Project_2010自學詳細教程.doc

第1章 Project 入門 第1章 Project入門 本章內容： 了解 Microsoft Office Project 2007 產品系列 了解優(yōu)秀的項目管理工具如何幫助完成任務 啟動 Project Standard 或 Project Professional，辨別 Project 窗口的主要組成部分 使用視圖以不同方式顯示項目計劃的詳細信息 使用報表打印項目計劃的詳細信息 創(chuàng)建項目計劃和輸入項目開始日期 設置項目的工作和非工作時間 輸入項目計劃屬性 項目管理是一門實踐豐富的藝術與科學。不論您正在參與項目管理，還是將要進行項目管理，閱讀本書都是一個絕佳的學習機會。 就其核心而言，項目管理是一種融合技能與工具的“工具箱”，有助于預測和控制組織工作的成果。除了項目，組織還有其他工作。項目(如電影項目)與持續(xù)業(yè)務(Ongoing Operation)(如工資單服務)截然不同，因為項目是臨時性的工作，產生唯一性的成果或最終結果。憑借優(yōu)秀的項目管理系統(tǒng)，您可以解決以下問題： 要取得項目的可交付成果，必須執(zhí)行什么任務，以何種順序執(zhí)行？ 應于何時執(zhí)行每一個任務？ 誰來完成這些任務？ 成本是多少？ 如果某些任務沒有按計劃完成，該怎么辦？ 對那些關心項目的人而言，交流項目詳情的最佳方式是什么？ 良好的項目管理并不能保證每個項目一定成功，但不良的項目管理卻會是失敗的成因之一。 在您的項目管理工具箱中，Microsoft Office Project 2007應是最常用的工具之一。本書會介紹如何使用 Project 建立項目計劃(包括任務和資源的分配)，如何使用 Project 中擴展的格式化特性來組織和格式化項目計劃的詳細信息，如何跟蹤實際工作與計劃是否吻合，以及當工作與計劃脫軌時如何采取補救措施。 如果是剛剛接觸項目管理，可以在此處暫停，先閱讀附錄 A，然后再繼續(xù)閱讀本章。這樣做不會占用多長時間，有助于恰當?shù)卦u估和組織自己的項目日程安排需求，進而利用Project 建立穩(wěn)固的計劃。 本書的大部分練習圍繞著一個虛構的電影公司 (Southridge Video and Film Productions)第部分 管理簡單項目 4 展開。您任職于電影公司的可能性不大，但您肯定看過電視廣告或電影。每個電視廣告或電影就是一個項目，事實上，有一些還是相當復雜的項目，涉及成百上千的資源但時間限制卻很嚴苛。Southridge Video 遇到的許多日程安排問題，您可能都會覺得似曾相識，如此一來，您可以將它們的解決方案應用于自己的日程安排需求。 本章會粗略瀏覽一下 Project 界面并介紹在 Project中創(chuàng)建新計劃的必要步驟。 本章沒有練習文件。 1.1 使用 Project 管理項目 世界上最好的管理工具也不能替代您自己的準確判斷。但是，工具可以也應該有助于您完成下列工作。 跟蹤您收集的與工作有關的所有信息：項目的工期、成本和資源需求。 以標準、美觀的格式形象具體地呈現(xiàn)項目計劃。 一致而高效地安排任務和資源。 與其他 Microsoft Office 系統(tǒng)應用程序交換項目信息； 作為項目經理的您在保持對項目的最終控制權的同時，又能與資源和其他項目干系人交流。 使用外觀和操作類似桌面程序的應用來管理項目。 Microsoft Office Project 2007系列包括的產品眾多，具體有以下幾種。 Microsoft Office Project Standard 2007 用于項目管理的基于 Windows的桌面應用程序。此版本為單一項目管理人員設計，并且不能與 Project Server交互。 Microsoft Office Project Professional 2007 基于 Windows的桌面應用程序，包括 Standard 版的完整特性集，還有使用 Project Server 時需要的項目團隊計劃和通信功能。Project Professional 加上 Project Server 是 Microsoft 的企業(yè)項目管理( Enterprise Project Management，EPM)產品的代表。 Microsoft Office Project Server 2007 基于內聯(lián)網的解決方案。結合 Project Professional使用時支持企業(yè)級的項目合作、時間表報表和狀態(tài)報表。 Microsoft Office Project Web Access 2007 使用 Project Server 時所用的基于Internet Explorer的界面。 Microsoft Office Project Portfolio Server 2007 組合(Portfolio)管理解決方案。 