物資采購管理辦法(試行).docx

東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司DJSM3-6-2-2011物資采購管理制度（試行）1 采購崗位責(zé)任1.1總則1.1.1 為明確采購業(yè)務(wù)管理的相關(guān)部門和崗位的職責(zé)權(quán)限，確保辦理采購業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。按照東汽投資發(fā)展公司管理制度要求，結(jié)合起來公司具體情況制定本制度。1.1.2 本辦法只限于公司生產(chǎn)所需物資采購。1.1.3 采購業(yè)務(wù)的不相容崗位至少應(yīng)當(dāng)包括以下五個(gè)方面。 請購與審批。 供應(yīng)商的選擇與審批。 采購合同的擬訂、審核與審批。 采購、驗(yàn)收與相關(guān)記錄。 付款的申請、審批與執(zhí)行。1.2 采購業(yè)務(wù)管理崗位責(zé)任1.2.1總經(jīng)理崗位責(zé)任 審批市場部門的各項(xiàng)規(guī)章制度。 審批年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。 審議批準(zhǔn)合格供應(yīng)商名單。 審批預(yù)算及計(jì)劃外采購項(xiàng)目。 審批采購任務(wù)單和重要采購合同。1.2.2 副總經(jīng)理崗位責(zé)任 審核市場部門各項(xiàng)規(guī)章制度。 審核年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。 審核預(yù)算及計(jì)劃外采購項(xiàng)目。 在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。1.2.3 市場部長崗位責(zé)任 制定市場部規(guī)章制度和工作流程。 編制年度采購預(yù)算和采購計(jì)劃。 審核采購合同和采購任務(wù)單。 在授權(quán)范圍內(nèi)簽訂采購合同。 辦理大宗物資及重要物資的采購項(xiàng)目。 組織進(jìn)行合格供應(yīng)商的選擇和評審工作。1.2.4 采購員崗位責(zé)任 進(jìn)行市場調(diào)查，填寫詢價(jià)比價(jià)單。 負(fù)責(zé)起草采購合同和編制采購任務(wù)單。 實(shí)施采購，辦理退換貨事宜。 建立、更新與維護(hù)供應(yīng)商檔案，配合建立合同檔案。 參與對供應(yīng)商質(zhì)量、交貨情況等的評價(jià)工作。 1.2.5 財(cái)務(wù)主管崗位責(zé)任 審核采購合同及付款申請。 審議會(huì)計(jì)提交的付款憑證。 參與合格供應(yīng)商的評審工作。 參與商定對供應(yīng)商的付款條件。1.2.6 合同管理員崗位責(zé)任 協(xié)助市場部負(fù)責(zé)人簽訂采購合同。 合同及檔案管理。 提出采購付款申請。 辦理付款事宜。1.2.7出納崗位責(zé)任根據(jù)采購憑證和原始票據(jù)，支付貨款。1.2.8 制造部長崗位責(zé)任 審核本部門年度、月度采購計(jì)劃。 推薦提供所需物資的合格供應(yīng)商。 參與檢驗(yàn)采購物資的質(zhì)量，以及合格供應(yīng)商的選擇評審。 對不合格及報(bào)廢物資提出處理意見。1.2.9 品質(zhì)主管崗位責(zé)任 事先檢驗(yàn)采購物資樣貨質(zhì)量。 負(fù)責(zé)檢驗(yàn)所購物資的質(zhì)量。 提供對所購物資的專業(yè)技術(shù)建議。 參與對特有物資的技術(shù)檢驗(yàn)工作。1.2.10 庫房管理員崗位責(zé)任 負(fù)責(zé)外購物資的入庫驗(yàn)收工作。 負(fù)責(zé)外購物資的標(biāo)識(shí)、保管以及收發(fā)工作。2 采購授權(quán)審批2.1總則2.1.1 采購業(yè)務(wù)中審批人應(yīng)當(dāng)在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得超越審批權(quán)限。2.1.2 嚴(yán)禁未經(jīng)授權(quán)的人員辦理采購與付款業(yè)務(wù)。2.1.3 采購員應(yīng)當(dāng)在職權(quán)范圍內(nèi)，按照審批人的批準(zhǔn)辦理采購與付款業(yè)務(wù)。對于審批人超越授權(quán)范圍審批的采購與付款業(yè)務(wù)，采購員有權(quán)拒絕辦理，并及時(shí)向?qū)徟说纳霞?jí)授權(quán)部門報(bào)告。