供應(yīng)商審核技巧和流程ppt課件.ppt

1 AuditTechniqueandConsultation 審核技巧和流程 2 WhatisSupplierAudit 2ndPartyAudit 根據(jù)統(tǒng)一的標準 對供應(yīng)商活動進行客觀比較 ObjectivecomparisonsofSupplieractivitiesagainstagreedstandards 3 供應(yīng)商考察的關(guān)鍵點 KeyPointsYouNeedtoKnowAboutAudits 獨立客觀 不可存有偏見系統(tǒng)化 從開始到結(jié)束 自始至終系統(tǒng)化調(diào)查 系統(tǒng)性的 非個性化的客觀證據(jù)的檢查 評價 真實的 活動 而不是你 想象的 跟既存的標準做比較 這個標準可能是ISO系列 編定的工藝規(guī)格或者是相關(guān)法規(guī)如食品安全程序 如HACCP HALAL 4 審核員的角色 RoleofanAuditor 審核員應(yīng)做到 有過培訓(xùn)經(jīng)歷有相關(guān)經(jīng)驗熟悉審核流程 可獨立工作熟悉合同要求和常規(guī)要求沒有不良政治動機 5 審核員的其他素質(zhì)要求 RoleofanAuditor 具有真正的 客戶關(guān)注 意識很好的溝通能力 能夠得體表達能提出品質(zhì)改善建議能夠達到自我滿意友好 有指導(dǎo)能力 善于深入思考良好的道德 6 審核小組組長的職責(zé) RoleoftheLeadAuditor 審核小組組長應(yīng)負責(zé)監(jiān)察的每個階段 具體包括 評價質(zhì)量系統(tǒng)中的文件 以確定其充分性組織并精簡考察團隊組織啟動和總結(jié)會議化解爭議準備并提交考察報告 7 AuditingTechnique 審核技巧 8 審核員的行為 應(yīng)該做的 耐心盡量按計劃進行使用監(jiān)察記錄表使用筆記本 做好記錄讓其他團隊成員協(xié)助明確知道自己考察的目的 9 審核員行為 不該做的 激進 Aggressive 傲慢 Arrogant 輕率的給出意見 Passinstantopinion 遲到 Belate 思路受被審核者影響 BesidetrackedbyAuditee 10 提問技巧 開放性問題 比如用誰 什么 怎么 為什么 在哪里等開始 如 你們的客戶投訴主要是哪些 封閉性問題 引出簡短回答 包括是 不是或其他簡短的事實回答 如 這是你們最近的規(guī)格嗎 這些是你們的部門管理程序嗎 引導(dǎo)性問題 具有建議性 監(jiān)察者通常有自己希望的答案 并希望由供應(yīng)商來說出 如 你們將在下周進行檢查 對嗎 沉默性問題 檢查者保持沉默 或者用 嗯 啊 哦 等回答 來給供應(yīng)商更多的時間 給出更深入更全面的回答 11 聆聽技巧 聆聽 用10 的時間來說 90 的時間來聽集中精力 不要走神及時回應(yīng) 用語言或非語言能從情緒上把握回應(yīng)的效果不要中途打斷 保留建議保持開放 不可武斷創(chuàng)造聆聽氛圍 12 信息收集技巧 觀察 尋找事實證據(jù) 根據(jù)程序文件和作業(yè)指導(dǎo) 觀察實際發(fā)生的事情記錄 邊走邊記 不要過于相信你的記憶 有技巧的記筆記復(fù)印文件 先征得供應(yīng)商的同意 記錄會談內(nèi)容在當(dāng)時和結(jié)束會議上 與供應(yīng)商核實相關(guān)內(nèi)容 13 感覺 如果你習(xí)慣于信任你的內(nèi)在感覺 尊重它對某些 看起來正確 但感覺不正確 的事情 這也許是唯一的解決之道如果無法確定客觀證據(jù) 那就僅僅記錄 14 化解沖突 看看供應(yīng)商如何采取行動 以達到符合標準的要求 15 ProcessofCarryingOutanAudit 考察流程 16 初步準備或者計劃 瀏覽過去的審核報告 以便于 行程安排了解客戶反饋所有的內(nèi) 外部審核發(fā)現(xiàn)做筆記 17 確定審核的目的 范圍 準則 明確審核范圍準備所有需要的工作文件 檢查表審核方和受審方達成一致的要求法令 