檔案管理_某公司文書檔案管理實施細則

北京分公司文書檔案管理實施細則第一章 總則第一條 為規(guī)范通號工程局集團北京分公司（以下簡稱“分公司”）文書檔案管理工作，統(tǒng)一文書檔案工作標準，充分發(fā)揮文書檔案的作用，根據(jù)國家檔案局企業(yè)檔案管理規(guī)定、國有企業(yè)文件材料歸檔辦法、中國鐵路通信信號股份有限公司檔案管理辦法、中國鐵路通信信號股份有限公司文書檔案管理實施細則（辦公函20115號）和通號工程有限公司文書檔案管理實施細則（通京工程辦公【2013】70號）的相關要求特制定本細則。第二條 本細則適用于分公司及各部門、項目部。第二章 文件材料的收集、歸檔第三條 文書檔案,是指企業(yè)在各項工作中形成的應當歸檔保存的文件材料。第四條 文件材料的收集歸檔工作,應納入各企業(yè)工作計劃,納入領導工作議程，納入部門的職責范圍和文書處理人員（含兼職文書人員）的崗位責任制。第五條 各部門、項目部在其職能活動中形成的應歸檔的文件材料，必須由文書處理人員收集整理,及時向檔案部門移交歸檔，不允許承辦部門或個人分散保存。分公司應建立文件材料歸檔責任追究制度，不按要求歸檔、造成文件材料丟失的應追究當事人或部門的責任。第六條 分公司各級文書處理人員在文件材料收集、整理、歸檔時，應做好以下工作：（一）按照歸檔范圍，將需歸檔的文件材料收集齊全、完整；（二）對歸檔文件進行價值鑒定，確定保管期限；（三）確定文件材料的秘密等級，絕密文件應單獨存放；（四）按照文件材料之間的聯(lián)系和特征進行分類整理。第三章 歸檔范圍第七條 企業(yè)在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料，應列入歸檔范圍（見附件1）及時歸檔。第八條 歸檔文件材料的來源：（一）本企業(yè)內部形成的文件材料；（二）本企業(yè)所屬或派出機構(包括境外機構)應報本企業(yè)的文件材料;（三）本企業(yè)引進項目、外購設備附帶的文件材料；（四）本企業(yè)投資的全資、控股、參股企業(yè)應向本企業(yè)提交的文件材料；（五）本企業(yè)參與的合作項目,合作企業(yè)按要求應向本企業(yè)提交的文件材料；（六）本企業(yè)執(zhí)行、辦理的外來文件材料。第四章 歸檔要求第九條 歸檔文件材料應遵循文件材料形成規(guī)律，保持其有機聯(lián)系,并符合有關標準、規(guī)范要求。第十條 歸檔文件材料應為原件，因故無原件的可歸具有憑證作用的文件材料。文件歸檔后不得更改。第十一條 外文或少數(shù)民族文字材料若有漢譯文的應與漢譯文一并歸檔，無譯文的要譯出標題后歸檔。第十二條 電子文件，應有相應的紙質文件材料一并歸檔保存，即反映同一內容而載體不同的文件材料要保持其一致性（紙質、電子文件一致）。第十三條 歸檔文件的載體和字跡應符合耐久性要求。第十四條 歸檔文件一般一式一份。重要的、利用頻繁的和有專門需要的可適當增加份數(shù)。第十五條 兩個以上企業(yè)合作完成的項目，由主辦企業(yè)保存全套文件材料，協(xié)辦企業(yè)保存與承擔任務相關的正本文件。有合同、協(xié)議規(guī)定的，按其規(guī)定執(zhí)行。第十六條 分公司各部門、項目部應設立專（兼）職檔案（文書）管理人員，該人員將所屬部門、項目部應確保歸檔文件材料的收集整理完整、準確、齊全，整理完畢并編制移交清冊，向分公司檔案管理部門移交。重要的文件材料移交時應編制歸檔說明。分公司檔案管理部門接收時應全面檢查歸檔文件的質量。第十七條 交接雙方應認真核對移交清冊，并履行簽字手續(xù)，移交清冊各留一份以備查考。第五章 歸檔時間第十八條 管理性文件材料一般在辦理完畢后的第二年上半年歸檔。第十九條 電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。