2.1.4 對于重要和技術(shù)性較強(qiáng)的采購業(yè)務(wù)，市場部應(yīng)當(dāng)組織專家進(jìn)行論證，實(shí)行集體決策和審批，防止出現(xiàn)決策失誤而給公司造成嚴(yán)重?fù)p失。2.2 采購業(yè)務(wù)程序2.2.1 請購制造部根據(jù)經(jīng)營需要提出采購月度計(jì)劃，制造部長審核，主管副總審批后向市場部門提出采購申請。重大采購申請經(jīng)過總經(jīng)理辦公會(huì)議決定（100萬元以上）。2.2.2 采購 市場部部長根據(jù)月度計(jì)劃，制定采購計(jì)劃，組織采購員進(jìn)行采購。 金額在5萬元以下的物資采購：采購員在合格供應(yīng)商內(nèi)進(jìn)行比質(zhì)、比價(jià)，填寫比質(zhì)比價(jià)采購單，經(jīng)市場部部長審核，交主管副總經(jīng)理審批。合同員擬定采購合同，市場部部長簽訂。 金額在5萬元以上100萬元以下的物資采購：市場部在合格供應(yīng)商內(nèi)進(jìn)行招議標(biāo)，根據(jù)招議標(biāo)結(jié)果合同員擬定采購合同后，交市場部部長審核，主管副總簽訂采購合同。 金額在100萬元以上的物資采購：市場部在合格供應(yīng)商內(nèi)進(jìn)行招議標(biāo)，招議標(biāo)結(jié)果報(bào)東汽投資發(fā)展公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，合同員擬定采購合同后，交市場部部長審核，總經(jīng)理簽訂采購合同。2.2.3 驗(yàn)收質(zhì)檢部門根據(jù)公司有關(guān)驗(yàn)收規(guī)定對采購的物資進(jìn)行驗(yàn)收并入庫，對于在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)通知市場部，采購員根據(jù)驗(yàn)收情況進(jìn)行辦理。 驗(yàn)收過程中出現(xiàn)的采購商品或勞務(wù)數(shù)量不符合公司規(guī)定的情況，采購員需提出解決方案，報(bào)市場部部長審批。 采購商品出現(xiàn)重大質(zhì)量問題，由市場部部長組織召開問題解決會(huì)議，邀請生產(chǎn)、質(zhì)檢、財(cái)務(wù)、技術(shù)等相關(guān)人員參加；市場部負(fù)責(zé)編寫問題解決方案，經(jīng)總經(jīng)理審批后負(fù)責(zé)處理。2.2.4 付款 財(cái)務(wù)部對采購業(yè)務(wù)的各種原始憑證進(jìn)行審核。審核采購的各種單據(jù)和憑證是否齊備，內(nèi)容是否真實(shí)，手續(xù)是否齊全，計(jì)算是否正確。 應(yīng)付賬款在2萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)主管審批；應(yīng)付賬款在2萬元以上，財(cái)務(wù)主管審核，總經(jīng)理審批。 預(yù)付款與定金在2萬元以內(nèi)的，財(cái)務(wù)主管審批；預(yù)付款與定金在2萬元以上的，由總經(jīng)理審批。 審核無誤后交財(cái)務(wù)部應(yīng)收賬款會(huì)計(jì)開具付款憑證，交出納辦理貨款支付。2.2.5對賬 財(cái)務(wù)部門應(yīng)于每月末與供應(yīng)商進(jìn)行貨款結(jié)算的核對。 取得供應(yīng)商對賬單，審核其余額與企業(yè)“應(yīng)付賬款”余額是否一致，在考慮買賣雙方在收發(fā)貨物上可能存在時(shí)間差等因素之后，公司與供應(yīng)商的月末余額應(yīng)保持一致。3采購管理3.1 采購對象要求須在由質(zhì)檢部門、制造部、市場部對供應(yīng)商的商品質(zhì)量、性能、價(jià)格、交貨期限、售后服務(wù)等做出評價(jià)并確定為合格供應(yīng)商的范圍內(nèi)采購。3.2 價(jià)格質(zhì)量要求以最低價(jià)格購取同等質(zhì)量的商品。3.3 采購期限要求應(yīng)滿足使用部門對交貸日期及需要數(shù)量的要求。3.4 采購方式的確定 3.4.1比質(zhì)、比價(jià)采購：對于生產(chǎn)中經(jīng)常采購且價(jià)格在一定時(shí)間內(nèi)波動(dòng)不大，采購合同小于5萬元的物資可采用此方式。3.4.2 訂單采購： 訂單采購方式適用于生產(chǎn)設(shè)備所用零備件、生產(chǎn)工機(jī)具等。 市場部根據(jù)批準(zhǔn)的采購計(jì)劃單向長期合格供應(yīng)商發(fā)出訂購單，訂購單上注明求購商品或勞務(wù)的具體項(xiàng)目、價(jià)格、數(shù)量、交貨時(shí)間等，在與供應(yīng)商協(xié)商價(jià)格后簽訂采購合同。