用流程解放管理.PPT.ppt

用流程解放管理,主講人：張國祥,一、認識流程管理,流程就在身邊,開會發(fā)通知發(fā)言排座次報銷要簽字采購要詢價處罰要調(diào)查只要企業(yè)還在，就有流程,流程成了脫韁之馬,開會時間到了，有人沒到場輪到講話了，根本沒準備急著拿錢，經(jīng)理不在材料買回來了，價格偏高處罰公布了，當事人不服二個主管吵上了，非老板出面不行,不認真執(zhí)行安全管理流程的慘劇,什么是流程？,流程就是做事的先后秩序只可惜不少人混淆了流程與流程管理的概念案例：把流水線當流程案例：講課現(xiàn)場的調(diào)查,什么是流程管理？,就是確定做事的先后和責(zé)任崗位確定責(zé)任崗位是流程管理革命性主張案例：幾十人同處一室的大辦公室,講故事說流程,小孩子要玩具，在超市一要二鬧三哭四滾五抱是流程幼兒園阿姨讓小朋友“排排座，分果果，你一個，我一個”是流程管理,請您思考,流程無處不在,流程管理就是變無序為有序，變混亂為規(guī)范企業(yè)存在就有流程企業(yè)要發(fā)展就要流程管理市場稱王的企業(yè)無不流程為王案例：做地區(qū)稱王的企業(yè),企業(yè)流程的種類,企業(yè)流程有2大類管理流程技術(shù)流程司機開車與調(diào)度車輛,區(qū)分流程再造與流程優(yōu)化,推倒重來美化裝修再造還是優(yōu)化取決于企業(yè)戰(zhàn)略案例：壯士斷臂,流程管理對企業(yè)不同人員的意義,讓管理像“按圖施工”一樣簡單高效對于高層管理人員是一種贏利模式對于中層管理人員是一種管理思路和方式對于基層操作人員是一種操作規(guī)范,流程管理的5省作用,為老板省心為主管省力為員工省怨為客戶省事為顧客省錢,故事啟發(fā)：布魯諾與阿諾德的打工故事,請思考回答1、布魯諾效率低下誰之過？2、如何讓員工都變成阿諾德？,課后思考題,1、什么是流程？2、什么是流程管理？3、企業(yè)流程有哪兩大類？4、市場稱王的競爭力從哪里來？5、流程管理能給企業(yè)帶來什么好處？,二、學(xué)會流程梳理,從企業(yè)戰(zhàn)略定位和目標體系開始,流程是戰(zhàn)略落地的管道咨詢項目無不從戰(zhàn)略梳理開始,企業(yè)始于戰(zhàn)略終于流程,企業(yè)愿景、使命企業(yè)經(jīng)營規(guī)模企業(yè)人才戰(zhàn)略企業(yè)市場定位企業(yè)品牌定位企業(yè)技改規(guī)劃企業(yè)風(fēng)險防范,戰(zhàn)略規(guī)劃擬定表,流程在企業(yè)運行中的地位,企業(yè)的誕生就是一種戰(zhàn)略選擇企業(yè)的戰(zhàn)略和經(jīng)營規(guī)模決定組織架構(gòu)組織架構(gòu)決定了人員的選聘各崗位之間的聯(lián)系與交流就是流程所有的工作關(guān)系本質(zhì)上就是流程關(guān)系流程運行的沉淀就是企業(yè)文化,企業(yè)管理流程4級分類法,一級流程企業(yè)組織架構(gòu)二級流程企業(yè)組織架構(gòu)下的崗位設(shè)置三級流程企業(yè)組織運行的基本事務(wù)工作四級流程構(gòu)成各基本事務(wù)工作的具體活動,一級流程圖,二級流程圖,三級流程基本事務(wù),四級流程具體活動,例如,企業(yè)招聘管理,三級流程,1.用人需求申請核定管理流程2.招聘計劃編制管理流程3.招聘面試管理流程4.未聘人員檔案跟蹤管理流程5.新員工入職管理流程6.