提示 如需了解 Project 2007 的新特性以及 Standard 版本和 Professional 版本之間的區(qū)別，請查詢微軟的 Office Online 網站中的 Project 區(qū)域：先進入網站，然后瀏覽至 Project 頁?；谄髽I(yè)項目管理的 Project Server的產品組成列表參見本書 20.1 節(jié)。 本書的大部分章節(jié)著重講述 Project Standard 版本的特性集，Project Standard 版本是入門級的桌面項目管理工具。第部分介紹 Project Professional 版本和 Project Server 中可用的 EPM 特性。本書介紹的 Project Standard 版本的所有內容同樣適用于 Project Professional第1章 Project入門 5版本，所以學習本書第部分至第部分時可選用任一版本(本書的大部分截圖均使用Project Professional 版本完成譯者注)。如果您有 Project Professional 并可訪問 Project Server，就可仔細研讀第部分介紹的特性。否則，可以粗略瀏覽第部分內容以確定您或您的公司是否應使用 Project Professional版本和 Project Server。 日程安排引擎的功能 大部分項目并沒有使用真正的日程安排工具(如 Project)來管理，但它們應該使用。工作中常見到的有：用電子表格程序(如 Microsoft Office Excel)做出的任務和資源列表，或用繪圖程序(如 Visio)做出的格式優(yōu)美的甘特圖。Project 優(yōu)于以上程序的一大特點就是它包括日程安排引擎它是計算核心，可以處理諸如連鎖反應之類的問題。例如，當由 100 個任務組成的工作序列中的任務 1 的工期發(fā)生改變，日程安排引擎便會做出相應調整。計算任務的開始和結束日期時，日程安排引擎還可以考慮非工作時間(如周末)。諸如 Excel 和 Visio 之類的應用程序在項目管理工具箱中占有一席之地，但您需要日程安排引擎(如 Project)來獲得真正的成功。 1.2 啟動 Project Standard 重要提示 如果使用的是 Microsoft Office Project Standard版本，請按照本節(jié)步驟操作。如果使用的是 Microsoft Office Project Professional版本，跳過本節(jié)，參考 1.3節(jié)。如果不能確定使用的 Project 版本，有一種簡單的方法可以解決：啟動 Project后，查找“協(xié)作”菜單，它位于“報表”和“窗口”菜單之間。如果有此菜單，就表明版本為 Project Professional；如果沒有，則表明版本為 Project Standard。也可在啟動 Project 后，單擊“幫助”菜單中的“關于 Microsoft Office Project”，隨后出現(xiàn)的對話框會提示您使用的是何種版本。 在此練習中，將啟動 Project Standard 版本，基于模板(包含一些初始數(shù)據，可作為創(chuàng)建新項目計劃的起點)創(chuàng)建文件，查看默認 Project 界面的主要區(qū)域。 (1) 在 Windows任務欄上，單擊“開始”按鈕，顯示“開始”菜單。 (2) 在“開始”菜單上，指向“所有程序”，單擊 Microsoft Office，然后單擊Microsoft Office Project 2007。 Project Standard 顯示，如圖 1.1 所示。 提示 在 Project 工具欄中，并不是每一個工具欄的所有按鈕都會顯示，這要根據對計算機屏幕分辨率的設置以及最常用的工具欄按鈕而定。如果本書提及的按鈕沒有顯示在工具欄中，單擊工具欄上“工具欄選項”下拉箭頭，即可顯示可用的其他按鈕。 如果使用過其他 Office 應用程序或正在更新舊版本的 Project，您會對 Project 窗口的主要界面元素很熟悉。下面簡單介紹一下。 第部分 管理簡單項目 6 主菜單欄和快捷菜單提供 Project 指令。 工具欄提供對常見任務的快速訪問，大多數(shù)工具欄按鈕對應于某一菜單欄命令。彈出的屏幕提示會描述您指向的工具欄按鈕。Project 會根據您使用特定工具欄按鈕的頻率來為您定制工具欄。最常用的按鈕會在工具欄上顯示，而較少使用的按鈕則暫時隱藏。 圖1.1 Project Standard界面 項目計劃窗口包含活動的項目計劃(我們將 Project 要處理的文件類型稱為項目計劃，而不是文件或進度表)的視圖，活動視圖的名稱會顯示在視圖左邊緣上，此例中為“甘特圖”視圖。 “鍵入需要幫助的問題”框用于快速查找在 Project 中執(zhí)行常見操作的命令。只需輸入問題，按 Enter 鍵即可。