公司接待流程及標準最新版.doc

.公司接待流程及標準一 目的為樹立公司良好形象，擴大公司對外聯系和交流，本著“認真負責、熱情禮貌、不卑不亢、厲行節(jié)約、對口接待、嚴守機密、嚴格標準、統(tǒng)一管理”的原則。二 范圍本標準適用于公司各種接待工作和相關部門。三 管理 行政部為公司接待工作的歸口管理部門，負責接待工作的安排和管理，擬定重要來賓的接待計劃，協(xié)調相關部門落實接待任務，提供后勤保障；公司各部門在接到重要來訪預約后，須報行政部，并協(xié)助擬定接待計劃，需公司領導出面、行政部協(xié)調的重要接待應提前2天告知；對時間緊迫的臨時重要接待任務，經總經理同意，可在完成接待工作后補辦手續(xù)。四 計劃和準備 1、行政部在接到公司領導通知或相關部門來訪預約時，了解收集來賓基本情況：來賓職務、來訪具體時間、人數、本地逗留日期、目的和要求等。在這基礎上擬定接待計劃，排出日程安排表，酌情安排接待標準。 2、行政部根據來賓情況按計劃通知參加會晤的領導、陪同人員、落實會晤時間及場所。3、行政部需準備安排橫幅、制作歡迎牌、指示牌、電腦、音響設備、投影設備、煙茶。如有特殊需要，準備會場花卉、水果、領導席簽、安排禮儀人員，并邀請新聞媒體和草擬新聞通稿，安排攝影攝像等。4、如需宴請，行政部提前按接待標準預定好宴請來賓的酒店，酌情安排酒水、香煙、用餐標準；酒水和香煙需各部門負責人到行政部辦理手續(xù)領取。 5、如需留宿，行政部提前按接待標準預約好來賓下榻酒店，酌情在房間內準備相關資料水果、香煙等。6、如需接送，行政部根據情況安排接待所需車輛，保證車輛清潔，安全性能良好。7、行政部根據情況提前購買車票及機票。五 接待標準分類一級接待標準：陪同人員：總經理、副總經理、行政部部長1、迎接：總經理、副總經理在高速路口、車站迎接，注意把握迎候時間，提前等候于迎接地點，接待人員引見介紹主賓時，要注意順序。2、參觀：總經理、副總經理陪同，由行政部部長沿途介紹展示基本情況以及到達項目地后詳細介紹相關信息。3、座談：由所需座談部門配合行政部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。根據需要制作領導席簽、橫幅、歡迎牌、指示牌，調試好音響設備、投影設備、攝影攝像設備。4、用餐標準：辦公室根據情況預定酒店。 5、下榻賓館標準：辦公室根據情況預定酒店。 6、辦公室根據情況、來賓意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。7、辦公室根據情況購買禮節(jié)性禮品。二級標準：陪同人員：副總經理、相關部門部長1、迎接：由相關部門部長到公司駐地門口迎接，引導來賓。2、參觀：副總經理、行政部部長、相關部門部長陪同，由專職的接待人員沿途介紹展示基本情況以及到達項目地后詳細介紹相關信息。3、座談：由所需會談部門配合行政部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內、洗手間清潔、室溫適度、燈光合適，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯、水果、香煙擺放于接待室。4、用餐標準：辦公室根據情況預定酒店。 5、下榻賓館標準：辦公室根據情況預定酒店。 6、辦公室根據情況、來賓意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。7、辦公室根據情況購買禮節(jié)性禮品。