第二十條 分公司員工外出參加公務活動形成的文件材料應在活動結束后及時歸檔。第二十一條 分公司各指揮部、項目部工作終止、機構撤銷之前，應將機構存在期間形成的有參考利用價值的文件材料整理立卷移交分公司檔案管理部門保管。第二十二條 下列文件材料應隨時歸檔：（一）變更、修改、補充的文件材料；（二）企業(yè)內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料；（三）企業(yè)產權變動過程中形成的文件材料；（四）其他臨時活動中形成的文件材料。第六章 歸檔文件的整理第二十三條 歸檔文件按照全宗整理，一個企業(yè)在工作活動中形成的全部檔案是一個全宗，同一個全宗的檔案不得拆散，不同全宗的檔案不得混在一起。劃分檔案全宗的原則是：（一）行政上可以獨立行使職權，能夠以自己的名義單獨對外行文的單位；（二）財務上是一個獨立的會計單位，可以單獨編制預、決算或財務計劃的單位；（三）設有專門的人事機構或管理人事的干部機構，有一定的任免權的單位。第二十四條 一個全宗的全部檔案，應根據(jù)檔案的來源、產生時間、內容和形式，分門別類，區(qū)分不同的保管期限，進行科學分類，系統(tǒng)排列。歸檔文件可以采用保管期限-年度-機構或年度-機構-保管期限等分類方法。同一全宗應保持分類方案的穩(wěn)定。第二十五條 件是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件（如定稿過厚不易固定可單獨為一件）；正文與附件為一件（如附件數(shù)量較多不易固定可各為一件）；原件與復制件為一件；轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件；報表、名冊、圖冊等一冊（本）為一件；來文與復文、請示與批復同一年度的為一件，不同年度的可分開（但須標識相互存放的位置）；沒有批復的重要請示可視為一件。第二十六條 固定（一）歸檔文件應按件固定，每件可加裝首頁紙。固定時,正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)文在前，被轉發(fā)文在后；復文在前，來文在后。批復在前，請示在后。人事令等可合并固定。（二）歸檔文件的固定方式和用品的選擇,以保持整齊、完整、安全，不損壞和不銹蝕文件，便于保管，不丟失，方便利用為原則。第二十七條 分類（一）歸檔文件采用以下兩種分類方法：1年度一保管期限一機構分類法；2保管期限一年度一機構分類法；在一個立檔企業(yè)內部只能采用一種分類方法。（二）文件排列的順序應按黨、政、工、團、其它。行政部門中機構排列順序，可按照本企業(yè)機構序列表的規(guī)定（或習慣）排列，綜合性部門在前，業(yè)務部門在后，不同保管期限、不同內部組織機構的文件不能混淆，黨委(總支)與紀檢委形成的文件必須分開。聯(lián)合行文，定稿由主辦部門歸檔，其它部門歸正本。業(yè)務部門起草以機關或辦公室名義制發(fā)的文件,由負責起草的部門歸檔。（三）歸檔文件的年度，以文件簽發(fā)日期為準?？缒甓刃纬傻奈募w入辦結年（跨年度形成的會議文件歸入閉幕年，跨年度形成的案件文件歸入結案年）；規(guī)章制度類性文件歸入公布（批準）年；工作報告、總結、計劃及各種統(tǒng)計資料有文號的歸入文件形成年；無文號的歸入其內容針對年；長遠規(guī)劃、多年工作總結、報告、表彰等文件歸入形成年；年度總結和第二年計劃在一起的文件，歸入文件形成年；會議記錄不得跨年度歸檔；正本與定稿，來文與復文等作為一件時，文件的日期應以固定時排在前面的文件日期為準。第二十八條 排列（一）歸檔文件應在分類方案的最低一級類目內，按事由結合時間、重要程度排列。