本書會給出一些建議性的問題供您在框中輸入，以獲得某特定特性的詳細信息。如果您的計算機連接到因特網，搜索查詢會訪問 Office Online(微軟網站的一部分)，顯示的結果會反映微軟提供的最新內容。如果計算機沒有連接到因特網，搜索結果會局限于 Project的幫助內容。 接下來會查看 Project 中包含的模板，并根據其中之一創(chuàng)建項目計劃。 (3) 在“文件”菜單中單擊“新建”，此時會顯示“新建項目”窗格。 (4) 在“新建項目”窗格中，在“模板”下單擊“計算機上的模板”，顯示“模板”對話框。 (5) 單擊“項目模板”標簽，屏幕如圖 1.2 所示。 (6) 單擊“開辦新業(yè)務”(可能需要向下滾動項目模板列表才能看到)，然后單擊 “確定”。 第1章 Project入門 7提示 模板可能此時沒有安裝，這要根據您在計算機上安裝 Project 的過程而定?！笆状伟惭b使用”設置是安裝選項之一，用于確定 Project 中包括的可選元素。如果以前從未見過 Project 中包含的模板，可以花一些時間瀏覽一下。您可能會找到一個模板與某個將要進行的項目吻合，而您正想為這個項目開發(fā)完整計劃。以預定義的模板為起點可以節(jié)約不少精力。 圖1.2 項目模板 Project 根據“開辦新業(yè)務”模板創(chuàng)建項目計劃并關閉“新建項目”窗格。屏幕應與圖1.3 相似(此為英文版 Standard 版本的截圖 譯者注)。 第部分 管理簡單項目 8 圖1.3 “開辦新業(yè)務”模板 本章接下來的幾個練習中，將使用模板所提供的樣本數(shù)據來標識 Project 界面的幾個主要組成部分。 第1章 Project入門 9 值得一看的項目向導 Project 包含類似向導的界面，可以利用它創(chuàng)建精細的項目計劃，此幫助程序稱為項目向導?？梢允褂庙椖肯驅?zhí)行許多與任務、資源和分配有關的常見操作。 在 Project 2007 中，項目向導默認是關閉的，顯示方法有兩種：單擊“視圖”菜單中的“啟用項目向導”；或者單擊“工具”菜單中的“選項”，在“界面”選項卡中，勾選“顯示項目向導”復選框。照此操作后，“項目向導”會顯示在 Project 窗口的左窗格中，如圖 1.4 所示(此為英文版 Standard 版本的截圖 譯者注)。 圖1.4 項目向導位于Project 窗口的左窗格 項目向導包含指令、定義和命令，它們不僅可以使常用操作一目了然，還可以改變視圖和 Project 中的其他設置來幫助您完成所選操作?？梢酝ㄟ^項目向導工具欄來查看項目向導中的所有操作。此工具欄分為 Project 中最常見的 4 個子區(qū)：任務、資源、跟蹤和報表。 1.3 啟動 Project Professional 重要提示 如果使用的是 Microsoft Office Project Professional 版本，請按照本節(jié)步驟操作。如果使用的是 Microsoft Office Project Standard 版本，跳過本節(jié)，參考 1.2第部分 管理簡單項目 10 節(jié)。如果不能確定使用的 Project 版本，有一種簡單的方法可以解決：啟動Project 后，查找“協(xié)作”菜單，它位于“報表”和“窗口”菜單之間。如果有此菜單，表明版本為 Project Professional；如果沒有，則為 Project Standard。也可在啟動Project 后，單擊“幫助”菜單中的“關于 Microsoft Office Project”，出現(xiàn)的對話框會提示您使用的是何種版本。 在此練習中，將啟動 Project Professional，基于模板(包含一些初始數(shù)據，可作為新建項目計劃的起點)創(chuàng)建文件，查看默認 Project 界面的主要區(qū)域。如果使用 Project Professional 連接到 Project Server，還要進行一次性的設置，指定 Project Professional 的啟動方式，以便使用本書的練習文件時不致影響 Project Server。 (1) 在 Windows任務欄上，單擊“開始”按鈕，顯示“開始”菜單。 (2) 在“開始”菜單上，指向“所有程序”，單擊 Microsoft Office，然后單擊Microsoft Office Project 2007。 根據您在 Project Professional 中設置的企業(yè)選項的不同，可能會被提示登錄或選擇一個 Project Server賬戶。如出現(xiàn)提示，請完成步驟(3)，否則跳至步驟(4)。 (3) 如果“登錄”對話框(圖 1.5)顯示，在“配置文件”框中選擇“計算機”，然后單擊“確定”。 圖1.5 “登錄”對話框 選擇此選項會將 Project Professional 設置為獨立于 Project Server 工作，并有助于確保本章使用的練習文件數(shù)據不會無意中發(fā)布到 Project Server。 (4) 單擊“工具”|“企業(yè)選項”|“Microsoft Office Project Server 賬戶”，顯示“Project Server賬戶” 對話框。如圖 1.6 所示。 第1章 Project入門 11圖1.6 “Project Server賬戶” 對話框 (5) 注意當前賬戶值： 如果當前賬戶值不是“計算機”，單擊“手動控制連接狀態(tài)”，單擊“確定”，然后完成步驟(6)； 如果當前賬戶值是“計算機”，單擊“取消”，然后跳過步驟(6)。 選擇“手動控制連接狀態(tài)”會導致啟動 Project Professional 時提示用戶選擇要使用的賬戶，這有助于確保本章使用的練習文件數(shù)據不會無意中發(fā)布至 Project Server。 (6) 關閉并重啟 Project Professional。如果提示選擇配置文件，單擊“計算機”，然后單擊“確定”。此時顯示 Project Professional，如圖 1.7 所示。 搜幫助信息的文本框 只有 Project Professional 才有“ 協(xié)作” 菜單 項目計劃窗口 菜單欄 工具欄 圖1.7 Project Professional 主界面 提示 在 Project 工具欄中，并不是每一個工具欄的所有按鈕都會顯示，這要依您對計算機屏幕分辨率的設置以及您最常使用的工具欄按鈕而定。如果本書提及的按鈕沒有顯示在工具欄中，單擊工具欄上“工具欄選項”下拉箭頭，顯示可用的其他按鈕。 第部分 管理簡單項目 12 如果您使用過其他 Office 應用程序或正在更新舊版本的 Project，您會對 Project窗口的主要界面元素很熟悉。下面簡單介紹一下。 主菜單欄和快捷菜單提供 Project 指令。 工具欄提供對常見任務的快速訪問，大多數(shù)工具欄按鈕對應于某一菜單欄命令。彈出的屏幕提示會描述您指向的工具欄按鈕。Project 會根據您使用特定工具欄按鈕的頻率來為您定制工具欄。最常用的按鈕會在工具欄上顯示，而較少使用的按鈕則暫時隱藏。 項目計劃窗口包含活動的項目計劃(我們將 Project 要處理的文件類型稱為項目計劃，而不是文件或進度表)的視圖，活動視圖的名稱會顯示在視圖左邊緣上，此例中為“甘特圖”視圖。 “鍵入需要幫助的問題”框用于快速查找在 Project 中執(zhí)行常見操作的命令。只需輸入問題，按 Enter 鍵即可。本書會給出一些建議性的問題供您在框中輸入，以獲得某特定特性的詳細信息。如果您的計算機連接到因特網，搜索查詢會訪問 Office Online(微軟網站的一部分)，顯示的結果會反映微軟提供的最新內容。如果計算機沒有連接到因特網，搜索結果會局限于 Project 的幫助內容。 接下來會查看 Project 中包含的模板，并根據其中之一創(chuàng)建項目計劃。 (7) 單擊“文件”菜單中的“新建”，此時會顯示“新建項目”窗格。 (8) 在“新建項目”窗格中，在“模板”下單擊“計算機上的模板”，顯示“模板”對話框。 (9) 單擊“項目模板”標簽，屏幕如圖 1.8 所示。 連接到 ProjectServer 時，會顯示另一個選項卡“ 企業(yè)模板” 圖1.8 “模板”對話框 (10) 單擊“開辦新業(yè)務”(可以需要向下滾動項目模板列表才能看到)，然后單擊 “確定”。 提示 模板可能此時沒有安裝，這要根據您在計算機上安裝 Project 的過程而定?！笆状伟惭b使用”設置是安裝選項之一，用于確定 Project 中包括的可選元素。如果您以前從第1章 Project入門 13未見過 Project 中包含的模板，可以花一些時間瀏覽一下。您可能會找到一個模板與某個將要進行的項目吻合，而您正想為這個項目開發(fā)完整計劃。以預定義的模板為起點可以省去不少精力。 Project 根據“開辦新業(yè)務”模板創(chuàng)建項目計劃并關閉“新建項目”窗格。屏幕應與圖1.9 相似。 圖1.9 “開辦新業(yè)務”模板 有本章后續(xù)的幾個練習中，將使用模板提供的樣本數(shù)據來標識 Project 界面的主要組成部分。 第部分 管理簡單項目 14 值得一看的項目向導 Project 包含類似向導的界面，可以利用它創(chuàng)建精細的項目計劃，此幫助程序稱為項目向導?？梢允褂庙椖肯驅?zhí)行許多與任務、資源和分配有關的常見操作。 在 Project 2007 中，項目向導默認是關閉的，顯示方法有兩種：單擊“視圖”菜單中的“啟用項目向導”；或者單擊“工具”菜單中的“選項”，在“界面”選項卡中，勾選“顯示項目向導”復選框。照此操作后，“項目向導”會顯示在 Project 窗口的左窗格中，如圖 1.10 所示。 項目向導包含指令、定義和命令，它們不僅可以使常用操作一目了然，還可以改變視圖和 Project 中的其他設置來幫助您完成所選操作?？