妙筆生花的公文寫(xiě)作之道新編應(yīng)用文系統(tǒng)寫(xiě)作教程.pptVIP

,第一章 緒 論,第二章 行政公文,第三章 事務(wù)文書(shū),第四章 日常文書(shū),第五章 經(jīng)濟(jì)文書(shū),第六章 訴訟文書(shū),第七章 科技文書(shū),第八章 禮儀文書(shū),第九章 傳播文書(shū),附 錄,附錄一 附錄二 附錄三 附錄四 附錄五,第一章 緒 論,第一節(jié) 應(yīng)用文概述 一、應(yīng)用文的概念與沿革 人類自從有了文字就開(kāi)始了寫(xiě)作活動(dòng)。人類最早的寫(xiě)作即是為了解決各種實(shí)際需要而開(kāi)始的。就寫(xiě)作目的而言分兩大類，一類是文學(xué)寫(xiě)作，一類是應(yīng)用寫(xiě)作，文學(xué)寫(xiě)作主要用于抒發(fā)作者主觀情感，反映社會(huì)現(xiàn)實(shí)，是為人們欣賞而進(jìn)行的藝術(shù)創(chuàng)作，如詩(shī)歌、小說(shuō)、戲劇、散文等，應(yīng)用寫(xiě)作是為了處理公務(wù)和個(gè)人私務(wù)而寫(xiě)的，用于解決實(shí)際問(wèn)題。人們通常把實(shí)用型文章的寫(xiě)作稱為應(yīng)用寫(xiě)作，而實(shí)用型文章是同欣賞型文章相對(duì)而言的，是指為解決實(shí)際問(wèn)題而撰寫(xiě)的各類文章，是在社會(huì)生活中有著特定的用途的文章。 應(yīng)用文的使用非常廣泛，幾乎涉及各個(gè)領(lǐng)域、各個(gè)部門、各個(gè)階層、每個(gè)個(gè)人。比如，科研單位的人員，需要用學(xué)術(shù)論文；政府機(jī)關(guān)指導(dǎo)工作，需要用公文；工商企業(yè)經(jīng)營(yíng)，需要用合同；打官司，需要用訴狀；即使個(gè)人今天生病了、不能上課，也需要用到請(qǐng)假條；相對(duì)于其他文體來(lái)說(shuō)，應(yīng)用文的使用頻率要高得多，許多人可以一輩子不寫(xiě)小說(shuō)、劇本、詩(shī)歌、散文，但他在工作、生活、學(xué)習(xí)中卻免不了要寫(xiě)應(yīng)用文，小到寫(xiě)張請(qǐng)假條，大到計(jì)劃、總結(jié)、論文等。正如葉圣陶先生所說(shuō)的,那樣：“大學(xué)畢業(yè)生不一定能寫(xiě)小說(shuō)詩(shī)歌，但是一定要能寫(xiě)工作和學(xué)習(xí)中實(shí)用的文章，而且非寫(xiě)得既通順又扎實(shí)不可。” 可以這么說(shuō)，應(yīng)用文使用的廣泛，已經(jīng)到了無(wú)所不在的程度。今天在中國(guó)特色的社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，應(yīng)用文是任何企事業(yè)單位和個(gè)人日常工作、生活中不可缺少的一個(gè)重要工具。 綜上所述，應(yīng)用文是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人在處理各項(xiàng)公務(wù)和日常事務(wù)中為解決實(shí)際問(wèn)題時(shí)所使用的具有慣用格式的實(shí)用性文章的總稱。 我國(guó)應(yīng)用文寫(xiě)作已有3 500余年的歷史，可謂歷史悠久，源遠(yuǎn)流長(zhǎng)。殷墟出土的甲骨卜辭，商周時(shí)期的鐘鼎銘文，周易中的卦辭、爻辭等，都可以看作是應(yīng)用文的原始形態(tài)。所以，如果說(shuō)，神話是中國(guó)文學(xué)的“祖先”，那么甲骨文則是應(yīng)用文的“祖先”了。 從殷墟甲骨文中可以發(fā)現(xiàn)，其多數(shù)是生活、生產(chǎn)中某些事項(xiàng)的記載，主要內(nèi)容是占卜記錄(占卜的時(shí)間、原因、應(yīng)驗(yàn)之類)，這可以算是我國(guó)最早的實(shí)用文。尚書(shū)序中說(shuō)：“古者伏棲氏之王天下也，即畫(huà)八卦，造書(shū)契，以代結(jié)繩之政，由是文籍生焉。”“書(shū)契”即文字，“文籍”就是指“實(shí)用文”。由此可見(jiàn)，實(shí)用文是隨著文字產(chǎn)生而產(chǎn)生的，實(shí)用文的,誕生結(jié)束了人類結(jié)繩記事的歷史。尚書(shū)歷來(lái)被認(rèn)為是我國(guó)第一部散文總集，但同時(shí)也可以說(shuō)是我國(guó)最早的應(yīng)用文專集。書(shū)中記載了虞、夏、商、周四個(gè)朝代屬于應(yīng)用文體例的祝辭、誓詞、誥言、法令等文書(shū)，還有反映各諸侯國(guó)之間關(guān)系的盟約文書(shū)等?？梢哉f(shuō)，從有文字開(kāi)始，就有了應(yīng)用文寫(xiě)作。 秦漢時(shí)期，公文文體分類和公文格式已基本形成，皇帝制作的公文“命曰制,令曰詔”，有了上行文和下行文的區(qū)別，臣下向皇上的文書(shū)有：章、表、奏，議，其作用是“章以謝恩，奏以按劾，表以陳情。議以執(zhí)異”（劉勰文心雕龍章表），皇上向臣的“圣旨”有：制、詔、策、戒。秦始皇時(shí)期對(duì)公文格式作了許多具體規(guī)定，例如上行文開(kāi)頭用“臣言”，結(jié)尾用“臣誠(chéng)惶誠(chéng)恐，頓首頓首，死罪死罪”；遇有“皇帝”字樣時(shí)，另起一行，頂格書(shū)寫(xiě)，稱之為“抬頭”。這些有明顯等級(jí)觀念的公文格式，被后來(lái)歷代王朝沿用。 漢以后的魏晉南北朝時(shí)期，公文無(wú)論從寫(xiě)作實(shí)踐上還是從理論上看，都有明顯的發(fā)展進(jìn)步，主要代表人物首推曹操、曹丕父子。曹操親自動(dòng)手寫(xiě)過(guò)不少公文，代表作有讓縣自明本志令、求賢令等。曹丕的典論論文，把文,章分為4類8種：“奏議宜雅，書(shū)論宜理，銘誅尚實(shí)，詩(shī)賦欲麗?！边@4類8種，多屬應(yīng)用文體。南朝梁人劉勰的文心雕龍中，把文章分為33類，其中屬于應(yīng)用文的就有2l類之多。蕭統(tǒng)編的昭明文選，選文37類，其中屬于應(yīng)用文的有二十多類。這些都對(duì)應(yīng)用文寫(xiě)作理論研究做出了突出貢獻(xiàn)，成為后人研究文體的的重要理論依據(jù)。 唐宋以后，文學(xué)創(chuàng)作日趨發(fā)展，不少文人致力于詩(shī)、詞、曲、小說(shuō)的創(chuàng)作，但應(yīng)用文寫(xiě)作仍處在“政事之先務(wù)”的主導(dǎo)地位上。著名的唐宋八大散文家就有不少可稱為“應(yīng)用文”的聞名作品。 明清時(shí)期，文體分類日趨詳細(xì)、繁雜。清代學(xué)者劉熙載正式提出“應(yīng)用文”這一 名稱。他在藝概文概中說(shuō)：辭命體，推知即可為一切應(yīng)用文字。應(yīng)用文有上行、有平行、有下行。重其辭乃所以重其實(shí)也。 縱觀古代應(yīng)用文寫(xiě)作，佳作如林。如西漢時(shí)期鄒陽(yáng)的獄中上梁王書(shū)，晁錯(cuò)的論貴粟疏，司馬遷的報(bào)任安書(shū)；三國(guó)時(shí)期曹操的讓縣自明本志令，諸葛亮的前、后出師表，嵇康的與山巨源絕交書(shū)；西晉時(shí)期李密的陳情表，張載的劍閣銘；唐代韓愈的,祭十二郎文，劉禹錫的陋室銘，魏征的諫太宗十思疏；宋代歐陽(yáng)修的答吳充秀才書(shū)，王安石的答司馬諫議書(shū)，李清照的金石錄后序，文天祥指南錄后序；明代宗臣的報(bào)劉一丈書(shū)；清代林覺(jué)民的與妻書(shū)等，都是古代應(yīng)用文寫(xiě)作中的奇花異葩，至今仍煜煜生輝。 1911年爆發(fā)的辛亥革命，推翻了清王朝結(jié)束了長(zhǎng)達(dá)兩千年的封建制度，中國(guó)進(jìn)入了一個(gè)新的歷史階段。巨大的社會(huì)變革，必然也推動(dòng)了應(yīng)用文新的發(fā)展。 1912年，南京臨時(shí)政府正式宣布廢止幾千年的體制，并頒布了新公文程式，規(guī)定政府公文為令、諭、咨、呈、示、公布、狀等；并取消了“老爺”、“大人”等稱呼，代之以“先生”或以職務(wù)相稱。1916年7月26日，北洋政府公布了新公文程式類增至13種，并明確規(guī)定：“凡處理公事之文件為公文”，對(duì)公文概念作出了明確界定。 新中國(guó)成立后，我國(guó)的應(yīng)用文更是有了長(zhǎng)足的發(fā)展并逐步建立起現(xiàn)代應(yīng)用文體制。從1951年到1981年的30年中，黨和政府先后發(fā)布了十多個(gè)關(guān)于機(jī)關(guān)公文寫(xiě)作的文件，使我國(guó)公文寫(xiě)作逐步走上了規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化的道路。