管理學(xué)控制篇.ppt

控制篇 01 08 15 2 通俗地講 有效的管理者應(yīng)該始終督促他人 以保證他人該做的事情已經(jīng)在做 該達(dá)到的目標(biāo)已經(jīng)達(dá)到了 理論地講 管理的控制職能 是對(duì)組織的計(jì)劃 組織 領(lǐng)導(dǎo)管理活動(dòng)及其效果進(jìn)行衡量和校正 以確保組織的目標(biāo)以及為此而擬訂的計(jì)劃得以實(shí)現(xiàn) 控制職能是每一位主管人員的主要職責(zé) 正確地和因地制宜地運(yùn)用控制原理和方法 是使控制工作更加有效的重要保證 01 08 15 3 案例 歷時(shí)15年 耗資超過(guò)15億美元的美國(guó)Hubble太空望遠(yuǎn)鏡 01 08 15 4 耗資超過(guò)15億美元的Hubble太空望遠(yuǎn)鏡 經(jīng)過(guò)15年的精心準(zhǔn)備 終于在1990年4月發(fā)射升空 但是美國(guó)國(guó)家航天管理局事后卻發(fā)現(xiàn)望遠(yuǎn)鏡的主鏡片存在缺陷 因此望遠(yuǎn)鏡對(duì)遙遠(yuǎn)的星體無(wú)法清晰地聚焦 導(dǎo)致成像模糊 致使一些實(shí)驗(yàn)和觀察項(xiàng)目無(wú)法進(jìn)行 事后美國(guó)國(guó)家航天管理局組成6人調(diào)查小組 發(fā)現(xiàn) 鏡片的粗磨在1978年就開(kāi)始了 1981年才拋光完畢 由于 挑戰(zhàn)者號(hào) 航天飛機(jī)的失事 完工后的望遠(yuǎn)鏡又在地上閑呆了2年 期間至少有三次發(fā)現(xiàn)該鏡片存在問(wèn)題 而且也有足夠的時(shí)間去修正該誤差 但由于負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的官員對(duì)鏡片制造過(guò)程中的細(xì)節(jié)根本就不關(guān)心 最終造成巨大損失 Hubble望遠(yuǎn)鏡的例子告訴我們 在一個(gè)組織中 如果沒(méi)有控制將會(huì)發(fā)生什么 01 08 15 5 案例 我國(guó)重大煤礦事故 01 08 15 6 我國(guó)今年來(lái)連續(xù)發(fā)生重大井下煤礦事故 人員傷亡慘重 從上往下看 各地方行政管理部門(mén)對(duì)中小型煤礦的濫采濫挖行為沒(méi)能加強(qiáng)管理與控制 其次 各企業(yè)主追求自身利益 忽視安全生產(chǎn)管理控制 以致于釀成惡果 判刑坐牢 01 08 15 7 控制概述 什么是控制 控制 Control 是監(jiān)視各項(xiàng)活動(dòng)以保證它們按計(jì)劃進(jìn)行并糾正各種重要偏差的過(guò)程 所有的管理者都應(yīng)當(dāng)承擔(dān)控制職責(zé) 即便他的部門(mén)是完全按照計(jì)劃運(yùn)作著 因?yàn)楣芾碚邔?duì)已經(jīng)完成的工作與計(jì)劃所應(yīng)達(dá)到的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較之前 他并不知道他的部門(mén)工作是否進(jìn)行得正常 控制系統(tǒng)越是完善 管理者實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)就越是容易 01 08 15 8 控制與計(jì)劃 計(jì)劃越完整 明確和全面 控制效果越好 預(yù)算 政策 程序 規(guī)則等本身就是控制與計(jì)劃的統(tǒng)一 控制使管理活動(dòng)成為一個(gè)循環(huán) 控制的目的在于糾偏 使管理活動(dòng)回到正常 計(jì)劃 組織 領(lǐng)導(dǎo) 控制 01 08 15 9 控制的重要性 有效地減輕環(huán)境的不確定性影響外部變化 內(nèi)部職工的努力程度 理解能力 使復(fù)雜的管理活動(dòng)能夠協(xié)調(diào)一致 避免和減少管理失誤造成的損失 01 08 15 10 控制過(guò)程 Controlprocess 衡量業(yè)績(jī) 糾正偏差 確定標(biāo)準(zhǔn) 下一頁(yè) 01 08 15 11 