（二）沒有文號的文件，如：會議文件、會議記錄、會議紀要、統(tǒng)計報表、工作計劃、工作總結等可按內容相對集中，按時間先后排列。（三）同一立卷部門內不同級別的文件應以本級文件為主，排列時本級有文號的文件在前，無文號的文件在后。其它文件按不同級別排列。第二十九條 編號（一）為固定歸檔文件在全宗中的位置和排列順序，文書處理部門應對歸檔的每件文件編室件號，并在每件文件上加蓋歸檔章式樣見（附件4），填寫全宗號式樣見（附件3）、年度、保管期限、機構、室件號。檔案部門填寫?zhàn)^件號和盒號。1全宗號：工程局集團下發(fā)給分公司的立檔企業(yè)代號。2年度：歸檔文件形成年度，以四位阿拉伯數(shù)字標注公元紀年，如“2014”；3保管期限：歸檔文件的保管期限（永久、長期、短期）或代碼（永久1、長期2、短期3）。4機構：分公司內部組織機構的名稱（或規(guī)范化的簡稱）。5件號：文件的排列序號。室件號：文書處理部門編寫的文件排列順序號。6館件號：檔案進館時檔案部門根據(jù)檔案變動情況編制的件號。7盒號：檔案部門對歸檔文件以盒為單位編制的順序號。（二）歸檔章蓋在歸檔文件首頁（首頁紙或文件處理單）上端的空白位置，填寫各欄項目時，應使用符合檔案保護要求的字跡材料或刻制的小章加蓋（一般用紅色印泥加蓋印章，用蘭、黑色填寫或加蓋內容）。第三十條 編目文書處理部門應依據(jù)歸檔文件分類方案和編號順序編制歸檔文件目錄。（一）歸檔文件應逐件編目。來文與復文作為一件時，只對復文編目，來文標題用 表示。歸檔文件目錄式樣見（附件5）設置盒號、件號、責任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、電子文件名、備注、機構、電子文件載體號等項目。1盒號（解釋同前）；2件號（同室件號）；3責任者：文件的制發(fā)部門，即文件的發(fā)文或署名者。聯(lián)合發(fā)文時應將所有責任部門及責任者照實抄錄，填寫責任者時，應使用全稱或通用簡稱，不能使用本公司、本部門等含義不明的簡稱。4文號：文件的發(fā)文字號，由機關代字、年度、順序號組成。轉發(fā)文件和來文文件的字號，如不能在文號欄內顯示，可在標題后加 注明。5題名：文件標題。附件、被轉發(fā)文件的題名及文件字號可加“ ”抄在正文標題下，文件有副標題的，在正題名能夠反映文件內容時，副標題一般無須抄錄，文件沒有標題或標題不規(guī)范、含義不清的，可自擬標題，外加“ ”號。有的正件題名不能反映附件內容，可在正件題名后抄錄附件題名外加“ ”號。6日期：文件簽發(fā)日期。以8位阿拉伯數(shù)字標注年、月、日。如2012年08月08日，填寫為：。7頁數(shù)：指每一件歸檔文件的總頁數(shù)（來文與復文為一件時，應填來文與復文的累加頁數(shù)），文件中有圖文的頁面為一頁，文件處理單為一頁，大張的文件或圖表折疊后，仍按未折疊前的頁面數(shù)計算。原文沒有頁數(shù)的文件，應用鉛筆加編頁數(shù)，正面頁編在右下角，反面負編在左下角。8電子文件名：電子文件歸檔時使用的文件名和文件擴展名。9備注：注釋文件需要說明的情況。10機構：解釋同前。11電子文件載體號：電子文件脫機存儲載體的編號，由檔案部門填寫。（二）歸檔文件目錄應按保管期限裝訂成冊并編制封面。歸檔文件目錄封面式樣見（附件6）設置全宗名稱、年度、保管期限等項目。（三）歸檔文件目錄及封面采用橫式打印。（四）一個立檔企業(yè)的歸檔文件目錄在匯總時，可按本企業(yè)歸檔文件分類方案進行固定。（五）為查找方便，應編制歸檔文件目錄索引式樣見（附件7）。在每頁歸檔文件目錄及封面右上角編制頁號，將每個立檔企業(yè)內部組織機構文件的總件數(shù)及歸檔文件目錄所在頁號填入歸檔文件目錄索引內。第三十一條 裝盒歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，與歸檔文件目錄排列順序一致。