用人單位迎新管理流程7.試用員工轉(zhuǎn)正管理流程8.勞動合同簽訂管理流程9.勞動關(guān)系解除管理流程10.離職員工交接管理流程、,四級流程,請點擊工具查看本表,請點擊工具查看本表,管理流程與道路的類比,沒有人可以從國道直接跨進家門國道、省道、市道、街道（村道）的分類啟示沒有人可以用國家地圖做行車圖越細分越簡單,流程梳理要達成的5大目的,清楚企業(yè)的關(guān)鍵流程清楚企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié)優(yōu)化企業(yè)的低效流程消除企業(yè)的無效流程增加企業(yè)的增值流程創(chuàng)造價值的是流程而非部門,課后思考題,1、流程對戰(zhàn)略實現(xiàn)起什么作用？2、企業(yè)管理流程的四級分類是什么？3、流程梳理在達成什么樣的目的？4、是什么在為企業(yè)創(chuàng)造價值？,三、梳理一級、二級流程,梳理一級流程確定組織架構(gòu),提問：誰設(shè)計了你的企業(yè)組織架構(gòu)？照葫蘆畫瓢你傷不起七個部門與三個部門三個老板與八個工廠小企業(yè)的架構(gòu)要量體裁衣,組織架構(gòu)設(shè)置的4大原則,有利于組織目標實現(xiàn)不重疊不因人設(shè)廟隨著企業(yè)發(fā)展的需要而調(diào)整重要提示成長中的企業(yè)不必講究“門類齊全”，必須量體裁衣,聽了張老師的課，回去節(jié)省四十萬,對新辦企業(yè)組織架構(gòu)的3大建議,總經(jīng)理下轄各員工即可?？梢栽O(shè)部門，但不一定要設(shè)經(jīng)理。業(yè)務(wù)部門負責(zé)人（如廠長、店長、分公司經(jīng)理）與職能部門人員是被服務(wù)與服務(wù)的關(guān)系，不一定要并列在一起。,汽車美容店組織架構(gòu)與崗位設(shè)置圖,請點擊工具查看本表,梳理二級流程設(shè)置崗位,崗位不是獎品趕時髦代價大無定崗無定責(zé)權(quán)責(zé)不明是管理混亂的根源小企業(yè)可以一人多崗，但必須崗崗有職責(zé)案例：老板買銅材,崗位設(shè)置的4大原則,不因人設(shè)崗盡量滿負荷避免多頭指揮進行流程優(yōu)化后再調(diào)整崗位案例：女退休醫(yī)師的難題,課后思考題,1、組織架構(gòu)是否體現(xiàn)了自己企業(yè)戰(zhàn)略？2、崗位設(shè)置與組織架構(gòu)的關(guān)系是什么？3、崗位（職務(wù)）能否當獎勵？4、組織架構(gòu)設(shè)計和崗位設(shè)置最根本的原則是什么？,四、流程管理8大原則與決策分類,流程管理8大原則,1、顧客價值導(dǎo)向原則2、企業(yè)價值增值原則3、資源集中使用原則4、信息現(xiàn)場處理原則5、員工關(guān)系平等原則6、流程責(zé)任共擔(dān)原則7、流程定期優(yōu)化原則8、流程工具規(guī)范原則,規(guī)范流程的8字標準,務(wù)實獨特簡潔高效案例：想買一套流程圖的老板,決策分類是流程優(yōu)化的前提,權(quán)責(zé)不明是中國中小企業(yè)的通病做任何事情都需要決斷流程管理的員工關(guān)系平等原則就是決策分類的依據(jù)讓一線員工對自己的例行工作有決斷權(quán)就必須決策分類,決策分類老板不累,到廠的客戶丟了候機樓聽來的故事你的企業(yè)是否經(jīng)常發(fā)生類似故事？