商務(wù)部管理制度.doc

.商務(wù)部管理制度為了進(jìn)一步加強(qiáng)公司的規(guī)范化管理，樹(shù)立公司品牌形象，更好的擴(kuò)大市場(chǎng)份額，迅速提高工作效率，特制定本制度。 第一章 商務(wù)部主要職能及責(zé)任第一條 工作內(nèi)容1、負(fù)責(zé)客戶(hù)的商務(wù)談判工作；2、負(fù)責(zé)公司設(shè)計(jì)跟蹤和回訪的工作；3、負(fù)責(zé)項(xiàng)目合同的評(píng)審并對(duì)合同的執(zhí)行狀況進(jìn)行跟蹤；4、負(fù)責(zé)商務(wù)標(biāo)書(shū)制作；5、負(fù)責(zé)項(xiàng)目報(bào)價(jià)的制定；6、負(fù)責(zé)資質(zhì)文件的管理；7、負(fù)責(zé)信息數(shù)據(jù)收集、分類(lèi)整理、提升收入；8、負(fù)責(zé)向合作方提供公司相關(guān)資料和用于招標(biāo)的資質(zhì)文件；9、負(fù)責(zé)進(jìn)行業(yè)務(wù)款項(xiàng)的回收；10、負(fù)責(zé)與設(shè)計(jì)院和工程顧問(wèn)公司的溝通與合作，搜集設(shè)計(jì)師已近設(shè)計(jì)、正在設(shè)計(jì)和計(jì)劃設(shè)計(jì)的項(xiàng)目信息，關(guān)注設(shè)計(jì)師項(xiàng)目進(jìn)展；11、負(fù)責(zé)建立設(shè)計(jì)院和工程公司檔案，制定并執(zhí)行技術(shù)交流計(jì)劃； 12、負(fù)責(zé)組織實(shí)施公司的對(duì)外宣傳和交流會(huì)工作； 13、負(fù)責(zé)接待客戶(hù)來(lái)訪、安排客戶(hù)考察等工作； 14、負(fù)責(zé)產(chǎn)品的出、入庫(kù)等庫(kù)房管理工作，并每月末與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì)；15、負(fù)責(zé)往來(lái)賬項(xiàng)的管理，并于每月末與財(cái)務(wù)進(jìn)行核對(duì).第二條 責(zé)任 1、對(duì)商務(wù)標(biāo)書(shū)的合格性負(fù)責(zé)； 2、對(duì)項(xiàng)目報(bào)價(jià)的合理性負(fù)責(zé)； 3、對(duì)設(shè)計(jì)院、工程顧問(wèn)公司檔案管理的規(guī)范性負(fù)責(zé)； 4、對(duì)來(lái)訪客戶(hù)、考察客戶(hù)的滿(mǎn)意度負(fù)責(zé)； 5、對(duì)收入數(shù)據(jù)與合作方溝通，配合運(yùn)營(yíng)解決問(wèn)題 第三條 權(quán)限 1、有權(quán)對(duì)標(biāo)書(shū)提出審核意見(jiàn)； 2、有權(quán)調(diào)閱設(shè)計(jì)院、工程顧問(wèn)公司檔案及項(xiàng)目相關(guān)信息； 3、有權(quán)對(duì)設(shè)計(jì)部的成果提出修改意見(jiàn)； 4、有權(quán)對(duì)項(xiàng)目報(bào)價(jià)提出修改意見(jiàn)； 5、有權(quán)對(duì)投標(biāo)策略有建議權(quán). 第二章 商務(wù)部管理規(guī)定及相關(guān)流程 第一條 合同標(biāo)書(shū)及技術(shù)資料管理規(guī)定 為強(qiáng)化公司合同管理，保障公司業(yè)務(wù)規(guī)范化、制度化運(yùn)作，減少和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，特制定本規(guī)定。 合同的訂立 合同是作為明確合同雙方權(quán)利義務(wù)的依據(jù)，具有法律約束力，故凡在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中以公司名義與外界發(fā)生經(jīng)濟(jì)往來(lái)的，應(yīng)當(dāng)簽定合同。 合同采取書(shū)面形式，所謂的書(shū)面合同指正式合同文本、備忘錄、傳真、信函、圖表等可以以書(shū)面形式加以固定的形式。如果因情況緊急，要采取國(guó)際流行的電子簽名加以確認(rèn)合同內(nèi)容的，首先要經(jīng)公司總裁同意，其后要盡可能地采用上面的提到的幾種合同形式加以固定。 公司由財(cái)務(wù)部、商務(wù)部對(duì)合同進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)督管理，有關(guān)合同的訂立、履行、變更、解除和終止等重要事宜由總經(jīng)理實(shí)行指導(dǎo)。 禁止倒簽合同（即事實(shí)上履行完畢或已開(kāi)始履行后再行補(bǔ)簽合同）。因倒簽合同引發(fā)爭(zhēng)議的由經(jīng)辦人承擔(dān)責(zé)任。 非制式合同由經(jīng)辦人自行擬稿，合同內(nèi)容包括標(biāo)的，數(shù)量和質(zhì)量，價(jià)款或酬金履行的期限、地點(diǎn)和方式，違約責(zé)任等主要條款。 合同正本訂立一式四份，雙方各執(zhí)兩份，財(cái)務(wù)部、商務(wù)部各留存一份。合同審批權(quán)限及流程 公司合同由商務(wù)部負(fù)責(zé)擬定，填寫(xiě)合同審批表，提交公司財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核，其最終簽署權(quán)由公司總經(jīng)理簽訂。 