Z管理體系策劃控制準(zhǔn)則.doc

管理體系策劃控制準(zhǔn)則一、目的對管理體系進行策劃、建立和保持，并在策劃和實施過程中確保管理體系的完整性。二、適用范圍適用于對實現(xiàn)企業(yè)預(yù)定目標(biāo)（指標(biāo)）的過程和資源進行策劃和識別，以及其他整合型管理體系的策劃。三、批準(zhǔn)和解釋本制度由山東金瀚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司行政事務(wù)部主管副總批準(zhǔn)后生效；本制度由山東金瀚房地產(chǎn)開發(fā)有限公司行政事務(wù)部負責(zé)解釋。四、控制要求（一）總要求1、行政事務(wù)部應(yīng)確保管理體系策劃的正常進行，以滿足企業(yè)預(yù)定目標(biāo)及管理體系的總要求。2、管理體系策劃的時機：a)組織按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)建立質(zhì)量管理體系；b)組織的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標(biāo)、環(huán)境方針、組織機構(gòu)發(fā)生重大變化；c)組織的資源配置（如機構(gòu)、人員變動）、市場情況發(fā)生重大變化；d)現(xiàn)有管理體系文件未能覆蓋的特殊事項（如產(chǎn)品的范圍擴大等）。3、策劃時，由行政事務(wù)部組織職能部門進行，應(yīng)劃定階段、明確任務(wù)及檢查的過程。（二）管理體系策劃的內(nèi)容1、總經(jīng)理應(yīng)確保對實現(xiàn)企業(yè)預(yù)定目標(biāo)所需的資源和過程加以識別。2、策劃的內(nèi)容應(yīng)包括：a)需達到的企業(yè)預(yù)定目標(biāo)及相應(yīng)的管理過程，確定過程的輸入、輸出及活動，并作出相應(yīng)的規(guī)定；b)識別為實現(xiàn)企業(yè)預(yù)定目標(biāo)所需建立的過程和資源配置；c)應(yīng)建立實現(xiàn)企業(yè)總體目標(biāo)、指標(biāo)和階段或局部的目標(biāo)、指標(biāo)進行定期評審規(guī)定，重點應(yīng)評審過程和活動的改進；d)根據(jù)評審結(jié)果尋找與企業(yè)預(yù)定目標(biāo)、指標(biāo)的差距，形成文件，以確保持續(xù)改進；e)策劃的結(jié)果（包括變更）應(yīng)形成文件，如管理體系文件、質(zhì)量計劃等。（三）管理體系策劃的輸出文件1、編制原則a)應(yīng)參照管理手冊的有關(guān)內(nèi)容，符合企業(yè)方針及預(yù)定目標(biāo)、并與產(chǎn)品實現(xiàn)過程的策劃及發(fā)生變更的管理體系文件的內(nèi)容協(xié)調(diào)一致；b)在對管理體系的變更進行策劃和實施時，現(xiàn)有文件中的內(nèi)容可被引用，并根據(jù)特殊的要求增加新的內(nèi)容。2、文件策劃及編制a)行政事務(wù)部負責(zé)組織各部門編制管理體系文件，管理手冊由行政事務(wù)部編制；有關(guān)的管理體系推行計劃由主管副總核準(zhǔn)后執(zhí)行，行政事務(wù)部督促和檢查有關(guān)情況。b)為確保管理體系的建立和保持有序地進行，行政事務(wù)部對階段性工作均以計劃排程表的形式下發(fā)各部門執(zhí)行。計劃排程表中應(yīng)明確責(zé)任人、審核人、批準(zhǔn)人及完成時間，必要時還應(yīng)注意工作質(zhì)量方面的要求。c)在組織會審和研討時，體系管理部門應(yīng)確保各級文件在組織和技術(shù)接口、語言風(fēng)格上一致，文件充分性和適宜性統(tǒng)一。d)管理體系策劃輸出文件的封面必須寫明策劃文件名稱及編號、受控狀態(tài)、發(fā)布日期。扉頁上應(yīng)注明編制人、審核人、批準(zhǔn)人及修訂狀態(tài)等。e)為確保管理體系文件實施，相關(guān)文件已給出了產(chǎn)生的記錄，用以作為已經(jīng)執(zhí)行實施的證據(jù)。