行政機關(guān)公文格式.doc

國家行政機關(guān)公文格式前言為使國家行政機關(guān)的公文從內(nèi)容到表現(xiàn)形式都體現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學化，有效發(fā)揮公文的法定效力，反映政府機關(guān)工作質(zhì)量和治理水平，公文格式的統(tǒng)一和規(guī)范是十分必要的。國務(wù)院于2000年8月24日印發(fā)了關(guān)于發(fā)布的通知（國發(fā)200023號）。辦法第三章對公文格式作了詳細規(guī)范。辦法第三章第十一條規(guī)定：公文各組成部分的標識規(guī)則，參照國家行政機關(guān)公文格式國家標準執(zhí)行。辦法第十二條還對公文的用紙作了規(guī)定：公文(gong1 wen2)用紙一般采用國際標準A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。這里提到的“國家標準”是指國家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月正式批準發(fā)布的GBT97041999國家行政機關(guān)公文格式國家標準（以下簡稱“99新國標”），(xin1 guo2 biao1 _)此標準已于2000年1月 l日開始實施。這是(ri kai shi shi shi _zhe shi)繼1988年國家技術(shù)監(jiān)督局遵國務(wù)院辦公廳指示發(fā)布GBT 97041988國家機關(guān)公文格式（以下簡(_yi xia jian)稱“88原國標”）國家標準試行以來，對該標準進行的第一次修訂。99新國標相對88原國標，在公文用紙紙型、幅面尺寸、公文用紙技術(shù)指標、裝訂要求、公文諸要素的字體字號、排布規(guī)則等方面作了大幅度調(diào)整，既體現(xiàn)了與國際標準的接軌，又符合我國公文格式要求的實際，將成為未來一段時間內(nèi)我國行政機關(guān)和企事業(yè)單位在公文格式上所遵從的統(tǒng)一規(guī)范。99新國標正是為解決長期以來在公文格式的規(guī)范方面存在只有原則指導，而無詳細要求的實際問題，通過標準的形式將公文格式中的每個細節(jié)要素根據(jù)科學實用的原則予以確定的。這樣可使從事公文處理的工作者在制作公文時有正確定量的科學依據(jù)，據(jù)此制作出符合國家有關(guān)規(guī)定的合格的行政機關(guān)公文。一、公文用紙主要技術(shù)指標、幅面及版面尺寸公文用紙一般使用紙張定量為60gm280gm2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度(de0 jiao1 ban3 yin4 shua1 zhi3 huo4 fu4 yin4 zhi3 _zhi3 zhang1 bai2 du4)為8590，橫向耐折度15次，不透明度 85，PH值為7595。文用紙的質(zhì)量定量定在 60gm280gm2的膠版印刷紙或復印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟性和美觀性。公文用紙紙張白度的起源依據(jù)是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國家標準和行業(yè)標準關(guān)于紙張白皮的指標，進行分析總結(jié)得來的。橫向耐折度次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。不透明度85是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。PH值為 7595是根據(jù)國家檔案局制定的行業(yè)標準DAT11 1994文件用紙耐久性測試法中的相關(guān)規(guī)定確定的。公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為： 210mm297mm，尺寸的答應(yīng)偏差見GBT 148。 軍約是我喜歡的家園公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為： 37mmlmm；公文用紙訂口（左白邊）為： 28mmlmm；版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）。二、公文中圖文的顏色未作特別說明公文中圖文的顏色均為黑色。行政機關(guān)的公文在一般情況下，除了發(fā)文機關(guān)標識、眉首的反線和發(fā)文機關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。三、公文排版規(guī)格與印制裝訂要求排版規(guī)格：正文用3號仿宋體字，(hao4 fang3 song4 ti3 zi4 _)一般每頁排22行，每行排28個字。制版要求：版面干凈無底灰，字跡清晰無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過 lmm。印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達到色譜所標 BLI100，紅色油墨應(yīng)達到色譜所標Y80，M80。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各14處，答應(yīng)誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成 90”，無毛茬或缺損。 軍營的氣氛四、公文中各要素標識規(guī)則公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色及線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。眉首包括下列要素：(bao kuo xia lie yao su _)公文份數(shù)序號、秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文序號、簽發(fā)人、紅色反線。主體包括下列要素：公文標題、主送機關(guān)、公文正文、附件、成文時間、公文生效標識、附注。版記包括下列要素：主題詞、抄送、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間、其他要素、版記中的反線。 公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一(gong wen fen shu xu hao shi jiang tong yi)文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。 軍綠是最美的顏色并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號。帶有密級的公文才需要編制份數(shù)序號。假如發(fā)文機關(guān)認為有必要，也可對不帶密級的公文編制份數(shù)序號，如國務(wù)院文件都編有份數(shù)序號。編份數(shù)序號的目的是正確把握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對象。當文件需要收回保管或銷毀的時候，就可以對照份數(shù)序號把握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機關(guān)根據(jù)份數(shù)序號可以把握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機關(guān)在發(fā)文和收文機關(guān)在收文時，都要登記份數(shù)序號。編制份數(shù)序號用阿拉伯數(shù)碼，對編幾位則根據(jù)實際情況而定，但至少應(yīng)不少于兩位，1 為01 軍裝是最美的衣裳秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。秘密等級是標識公文保密程度的一種標志。涉及國家秘密的公文應(yīng)當按照國家秘密及其密級詳細范圍的規(guī)定分別標明“絕密”、“機密”和“秘密”?！敖^密”是最重要的國家秘密，機密” 是重要的國家秘密，“秘密”是一般的國家秘密。在國家行政機關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標識公文的秘密等級。保密期限是對公文密級的時效加以規(guī)定的說明。如公文制發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國家保密局的要求在密級程度后標注保密期限，在秘密等級和保密期限問用“”隔開。緊急程度緊急程度是對公文送達時限的要求。緊急公文應(yīng)當分別標明“特急”、“急件”。詳細“特急”和“急件的時間要求是多少，由各地行政機關(guān)主管自行確定。如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。 