我與檔案征文：淺談檔案管理現(xiàn)代化趨勢.doc

我與檔案征文：淺談檔案管理現(xiàn)代化趨勢 隨著社會的快速發(fā)展,檔案信息數(shù)據(jù)被社會廣泛利用,檔案工作者正面臨著新的機遇和挑戰(zhàn),檔案工作只有跟上時代發(fā)展的步伐,適 應(yīng)市場經(jīng)濟規(guī)律的要求,解放思想,轉(zhuǎn)變理念,才能做好檔案事業(yè)。檔案工作，就是利用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為社會各項事業(yè) 服務(wù)的工作。是日常工作的組成部分，是提高工作效率和質(zhì)量的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作 一、關(guān)于檔案管理現(xiàn)代化 (一)檔案管理現(xiàn)代化 檔案管理現(xiàn)代化是社會現(xiàn)代化的重要組成部分。是為促進社會現(xiàn)代化而進行的變革轉(zhuǎn)變檔案管理的過程。主要包括：檔案管理 理念的現(xiàn)代化、檔案管理技術(shù)的現(xiàn)代化、檔案管理人才的現(xiàn)代化等三個方面。檔案管理現(xiàn)代化的本質(zhì)就是一個變革、創(chuàng)新、發(fā)展的 過程。是一個復(fù)雜的系統(tǒng)工程，是對社會發(fā)展趨勢的一種體現(xiàn)。 (二)檔案管理現(xiàn)代化的意義 檔案管理現(xiàn)代化是社會發(fā)展的必然趨勢。檔案管理的現(xiàn)代化要求我們提高檔案工作干部隊伍的整體素質(zhì)，加大人才資源的挖掘 和培養(yǎng)，促使檔案管理現(xiàn)代化工作與社會建設(shè)事業(yè)協(xié)調(diào)發(fā)展。檔案管理現(xiàn)代化也是檔案工作發(fā)展的必然趨勢。隨著社會經(jīng)濟發(fā)展， 科學(xué)技術(shù)水平的提高，檔案事業(yè)也得到了迅速發(fā)展。形成以現(xiàn)代信息技術(shù)管理為手段，以檔案館管理信息現(xiàn)代化建設(shè)為突破口，以 提高檔案信息質(zhì)量、檔案信息利用效率為重點推動檔案事業(yè)發(fā)展的工作思路。隨著檔案干部隊伍素質(zhì)的提高，管理理念的更新，保 障經(jīng)費的持續(xù)投入，對檔案事業(yè)自身的發(fā)展提出了更高的目標。 (三)檔案管理現(xiàn)代化的方法 首先，必須更新檔案管理理念。理念是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。沒有檔案管理理念的現(xiàn)代化，是不能解決現(xiàn)有檔案管理理念滯 后與檔案管理發(fā)展趨勢之間的矛盾。其次，必須構(gòu)建現(xiàn)代檔案管理體系。建立健全檔案保管安全體系，在庫房建設(shè)、溫濕度控制、 防火防盜報警、蟲霉防治、檔案裝具方面達到國家標準規(guī)范;抓好計算機應(yīng)用工作，注重檔案數(shù)據(jù)庫基礎(chǔ)建設(shè);加快技術(shù)人才的引 進和培養(yǎng)，使之成為檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的中堅力量。 二、關(guān)于信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用 近幾年來，檔案管理工作中信息化建設(shè)取得長足發(fā)展，信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案工作的水平得到了完善和提高。檔案信息化檔案 管理工作中還存在一定的不足，但是隨著社會的發(fā)展進步，對檔案信息的保存、處理的需求不斷提高，信息技術(shù)在檔案管理工作中 的作用日益凸顯。因而充分利用信息技術(shù)，進一步規(guī)范檔案信息的、開發(fā)和利用是檔案管理工作的發(fā)展趨勢。 (一)檔案的。對收集需要歸檔的資料，通過掃描、篩選等手段轉(zhuǎn)化為電子檔案后，由于計算機可以按需求隨時將電子檔 案的單份文件從任何角度進行分類、組合，可以任意組成各種查詢文件選項。電子檔案信息的主要任務(wù)對光盤磁介質(zhì)的和 數(shù)據(jù)庫的錄入、變更和維護。 (二)檔案的開發(fā)利用管理。數(shù)字檔案信息的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。所以我們一方面要檔案管 理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位利用和查詢數(shù)據(jù)。另一方面要加強應(yīng)用程序設(shè) 計。設(shè)計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務(wù)處理、報表處理等應(yīng)用程序。還有就是檔案數(shù)據(jù)的備份及故障恢復(fù)。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源， 為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應(yīng)用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復(fù)。 三、關(guān)于檔案信息的利用與保密 在現(xiàn)代信息技術(shù)條件下，檔案信息利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全的前提下進行，防止非法使用檔案數(shù)據(jù)庫。在一個單位系統(tǒng)中 ，并不是所有用戶都可以使用檔案數(shù)據(jù)庫，所以需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即設(shè)置口令，由計算機確認用戶的合法性。 鑒于檔案本身的保密程度不同，應(yīng)對獲準使用信息系統(tǒng)的人員及其訪問檔案數(shù)據(jù)庫的范圍加以限制，對不同的人員予以不同使用權(quán) 限。檔案管理者可根據(jù)檔案信息內(nèi)容的密級程度，確定提供利用載體的方法，使用者按照使用權(quán)限使用載體拷貝，并按期回收，使 用者也可以直接到檔案單位電腦上查詢權(quán)限范圍內(nèi)提供的相關(guān)內(nèi)容。檔案信息數(shù)據(jù)的利用應(yīng)充分發(fā)揮計算機綜合統(tǒng)計的功能對整個 過程進行分析、統(tǒng)計，同步加強計算機軟硬平臺建設(shè)，滿足用戶需求，最大限度利用檔案信息數(shù)據(jù)，同時確保檔案資源安全利用。 進一步完善檔案歸檔制度建設(shè)，可以結(jié)合單位實際情況，制定一套切實可行的檔案信息歸檔管理制度，規(guī)范文件形成、積累過程的 管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。在歸檔的時候?qū)π畔⑦M行監(jiān)測、鑒定、驗收，有針對性地進行檢 查，及時發(fā)現(xiàn)問題、分析問題和解決問題。 檔案信息數(shù)據(jù)是社會活動