采購小組管理職責.doc

.北京首都機場物業(yè)管理有限公司寫字樓物業(yè)服務分公司工程采購管理體系文件一.目的為實現北京首都機場物業(yè)管理有限公司寫字樓物業(yè)服務分公司（以下簡稱“寫字樓物業(yè)”）的規(guī)范采購行為，切實提高采購管理水平，合理降低采購成本，規(guī)避采購風險，特制訂本規(guī)定。二.適用范圍本規(guī)定適用于寫字樓物業(yè)各職能部門及各項目部。三.術語1 采購指以合同、預算和報價等有償取得工程的行為，包括購買、租賃、委托、雇傭等。2 工程指建設工程和綠化工程。建設工程種類包括建筑物的新建、改建、擴建、裝修、拆除、修繕等。工程內容包括項目的勘察、設計、施工、監(jiān)理以及與工程建設有關的重要設備、資料等。綠化工程項目指綠地改造、翻新、新建、補植、噴灌等。3采購小組采購小組由業(yè)務發(fā)展部、財務部、綜合辦公室和各用戶單位負責人組成。采購小組為非常設機構，辦公室設在業(yè)務發(fā)展部，業(yè)務發(fā)展部分管領導作為采購小組的牽頭組織者，決定采用會議或聯簽形式行使職責。4 用戶單位指寫字樓物業(yè)采購項目需求的各項目部。5 協議供應商指物業(yè)公司指定的五家施工單位，通過詢價或招標方式確認的或符合直接采購條件確定的。四.原則1 規(guī)范運作、降低采購成本規(guī)范公司內部采購流程。運用大規(guī)模集約化采購等手段，不短優(yōu)先內部供應鏈，減少中間環(huán)節(jié)，提高采購資金使用效率，實現采購成本最小化。2 合法合規(guī)采購活動嚴格按照國家有關法律、法規(guī)，首都機場集團公司和北京首都機場物業(yè)管理有限公司相關規(guī)定進行操作。3 競爭性原則采購活動應有三家以上同檔次的供應商參加，公平地對待每一位合作供應商。4 保密原則采購活動的有關人員不得透露采購價格、售后服務等相關信息。五.管理職責1 分公司經理1.1 簽訂采購項目的評審表、直采表及需求表；1.2 審批采購相關制度。2 采購小組2.1 負責組織評審、推薦采購項目合作供應商；2.2 負責組織召開評審會、確定供應商。3 業(yè)務發(fā)展部3.1 負責供應商管理工作；3.2 負責組織實施分公司范圍內的項目招標工作，組織召開采購項目評審會；3.3 負責分公司采購相關制度的制定；3.4 負責制定分公司年度采購計劃；3.5 負責各項采購合同中的法律條款的審核工作；3.6 負責采購合同的報審工作；3.7 參與相應采購項目的評審、監(jiān)督、驗收等工作；3.8 負責限額內采購項目的資料存檔。4 財務部4.1 負責提供財務方面的咨詢；4.2 負責提供與采購項目有關的年度預算信息；4.3 負責審核采購合同中的財務條款；4.4 參與相應采購項目的評審、驗收、結算等工作。5 綜合辦公室5.1 接受并處理對采購活動中存在問題的投訴；5.2 負責對采購行為進行監(jiān)督；5.3 參與相應采購項目的評審、監(jiān)督、驗收等工作。6 用戶單位6.1 按分公司采購管理制度進行工程類自主采購活動并接受業(yè)務發(fā)展部的指導和監(jiān)督；6.2 負責對供應商所提供的采購項目進行日常監(jiān)督、管理、評價及驗收工作；6.3 參與相應采購項目的評審、監(jiān)督、驗收等工作。六.采購管理內容1 采購限額標準管理1.1 2000元由（含2000元）以下的由分公司自主采購；1.2 2000元以上50000元以下（含50000元）由分公司在物業(yè)公司指定的五家供應商中招標比價采購；1.3 50000元以上的上報需求表，走物業(yè)公司采購流程。2 采購方式管理根據采購項目內容、采購限額標準以及所購產品對服務、安全的影響程度，分公司將集中采購分為：直接采購、比價采購、上報需求由物業(yè)公司采購。分公司所有采購都應遵照以上采購方式進行。3 直接采購直接采購簡稱“直采”。是指向一家供應商直接購買產品的采購方式。4 比價采購是指通過對三家或三家以上的指定供應商的報價及其所提供產品的性能進行比較，確定性價比最優(yōu)供應商的采購方式。七.管理程序1 采購需求提出1.1 用戶單位根據年度維修計劃或經批復的呈批件，提出采購需求；1.2 建設工程項目采購需求需列明項目所需要達到的使用要求、項目執(zhí)行應符合及達到的技術標準、項目實施過程的基本工藝、售后服務要求、備品、驗收要求、具體工程量等內容；1.3采購需求經用戶單位經理簽字確認后，提交業(yè)務發(fā)展部。2 采購方式確定根據確認的工程采購需求情況并結合采購方式適用范圍，由業(yè)務發(fā)展部確定相應的采購方式。具體見寫字樓物業(yè)服務分公司工程采購管理體系文件。工程采購原則上以比價或上報物業(yè)公司的采購方式為主。3 供應商確定具體參見寫字樓物業(yè)服務分公司工程采購管理體系文件。4 合同審批、簽訂項目評審結果經分公司經理簽字或比價評審會聯簽批準后，業(yè)務發(fā)展部以口頭方式通知參與供應商；5 驗收5.1 業(yè)務發(fā)展部組織財務部、綜合辦公室、用戶單位及供應商共同對建設工程項目進行驗收。其中：5.2 合格的建設工程項目，參與驗收人員簽字確認及供應商簽字蓋章確認。不合格的建設工程項目，待整改完善后再次驗收。6 資料存檔 業(yè)務發(fā)展部采購項目負責人將本次采購所有資料進行存檔。八.附則1 如遇緊急采購項目、專業(yè)性較強且購置數量較少（采購金額在2000元以下的）可由用戶單位在業(yè)務發(fā)展部的監(jiān)督下進行資助采購，但須由分公司經理批準。2 本規(guī)定由業(yè)務發(fā)展部負責解釋。3 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。九.相關支持文件1 首都機場集團公司集中采購管理手冊（試行）2 首都機場集團公司招投標采購管理辦法（試行）3 北京首都機場物業(yè)管理有限公司采購管理體系文件十.相關表格1 工程項目需求確認表2 簽到表3 直采項目評審表4 比價項目評審表5 工程竣工驗收單工程項目需求確認表項目名稱：部門：經辦人： 項目依據 預計金額（元）項目需求：項目部負責人意見：注：本項目需求確認表適用于工程維修類項目簽到表項目名稱： 地點： 日期： 姓名部門職務聯系電話備注直采項目評審表項目名稱：用戶單位經辦人項目依據預計金額（元）項目需求及直采理由：使用部門意見：分公司采購小組意見：分管經理意見：經理意見：比價項目評審表項目名稱：報價單位一北京順義建筑企業(yè)集團公司八公司價格報價: 元報價單位二北京順義建筑