采購小組管理職責(zé).doc

.北京首都機(jī)場(chǎng)物業(yè)管理有限公司寫字樓物業(yè)服務(wù)分公司工程采購管理體系文件一.目的為實(shí)現(xiàn)北京首都機(jī)場(chǎng)物業(yè)管理有限公司寫字樓物業(yè)服務(wù)分公司（以下簡(jiǎn)稱“寫字樓物業(yè)”）的規(guī)范采購行為，切實(shí)提高采購管理水平，合理降低采購成本，規(guī)避采購風(fēng)險(xiǎn)，特制訂本規(guī)定。二.適用范圍本規(guī)定適用于寫字樓物業(yè)各職能部門及各項(xiàng)目部。三.術(shù)語1 采購指以合同、預(yù)算和報(bào)價(jià)等有償取得工程的行為，包括購買、租賃、委托、雇傭等。2 工程指建設(shè)工程和綠化工程。建設(shè)工程種類包括建筑物的新建、改建、擴(kuò)建、裝修、拆除、修繕等。工程內(nèi)容包括項(xiàng)目的勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及與工程建設(shè)有關(guān)的重要設(shè)備、資料等。綠化工程項(xiàng)目指綠地改造、翻新、新建、補(bǔ)植、噴灌等。3采購小組采購小組由業(yè)務(wù)發(fā)展部、財(cái)務(wù)部、綜合辦公室和各用戶單位負(fù)責(zé)人組成。采購小組為非常設(shè)機(jī)構(gòu)，辦公室設(shè)在業(yè)務(wù)發(fā)展部，業(yè)務(wù)發(fā)展部分管領(lǐng)導(dǎo)作為采購小組的牽頭組織者，決定采用會(huì)議或聯(lián)簽形式行使職責(zé)。4 用戶單位指寫字樓物業(yè)采購項(xiàng)目需求的各項(xiàng)目部。5 協(xié)議供應(yīng)商指物業(yè)公司指定的五家施工單位，通過詢價(jià)或招標(biāo)方式確認(rèn)的或符合直接采購條件確定的。四.原則1 規(guī)范運(yùn)作、降低采購成本規(guī)范公司內(nèi)部采購流程。運(yùn)用大規(guī)模集約化采購等手段，不短優(yōu)先內(nèi)部供應(yīng)鏈，減少中間環(huán)節(jié)，提高采購資金使用效率，實(shí)現(xiàn)采購成本最小化。2 合法合規(guī)采購活動(dòng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律、法規(guī)，首都機(jī)場(chǎng)集團(tuán)公司和北京首都機(jī)場(chǎng)物業(yè)管理有限公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行操作。3 競(jìng)爭(zhēng)性原則采購活動(dòng)應(yīng)有三家以上同檔次的供應(yīng)商參加，公平地對(duì)待每一位合作供應(yīng)商。4 保密原則采購活動(dòng)的有關(guān)人員不得透露采購價(jià)格、售后服務(wù)等相關(guān)信息。五.管理職責(zé)1 分公司經(jīng)理1.1 簽訂采購項(xiàng)目的評(píng)審表、直采表及需求表；1.2 審批采購相關(guān)制度。2 采購小組2.1 負(fù)責(zé)組織評(píng)審、推薦采購項(xiàng)目合作供應(yīng)商；2.2 負(fù)責(zé)組織召開評(píng)審會(huì)、確定供應(yīng)商。3 業(yè)務(wù)發(fā)展部3.1 負(fù)責(zé)供應(yīng)商管理工作；3.2 負(fù)責(zé)組織實(shí)施分公司范圍內(nèi)的項(xiàng)目招標(biāo)工作，組織召開采購項(xiàng)目評(píng)審會(huì)；3.3 負(fù)責(zé)分公司采購相關(guān)制度的制定；3.4 負(fù)責(zé)制定分公司年度采購計(jì)劃；3.5 負(fù)責(zé)各項(xiàng)采購合同中的法律條款的審核工作；3.6 負(fù)責(zé)采購合同的報(bào)審工作；3.7 參與相應(yīng)采購項(xiàng)目的評(píng)審、監(jiān)督、驗(yàn)收等工作；3.8 負(fù)責(zé)限額內(nèi)采購項(xiàng)目的資料存檔。4 財(cái)務(wù)部4.1 負(fù)責(zé)提供財(cái)務(wù)方面的咨詢；4.2 負(fù)責(zé)提供與采購項(xiàng)目有關(guān)的年度預(yù)算信息；4.3 負(fù)責(zé)審核采購合同中的財(cái)務(wù)條款；4.4 參與相應(yīng)采購項(xiàng)目的評(píng)審、驗(yàn)收、結(jié)算等工作。5 綜合辦公室5.1 接受并處理對(duì)采購活動(dòng)中存在問題的投訴；5.2 負(fù)責(zé)對(duì)采購行為進(jìn)行監(jiān)督；5.3 參與相應(yīng)采購項(xiàng)目的評(píng)審、監(jiān)督、驗(yàn)收等工作。6 用戶單位6.1 按分公司采購管理制度進(jìn)行工程類自主采購活動(dòng)并接受業(yè)務(wù)發(fā)展部的指導(dǎo)和監(jiān)督；6.2 負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商所提供的采購項(xiàng)目進(jìn)行日常監(jiān)督、管理、評(píng)價(jià)及驗(yàn)收工作；6.3 參與相應(yīng)采購項(xiàng)目的評(píng)審、監(jiān)督、驗(yàn)收等工作。