反復使用投標商的一些標準文本，沒有針對業(yè)主的問題，充分滿足業(yè)主的需要。l 過分拘泥于業(yè)主的詢價要求。l 缺乏具體的項目執(zhí)行方案，沒有實質(zhì)性的內(nèi)容，僅有一些投標商的夸大性詞語。l 過分強調(diào)一些責任條款。如上面提到的，報價工作的獨特性主要體現(xiàn)在每一本標書的內(nèi)容構成上。對于某一個具體的報價項目，報價經(jīng)理要考慮標書構成的許多問題，如標書應包含那些內(nèi)容，如何進行組織，采用那些文件，如何使標書的內(nèi)容有針對性，有目標的滿足業(yè)主的要求等。優(yōu)秀的標書通常要求能夠滿足以下內(nèi)容：l 充分理解業(yè)主需要的服務和要求l 告訴業(yè)主具體解決問題的方案l 告訴業(yè)主過去解決與此相類似的問題的經(jīng)驗l 告訴業(yè)主能夠用來解決問題的資源l 提供給業(yè)主有價值的相關材料l 提出業(yè)主需要支付的費用額上述問題的回答對應著標書的相應內(nèi)容，正確清楚地完成上述問題就可以編制出體現(xiàn)投標商水平和業(yè)主要求的標書。報價要求指導思想提供文件的種類文件數(shù)量文本類型1業(yè)主要求的服務認真閱讀詢價文件(Invitation to Bid)，了解業(yè)主的要求和項目細節(jié)。l 標書的封面信函（表明對業(yè)主的感謝和對核心內(nèi)容的確認）1頁全新文本2全面分析和理解業(yè)主的要求列出項目的所有參數(shù)，問題和困難所在，從一開始就應該讓業(yè)主清楚他們只有接受你的標書才能獲得最大的好處。而不能指望業(yè)主來化時間來判斷標書的質(zhì)量l 分析業(yè)主的要求l 簡略的描述解決問題的方針和策略3-4頁全新文本3說明將如何具體來執(zhí)行項目和解決問題給出項目管理，設計服務，技術工藝技術，總圖布置，設備表，項目進度，采購計劃和施工方案等項目執(zhí)行的細節(jié)，即一個完整的項目描述。注意：不要提供與解決問題無關的一些投標商介紹冊子，真正有說服力的是投標商能夠執(zhí)行項目的能力。l 項目組織機構l 項目進度l 項目執(zhí)行計劃l 人員安排l 工藝技術l 裝置描述l 設計標準l 服務分工l 設備材料采購分工l 項目施工方案50-100頁采用75%的標準文本和25%的微小改動4說明解決過去類似問題的經(jīng)歷和經(jīng)驗提供過去執(zhí)行過的與當前項目相類似的項目的細節(jié)和經(jīng)驗l 相似裝置的描述l 過去的管理方式l 最近的工程項目業(yè)績3-4頁標準文本5說明能支持該項目的資源提供所具有的設備裝置的情況，人員水平，技術支持軟件，特殊的工程技術，標準的工程設計程序，質(zhì)量管理程序等l 投標商的人員簡歷l 軟硬件情況l 辦公設施l 管理體制和程序50頁標準文本6其他有用的參考文件把一些介紹性的信息和文件放在標書的后面l 投標商的介紹l 投標商的年報l 質(zhì)量手冊l 程序文件l 其他的資質(zhì)證明100頁標準文本7執(zhí)行該項目業(yè)主將支付的費用盡可能使價格處于普通的價位本部分一般單獨列成商務標書l 價格l 支付時間表l 裝置交付l 技術保證l 責任和義務l 一般的合同條款l 執(zhí)行條件l 投標保函l 法律仲裁l 銀行證明l 融資計劃l 其他商務條款5-15頁33%的新文本33%的標準文本并有改動33%的標準文本沒有改變上文是一個總承包報價的典型內(nèi)容，在工程報價中，可以根據(jù)實際情況，對內(nèi)容和長度進行調(diào)整。文本類型不同表明了在一個新標書編制工作中可能投入的工作量不同。編寫全新的文件往往是費時費力，但在已有的文本上進行修改情況會好得多。l 全新文本是針對該項目重新編寫的部分，通常由報價經(jīng)理來編寫，其特點是必須具有相當?shù)恼f服力。l 標準文本但有部分改動是以投標商原有的文件資料為基礎，根據(jù)當前報價項目的特點進行改寫而成的。例如上表第3項中的技術文件，可以由工程技術人員針對項目的技術要求進行改寫。