【公安內(nèi)容】關(guān)于縣級公安局檔案管理的幾點思考

加強縣級公安機關(guān)檔案信息化管理的幾點思考 摘 要：加強檔案信息化管理是目前縣級公安機關(guān)的緊迫任務(wù),根據(jù)縣級公安機關(guān)檔案信息化管理工作現(xiàn)狀，本文作者從轉(zhuǎn)變觀念、加強培訓、科學建設(shè)、完善機制四個方面，對公安機關(guān)檔案信息化管理提出對策和建議。關(guān)鍵詞：公安機關(guān)檔案管理 信息化 縣級公安機關(guān)檔案管理是一項非常重要的基礎(chǔ)性工作，如何使其在打擊犯罪、保護人民和維護社會穩(wěn)定中發(fā)揮重要作用，加強信息化管理是必由之路，它突破了傳統(tǒng)的思維理念，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作模式，整合了警務(wù)資源，提高了工作效率和質(zhì)量。因此，加強檔案信息化管理成了目前縣級公安機關(guān)的緊迫任務(wù)。經(jīng)過近幾年的努力，目前很多縣級公安機關(guān)檔案信息化管理平臺基本搭建完成，大規(guī)模的信息采集錄入也基本完成，但是少數(shù)單位的檔案管理員仍然存在著不會用、不能用、不愿用的問題，檔案信息化管理還處于低級階段。筆者現(xiàn)就如何加強縣級公安機關(guān)檔案信息化管理進行一些思考和研究，以期拋磚引玉。一、檔案信息化管理存在的問題目前，縣級公安機關(guān)檔案信息化管理還存在著許多問題，有個人主觀上的原因，也有信息化建設(shè)中存在的問題，普遍存在的問題大致可歸納為四類。（一）存在“不愿用”的問題。這是制約信息化管理提升的第一大“難題”。其表現(xiàn)主要有三：一是思想保守“不愿用”。少數(shù)檔案管理員思想觀念守舊，總是習慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面認為信息化管理既難學又不可靠，只會加重檔案管理員的工作負擔，對信息化應(yīng)用存在著排斥心理和抵觸情緒，還停留在看門守攤、被動服務(wù)的舊觀念、舊模式上，僅僅滿足于簡單地整理文件歸檔、等待利用者上門查閱、應(yīng)付上級機關(guān)檢查等等。二是工作受限“不愿用”。檔案信息化管理，要求檔案管理員嚴格遵循各類檔案規(guī)定，認真按照文件材料的分類、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等工作必須嚴格按照規(guī)定的流程進行，從時間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性。三是能者受累“不愿用”。由于考核機制不健全，有些基層派出所對檔案管理系統(tǒng)往往是誰會用、誰用得好，誰就多干事，一旦出錯還會受到埋怨；不會用、不愿用的就在一邊看，不受累，還不承擔任何責任，這樣嚴重挫傷了大家參與檔案信息化管理的積極性，也不利于檔案信息化應(yīng)用的普遍提高。（二）存在“不會用”的問題。近年來，檔案管理員的計算機操作水平雖然有了普遍提高，但相當一部份人信息化應(yīng)用還比較低，難以適應(yīng)信息化管理的需要。一是素質(zhì)不高“不會用”。多數(shù)縣級公安機檔案管理員專業(yè)不對口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學會立卷歸檔等基本知識，就被調(diào)整崗位，知識結(jié)構(gòu)趨于單一化，能夠熟練操作微機，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲、編輯 檢索、利用等工作的實用的“復合型”人才不多，這就影響了公安機關(guān)檔案信息化管理水平的整體提升。二是培訓不力“不會用”。近幾年來，有的單位主要采取“大呼隆”的集中培訓方式，計算機操作基本技能培訓的多，專業(yè)應(yīng)用技能培訓的少；檔案信息采集錄入講的多，學習信息化檔案管理知識少；警綜平臺使用培訓多，檔案管理平臺應(yīng)用培訓少。