不同年度、不同保管期限、不同機構的文件不能放在同一盒內。（一）檔案盒1檔案盒的外形尺寸為 310mm 220mm（長寬），盒脊厚度為20mm、30mm、40mm 等式樣見(附件8)。2檔案盒應根據(jù)擺放方式的不同，在盒脊（底邊）設置全宗號、年度、保管期限、機構、室件號、館件號（室、館件號填寫盒內文件起止件號，中間用“一”號連接）、盒號等項目式樣見（附件9、10）。3檔案盒封面應標明全宗名稱（即立檔企業(yè)名稱全稱）。（二）備考表備考表式樣見（附件12）放在盒內文件之后，項目包括盒內文件情況說明、整理人、檢查人和日期。1盒內文件情況說明。填寫文件收集的齊全、完整程度和文件缺損、補充、移出、銷毀等情況。2整理人：負責整理歸檔文件的人員姓名。3檢查人：檔案部門負責檢查檔案質量的人員姓名。4日期：歸檔文件整理完畢的日期。第三十二條 移交（一）文書處理部門將以件為保管單位的歸檔文件裝盒后，填寫盒脊相關內容，按盒移交給檔案管理部門，檔案管理部門經過整理（統(tǒng)一填寫脊背內容）、編目（匯總歸檔文件目錄）、按分類方案排列上架，提供利用。（二）文書處理部門向檔案部門移交歸檔文件材料時，要編制“移交清冊”式樣見（附件11），并附歸檔文件目錄，一式兩份，雙方點收并檢查歸檔文件質量合格后，在移交清冊上簽名蓋章，雙方各存一份備查。第七章 檔案的保管和統(tǒng)計第三十三條 保管期限的劃分：文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期3種，永久為50年以上，長期為1650年，短期為15年以下。對本企業(yè)、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的檔案，列為永久保存;對本企業(yè)在較長時期內有利用價值的檔案，列為長期保存;對本企業(yè)在較短時期內有利用價值的檔案，列為短期保存。介于兩種保管期限之間的檔案，保管期限一律從長，詳見附件2。第三十四條 檔案密級的劃分：屬于國家秘密的文件資料，應按規(guī)定標明密級（絕密、機密、秘密），確定保管期限。屬于企業(yè)商業(yè)秘密的文件資料，如重大科研成果、發(fā)明創(chuàng)造以及試驗、生產的配方和工藝訣竅、審計報告等，應由文件形成部門標明并確定保密期限。保密期限屆滿的，自行解密；保密期限需要延長的，由原確定密級和保管期限的部門決定；在保密期限內不需要繼續(xù)保密的，原確定密級和保管期限的部門或者上級機關應當及時解密。第三十五條 文書檔案的保管：（一）分公司檔案管理部門應建立必要的制度，增添必要的設備，采用科學方法，做好檔案的保管工作，保護檔案的安全，延長檔案的壽命。具有永久和長期保存的檔案，如有破損或字跡模糊，應及時修補或復制，并在備考表上注明。各部門、項目部有責任將所屬文書統(tǒng)一按照檔案管理的相關要求進行保管，按期整理并提交檔案管理部門；（二）檔案庫房是保存企業(yè)機密的重地，必須設在安全地點，結構堅固，室內保持適當?shù)臏囟群拖鄬Φ臐穸龋囟纫话銥?424，相對濕度為4560），有防火、防盜等“八防”設施和措施。檔案庫房應有專人負責管理，實行定期檢查和清點制度，并做好平時記錄。第三十六條 檔案工作人員調動時，必須在離職前將所管理的檔案數(shù)量和狀況交待清楚后辦理交接手續(xù)。第三十七條 文書檔案的統(tǒng)計：檔案統(tǒng)計工作是檔案管理的一項基礎工作，分公司檔案管理部門必須建立登記和統(tǒng)計制度，對檔案的收進、移出、保管、利用、鑒定、銷毀及編研開發(fā)等情況進行登記和統(tǒng)計。年末需編制、填寫本企業(yè)文書檔案年度統(tǒng)計表和歷年統(tǒng)計表，對統(tǒng)計數(shù)字必須認真核實，并按規(guī)定向上級機關報送檔案統(tǒng)計年報表。