1987年，國(guó)務(wù)院辦公廳公布了國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，1993年,11月對(duì)此又作了修訂，規(guī)定國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文為12類13種，這是對(duì)建國(guó)后四十多年公文寫(xiě)作系統(tǒng)的全面的總結(jié)。1996年5月3日，中共中央辦公廳頒布了(中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l 例)，規(guī)定了黨的機(jī)關(guān)公文共14種；國(guó)務(wù)院于2000年8月24日 發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法，規(guī)定了行政機(jī)關(guān)公文 13種，標(biāo)志著我國(guó)應(yīng)用文寫(xiě)作進(jìn)入了一個(gè)嶄新的階段。 二、應(yīng)用文的特點(diǎn) 應(yīng)用文同別的文體比較，有共性，也有個(gè)性。共性是他 們都是對(duì)客觀事物的反映，都要謀篇布局、用詞造句、使用 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，講究條理性、邏輯性，但同時(shí)必須體現(xiàn)其個(gè)性特 征。具體表現(xiàn)在以下幾方面： （一）實(shí)用性。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和信息時(shí)代的 到來(lái)，人們相互間的交往更加頻繁，需要傳遞的信息日益增 加，人們幾乎隨時(shí)隨地都離不開(kāi)應(yīng)用文這個(gè)記錄、傳遞信息，商洽、處理問(wèn)題的工具?？梢哉f(shuō)，在各種文體中，應(yīng)用文是 使用范圍最廣，使用頻率最高的文體。應(yīng)用文文種繁多，應(yīng) 用廣泛，無(wú)論是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體撰寫(xiě)的公 務(wù)文書(shū)，還是人們?cè)谌粘Ｉ睢W(xué)習(xí)、工作中撰寫(xiě)的事務(wù)類 文書(shū)，其根本目的都是為了處理或解決實(shí)際問(wèn)題，都是具有,實(shí)用價(jià)值，為實(shí)現(xiàn)一定目的而寫(xiě)的。 （二）真實(shí)性。應(yīng)用文書(shū)為解決實(shí)際問(wèn)題而寫(xiě)，強(qiáng)調(diào)的是方針政策的正確和客觀事實(shí)的真實(shí)。一切從實(shí)際出發(fā)，按照客觀規(guī)律行文，事實(shí)確鑿可信、不虛構(gòu)，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤、不夸張，有根有據(jù)，這是應(yīng)用文書(shū)寫(xiě)作對(duì)真實(shí)性的基本要求。 （三）簡(jiǎn)明性。應(yīng)用文的寫(xiě)作目的是為了處理或解決實(shí)際問(wèn)題，它的語(yǔ)言在準(zhǔn)確得體的基礎(chǔ)上必須做到簡(jiǎn)潔明快、通俗易懂，不能堆砌辭藻、濫用修辭。 （四）時(shí)效性。應(yīng)用文為實(shí)用而作，為解決實(shí)際問(wèn)題、應(yīng)對(duì)突發(fā)事件、迅速及時(shí)傳遞信息情報(bào)而作，所以務(wù)必及時(shí)迅捷，否則貽誤時(shí)機(jī)，錯(cuò)過(guò)解決問(wèn)題的最佳時(shí)間，將會(huì)給學(xué)習(xí)、工作和生活帶來(lái)諸多不利。例如，會(huì)議通知就一定要在開(kāi)會(huì)前發(fā)出，若會(huì)后再寫(xiě)通知，就失去了它的效用。其次，應(yīng)用文的處理，即傳遞、閱讀、辦理的整個(gè)過(guò)程都要講究時(shí)效。 （五）規(guī)范性。各類應(yīng)用文一般都有慣用的格式，也就是程式性。應(yīng)用文在漫長(zhǎng)的使用和發(fā)展過(guò)程中，形成了相對(duì)穩(wěn)定的規(guī)范格式和語(yǔ)言。各種文體都有特定的適用范圍，不可隨意交換使用。 三、應(yīng)用文的作用,應(yīng)用文的作用主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面： （一）宣傳教育作用。借助行政公文的法規(guī)制度，黨的方 針政策得以進(jìn)行及時(shí)和權(quán)威的宣傳，它們對(duì)個(gè)人組織作出道德 和行為規(guī)范，以統(tǒng)一思想和行動(dòng)；各級(jí)企事業(yè)單位也可以通過(guò) 宣傳類應(yīng)用文使自己樹(shù)立良好的社會(huì)形象；社會(huì)團(tuán)體和人民群 眾則可通過(guò)報(bào)告等形式更好地貫徹執(zhí)行黨的路線、方針和政策。 （二）權(quán)威規(guī)范作用。應(yīng)用文是行政管理的工具，黨和國(guó) 家的各級(jí)組織和各部門的組織系統(tǒng)以及企事業(yè)單位，從上到下 都是通過(guò)公務(wù)文書(shū)來(lái)傳達(dá)法律規(guī)范、方針政策、意見(jiàn)辦法，來(lái) 部署工作，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職能。如下達(dá)的命令、決定、通知、批復(fù)、意見(jiàn)等，具有領(lǐng)導(dǎo)和規(guī)范作用。 （三）溝通協(xié)調(diào)作用。上級(jí)機(jī)關(guān)可以通過(guò)批復(fù)、命令等應(yīng) 用文下達(dá)指導(dǎo)；下級(jí)機(jī)關(guān)可以通過(guò)報(bào)告、請(qǐng)示等應(yīng)用文報(bào)請(qǐng)有 關(guān)事情；企事業(yè)單位和人民群眾可以通過(guò)各種專用書(shū)信、啟事、函件等應(yīng)用文來(lái)溝通思想、傳遞信息，加強(qiáng)聯(lián)系。 （四）依據(jù)和憑證作用。應(yīng)用文還是單位、團(tuán)體履行職責(zé)、開(kāi)展公務(wù)活動(dòng)的真實(shí)記錄，大部分文種在宣傳政策、指導(dǎo)工作、規(guī)范行為、溝通信息的同時(shí)，也具有便于檢查、監(jiān)督的憑證和,依據(jù)作用，一旦閱辦完畢，便需立卷歸檔，以便查考。 四、應(yīng)用文的分類 隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們的社會(huì)活動(dòng)領(lǐng)域 不斷拓寬，應(yīng)用文的使用范圍日益廣泛，新的文體不斷涌現(xiàn)。 應(yīng)用文的分類目前尚難統(tǒng)一，目前通用的分法是按應(yīng)用文的適 用范圍，將其分為公務(wù)文書(shū)和私務(wù)文書(shū)。公務(wù)文書(shū)分為通用文 書(shū)和專用文書(shū)。 通用文書(shū)是指人們?cè)谌粘５母鞣N生活、學(xué)習(xí)、工作和生產(chǎn) 活動(dòng)中普遍使用的應(yīng)用文。通用文書(shū)則又分為法定公文和事務(wù) 文書(shū)。法定公文，即國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法規(guī)定的13 種公文文種；事務(wù)文書(shū)，如計(jì)劃、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、簡(jiǎn)報(bào)等。 專用類是指具有一定專業(yè)性的應(yīng)用文。它包括傳播類，如 新聞、廣告、演講稿等；財(cái)經(jīng)類，如經(jīng)濟(jì)合同、市場(chǎng)預(yù)測(cè)報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告等；科技類，如學(xué)術(shù)論文、科學(xué)實(shí)驗(yàn)報(bào)告、 畢業(yè)論文等；司法類，如訴狀、答辯詞、公證書(shū)等。 第二節(jié) 應(yīng)用寫(xiě)作的基本要素 寫(xiě)作包含主題、材料、結(jié)構(gòu)、表達(dá)方式、語(yǔ)言、修辭等基 本要素，而應(yīng)用文寫(xiě)作是寫(xiě)作學(xué)的重要組成部分，它也有內(nèi)容,和形式兩方面的基本要素。 一、內(nèi)容要素 應(yīng)用文的內(nèi)容要素是指其所具有的主題和材料。 （一）主題。是作者通過(guò)文章的具體材料所表達(dá)的中心思 想或基本觀點(diǎn)。是作者的意圖、主張或看法在文章中的體現(xiàn)。 主題是統(tǒng)帥全篇文章的靈魂，它決定文章是否有價(jià)值，衡量寫(xiě) 作是否成功。對(duì)于應(yīng)用文也是如此。