三級標準：陪同人員：相關對口的部門部長、課長及人員1、參觀：相關對口的部門部長、課長及人員陪同，由專職的接待人員沿途介紹公司展示基本情況以及到達項目地后詳細介紹相關信息。2、座談：由所需會談部門配合行政部人員確保公司環(huán)境、樓道、室內、洗手間清潔，將公司簡介或相關資料、紙筆、茶水杯擺放于接待室。3、用餐標準：辦公室根據情況預定酒店。 4、下榻賓館標準：辦公室根據情況預定酒店。 5、辦公室根據情況、來賓意愿和興趣提前計劃參觀游覽路線。6、辦公室根據情況購買禮節(jié)性禮品。四級標準（臨時接待）： 1、定義：一般臨時的接待，只需在短時間完成的會談，不會產生住宿及餐飲費等的接待情況。 2、接待：相關部門人員自行接待來訪人員。3、座談：由該部門自行安排人員確保會談所需物品的準備工作。4、費用：因臨時接待的不確定性，各部門臨時接待費用（主要包含煙，酒等物品）劃歸部門業(yè)務費用管理，采用月定額報銷的形式。六 餐飲接待標準1、餐飲接待按照接待人物級別按人均消費計算，具體如下：一級標準：人均消費300-500元/次。二級標準：人均消費150-300元/次。三級標準：人均消費50-100元/次。2、餐飲接待，公司陪餐人數原則上不超過來賓數的2倍。3、菜式可根據需要靈活調整，消費的人均用餐費用控制在以上等級范圍即可。七 住宿接待標準1、住宿接待按照接待人物級別按酒店星級及消費水平算，具體如下：一級標準：五星級，人均消費1000元/天，適用人群：國家、省市級領導和國外重要相關企業(yè)領導 二級標準：五星級，人均消費800 元/天，適用人群：地級領導及國內重要相關企業(yè)領導 三級標準：四星級，人均消費600 元/天，適用人群：國家、省市級次領導和國外重要相關企業(yè)次領導 四級標準：四星級，人均消費400 元/天，適用人群：地級次領導及國內重要相關企業(yè)次領導五級標準：三星級，人均消費300 元/天，適用人群：各部門對口企業(yè)相關負責人 六級標準：三星級，人均消費200 元/天，適用人群：各部門對口企業(yè)相關辦事人員 七級標準：其 它，人均消費100 元/天，適用人群：其他企業(yè)一般員工及員工家屬 2、以上住宿標準，主賓和隨行人員的人均消費可分開計算。3、可在主賓客房內設置水果、茶葉等小件消耗品，人均100元/天。八 友情禮品贈送標準友情禮品贈送，按照主賓和隨行人員分開進行配置：一級標準：人均消費800 元/次，適用人群：參照一級接待標準人員類型二級標準：人均消費500 元/次，適用人群：參照二級接待標準人員類型三級標準：人均消費200 元/次，適用人群：參照三級接待標準人員類型九 休閑旅游標準根據接待賓客等級，控制標準如下，含旅游交通、門票、小費等：一級標準：人均消費300元/次（或天）。二級標準：人均消費200元/次（或天）。三級標準：人均消費100元/次（或天）。十 注意事項接待中涉及機要事務、秘密文電、重要會議，要特別注意保密，接待中既要熟練介紹公司情況，又要內外有別，嚴守本公司商業(yè)機密，對不宜攝影攝像的場合，應向參觀人員說明。十一 信息反饋接待人員應及時撰寫重要來訪信息，將與來訪者交流中取得的信息匯總整理，提取其中對公司有價值的信息交有部門領導。