你有什么辦法避免此類事故再次發(fā)生？,企業(yè)決策3大原則,決策分類決策分級決策分時,建立企業(yè)決策體系的2大步驟,先歸類從時間維度、問題維度、決策層維度對企業(yè)決策進行歸類再分類附：某公司決策分類管理文件,公司決策分類管理表,公司決策分類管理表,決策分類帶來流程簡化,報銷需要多少人簽字案例欣賞：臺灣老板的指令對比兩個報銷流程,部門人多找誰,這么多簽字何時能完,員工累抱怨多,簽字多領(lǐng)導(dǎo)煩,簽字多責(zé)無人擔(dān),時間長客戶怒,無要求管理難,部門人多找誰,效率低，成本高，市場丟,要求明確方便管理,標準清楚便于執(zhí)行,各自審批各自擔(dān)責(zé)效率倍增,流程簡潔員工開心,穿透部門壁壘,分工明確互不扯皮,流程優(yōu)化的9大特點,要求明確方便管理標準清楚便于執(zhí)行各自審批各自擔(dān)責(zé)穿透部門壁壘分工明確互不扯皮,課后思考題,1、老板應(yīng)該對哪一類決策負責(zé)？2、決策分類的方法是什么？3、基層員工是否也有決策權(quán)？4、企業(yè)市場快速反應(yīng)能力從何而來？,五、流程設(shè)計方法,流程的5種表達方式,約定俗成文字表格圖表流程圖,流程軟件介紹,推薦使用VISIO軟件使用VISIO演示流程圖模板,流程圖制作的8大步驟,1確定流程名稱2確定流程授權(quán)崗位3確定流程主持崗位4確定流程參與崗位5確定流程目標6確定先后進程互相承接關(guān)系7確定達成目的8確定完成時間,學(xué)會閱讀流程圖,1、讀流程圖名稱2、讀授權(quán)崗位對本流程的目標要求3、從主持崗位開始讀活動進程：將崗位名稱與活動進程連接即可4、最后讀這個流程運行所要達成的結(jié)果舉例閱讀報銷流程圖,報銷審批流程圖,請點擊工具查看本表,流程設(shè)計的3大假設(shè),制度是健全的崗位是稱職的設(shè)計要執(zhí)行的,判斷合格流程的5大標準,1、目標清晰2、責(zé)任到崗3、環(huán)節(jié)簡潔4、時間清晰5、目的達成或者讓做事的員工一看就懂,課后思考題,1、如何閱讀流程圖？2、流程設(shè)計的三個假設(shè)是什么？3、判斷流程圖基本合格的五個關(guān)鍵要素是什么？,六、三級流程設(shè)計方法,企業(yè)有哪些三級流程,三級流程是企業(yè)的主要事務(wù)工作和企業(yè)的組織架構(gòu)有著對應(yīng)關(guān)系一個企業(yè)的組織架構(gòu)越豐富三級流程就越多一般企業(yè)的三級流程在幾十個左右，通常不超過一百個列舉自主生產(chǎn)品牌產(chǎn)品企業(yè)的三級流程,三級流程圖的5大作用,三級流程是典型的管理流程企業(yè)的主要事務(wù)工作由誰管、如何管就在三級流程圖中體現(xiàn)三級流程規(guī)定了企業(yè)系統(tǒng)工作的管理者、系統(tǒng)工作制度的擬訂者、配合者、執(zhí)行者三級流程規(guī)定了該項工作的定期總結(jié)與完善責(zé)任三級流程圖也是管理職責(zé)的劃分,三級流程圖的4大特點,三級流程圖的授權(quán)崗位只有兩個：董事長或總經(jīng)理三級流程圖的管理崗位與主持崗位可以合二為一，多為總經(jīng)理下轄的各單位第一負責(zé)人崗位三級流程圖跨度大，必定涉及多個部門，時間跨度也大，往往一月甚至一年才完成一個循環(huán)三級流程圖的特點是概括性強，往往從制度規(guī)范的制訂開始到工作總結(jié)改善結(jié)束，原則性規(guī)范多,流程設(shè)計的5大步驟,我們以小企業(yè)的采購管理流程圖為例給大家作一個示范流程設(shè)計的一般步驟：確定名稱確定崗位：授權(quán)崗位、確定管理崗位、主持崗位、參與崗位或支持崗位確定流程目標確定管理過程確定達成目的,請點擊工具查看本表,課后思考題,1、三級流程與組織架構(gòu)的關(guān)系？