第八章 檔案的利用第三十八條 檔案工作人員應了解本企業(yè)的歷史和業(yè)務，熟悉所保管的檔案情況，主動開展檔案利用工作，編制檢索工具，如案卷目錄、歸檔文件目錄、全宗介紹等，提高查找效率；應協(xié)同有關部門，編制組織機構沿革、大事記、文件匯編、專題資料、專題目錄等資料，為分公司各項工作服務。第三十九條 檔案管理部門應根據(jù)上級有關規(guī)定和分公司檔案的具體情況，制定檔案查閱、摘抄、復制等制度、辦法，嚴格借閱手續(xù)，處理好保密和利用的關系。第四十條 絕密檔案，調閱部門必須指定專人借閱，持有介紹信，說明借閱理由，經本企業(yè)主管檔案工作的領導批準，方可借閱。第四十一條 調閱本部門檔案，可持有效證件借閱；調閱其他部門檔案，需經主管檔案工作的領導批準。黨委、紀委形成的檔案，除形成檔案的部門利用外，其他單位、部門借閱時必須持單位介紹信，經形成檔案部門的負責人批準。第四十二條 借閱檔案資料，一般只限在檔案調閱室或辦公室查閱，如有特殊情況需要借出時，須經主管檔案工作的領導批準，辦理借出手續(xù)，借出的檔案不準帶至辦公場地以外的地點和公共場所，不得讓無關人員翻閱。第九章 檔案的鑒定和銷毀第四十三條 鑒定檔案要用歷史的、全面的、發(fā)展的觀點，正確分析和鑒別檔案的價值，準確劃分檔案的保管期限：（一）鑒定某一部分檔案時，應以檔案部門為主，由形成部門人員參加，組成鑒定小組；全面鑒定時，應成立專門鑒定委員會；（二）鑒定人員要按照文書檔案保管期限表，對檔案進行直接、具體地審閱，把握文件所記述、說明的事情、事件、問題的真實性，文件作者、名稱的可靠程度，產生時間、外形情況以及全宗內檔案完整程度，進行綜合分析，不能簡單地根據(jù)檔案的目錄、文件的標題來劃定保管期限；（三）鑒定工作要堅持保存從寬、銷毀從嚴，孤本從嚴、復本從寬的原則;（四）鑒定工作要做到存、毀恰當，手續(xù)清楚。凡是經過變動的案卷或文件，都應將剔出文件的內容、鑒定時間、經手人姓名等，在盒內備考表上如實注明。第四十四條 對已經超過保管期限的文書檔案進行鑒定、銷毀：（一）對改變保管期限繼續(xù)留存的檔案，要編造目錄，插入相應的年度；（二）對確無保管價值的需要銷毀的檔案，寫出鑒定工作報告，編造銷毀清冊和銷毀目錄，經形成檔案的部門復審后，報請檔案形成部門的分管領導審批銷毀；（三）銷毀檔案時要有兩人以上進行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字；（四）鑒定工作結束后，要將鑒定工作報告、銷毀清冊、目錄等，列入當年的檔案內長期保存。第十章 檔案的移交第四十五條 分公司的檔案不得任意分散、轉移和銷毀。每年上半年內，文書檔案形成部門必須按時向分公司檔案管理部門移交上一年度形成的全部檔案。由移交部門填寫歸檔文件移交清冊、歸檔文件目錄一式兩份，交接雙方蓋章和經辦人簽字后各存一份。第四十六條 臨時機構（如工程指揮部、項目經理部、辦事處等）和駐外機構所形成的檔案，在機構撤消后必須指定專人進行整理，按隸屬關系向分公司檔案管理部門移交。第四十七條 企業(yè)或機構在撤銷、合并以及名稱變更或者發(fā)生其它重大事項變動時，其檔案材料應由原企業(yè)按規(guī)定整理。如撤銷，應向上一級檔案管理部門移交；如合并，應向上一級檔案管理部門指定的企業(yè)移交。第十一章 附則第四十八條 本實施細則由綜合部負責解釋。第四十九條 本實施細則自印發(fā)之日起執(zhí)行。附件：1.文件材料歸檔范圍 2.文書檔案保管期限表 3.分公司檔案全宗號表 4.歸檔章式樣 5.歸檔文件目錄式樣 6.歸檔文件目錄封面式樣 7.歸檔文件目錄索引式樣 8.檔案盒封面式樣 9.檔案盒盒脊編號式樣1 10.檔案盒盒脊編號式樣2 11.