梢酝ㄟ^項目向導工具欄來查看項目向導中的所有操作。此工具欄分為 Project 中最常見的 4 個子區(qū)：任務、資源、跟蹤和報表。 第1章 Project入門 15 Project 向導窗格 Project 向導工具欄 圖1.10 項目向導位于Project窗口的左窗格 1.4 視圖 Project 中的工作區(qū)稱為視圖。Project 包含若干視圖，但通常一次只使用一個(有時是兩個)視圖。使用視圖輸入、編輯、分析和顯示項目信息。默認視圖(Project 啟動時所見)是“甘特圖”視圖，如圖 1.11 所示。 通常，視圖著重顯示任務或資源的詳細信息。例如，“甘特圖”視圖在視圖左側以表格形式列出了任務的詳細信息，而在視圖右側將每個任務圖形化，以條形表示在圖中?！案侍貓D”視圖是顯示項目計劃的常用方式，特別是要將項目計劃呈送他人審閱時。它對于輸入和細化任務詳細信息及分析項目是有利的。 在此練習中，將以“甘特圖”視圖啟動 Project，然后切換到突出項目計劃不同部分的其他視圖。最后，學習復合視圖，以便更容易聚焦于特定的項目詳細信息。 (1) 單擊“視圖”菜單中的“資源工作表”。此時，“資源工作表”視圖代替“甘特圖”視圖，如圖 1.12 所示。 第部分 管理簡單項目 16 活動視圖名稱 表 視圖的圖部分 圖1.11 “甘特圖”視圖 圖1.12 “資源工作表”視圖 第1章 Project入門 17 “資源工作表”視圖以行列格式(稱為表)顯示資源的詳細信息，一行顯示一個資源。此視圖是工作表視圖的一種。另一種工作表視圖稱為任務工作表視圖，用于列出任務的詳細信息。注意，“資源工作表”視圖并沒有告訴您資源所分配到的任務的任何信息。如想查看此類信息，需要切換到不同視圖。 (2) 單擊“視圖”菜單中的“資源使用狀況”，此時，“資源使用狀況”視圖代替“資源工作表”視圖。 此使用狀況視圖將每一個資源所分配到的任務組織在一起。另一種使用狀況視圖是“任務分配狀況”視圖，其用途與前一種視圖相反，用于顯示分配到每一個任務的所有資源。使用狀況視圖也可以將每一個資源的工時分配以不同時間刻度顯示，如每天或每周。 (3) 單擊“視圖”菜單中的“任務分配狀況”。此時，“任務分配狀況”視圖代替“資源使用狀況”視圖。 (4) 在視圖左側的表部分，單擊“定義業(yè)務構想”(第三個任務的名稱)。 (5) 在“標準”工具欄上，單擊“滾動到任務”按鈕。 視圖的時間刻度一側可滾動顯示每一任務的工時值，如圖 1.13 所示。 時間刻 圖1.13 單擊“滾動到任務”后的“任務分配狀況”視圖 第部分 管理簡單項目 18 使用狀況視圖是用于查看項目詳細信息的相當復雜的方式，下面將切換到更簡單的視圖。 (6) 單擊“視圖”菜單中的“日歷”，顯示“日歷”視圖，如圖 1.14 所示。 圖1.14 “日歷”視圖 這種簡單的月或周的概略視圖沒有前一視圖中的表結構、時間刻度或圖元素。任務條會顯示在它們各自被排定的起始日期中，如果任務的工期長于一天，條會延展跨越數(shù)日。 項目管理中的另一常用視圖是網絡圖。 (7) 單擊“視圖”菜單中的“網絡圖”，顯示“網絡圖”視圖，如圖 1.15 所示。使用滾動條查看“網絡圖”視圖的不同部分。 此視圖重點強調任務關系?！熬W絡圖”視圖中的每個框或節(jié)點顯示某個任務的詳細信息，框之間的線表示任務間的關系。和“日歷”視圖一樣，“網絡圖”視圖沒有表結構，整個視圖就是一個圖。 在本練習的結尾將介紹一下復合視圖。復合視圖將項目計劃窗口拆分為兩個窗格，每個窗格包含不同視圖。此時的視圖是合成視圖，因此選擇一個視圖中的任務或資源會導致另一視圖顯示所選任務或資源的詳細信息。 (8) 單擊“視圖”菜單中的“其他視圖”，顯示“其他視圖”對話框。此對話框列出了 Project 中所有預定義的可用視圖。 (9) 在“視圖”框中，單擊“任務數(shù)據編輯”，然后單擊“應用”，顯示“任務數(shù)據編輯”視圖，如圖 1.16所示。 第1章 Project入門 19 圖1.15 “網絡圖”視圖 “ 甘特圖” 視圖在上窗格中 拖動分隔條可改變兩個窗格的大小 “ 任務窗體” 視圖在下窗格中 圖1.16 “任務數(shù)據編輯”視圖 第部分 管理簡單項目 20 此視圖是預定義的拆分屏幕或復合視圖，“甘特圖”在上窗格中，“任務窗體”在下窗格中。窗體是本章介紹的最后一個視圖元素。窗體用于顯示所選任務或資源的詳細信息，類似于對話框?？梢栽诖绑w中輸入，修改或審閱這些詳細信息。 (10) 如果“甘特圖”部分選擇的不是任務 3，即“定義業(yè)務構想”，請單擊此任務 名稱。 任務 3 的詳細信息顯示在視圖的“任務窗體”部分中。 (11) 在“甘特圖”部分中，單擊任務 4 的名稱，即“確定可供使用的技能、信息和 支持”。 任務 4 的詳細信息顯示在任務窗體中。 提示 除了使用預定義的復合視圖，還可以自行選擇顯示兩個視圖，方法是單擊“窗口”菜單中的“拆分”。Project 窗口被拆分為兩個窗格后，單擊上窗格或下窗格，然后選擇想要顯示的視圖。