3. 4.3 定向直接采購 電池片、硅片、硅片代加工等物資，因市場供應(yīng)商少無法組織招標(biāo)，可按此方式采購。 市場部按采購計(jì)劃單，逐筆詢價(jià)、議價(jià)，并在確定所有交易條件后形成報(bào)告，經(jīng)總經(jīng)理辦公會(huì)議并報(bào)東汽投資發(fā)展公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后簽訂采購合同。3.4.4 緊急采購因事關(guān)安全等緊急情況，需要以最快的速度使采購物資或勞務(wù)到位時(shí)可采用緊急采購方式。但采購?fù)瓿珊笫袌霾啃枰鶕?jù)具體情況寫出報(bào)告，并經(jīng)總經(jīng)理審批。3.4.5 招議標(biāo)采購：除上述四種情況外均應(yīng)按東汽發(fā)展公司要求進(jìn)行招議標(biāo)采購。3.5 供應(yīng)商的選擇與開發(fā)3.5.1 各項(xiàng)物資的合格供應(yīng)商至少應(yīng)有三家（獨(dú)家供應(yīng)或總代理等特殊情況下除外），合格供應(yīng)站資料及交易資料應(yīng)記載于“合格供方登記表”存檔備用。供應(yīng)商可以權(quán)威認(rèn)證機(jī)構(gòu)（tuv、ul等）推薦廠家作為選擇依據(jù)，代理商需具備相應(yīng)代理資格并優(yōu)先考慮一級(jí)代理商。3.5.2市場部應(yīng)努力開發(fā)新供應(yīng)商。 新供應(yīng)商的開發(fā)中市場部應(yīng)安排生產(chǎn)部，技術(shù)、質(zhì)量人員實(shí)地考察生產(chǎn)設(shè)備、工藝流程、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)等以后，填制供應(yīng)廠商資料卡并按要求進(jìn)行合格供方評審，報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)后，列為備選廠商。3.5.3 對于交貨質(zhì)量不良、無法按期交貨或停止?fàn)I業(yè)的供應(yīng)商，經(jīng)市場部組織評審后應(yīng)予撤銷合格供應(yīng)商資質(zhì)。由市場部寫出報(bào)告，并呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后，通書面知對方。3.6 合同管理3.6.1 除特別情況外，一般使用經(jīng)東汽投資發(fā)公司法律顧問認(rèn)可的公司合同模板。3.6.2 合同書正本兩份，一份存財(cái)務(wù)部，一份存供應(yīng)商處；副本兩份，一份存檔，一份市場保存。3.7 特殊情況的處理3.7.1 請購項(xiàng)目的撤銷收到原請購部門送來的撤銷采購計(jì)劃單后按以下方式辦理。 若原請購項(xiàng)目尚未辦理，由采購經(jīng)辦人員在原采購計(jì)劃單據(jù)上加蓋“撤銷”章，并將原“采購計(jì)劃單”與“撤銷采購計(jì)劃單”第二聯(lián)退回原請購部門，第一聯(lián)自存，按一般采購計(jì)劃單據(jù)存檔方式處理。 若原請購項(xiàng)目已向供應(yīng)商訂購，由采購經(jīng)辦人員與供應(yīng)商接洽撤銷訂購，經(jīng)供應(yīng)商同意撤銷后，向供應(yīng)商取回采購聯(lián)絡(luò)函，依方式（1）辦理。若供應(yīng)廠商堅(jiān)持不能撤銷，采購經(jīng)辦人員應(yīng)在“撤銷采購計(jì)劃單”上注明原因，呈總經(jīng)理核簽后，將“撤銷采購計(jì)劃單”退回原請購部門。3.7.2交貨質(zhì)量異常采購人員收到質(zhì)檢部門驗(yàn)收不合格的驗(yàn)收報(bào)告時(shí)，應(yīng)盡速與供應(yīng)廠商交涉扣款、退貨、換貨等事宜，并將交涉結(jié)果記錄于驗(yàn)收報(bào)告的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)，并呈總經(jīng)理核簽后送回倉庫。 對于需退料、換料或補(bǔ)交的，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于驗(yàn)收報(bào)告的“采購處理結(jié)果”欄內(nèi)注明廠商電話及預(yù)定的處理日期。 因質(zhì)量不合格而退貨換料，可按逾期交貨處理。而逾期日數(shù)應(yīng)從采購經(jīng)辦人員通知供應(yīng)商換貨之次日起計(jì)算。 采購經(jīng)辦人員如未能按請購部門意見處理時(shí)，應(yīng)將與供應(yīng)商交涉結(jié)果記入“采購處理結(jié)果”欄，送原請購部門簽注意見，或會(huì)同原請購部門共同處理。