既然主題是應(yīng)用文的統(tǒng)帥 和靈魂，那么一篇應(yīng)用文的材料選擇、取舍、結(jié)構(gòu)的安排、語(yǔ) 言的運(yùn)用及文體的選擇、表達(dá)的方式等等，都要受主題的制約。這樣，應(yīng)用文的各種要素才能在主題的統(tǒng)領(lǐng)之下，整合為一個(gè) 互相協(xié)調(diào)的統(tǒng)一體。 盡管應(yīng)用的主題隨文種的不同，有不同的要求，但對(duì)所有 的應(yīng)有共同的要求，即正確、鮮明、深刻、集中。 1.正確。就是要符合黨和國(guó)家的方針政策，符合有關(guān)的法律 法規(guī)，符合客觀實(shí)際情況，能夠正確反映客觀事物的本質(zhì)規(guī)律，對(duì)工作起積極指導(dǎo)作用，經(jīng)得起實(shí)踐的檢驗(yàn)。一篇應(yīng)用文稿， 首要的問(wèn)題是主旨正確，它決定著文稿的質(zhì)量和價(jià)值。如果主 題錯(cuò)誤，會(huì)給工作帶來(lái)?yè)p失。 2.鮮明。就是文章的基本思想、作者的態(tài)度表現(xiàn)得明確清楚。,贊成什么，反對(duì)什么，肯定什么，否定什么，都要表述和交代得一清二楚，決不含糊其辭，模棱兩可。這就要求應(yīng)用文寫(xiě)作者頭腦要清楚，思維要敏捷，對(duì)事物要有明確的認(rèn)識(shí)，在表達(dá)時(shí)不出現(xiàn)歧義。 3.集中。就是應(yīng)用文的主題要單一、突出，即“一意貫底”，把文章的基本觀點(diǎn)集中、突出地表現(xiàn)出來(lái)，把中心思想寫(xiě)深寫(xiě)透。就是要求一篇應(yīng)用文的主題要相對(duì)單，重點(diǎn)突出。對(duì)于某些篇幅短小的應(yīng)用文，如請(qǐng)示，要做到一文一事，不能表達(dá)多種意圖。對(duì)于那些內(nèi)容比較復(fù)雜、篇幅較長(zhǎng)的應(yīng)用文，主題也要集中，就是說(shuō)，雖然其具體觀點(diǎn)可能不只個(gè)，但這些觀點(diǎn)在一篇文章中應(yīng)存在一種內(nèi)在的邏輯聯(lián)系，它們共同表達(dá)一個(gè)中心思想。比如，一篇經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，具體經(jīng)驗(yàn)可以有好幾條，但這幾條經(jīng)驗(yàn)圍繞一個(gè)核心，共同表達(dá)某種觀點(diǎn)。 4.深刻。就是要求應(yīng)用文的主題不能停留在表面事實(shí)的羅列上，要從事實(shí)中歸納出觀點(diǎn)，提煉出思想。這當(dāng)然是對(duì)那些思想內(nèi)容比較復(fù)雜、篇幅較大的應(yīng)用文而言，如總結(jié)、調(diào)查報(bào)告、學(xué)術(shù)論文、可行性研究報(bào)告、市場(chǎng)預(yù)測(cè)及經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告等。此類應(yīng)用文的主題要做到深刻，要能反映某種規(guī)律性的問(wèn)題，幫助人們達(dá)到對(duì)某一客觀事物的深刻認(rèn)識(shí)。,總之，應(yīng)用文的主旨在表達(dá)上應(yīng)該采取直截了當(dāng)?shù)姆绞?，開(kāi)門見(jiàn)山、直奔主題。它要求單一、正確。意多則文亂，應(yīng)用文應(yīng)集中表述一個(gè)事件，圍繞一個(gè)主題，否則將不知所云。 （二）材料。應(yīng)用文材料是指寫(xiě)進(jìn)文章的事實(shí)、依據(jù)以及相關(guān)背景資料，它既不同于議論文中證明論點(diǎn)的論據(jù)，也不同于記敘文以及文學(xué)作品中的題材。猶如一幢建筑物，主旨是設(shè)計(jì)者的建筑理念和風(fēng)格，材料便是符合設(shè)計(jì)風(fēng)格的磚瓦水泥。 材料是構(gòu)成文章內(nèi)容，形成、支撐并表達(dá)主旨的各種事實(shí)與理論。善于從材料出發(fā)，注意讓材料說(shuō)話，才能言之有據(jù)，言之有物，寫(xiě)出內(nèi)容充實(shí)、豐富，有較強(qiáng)的說(shuō)服力的文章。 從材料本身的形態(tài)來(lái)看，事實(shí)與理論是材料的兩大類型。如果再作進(jìn)一步劃分，事實(shí)則有事件與情況、實(shí)物與現(xiàn)象等許多種，理論則有方針、政策、規(guī)定及概念、原理、學(xué)說(shuō)等等。從材料的來(lái)源來(lái)看，有第一手材料和第二手材料之分。不同類型的材料往往要通過(guò)不同的途徑獲取，觀察、實(shí)驗(yàn)和調(diào)查是在實(shí)踐中獲取事實(shí)材料的主要途徑，是得到寶貴的第一手資料的重要渠道。查閱文獻(xiàn)則能夠集中獲取理論材料，第二手材料主要由此或通過(guò)調(diào)查得到。材料真實(shí)是實(shí)用型文章的生命，而材料的真實(shí)又是使文章具有真實(shí)性的首要條件。有力是實(shí)用型文章的,材料所應(yīng)具備的另一個(gè)特點(diǎn)。有力首先是說(shuō)材料要能為主旨所統(tǒng)率，而不是游離于主旨之外，或同主旨相悖。其次要求所用材料為主旨的表達(dá)所必需，而不是可有可無(wú)。 材料是為體現(xiàn)主旨（應(yīng)用文章的中心思想）而準(zhǔn)備的，主旨必須依靠材料來(lái)說(shuō)明和支撐，兩者必須高度統(tǒng)一。 二、形式要素 形式要素是指結(jié)構(gòu)、語(yǔ)言、表達(dá)方式等要素。 （一）結(jié)構(gòu)。應(yīng)用文的結(jié)構(gòu)，是根據(jù)表達(dá)觀點(diǎn)的需要，對(duì)材料進(jìn)行處理安排。其作用就是將各個(gè)部分統(tǒng)一起來(lái)，把內(nèi)容和形式統(tǒng)一起來(lái)，使文章成為一個(gè)有機(jī)的整體，實(shí)現(xiàn)其實(shí)用的目的。 應(yīng)用文體常見(jiàn)的層次安排有總分式、并列式、遞進(jìn)式三種。 1.總分式：文章開(kāi)頭先對(duì)全文的內(nèi)容作簡(jiǎn)要概述，然后依次分別對(duì)其展開(kāi)敘述。總分式結(jié)構(gòu)可分為先總后分式和先分后總式?？偡质酵ǔ＿m用于篇幅較長(zhǎng)的應(yīng)用文，如調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析報(bào)告、科技論文等。 2.并列式：亦稱橫式結(jié)構(gòu)。文章中幾個(gè)層次之間的關(guān)系是平行的。這樣的結(jié)構(gòu)方式通常按空間或場(chǎng)面的轉(zhuǎn)換安排層次，,如綜合簡(jiǎn)報(bào)、通訊報(bào)道中的事件通訊，常把不同地區(qū)、不同部 門的動(dòng)態(tài)情況，按同一主題，采用并列結(jié)構(gòu)方式進(jìn)行綜合報(bào)道；按材料的性質(zhì)歸類安排層次，在計(jì)劃、規(guī)劃、合同等文體的寫(xiě) 作中，多采用此種類型。按中心論點(diǎn)的若干側(cè)面，提煉各個(gè)分 論點(diǎn)，從不同的角度共同論證論點(diǎn)，許多說(shuō)理性文體常用此種 方式。 3.遞進(jìn)式：也叫縱式結(jié)構(gòu)。文章是以時(shí)間為推移或從因到 果等邏輯關(guān)系逐層深入展開(kāi)的結(jié)構(gòu)形式，情況通報(bào)、事件通訊、經(jīng)濟(jì)訴狀等文體常用此種方式。 應(yīng)用文常用的開(kāi)頭方式： 原因目的式。交代寫(xiě)作動(dòng)機(jī)、緣由和目的，常用“為了” “為此”“因?yàn)椤薄坝捎凇薄拌b于” 等介詞作為文章開(kāi)端之語(yǔ)，公文中常用這種開(kāi)頭。 根據(jù)式。交代寫(xiě)作根據(jù)，增加文章的權(quán)威性，常用”根 據(jù)”“按照”“遵照”“經(jīng)決定”“經(jīng) 通過(guò)”等介詞組成的介詞短語(yǔ)作為文章開(kāi)端之語(yǔ)，在公文、規(guī) 章制度、計(jì)劃、調(diào)查報(bào)告中多用這種開(kāi)頭方式。 引述式。引述對(duì)方的來(lái)文或來(lái)函，作為擬寫(xiě)文章的依據(jù)，公文中的復(fù)函、批復(fù)常用此方法開(kāi)頭。,提問(wèn)式。用提問(wèn)方式將論述或敘述的問(wèn)題提出，讓讀者首先對(duì)全文要說(shuō)明的問(wèn)題心中有數(shù)，并引起對(duì)問(wèn)題的注意和思考，科技論文、調(diào)查報(bào)告、某些新聞?lì)愇恼碌瘸Ｓ么碎_(kāi)頭。 結(jié)論式。開(kāi)頭先提出結(jié)論性意見(jiàn)，下文再具體解釋、說(shuō)明、闡述。 概述式。