如要返回單一視圖，單擊“窗口”菜單中的“取消拆分” 即可。 重要的是要理解，在所有上述視圖和 Project 的所有其他視圖中，所看到的只是一個項目計劃同一詳細信息集的不同方面。一個單一的項目計劃可能包含許多數(shù)據，以至于無法一次顯示完全。使用視圖可以幫助您只關注特定的詳細信息。 下面將介紹更多視圖，進一步關注最密切相關的項目信息。 1.5 報表 項目包含兩種類型的報表：表格報表用于打印；可視報表用于將 Project 數(shù)據輸出到Excel 和 Visio?？梢晥蟊硎褂?Project中的 Excel和 Visio 模板來生成設計美觀的圖表。 可以直接將數(shù)據輸入報表。Project 包括數(shù)個預定義的任務和資源報表，可以使用它們來獲得想要的信息。 在下面的練習中，將在“打印預覽”窗口中查看一個報表，然后生成一個可視報表。 (1) 單擊“報表”菜單中的“報表”，顯示“報表”對話框，其中顯示 Project 中可用的 6 大報表種類，如圖 1.17 所示。 圖1.17 “報表”對話框 第1章 Project入門 21(2) 單擊“自定義”，然后單擊“選定”按鈕?！白远x報表”對話框顯示，列出了Project 中所有預定義的報表和所有已加入的自定義報表。 (3) 在“報表”列表中，單擊“資源(工時)”，然后單擊“預覽”按鈕。Project 在“打印預覽”窗口中顯示“資源(工時)”報表，如圖 1.18 所示。 圖1.18 預覽“資源(工時)”報表 此報表為項目計劃中可用資源的完整列表，類似于“資源工作表”視圖中所見。如想放大觀看，可移動鼠標指針(形如放大鏡)到報表的特定部位，然后單擊。再次單擊則返回全頁預覽。 (4) 在“打印預覽”工具欄上單擊“關閉”按鈕。 “打印預覽”窗口關閉，“自定義報表”對話框再次顯示。 (5) 在“自定義報表”對話框中，單擊“關閉”，然后再次單擊“關閉”，關閉“報表”對話框。 接下來創(chuàng)建一個可視報表以便仔細查看總的資源工作量及其在項目生命周期中的可用性。此練習要求計算機上安裝有 Microsoft Office Excel 2003或更高版本，如果沒有，請?zhí)敛襟E(11)。 (6) 單擊“報表”菜單中的“可視報表”，顯示可視報表對話框，其中列出了 Project中所有預定義的可視報表，如圖 1.19 所示。 第部分 管理簡單項目 22 圖1.19 可視報表對話框 對于每一個可用報表而言，Project 都會將數(shù)據輸出到 Excel 或 Visio，然后在上述任一程序中生成圖表。 (7) 在“顯示以下應用程序中創(chuàng)建的報表模板”選項區(qū)中，確保選中 Microsoft Office Excel，并且“全部”選項卡處于可見狀態(tài)。 (8) 單擊“資源剩余工時報表”，然后單擊“視圖”。 Excel 啟動，Project 將資源數(shù)據輸出到 Excel(此過程可能會花一點時間)，如圖1.20 所示。 “圖表 1”工作表中包含了每個資源實際和剩余工時的多層線條圖表。也可以通過“資源摘要”工作表查看圖表反映的數(shù)據。因為圖表是基于 Excel 的數(shù)據透視表的(“資源摘要”工作表中可見)，所以可調整數(shù)據和相應的圖表。 (9) 關閉 Excel 并且不保存可視報表。 提示 Project 用戶在將特定格式的特定信息引入自定義視圖時常會遇到許多問題。在自定義之前，請查看預定義的視圖(對于聯(lián)機工作或打印)、報表(對于打印)或可視報表(對于圖表)。因為 Project 的設計人員很可能已經將您的需要考慮進去，并為您提供了預定義的解決方案。 (10) 單擊“關閉”，關閉可視報表對話框。 第1章 Project入門 23 在練習的結尾，關閉用于學習視圖和報表的文件。 圖1.20 資源剩余工時報表 (11) 單擊“文件”菜單中的“關閉”，關閉“開辦新業(yè)務”計劃。在被提示是否保存修改時，單擊“否”按鈕。 1.6 創(chuàng)建新項目計劃 項目計劃本質上是您為參與的實際項目的某幾方面的內容(您預想會發(fā)生的以及希望發(fā)生的，二者最好差別不大)構建的模型。此模型關注實際項目的某些(不是全部)方面：任務、資源、時間框架及其相關成本。 正如您所預期，Project 主要關注時間問題。您可能想知道項目的計劃開始日期、完成日期或兩者。但是，使用 Project 時，只需指定一個日期：項目的開始日期或完成日期。為什么？因為輸入項目的開始日期(或完成日期)和項目工期后，Project 會自行計算其他時間。記住，Project 不只是一個進度信息的統(tǒng)計庫，它還是一個日程安排工具。 大多數(shù)項目應該使用開始日期來安排進度，即使您知道項目必須在某一期限完成。從開始日期安排進度的后果是所有任務都會盡早開始，并會提供最大程度的日程安排的靈活性。