網(wǎng)上辦公系統(tǒng)應(yīng)用維護(hù)手冊

系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) 應(yīng)用維護(hù)手冊 #銀行 總行辦公室、軟件開發(fā)中心 2005 年 9 月 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 1 目錄 目錄 . 1 1 任務(wù)概述 . 4 1.1 目標(biāo) . 4 1.2 簡述 . 4 2 日常維護(hù) . 5 2.1 人員組織維護(hù)（ NOTES客戶端） . 5 2.1.1 用戶實(shí)際機(jī)構(gòu)人員級別與流程配置中機(jī)構(gòu)人員級別的對應(yīng)關(guān)系 . 5 2.1.2 企業(yè)名稱 . 7 2.1.3 中英文人名對照表 . 7 2.1.4 分行信息維護(hù) .11 2.1.5 創(chuàng)建 /修改一個(gè)處室信息（二級機(jī)構(gòu)） . 12 2.1.6 創(chuàng)建 /修改一個(gè)科室信息（三級機(jī)構(gòu)） . 14 2.1.7 創(chuàng)建 /修改崗位信息 . 17 2.1.8 主 /從屬性的設(shè)置 . 18 2.1.9 “支行是否存在行政辦公部門”的配置 . 19 2.1.10 需要配置的崗位 . 21 2.1.11 機(jī)構(gòu)收文人員 . 21 2.1.12 人員刪除 . 21 2.1.13 部門名稱變更自動(dòng)更新相關(guān)信息 . 22 2.1.14 崗位授權(quán) . 23 2.2 流程配置 . 24 2.2.1 修改文件類型 . 24 2.2.2 修改環(huán)節(jié)路徑 . 28 2.2.3 文號配置 . 33 2.2.4 撤回功能 . 34 2.2.5 意見添加方式 . 35 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 2 2.3 配置角色 . 36 2.3.1 使用 ACL 管理工具配置角色 . 38 2.4 配置首頁 . 38 2.4.1 按鈕的有效性 . 39 2.4.2 按鈕的“操 作可使用人” . 40 2.4.3 配置首頁彈出公告 . 41 2.4.4 配置首頁狀態(tài)欄滾動(dòng)新聞 . 42 2.5 機(jī)構(gòu)人員調(diào)整（ NOTES客戶端） . 43 2.5.1 如何增加一個(gè)機(jī)構(gòu)（處室、科室） . 43 2.5.2 如何在現(xiàn)有機(jī)構(gòu)中增加人員 . 47 2.5.3 如果 同一機(jī)構(gòu)下出現(xiàn)重名的人員或人員的中文名有誤怎么辦 . 48 2.5.4 人員調(diào)動(dòng) . 48 2.6 人員調(diào)整（ IE 端） . 49 2.6.1 配置“系統(tǒng)管理庫” . 49 2.6.2 配置部門（支行）管理員 . 50 2.6.3 系統(tǒng)管理員（ oa 維護(hù)崗位人員）維護(hù)各部門人員 . 51 2.6.4 部門管理員維護(hù)各部門內(nèi)部人員 . 56 2.7 流程調(diào)整 . 59 2.7.1 如何將已經(jīng)結(jié)束的公文重新送回到流程中的一個(gè)環(huán)節(jié)（回送功能） . 59 2.7.2 如何結(jié)束處理人的處理（主控直送功能） . 61 2.7.3 如何結(jié)束當(dāng)前所有處理人的處理，并將處理中的文件送回到之前的處理人（主控直送功能） . 65 2.7.4 如何將處理中的文件送回到之前的處理人，而不影響當(dāng)前所有處理人 的處理70 2.7.5 如何模擬當(dāng)前處理人的身份處理文件（主控直送功能） . 70 2.7.6 如何將文件授予某些用戶查閱 . 73 2.7.7 如何修改處理人所填寫的意見 . 75 2.7.8 如何修改用戶編錯(cuò)的文號 . 77 2.7.9 如何修改文件的附件 . 78 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 3 2.7.10 如何刪除一個(gè)文件 . 79 2.8 部門信息維護(hù) . 79 2.8.1 如何開通部門信息和支行信息 . 79 2.9 工作統(tǒng)計(jì) . 80 2.10 部門信息統(tǒng)計(jì) . 81 2.10.1 權(quán)限分配 . 