采購管理制度及采購流程.doc

.采購管理制度及采購流程一、目的： 規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進(jìn)行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。二、適用范圍 適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、內(nèi)容 （一）總則：為加強(qiáng)采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。 （二）基本流程：采購需求尋找供應(yīng)商詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)采購洽談合同的簽訂交貨驗(yàn)收質(zhì)檢入庫計(jì)劃對(duì)賬財(cái)務(wù)結(jié)算 （三）采購流程圖如下： 四、制度細(xì)則（一）采購需求的提請1、采購需求流程如圖： 由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申購單格式，認(rèn)真詳細(xì)、清楚的填寫各項(xiàng)數(shù)據(jù)（重點(diǎn)要素見細(xì)則要求）。填寫后由填寫人簽字確認(rèn)。填報(bào)申請單部門審核總經(jīng)理采購部由需求部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進(jìn)行審核，對(duì)申請采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進(jìn)行審核確認(rèn)，簽字后提交上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)?？偨?jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交由采購部進(jìn)行采購。采購部收到經(jīng)過簽字批準(zhǔn)的采購申請書，要對(duì)申請書的內(nèi)容進(jìn)行核對(duì)，并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進(jìn)行確認(rèn)。再根據(jù)庫存、采購在途等進(jìn)行訂單數(shù)量的最終確認(rèn)。確認(rèn)后，進(jìn)入采購環(huán)節(jié)。3、請購單應(yīng)如實(shí)填寫以下內(nèi)容：請購的部門；請購的物品名；請購的物品數(shù)量；請購的物品規(guī)格；請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請購物品的需求時(shí)間；請購如有特殊需要請備注（如定制刀具應(yīng)注明規(guī)格）；請購單填寫人簽字；請購的部門負(fù)責(zé)人簽字；請購單的審核人簽字；財(cái)務(wù)審核人簽字；公司總經(jīng)理簽字。4、請購單及其提請規(guī)定請購單應(yīng)按照要求填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報(bào)采購部門。請購部門在提交請購單時(shí)應(yīng)要求采購部簽字接收，請購部門備份。涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時(shí)可以以附件清單的形式進(jìn)行提交，同時(shí)清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報(bào)采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補(bǔ)。如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，申請部門必須作出書面說明。請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和補(bǔ)充的，應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報(bào)采購部。5、公司物資申請采購的提請部門公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他物品由生產(chǎn)部門提請。公司設(shè)備維修、維護(hù)所需的備品備件、維修工具等物品由生產(chǎn)部門提請。公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公項(xiàng)目由行政部門提請。公司各部門專用的物資由各部門自行提請。6、請購單的接收采購部在接收請購單時(shí)應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。接收請購單時(shí)應(yīng)遵循無計(jì)劃不采購、名稱規(guī)格等不完整或不清晰不采購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲(chǔ)積壓的物資不采購的原則。聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對(duì)采購臺(tái)帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。對(duì)于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時(shí)通知申請采購的部門。7、請購單的分工處理核對(duì)過的請購單，采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進(jìn)行分工處理。對(duì)于緊急采購項(xiàng)目應(yīng)優(yōu)先處理。無法按照申請部門需求日期完成采購的，應(yīng)通知申請部門。重要的項(xiàng)目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。8、采購周期的規(guī)定根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周期。請購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時(shí)間提前走請購單的審批流程，以便采購部門能按時(shí)完成采購。采購部如未能按時(shí)完成采購任務(wù)時(shí)應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因。遇到緊急采購應(yīng)匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。（二）詢價(jià)及其規(guī)定詢價(jià)請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)及時(shí)與請購部門溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打包采購。所有采購項(xiàng)目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價(jià)，原則上盡量不通過其代理或各種中介機(jī)構(gòu)詢價(jià)。對(duì)于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同，成本較低的替代品可以推薦采購替代品。遇到重要的物資、項(xiàng)目或預(yù)估單次采購金額較大的采購情況，詢價(jià)前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)擬邀請報(bào)價(jià)或投標(biāo)單位的基本情況，提報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價(jià)或發(fā)放標(biāo)書。詢價(jià)時(shí)對(duì)于相同規(guī)格和技術(shù)要求，應(yīng)對(duì)不同品牌或公司進(jìn)行詢價(jià)。除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng)商詢價(jià)、供應(yīng)商參與比價(jià)或招標(biāo)采購的供應(yīng)商數(shù)量也要不同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督。比價(jià)采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實(shí)力，具有提供或完成公司所需物資和項(xiàng)目的能力。比價(jià)采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進(jìn)行詢價(jià)。在詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況應(yīng)書面報(bào)請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（三）比價(jià)、議價(jià)對(duì)廠商的供應(yīng)能力，交貨時(shí)間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行確認(rèn)。對(duì)于合格供應(yīng)商的價(jià)格水平進(jìn)行市場分析，是否其他廠商的價(jià)格最低，所報(bào)價(jià)格的綜合條件更加突出。收到供應(yīng)單位第一次報(bào)價(jià)或進(jìn)行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)情況，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)或理想中標(biāo)價(jià)格。重要項(xiàng)目應(yīng)通過一定的方法對(duì)于目標(biāo)單位的實(shí)力，資質(zhì)進(jìn)行驗(yàn)證和審查，如通過進(jìn)行實(shí)地考察了解供應(yīng)商的各方面的實(shí)力等。（四）比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總比價(jià)、議價(jià)結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報(bào)價(jià)、工期、付款方式及其他價(jià)格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。如比價(jià)、議價(jià)結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進(jìn)行修改或重新處理。（五）合同的簽訂及其規(guī)定（1）合同正文應(yīng)包含的要素1、合同名稱、編號(hào)、簽訂時(shí)間、簽訂地點(diǎn)。2、采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不可分割的部分。3、包裝要求，備品備件包裝運(yùn)輸要求。4、合同總額應(yīng)含稅，含運(yùn)達(dá)公司的總價(jià)，特殊情況應(yīng)注明。5、付款方式。6、交貨期。7、質(zhì)量保證期。8、質(zhì)量要求及規(guī)范。9、違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。10、雙方的公司信息。11、其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機(jī)密的，注意保密責(zé)任。擬定合同條款時(shí)一定要將各種風(fēng)險(xiǎn)降低到最低。如物品訂購數(shù)量較多且價(jià)值較大或難清點(diǎn)的情況時(shí)，務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點(diǎn)。質(zhì)保期一定要明確從什么時(shí)候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期。詳細(xì)約定發(fā)票的提供時(shí)間及要求。針對(duì)不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗(yàn)收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時(shí)間和付款條件等。與初次合作的單位合作時(shí)，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款。違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體。比價(jià)匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進(jìn)行合同的簽訂工作。合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對(duì)合同初稿進(jìn)行巡簽審查。合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效。簽訂的所有合同應(yīng)及時(shí)報(bào)送財(cái)務(wù)部門。（六）付款及合同執(zhí)行（1）付款流程（2）付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時(shí)應(yīng)參照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程及資金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照進(jìn)度付款的采購項(xiàng)目必須確保質(zhì)檢合格方可付款。按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時(shí)應(yīng)按財(cái)務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財(cái)務(wù)部付款。財(cái)務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時(shí)的通知采購部并匯報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)。（3）合同執(zhí)行已簽訂合同由采購部項(xiàng)目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，由采購部負(fù)責(zé)人進(jìn)行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時(shí)提出建議或補(bǔ)救措施，并及時(shí)通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時(shí)掌握合作單位對(duì)于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時(shí)履約。合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時(shí)協(xié)商并簽訂補(bǔ)充合同。（七）驗(yàn)收入庫與退貨（1）驗(yàn)收流程驗(yàn)收：采購負(fù)責(zé)人確定到貨時(shí)間，提前通知申購部門做好檢驗(yàn)準(zhǔn)備，通知倉儲(chǔ)部門做好入庫準(zhǔn)備。到貨后驗(yàn)收包括物品數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量是否合格等。入庫：物品經(jīng)檢驗(yàn)合格后，辦理入庫手續(xù)。倉儲(chǔ)人員辦理入庫單據(jù)，另報(bào)財(cái)務(wù)部進(jìn)行成本核算。入庫：物品入庫，根據(jù)物品特性，安排好存儲(chǔ)位置，并進(jìn)行妥善保管。質(zhì)檢合格后的固定資產(chǎn)及服務(wù)按照公司規(guī)定不入庫。（2）退、換貨驗(yàn)收不合格的物品，由采購負(fù)責(zé)人與供應(yīng)商進(jìn)行協(xié)調(diào)，辦理退、換貨。并將不合格物品名稱、規(guī)格、原因等進(jìn)行細(xì)分類標(biāo)注，做為供應(yīng)商管理評(píng)估的依據(jù)。因退、換貨延長物品到貨期限的，要及時(shí)告知請購部門。如急需，根據(jù)具體情況做其它應(yīng)對(duì)準(zhǔn)備。（八）備用金申請1、采購負(fù)責(zé)人或行政部門申請備用金后指定專人存管，部門負(fù)責(zé)人對(duì)本部門申請的備用金負(fù)責(zé)。部門在使用備用金時(shí)，要完整和真實(shí)的記錄備用金的支出項(xiàng)目、時(shí)間和金額，并保留好相應(yīng)的報(bào)銷發(fā)票；公司財(cái)務(wù)可依規(guī)對(duì)各部門備用金的使用和報(bào)銷情況進(jìn)行監(jiān)督、審核。2、備用金實(shí)行限額管理，單筆備用金申請不超過5000元；主要用于日常工作的零星支出或?qū)ｍ?xiàng)小額物品的采買，單次購買物品費(fèi)用大于5000元時(shí)，應(yīng)按公司采購流程進(jìn)行支付。3、備用金申請須由部門申請人按規(guī)定填寫備用金申請表，注明備用金開支項(xiàng)目、借款金額（大小寫須完全一致，不得涂改）。4、備用金審批流程：主管部門（經(jīng)理）審核簽字財(cái)務(wù)部門復(fù)核總經(jīng)理審批（部門負(fù)責(zé)人申請時(shí)則直接填寫申請單交由財(cái)務(wù)部門復(fù)核，再交總經(jīng)理審批）。5、財(cái)務(wù)付款：申請人備憑審批后的備用金申請表到采購部辦理領(lǐng)款手續(xù)，領(lǐng)取備用金后，做好備用