歸檔文件移交式樣 12.備考表式樣 13.文書檔案管理流程圖附件1文件材料歸檔范圍一、黨群工作形成的文件材料（一）黨務綜合性工作、黨員代表大會或黨組織其他有關會議。（二）黨組織建設、黨員和干部管理、黨紀監(jiān)察工作、重要政治活動或事件。（三）宣傳及思想政治工作、企業(yè)文化和精神文明建設、統(tǒng)戰(zhàn)工作。（四）職工代表大會、工會工作、共青團工作、女工工作。（五）專業(yè)學會、協(xié)會工作，群眾團體活動。二、行政管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)籌備期的可行性研究、申請、批準，企業(yè)章程。（二）企業(yè)治理結構（包括董事會、監(jiān)事會和經理層，下同）構成及變更，企業(yè)內部機構及變更。（三）企業(yè)董事會、監(jiān)事會和經理層的活動。（四）綜合性行政事務，企業(yè)事務公開，文秘、機要、保密、信訪工作，印鑒的管理。（五）法律事務，紀檢監(jiān)察，公證工作。（六）審計工作。（七）職工人事管理，勞動合同管理，勞動工資和社會保險，職務任免，職稱評聘。（八）職工教育與培訓工作。（九）醫(yī)療衛(wèi)生工作。（十）后勤福利，住房管理。（十一）公安保衛(wèi)，綜合治理，防范自然災害。（十二）外事工作。三、經營管理工作形成的文件材料（一）企業(yè)改革，經營戰(zhàn)略決策。（二）計劃管理，責任制管理，各種統(tǒng)計報表，企業(yè)綜合性統(tǒng)計分析。（三）資產管理，房地產管理，資本運作，對外投資，股權管理，多種經營管理，產權變動，清產核資。（四）屬企業(yè)所有的知識產權和商業(yè)秘密及其管理。（五）企業(yè)信用管理，形象宣傳。（六）商務合同正本及與合同有關的補充材料，有關調查等。（七）財務管理，資金管理，成本價格管理，會計管理。（八）物資采購、保存、供應和流通。（九）經營業(yè)務管理，服務質量管理。（十）境外項目管理。（十一）招投標項目管理。四、生產技術管理工作形成的文件材料（一）生產準備、生產組織、調度工作。（二）質量管理，質量檢測和質量控制工作。（三）能源管理。（四）企業(yè)管理現(xiàn)代化和信息化建設，科技管理。（五）生產安全，消防工作，交通管理。（六）環(huán)境保護、檢測與控制。（七）計量工作。（八）標準化工作。（九）檔案、圖書、情報工作。五、產品生產或業(yè)務開發(fā)工作形成的文件材料A 工業(yè)企業(yè)（一）產品的市場調研、立項論證、設計。（二）產品的工藝、工裝、試制、加工制造。（三）產品的檢驗、包裝。（四）產品的銷售與售后服務。（五）產品鑒定、評優(yōu)。（六）產品質量事故分析及處理。B 非工業(yè)企業(yè)（一）業(yè)務項目的研發(fā)與形成。（二）業(yè)務項目的經營（三）業(yè)務項目的保障與監(jiān)督。六、科學技術研究工作形成的文件材料（一）科研項目的調研、申報立項。（二）科研項目的研究、實驗。（三）科研項目的總結、鑒定。（四）科研項目的報獎、推廣應用。七、職工個人管理形成的文件材料（一）職工（包括離退休職工、死亡職工）的履歷材料。（二）職工的鑒定、考核。（三）職工的專業(yè)技術職務評聘。（四）職工的獎勵與處分。（五）職工的工資、保險、福利待遇等。（六）職工的培訓與崗位技能評定等。（七）其他記載個人重要社會活動的文件材料。八、其他對國家、社會和企業(yè)有保存價值的文件材料。