由此導致大部分檔案管理員應(yīng)用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動畫等多種形式于一體的編研成果幾乎沒有。 （三）存在“不能用”的問題。雖然近幾年各級對基層信息化建設(shè)的投入都很大，但對檔案信息化投入比較少，目前多數(shù)基層派出所的檔案信息化管理設(shè)備仍相對匱乏和落后。一是設(shè)備落后“不能用”。部分檔案管理員電腦性能差，沒有裝備掃描儀、刻錄機、防磁柜，在網(wǎng)上流轉(zhuǎn)一個檔案需要很長時間，很難滿足日常工作應(yīng)用需求；有的單位缺乏對檔案管理工作必要的硬件投入，基層單位的文書、業(yè)務(wù)檔案還沒有按要求實行微機管理，文書檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體還不能做到同步歸檔。二是互不兼容“不能用”。檔案管理系統(tǒng)與各個偵查辦案應(yīng)用系統(tǒng)之間的共享性差，數(shù)據(jù)庫不能對接，大量的檔案信息只能在各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，難于通過關(guān)聯(lián)、對接和共享實現(xiàn)質(zhì)飛躍。三是權(quán)限不夠“不能用”。許多系統(tǒng)大都是采用數(shù)字證書登錄，由于證書的應(yīng)用權(quán)限是按照職務(wù)、職級設(shè)置的，這就造成在實際工作中，最需要應(yīng)用信息資源的檔案管理員應(yīng)用權(quán)限反而最低，想查的查不到，想用的用不上，能用的不好用。（四）存在“用不好”的問題。由于缺乏健全、規(guī)范的管理流程，使得縣級公安機關(guān)檔案信息化管理不能收到應(yīng)有的或最佳的實戰(zhàn)效能。一是投入少。一些單位的檔案信息化管理是為了應(yīng)付上級的檢查，沒有認識到公安檔案管理在信息化時代的實用價值，認為檔案管理工作只是收集過時的文件材料，投入大量人力、物力、財力都出不了政績，是得不償失的徒勞，是“賠錢的買賣”，存在“說起來重要，做起來次要，真干起來不要”的現(xiàn)象。二是研判少。大多數(shù)單位編研成果只是對原始檔案材料進行簡單的匯總，片面追求數(shù)量,忽視了在匯編的基礎(chǔ)上加以分析研究，編研成果往往質(zhì)量不高，過于簡單化，檔案管理員的工作只限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁和簡單的業(yè)務(wù)查詢，利用各系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)比對，對各類違法犯罪信息的篩選比對不夠，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用。三是用得少。有的單位只注重檔案文書的收集管理，忽視了檔案資料的作用，不愿或不習慣通過檔案資料為偵查破案尋找線索，為治安管理提供服務(wù)，不會用信息化手段來提高工作效率，降低工作成本，因此造成大量信息資源的閑置。二、產(chǎn)生問題的主要原因縣級公安機關(guān)檔案信息化管理普遍存在的上述四個方面的問題外，有歷史的原因，也有現(xiàn)實的原因；有隊伍管理方面的原因，也有檔案管理員個體素質(zhì)的原因。大致可歸納為以下幾個方面：（一）認識上存在誤區(qū)。少數(shù)單位領(lǐng)導對檔案工作重視不夠，認為檔案部門是養(yǎng)老的地方，檔案工作者是“倉庫保管員”，檔案管理人員工作再努力，也比不上業(yè)務(wù)人員破獲案件、抓獲人頭，用時想到了，不用時淡忘了，導致公安基層單位的檔案管理人員缺乏工作的積極性、主動性和創(chuàng)造性。（二）管理上存在偏差。