在后文中，在處理一個以開始日期進行日程安排的項目時，可以通過實際操作領略到第部分 管理簡單項目 24 這種靈活性。 項目管理重點：Project只是項目管理的一部分 根據您的需要和要訪問的信息的不同，您所開發(fā)的項目計劃可能會處理實際項目的其他重要方面。例如，許多大型項目是在有正規(guī)修改管理流程的組織中進行的。在對項目范圍進行主要修改之前，應由管理和實施項目的負責人進行評估和批準。盡管這是重要的項目管理操作，但卻不是在 Project 內直接進行的。 既然您已經對 Project 界面的主要部分有了大概了解，現(xiàn)在可以創(chuàng)建您在本書的第部分使用的項目計劃。 在下面的練習中，將創(chuàng)建新的項目計劃。 (1) 單擊“文件”菜單中的“新建”。在“新建項目”任務窗格中，單擊“空白 項目”。 Project 新建一個空白項目計劃，接下來，設置項目的開始日期。 (2) 單擊“項目”菜單中的“項目信息”。顯示項目信息對話框。 (3) 在“開始日期”框中，輸入或選擇“2008年 1月 8 日”，如圖 1.21 所示。 圖1.21 項目信息對話框 提示 在大多數(shù)情況下，需要在 Project 中輸入日期時，可單擊“日期”框旁邊的下拉箭頭，顯示一個小型月歷。在此處您可以瀏覽任意月份，然后單擊選定的日期，或單擊“今日”快速選擇當前日期。 重要提示 如果使用的是 Project Standard，“項目信息”和其他對話框選項會有所不同。本書的大部分截圖都是針對 Project Professional 的(原書使用的是 Project Standard，譯者使用的是 Project Professional，故截圖與原書略有不同，相關譯第1章 Project入門 25文也做相應的調整 譯者注)。 (4) 單擊“確定”，關閉項目信息對話框。 第部分 管理簡單項目 26 (5) 在“標準”工具欄中，單擊“保存”按鈕。 因為項目計劃之前沒有保存過，所以顯示“另存為”對話框。 (6) 定位到硬盤上 Project 2007 SBS 文件夾中的 Chapter 1 Getting Started 文件夾。Project 2007 SBS 的默認位置為 DocumentsMicrosoft Press(如操作系統(tǒng)為Windows XP，則為My DocumentsMicrosoft Press，后文同，不再逐注解譯者注)。 (7) 在“文件名稱”框中，輸入 Wingtip Toys Commercial 1。 (8) 單擊“保存”，關閉“另存為”對話框。 Project 將項目計劃保存為 Wingtip Toys Commercial 1。 提示 可以指示 Project 按預定間隔自動保存激活的項目計劃，如每隔 10 分鐘保存一次。單擊“工具”菜單中的“選項”，在“選項”對話框中，單擊“保存”標簽，選擇“每隔”復選框，然后指定時間間隔。 1.7 設置非工作日 本練習中引入日歷 這是在 Project 中為每個任務和資源安排工時的主要控制手段。在后文中，會用到其他類型的日歷；在本章中，只使用項目日歷。 項目日歷為任務定義常規(guī)的工作時間和非工作時間?？蓪㈨椖咳諝v視為組織的正常工作時間。例如，周一到周五的早上 8 點到下午 5 點，中間有一小時的午餐休息時間。您的組織或特定資源在此正常工作時間內可能存在例外日期，如法定假日或帶薪假期。在后面的章節(jié)中會解決資源休假問題，此處解決項目日歷中的法定假日問題。 (1) 單擊“工具”菜單中的“更改工作時間”。顯示“更改工作時間”對話框，如圖1.22 所示。 (2) 在“對于日歷”框中，單擊下拉箭頭。顯示的列表包含 Project 中的 3 個基本日歷，具體如下所述。 24 小時：沒有非工作時間。 夜班：夜晚輪班安排，周一晚到周六晨，時間從晚上 11 點到早上 8 點，中間有 1 小時休息時間。 標準：傳統(tǒng)的工作日，周一到周五的早上 8 點到下午 5 點，中間有 1 小時午餐休息時間。 只能有一個基本日歷作為項目日歷。對本項目而言，將使用“標準”基本日歷，因此讓它保持選中狀態(tài)。 您知道在 1 月 28 日全體職員有個集體活動，在那一天不應該安排工作，因此將那一天記為日歷的例外日期。 (3) 在“例外日期”選項卡中的“名稱”域中輸入 Staff at morale event，然后單擊“開始時間”域。 (4) 在“開始時間”域中，輸入 2008-1-28，然后按Enter鍵。 您應該已經在“例外日期”選項卡上部的日歷中或在“開始時間”域的下拉日歷第1章 Project入門 27中選中該日期，如圖 1.23 所示。 圖1.22 “更改工作時間”對話框 圖1.23 設置例外日期 此日期已被定為項目的非工作時間。在對話框中，該日期有一下劃線，并呈深青色，表明是例外日期。 (5) 單擊“確定”，關閉“更改工作時間”對話框。 