附件一 接待費用標準表附件二 商務接待安排表附件三 接待用餐申請表附件四 接待費用報銷單附件五 接待禮儀細則附件一 接待費用標準表接待費用標準表項目內容負責人一級標準二級標準三級標準四級標準背景調查姓名需求單位職位需求單位民族需求單位性別需求單位生日需求單位辦公區(qū)域歡迎水牌行政部前臺投影行政部橫幅行政部專用電梯行政部會議室歡迎詞行政部PPT演示稿市場部資料行政部鮮花行政部300元/次200元/次100元/次水果行政部50元/人/次30元/人/次20元/人/次茶水行政部10-20元/人/次5-10元/人/次2-5元/人/次散裝水禮品行政部500-800元/人/次500元/人/次100-200元/人/次50元/人/次信息整理照相CEO助理存檔行政部市場宣傳市場部食宿用餐行政部300-500元/人/次150-300元/人/次50-100元/人/次住宿行政部800-1000元/人400-600元/人100-300元/人酒水行政部200元/人/次150元/人/次100元以內/人/次香煙行政部100元/人/次70元/人/次40元/人/次20元/人/次車輛車行政部奧迪商務車商務艙或同類小轎車視情況而定附件二 商務接待安排表商務接待安排表來客所在單位來客負責人姓名來客負責人職務來客人員名單接待部門接待負責人到達時間離開時間人數到訪原因接待計劃安排車輛使用計劃相關事項攝影禮品音響歡迎標語用餐鮮花宣傳材料禮儀導游題詞水果其它接待部門意見 簽字：主管領導意見 簽字：附件三 接待用餐申請表接待用餐申請表編號： 申請日期： 年 月 日接待負責部門接待負責人負責人職務來賓負責人所在企業(yè)職務來賓總人數用餐時間陪同人數接待事由招待標準經辦人接待部門行政部總經理附件四 接待費用報銷單接待費用報銷單編號： 日期： 年 月 日姓名職務招待事由部門招待對象招待人數來賓 人陪同 人備注日期招待地點餐飲費住宿費禮品禮金其他費用金額合計十萬千百十元角分金額（大寫）合計財務審批部門主管審批財務復核部門審核經辦人報銷人附件五 接待禮儀細則接待禮儀細則一、迎接禮儀 （一）對前來訪問、洽談業(yè)務、參加會議的外國、外地客人，應首先了解對方到達的車次、航班，安排與客人身份、職務相當的人員前去迎接。若因某種原因，相應身份的主人不能前往，前去迎接的主人應向客人作出禮貌的解釋。 （二）主人到車站、機場去迎接客人，應提前到達，恭候客人的到來，決不能遲到讓客人久等?？腿丝吹接腥藖碛?，內心必定感到非常高興，若迎接來遲，必定會給客人心里留下陰影，事后無論怎樣解釋，都無法消除這種失職和不守信譽的印象。 （三）接到客人后，應首先問候“一路辛苦了”、“歡迎您來到我們這個美麗的城市”、“歡迎您來到我們公司”等等。然后向對方作自我介紹，如果有名片，可送予對方。注意送名片的禮儀： 1、當你與長者、尊者交換名片時，雙手遞上，身體可微微前傾，說一句“請多關照”。你想得到對方名片時，可以用請求的口吻說：“如果您方便的話，能否留張名片給我？” 2、作為接名片的人，雙手接過名片后，應仔細地看一遍，千萬不要看也不看就放入口袋，也不要順手往桌上扔。 （四）舉的牌子應該有公司名和人名，最好有歡迎辭?？腿藖砹艘鲃咏有欣?，而且要挑最重的，就算推辭也要接過來。 （五）迎接客人應提前為客人準備好交通工具，不要等到客人到了才匆匆忙忙準備交通工具，那樣會因讓客人久等而誤事。 （六）主人應提前為客人準備好住宿，幫客人辦理好一切手續(xù)并將客人領進房間，同時向客人介紹住處的服務、設施，將活動的計劃、日程安排交給客人，并把準備好的地圖或旅游圖、名勝古跡等介紹材料送給客人。 （七）將客人送到住地后，主人不要立即離去，應陪客人稍作停留，熱情交談，談話內容要讓客人感到滿意，比如客人參與活動的背景材料、當地風土人情、有特點的自然景觀、特產、物價等。