第二條 合同、標(biāo)書(shū)及技術(shù)資料的歸檔管理1、合同管理：1）合同正本及合同審批表應(yīng)交與商務(wù)部歸檔保管，各部門(mén)應(yīng)自留復(fù)印件備檔。2）個(gè)人不得擅自散存應(yīng)歸檔的合同，否則給公司造成損失的，公司保留追究其責(zé)任的權(quán)利。3）商務(wù)部應(yīng)遵循完備、整齊、分類(lèi)檢索和易于查找的原則對(duì)其管理的合同進(jìn)行編號(hào)歸檔及妥善管理。4）加蓋合同專(zhuān)用章的空白制式合同由商務(wù)部負(fù)責(zé)保管，填寫(xiě)作廢的合同不得隨意處置或銷(xiāo)毀，應(yīng)在登記后統(tǒng)一進(jìn)行銷(xiāo)毀。2、工程招標(biāo)文件及技術(shù)資料的管理：1）商務(wù)部招投標(biāo)負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，按照招投標(biāo)檔案目錄做好本職范圍內(nèi)有關(guān)資料的收集、審查，相關(guān)各部門(mén)審核簽章要注明審核日期，對(duì)不完善的工程招標(biāo)文件的做到不移交、不接收。2）項(xiàng)目招投標(biāo)工作結(jié)束后，應(yīng)將該套項(xiàng)目的整套資料收集齊全交由商務(wù)部備檔，因特殊情況資料暫缺的經(jīng)辦人須負(fù)責(zé)在十個(gè)工作日內(nèi)將資料補(bǔ)齊。3）與工程有關(guān)的技術(shù)資料、資質(zhì)認(rèn)證、檢驗(yàn)資格證書(shū)等應(yīng)統(tǒng)一編檔進(jìn)行管理，凡公司各部門(mén)相關(guān)人員需要借閱者，應(yīng)辦理相關(guān)的借閱手續(xù)經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核同意方可借閱。4）所有資料原則上借閱不許帶出辦公室，如有損壞要追究其責(zé)任。檔案資料需復(fù)印的，必須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。5）公司內(nèi)部技術(shù)資料要加強(qiáng)安全防范，嚴(yán)格保密，確保各類(lèi)檔案、文件資料完好無(wú)損。6）對(duì)無(wú)保存價(jià)值的技術(shù)檔案資料，經(jīng)鑒定準(zhǔn)予銷(xiāo)毀，但須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會(huì)同監(jiān)銷(xiāo)部門(mén)共同采用碎紙機(jī)進(jìn)行銷(xiāo)毀。第三條 合同的追蹤控制1、合同在簽訂之后，原則上整個(gè)過(guò)程應(yīng)當(dāng)由經(jīng)辦人負(fù)責(zé)全過(guò)程的執(zhí)行，經(jīng)辦人員要做到對(duì)合同的內(nèi)容、每一個(gè)細(xì)節(jié)要有充分的了解。、2、當(dāng)合同在執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)任何新的重大的事實(shí)情況時(shí)，經(jīng)辦人應(yīng)及時(shí)向部門(mén)負(fù)責(zé)人匯報(bào)，以尋求對(duì)策。3、合同在執(zhí)行期間如發(fā)生人員變動(dòng)的，如該人員只是在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)，則由該人員繼續(xù)負(fù)責(zé)。有特殊情況的可以由原經(jīng)辦人向新經(jīng)辦人完全、充分說(shuō)明合同執(zhí)行的整個(gè)情況，環(huán)節(jié)，交接相關(guān)資料。新經(jīng)辦人不了解的地方，原經(jīng)辦人要負(fù)責(zé)說(shuō)明。如原經(jīng)辦人離開(kāi)公司，要將合同執(zhí)行的全部資料交接下來(lái)，經(jīng)部門(mén)讓人確認(rèn)無(wú)誤的，方可辦理離職手續(xù)。4、合同執(zhí)行完畢后，相關(guān)資料由經(jīng)辦人及時(shí)交商務(wù)部門(mén)入檔，經(jīng)辦人要對(duì)入檔材料的真實(shí)性負(fù)責(zé)。5、商務(wù)部對(duì)已到期合同的履行情況進(jìn)行追蹤確認(rèn)，以及發(fā)現(xiàn)和防范法律風(fēng)險(xiǎn)，公司各部門(mén)應(yīng)給予支持和配合。6、商務(wù)部對(duì)所簽訂的合同及應(yīng)收賬款負(fù)全部責(zé)任。第四條 合同的爭(zhēng)議解決1、經(jīng)辦人是合同爭(zhēng)議解決的第一責(zé)任人，有義務(wù)全程跟進(jìn)爭(zhēng)議的解決。2、法務(wù)部負(fù)責(zé)指導(dǎo)和協(xié)助處理合同糾紛。3、合同爭(zhēng)議進(jìn)行訴訟/仲裁程序前，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)處理，商務(wù)部、法務(wù)部協(xié)助支持，合同爭(zhēng)議進(jìn)行訴訟/仲裁程序后，由法務(wù)部負(fù)責(zé)處理，主辦部門(mén)協(xié)助支持。