檔案電子文件專題講座.doc

電子文件專題講座一、 電子文件概述隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化在各級(jí)各類國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織、企業(yè)、事業(yè)單位中日益普及，計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）和計(jì)算機(jī)輔助制造（CAM）應(yīng)用于科研、工業(yè)領(lǐng)域，電子數(shù)據(jù)交換（EDI）、電子商務(wù)（EC）在國(guó)內(nèi)外貿(mào)易中廣泛應(yīng)用，形成了大量的電子文件。二、 電子文件的概念電子文件（Electronic Records）是指在數(shù)字設(shè)備中產(chǎn)生，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。 完整的電子文件包括內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)三要素。國(guó)際檔案界電子文件專家認(rèn)為，完整的電子文件由文件內(nèi)容信息與元數(shù)據(jù)組成，并形象化地將文件與元數(shù)據(jù)比作信的內(nèi)容和信封，文件是用元數(shù)據(jù)封裝起來(lái)的對(duì)象，元數(shù)據(jù)加上文件內(nèi)容就構(gòu)成了有證據(jù)作用的文件。 三、電子文件元數(shù)據(jù)的含義和作用 1、元數(shù)據(jù)含義。信息技術(shù)界中的元數(shù)據(jù)有多種。電子文件元數(shù)據(jù)是關(guān)于文件的背景信息和結(jié)構(gòu)，滿足電子文件管理需求的特殊元數(shù)據(jù)。它是描述電子文件數(shù)據(jù)屬性，并對(duì)其進(jìn)行定位和管理、同時(shí)有助于數(shù)據(jù)檢索的數(shù)據(jù)，是一種有效的信息資源組織和管理的工具，是一種編碼體系。概言之，元數(shù)據(jù)是對(duì)文件的內(nèi)容、背景、結(jié)構(gòu)信息等進(jìn)行描述動(dòng)態(tài)擴(kuò)展的電子目錄。 2、元數(shù)據(jù)的作用?？蓮娜矫鎭?lái)認(rèn)識(shí)：（1）構(gòu)建信息發(fā)現(xiàn)機(jī)制，即檢索機(jī)制。元數(shù)據(jù)能夠動(dòng)態(tài)地獲取電子文件管理的各項(xiàng)信息。面對(duì)海量信息資源管理,借助基于資源組織和發(fā)現(xiàn)的描述型元數(shù)據(jù)，快速發(fā)現(xiàn)并獲取特定的信息單元。（2）維護(hù)信息可識(shí)讀性。元數(shù)據(jù)具有靜態(tài)映射功能，可以完整地記錄電子文件的原始狀態(tài)，還能夠系統(tǒng)地映射出電子文件的生成環(huán)境，數(shù)據(jù)產(chǎn)生的軟硬件環(huán)境，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，類型，打開方式等信息對(duì)象的附加相關(guān)信息，即保存元數(shù)據(jù)的元素項(xiàng)。只有在獲取數(shù)據(jù)對(duì)象的同時(shí)也獲取這些附加的說明信息，被檢索到的數(shù)據(jù)單元才是可理解的、可讀的。（3）保障數(shù)字信息的真實(shí)性、憑證性。信息單元的變遷歷史和操作記錄的信息是管理元數(shù)據(jù)的元素項(xiàng)，元數(shù)據(jù)能夠提示文件生成的行政管理環(huán)境，為數(shù)字信息單元真實(shí)性和憑證性提供了重要的佐證。 四、電子文件的種類 1、按電子文件的信息存在形式分類?？煞忠韵?種文件：（1）文本文件（Text），或稱為字（表）處理文件，是指使用文字處理軟件生成的，由字、詞、數(shù)字或符號(hào)表達(dá)的文件。 （2）圖形文件（Graphic）是指根據(jù)一定算法繪制的圖表、曲線圖，包括幾何圖形和把物理量如應(yīng)力、強(qiáng)度等用圖標(biāo)表示的圖形等等。 （3）圖像文件（Image）是指使用數(shù)字設(shè)備采集或制作的靜態(tài)畫面，如用掃描儀掃描的各種原件畫面，用數(shù)碼相機(jī)拍攝的照片等。 （4）視頻（影像）文件（Video）是指使用視頻捕獲設(shè)備錄入的數(shù)字影像或使用動(dòng)畫軟件生成的二維、三維動(dòng)畫等各種動(dòng)態(tài)畫面，如數(shù)字影視片、動(dòng)畫片等。 （5）音頻（聲音）文件（Audio）是指用音頻設(shè)備錄入或用編曲軟件生成的文件。 （6）數(shù)據(jù)文件（Data）又稱為數(shù)據(jù)庫(kù)文件。是指在事務(wù)處理系統(tǒng)中單獨(dú)承擔(dān)文件職責(zé)，或者作為文件的重要組成部分出現(xiàn)的數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)對(duì)象。 （7）命令文件，亦稱計(jì)算機(jī)程序（Program） 是指為處理各種事務(wù)用計(jì)算機(jī)語(yǔ)言編寫的程序，是一種計(jì)算機(jī)軟件。它的形成過程一般是由程序員編寫“源程序”輸入計(jì)算機(jī)，通過相應(yīng)的編譯程序編譯后執(zhí)行，有些還要經(jīng)過連接程序才能執(zhí)行。 （8）多媒體文件（Multimedia），包含上述兩種以上信息形式的文件為“多媒體文件”這種文件使用多媒體技術(shù)制作，具有較復(fù)雜的結(jié)構(gòu)，必須使用多媒體計(jì)算機(jī)復(fù)現(xiàn)。 