附件2文書檔案保管期限表順號條款名稱保管期限一會議文件（一）本企業(yè)黨政工團紀召開的代表大會、工作會議的文件材料1通知、名單、議程、報告、領導講話、選舉結果、討論通過的文件、決議、紀要、主席團會議記錄、簡報等永久2大會發(fā)言、提案、賀信、賀電、重要的照片、錄音（像）帶長期3一般簡報、參考文件、小組記錄、會議服務的計劃、總結短期（二）本公司議事機構（董事會、監(jiān)事會、理事會以及分公司總經理辦公會）會議記錄、紀要、決定永久（三）本企業(yè)黨委、行政領導會議文件材料，如黨委會、全委會、常委會、擴大會，總經理辦公會，黨政聯(lián)席會議的決議、決定、記錄、紀要、領導人講話、討論通過的文件永久（四）本企業(yè)紀委、工會、團委的會議記錄、紀要、決議事項長期（五）本企業(yè)專業(yè)會議、現(xiàn)場會議的領導講話、重要發(fā)言稿、經驗交流材料長期（六）電話會、小型座談會議記錄、文件材料短期（七）參加上級機關會議帶回的文件材料長期1重要的、需要貫徹執(zhí)行的長期2一般的短期二上級機關和本企業(yè)頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、命令、通知、批復、請示、批復等文件材料（一）上級機關頒發(fā)的1直屬上級機關頒發(fā)的、屬本企業(yè)主管業(yè)務的、非直屬上級機關頒發(fā)的針對本企業(yè)主管業(yè)務并要執(zhí)行的重要的文件材料永久2直屬上級機關頒發(fā)的屬本企業(yè)主管業(yè)務并要執(zhí)行的一般文件材料長期3代上級機關草擬并被采用的重要文件最后草稿長期4其他需要執(zhí)行的文件材料短期（二）本企業(yè)制發(fā)的1方針、政策法規(guī)性的、反映主要職能活動的、重要業(yè)務問題的永久2一般業(yè)務問題的、在較長時間內要查考利用的長期3事務性有參考價值的短期（三）本企業(yè)的請示與上級機關的批復、下屬企業(yè)的請示與本企業(yè)的批復1方針政策性的、重要問題的永久2一般事務性問題長期（四）同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的1方針政策性的、重要業(yè)務問題的長期2一般性的、非本企業(yè)主管業(yè)務但要貫徹執(zhí)行的短期三計劃、規(guī)劃文件（一）上級機關編制下達的長遠計劃、年度計劃、控制數(shù)字長期（二）本企業(yè)編制的1年度以上的永久2季度以下的長期四總結、報告、調查研究等文件材料（一）本企業(yè)的1年度及年度以上的黨、政工作總結，調研工作中形成的典型、系統(tǒng)的重要文件材料永久2主要職能活動年度以上的總結、專題總結，各種普查工作、質量體系認證中形成的綜合成果、專題成果、方案、總結、報告、質量手冊長期3一般性的報告、調研材料、程序文件、質量記錄短期五統(tǒng)計報表（一）本企業(yè)編制和匯總的1年度以上的以及一次性重要調查統(tǒng)計報表和統(tǒng)計材料永久2半年以下的長期3季度以下的短期六組織機構、人員編制文件材料（一）本企業(yè)組織機構成立、撤消、合并、更改名稱、組織簡則、工作條例、人員編制、啟用印信文件材料永久七本企業(yè)員工的錄用、任免、晉級、調轉、獎懲等文件材料（一）錄用、任免、定職、定級、調資、職稱評聘、調轉、撫恤、死亡等文件材料1上級機關管理、批準的永久2本企業(yè)管理、批準的長期（二）員工（干部、工人）名冊永久（三）組織關系介紹性存根短期（四）重大發(fā)明創(chuàng)造、有重大功績的獎勵文件材料1省、部級及以上的永久2地、市級及以下的長期3本企業(yè)管理、批準的長期（五）對有關人員的處分材料1影響大、問題嚴重的永久2一般的八各種事故形成的文件材料（一）有重大經濟損失和政治影響的重大、大事故永久（二）重大事故、惡性事故長期（三）大事故短期九紀檢、監(jiān)察、審計工作中形成的文件材料（一）上級機關管理、批準的永久（二）本企業(yè)管理、批準的長期十編輯的并反映主要職能活動的出版物定稿和樣本（一）本企業(yè)編輯的史、志、年簽、組織