將全文主要內(nèi)容在開(kāi)頭部分簡(jiǎn)要介紹出來(lái)，便于讀者了解文章的基本內(nèi)容，新聞、總結(jié)，調(diào)查報(bào)告、經(jīng)濟(jì)活動(dòng)分析常用此開(kāi)頭。 應(yīng)用文常見(jiàn)的結(jié)尾方式有： 總結(jié)式。運(yùn)用簡(jiǎn)潔明了的語(yǔ)言，概括全文內(nèi)容，或得出結(jié)論，進(jìn)一步加深讀者印象。 要求式。向受文者發(fā)出指示，提出要求和希望。 祈請(qǐng)式。請(qǐng)求有關(guān)部門的批準(zhǔn)、支持或協(xié)助。 號(hào)召式。發(fā)出希望和號(hào)召，指明方向，激勵(lì)讀者。 （二）語(yǔ)言。應(yīng)用文的語(yǔ)言，明顯不同于文學(xué)作品的語(yǔ)言。應(yīng)用文的語(yǔ)言強(qiáng)調(diào)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、樸實(shí)和莊重。 1.準(zhǔn)確，是指努力使語(yǔ)言的表達(dá)更加符合客觀實(shí)際，準(zhǔn)確無(wú)疑，確鑿無(wú)誤。事實(shí)、數(shù)字甚至細(xì)節(jié)都必須確實(shí)可靠；遣詞造句，要求語(yǔ)意明確，所敘述的概念，只能做單一的解釋，不,能讓人產(chǎn)生歧義，也不能讓人做出多種理解。正確地記載與傳遞信息是撰寫(xiě)應(yīng)用文的基本要求。遵循這一要求，應(yīng)用文的語(yǔ)言表述必須符合客觀實(shí)際，符合邏輯，既要概念準(zhǔn)確、恰當(dāng)，又要符合語(yǔ)法修辭的規(guī)范。 詞語(yǔ)的信息容量與信息的確定性成反比例，如果一個(gè)詞語(yǔ)的信息容量太大，就會(huì)使人們對(duì)詞語(yǔ)所含內(nèi)容認(rèn)識(shí)模糊，從而影響對(duì)文章的準(zhǔn)確理解，甚至因?yàn)橹饔^因素的不同而發(fā)生誤解，因此，在撰寫(xiě)公文和科技文章時(shí)，要避免使用詞義不確定的詞語(yǔ)，如“最近他表現(xiàn)不好”這句話，就難以給人以準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)。首先，“最近”是指什么時(shí)間?而“表現(xiàn)不好”又缺乏明確而具體的衡量標(biāo)準(zhǔn)。在公文和科技文章中表述事物狀態(tài)時(shí)，宜用含義單一、意義確定的數(shù)量詞、名詞、動(dòng)詞和代詞，盡量不用或少用副詞與形容詞。如：說(shuō)明一項(xiàng)工作任務(wù)已“基本完成”，不如說(shuō)“已完成80”更為確定，表述事件發(fā)生的時(shí)間，應(yīng)確切地寫(xiě)出“X時(shí)X分”，而不要寫(xiě)“太陽(yáng)已經(jīng)落山”或“時(shí)近黃昏”，因?yàn)楹笳邥?huì)使讀者對(duì)時(shí)間產(chǎn)生模糊認(rèn)識(shí)。在表述事物的性質(zhì)時(shí)，也應(yīng)選用詞義確定的詞匯，若因事物性質(zhì)復(fù)雜，無(wú)確切的詞語(yǔ)表示，就要增添附加詞語(yǔ)，作必要的修飾與限定，使概念得以明確。如中華人民共和國(guó)刑法第86條對(duì)于,“首要分子”的界定是“在犯罪集團(tuán)或聚眾犯罪中起組織、策劃、指揮作用的犯罪分子”?！笆滓肿印钡母拍?，經(jīng)如此說(shuō)明之后，就非常明確了，有利于在執(zhí)行時(shí)劃清政策界限。與此相反，如果使用詞義不確定的詞語(yǔ)，則無(wú)法準(zhǔn)確地反映客觀事物的本質(zhì)屬性、形態(tài)以及作者的意圖。 2.簡(jiǎn)明，即簡(jiǎn)潔明了，就是說(shuō)要浮詞凈盡，不枝不蔓，要求使用規(guī)范化書(shū)面語(yǔ)言的同時(shí)，應(yīng)用文的語(yǔ)言應(yīng)講求實(shí)用，不僅讓人準(zhǔn)確理解、掌握，還要惜墨如金，講究簡(jiǎn)潔明快，所謂“文約事豐”、“字字千鈞”。毛澤東就曾指出：報(bào)告文字，每次一千字左右為限，除特殊情況外，至多不超過(guò)兩千字。 3.樸實(shí)和莊重，應(yīng)用文是處理事務(wù)的工具，又是溝通信息的基本方式，因此，強(qiáng)調(diào)用語(yǔ)樸實(shí)和莊重。 樸實(shí)，即文風(fēng)樸實(shí)無(wú)華，語(yǔ)言實(shí)在，強(qiáng)調(diào)直接敘述，不追求華麗詞藻，也不搞形象描寫(xiě)，更不用含蓄、虛構(gòu)的寫(xiě)作技巧。莊重，指應(yīng)用文語(yǔ)言應(yīng)適應(yīng)不同文體的需要，說(shuō)話講究分寸、適度。這就要求應(yīng)用文使用通俗易懂而又規(guī)范化的語(yǔ)言，不拿腔作調(diào)，不濫用形容詞和堆砌詞語(yǔ)，力求樸實(shí)自然，質(zhì)樸無(wú)華。否則，就會(huì)沖淡主旨，不倫不類。例如，有一份通報(bào)是這樣敘述事故發(fā)生經(jīng)過(guò)的：,“當(dāng)起吊后，撬棍突然飛出，其速度非常之快，以至在場(chǎng)的人們一時(shí)弄不清去向。撬棍以迅雷不及掩耳之勢(shì)穿破南窗兩層玻璃，飛入室內(nèi)，先粉碎了第一張桌子上的煙灰缸，繼而砸碎了下面的玻璃磚。然后越過(guò)第二張桌子落到西窗下第三張桌子上。室內(nèi)的人被這突如其來(lái)的事件嚇得目瞪口呆，手足無(wú)措。所幸，此時(shí)三張桌子的主人都因事離開(kāi)，不在其位，未遭此難，否則，后果不堪設(shè)想，真是幸運(yùn)、幸甚！”這種描寫(xiě)用在應(yīng)用文體通報(bào)里，就不夠妥當(dāng)了，缺乏嚴(yán)肅性和科學(xué)性。 樸實(shí)和莊重，是說(shuō)寫(xiě)應(yīng)用文時(shí)，無(wú)論是敘述、說(shuō)理，還是議論、說(shuō)明，都要實(shí)事求是，樸實(shí)確切，嚴(yán)肅規(guī)范。這不僅是使用語(yǔ)言的要求，也是樹(shù)立良好文風(fēng)的途徑。 此外，應(yīng)用文寫(xiě)作還有一些常用的專用詞語(yǔ)和固定的介詞句式，在第二章公文寫(xiě)作中進(jìn)行介紹。 （三）表達(dá)方式。文章的表達(dá)方式有記敘、描寫(xiě)、抒情、說(shuō)明、議論五種，應(yīng)用文通常使用的是記敘、說(shuō)明和議論，抒情和描寫(xiě)除了在一些通訊報(bào)道、廣告語(yǔ)中使用外，其他應(yīng)用文基本不用或很少使用。 1.記敘,記敘也叫敘述，主要用來(lái)交代事物的基本情況，事件發(fā)生、發(fā)展與變化的過(guò)程，介紹人物的經(jīng)歷和事跡，說(shuō)明問(wèn)題的來(lái)龍去脈、原因與結(jié)果等。完整的敘述包括時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事件、原因、結(jié)果六要素。敘述是應(yīng)用文寫(xiě)作中最常用的表達(dá)方式，應(yīng)用文書(shū)對(duì)敘述的要求是：只注重對(duì)事件的整體勾畫(huà)，不要求細(xì)節(jié)的具體、內(nèi)容的詳盡。只敘述與表達(dá)主旨，說(shuō)明問(wèn)題有直接關(guān)聯(lián)的部分，或者只是綜合地、概括地?cái)⑹鋈舾扇嘶蚴碌墓餐c(diǎn)。 敘述的方式很多，有概敘、詳敘、順敘、倒敘、插敘、補(bǔ)敘等。敘述時(shí)以順敘為主，有時(shí)也可用倒敘和分?jǐn)?，一般不用插敘、平敘等方法。此外，敘述還要注意人稱的選擇。應(yīng)用文寫(xiě)作的敘述主要使用第一人稱和第三人稱。第一人稱是指作者以當(dāng)事人、見(jiàn)證人的身份進(jìn)行敘述，如我、我們、筆者、本局 (部門)等。第一人稱的敘述，常見(jiàn)于書(shū)信、報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃等。第三人稱的敘述是指作者在文章中以局外人的身份進(jìn)行敘述，如他(她)、他們等。第三人稱常見(jiàn)于通訊、報(bào)道、會(huì)議紀(jì)要等文體。 2.說(shuō)明,說(shuō)明，即闡述和解說(shuō)。在應(yīng)用文寫(xiě)作中，說(shuō)明往往在陳述或議論過(guò)程中出現(xiàn)，主要用于解說(shuō)事物的形態(tài)、構(gòu)造、性質(zhì)、特征、成因、關(guān)系、功用等。應(yīng)用文中的說(shuō)明方法主要有以下幾種： （1）定義說(shuō)明：定義說(shuō)明就是下定義，它用簡(jiǎn)練的語(yǔ)言對(duì) 某一事物的本質(zhì)屬性或某一概念的內(nèi)涵和外延作出確切的說(shuō)明。這種方法常用于科技說(shuō)明書(shū)、新產(chǎn)品介紹等。 例如： 現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典給“人”下的定義： “人是能制造工具并使用工具進(jìn)行勞動(dòng)的動(dòng)物?！?