要驗證對項目日歷的更改，向右滾動“甘特圖”視圖的圖部分(右側)，直到顯示 2008年 1 月 27 日。和周末一樣，1 月 28 日格式化為灰色，表明是非工作時間，如圖 1.24 所示。 第部分 管理簡單項目 28 1 月 28 日(周一)是非工作日，在甘特圖中格式化為灰色(表示周末) 圖1.24 查看項目日歷的更改結果 提示 如想了解日歷的更多詳情，在“鍵入需要幫助的問題”框中輸入 Overview of using calendars in Project。 1.8 輸入項目屬性 和其他 Microsoft Office程序一樣，Project 會跟蹤一些文件屬性。其中一些屬性是具統(tǒng)計意義的，如文件被修訂了多少次。其他屬性包括您想記錄的項目計劃的信息，如項目經理的名字或支持文件搜索的關鍵字。在打印時，Project 也會利用頁眉和頁腳的屬性。 在下面的練習中，將輸入一些屬性，這些屬性用于稍后打印項目信息或其他用途。 (1) 單擊“文件”菜單中的“屬性”，顯示屬性對話框。 (2) 如果“摘要”選項卡不可見，請單擊“摘要”標簽。 (3) 在“主題”框中，輸入 Video production schedule。 (4) 在“作者”框中，輸入自己的名字。 (5) 在“經理”框中，輸入經理的名字或保留空白。 (6) 在“單位”框中，輸入 Southridge Video。 (7) 勾選“保存預覽圖片”復選框，如圖 1.25 所示。 圖1.25 修改屬性 下一次，此文件在“打開”對話框中出現(xiàn)時，如果對話框的“預覽”視圖選項處于選中狀態(tài)，則會顯示一幅小圖像，此圖像會顯示項目的前幾個任務。 第1章 Project入門 29(8) 單擊“確定”，關閉對話框。 關閉 Wingtip Toys Commercial 1 文件。 了解時間的數(shù)據庫 在 Project 中創(chuàng)建的項目計劃在許多方面與數(shù)據庫(例如在 Access 中處理的內容)相同。如果對微軟項目計劃(Microsoft Project Plan，MPP)一窺究竟，您會發(fā)現(xiàn)它與數(shù)據庫文件格式頗為相似。數(shù)據存儲在表集合中；關系連接不同表之間的信息。實際上，大型組織中的 Project 用戶以數(shù)據庫格式保存項目計劃的情況并不多見，只是有時會將它們保存到網絡服務器上的中央數(shù)據庫中。 但是，Project 能提供而常規(guī)數(shù)據庫應用程序不能提供的就是前文提過的日程安排引擎。我們所知道的一名 Project 專家將Project 描述為“了解時間的數(shù)據庫”。 1.9 小結 Project 產品系列包括 Project Standard，Project Professional，Project Server 和Project Web Access。通常，Project Standard 用于桌面應用，而后三個則組合使用以構建 EPM解決方案。 Project 有別于其他列表保存工具(如 Excel)的關鍵因素之一就是 Project 擁有可以處理時間的日程安排引擎。 Project 包括數(shù)種高級模板，這些模板可作為全新項目計劃的良好起點。 Project 中的主要工作區(qū)是視圖。通常一次顯示一個(有時是兩個)視圖?！案侍貓D”視圖是 Project 中默認的也是最為人熟知的視圖。 Project 包括大量內置報表，這些報表設計用于查看(不是編輯)Project 數(shù)據。 可以使用 Project 中的日歷來控制何時可安排工作。 第部分 管理簡單項目 30 第2章 創(chuàng)建任務列表 第2章 創(chuàng)建任務列表 本章內容： 輸入任務信息 估計并輸入任務持續(xù)的時間 創(chuàng)建里程碑來跟蹤重要事件 分階段組織任務 通過鏈接任務創(chuàng)建任務間的關系 在備注中記錄任務的詳細信息并插入對因特網內容的超鏈接 核查項目計劃的總體工期 重要提示 在使用本章的練習文件之前，需要先將它們安裝到默認位置，參見前言獲得安裝提示。 2.1 輸入任務 任務是所有項目最基本的構件，它代表完成項目最終目標所需要做的工作。任務通過工序、工期和資源需求來描述項目工作。在本章后文中，會處理兩種特殊類型的任務：摘要任務(即 Summary Task，它概括了子任務的工期、成本等)和里程碑(表明項目生命周期中的重大事件)。 在下面的練習中，輸入 video 項目需要的第一個任務。 確保已啟動 Microsoft Office Project 2007。 重要提示 如果使用的是 Project Professional，可能需要一次性的設置，使用“計算機”賬戶并脫機工作。這樣確保使用的本章練習文件不會影響 Project Server數(shù)據，詳情參見 1.3 節(jié)。 打開DocumentsMicrosoft PressProject 2007 SBSChapter 2