制定標(biāo)準(zhǔn) 標(biāo)準(zhǔn)來(lái)源于計(jì)劃 標(biāo)準(zhǔn)的種類 定量 目標(biāo)管理方法中對(duì)目標(biāo)的要求 定性 例如 服務(wù)質(zhì)量 形象 態(tài)度等 應(yīng)盡可能量化 01 08 15 12 返回 確定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)注意 有明確的對(duì)象 經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的成果是控制的重點(diǎn)對(duì)象 資源 作業(yè) 信息 績(jī)效 員工 以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)為依據(jù) 關(guān)鍵控制點(diǎn)的選擇 控制也追求效益原則 具體 可行 可衡量 獲利能力 市場(chǎng)地位 生產(chǎn)率 產(chǎn)品領(lǐng)導(dǎo)地位 人員發(fā)展 員工態(tài)度 公共責(zé)任 短期目標(biāo)與長(zhǎng)期目標(biāo)的平衡 01 08 15 13 衡量實(shí)際績(jī)效 如何衡量 確定適宜的頻度和管理信息系統(tǒng) 個(gè)人觀察 直接 深入 第一手資料 統(tǒng)計(jì)資料 提供關(guān)鍵數(shù)據(jù) 但忽略其他因素 口頭匯報(bào) 快速 迅捷 不宜保存和反復(fù)使用 書(shū)面報(bào)告 慢 但正式 精確 全面 衡量什么 實(shí)際工作與標(biāo)準(zhǔn)的偏差 01 08 15 14 實(shí)際工作與標(biāo)準(zhǔn)的比較 偏差是難以避免的 但偏差必須在可接受的范圍之內(nèi) 兩種情況下我們應(yīng)該注意 超出允許范圍 存在某種趨勢(shì) 返回 01 08 15 15 采取行動(dòng) 不行動(dòng) 有偏差 但不行動(dòng) 因?yàn)槠钤谠试S范圍之內(nèi) 或糾偏行動(dòng)的成本大于其帶來(lái)的收益 無(wú)偏差 當(dāng)然也不行動(dòng) 改進(jìn)實(shí)際績(jī)效 如果偏差是由于績(jī)效不足產(chǎn)生的 管理者就應(yīng)該采取糾偏行動(dòng) 這些行動(dòng)的具體方式可以是 管理策略 領(lǐng)導(dǎo)方式 組織結(jié)構(gòu) 補(bǔ)救措施 人事調(diào)整等等 01 08 15 16 糾偏行動(dòng)的實(shí)施 有兩種選擇 立即行動(dòng) 徹底糾正 找出偏差的主要原因 臨時(shí)的還是永久性的 確定糾偏實(shí)施對(duì)象選擇糾偏措施 雙重優(yōu)化 非零起點(diǎn) 消除顧慮 01 08 15 17 修訂標(biāo)準(zhǔn) 返回 01 08 15 18 控制的基本類型 輸入 過(guò)程 輸出 前饋控制 設(shè)計(jì)問(wèn)題 現(xiàn)場(chǎng)控制 當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí)對(duì)其進(jìn)行糾正 反饋控制 問(wèn)題發(fā)生后加以糾正 圖 控制類型 01 08 15 19 反饋控制 屬于事后控制 由于存在時(shí)滯 所以在管理者采取行動(dòng)時(shí) 損失已經(jīng)發(fā)生 亡羊補(bǔ)牢 就是反饋控制的最好寫(xiě)照 反饋控制的兩種形式 端部控制局部控制 01 08 15 20 反饋控制的作用 提供了關(guān)于計(jì)劃的效果如何的真實(shí)信息 為前饋控制提供了經(jīng)驗(yàn)信息 增加員工的積極性 員工獲得了關(guān)于他們績(jī)效的信息 01 08 15 21 反饋控制主要包括 財(cái)務(wù)分析成本分析質(zhì)量分析員工績(jī)效評(píng)定 01 08 15 22 前饋控制 預(yù)先控制是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)開(kāi)始之前進(jìn)行的控制 控制的內(nèi)容包括檢查資源的籌備情況和預(yù)測(cè)其利用效果兩個(gè)方面 