l 標準文本沒有改動是指一些標準的投標商文本，可以直接加入標書中。這類文件主要是指一些投標商的資質(zhì)材料、投標商的資源設施和過去的業(yè)績等。但是必須指明這部分文件也是經(jīng)常更新的，但不應等到報價時再進行。根據(jù)上面的內(nèi)容要求和文本組織技巧就可以實現(xiàn)報價工作的第一個目標，使標書具有獨特性，說服力，而且節(jié)省許多人力物力的投入。3.5.3標書的寫作技巧在報價工作中，可行的技術方案和準確的報價評估是取得報價成功的關鍵。但即使有合理的內(nèi)容構成和高效的報價體系，最終的工作都要體現(xiàn)和落實到標書的文字編寫中。文不達意，邏輯混亂，錯誤百出的標書也使業(yè)主對投標商的能力和工作態(tài)度產(chǎn)生懷疑，雖然許多工程技術人員都有較強的解決工程技術問題的能力，但具有的科技文章寫作能力，特別是英語寫作能力的人材并不多。所以編寫高水平的標書應注意下面一些標書的寫作技巧：l 標準標書結構。完善的標準標書結構可以節(jié)省許多工作量。l 利用資料庫。保存過去的報價文件，盡可能多的使用已有的標準文件。l 修改。標書的初稿肯定會存在錯誤和偏差，所以必須對初稿進行檢查，修改甚至重新編寫。l 簡潔。標書必須是簡潔而且切中主題，不要用太多的空洞的大話。l 完整。要保證業(yè)主所需要的信息已經(jīng)全都包括在標書中。l 禮貌。要處處體現(xiàn)出對業(yè)主的考慮，要體現(xiàn)出對業(yè)主的尊敬和感激。l 清楚。層次分明，并且要用積極的語氣和口吻。l 正確。要反復檢查語法和拼寫錯誤，滿紙錯誤的標書會使業(yè)主對報價商的印象大打折扣。3.6風險、效益評估各專業(yè)在進行技術報價時還應同時提出可能存在的風險概率和損失影響，報價經(jīng)理應全面分析和整理項目可能存在的風險因素，如工藝風險，設計風險，采購風險，施工風險，進度風險，財務風險，政治風險及不可預見因素，采用一定的計算方法，確定出風險費用的數(shù)值。編寫出完整的風險評估報告供公司決策。根據(jù)已經(jīng)確定的價格方案，項目可能的投入成本估計和風險估計，應對最后確定的總價進行效益分析，計算出單位人工時收益和允許的最高成本，通過效益水平的比較，決定是否進行方案調(diào)整或價格的變更。報價經(jīng)理應與市場、項目等負責人對效益評估作出決策，編寫效益評估報告。項目在實施過程中常常會產(chǎn)生許多與報價時估計不一致的情況，造成費用的增加，對承包商造成風險和虧損，為了減少風險損失，在報價階段就要對可能發(fā)生的各種風險進行分析，制定出相應的對策和方法。當報價的價格方案基本確定后還需要對其進行效益評價，分析項目是否盈利，以便對該投標項目的利潤情況心中有數(shù)，為進一步的合同談判和執(zhí)行做基礎。風險分析工作是報價工作的重要組成部分，而在具體的實踐中卻往往沒有給予足夠的重視，報價工作只停留在對工程量和投資額的估計中，沒有從項目執(zhí)行的全過程考慮可能存在的問題。一般講，項目的風險分成六大類：政治風險，現(xiàn)場風險，執(zhí)行風險，成本風險，財務風險，合同風險報價階段存在的風險主要是執(zhí)行風險、合同風險和成本風險。l 執(zhí)行風險主要有a) 公司本身技術水平風險：技術不熟練，設計錯誤或遺漏，設計條件變化的影響等風險b) 項目進度風險：設計變更，設計失誤、條件拖延等造成的工期延誤c) 設備材料風險：設備材料的價格上漲，制造、檢驗和運輸風險d) 施工風險：勞動力費用變化，施工進度，施工費用，施工機具等因素造成的風險e) 其他在項目執(zhí)行中發(fā)生的風險l 合同風險是指合同條款中承包商和業(yè)主之間權利、義務的有關規(guī)定如付款規(guī)定、懲罰規(guī)定、變更終止規(guī)定可能帶來的風險。l 成本風險是各種費用變更、成本變化可能造成的風險。報價過程中，各個專業(yè)報價負責人應編制本專業(yè)的風險評估報告，列出可能存在的風險，發(fā)生的概率和可能造成的影響，項目控制、設計、采購和施工等部分也應提交各自部門的風險報告，報價經(jīng)理應匯集各部門的風險報告，指定相應決策，編寫綜合風險評估報告?