2、按文件的功能分類?？煞譃橹魑募椭С中?、輔助性、工具性文件。主文件是指表達(dá)作者意圖、行使職能的文件。支持性文件是指生成和運(yùn)行主文件的軟件，如文字處理軟件、表格處理軟件、圖形軟件，多媒體軟件等。輔助性、工具性文件是指在制作、查找主文件過程中起輔助、工具作用的文件，如計(jì)算機(jī)程序類文件（命令文件）往往附帶若干輔助設(shè)計(jì)文件、圖形文件，數(shù)據(jù)庫(kù)往往附帶若干輔助數(shù)據(jù)庫(kù)和相應(yīng)的索引文件、備注文件等。 3、按文件的生成方式分類?？煞譃橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)中直接生成的原始文件和將紙質(zhì)或其他載體（如膠片）文件重新錄入生成的轉(zhuǎn)換文件。 五、電子文件的特點(diǎn)與以往各種形態(tài)的文件相比，電子文件的主要特點(diǎn)包括： 1、電子文件信息對(duì)硬軟件及標(biāo)準(zhǔn)體系的依賴性。電子文件的制作、處理，以至歸檔后的全部管理活動(dòng)都必須借助于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)才能實(shí)現(xiàn)，不兼容的計(jì)算機(jī)和應(yīng)用軟件生成的文件在交換使用時(shí)會(huì)遇到很大困難。當(dāng)生成一份文件的軟件、運(yùn)行該軟件的操作系統(tǒng)和硬件更新?lián)Q代以至與原系統(tǒng)不兼容時(shí)，需要保存老的系統(tǒng)，或者進(jìn)行一系列適應(yīng)新系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換、遷移工作，才能確保該份文件的可讀性和可管理性。在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)處理文件，其正常的運(yùn)作、管理都是建立在一套標(biāo)準(zhǔn)化體系之上的，如文件制作生成要有代碼標(biāo)準(zhǔn)，其存儲(chǔ)要有機(jī)讀載體的格式標(biāo)準(zhǔn)、信息壓縮存儲(chǔ)的標(biāo)準(zhǔn)，其傳輸要有網(wǎng)絡(luò)通訊協(xié)議標(biāo)準(zhǔn)，其查找要有檢索語(yǔ)言標(biāo)準(zhǔn)等。其嚴(yán)格程度和對(duì)系統(tǒng)的要求，是紙質(zhì)文件運(yùn)作的標(biāo)準(zhǔn)化體系遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到的。 2、電子文件信息內(nèi)容與載體形式之間具有可分離性。電子文件的信息與其形式或載體不是牢固不可分割的，可以不以確定的格式存在和表示，相同的信息可以在表現(xiàn)時(shí)呈現(xiàn)多種形式、格式。由于這種特性，對(duì)電子文件歸檔的完整性要求是內(nèi)容要件和形式要件“二維歸檔”。 3、信息的不穩(wěn)定性。造成電子文件信息發(fā)生變化的主要原因有：第一，信息可以脫離特定載體而存在，載體對(duì)它的“束縛”沒有了，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性使人們對(duì)信息的增刪更改十分方便，動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被自動(dòng)更新或補(bǔ)充。第二，電子文件載體性能的不穩(wěn)定性有可能造成文件中信息的改變。第三、電子信息技術(shù)的發(fā)展，新的信息編碼方案、存儲(chǔ)格式、系統(tǒng)軟件的不斷出現(xiàn)更是對(duì)電子信息穩(wěn)定性的巨大沖擊，要求將原文件遷移到新的技術(shù)環(huán)境之中，遷移過程中信息的損失、變異也是不可避免的。 4、信息的可重用性。一是存儲(chǔ)起來(lái)的信息可以被反復(fù)調(diào)取、使用；二是對(duì)所存信息整體進(jìn)行拆分，或提取信息的屬性，并使之與具有某種共同屬性的信息建立關(guān)聯(lián)、組配使用；三是通過網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和協(xié)同系統(tǒng)（集群技術(shù)），不同的人或設(shè)備可以同時(shí)對(duì)同一文件進(jìn)行操作：四是通過數(shù)據(jù)挖掘等方式可以對(duì)結(jié)構(gòu)化文件中蘊(yùn)含的信息進(jìn)行分析和調(diào)用，以發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源庫(kù)數(shù)據(jù)中的信息規(guī)律。5、電子文件形成系統(tǒng)的異構(gòu)性。異構(gòu)性是指是系統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理與描述方式多樣化，不一致。形成電子文件的系統(tǒng)性質(zhì)、功能及功能實(shí)現(xiàn)方式是多種多樣的，建設(shè)單位的業(yè)務(wù)特色、工作環(huán)境差異、技術(shù)系列的差異、開發(fā)者的技術(shù)擅長(zhǎng)等，都會(huì)導(dǎo)致具體系統(tǒng)的概念定義、功能定義、結(jié)構(gòu)方式、技術(shù)路線、技術(shù)構(gòu)成等多方面的異構(gòu)性。解決異構(gòu)性問題的主要方法是數(shù)據(jù)處理方式和描述方式的標(biāo)準(zhǔn)化。 