在基層派出所，檔案管理人員基本上由內(nèi)勤兼任且變動頻繁，難以形成專業(yè)性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性的專門力量，派出所內(nèi)勤要面對上級各個部門的十幾種業(yè)務(wù)工作，往往是疲于多頭應(yīng)付，很難全身心地投入檔案管理工作，當前基層派出所檔案管理仍以手工管理為主，檔案的收集、整理、編目、檢索和查閱大多沿襲傳統(tǒng)的手工模式，較少運用現(xiàn)代化管理手段，致使檔案管理質(zhì)量低，查找速度慢，使用效率低。（三）經(jīng)費上缺乏保障。公安機關(guān)尤其是基層派出所辦公經(jīng)費本來就捉襟見肘，用于檔案收集、整理和保管的資金投入不足，多數(shù)基層派出所還沒有配備檔案密集架、保密計算機、掃描儀、刻錄機、防磁柜等現(xiàn)代化設(shè)備，多數(shù)縣級公安機關(guān)檔案管理還普遍停留在落后的觀念和管理模式上，未完全統(tǒng)一使用檔案管理軟件進行管理，還是以“整理憑經(jīng)驗、利用提案卷、查閱翻檔案”為主要方式，這必然影響檔案資料的利用時效，也不利于檔案信息優(yōu)勢在各項工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。（四）機制上不夠配套。有的單位在檔案信息化管理方面雖然制定了許多的制度和機制，但卻沒有一個統(tǒng)一的、完整的、系統(tǒng)的、規(guī)劃性的機制，管理與服務(wù)存在脫節(jié)現(xiàn)象，有的基層派出所只注重文書、戶籍檔案的收集，而忽視了聲像、實物檔案以及與公安業(yè)務(wù)有關(guān)的資料收集，影響了基層派出所檔案的系統(tǒng)性和完整性，由于歷史或保管不善等原因，個別基層派出所檔案還存在斷代現(xiàn)象，少數(shù)民警認為自己保管檔案材料能夠方便工作，不愿上交集中管理，導致一些重要的檔案資料損毀、丟失。三、加強縣級公安機關(guān)檔案信息化管理的幾點淺見加強檔案信息化管理，必須緊密結(jié)合公安工作實際，研究、找準結(jié)合點、切入點和著力點，從警務(wù)運作、公安執(zhí)法，到隊伍管理，將信息化應(yīng)用深入到公安檔案管理工作的方方面面。（一）轉(zhuǎn)變觀念，變“不愿用”為“主動用”。一要強化正面引導。充分利用會議、談心等各種場合，向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認識到警務(wù)信息化是形勢發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好公安工作，就是工作不稱職，就會丟掉工作崗位，切實增強廣大檔案管理員的危機感和緊迫感，切實提高其工作的主動性。二要強化管理責任。要根據(jù)檔案管理的各項要求，結(jié)合實際、因地制宜制定各項管理制度和操作規(guī)范，要嚴格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責任落實，以此促進檔案信息化管理工作。三要強化習慣養(yǎng)成。要求檔案管理部門在日常下發(fā)通知、簡報以及上報材料等辦公業(yè)務(wù)一律通過電子郵件、網(wǎng)站等形式進行，日常工作信息要及時錄入信息平臺，做到日清月結(jié)，逼使檔案管理員養(yǎng)成“上班先開機，工作先上網(wǎng)”的日常習慣，從中切實感受到信息化管理帶來的好處和便利，逐步從心理上、行動上接受和支持信息化。四要強化日常考核。要研究建立一套檔案信息化管理與應(yīng)用的激勵機制，定期對檔案管理員的信息采集、應(yīng)用情況進行排名和網(wǎng)上通報，其工作成效與年終績效考核、評優(yōu)、評先掛鉤，以考核調(diào)動檔案管理員應(yīng)用信息化的主動性和積極性。（二）加強培訓，變“不會用”為“精通用”。一要強化專題培訓。