管理人員必須在經(jīng)營(yíng)開(kāi)始以前就檢查企業(yè)是否已經(jīng)或能夠籌措到在質(zhì)和量上符合計(jì)劃要求的各類經(jīng)營(yíng)資源 利用預(yù)測(cè)方法對(duì)經(jīng)營(yíng)成果的事先描述 并使之與企業(yè)的需要相對(duì)照 也是事先預(yù)測(cè)的一個(gè)內(nèi)容 01 08 15 23 現(xiàn)場(chǎng)控制 亦稱過(guò)程控制 是指企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程開(kāi)始以后 對(duì)活動(dòng)中的人和事進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督 其作用有兩個(gè) 首先 可以指導(dǎo)下屬以正確的方法進(jìn)行工作 其次 可以保證計(jì)劃的執(zhí)行和計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn) 有效現(xiàn)場(chǎng)控制的要求 管理者有充足的時(shí)間 控制關(guān)鍵點(diǎn)有效標(biāo)準(zhǔn)具體 明確 管理者具有較高素質(zhì) 01 08 15 24 有效控制 一 適時(shí)控制 企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中產(chǎn)生的偏差只有及時(shí)采取措施加以糾正 才能避免偏差的擴(kuò)大 或防止偏差對(duì)企業(yè)不利影響的擴(kuò)散 及時(shí)糾偏 要求管理人員及時(shí)掌握能夠反映偏差產(chǎn)生及其嚴(yán)重程度的信息 如果反映偏差的信息姍姍來(lái)遲 那么 即使這種信息是非常系統(tǒng) 絕對(duì)客觀 完全正確的 也不可能對(duì)糾正偏差帶來(lái)任何指導(dǎo)作用 什么叫 事后諸葛亮 01 08 15 25 糾正偏差的最理想方法應(yīng)該是在偏差未產(chǎn)生以前 就注意到偏差產(chǎn)生的可能性 從而預(yù)先采取必要的防范措施 01 08 15 26 二 適度控制 一 防止控制過(guò)多或控制不足 有效的控制應(yīng)該既能滿足對(duì)組織活動(dòng)監(jiān)督和檢查的需要 又要防止與組織成員發(fā)生強(qiáng)烈的沖突 一方面 要認(rèn)識(shí)到 過(guò)多的控制會(huì)對(duì)組織中的人造成傷害 抑制他們的首創(chuàng)精神 從而影響個(gè)人能力的發(fā)展和工作熱情的提高 最終會(huì)影響企業(yè)的效率 另一方面 也要認(rèn)識(shí)到 過(guò)少的控制 將不能使組織活動(dòng)有序地進(jìn)行 就不能保證各部門(mén)活動(dòng)進(jìn)度和比例的協(xié)調(diào) 將會(huì)造成資源的浪費(fèi) 01 08 15 27 二 處理好全面控制與重點(diǎn)控制的關(guān)系 并不是所有成員的每一項(xiàng)工作都具有相同的發(fā)生偏差的概率 并不是所有可能發(fā)生的偏差都會(huì)對(duì)組織帶來(lái)相同程度的影響 適度的控制要求企業(yè)在建立控制系統(tǒng)時(shí) 利用 分析法和例外原則等工具 找出影響企業(yè)經(jīng)營(yíng)成果的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和關(guān)鍵因素 并據(jù)此在相關(guān)環(huán)節(jié)上設(shè)立預(yù)警系統(tǒng)或控制點(diǎn) 進(jìn)行重點(diǎn)控制 01 08 15 28 三 使花費(fèi)一定費(fèi)用的控制得到足夠的控制收益 一項(xiàng)控制 只有當(dāng)它帶來(lái)的收益超出其所需成本時(shí) 才是值得的 01 08 15 29 三 專門(mén)的職能機(jī)構(gòu)和部門(mén) 質(zhì)檢科 人事處 教務(wù)處 組織部 紀(jì)檢部等 四 健全的信息反饋渠道 意見(jiàn)箱 座談會(huì) 調(diào)查表 mail 舉報(bào)