行政機(jī)關(guān)公文格式.doc

國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式前言為使國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文從內(nèi)容到表現(xiàn)形式都體現(xiàn)規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，有效發(fā)揮公文的法定效力，反映政府機(jī)關(guān)工作質(zhì)量和治理水平，公文格式的統(tǒng)一和規(guī)范是十分必要的。國(guó)務(wù)院于2000年8月24日印發(fā)了關(guān)于發(fā)布的通知（國(guó)發(fā)200023號(hào)）。辦法第三章對(duì)公文格式作了詳細(xì)規(guī)范。辦法第三章第十一條規(guī)定：公文各組成部分的標(biāo)識(shí)規(guī)則，參照國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。辦法第十二條還對(duì)公文的用紙作了規(guī)定：公文(gong1 wen2)用紙一般采用國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實(shí)際需要確定。這里提到的“國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)”是指國(guó)家質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局于1999年12月正式批準(zhǔn)發(fā)布的GBT97041999國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)（以下簡(jiǎn)稱“99新國(guó)標(biāo)”），(xin1 guo2 biao1 _)此標(biāo)準(zhǔn)已于2000年1月 l日開始實(shí)施。這是(ri kai shi shi shi _zhe shi)繼1988年國(guó)家技術(shù)監(jiān)督局遵國(guó)務(wù)院辦公廳指示發(fā)布GBT 97041988國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式（以下簡(jiǎn)(_yi xia jian)稱“88原國(guó)標(biāo)”）國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)試行以來，對(duì)該標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的第一次修訂。99新國(guó)標(biāo)相對(duì)88原國(guó)標(biāo)，在公文用紙紙型、幅面尺寸、公文用紙技術(shù)指標(biāo)、裝訂要求、公文諸要素的字體字號(hào)、排布規(guī)則等方面作了大幅度調(diào)整，既體現(xiàn)了與國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)的接軌，又符合我國(guó)公文格式要求的實(shí)際，將成為未來一段時(shí)間內(nèi)我國(guó)行政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位在公文格式上所遵從的統(tǒng)一規(guī)范。99新國(guó)標(biāo)正是為解決長(zhǎng)期以來在公文格式的規(guī)范方面存在只有原則指導(dǎo)，而無詳細(xì)要求的實(shí)際問題，通過標(biāo)準(zhǔn)的形式將公文格式中的每個(gè)細(xì)節(jié)要素根據(jù)科學(xué)實(shí)用的原則予以確定的。這樣可使從事公文處理的工作者在制作公文時(shí)有正確定量的科學(xué)依據(jù)，據(jù)此制作出符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定的合格的行政機(jī)關(guān)公文。一、公文用紙主要技術(shù)指標(biāo)、幅面及版面尺寸公文用紙一般使用紙張定量為60gm280gm2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度(de0 jiao1 ban3 yin4 shua1 zhi3 huo4 fu4 yin4 zhi3 _zhi3 zhang1 bai2 du4)為8590，橫向耐折度15次，不透明度 85，PH值為7595。文用紙的質(zhì)量定量定在 60gm280gm2的膠版印刷紙或復(fù)印紙，是綜合考慮了公文用紙的經(jīng)濟(jì)性和美觀性。公文用紙紙張白度的起源依據(jù)是根據(jù)與A等書寫紙和膠版印刷紙相關(guān)的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)關(guān)于紙張白皮的指標(biāo)，進(jìn)行分析總結(jié)得來的。橫向耐折度次是為了保證公文用紙的紙張不能太脆，必須保證一定的柔韌性。不透明度85是為了保證公文不使用透明度過高的紙張。PH值為 7595是根據(jù)國(guó)家檔案局制定的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)DAT11 1994文件用紙耐久性測(cè)試法中的相關(guān)規(guī)定確定的。公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為： 210mm297mm，尺寸的答應(yīng)偏差見GBT 148。 軍約是我喜歡的家園公文頁邊與版心尺寸：公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為： 37mmlmm；公文用紙訂口（左白邊）為： 28mmlmm；版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）。二、公文中圖文的顏色未作特別說明公文中圖文的顏色均為黑色。行政機(jī)關(guān)的公文在一般情況下，除了發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、眉首的反線和發(fā)文機(jī)關(guān)印章為紅色外，其余部分均為黑色。三、公文排版規(guī)格與印制裝訂要求排版規(guī)格：正文用3號(hào)仿宋體字，(hao4 fang3 song4 ti3 zi4 _)一般每頁排22行，每行排28個(gè)字。制版要求：版面干凈無底灰，字跡清晰無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過 lmm。印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo) BLI100，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80，M80。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?4處，答應(yīng)誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成 90”，無毛茬或缺損。 軍營(yíng)的氣氛四、公文中各要素標(biāo)識(shí)規(guī)則公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。置于公文首頁紅色及線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。眉首包括下列要素：(bao kuo xia lie yao su _)公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文序號(hào)、簽發(fā)人、紅色反線。主體包括下列要素：公文標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、公文正文、附件、成文時(shí)間、公文生效標(biāo)識(shí)、附注。