對不懂得專業(yè)知識的檔案管理人員，要創(chuàng)造條件讓他們接受專業(yè)教育，系統(tǒng)地學習檔案專業(yè)知識、學習計算機的基礎(chǔ)知識、基本原理，學習文字處理技術(shù)，學習常用檔案管理軟件的應(yīng)用，通過專題培訓和實際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者，掃除現(xiàn)代文盲，使之上崗后就了解紙質(zhì)文件、電子文件的管理，個個成為檔案管理工作的行家里手。二要強化崗位培訓。要使在職檔案管理人員能適應(yīng)當前新形勢的需要，就必須有針對性地進行與本職崗位密切相關(guān)的公安業(yè)務(wù)知識、檔案業(yè)務(wù)知識和現(xiàn)代科技知識的培訓，以達到“懂公安業(yè)務(wù)、懂檔案工作、懂信息技術(shù)”的要求。三要強化交流互補。要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學習，實地考察，取長補短，拓寬視野，使檔案人員自覺地進行業(yè)務(wù)交流、研究活動，以便更好地適應(yīng)新形勢下檔案信息化管理的需要。（三）科學建設(shè)，變“不能用”為“高效用”。一要擴容網(wǎng)絡(luò)，保持高速暢通?，F(xiàn)在接入公安網(wǎng)絡(luò)的計算機越來越多，上網(wǎng)操作越來越頻繁，要結(jié)合本地實際，適當增強網(wǎng)絡(luò)帶寬，確保網(wǎng)絡(luò)高速暢通，讓全體民警真正體會到網(wǎng)絡(luò)帶來的快捷高效，以提高檔案信息化管理應(yīng)用的實效性。二要改進質(zhì)量，提升應(yīng)用實效。要充分挖掘和利用檔案資源，緊緊圍繞各個時期公安中心工作，抓住公安工作的熱點、難點問題開展檔案基礎(chǔ)編研、專題編研和深度編研工作，變“死檔案”為“活信息”，更好地為公安工作服務(wù)。三要創(chuàng)新手段，增強服務(wù)后勁。要充分利用警務(wù)信息綜合應(yīng)用平臺和公安檔案管理系統(tǒng)，不斷創(chuàng)新公安檔案管理手段，加強電子文檔、網(wǎng)上信息與紙質(zhì)文檔一體化管理，全面實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上著錄、管理和查詢，以充分利用網(wǎng)上檔案信息服務(wù)實戰(zhàn)，促進社會和諧穩(wěn)定。四是打破壁壘，保證高度共享。在條件成熟時，要逐步將各業(yè)務(wù)部門建設(shè)的信息系統(tǒng)整合進檔案管理應(yīng)用平臺，實現(xiàn)檔案基礎(chǔ)信息在各部門、各警種之間互聯(lián)互通、高度共享，為基層實戰(zhàn)應(yīng)用提供更大的便利和信息支持。（四）完善機制，變“用不好”為“用得好”。一要進一步完善檔案信息的采集錄入機制。要建立檔案信息日常更新維護機制，將檔案信息的采集錄入指標按不同警種、不同工作崗位，細化分解到每一個單位和檔案管理員，結(jié)合日常走訪、巡邏、行業(yè)管理、集中清查等工作，主動深入社區(qū)搜集敵情、社情、民情，及時錄入工作對象的相片、指紋、活動情況和各種不安定因素信息，積累大量原始檔案信息資料，為偵查破案服務(wù)。同時，要落實信息采集錄入責任，落實檔案管理員、科所隊長、業(yè)務(wù)部門“三級把關(guān)”制度，確保采集錄入的信息“能用”、辦案民警“敢用”。二要進一步完善檔案信息的分析研判機制?？h級公安機關(guān)要建立檔案研判網(wǎng)頁，以此為平臺，建立以分級分類研判、成果集中展示、單位選擇應(yīng)用為主要內(nèi)容的日常檔案研判機制，確保檔案信息研判常態(tài)化。各基層單位要建立檔案信息研判工作小組，依托檔案信息管理平臺，切實加強對各類基礎(chǔ)信息的梳理、比對、關(guān)聯(lián)查詢和動態(tài)分析，不斷提高信息研判的質(zhì)量和水平，形成有價值的實戰(zhàn)檔案，真正指導服務(wù)于各實戰(zhàn)單位。三要進一步完善檔案信息的實戰(zhàn)應(yīng)用機制。在檔案信息的指導下，