；怙L險和減少損失的方法有以下四種：a) 回避 (Avoid) b) 控制 (Control)c) 保險 (Insurance)d) 不可預見費 (contingency)在報價中對不可預見費做出合理的估計是十分重要的，過高過低的不可預見費都會影響項目的成功。不可預見費可分成兩種：基本不可預見費和特殊不可預見費。兩者大都采用期望值法，根據(jù)估算偏差系數(shù)來確定。基本不可預見費=各類費用的估算值平均估算偏差系數(shù)對于平均估算偏差系數(shù)可以根據(jù)項目的進展程度，報價基礎資料的完備程度和實際經(jīng)驗確定，一般在早期規(guī)劃階段，平均估算偏差系數(shù)為30%，工藝包設計完成，為平均估算偏差系數(shù)20%，基礎設計完成，平均估算偏差系數(shù)為10%。特殊不可預見費=可能發(fā)生風險的最大額外費用的估算值該風險可能發(fā)生的概率百分數(shù)由于在實際情況下，風險的發(fā)生概率難以確定，通常多采用非確定性方法進行計算。例如平均決策法、樂觀決策法、悲觀決策法、樂觀系數(shù)法、懊悔值法等，上述方法可多個同時的使用，準確程度常常取決于決策者的經(jīng)驗和對項目風險的態(tài)度?；静豢深A見費多作為費用估算的組成部分列入費用總額，特殊不可預見費一般單獨列出，根據(jù)風險情況單獨處理。隨個管理理論和計算機技術的發(fā)展，現(xiàn)在許多工程采用蒙特卡羅模擬技術(The Monte Carlo Simulation)來對風險進行分析，確定不可預見費。蒙特卡羅模擬技術是用隨機數(shù)對各類費用進行隨機模擬，經(jīng)過多次重復模擬得到每類費用的概率圖和項目費用的概率分布曲線，在根據(jù)概率分布曲線和可接受的風險等級來選擇不可預見費。項目是否盈利對公司的運作十分重要，除為了進入某個市場或保持市場份額等個別情況外，報出的價格應高于公司的成本投入，保證公司獲得最大可能的利潤贏余，獲得經(jīng)濟效益。所以每個項目的最終價格報出前，都應對其收益情況進行審查，決定對該項目的取舍。根據(jù)外部市場競爭的報價指導思想，項目的最終報價是對項目進行市場技術經(jīng)濟分析，估算出項目的可能的投資，確定出業(yè)主最可接受的標底價格，根據(jù)競爭情況，定出的既可中標又可獲利的最大的收益。而公司各個專業(yè)人員對報價范圍的工作量評估則是從內(nèi)部角度計算公司的對該項目的成本投入，通過對收益和投入的對比就能反映出該項目的收益情況。對與總承包項目的收益評估較為復雜，需要對設備材料費用，施工安裝費用進行詳細分析。對于設計和其他技術服務項目可以計算該項目每個人工時可能的收益與基礎人工時費率來判斷效益情況，前面講到的基礎人工時費率反映了每個可賣人工時所負擔的公司成本，是反映了公司運行成本的高低的指標。當報價反算出的每個人工時收益高于基礎人工時費率時，說明本項目在當前的公司成本條件下是有收益的；當每個人工時收益低于基礎人工時費率時，說明本項目不能收回成本，應考慮或者放棄該項目或者調(diào)整報出價格。3.7標書評審和交付標書的初稿修改完畢后在提交給業(yè)主前，應組織各相關部門對技術標書和商務標書進行全面的評審。審查一般分成兩部分：技術和商務標書的文件評審和最終價格評審。標書的文件評審包括標書的完整性，體現(xiàn)出技術水準，有無重大的遺漏或疏忽等。標書的價格評審主要由公司領導層根據(jù)已經(jīng)確定的報價思想和策略，通過對報價經(jīng)理提交的風險報告、效益評估報告，選擇出最終價格方案。根據(jù)評審意見，報價經(jīng)理完成商務標書和技術標書的正式本，核對業(yè)主詢價書的要求，將標書和其他需要的資料密封，按詢價書要求的時間提交到業(yè)主手中。3.8標書澄清和談判標書提交后，業(yè)主通常要召開標書的澄清會，對標書中的疑問進行澄清和確認，報價經(jīng)理要組織相關專業(yè)人員解答業(yè)主的問題