會計檔案管理制度精品.doc

。杭州娃哈哈集團有限公司管理制度WHH-CW-02-06-00會計檔案管理制度發(fā)布日期：20081127 實施日期：20081127杭州娃哈哈集團有限公司杭州娃哈哈集團有限公司會計檔案管理制度第一章 總則一、目的為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一和規(guī)范公司會計檔案管理，根據(jù)財政部和國家檔案局發(fā)布的會計檔案管理辦法、中華人民共和國檔案法，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于整個集團按規(guī)定應當建帳的各部、分公司會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理規(guī)定。 三、職責1、總經(jīng)辦檔案室和集團財務部共同負責會計檔案管理制度的制（修）訂，及會計檔案工作的指導、監(jiān)督和驗收。2、總經(jīng)辦檔案室負責杭州總部會計檔案的接收、庫房管理和借閱利用、銷毀組織等管理工作。3、集團財務部負責指導、監(jiān)督、規(guī)范下屬各財務機構會計檔案的組織、立卷、存放保管等工作，并進行檢查考核，保證會計檔案的完整性。4、各會計機構（財務部、財務科）按規(guī)定建立和移交會計檔案。第二章 管理規(guī)定一、會計檔案的內容會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映公司經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括：(一)會計憑證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產卡片，輔助賬簿，其他會計賬簿。(三)財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。(四)其他類：銀行存款余額調節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。二、會計檔案整理規(guī)則1、各類會計檔案代號及案卷號的填制會計檔案代號：P-會計憑證；Z-會計賬冊；B-會計報表；F增值稅發(fā)票抵扣聯(lián)（如銷售公司數(shù)量大則單獨編號，其它會計主體量少可并到Q類）；Q-出庫單、入庫單、領料單、其他。案卷號格式：識別碼代號年份順序號。識別碼為各會計主體的代碼，且是唯一的代碼，由集團財務部統(tǒng)一分配并通知。例如：2000年杭州娃哈哈飲料有限公司（該會計主體代碼為3151）會計檔案一共有7卷（冊），其中憑證有3冊，賬本有2冊，報表有1卷，其它有1卷，則編號依次是：3151-P-2000-1、3151-P-2000-2、3151-P-2000-3、3151-Z-2000-1、3151-Z-2000-2、3151-B-2000-1、3151-Q-2000-1。2、會計檔案的裝訂和卷盒封面的填制要求1)要求裝訂整齊，規(guī)范。無論憑證、報表每本不得超過200張，要求裝訂者在封面上蓋章或者簽字。2)檔案盒封面填制要求：內容欄內填寫盒內會計檔案的種類如：*公司會計憑證、總帳等，并填寫盒內會計檔案反映的時間和盒內卷數(shù)、保管期限。3) 檔案盒脊背寫法：脊背最上端加蓋會計主體名稱的藍色印章；全宗號和目錄號空白，由檔案室人員填寫；案卷號按照會計檔案編號規(guī)則編寫，如一盒里面有兩卷或兩卷以上的案卷，則所有案卷號都必須在此處注明。如果憑證等需要標明月度等便于查找的，一律填寫在案卷號下方的空白處。即盒內所有的內容都應該反映在卷盒表面。 3、會計檔案保管清冊、會計檔案保管期限1）會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起，分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各會計機構可視經(jīng)營需要適當延長保管期限，但不得低于規(guī)定的期限（具體參見附表一）。2）各會計主體每年形成的會計檔案，應當由會計機構（財務部或財務科）按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊（具體參見附表二）。會計保管清冊紙質材料一式兩份，一份由移交的會計機構永久保存，一份同會計檔案移交時一并交與檔案室。3）會計檔案應裝入國家統(tǒng)一的會計檔案盒內，檔案盒封面和背脊面按規(guī)范書寫清楚各項內容，以便于保管和利用查找。不同保管期限的會計檔案不得裝在同一盒內。三、會計檔案歸檔移交1、當年形成的會計檔案，在會計年度終了之后，可暫由本單位的財務部門保管一年，也可以第二年就移交，具體視保管條件和利用情況而定（杭州總部會計檔案統(tǒng)一移交集團檔案室保管，外地公司由財務科或檔案室統(tǒng)一保管）。同一會計年度產生的會計檔案要求一次性移交完整，不得分成幾次移交。2、各會計部門向檔案室移交會計檔案時，應編制會計檔案移交清單（具體參見附表三）一式兩份，并在移交前先向檔案室提供移交清單和保管清冊的電子文檔。檔案室審查電子表格信息（規(guī)范、完整）符合要求后再予通知接收會計檔案實物。3、檔案接收部門對移交的會計檔案案卷質量、手續(xù)嚴格把關，不符合要求的退回重新填寫整理，合格后再予辦理移交手續(xù)。并對照檔案保管清冊逐項核對無誤后，按會計檔案分類方法排列上架，辦理移交清單簽字手續(xù)，紙質移交清單、會計檔案保管清冊雙方各自保留一份，以備查考。四、會計檔案借閱1、本公司財務人員可以查閱與其工作有關的會計檔案，若工作需要須帶出檔案室，必須辦理借閱登記。借閱人要注意保持檔案整潔，嚴禁在材料上圈劃、涂改，不準折疊、拆換、抽出、增添和損壞檔案材料，不準交無關人員翻閱，不得泄露或擅自向外公布檔案內容。2、其他人員查閱會計檔案的，要講明查閱目的，并經(jīng)會計主管人員同意，方可借閱，但不得將會計檔案帶出檔案室，審計單位除外。五、會計檔案銷毀1、保管期滿的會計檔案，由總經(jīng)辦檔案室會同相應的會計機構提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內容。經(jīng)集團公司財務部、總經(jīng)辦會審，集團總經(jīng)理批準后予以銷毀。2、銷毀會計檔案時，應當由檔案室（外地辦公室）和財務部（科）門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，銷毀清冊存檔，并將監(jiān)銷情況報告檔案室和集團財務部備案。第三章 附表/圖1、會計檔案保管期限表2、會計檔案保管清冊3、會計檔案移交清單歸口管理部門：財務部、總經(jīng)辦檔案室制度相關部門：各部分公司修訂次數(shù)：0次發(fā)布日期：2008年11月27日實施日期：2008年11月27日表一：會計檔案保管期限表序號檔案名稱保管期限備 注一會計憑證類1原始憑證15年2記賬憑證15年3匯總憑證15年二會計賬簿類4總賬15年包括日記總賬5明細賬15年6日記賬15年現(xiàn)金和銀行存款日記賬保管25年7固定資產卡片固定資產報廢清理后保管5年8輔助賬簿15年三財務報告類9月、季財務報告（決算）3年包括文字分析10年度財務報告（決算）永久包括文字分析四其他類11會計移交清冊15年12會計檔案保管清冊永久13會計檔案銷毀清冊永久14銀行余額調節(jié)表5年15銀行對賬單5年表二：會計檔案保管清冊案卷號案卷名稱起止