4驗(yàn)收管理制度4.1總則4.1.1 為規(guī)范本公司的驗(yàn)收管理工作，確保所購商品符合公司生產(chǎn)需要，特制定本制度。4.1.2 責(zé)任部門：物資的驗(yàn)收工作由質(zhì)檢部門主導(dǎo)，會(huì)同倉儲(chǔ)部門、使用部門和市場部共同驗(yàn)收，對收到物資的數(shù)量和質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)。4.2驗(yàn)收4.2.1驗(yàn)收人員在收到市場部門轉(zhuǎn)來的“采購物資到貨通知單”時(shí)，按供應(yīng)商、交貨日期分別依序排列，并于交貨前安排存放的庫位，以方便收貨。4.2.2 對于需要按重量、長度、體積等方面計(jì)量的商品，應(yīng)借助稱重儀器、檢測工具、容器等進(jìn)行試測驗(yàn)收，不得虛估。4.2.3 到貨后等待驗(yàn)收的商品，必須在商品的外包裝上貼上商品標(biāo)簽并詳細(xì)注明貨號(hào)、品名、規(guī)格、數(shù)量及到貨日期，并且應(yīng)與已驗(yàn)收的物資分開儲(chǔ)存，并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)”，以示區(qū)分4.2.4 到貨后，驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門依“裝箱單”、“采購任務(wù)單”、“物資到貨單”采購合同等核對物資名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過磅，并將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填入驗(yàn)收單。內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨人名稱、原購貨訂單編號(hào)等，并在上面簽字。4.2.5 對于沒有采購申請的物資，一律不得簽收。4.2.6 驗(yàn)收過程中如發(fā)現(xiàn)所載的商品與“裝箱單”、“采購任務(wù)單”或采購合同所載內(nèi)容不符，應(yīng)通知辦理采購的人員及相關(guān)部門進(jìn)行處理。4.2.7 驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)物資有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)通知采購人員聯(lián)絡(luò)公證處前來公證或通知供應(yīng)商前來處理，并盡可能維持其狀態(tài)以便于妥善處理。4.2.8 超交處理：交貨數(shù)量超過“訂購量”部分應(yīng)予退回。但屬買賣慣例，以重量或長度計(jì)算的商品，其超交量在3%（含）以下，由倉儲(chǔ)部門于收貨時(shí)，在驗(yàn)收單中注明超交數(shù)量，經(jīng)請購部門同意后進(jìn)行收貨，并通知市場部。4.2.9 短交處理：交貨數(shù)量未達(dá)訂購數(shù)量時(shí)，以補(bǔ)足為原則。4.2.10 檢驗(yàn)：對于需要檢驗(yàn)后才能確定是否合格的物資，驗(yàn)收規(guī)范以質(zhì)檢驗(yàn)收規(guī)范為準(zhǔn)。檢驗(yàn)為合格的物資，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼上合格標(biāo)簽。倉庫人員再將合格品入庫定位。檢驗(yàn)不合標(biāo)準(zhǔn)的物資，檢驗(yàn)人員應(yīng)貼不合格標(biāo)簽，并出具不合格品報(bào)告，經(jīng)質(zhì)管負(fù)責(zé)人核實(shí)后通知市場部處理。4.2.11 退換貨作業(yè) 對于檢驗(yàn)不合格的物資退貨時(shí)，采購員應(yīng)依據(jù)質(zhì)檢部門開具的不合格報(bào)告，經(jīng)市場部部長簽字確認(rèn)后辦理退貨。 如為需要更換的物資，采購人員需要與供應(yīng)商協(xié)商解決；如需要增減貨款，要在付款前或有效承付期內(nèi)通知財(cái)務(wù)部門。 對于已付款但在保修期或保質(zhì)期出現(xiàn)質(zhì)量問題的物資，采購人員需要負(fù)責(zé)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行維修或賠償，索賠收入全部上繳財(cái)務(wù)部，注明賠償商品及賠償原因。5采購付款管控制度5.1預(yù)付賬款的使用范圍5.1.1 合同中明確約定以“先款后貨”方式結(jié)算的，可按協(xié)議約定支付貨款。