六.采購管理內(nèi)容1 采購限額標(biāo)準(zhǔn)管理1.1 2000元由（含2000元）以下的由分公司自主采購；1.2 2000元以上50000元以下（含50000元）由分公司在物業(yè)公司指定的五家供應(yīng)商中招標(biāo)比價(jià)采購；1.3 50000元以上的上報(bào)需求表，走物業(yè)公司采購流程。2 采購方式管理根據(jù)采購項(xiàng)目?jī)?nèi)容、采購限額標(biāo)準(zhǔn)以及所購產(chǎn)品對(duì)服務(wù)、安全的影響程度，分公司將集中采購分為：直接采購、比價(jià)采購、上報(bào)需求由物業(yè)公司采購。分公司所有采購都應(yīng)遵照以上采購方式進(jìn)行。3 直接采購直接采購簡(jiǎn)稱“直采”。是指向一家供應(yīng)商直接購買產(chǎn)品的采購方式。4 比價(jià)采購是指通過對(duì)三家或三家以上的指定供應(yīng)商的報(bào)價(jià)及其所提供產(chǎn)品的性能進(jìn)行比較，確定性價(jià)比最優(yōu)供應(yīng)商的采購方式。七.管理程序1 采購需求提出1.1 用戶單位根據(jù)年度維修計(jì)劃或經(jīng)批復(fù)的呈批件，提出采購需求；1.2 建設(shè)工程項(xiàng)目采購需求需列明項(xiàng)目所需要達(dá)到的使用要求、項(xiàng)目執(zhí)行應(yīng)符合及達(dá)到的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目實(shí)施過程的基本工藝、售后服務(wù)要求、備品、驗(yàn)收要求、具體工程量等內(nèi)容；1.3采購需求經(jīng)用戶單位經(jīng)理簽字確認(rèn)后，提交業(yè)務(wù)發(fā)展部。2 采購方式確定根據(jù)確認(rèn)的工程采購需求情況并結(jié)合采購方式適用范圍，由業(yè)務(wù)發(fā)展部確定相應(yīng)的采購方式。具體見寫字樓物業(yè)服務(wù)分公司工程采購管理體系文件。工程采購原則上以比價(jià)或上報(bào)物業(yè)公司的采購方式為主。3 供應(yīng)商確定具體參見寫字樓物業(yè)服務(wù)分公司工程采購管理體系文件。4 合同審批、簽訂項(xiàng)目評(píng)審結(jié)果經(jīng)分公司經(jīng)理簽字或比價(jià)評(píng)審會(huì)聯(lián)簽批準(zhǔn)后，業(yè)務(wù)發(fā)展部以口頭方式通知參與供應(yīng)商；5 驗(yàn)收5.1 業(yè)務(wù)發(fā)展部組織財(cái)務(wù)部、綜合辦公室、用戶單位及供應(yīng)商共同對(duì)建設(shè)工程項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收。其中：5.2 合格的建設(shè)工程項(xiàng)目，參與驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)及供應(yīng)商簽字蓋章確認(rèn)。不合格的建設(shè)工程項(xiàng)目，待整改完善后再次驗(yàn)收。6 資料存檔 業(yè)務(wù)發(fā)展部采購項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將本次采購所有資料進(jìn)行存檔。八.附則1 如遇緊急采購項(xiàng)目、專業(yè)性較強(qiáng)且購置數(shù)量較少（采購金額在2000元以下的）可由用戶單位在業(yè)務(wù)發(fā)展部的監(jiān)督下進(jìn)行資助采購，但須由分公司經(jīng)理批準(zhǔn)。2 本規(guī)定由業(yè)務(wù)發(fā)展部負(fù)責(zé)解釋。3 本規(guī)定自發(fā)布之日起執(zhí)行。九.相關(guān)支持文件1 首都機(jī)場(chǎng)集團(tuán)公司集中采購管理手冊(cè)（試行）2 首都機(jī)場(chǎng)集團(tuán)公司招投標(biāo)采購管理辦法（試行）3 北京首都機(jī)場(chǎng)物業(yè)管理有限公司采購管理體系文件十.相關(guān)表格1 工程項(xiàng)目需求確認(rèn)表2 簽到表3 直采項(xiàng)目評(píng)審表4 比價(jià)項(xiàng)目評(píng)審表5 工程竣工驗(yàn)收單工程項(xiàng)目需求確認(rèn)表項(xiàng)目名稱：部門：經(jīng)辦人： 項(xiàng)目依據(jù) 預(yù)計(jì)金額（元）項(xiàng)目需求：項(xiàng)目部負(fù)責(zé)人意見：注：本項(xiàng)目需求確認(rèn)表適用于工程維修類項(xiàng)目簽到表項(xiàng)目名稱： 地點(diǎn)： 日期： 姓名部門職務(wù)聯(lián)系電話備注直采項(xiàng)目評(píng)審表項(xiàng)目名稱：用戶單位經(jīng)辦人項(xiàng)目依據(jù)預(yù)計(jì)金額（元）項(xiàng)目需求及直采理由：使用部門意見：分公司采購小組意見：分管經(jīng)理意見：經(jīng)理意見：比價(jià)項(xiàng)目評(píng)審表項(xiàng)目名稱：報(bào)價(jià)單位一北京順義建筑企業(yè)集團(tuán)公司八公司價(jià)格報(bào)價(jià): 元報(bào)價(jià)單位二北京順義建筑