6、電子文件管理流程的變化性（1）時(shí)間變化：歸檔、鑒定、著錄環(huán)節(jié)提前；著錄將貫穿于電子文件的編制、處理、歸檔、遷移、利用等整個(gè)生命周期。 （2）內(nèi)容變化：A、簡(jiǎn)化 ：實(shí)體整理僅為對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光盤的簡(jiǎn)單歸類。B、復(fù)雜化：信息整理、鑒定、著錄。C、集成化：歸檔與檢索的集成、邏輯歸檔工作與檢索工作的集成、歸檔與鑒定的集成、保護(hù)與其他流程之間的集成。（3）順序變化：由串行向并行、線性向非線性變化。 六、電子文件管理目標(biāo)與原則 1、電子文件管理的目標(biāo)（1）保障電子文件的真實(shí)性。電子文件的真實(shí)性是指文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息經(jīng)過傳輸、遷移等處理后依然保持不變，與形成時(shí)的原始狀態(tài)一致。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)，是電子文件反映歷史面貌，構(gòu)成社會(huì)價(jià)值，得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的前提。（2）保障電子文件的完整性。電子文件的完整性包括三個(gè)方面的含義，一是作為記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌的具有有機(jī)聯(lián)系的電子文件及其他形式的相關(guān)文件數(shù)量齊全；二是每一份電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息沒有缺損；三是與主文件相關(guān)的支持性、輔助性、工具性文件齊全。 （3）保障電子文件的長(zhǎng)期可讀性原則。電子文件的可讀性是指文件經(jīng)過存儲(chǔ)、傳輸、壓縮、加密、媒體轉(zhuǎn)換、遷移等處理后能夠以人可以識(shí)讀、可以理解的方式輸出，并保持其內(nèi)容的真實(shí)性。電子文件的可讀性是其存在和保存價(jià)值的基礎(chǔ)，如果文件不能順利讀出，文件中的信息便成為“死信息”，再有價(jià)值的東西也失去了存在的意義。 2、電子文件管理的原則 （1）前端控制原則。前端控制是現(xiàn)代文件、檔案管理理念的重要內(nèi)容，它以文件生命周期理論為基礎(chǔ)，把文件從形成到永久保存或銷毀的不同階段看作一個(gè)完整的過程。在這個(gè)過程中，文件的形成是前端，處理、鑒定、整理、編目等具體管理活動(dòng)是中端，永久保存或銷毀是末端。前端控制則是對(duì)整個(gè)管理過程的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析、科學(xué)整合，把需要和可能在文件形成階段實(shí)現(xiàn)或部分實(shí)現(xiàn)的管理功能盡量在這一階段實(shí)現(xiàn)。在已經(jīng)建立了電子文件管理系統(tǒng)的地區(qū)和機(jī)構(gòu)，電子文件是在系統(tǒng)中生成和運(yùn)轉(zhuǎn)的，電子文件管理過程的前端就延伸到了系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，前端控制的形式也部分轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)之中，盡可能把文件生命周期各個(gè)階段的管理要求設(shè)計(jì)在系統(tǒng)之中，以功能合理的文件管理系統(tǒng)作為管好電子文件的先決條件。前端控制是實(shí)現(xiàn)電子文件全程管理的重要保障，其必要性主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面： 第一，前端控制是確保電子文件真實(shí)可靠、完整安全、長(zhǎng)期可讀的有效策略。第二，前端控制是優(yōu)化管理功能，提高管理效率的科學(xué)理念。電子文件管理系統(tǒng)不應(yīng)是對(duì)手工管理流程的簡(jiǎn)單模擬，而應(yīng)該本著更科學(xué)、更合理、更有效的原則對(duì)以往的文件、檔案管理進(jìn)行“業(yè)務(wù)流程重構(gòu)”，以便減少乃至消除文件、檔案管理全程中各個(gè)管理環(huán)節(jié)的重復(fù)、疏漏，從而達(dá)到功能合理，效率最高。 （2）全程管理原則。根據(jù)電子文件的特點(diǎn)和管理要求，必須建立一個(gè)完整的管理體系，對(duì)電子文件從產(chǎn)生到永久保存或銷毀的整個(gè)生命周期進(jìn)行全程管理。（3）集成管理原則。集成管理是對(duì)管理要素的科學(xué)重組，是全程管理思想的延伸和深化。包括文件流內(nèi)部管理活動(dòng)的集成、文件流與業(yè)務(wù)流的集成、文件流與其他信息流的集成三方面。七、電子文件的鑒定 電子文件鑒定工作的內(nèi)容具體包括：鑒別、內(nèi)容與技術(shù)狀況的鑒定、處置、記錄等環(huán)節(jié)。 （一）電子文件的鑒別工作 鑒別工作就是確定哪些信息是文件，從而需要判斷其價(jià)值。鑒別是電子文件鑒定的新內(nèi)容，是鑒定工作的第一步，也是鑒定工作順利開展的基礎(chǔ)和前提。 鑒別的任務(wù)是將文件從非文件信息中挑選出來(lái)，其實(shí)質(zhì)是明確機(jī)構(gòu)形成電子文件的需求，即機(jī)構(gòu)需要形成哪些電子文件。 （二）電子文件的內(nèi)容鑒定 步驟：1、制定電子文件保管期限表；2、將電子文件保管期限表納入管理系統(tǒng)并予以維護(hù)；3、鑒定歸檔前的文件；4、鑒定保管期滿文件。