定義說(shuō)明揭示事物本質(zhì)，前面和后面的內(nèi)容可以互換。 （2）分類說(shuō)明：就是將被說(shuō)明的對(duì)象，按照一定的標(biāo)準(zhǔn) 劃分成不同的類型，根據(jù)其不同類別進(jìn)行分門別類說(shuō)明的方法。例如： 刺繡是我國(guó)的傳統(tǒng)技藝之一，我國(guó)的刺繡品種主要有：蘇州的蘇繡，湖南的湘繡，四川的蜀繡和廣東的粵繡等。 這段話用分類的方法對(duì)“刺繡的品種”進(jìn)行了說(shuō)明。 （3）舉例說(shuō)明：就是用具體事例來(lái)說(shuō)明事物特點(diǎn)、本質(zhì) 及其規(guī)律。所用事例必須有代表性、典型性，能體現(xiàn)事物的本質(zhì)特征，便于讀者理解和接受。例如：,地震是一種破壞性最慘烈的地質(zhì)災(zāi)害。例如，1976年我國(guó)發(fā)生的唐山大地震，整個(gè)城市的地面建筑基本被毀，數(shù)十萬(wàn)人死亡；1923年日本發(fā)生的東京大地震，也使整個(gè)東京市夷為平地，死傷人數(shù)難以統(tǒng)計(jì)。 這段話是列舉唐山大地震、東京大地震的例子，來(lái)說(shuō)明地震這一破壞性最慘烈的地質(zhì)災(zāi)害。 （4）引用說(shuō)明：就是引用有關(guān)文獻(xiàn)資料或作品片斷來(lái)說(shuō)明事理。它引用的是文獻(xiàn)或他人原話。例如蔡遠(yuǎn)福盛夏倍覺(jué)西瓜好一文的開(kāi)頭： 西瓜，這種夏令佳品，歷來(lái)為人們所喜愛(ài)。宋代范成大有詩(shī)曰：“碧曼凌霜臥軟沙，年來(lái)處處是西瓜?！鼻迦思o(jì)曉嵐贊美它道：“涼爭(zhēng)冰雪甜爭(zhēng)蜜，消得溫暾傾諸茶?！睋?jù)本草綱目記載：唐五代時(shí)期，有人從西北帶回瓜種。取名西瓜，表示來(lái)自西邊。從此全國(guó)各地都種，至今已1500多年的歷史。 這里引用了范成大與紀(jì)曉嵐的詩(shī)句與本草綱目的記載來(lái)說(shuō)明西瓜的特點(diǎn)與來(lái)歷，是恰當(dāng)?shù)摹?（5）比較說(shuō)明：就是把兩種或兩種以上的事物放在一起對(duì)照，以突出說(shuō)明對(duì)象的特質(zhì)、構(gòu)造等。,蘇州園林建筑布局不講究對(duì)稱，而我國(guó)古代宮殿和近代住房都講對(duì)稱，這可說(shuō)是蘇州園林建筑布局的一大特點(diǎn)。 這段話，把蘇州園林與古代宮殿及近代住房相比較，說(shuō)明了蘇州園林在建筑上的特點(diǎn)。 （6）數(shù)字說(shuō)明：就是用數(shù)字來(lái)說(shuō)明事物的特點(diǎn)、性質(zhì)等。這種定量描述的方法，能使行文表述大大簡(jiǎn)化，從而使立意更加清晰。例如： 中國(guó)是一個(gè)缺水較嚴(yán)重的國(guó)家。淡水資源總量為28 000億立方米，占全球水資源的6，但人均只有2 200立方米，僅為世界平均水平的1/4，美國(guó)的1/5，在世界上名列12l位，是全球13個(gè)人均水資源最貧乏的國(guó)家之一。 這段話用一系列數(shù)字說(shuō)明了我國(guó)是世界上人均水資源最貧乏的國(guó)家之一，從而呼吁人們節(jié)約用水。 （7）圖表說(shuō)明：就是用圖像或表格來(lái)說(shuō)明事物。表格能顯示事物的某種體系，圖像能輔助文字說(shuō)明并使之形象化，使行文大大簡(jiǎn)化。 例如： 北京有些高校的大學(xué)生，畢業(yè)后想去外國(guó)留學(xué)，有人對(duì)234名大學(xué)生進(jìn)行了調(diào)查，他們?nèi)サ膰?guó)別、人數(shù)、百分比如下表所示。,從中可以看出，大學(xué)生們最想去留學(xué)的地方是美國(guó)，其次是日本。 以上所述，是應(yīng)用文常用的說(shuō)明方法。在具體寫(xiě)作實(shí)踐中，要根據(jù)文種的需要選擇合適的方法加以運(yùn)用。 3.議論 議論，指對(duì)客觀事物進(jìn)行分析，作出評(píng)價(jià)或判斷，表明立場(chǎng)、觀點(diǎn)和態(tài)度。議論有“三要素”，即論點(diǎn)、論據(jù)和論證。議論要言之有理，以理服人，就必須做到論點(diǎn)正確，論據(jù)充分，論證嚴(yán)密。 論點(diǎn)是作者在實(shí)踐基礎(chǔ)上明確提出的對(duì)事物的觀點(diǎn)與見(jiàn),解。它是議論的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。論點(diǎn)的成立與否，需要論據(jù)來(lái)證明。 在應(yīng)用文中，論點(diǎn)可以在開(kāi)頭出現(xiàn)，開(kāi)宗明義，讓讀者先明確議論的中心；也可以在結(jié)尾點(diǎn)明，即開(kāi)頭提出問(wèn)題，然后分析問(wèn)題，最后得出結(jié)論，順理成章。 論據(jù)是證明論點(diǎn)的根據(jù)，也是議論的基礎(chǔ)。在應(yīng)用文中，論據(jù)有事實(shí)論據(jù)和理論論據(jù)兩種。事實(shí)論據(jù)包括作者調(diào)查研究得到的事實(shí)、文獻(xiàn)檢索獲得的事實(shí)、數(shù)據(jù)等；理論論據(jù)包括已被證實(shí)和公認(rèn)的原理、定律、結(jié)論和觀點(diǎn)等，在某些應(yīng)用文體中，也包括已被公布、實(shí)施的法律和法規(guī)。 論證是提示論點(diǎn)與論據(jù)之間的邏輯關(guān)系，也就是用論據(jù)證 明論點(diǎn)的過(guò)程和方法。論點(diǎn)和論據(jù)本是各自獨(dú)立存在的，只有 通過(guò)論證的過(guò)程，才能將兩者聯(lián)系起來(lái)，構(gòu)成一段完整的議論。 在應(yīng)用文寫(xiě)作中，議論是敘述和說(shuō)明的補(bǔ)充手段，處于從 屬地位，往往只是點(diǎn)到即止。 在實(shí)際寫(xiě)作中，論證經(jīng)常要使用下列方法： （1）例證法：運(yùn)用具體事例或統(tǒng)計(jì)數(shù)字作為論據(jù)證明論點(diǎn)的方法。例如：,勤出成果。馬克思寫(xiě)資本論，辛勤勞動(dòng)，艱苦奮斗了 40年，閱讀了數(shù)量驚人的書(shū)籍和刊物，其中做過(guò)筆記的就有1500種以上；我國(guó)歷史巨著史記的作者司馬遷，從20歲起就開(kāi)始漫游生活，足跡遍及黃河、長(zhǎng)江流域，匯集了大量的社 會(huì)素材和歷史素材，為史記的創(chuàng)作奠定了基礎(chǔ) 這里用了馬克思與司馬遷勤奮出成果的例子。 （2）引證法：引用名人名言、權(quán)威性的論述、科學(xué)上的公理和定律、生活中的道理以及國(guó)家公布的權(quán)威性統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等文字資料等作為論據(jù)證明論點(diǎn)的方法。例如： 要做出成績(jī)，就得不避辛勞，艱苦奮斗。馬克思說(shuō)得好：“在科學(xué)上面是沒(méi)有平坦的道路可走的，只有那些在崎嶇山路的攀登上不辭勞苦的人，才有希望達(dá)到光輝的頂點(diǎn)。” 在這段話里，論點(diǎn)是“要做出成績(jī)，就得不避辛勞，艱苦奮斗”，論證的方法是引用馬克思的論述。 （3）對(duì)比法：把兩個(gè)截然相反的事物或觀點(diǎn)進(jìn)行橫向?qū)Ρ?，辨明是非、?yōu)劣，或進(jìn)行過(guò)去與現(xiàn)在的縱向?qū)Ρ龋绺母镩_(kāi)放給普通老百姓的生活帶來(lái)巨大的變化。拿我自己的家庭來(lái)說(shuō)，改革前，全家最值錢的東西是一塊手表。為買這塊表，我省吃,儉用，整整“奮斗”了一年時(shí)間。而改革開(kāi)放后 的今天，我家不僅有了彩電、冰箱、電腦等高檔電器，而且有了小轎車。這在過(guò)去是做夢(mèng)也不敢想的事。 這段話使用的是縱向?qū)Ρ确?，論證改革前后老百姓生活發(fā)生的巨變。 （4）反證法：是從相反的角度分析問(wèn)題，假設(shè)一個(gè)與正面論點(diǎn)相反的觀點(diǎn)，并通過(guò)議論推翻該觀點(diǎn)，從而肯定正面論點(diǎn)的方法。例如： 打開(kāi)國(guó)門的做法是完全正確的。如果依然走閉關(guān)鎖國(guó)的老路，在國(guó)際上我們沒(méi)有任何朋友，我們連聯(lián)合國(guó)都進(jìn)入不了，更別說(shuō)經(jīng)濟(jì)上做到突飛猛進(jìn)了。 這段話中，正面論點(diǎn)是“必須打開(kāi)國(guó)門”，通過(guò)假設(shè)并推翻反面觀點(diǎn)“閉關(guān)鎖國(guó)”，從而論證了正面論點(diǎn)。 （5）喻證法：通過(guò)打比方講道理來(lái)證明論點(diǎn)的方法。例如： 調(diào)查就像“十月懷胎”，解決問(wèn)題就如“一朝分娩”。 （6）因果法：分析事物的前因后果，并以此證明論點(diǎn)的方法。可由因及果，也可由果溯因。例如：,我們系統(tǒng)內(nèi)的大多數(shù)老企業(yè)，多年來(lái)負(fù)擔(dān)很重，有的廠福利性開(kāi)支竟占年收入的20；有些老廠，離退休人員工資占全廠年收入的30以上，這些企業(yè)的虧損是體制造成的。有些企業(yè)沒(méi)有市場(chǎng)意識(shí)，產(chǎn)品幾年不變，質(zhì)量低劣，大量庫(kù)存積壓，造成投資無(wú)法回收，從根本上說(shuō)，這些企業(yè)的虧損也是體制造成的。因此我們要走出困境，就必須要深化體制的改革。 （7）歸謬法：把錯(cuò)誤的觀點(diǎn)進(jìn)行合乎邏輯的推理，引出其荒謬的結(jié)論，從而間接證明論點(diǎn)的方法。例如： 階級(jí)斗爭(zhēng)不是推動(dòng)歷史的唯一動(dòng)力，因?yàn)槿绻A級(jí)斗爭(zhēng)是推動(dòng)歷史的唯一動(dòng)力，那么蒸汽機(jī)就一定是階級(jí)斗爭(zhēng)的產(chǎn)物，科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步也一定是階級(jí)斗爭(zhēng)的產(chǎn)物，而人類的發(fā)展史證明，并不是這樣。 第三節(jié) 學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫(xiě)作的意義及方法 葉圣陶先生說(shuō)：“大學(xué)畢業(yè)不一定能寫(xiě)小說(shuō)詩(shī)歌，但是一定要寫(xiě)工作和學(xué)習(xí)中實(shí)際的文章，而且非寫(xiě)得既通順又扎實(shí)不可。”時(shí)隔數(shù)十年，在資訊高度發(fā)達(dá)，人們交際日益密切的,現(xiàn)代社會(huì)，應(yīng)用寫(xiě)作更是成了信息生產(chǎn)、儲(chǔ)蓄、傳遞、實(shí)現(xiàn)交往必不可少的重要工具。應(yīng)用寫(xiě)作這種突出的工具性質(zhì)，決定了不管什么專業(yè)的學(xué)生都要學(xué)好應(yīng)用文，寫(xiě)好應(yīng)用文。 一、學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫(xiě)作的意義 （一）提升素質(zhì)。聽(tīng)、說(shuō)、讀、寫(xiě)能力是現(xiàn)代人才應(yīng)該具備的四大基本素養(yǎng)，其中以寫(xiě)作能力最能檢測(cè)出一個(gè)人的綜合素質(zhì)，因此越來(lái)越多的用人單位將應(yīng)用寫(xiě)作作為接納人才的重要素質(zhì)之一。 （二）優(yōu)化知識(shí)。學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫(xiě)作，可以開(kāi)闊學(xué)生的視野、拓展學(xué)生的知識(shí)面，使同學(xué)們的知識(shí)能力結(jié)構(gòu)更合理，對(duì)將來(lái)的發(fā)展更有裨益。 （三）增添優(yōu)勢(shì)。學(xué)習(xí)應(yīng)用寫(xiě)作，可以提高學(xué)習(xí)者在言語(yǔ)交際、文字表達(dá)、遣詞造句、思維訓(xùn)練方面的能力，因而，在就業(yè)形勢(shì)日趨嚴(yán)峻的今天，同學(xué)們可以憑借其優(yōu)勢(shì)在求職、交際以及處理公私事務(wù)方面表現(xiàn)得更加出色。 二、學(xué)習(xí)應(yīng)用文寫(xiě)作的方法 （一）大量閱讀應(yīng)用文范文，積累感性認(rèn)識(shí)。 閱讀和借鑒范文是提高應(yīng)用寫(xiě)作能力的一條重要途徑。詩(shī)歌創(chuàng)作中有“熟讀唐詩(shī)三百首，不會(huì)作詩(shī)也會(huì)吟”之說(shuō)，其,實(shí)從事應(yīng)用寫(xiě)作學(xué)習(xí)，閱讀和借鑒的價(jià)值似乎比詩(shī)歌創(chuàng)作更直接、更明顯。比如，寫(xiě)一封求職信，多看幾篇例文，就可能會(huì)受到啟迪，增加對(duì)求職信寫(xiě)作的感性認(rèn)識(shí)，并從中悟出一些寫(xiě)作方法和要求，甚至在應(yīng)急時(shí)可以模仿與自身情況比較吻合的文本去寫(xiě)作。 當(dāng)然，在閱讀和借鑒范文的同時(shí)，還要善于總結(jié)，不能走馬觀光地看，而是要用“腦”去思考，范文為什么要這么寫(xiě)，這么寫(xiě)的優(yōu)點(diǎn)是什么，等等。這樣，讀得多了，思得多了，相關(guān)文體的文本印象就會(huì)鐫刻在腦海里，積累到一定階段，就會(huì)從量變轉(zhuǎn)入質(zhì)變，真正掌握這種文體的寫(xiě)作方法。 （二）學(xué)習(xí)應(yīng)用寫(xiě)作理論，掌握基本模式。 應(yīng)用寫(xiě)作包含的文種眾多，個(gè)體僅通過(guò)閱讀和借鑒范文來(lái) 學(xué)習(xí)應(yīng)用寫(xiě)作知識(shí)帶有很大的局限性。因?yàn)橐粋€(gè)人精力和時(shí)間 畢竟是有限的，不可能把所有應(yīng)用文的寫(xiě)作知識(shí)都通過(guò)對(duì)應(yīng)用 文范文的閱讀和借鑒去掌握。學(xué)習(xí)已有的、千百年來(lái)無(wú)數(shù)人長(zhǎng) 期實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的應(yīng)用寫(xiě)作理論知識(shí)，對(duì)于初學(xué)者而言，顯 得尤為必要和重要。因?yàn)?，這樣做可以幫助學(xué)習(xí)者少走一些彎 路。 同時(shí)，由于應(yīng)用寫(xiě)作自身的特殊性，使得應(yīng)用文逐漸形,成了一種約定俗成的或法定的基本模式。這些模式經(jīng)過(guò)人們的 反復(fù)實(shí)踐使用，也日趨規(guī)范和穩(wěn)定，并被總結(jié)出來(lái)供人們寫(xiě)作 時(shí)參考借鑒。因此，初學(xué)者在閱讀范文、學(xué)習(xí)理論的同時(shí)，還 要根據(jù)自己的實(shí)際情況，積極主動(dòng)地去掌握相關(guān)文體的寫(xiě)作模 式。 （三）堅(jiān)持多寫(xiě)多練，在實(shí)踐中提高。 葉圣陶說(shuō)：“要把寫(xiě)作的手腕訓(xùn)練到熟練，必須常常去寫(xiě)，規(guī)規(guī)矩矩去寫(xiě)?！保ㄈ~圣陶創(chuàng)作論，上海文藝出版社1982 年版，第125頁(yè)）提高寫(xiě)作能力，最根本的途徑，就是要堅(jiān)持多 寫(xiě)多練。這正如學(xué)游泳，站在岸邊看別人游一千次，看游泳指 導(dǎo)書(shū)一千冊(cè)，聽(tīng)游泳教練講一千遍，自己就是不下水，肯定是 學(xué)不會(huì)游泳的。應(yīng)用寫(xiě)作也是如此，僅僅閱讀應(yīng)用寫(xiě)作的范文，學(xué)習(xí)應(yīng)用寫(xiě)作的理論是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，關(guān)鍵是要多寫(xiě)多練。因此，在做到前兩點(diǎn)的基礎(chǔ)上，必須刻苦訓(xùn)練，持之以恒，才會(huì)熟能 生巧，得心應(yīng)手，真正掌握和不斷提高應(yīng)用寫(xiě)作的實(shí)際能力。 思考與練習(xí) 一、填空題 1. 應(yīng)用文對(duì)語(yǔ)言的基本要求是準(zhǔn)確 、 簡(jiǎn)明 、 樸實(shí) 和莊重。,2. 應(yīng)用文書(shū)常用的說(shuō)明方法有 定義說(shuō)明 、分類說(shuō)明 、 舉例說(shuō)明 、引用說(shuō)明 、 比較說(shuō)明 、數(shù)字說(shuō)明 、圖表說(shuō)明法 7種。 3. 應(yīng)用文書(shū)常用的論證方法有例證法 、引證法 、 對(duì)比法 、 反正法 、 因果法 、 喻證法 、 歸謬法 7種。 4、應(yīng)用文通常使用的表達(dá)方式 敘述 、 說(shuō)明 、 議論 。 5、“應(yīng)用文”這一名稱是 清劉熙載 在 藝概文概 中正式提出的。 6、我國(guó)最早的應(yīng)用文寫(xiě)作是隨 文字 的出現(xiàn)而產(chǎn)生的。 二、簡(jiǎn)答題 1、如何理解“應(yīng)用文”這一概念？,寫(xiě)作是以書(shū)面語(yǔ)言為工具，表達(dá)作者對(duì)客觀事物的認(rèn)識(shí)和感受的創(chuàng)造性勞動(dòng)。 應(yīng)用文寫(xiě)作是寫(xiě)作學(xué)科的一個(gè)分支，可以從內(nèi)容和形式兩個(gè)方面加以界定。從形式上講，應(yīng)用文是與文學(xué)作品相對(duì)應(yīng)的一種文體。