考慮到客人一路旅途勞累，主人不宜久留，讓客人早些休息。分手時將下次聯系的時間、地點、方式等告訴客人。 （八）過走廊時：通常走在客人的右前方，不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。二、接待禮儀 接待客人要注意以下幾點。 （一）客人要找的負責人不在時，要明確告訴對方負責人到何處去了，以及何時回本單位。請客人留下電話、地址，明確是由客人再次來單位，還是我方負責人到對方單位去。 （二）客人到來時，我方負責人由于種種原因不能馬上接見，要向客人說明等待理由與等待時間，若客人愿意等待，應該向客人提供飲料、雜志，并應該時常為客人添加茶水。 （三）接待人員帶領客人到達目的地，應該有正確的引導方法和引導姿勢。 1、在走廊的引導方法。接待人員在客人二三步之前，配合步調，讓客人走在內側。不時左側回身，配合客人腳步，轉彎處伸右手示意，并說“這邊請”。 2、在樓梯的引導方法。當引導客人上樓時，應該讓客人走在前面，接待人員走在后面，若是下樓時，應該由接待人員走在前面，客人在后面。接待人員應該注意客人的安全。 3、在電梯的引導方法。引導客人乘坐電梯時，接待人員先進入電梯，等客人進入后關閉電梯門，到達時，接待人員按“開”的鈕，讓客人先走出電梯。4、客廳里的引導方法。當客人走入客廳，接待人員用手指示，請客人坐下，看到客人坐下后，才能行點頭禮后離開。如客人錯坐下座，應請客人改坐上座（一般靠近門的一方為下座）。 （四）誠心誠意的奉茶。座談時：客人落座后，要以雙手奉茶，先客人，后主人，先領導，后同事。（五）送客時：根據身份確定規(guī)格，若送至公司門口、汽車旁，招手待客人遠去，方可離開。三、乘車禮儀 （一）小轎車 1、小轎車1號座位在司機的右后邊，2號座位在司機的正后邊，3號座位在司機的旁邊。（如果后排乘坐三人，則3號座位在后排的中間）。中轎主座在司機后邊的第一排，1號座位在臨窗的位置。 乘車座次安排2、如果由主人親自駕駛，以駕駛座右側為首位，后排右側次之，左側再次之，而后排中間座為末席。 3、主人夫婦駕車時，則主人夫婦坐前座，客人夫婦坐后座，男士要服務于自己的夫人，宜開車門讓夫人先上車，然后自己再上車。 4、如果主人夫婦搭載友人夫婦的車，則應邀友人坐前座，友人之婦坐后座，或讓友人夫婦都坐前座。 5、主人親自駕車，坐客只有一人，應坐在主人旁邊。若同坐多人，中途坐前座的客人下車后，在后面坐的客人應改坐前座，此項禮節(jié)最易疏忽。 6、女士登車不要一只先踏入車內，也不要爬進車里。需先站在座位邊上，把身體降低，讓臀部坐到位子上，再將雙腿一起收進車里，雙膝一定保持合并的姿勢。 （二）旅行車 旅行車以司機座后第一排即前排為尊，后排依次為小。其座位的尊卑，依每排右側往左側遞減。 四、合影座次安排與主席臺安排相同。長條桌注：A為上級領導，B為主方席 沙發(fā)室與外賓會談注：A為主方，B為客方與上級領導座談注：A為上級領導，B為主方領導五、饋贈禮儀 送禮忌諱 1、選擇的禮物，你自己要喜歡，你自己都不喜歡，別人怎么會喜歡呢？ 2、為避免幾年選同樣的禮物給同一個人的尷尬情況發(fā)生，最好每年送禮時做一下記錄。 3、千萬不要把以前接收的禮物轉送出去，或丟掉它，不要以為人家不知道，送禮物給你的人會留意你有沒有用他所送的物品。 4、切勿直接去問對方喜歡什么禮物，一方面可能他要求的會導致你超出預算，另一方面你即使照著他的意思去買，可能會出現這樣的情況，就是：呀，我曾經見過更大一點的，大一點不是更好嗎？” 5、切忌送