5.1.2 合同中規(guī)定超額度進(jìn)貨需先款后貨的。5.2 金額比較大的訂單，為得到額外折扣且額外折扣不低于5%的。此類付款為公司授權(quán)權(quán)限所規(guī)定的特殊付款，實(shí)際執(zhí)行時(shí)必須按照公司規(guī)定的授權(quán)權(quán)限報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后支付。5.3 預(yù)付款及定金審批規(guī)定5.3.1 以預(yù)付款形式采購且采購金額在20000元以內(nèi)的采購任務(wù)單，需經(jīng)市場部部長審核審批；采購金額在20000元（含）以上的采購任務(wù)單，需經(jīng)市場部部長審核、主管副總經(jīng)理審批。5.3.2 定金數(shù)額在2000元以內(nèi)的，市場部部長審批；2000元以上的，市場部部長審核、總經(jīng)理審批。附則本制度由 提出 授權(quán) 對制度準(zhǔn)進(jìn)行解釋本制度自2011年1月1日起施行編制：_ 校對：_ _ 審核：_ _ 會(huì)簽： _ 審定： 審編：_ 批準(zhǔn)：_ _ 附件一 生產(chǎn)計(jì)劃采購單 批準(zhǔn)審核采購計(jì)劃生產(chǎn)計(jì)劃提交部門：制造部 提交日期：2010-12-08 共1頁 第1頁序號(hào) 材料名 規(guī)格廠家型號(hào)單位數(shù)量提交班組備注12345678910111213141516 東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司 管理期限3年 DEC-JQSZ-制003附件二采購任務(wù)單 編號(hào)：2011050004 提交部門：市場部 提交日期：2011-05-30 共1頁 第1頁序號(hào)材料名規(guī)格廠家型號(hào)單位數(shù)量提交班組要求到貨日期備注1電池片噸臺(tái)12345678910市場部領(lǐng)導(dǎo)意見： 公司領(lǐng)導(dǎo) 意見：市場部意見：公司領(lǐng)導(dǎo)意見：東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司 管理期限3年 DEC-JQS-制003附件三主要原材料供應(yīng)商情況序號(hào)廠家地址聯(lián)系人手機(jī)固話傳真郵箱12345678東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司 管理期限3年 DEC-JQS-制003傳真單 位：東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司電 話：傳真郵 箱: xuqinghe_2008163.com地 址：甘肅酒泉市高新技術(shù)園區(qū)西園風(fēng)光大廈501室郵 編：735000發(fā)件人：許清荷 日期：2011年 05月 31日附件四詢 價(jià) 函 我公司需采購以下物資,獲悉貴公司有售，現(xiàn)將詢價(jià)函送達(dá)貴處，請報(bào)價(jià)后加蓋公章并及時(shí)回傳。一、詳見下表序號(hào)名稱型號(hào)規(guī)格單位數(shù)量單價(jià)（元）合計(jì)（元）備注12345 67二、報(bào)價(jià)時(shí)請貴方填清以下內(nèi)容：1、報(bào)價(jià)中是否含17%的增值稅2、運(yùn)輸事宜及運(yùn)輸費(fèi)用3、供貨周期4、付款方式5、取票方式6、質(zhì)量保證期限三、請留下您的聯(lián)系方式：報(bào)價(jià)單位： 傳 真：電 話: 聯(lián)系人:地 址: 郵 編：恭頌商祺！東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司 市 場 部 2011年 05月 31日 附件五 招議標(biāo)綜合評審表 年 月標(biāo)的數(shù)量序號(hào)投標(biāo)單位單價(jià)（元/）總價(jià)（元）稅率供貨周期質(zhì)保期付款要求備注ABCDE綜合評述參加人員評標(biāo)組長主管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司附件六東方電氣（酒泉）太陽能工程技術(shù)有限公司合同評審表評審日期： 年 月 日 NO：供應(yīng)商名稱合同編號(hào)合同金額產(chǎn)品名稱、型號(hào)、規(guī)格評 審 內(nèi) 容 及 要 求付款方式承兌 匯款 轉(zhuǎn)賬合同類別整機(jī) 配件 材料 安裝 其它包裝要求技