2、三級流程的授權(quán)崗位是哪兩個？3、三級流程的管理崗位是哪一類崗位？4、三級流程概括的是什么內(nèi)容？,七、四級流程設(shè)計方法,2019/11/23,71,可編輯,四級流程圖從何而來？,三級流程圖的每一個進程都可以分解為四級流程圖以采購管理流程為例，我們可以分解為多個四級流程，畫出來就是四級流程圖：采購市場調(diào)查流程供應(yīng)商篩選流程大宗采購招標流程采購合同草簽流程采購合同審批流程采購計劃確認流程,四級流程圖的3大作用,四級流程圖就是工作程序或操作規(guī)范四級流程也是工作經(jīng)驗的沉淀或總結(jié)讓管理像“按圖施工”一樣簡單高效就依賴系統(tǒng)完整的四級流程圖,四級流程圖的4大特點,四級流程圖的授權(quán)崗位有多個，均為總經(jīng)理或及董事長下轄的各單位第一負責(zé)人四級流程的主持崗位則多為基層主管或具體辦事員（基層管理者）四級流程圖跨度小，不一定涉及多個部門，時間跨度小，有時一次循環(huán)只有一天或一周，甚至一次就完成一個循環(huán)四級流程圖的特點是動作分解細，如體育比賽的規(guī)定動作，標準而具體,四級流程圖設(shè)計舉例,我們以“離職員工歡送流程圖”這樣一個四級流程圖為例授權(quán)崗位是人力資源部經(jīng)理，主持崗位是離職員工的直接主管，參與崗位有離職員工、也有在職員工接下來要確定這個流程的目標再描述這個流程的活動進程最后確認這個流程運行達成的結(jié)果,請點擊工具查看本表,撰寫流程圖說明文件的3要點,流程“三要素”：做什么、誰做、怎么做（做好的標準）流程圖對“做好的標準”交待不明的就要撰寫流程說明文件,流程說明文件三三制寫作方法,流程說明文件“三三制”寫作方法三三制：三段、三不、三點A、三段：格式要求B、三不：語言要求C、三點：內(nèi)容要求,流程說明文件三三制寫作方法,流程說明文件“三三制”寫作方法三三制：三段、三不、三點1.不用抽象的語言2.不用概括的語言3.不用模糊的語言,流程說明文件三三制寫作方法,流程說明文件“三三制”寫作方法三三制：三段、三不、三點1.做什么2.誰做3.做好的標準,企業(yè)設(shè)計流程圖常見的8大錯誤,1.混淆三級、四級流程，沒有細化和歸納2.自設(shè)組織架構(gòu)中沒有的崗位3.授權(quán)與組織崗位不分，造成流程混亂4.流程目標不明5.固執(zhí)己見，自我設(shè)限6.拖泥帶水，節(jié)外生枝，多個流程混雜，主次不分7.橫空出世，犬牙交錯，懸崖峭壁，突然消失8.大小不一，編排滿紙,課后思考題,1、四級流程圖與三級流程圖是什么關(guān)系？2、四級流程圖的用途是什么？3、四級流程圖有什么特點？4、流程說明文件三三制寫作方法是什么？,八、流程優(yōu)化方法,流程優(yōu)化的3大原則,消除無效合并低效挖掘高效有時間節(jié)點的晨會流程圖,請點擊工具查看本表,時間的浪費是最大的浪費,時間的浪費就是人力資源的浪費人力成本按小時計薪卻沒有小時出業(yè)績隨時隨地可見的浪費：1）冗長的會議，議而不決2）重復(fù)審核，誰都不負責(zé)3）沒有事先的預(yù)算，更多事后無用的查核4）一點小事往上推，事無巨細找老板案例：你為什么總在總經(jīng)理門外徘徊？