（三）電子文件的技術(shù)鑒定技術(shù)鑒定的任務(wù)即檢查電子文件的技術(shù)狀況，判斷電子文件有用程度是否具有實(shí)現(xiàn)的可能，以明確電子文件的利用價(jià)值是否處于可利用的狀態(tài)（技術(shù)分析或技術(shù)鑒定），是對(duì)電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面檢查，包括對(duì)文件信息真實(shí)性、完整性、可讀性分析以及對(duì)文件載體性能的檢測(cè)。1、真實(shí)性鑒定。鑒定電子文件的真實(shí)性，主要是認(rèn)定文件是否就是當(dāng)時(shí)當(dāng)人當(dāng)事形成的，可以將真實(shí)性理解為“原始性”。就電子文件軟硬件依賴性所造成的真實(shí)性問題， 可采取以下措施。第一，分析機(jī)構(gòu)內(nèi)各類電子文件中哪些組成要素能確保文件長(zhǎng)期的真實(shí)性；第二，根據(jù)預(yù)先確定的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件；第三，對(duì)于某些文件可將該文件轉(zhuǎn)換成非數(shù)字形式，如縮微等；第四，對(duì)文件的遷移進(jìn)行記錄，這是文件著錄中的重要內(nèi)容。2、完整性鑒定。分為檢查文件要素和檢查要素集中手段兩個(gè)方面。前者是指利用有效的技術(shù)手段，對(duì)照元數(shù)據(jù)模型，檢查一份文件各個(gè)要素是否完備，包括可視的和不可視的部分。后者是指分析聯(lián)系一份文件各個(gè)要素的手段是否有效，這些手段包括超級(jí)鏈接、置標(biāo)語(yǔ)言等。3、可讀性鑒定。可讀性鑒定是電子文件技術(shù)鑒定的重要內(nèi)容，目的在于確認(rèn)電子文件中的內(nèi)容可以正常讀出，沒有丟失和差錯(cuò)。為此，不僅需要確認(rèn)文件在形成時(shí)的可讀狀態(tài)，同時(shí)需要分析其是否具備日后多次無(wú)差錯(cuò)讀出的技術(shù)性能。主要包括四方面的工作： 第一，檢查與電子文件相配套的軟件、相關(guān)電子文件（如數(shù)據(jù)比較復(fù)雜的關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)）、文字材料是否齊全、完整。對(duì)于加密文件，保存時(shí)如果由于特殊需要未予解密，還需檢查其記錄密碼是否保存下來(lái)。 第二，檢查電子文件的信息存儲(chǔ)格式是否符合歸檔要求。 第三，核實(shí)歸檔或遷移時(shí)填寫的文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、版本號(hào)是否正確。 第四，檢測(cè)在指定的環(huán)境平臺(tái)上能否準(zhǔn)確讀出電子文件。如發(fā)現(xiàn)有很小的錯(cuò)誤，可清洗后再讀，以確認(rèn)其可讀性。國(guó)外有專家認(rèn)為，如果錯(cuò)誤超過文件的5，就有理由認(rèn)為該文件不具有可讀性，可通過與打印件加以比較的方法確定其是否值得保存。4、無(wú)病毒鑒定。可運(yùn)用病毒檢測(cè)軟件檢測(cè)歸檔文件和歸檔介質(zhì)是否攜帶病毒。 5、介質(zhì)狀況檢測(cè)：（1）介質(zhì)物理性能的檢測(cè)。 包括（歸檔）磁帶或光盤是否清潔，介質(zhì)表面是否光滑、無(wú)皺褶、無(wú)劃傷、無(wú)磨損，運(yùn)轉(zhuǎn)是否正常等。（2）介質(zhì)規(guī)格的檢查。一般情況下，不應(yīng)選用過時(shí)的、不符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的存儲(chǔ)載體作為歸檔和脫機(jī)保存的介質(zhì)。 八、電子文件的處置 方式主要有：銷毀和保存兩種。 1、銷毀。電子文件的銷毀應(yīng)采用與文件密級(jí)相適應(yīng)的方法。一般文件的銷毀在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行，為了防止誤操作，應(yīng)先建立備份，待審查確定銷毀無(wú)誤后，再將備份刪除，刪除操作包括“刪除”指令、格式化等。屬于保密范圍的電子文件被銷毀時(shí)，如存儲(chǔ)在不可擦除載體上，須連同載體一起銷毀，并在網(wǎng)絡(luò)中徹底清除。銷毀過程應(yīng)予記錄，記錄材料應(yīng)予保存。2、保存。（1）保存在文件管理系統(tǒng)中。分為兩種情況，第一，按照歸檔要求將歸檔文件保存到相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)中，歸檔文件數(shù)據(jù)庫(kù)一般包括永久文件數(shù)據(jù)庫(kù)和定期文件數(shù)據(jù)庫(kù)兩種，功能完備的系統(tǒng)可根據(jù)電子文件的保管期限自動(dòng)將相應(yīng)文件轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)庫(kù)中。第二，期滿鑒定的結(jié)果如表明文件還應(yīng)再保留一段時(shí)間，應(yīng)根據(jù)調(diào)整后的保管期限保存文件。 （2）脫機(jī)保存。需要脫機(jī)保存的電子文件包括：暫存一段時(shí)間后銷毀的電子文件、秘密文件、現(xiàn)行作用較小的永久性文件、需要建立備份的文件等。應(yīng)選用質(zhì)量?jī)?yōu)良符合工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的載體作為脫機(jī)保存的介質(zhì)。 （3）縮微。對(duì)于那些在現(xiàn)實(shí)條件下不能保證真實(shí)性可以得到長(zhǎng)期維護(hù)的電子文件以及其他重要文件，可采用縮微的方式予以處理?？s微膠片的規(guī)格和質(zhì)量應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定。 （4）遷移。當(dāng)機(jī)構(gòu)的系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)將所有在線存儲(chǔ)和脫機(jī)保存的電子文件遷移進(jìn)新系統(tǒng)，以確保這些文件在保管期限內(nèi)，在新一代軟件中可以查找利用。 九、對(duì)電子文件鑒定過程的記錄 鑒定是一項(xiàng)難度很大的工作，也具有相當(dāng)?shù)娘L(fēng)險(xiǎn)。為了監(jiān)督鑒定的過程，保證其合乎規(guī)范，遵守有關(guān)程序、政策和標(biāo)準(zhǔn)，并糾正某些不當(dāng)行為，需要對(duì)鑒定工作予以記錄。對(duì)于電子文件，通過一定的系統(tǒng)設(shè)計(jì)，內(nèi)容鑒定和部分處置工作（如銷毀）的過程及結(jié)果可以自動(dòng)記錄在系統(tǒng)中，而技術(shù)鑒定及另外一些處置工作（如縮微）的過程及結(jié)果一般由人工記錄在紙張上。 記錄電子文件鑒定工作的文件包括：文件管理系統(tǒng)中的跟蹤記錄（日志）、鑒定報(bào)告、銷毀記錄、遷移記錄、縮微記錄等。這些文件是鑒定工作的證據(jù)，應(yīng)由檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。 十、電子文件的歸檔 歸檔是將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程，標(biāo)志著電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的正式轉(zhuǎn)移。 （一）電子文件的歸檔范圍 確定電子文件的歸檔范圍時(shí)，應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍的規(guī)定和其他有關(guān)科技文件、專門文件歸檔范圍的規(guī)定，并結(jié)合電子文件的特點(diǎn)，將反映機(jī)構(gòu)主要活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的電子文件，納入歸檔范圍。歸檔前經(jīng)鑒定為具有保存價(jià)值的電子文件是歸檔范圍的主體，此外，還應(yīng)從以下幾個(gè)方面考慮收集相關(guān)材料： 第一，電子文件具有軟硬件依賴性，因而歸檔文件的支持軟件及軟件的文檔、表達(dá)電子文件內(nèi)容的基本格式及有關(guān)元數(shù)據(jù)都應(yīng)屬于歸檔范圍。第二，同一活動(dòng)中形成的電子文件、紙質(zhì)文件、縮微膠片須一同歸檔。第三，電子文件歸檔時(shí)著錄信息、鑒定記錄等應(yīng)與文件信息一起向檔案部門移交。 由于電子文件在法律憑證性、管理制度、管理方法等方面的特殊性，因此目前我國(guó)規(guī)定在電子文件歸檔的同時(shí)，應(yīng)歸檔相同的紙質(zhì)文件，即“雙套歸檔制”。 （二）電子文件的歸檔方式 電子文件的歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。 1、邏輯歸檔。是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，不改變?cè)鎯?chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過程。 2、物理歸檔。是把計(jì)算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)上的電子文件集中傳輸至獨(dú)立的或可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過程。物理歸檔的方式又可以區(qū)分為以網(wǎng)絡(luò)傳輸方式歸檔和以介質(zhì)傳遞方式歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是將歸檔電子文件通過網(wǎng)絡(luò)直接傳輸?shù)綑n案部門，或加工后傳輸?shù)綑n案部門規(guī)定的地址中，并存儲(chǔ)在檔案部門本地載體的過程，也稱在線式歸檔。介質(zhì)歸檔是將電子文件存儲(chǔ)在一定的介質(zhì)上移交給檔案部門，也稱卸載式歸檔。 （三）電子文件的歸檔時(shí)間 電子文件的歸檔時(shí)間分實(shí)時(shí)歸檔和定期歸檔兩種。實(shí)時(shí)歸檔指電子文件形成后即刻歸檔；定期歸檔是指按照機(jī)構(gòu)有關(guān)規(guī)定，在電子文件形成一段時(shí)間之后再向檔案部門移交。雙套歸檔的電子文件和紙質(zhì)文件，歸檔時(shí)間應(yīng)統(tǒng)一。 一般來(lái)講，邏輯歸檔盡可能實(shí)時(shí)進(jìn)行，以免發(fā)生失控；物理歸檔中的網(wǎng)絡(luò)歸檔既可實(shí)時(shí)進(jìn)行，又可與介質(zhì)歸檔一樣，借鑒紙質(zhì)文件歸檔的經(jīng)驗(yàn)并遵照有關(guān)規(guī)定定期完成，如管理性文件在次年年初歸檔，科技文件在項(xiàng)目完成之后歸檔，機(jī)密文件隨時(shí)歸檔等。 （四）歸檔電子文件的質(zhì)量要求1、齊全完整。歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，凡是歸檔范圍內(nèi)的文件均應(yīng)及時(shí)向檔案部門移交。尤其應(yīng)注意相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的收集。具體要求如下： （1）用文字處理技術(shù)形成的電子文件，同時(shí)收集文件存儲(chǔ)格式、屬性和文字處理平臺(tái)的說明材料。 （2）用掃描儀等設(shè)備獲得的圖像電子文件，如果采用非標(biāo)準(zhǔn)壓縮算法，收集時(shí)應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用格式，如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。 （3）用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等獲得的圖形電子文件，同時(shí)收集軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。 （4）用視頻設(shè)備獲得的動(dòng)態(tài)圖像文件，同時(shí)收集非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件。 （5）用音頻設(shè)備獲得的文件，同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。 （6）由計(jì)算機(jī)多媒體技術(shù)制作的文件，其中包含前面所說的兩種以上的信息形式，收集時(shí)應(yīng)保證參數(shù)準(zhǔn)確、數(shù)據(jù)完整。（7）通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件，原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如果不能轉(zhuǎn)換，則必須連同專用軟件一并收集。專用軟件如系本單位開發(fā)，同時(shí)收集設(shè)計(jì)過程中產(chǎn)生的紙質(zhì)文件，如軟件開發(fā)任務(wù)書、需求分析說明。系統(tǒng)設(shè)計(jì)說明書、程序框圖、鑒定及驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。2、真實(shí)有效。歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)有效，文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件如經(jīng)更改，應(yīng)將最新版本及更改記錄予以歸檔，各種文件的草稿、定稿根據(jù)需要決定是否歸檔。有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)采用電子文件簽署技術(shù)，以便確認(rèn)電子文件的有效性。 3、格式規(guī)范。對(duì)于歸檔電子文件應(yīng)有格式方面的要求，這是保證電子文件長(zhǎng)期可讀性的一個(gè)極為重要的問題。澳大利亞國(guó)家檔案館要求凡獲準(zhǔn)向檔案館移交的電子文件，其數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)必須滿足規(guī)定的物理格式標(biāo)準(zhǔn)和邏輯格式標(biāo)準(zhǔn)。我國(guó)規(guī)定歸檔電子文件的格式應(yīng)為工業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。 4、一式兩(三)套。物理歸檔的電子文件一般要求有一式兩套脫機(jī)文件，其中一套封存，一套提供利用。必要時(shí)還可以一式三套，其中兩套封存，異地保管。電子文件在長(zhǎng)期保存過程中可能會(huì)出現(xiàn)讀取的錯(cuò)誤，封存件可以減少出錯(cuò)、失真現(xiàn)象，兩套封存更為保險(xiǎn)，因?yàn)閮商淄瑫r(shí)出錯(cuò)的概率較低，封存兩套可以提高安全性和可靠性。 5、經(jīng)過整理。歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過一定的整理和編輯。整理工作由文件形成部門負(fù)責(zé)，根據(jù)本部門電子文件的種類、數(shù)量或檔案部門的統(tǒng)一要求決定整理方案，利用文件的著錄信息，形成機(jī)讀目錄，介質(zhì)歸檔時(shí)還應(yīng)對(duì)電子文件的載體簡(jiǎn)單整理，在載體或其包裝盒表面貼上標(biāo)簽，注明編號(hào)、名稱、密級(jí)、保管期限、軟硬件環(huán)境等。整理完畢后，還應(yīng)填寫統(tǒng)一的歸檔電子文件登記表，內(nèi)容包括電子文件形成單位、硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、應(yīng)用軟件、文件題名、形成時(shí)間、文件性質(zhì)、類別、載體編號(hào)、保管期限等。歸檔電子登記表可以制成電子表格，可由系統(tǒng)根據(jù)歸檔電子文件的機(jī)讀目錄或著錄信息自動(dòng)填寫。歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件及其機(jī)讀目錄、登記表同時(shí)移交給檔案部門，歸檔電子文件登記表如果是數(shù)字形式的，還應(yīng)賦有紙張打印件。物理歸檔的電子文件應(yīng)與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一載體上。 （五）歸檔手續(xù) 1、采用邏輯歸檔方式的電子文件，應(yīng)首先由形成部門賦予文件以歸檔標(biāo)識(shí)，然后系統(tǒng)自動(dòng)將歸檔信息提示給檔案部門，檔案部門給歸檔文件加上相應(yīng)的檔案管理信息，如分類號(hào)、檔號(hào)等，歸檔文件及相關(guān)信息進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)，文件便進(jìn)入檔案管理狀態(tài)。得到授權(quán)的用戶只能利用文件信息，不能對(duì)之進(jìn)行刪除、修改等操作。這個(gè)過程應(yīng)記錄在系統(tǒng)日志中，以便審查。采用網(wǎng)絡(luò)歸檔方式的電子文件，其歸檔手續(xù)與此類似。在這兩種情況下，都可由系統(tǒng)自動(dòng)生成一份歸檔電子文件登記表，打印后雙方簽字作為歸檔憑證保存。 2、采用介質(zhì)歸檔方式的電子文件，應(yīng)由移交雙方按照歸檔電子文件登記表清點(diǎn)歸檔材料，對(duì)歸檔文件進(jìn)行全面的檢查驗(yàn)收，在確認(rèn)歸檔文件的技術(shù)狀況合格、相關(guān)材料齊全后，雙方在一式兩份的歸檔電子文件登記表、歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表、電子檔案接收檢驗(yàn)登記表上簽字蓋章，各留一份，保存?zhèn)洳椤?、對(duì)于與電子文件同時(shí)歸檔的配套紙質(zhì)文件，以及雙套歸檔的紙質(zhì)拷貝，應(yīng)履行紙質(zhì)文件的歸檔手續(xù)，即填制一式兩份的移交清單，交接雙方按清單清點(diǎn)后簽字，各留一份，以備查考。4、歸檔電子文件的檢測(cè)工作分兩次進(jìn)行，第一次是在歸檔前的技術(shù)鑒定工作，由電子文件形成部門負(fù)責(zé)，鑒定結(jié)果填入歸檔電子文件移交檢驗(yàn)表；第二次是在歸檔時(shí)的檢查驗(yàn)收，主要內(nèi)容除了檢測(cè)技術(shù)狀況外，還包括支持軟件、配套紙質(zhì)文件、電子文件登記表等相關(guān)材料是否齊全，檢驗(yàn)結(jié)果填入電子檔案接收檢驗(yàn)登記表。由于兩次工作都包括對(duì)歸檔文件技術(shù)狀況的檢查，在實(shí)際工作中可將兩者合而為一，都在歸檔時(shí)進(jìn)行，由檔案部門和文件管理部門共同參與完成，以減少重復(fù)勞動(dòng)。 歸檔電子文件存儲(chǔ)（邏輯）格式 數(shù)據(jù)類型 推薦數(shù)據(jù)格式 不太好的數(shù)據(jù)格式 文 本 ASCII文本、AdobePDF 、XML、 TXT、 RTF（微軟的Rich文本格式）微軟DOC 格式、WPS、其他字處理格式 圖像、照片 TIFF、JEPG、PNGGIF、BMP、XBM、其他格式 音頻（聲音與音樂）MP3、WAV、AIFF WindowMedia、AU格式、RAM/RM（RealAudio流式音頻格式）、MIDI/MODs 視頻（電影與錄像帶）MPEG（1、2或4版）AVI、Quicktime、RealVideo數(shù)據(jù)庫(kù)與光盤數(shù)據(jù)表ASCII文本、DBF格式Excel、Access、Filemaker 圖 形 DXF 網(wǎng) 頁(yè)SGML、HTML、XML 歸檔電子文件存儲(chǔ)載體（物理格式） 載體名稱（介質(zhì)） 格式（版本） 用 途只讀光盤CD-ROMMacintosh、 Unix、DOS（650MB）數(shù)據(jù)利用、備份、脫機(jī)保存（推薦使用）一次性寫光盤CD-R、DVD-R 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份可擦寫光盤CD-RW、DVD-RW 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)備份磁帶DAT 數(shù)據(jù)備份、脫機(jī)保存硬磁盤 數(shù)據(jù)處理、交換、利用軟磁盤Macintosh、DOS數(shù)據(jù)處理、交換（不能作為長(zhǎng)期存儲(chǔ)介質(zhì)）縮微膠片 存儲(chǔ)珍貴檔案 十一、電子文件的整理與編目（一）電子文件的整理 由于電子文件信息內(nèi)容的實(shí)際存儲(chǔ)位置不確定，而且內(nèi)容與特定載體具有可分離性，因此原來(lái)占很大比重的實(shí)體整理工作將弱化、簡(jiǎn)化（僅對(duì)脫機(jī)保存的磁盤、磁帶、光盤作簡(jiǎn)單整理）。而信息整理則呈強(qiáng)化趨勢(shì)。以用戶為中心的服務(wù)模式，要求檢索途徑多元化，因此對(duì)于電子文件信息的分類整理將成為管理人員的一項(xiàng)日常工作，整理的結(jié)果存入檢索系統(tǒng)之中，作為檢索信息庫(kù)的基本內(nèi)容。十二、電子文件的保護(hù) 電子文件的保護(hù)涉及其載體、信息內(nèi)容及其支持體系等幾個(gè)方面。 （一）電子文件載體的保護(hù)電子文件的載體主要分為磁性載體和光學(xué)載體兩種。磁性載體包括磁帶、硬磁盤、軟磁盤等。軟盤不能作為長(zhǎng)期保存數(shù)據(jù)記錄的介質(zhì)。 光學(xué)載體包括： 只讀光盤、可寫入光盤 、可擦寫光盤。電子文件載體的性質(zhì)特點(diǎn)決定了其保管條件有著不同于紙質(zhì)文件的特殊要求。即： 1、控制適宜的溫濕度。推薦最佳保管溫度為18，相對(duì)溫度為 40，24小時(shí)內(nèi)溫度變化不得超過3，相對(duì)濕度變化不得超過5。歸檔光盤應(yīng)保存在 14一24、相對(duì)濕度在45 60的環(huán)境中。 2、防止灰塵。