軍人一身綠色軍裝 發(fā)文機關(guān)標識由發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成;對一些特定的公文可(dui yi xie te ding de gong wen ke)只標識發(fā)文機關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版心上邊緣約25mm。對于上報的公文，發(fā)文機關(guān)標識上邊緣至版，心上邊緣約80mm。發(fā)文機關(guān)標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mmX15mm。聯(lián)合行文應(yīng)使主辦機關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文字號 軍約是我喜歡的家園 發(fā)文字號在發(fā)文機關(guān)(fa1 wen2 zi4 hao4 zai4 fa1 wen2 ji1 guan1)標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布。發(fā)文字號由發(fā)文機關(guān)代字、年份和發(fā)文序合組成。機關(guān)代字一般由兩個層次組成。第一個層次是發(fā)文機關(guān)代字，第二個層次是發(fā)文機關(guān)主辦文件的部門的代字。年份用阿拉伯數(shù)碼標出全稱，用六角括號“”括入；序號是發(fā)文的流水號，一般都是按文件的形式統(tǒng)一編流水號，不編虛位（即1不編為 001），不加“第”字。簽發(fā)人只有上行公文才需要標識簽發(fā)人姓名，此時發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號右側(cè)。簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標會角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。紅色反線發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 兒時在兵的四周長大公文標題公文標題位于紅色及線下空2行，用2號小標家體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。主送機關(guān)主送機關(guān)位(zhu song ji guan wei)于標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字(hao fang song ti zi)標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。如主送機關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應(yīng)將主送機關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。標識主送機關(guān)時應(yīng)標明主送機關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類型機關(guān)的統(tǒng)稱如“各市、縣人民政府” 軍嫂的辛勞，軍嫂的幸福公文正文公文正文緊(gong wen zheng wen jin)接主送機關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字(zi4 _hui2 xing2 ding3 ge2 _shu3 zi4)、年份不能回行。附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1XXXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號;附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行項格標識公文的發(fā)文字號并在其(xing xiang ge biao shi gong wen de fa wen zi hao bing zai qi)后標識附件（或帶序號）。需要明確的是，公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。成文時間用大寫漢字將年、月(yong da xie han zi jiang nian _yue)、日標全；“零”寫為“”；成文時間的標識位置見“公文生效標識”節(jié)。公文生效標識公文生效標識是證實公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機關(guān)印章或簽署人姓名（公文一般用簽名章）。公文生效標識有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機關(guān)如何標識公文生效標識，另一種是聯(lián)合行文的機關(guān)如何標識公文生效標識。單一發(fā)文印章單一機關(guān)制發(fā)的公文在落款(dan yi ji guan zhi fa de gong wen zai luo kuan)處不署發(fā)文機關(guān)名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章一般應(yīng)上距正文2mm以上，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中央線壓在成文時間上。印章是公文的生效標志。一般情況除了會議紀要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉酥?。?lián)合行文印章 軍綠是最美的顏色(jun1 lv4 shi4 zui4 mei3 de0 yan2 se4)當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整潔。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機關(guān)名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，(ge4 yin4 zhang1 _)兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布Z印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。兩個或兩個以上印章只能采用一種加蓋方式，即不管個別印章適合哪種加蓋方式，而統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整潔、美觀。 軍營的氣氛行政機關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文時間下一行。附注一般是對公文的發(fā)放范圍、使用時需注重的事項加以說明，如“此件發(fā)至縣團級、“此件可見報”等，不是對公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號或句外括號的方式解決，這一點在使用附注時要加以注重（按國辦要求，上行文應(yīng)在附注中標注聯(lián)系人及聯(lián)系電話）。 兒時在兵的四周長大 主題詞主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機關(guān)的最高行政主管機關(guān)負責制定和發(fā)布。“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。抄送公文如有抄(gong1 wen2 ru2 you3 chao1)送，在主題詞下1行；左空1字用3號仿宋體(hao fang song ti)字標識 “抄送”，后標全角冒號；抄送機關(guān)問用頓號隔開，回行時與冒號后的抄送機關(guān)對齊；在最后一個抄送機關(guān)后標句號。如主送機關(guān)移至主題詞之下，標識方法同抄送機關(guān)。 軍營的氣氛印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間印發(fā)機關(guān)和印發(fā)時間位于抄送機關(guān)之下（無抄送機關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號仿宋體字。印發(fā)機關(guān)左空1宇，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。這里的印發(fā)機關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。有的發(fā)文機關(guān)沒有專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可標識發(fā)文機關(guān)。其他要素翻印其他機關(guān)的公文時，需在印發(fā)機關(guān)和