,流程優(yōu)化的3大方法,時間導(dǎo)向法成本導(dǎo)向法價值貢獻法十人簽字的配件領(lǐng)取流程應(yīng)該如何優(yōu)化？十人簽字的流程實在太多！,請點擊工具查看本表,和企業(yè)員工一起討論流程圖,流程優(yōu)化的5大量化指標,1、崗位數(shù)量2、運行時間3、審核次數(shù)4、成本金額5、提高效率,流程優(yōu)化的8個步驟,第一步設(shè)計師負責(zé)第二步征求流程涉及的各崗位員工意見第三步設(shè)計小組優(yōu)化討論第四步企業(yè)高層討論補充并審核第五步審批第六步宣傳教育第七步試行第八步總結(jié)完善,流程優(yōu)化的經(jīng)典案例,驗收流程重組優(yōu)化案例詳見實施流程管理，你企業(yè)準備好了嗎設(shè)計討論吵夠，執(zhí)行不折不扣,算一算這個流程一年節(jié)省多少？,驗收流程優(yōu)化案例原有流程每月浪費成本6300元，優(yōu)化后的流程每月節(jié)省人工20000元，企業(yè)最終節(jié)約成本多少錢？20000-6300=13700元一個流程一年節(jié)省成本多少元？13700*12=164400元4000萬的故事就發(fā)生在這家企業(yè),流程優(yōu)化的最高境界,氨基酸組合效應(yīng)是指組成人體蛋白的八種氨基酸，只要有一種含量不足，其他七種就無法合成蛋白質(zhì)。當缺一不可時，“一”就是一切。流程優(yōu)化的最高境界：缺一不可,課后思考題,1、流程優(yōu)化的原則是什么？2、流程優(yōu)化的三大方法分別是什么？3、流程優(yōu)化的最高境界是什么？,九、流程管理的組織領(lǐng)導(dǎo),流程優(yōu)化的組織領(lǐng)導(dǎo),流程管理也是一把手工程企業(yè)成立流程管理領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)小組確定企業(yè)流程戰(zhàn)略與流程優(yōu)化的目標領(lǐng)導(dǎo)小組選擇企業(yè)流程設(shè)計人員領(lǐng)導(dǎo)小組確定企業(yè)流程管理的實施計劃領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室主任具體落實計劃,企業(yè)流程優(yōu)化設(shè)計計劃表,企業(yè)流程優(yōu)化設(shè)計計劃表,企業(yè)流程優(yōu)化設(shè)計計劃表,流程優(yōu)化項目操作的11大步驟,調(diào)研診斷組建項目小組開展學(xué)習(xí)培訓(xùn)梳理現(xiàn)行流程清晰戰(zhàn)略，決策分類，設(shè)計一級、二級流程設(shè)計三級流程設(shè)計四級流程草案征求意見、撰寫四級流程說明文件流程優(yōu)化討論審批宣傳培訓(xùn)貫徹試行,首席流程官（CPO）的職責(zé),制定流程管理規(guī)范調(diào)整流程結(jié)構(gòu)審批流程設(shè)計與優(yōu)化成果協(xié)調(diào)流程運行、仲裁流程糾紛增減、合并流程組織對流程效果的考核一般企業(yè)可設(shè)立流程經(jīng)理或流程主管,流程的宣傳與試行,十六字箴言領(lǐng)導(dǎo)重視全員參與轉(zhuǎn)變觀念持之以恒,全員參與,員工是流程優(yōu)化、持續(xù)改進的主體,吉利汽車董事長李書福在介紹合理化建議成果,課后思考題,1、企業(yè)如何自主開展流程管理？