人類的寫(xiě)作分為文學(xué)寫(xiě)作和應(yīng)用,寫(xiě)作，以欣賞為目的的寫(xiě)作稱為文學(xué)寫(xiě)作，已以實(shí)用為目的的寫(xiě)作稱為應(yīng)用寫(xiě)作。從內(nèi)容上看用文是國(guó)家機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體或個(gè)人在處理各項(xiàng)公務(wù)和日常事務(wù)中為解決實(shí)際問(wèn)題時(shí)所使用的具有慣用格式的實(shí)用性文章的總稱。 2、怎樣理解應(yīng)用文的實(shí)用性和真實(shí)性？,應(yīng)用文寫(xiě)作與文學(xué)創(chuàng)作的一個(gè)很大區(qū)別，就在于它有明確的實(shí)用性。文學(xué)創(chuàng)作能給讀者審美的享受，有認(rèn)識(shí)生活、陶冶情操的功能，但很難立即解決現(xiàn)實(shí)生活中的實(shí)際問(wèn)題。應(yīng)用文寫(xiě)作的目的不是為了審美，而是為了應(yīng)用，為了解決實(shí)際問(wèn)題。例如，寫(xiě)一則消息，就能達(dá)到傳遞消息的目的；寫(xiě)一份公文，就能發(fā)揮管理的職能。任何一篇應(yīng)用文都有特定的事由、明確的讀者對(duì)象和要解決的實(shí)際問(wèn)題，目的明確，針對(duì)性強(qiáng)，與實(shí)際生活、工作要求密切相關(guān)，具有實(shí)事求是地反映客觀事物、解決實(shí)際問(wèn)題的實(shí)用價(jià)值。 應(yīng)用文是用來(lái)解決現(xiàn)實(shí)生活中的實(shí)際問(wèn)題的，其政治觀點(diǎn)、思想認(rèn)識(shí)和事件的情況都必須是客觀存在的事實(shí)，不能有任何虛構(gòu)的東西。文章所涉及到的內(nèi)容，都必須是準(zhǔn)確可靠的，包,括人物、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、事實(shí)、數(shù)據(jù)等都要真實(shí)，文學(xué) 作品也強(qiáng)調(diào)真實(shí)，但是是藝術(shù)的真實(shí)，只要反映了社會(huì)生活的 本質(zhì)或本質(zhì)的某個(gè)方面，就可以說(shuō)是真實(shí)的，寫(xiě)作時(shí)可虛構(gòu)、 夸張。 3、應(yīng)用文主題的表達(dá)要注意哪些問(wèn)題？ 三、寫(xiě)作訓(xùn)練 就如何學(xué)好應(yīng)用文寫(xiě)作給任課老師寫(xiě)一封信，把你的愿望、要求、建議提出來(lái)，要求主題鮮明，要求具體，建議明確。字 數(shù)在600字以上。,應(yīng)用文的主題在表達(dá)上應(yīng)該采取直截了當(dāng)?shù)姆绞?，開(kāi)門見(jiàn)山、直奔主題。它要求正確、鮮明、集中、深刻。意多則文亂，應(yīng)用文應(yīng)集中表述一個(gè)事件，圍繞一個(gè)主題，否則將不知所云。應(yīng)用文的主題要單一、突出，即“一意貫底”，把文章的基本觀點(diǎn)集中、突出地表現(xiàn)出來(lái)，把中心思想寫(xiě)深寫(xiě)透。贊成什么，反對(duì)什么，肯定什么，否定什么，都要表述和交代得一清二楚，決不含糊其辭，模能兩可。,第一節(jié) 行政公文概述 一、行政公文的概念 公文屬于科學(xué)文章中的應(yīng)用文體。應(yīng)用文是非常龐大的文章類群。私人信件、留條一類的短文，都屬于應(yīng)用文。公文，全稱公務(wù)文書(shū)，是機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位等依法成立的社會(huì)組織用來(lái)辦理公務(wù)、有一定格式的應(yīng)用文。公文辦理公務(wù)，就是以文字的形式實(shí)施管理。 2000年8月24日發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法（以下簡(jiǎn)稱辦法）第二條給行政公文的定義：行政機(jī)關(guān)的公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 公務(wù)指國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織和團(tuán)體為辦理社會(huì)公共事務(wù)而進(jìn)行的有組織、有計(jì)劃的活動(dòng)。從事公務(wù)活動(dòng)，是法律賦予行政機(jī)關(guān)的權(quán)利。行政公文就是依法行政工作和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。 二、行政公文的特點(diǎn) （一） 公文的制發(fā)具有程序性。 在撰寫(xiě)和制發(fā)過(guò)程中，它要受公文處理程序的嚴(yán)格制約。如公文的制發(fā)，必須經(jīng)過(guò)起草、核稿、簽發(fā)等程序；對(duì)收文,第二章 行政公文,的辦理，一般就包括簽收、登記、分辦、批辦、承辦、催辦等程序。這一系列過(guò)程不是無(wú)序的，其目的是保證公文制發(fā)或辦理的質(zhì)量，以維護(hù)公文的法定效力和機(jī)關(guān)的權(quán)威性。 （二）公文格式具有規(guī)范性。 公文的格式，有慣用的格式和法定的格式兩種。慣用的格式，是約定俗成的，沒(méi)有嚴(yán)格的限制。如普通公文中計(jì)劃和總結(jié)的格式。法定的格式則是權(quán)威機(jī)關(guān)規(guī)定的，必須嚴(yán)格按照格式寫(xiě)作。法定公文中的行政公文和黨務(wù)公文，更由最高權(quán)力機(jī)關(guān)及有關(guān)部門通過(guò)法規(guī)性公文規(guī)定了嚴(yán)格的格式。還要進(jìn)一步說(shuō)明的是，公文格式同時(shí)又是程式，呈現(xiàn)出公文寫(xiě)作和辦理的程序性。 公文格式的規(guī)范性，是公文本質(zhì)特性的發(fā)展，是公文寫(xiě)作和辦理的需要。公務(wù)具有公眾性和同一性，對(duì)社會(huì)組織成員產(chǎn)生一致的認(rèn)可、制約和指揮，否則社會(huì)組織就不可能運(yùn)作。相應(yīng)地，反映和辦理公務(wù)的公文，也就形成了格式和程式，可提高公文寫(xiě)作和辦理的效率。完全可以預(yù)見(jiàn)，隨著時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)組織的進(jìn)步，公文的規(guī)范及格式會(huì)更加科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，以至于公文寫(xiě)作和辦理會(huì)有高度先進(jìn)的電腦軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)電子化和自動(dòng)化。,（三）公文由法定作者制發(fā)。 公文的法定作者指依法成立并能以自己的名義行使職權(quán)和擔(dān)負(fù)義務(wù)的機(jī)關(guān)或組織。撰寫(xiě)和制發(fā)公文不是個(gè)人所為，所體現(xiàn)的是機(jī)關(guān)或組織。一般科學(xué)文章的作者是個(gè)人或者是個(gè)人之間的自由結(jié)合，讀者一般是沒(méi)有限制或者是不可計(jì)量的。但是，公文的作者只能是法定的社會(huì)組織及其法人代表或者稱為第一領(lǐng)導(dǎo)人。有權(quán)利進(jìn)行公文寫(xiě)作的社會(huì)組織，必須依照法律在有關(guān)政府部門登記注冊(cè)。這一社會(huì)組織及其第一領(lǐng)導(dǎo)人，就成為公文的法定作者。至于動(dòng)筆起草公文初稿的人，如秘書(shū)，應(yīng)稱為起草人，不是法律意義上的作者。公文的讀者是特定的，在公文格式上有專門規(guī)定，即“主送機(jī)關(guān)”、“抄送機(jī)關(guān)”和“傳達(dá)（閱讀）范圍”。有一點(diǎn)要注意，有的告知性公文，如通告，指定的讀者應(yīng)包括發(fā)出公文的社會(huì)組織之外的社會(huì)群眾。 （四）法定權(quán)力的制約性。 公文只能由法定的作者制發(fā)，法定的作者即社會(huì)組織的機(jī)關(guān)及其部門都規(guī)定了隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍，其公文是這種隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍的反映。寫(xiě)作公文和辦理公文都有一定的規(guī)定性。也就是說(shuō)，對(duì)于作者和讀者，公文具有法規(guī)給予,社會(huì)組織職權(quán)所產(chǎn)生的制約性。