要?jiǎng)?chuàng)造減少空氣中含灰塵量的條件。保證機(jī)器清潔；嚴(yán)禁觸摸軟盤讀寫窗口和索引孔處；不能用手直接接觸光盤信息部，使用后應(yīng)放在盤盒中儲(chǔ)存，不應(yīng)隨處存放。 3、防止外來(lái)磁場(chǎng)。外來(lái)磁場(chǎng)作用于磁性載體上，能使磁性涂層的剩磁發(fā)生消磁或磁化，造成信號(hào)失落或信噪比降低，破壞記錄信息，影響讀出效果。在電子文件保存和使用過程中一定要遠(yuǎn)離強(qiáng)磁場(chǎng)。確保不受磁場(chǎng)的破壞。可使用軟磁物質(zhì)（軟鐵、鎳鐵合金等）制成箱柜，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽，在存有重要電子檔案的庫(kù)區(qū)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，以檢測(cè)隱蔽的磁場(chǎng)。 4、防止機(jī)械震動(dòng)。機(jī)械磨損和強(qiáng)烈震動(dòng)，也能對(duì)電子文件產(chǎn)生破壞。注意做好減震防沖工作。硬盤驅(qū)動(dòng)器應(yīng)平放固定，防止發(fā)生振動(dòng)，硬盤驅(qū)動(dòng)器執(zhí)行讀寫操作時(shí)，不要移動(dòng)或碰撞工作臺(tái)，以免磁頭劃傷盤片，造成盤片上的讀寫錯(cuò)誤。 5、防止光線和有害氣體的影響。有害氣體和光線（特別是紫外線）對(duì)電子文件載體危害極大。注意做好防光工作。要嚴(yán)防強(qiáng)光的影響，不要讓室外光線直接照射在軟盤、磁帶上。除了注意上述物理化學(xué)因素對(duì)電子文件載體的影響之外，在日常管理維護(hù)工作中還要注意以下問題：存放：無(wú)論是軟磁盤、磁帶還是光盤都應(yīng)該垂直放置，以防變形和重物來(lái)回?cái)D壓。不能用手直接觸摸光、磁介質(zhì)，應(yīng)帶非棉制手套；嚴(yán)禁用橡皮筋、繩子、曲別針來(lái)固定磁性載體和光盤，以免造成介質(zhì)損壞和變形。 整理：軟磁盤的標(biāo)簽應(yīng)寫好后貼上，如果軟磁盤上已有標(biāo)簽，不能用圓珠筆等硬筆書寫或修改，防止劃傷。要定期對(duì)磁帶進(jìn)行倒帶。緩解磁帶的卷繞張力，也能避免磁帶發(fā)霉。清潔：不得隨意擦拭或清洗盤片，如果盤片放置時(shí)間過長(zhǎng)，出現(xiàn)發(fā)霉現(xiàn)象，要用干凈的藥棉蘸高純度酒精擦洗盤片裸露部分，邊擦拭邊翻轉(zhuǎn)，然后放置于清潔的環(huán)境中讓酒精揮發(fā)干燥后再使用。 各種媒介預(yù)計(jì)壽命表媒體類型壽 命 手工紙 1000年或更長(zhǎng) 新聞紙 50年 縮微膠片 300年 縮微平片 100年 磁 盤 15年 磁光盤 30年 4mm磁帶 10年 光 盤 5年 （二）電子文件內(nèi)容信息的保護(hù)由于電子文件信息記錄的方式與紙質(zhì)文件不同，因此，電子文件信息的保護(hù)需采取以下措施： 1、信息安全規(guī)范。信息安全是由安全的軟硬件技術(shù)和完善的管理規(guī)范、安全法律提供保障的。它包括技術(shù)行為的安全規(guī)范和人員行為的安全規(guī)范。 信息安全依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全。計(jì)算機(jī)安全是指硬件、軟件、數(shù)據(jù)受到保護(hù)，不因偶然或惡意的原因而遭到破壞、更改、顯露，使系統(tǒng)保持連續(xù)正常運(yùn)行的狀態(tài)。信息安全保護(hù)是屬于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全的有機(jī)組成部分，電子文件的安全要求對(duì)整個(gè)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)制定安全規(guī)范。2、信息加密技術(shù)。電子文件歸檔是必須解密的文件，文件必須以明文的形式歸檔。對(duì)有密級(jí)限制的電子文件，網(wǎng)絡(luò)傳輸中應(yīng)當(dāng)使用加密技術(shù)。在實(shí)際通信中通常采用公鑰加密體制，發(fā)送者使用公開的加密密鑰對(duì)文件加密，收方使用嚴(yán)格保密的解密密鑰對(duì)收文解密。 3、信息認(rèn)證技術(shù)。主要有三種技術(shù)： （1）數(shù)字簽名技術(shù)。數(shù)字簽名是以數(shù)字形式存儲(chǔ)并能在通信網(wǎng)絡(luò)中傳輸?shù)姆椒?，是公鑰加密算法的一種用法。 （2）身份識(shí)別技術(shù)。常采用通行字口令方式。 （3）消息認(rèn)證。接收者能夠檢驗(yàn)收到的消息是否真實(shí)的方法。4、防治計(jì)算機(jī)病毒。5、信息備份。備份設(shè)備有磁帶機(jī)、光盤、硬盤。備份技術(shù)有拷貝、磁盤鏡像、磁盤雙工、鏡像站點(diǎn)、服務(wù)器集群技術(shù)、災(zāi)難恢復(fù)方案。還要制訂備份管理制度。6、網(wǎng)絡(luò)安全。包括防火墻、漏洞掃描技術(shù)和入侵檢測(cè)技術(shù)。 7、電子文件長(zhǎng)期可存取技術(shù)。包括仿真、遷移和載體轉(zhuǎn)換保護(hù)技術(shù)。 十三、電子文件管理系統(tǒng)（一）電子文件管理系統(tǒng)概念電子文件管理系統(tǒng)是包括所有與電子文件管理有關(guān)的技術(shù)、管理、法律、標(biāo)準(zhǔn)、人員等相關(guān)因素在內(nèi)，以保證電子文件的行政有效性和證據(jù)效力、保證電子文件的科學(xué)管理和高效利用為目