2、總裁在流程管理中的責(zé)任是什么？3、企業(yè)員工由誰設(shè)計流程比較好？4、實施流程管理的十六字箴言是什么？5、為什么流程管理不能部門各自為政？,十、流程責(zé)任與績效考核掛鉤,流程管理規(guī)范化的4大目標,人人有事做事事有人管人人做到位事事都管好,把責(zé)任落實到崗位,責(zé)任擴散效應(yīng)的啟示部門不能做事崗位才有職責(zé)請把部門職責(zé)從管理詞典中刪除,建立健全崗位工作標準,中小企業(yè)管理對員工而言一表一圖足矣崗位工作標準讓員工知道做什么流程圖讓員工知道怎么做,將流程責(zé)任列入崗位工作標準,崗位工作標準的必有內(nèi)容1、工作職責(zé)2、遵循的制度與流程3、做好的標準要求4、做好的主觀條件5、做好的客觀條件6、做不好的責(zé)任承擔(dān)方式,按流程績效考核的4大標準,上推責(zé)任扣分不作為扣分無價值活動不計分減少失誤就能增收輕松自在的董事長,將扣分標準化、程序化過作為、慢作為、不作為、偽作為、亂作為。,要注意那些穿著閃亮鞋子卻跑不快的人,考評成功的三個先決條件：張國祥,事先確立上下認同的工作評價標準,考核要素越簡單越直觀越好,員工成為考核的主體,必須建立的3大管理新觀念,責(zé)任隨著崗位走，考核圍繞流程走企業(yè)管理從本質(zhì)上講就是績效管理按流程考核績效，按績效計算薪酬,課后思考題,1、崗位工作標準應(yīng)該包含哪幾項？2、如何解決“干得越多錯誤越多處罰越多、少干少錯少罰甚至不罰”的管理困境？3、對不同崗位“一視同仁”地考核合理嗎？4、他山之石給你多少啟發(fā)？5、你認為按崗位考核的好處有哪些？,十一、流程優(yōu)化與制度建設(shè),什么是制度,制度是約束組織成員的行為規(guī)范或評價準則簡而言之，就是規(guī)矩和規(guī)定,企業(yè)管理的3大階段,人治權(quán)力法治制度+流程+文化文治文化+流程+制度你的企業(yè)處于什么樣的管理階段？,分享企業(yè)制度制訂與執(zhí)行的經(jīng)驗,把會上重復(fù)強調(diào)的要求變成制度把日常教員工做的方法變成流程,不起作用的制度根源何在？,案例啟示：沈陽國企轉(zhuǎn)制的變化讓制度易于執(zhí)行的關(guān)鍵與員工利益相關(guān),企業(yè)制度出籠過程,企業(yè)規(guī)章制度是逐步完善的出現(xiàn)新情況、新問題是出臺制度的最佳時機好的制度應(yīng)該經(jīng)過充分討論，獲得大多數(shù)成員認可海爾的十四條,一般制度的缺陷,把制度與流程、操作規(guī)范、工作職責(zé)、素質(zhì)要求、工作保障等混為一談,規(guī)章制度的8大主要內(nèi)容,目的主管部門約束對象行為規(guī)范違規(guī)責(zé)任監(jiān)管責(zé)任修改說明生效或廢止,完善制度的5大突破口,1、有歸口管理專職負責(zé)人2、制度擬訂執(zhí)行與工作職責(zé)緊密結(jié)合3、上下認同4、利益相關(guān)5、負責(zé)人重視并遵守案例：幫助員工代打卡的老板娘,企業(yè)最基本的制度,請列舉最關(guān)鍵的三項制度名稱1、薪資制度2、入職須知3、安全守則4、行為規(guī)范5、獎懲制度