制約性在不同的公文中有不同的情況。行政公文的命令，對(duì)于公文的接受者具有強(qiáng)制性。如果接受者不按命令辦理，就會(huì)受到法律的制裁；發(fā)出命令的政府機(jī)關(guān)有權(quán)依照法律規(guī)定，動(dòng)用軍隊(duì)或警察等進(jìn)行處罰。行政公文的決定，具有國(guó)家指揮性和約束力。行政公文的通知，具有規(guī)定性、指揮性和指導(dǎo)性。經(jīng)濟(jì)公文合同，依照中華人民共和國(guó)合同法對(duì)于締約各方具有確定的制約性，如獎(jiǎng)懲、期限等。普通公文的講話稿，對(duì)聽(tīng)眾具有領(lǐng)導(dǎo)者所擁有的指導(dǎo)性和指揮性。法規(guī)性公文如法律、規(guī)章，制約性更是不言而喻的。公文正因?yàn)橛兄萍s性，才能產(chǎn)生現(xiàn)實(shí)的管理作用。 三、行政公文的種類 （一）依照行文關(guān)系和行文方向的不同，可將公文分為上行文、下行文、平行文三種。 上行文是指具有隸屬關(guān)系的下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門呈報(bào)給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門的公文。下行文是具有隸屬關(guān)系的上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)主管部門發(fā)給下級(jí)機(jī)關(guān)或業(yè)務(wù)部門的公文。平行文是指同系統(tǒng)內(nèi)的平級(jí)機(jī)關(guān)或者不相隸屬的機(jī)關(guān)、部門之間來(lái)往的公文。,所謂隸屬關(guān)系，指上下級(jí)機(jī)關(guān)具有直接管理和被管理的關(guān)系。例如，福建省政府與泉州市政府就有隸屬關(guān)系，福建省政府與江西省政府所轄的南昌市政府就沒(méi)有隸屬關(guān)系。 （二）按照緊急程度可將公文分為緊急公文和普通公文兩大類。緊急公文又分為“特急”和“急件”兩種。 “特急”件應(yīng)在接到來(lái)文后1天內(nèi)辦理完畢，“急件”應(yīng)在3天內(nèi)辦理完畢，普通公文不作時(shí)間上的嚴(yán)格要求，但也要盡快辦理，以提高文件處理效率。 （三）按照有無(wú)保密要求、秘密等級(jí)可將公文分為無(wú)保密要求的普通文件和有保密要求的保密文件兩大類。保密文件又分為絕密文件、機(jī)密文件和秘密文件三類。 絕密文件指涉及黨和國(guó)家最核心機(jī)密的文書(shū)；機(jī)密文件指涉及黨和國(guó)家最重要機(jī)密的文書(shū)；秘密文件指涉及黨和國(guó)家最一般機(jī)密的文書(shū)。所有這些保密文件，一旦泄漏會(huì)使國(guó)家的安全和利益遭受損害，必須嚴(yán)肅對(duì)待，嚴(yán)格管理。 （四）按照具體職能的不同，可將公文分為法規(guī)性公文、指揮性公文、報(bào)請(qǐng)性公文、執(zhí)照性公文、聯(lián)系性公文、實(shí)錄性公文六大類。 （五）按適用范圍分，根據(jù)辦法規(guī)定，我國(guó)行政機(jī),關(guān)現(xiàn)行的公文有13種：命令、決定、公告、通告、通知、通報(bào)、議案、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函和會(huì)議紀(jì)要。 四、行政公文的行文規(guī)則 （一）下行文規(guī)則 1.政府各部門依據(jù)部門職權(quán)可以互相行文和向下一級(jí)政府的相關(guān)業(yè)務(wù)部門行文，除以函的形式商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、審批事項(xiàng)外，一般不得向下一級(jí)政府正式行文。 2.部門之間對(duì)有關(guān)問(wèn)題未經(jīng)協(xié)商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上級(jí)機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)責(zé)令糾正或撤銷。 3.上級(jí)機(jī)關(guān)向受雙重領(lǐng)導(dǎo)的下級(jí)機(jī)關(guān)行文，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)抄送其另一上級(jí)機(jī)關(guān)。 4.向下級(jí)機(jī)關(guān)或者本系統(tǒng)的重要行文，應(yīng)當(dāng)同時(shí)抄送直接上級(jí)機(jī)關(guān)。 （二）上行文規(guī)則 1.“請(qǐng)示”應(yīng)當(dāng)一文一事,一般只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)，需要同時(shí)送其他機(jī)關(guān)的，應(yīng)當(dāng)用抄送形式，但不得抄送其下級(jí)機(jī)關(guān)。 2.“報(bào)告”不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。 3.一般不得越級(jí)請(qǐng)示和報(bào)告。,4.除上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人直接交辦的事項(xiàng)外，不得以機(jī)關(guān)名義向上級(jí)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)人報(bào)送“請(qǐng)示”、“意見(jiàn)”和“報(bào)告”。 5.受雙重領(lǐng)導(dǎo)的機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)行文，應(yīng)當(dāng)寫(xiě)明主送機(jī)關(guān)和抄送機(jī)關(guān)。 （三）聯(lián)合行文規(guī)則 1.同級(jí)政府、同級(jí)政府各部門、上級(jí)政府部門與下一級(jí)政府可以聯(lián)合行文。 2.政府與同級(jí)黨委和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。 3.政府部門與相應(yīng)的黨組織和軍隊(duì)機(jī)關(guān)可以聯(lián)合行文。 4.政府部門與同級(jí)人民團(tuán)體和具有行政職能的事業(yè)單位也可以聯(lián)合行文。 （四）其他行文規(guī)則 1.屬于部門職權(quán)范圍的事務(wù)，應(yīng)當(dāng)由部門自行行文或聯(lián)合行文。聯(lián)合行文應(yīng)明確主辦部門。須經(jīng)政府審批的事項(xiàng)，經(jīng)政府同意也可以部門行文，文中應(yīng)注明經(jīng)政府同意。 2.屬于主管部門職權(quán)范圍內(nèi)的具體問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)直接報(bào)送主管部門處理。 五、行政公文的格式 （一）行政公文書(shū)面格式,按國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局1999年12月發(fā)布的國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式規(guī)定,組成公文的要素有眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁(yè)紅色線以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色線以下至主題詞之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱為版記。 1.眉首 眉首由公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人六個(gè)部分組成。 （1）公文份數(shù)序號(hào)。是指將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。一般用七位阿拉伯?dāng)?shù)字頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。在行政公文中，份號(hào)只適用于密級(jí)較高的或需要如數(shù)收回的公文。 （2）秘密等級(jí)和保密期限。秘密等級(jí)是指公文秘密程度的等級(jí)。國(guó)家規(guī)定保密文件，分為秘密、機(jī)密、絕密三級(jí)。保密期限是指公文保密的時(shí)間期限。 （3）緊急程度。是對(duì)公文送達(dá)和辦理的時(shí)間要求。緊急公文根據(jù)緊急程度分為“特急”、“急件”兩種