f)各公司管理體系策劃和實施中，如有變更要求時，可根據(jù)實際情況進行重新策劃和修訂，但該項工作在實施前須取得集團投資管理部的同意，并將變更的策劃和具體的內(nèi)容交行政事務(wù)部備案。g)各公司在管理體系實施的過程中，如有新的產(chǎn)品開發(fā)和產(chǎn)品實現(xiàn)，在對新的產(chǎn)品的實現(xiàn)進行策劃時，要確保管理體系的協(xié)調(diào)性、統(tǒng)一性和完整性。h)各部門在文件編制執(zhí)行中應(yīng)按計劃規(guī)定的內(nèi)容、進度、要求進行控制，并將執(zhí)行情況、存在的問題等及時反饋到體系歸口部門。i)由行政事務(wù)部對文件編制情況依據(jù)計劃排程表的要求進行檢查，協(xié)調(diào)相應(yīng)的資源，將檢查的結(jié)果報告總負責(zé)人。j)管理體系文件策劃形成的相關(guān)文件，由行政事務(wù)部負責(zé)存檔保存。（六）文件的修訂1、文件需修訂時，由修訂申請者填寫“文件修訂申請單”，經(jīng)部門負責(zé)人審核、原審批人批準(zhǔn)（若由其他部門進行審批時，需取得原審批部門相關(guān)背景資料），并將批準(zhǔn)后的“文件修訂申請單”交至文件控制部門，由其組織進行修訂。2、本公司體系文件的修訂可根據(jù)需要采用換頁或手寫修訂兩種方式：a)換頁修訂時，按原文件的發(fā)放范圍發(fā)放新頁，同時將作廢頁收回；b)手寫修訂時，修訂人需將修訂內(nèi)容以單橫線劃掉，在其上方填寫正確內(nèi)容。3、修訂后應(yīng)將修訂的基本情況記錄在該文件的修訂狀態(tài)控制頁上，文件控制部門應(yīng)將更改情況登錄在“文件修訂狀況一覽表”上以表明現(xiàn)行文件的修訂狀態(tài)。4、體系文件遇下列情況時，應(yīng)換版：a)經(jīng)多次修訂影響使用效果；b)管理體系發(fā)生重大變化，文件已不適用；c)公司的產(chǎn)品或經(jīng)營發(fā)生重大變化，管理體系文件已不適用。（七）文件的領(lǐng)用1、當(dāng)文件丟失、嚴(yán)重破損或其他情況（如提供給顧客、供應(yīng)商、認證機構(gòu)等）需申請領(lǐng)用時，需經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)后方可領(lǐng)用。各部門對本部門領(lǐng)用、接收的文件填寫“文件接收記錄”，包括受控的外來文件。2、因破損而重新領(lǐng)用的新文件，其分發(fā)號不變，文件控制部門應(yīng)收回相應(yīng)舊文件；丟失補發(fā)的文件應(yīng)給予新的分發(fā)號，并注明已丟失的文件及分發(fā)號作廢；文件控制部門作好相應(yīng)發(fā)放簽收記錄。3、各文件發(fā)放部門對發(fā)放的文件要編制“文件分布表”，以便于控制。（八）文件的保存及銷毀1、所有體系文件（不包括記錄）的原稿由文件控制部門統(tǒng)一保存；各部門負責(zé)保存相關(guān)的帶有受控標(biāo)識的文件，文件應(yīng)有序地加以保存以便存取和查閱；2、作廢文件的原稿由文件控制部門在文件右上方加蓋紅色“作廢文件”標(biāo)識，防止誤用；3、其余作廢文件由文件控制部門統(tǒng)一收回并進行銷毀，銷毀人應(yīng)填寫“文件銷毀記錄”。（九）外來文件的控制1、各職能部門對口收集適用的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程等文件的最新版本，交文件控制部門統(tǒng)一編號并加蓋藍色“受控文件”章，依據(jù)外來文件的適用范圍下發(fā)各相關(guān)部門執(zhí)行并做好記錄。2、各職能部門對對口外來文件進行評審和更新，跟蹤外來文件的最新修訂狀態(tài)，確保在使用處可獲得適用文件的有效版本。（十）文件的管理1、所有文件必須保存在干燥通風(fēng)的地方，歸檔后的文件，由各部門按檔案管理制度進行管理。2、本公司的文件以書面形式為主，存于電子媒體中的文件作為執(zhí)行的依據(jù)時，應(yīng)標(biāo)識文件的修訂版本號并設(shè)置修訂權(quán)限。存于電子媒體中的文件應(yīng)備份，有修訂時也應(yīng)一同進行修訂。3、任何人不得在受控文件上亂涂亂畫亂改，