版記包括下列要素：主題詞、抄送、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間、其他要素、版記中的反線。 公文份數(shù)序號(hào)公文份數(shù)序號(hào)是將同一(gong wen fen shu xu hao shi jiang tong yi)文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)在版心左上角第1行。 軍綠是最美的顏色并不是所有的公文都需要編制份數(shù)序號(hào)。帶有密級(jí)的公文才需要編制份數(shù)序號(hào)。假如發(fā)文機(jī)關(guān)認(rèn)為有必要，也可對(duì)不帶密級(jí)的公文編制份數(shù)序號(hào)，如國(guó)務(wù)院文件都編有份數(shù)序號(hào)。編份數(shù)序號(hào)的目的是正確把握公文的印制份數(shù)和分發(fā)范圍和對(duì)象。當(dāng)文件需要收回保管或銷毀的時(shí)候，就可以對(duì)照份數(shù)序號(hào)把握其是否有遺漏或丟失。發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)份數(shù)序號(hào)可以把握每一份公文的去向。因此，發(fā)文機(jī)關(guān)在發(fā)文和收文機(jī)關(guān)在收文時(shí)，都要登記份數(shù)序號(hào)。編制份數(shù)序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼，對(duì)編幾位則根據(jù)實(shí)際情況而定，但至少應(yīng)不少于兩位，1 為01 軍裝是最美的衣裳秘密等級(jí)和保密期限如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開。秘密等級(jí)是標(biāo)識(shí)公文保密程度的一種標(biāo)志。涉及國(guó)家秘密的公文應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家秘密及其密級(jí)詳細(xì)范圍的規(guī)定分別標(biāo)明“絕密”、“機(jī)密”和“秘密”?！敖^密”是最重要的國(guó)家秘密，機(jī)密” 是重要的國(guó)家秘密，“秘密”是一般的國(guó)家秘密。在國(guó)家行政機(jī)關(guān)的公文中應(yīng)按照上述要求在公文中標(biāo)識(shí)公文的秘密等級(jí)。保密期限是對(duì)公文密級(jí)的時(shí)效加以規(guī)定的說明。如公文制發(fā)單位能夠知道保密期限，可按照國(guó)家保密局的要求在密級(jí)程度后標(biāo)注保密期限，在秘密等級(jí)和保密期限問用“”隔開。緊急程度緊急程度是對(duì)公文送達(dá)時(shí)限的要求。緊急公文應(yīng)當(dāng)分別標(biāo)明“特急”、“急件”。詳細(xì)“特急”和“急件的時(shí)間要求是多少，由各地行政機(jī)關(guān)主管自行確定。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)與緊急程度，秘密等級(jí)頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第1行，緊急程度頂格標(biāo)識(shí)在版心右上角第2行。 軍人一身綠色軍裝 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱后加“文件”組成;對(duì)一些特定的公文可(dui yi xie te ding de gong wen ke)只標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣約25mm。對(duì)于上報(bào)的公文，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版，心上邊緣約80mm。發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mmX15mm。聯(lián)合行文應(yīng)使主辦機(jī)關(guān)名稱在前，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。發(fā)文字號(hào) 軍約是我喜歡的家園 發(fā)文字號(hào)在發(fā)文機(jī)關(guān)(fa1 wen2 zi4 hao4 zai4 fa1 wen2 ji1 guan1)標(biāo)識(shí)下空2行，用3號(hào)仿宋體字，居中排布。發(fā)文字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和發(fā)文序合組成。機(jī)關(guān)代字一般由兩個(gè)層次組成。第一個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)代字，第二個(gè)層次是發(fā)文機(jī)關(guān)主辦文件的部門的代字。年份用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)出全稱，用六角括號(hào)“”括入；序號(hào)是發(fā)文的流水號(hào)，一般都是按文件的形式統(tǒng)一編流水號(hào)，不編虛位（即1不編為 001），不加“第”字。簽發(fā)人只有上行公文才需要標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名，此時(shí)發(fā)文字號(hào)居左空1字，簽發(fā)人平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)。簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號(hào)仿宋體字，簽發(fā)人后標(biāo)會(huì)角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次順排，下移紅色反線，應(yīng)使發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。紅色反線發(fā)文字號(hào)之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 兒時(shí)在兵的四周長(zhǎng)大公文標(biāo)題公文標(biāo)題位于紅色及線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)家體字，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，要做到詞意完整，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)位(zhu song ji guan wei)于標(biāo)題下空1行，左側(cè)頂格用3號(hào)仿宋體字(hao fang song ti zi)標(biāo)識(shí)，回行時(shí)仍頂格；最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。如主送機(jī)關(guān)名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標(biāo)識(shí)方法同抄送。標(biāo)識(shí)主送機(jī)關(guān)時(shí)應(yīng)標(biāo)明主送機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡(jiǎn)稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。