食品安全法和相關(guān)衛(wèi)生法要求質(zhì)量標準組織結(jié)構(gòu)圖相關(guān)質(zhì)量體系文件 復(fù)印以上和其他相關(guān)資料給審核小組的其它成員 如有 18 建立審核追溯 EstablishAuditTrail 審核應(yīng)該按照工藝和評價系統(tǒng)的流程進行正向追溯 從進入某個部門的信息或者產(chǎn)品開始 進行順勢的追溯 反向追溯 從工藝結(jié)束點開始 通過在每一階段的生產(chǎn)和工藝控制管理進行反向追蹤確認 定點檢查 對已經(jīng)被檢查和測試的點 進行詳細確認審核追溯應(yīng)該關(guān)注實際操作和文件記錄關(guān)聯(lián)協(xié)調(diào)的部分 在那些地方容易發(fā)生管理真空 控制缺失或重疊 19 文件應(yīng)該滿足 及時性和可控性清晰明白完整性符合相關(guān)的標準 文件評審 如有必要 20 檢查表作為審核員所使用的書面工具 可有如下作用 審核指南記錄問題和審核發(fā)現(xiàn)記錄客觀證據(jù) 以判定其是否符合以后考察的參考 準備檢查表 PrepareChecklist 21 召開首次會議 HoldOpeningMeeting 首次會議的作用 自我介紹讓參與人員互相熟悉 達成共識雙方在審核發(fā)現(xiàn)上達成共識 明確審核范圍 目的和程序 簡短說明考察程序 申請防護措施在危險復(fù)雜的工作環(huán)境中考察時需要 告知末次會議的時間以便于被審核方安排其余下的時間 22 現(xiàn)場審核實施 CarryingOuttheAudit 確定審核范圍保持敏感 審核 既是科學(xué)的又是人性化的 根據(jù)事物發(fā)展規(guī)律進行趨勢和模式判斷 審核管理風(fēng)險 哪些是危險和關(guān)鍵點 被審核方如何定義和解決質(zhì)量系統(tǒng)中的重要缺陷 是否做改進 這些改進有用嗎 23 現(xiàn)場審核實施 CarryingOuttheAudit 必須收集和檢測客觀的證據(jù) 必須記錄具體的不符合項的細節(jié)和不可控狀態(tài) 并附上相關(guān)的參考依據(jù) 當(dāng)有明顯的證據(jù)發(fā)現(xiàn)不符合項 尤其是影響食品安全的不符合項時 必須采取糾正措施 在客戶受影響之前 審核員發(fā)現(xiàn)并處理好不符合項 非常重要 24 審核結(jié)論 預(yù)報告 Decisions PreliminaryReport 在末次會議中 需報告對審核發(fā)現(xiàn)的評價在末次會議之前 需首先組織一次審核小組內(nèi)部會議在這樣的小組內(nèi)部會議中 可以 再次查閱筆記檢查所有的發(fā)現(xiàn)是否基于客觀依據(jù)強調(diào)不符合項確定不符合項 確定的不符合項需滿足 可糾正能防止再發(fā)生給不符合項分級 重大還是一般 需要仔細的考慮 25 召開末次會議 HoldClosingMeeting 末次會議的目的 討論審核發(fā)現(xiàn)末次會議包括如下內(nèi)容 相關(guān)人員簽到 重申審核目的和范圍 肯定被審核方的配合 記錄回顧 優(yōu)點和不符合項以及觀察項同樣重要 26 報告不符合項 不符合項明確定義 并且與觀察項嚴格區(qū)分 征求受審核方意見 同被審核方商定糾正措施完成時間 保持團隊合作方法 審核當(dāng)天 留一份預(yù)審核報告給被審核方 召開末次會議 HoldClosingMeeting 27 審核報告 FinalReport 報告必須準確 完整 如實反映所有審核發(fā)現(xiàn) 所有使用到的文件復(fù)印件也必須包括在報告里 筆記草稿和速記也是審核報告的一部分 審核報告應(yīng)包含管理上的優(yōu)點 明確區(qū)分不符合項和觀察項 審核報告不應(yīng)包括在末次會議上沒有提及的項目 28 審核后續(xù)活動 Follow up 只有審核人員持續(xù)跟進 直到供應(yīng)商完成協(xié)定糾正措施 審核才真正結(jié)束 審核員有權(quán)力對供應(yīng)商提出附加的糾正措施 以使其符合要求 完