所謂同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱如“各市、縣人民政府” 軍嫂的辛勞，軍嫂的幸福公文正文公文正文緊(gong wen zheng wen jin)接主送機(jī)關(guān)名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字(zi4 _hui2 xing2 ding3 ge2 _shu3 zi4)、年份不能回行。附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)識(shí)“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如“附件：1XXXXX”）；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識(shí)“附件”，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào);附件的序號(hào)和名稱前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行項(xiàng)格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其(xing xiang ge biao shi gong wen de fa wen zi hao bing zai qi)后標(biāo)識(shí)附件（或帶序號(hào)）。需要明確的是，公文的附件是正文內(nèi)容的組成部分，與公文正文一樣具有同等效力。成文時(shí)間用大寫漢字將年、月(yong da xie han zi jiang nian _yue)、日標(biāo)全；“零”寫為“”；成文時(shí)間的標(biāo)識(shí)位置見“公文生效標(biāo)識(shí)”節(jié)。公文生效標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)是證實(shí)公文效力的表現(xiàn)形式。它包括發(fā)文機(jī)關(guān)印章或簽署人姓名（公文一般用簽名章）。公文生效標(biāo)識(shí)有以下兩種情況，一種是單一發(fā)文機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)，另一種是聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)如何標(biāo)識(shí)公文生效標(biāo)識(shí)。單一發(fā)文印章單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款(dan yi ji guan zhi fa de gong wen zai luo kuan)處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。成文時(shí)間右空4字；加蓋印章一般應(yīng)上距正文2mm以上，端正、居中下壓成文時(shí)間，印章用紅色。當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時(shí)間上；當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中央線壓在成文時(shí)間上。印章是公文的生效標(biāo)志。一般情況除了會(huì)議紀(jì)要以外，不加蓋印章的公文應(yīng)視為無效。印章是鑒定公文真?zhèn)蔚淖钪匾臉?biāo)志。聯(lián)合行文印章 軍綠是最美的顏色(jun1 lv4 shi4 zui4 mei3 de0 yan2 se4)當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文時(shí)間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文時(shí)間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整潔。兩印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱（可用簡(jiǎn)稱）排在發(fā)文時(shí)間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，(ge4 yin4 zhang1 _)兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布Z印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。兩個(gè)或兩個(gè)以上印章只能采用一種加蓋方式，即不管個(gè)別印章適合哪種加蓋方式，而統(tǒng)一采取一種，要下套均下套，要中套均中套，以保證印章排列整潔、美觀。 軍營(yíng)的氣氛行政機(jī)關(guān)聯(lián)合向上行文，為簡(jiǎn)化手續(xù)和提高效率，由主辦單位加蓋印章即可。附注公文如有附注，用3號(hào)仿宋體字，居左空2字加圓括號(hào)標(biāo)識(shí)在成文時(shí)間下一行。附注一般是對(duì)公文的發(fā)放范圍、使用時(shí)需注重的事項(xiàng)加以說明，如“此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí)、“此件可見報(bào)”等，不是對(duì)公文的內(nèi)容作出解釋或注釋。對(duì)公文的注釋或解釋一般在公文正文中采取句內(nèi)括號(hào)或句外括號(hào)的方式解決，這一點(diǎn)在使用附注時(shí)要加以注重（按國(guó)辦要求，上行文應(yīng)在附注中標(biāo)注聯(lián)系人及聯(lián)系電話）。 兒時(shí)在兵的四周長(zhǎng)大 主題詞主題詞是用于揭示公文內(nèi)容，便于公文檢索查詢的規(guī)范化詞。標(biāo)注主題詞是文書部門和檔案部門相互銜接的一項(xiàng)工作。公文主題詞通常由公文制發(fā)機(jī)關(guān)的最高行政主管機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)制定和發(fā)布?！爸黝}詞”用3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字；詞目之間空1字。抄送公文如有抄(gong1 wen2 ru2 you3 chao1)送，在主題詞下1行；左空1字用3號(hào)仿宋體(hao fang song ti)字標(biāo)識(shí) “抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)；抄送機(jī)關(guān)問用頓號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊；在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)移至主題詞之下，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。 軍營(yíng)的氣氛印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)時(shí)間位于抄送機(jī)關(guān)之下（無抄送機(jī)關(guān)在主題詞之下）占1行位置，用3號(hào)仿宋體字。印發(fā)機(jī)關(guān)左空1宇，印發(fā)時(shí)間右空1字。印發(fā)時(shí)間以公文付印的日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)。這里的印發(fā)機(jī)關(guān)是指公文的印制主管部門，一般應(yīng)是各機(jī)關(guān)的辦公廳（室）或文秘部門。有的發(fā)文機(jī)關(guān)沒有專門的辦公廳（室）或文秘部門，也可標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)。其他要素翻印其他機(jī)關(guān)的公文時(shí)，需在印發(fā)機(jī)關(guān)和