81 2.10.2 統(tǒng)計(jì)功能 . 81 2.11 分行信息統(tǒng)計(jì) . 82 2.11.1 權(quán)限分配 . 82 2.11.2 統(tǒng)計(jì)功能 . 82 2.12 會議管理 . 83 2.12.1 權(quán)限分配 . 83 2.12.2 查看會議室安排情況 . 83 3 聯(lián)系方式 . 85 3.1 總行聯(lián)系方式 . 85 3.2 公司聯(lián)系方式 . 85 4 附錄 II圖表參考 . 86 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 4 1 任務(wù)概述 1.1 目標(biāo) #銀行 總行準(zhǔn)備向全國推廣“ #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)”，并在全國范圍推廣新的公文傳輸系統(tǒng)。 為配合該項(xiàng)工作的順利開展，建設(shè)易于推廣的 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)特此編撰本文檔。 1.2 簡述 本文詳細(xì)介紹了分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的各項(xiàng)管理、維護(hù)工作，是系統(tǒng)管理、維護(hù)人員進(jìn)行分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)維護(hù)時(shí)的重要參考資料。 1. 日常維護(hù) 具體講述網(wǎng)上辦公系統(tǒng)日常維護(hù)工作。 2. 系統(tǒng)維護(hù) 介紹了 Solarls/UNIX 系統(tǒng)的常用指令和經(jīng)常用到的控制日志以及錯(cuò)誤數(shù)據(jù) 收集的工作。 3. 系統(tǒng)維護(hù)人員職責(zé) 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 5 2 日常維護(hù) 2.1 人員組織維護(hù)（ Notes客戶端） 使用分行管理員 ID 登陸 Notes 客戶端，打開 Domino 服務(wù)器上的人員與組織數(shù)據(jù)庫（ oaryzz.nsf），配置分行信息，分行各個(gè)處室、科室、支行、分理處信息，以及人員、崗位等。 需要注意：人員組織數(shù)據(jù)庫所有文檔中，灰色的部分都不需修改。 2.1.1 用戶實(shí)際機(jī)構(gòu)人員級別與流程配置中機(jī)構(gòu)人員級別的對應(yīng)關(guān)系 由于各單位對機(jī)構(gòu)和機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人的稱謂不同。例如，下表中對應(yīng)的為岳陽分行和北京分行對電腦部的不同稱謂： 岳陽分行 北京分行 二級部門 電腦 部 電腦處 二級部門領(lǐng)導(dǎo) 主任 處長 三級部門 無 網(wǎng)絡(luò)科 三級部門領(lǐng)導(dǎo) 無 科長 可以看出，在不同分支行，對機(jī)構(gòu)和人員的稱謂是不同的。 在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中，對機(jī)構(gòu)和人員的稱謂已經(jīng)提供了默認(rèn)配置，這些默認(rèn)配置不允許修改。 2.1.1.1 機(jī)構(gòu)的對應(yīng)關(guān)系 了解機(jī)構(gòu)的對應(yīng)關(guān)系，便于設(shè)置“人員組織機(jī)構(gòu)”的“本機(jī)構(gòu)級別”屬性，以及配置“環(huán)節(jié)路徑”中的“組織級別過濾方式”。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 6 交行機(jī)構(gòu)類型 舉例 程序中的機(jī)構(gòu)配置類型 備注 *分行 北京分行 分行 分行下屬部門 辦公室 部門 機(jī)關(guān)管理部門（處級） 辦公室下屬的科室 文檔科 處室 （科級） 分行內(nèi)部支行 東單支行 部門 處級支行、包括直屬支行（處級） 內(nèi)部支行下的科室 拓展科 處室 支行內(nèi)管理科（科級） 內(nèi)部支行下的分理處 春秀路分理處 處室 科級支行（科級） 2.1.1.2 人員的對應(yīng)關(guān)系 了解人員的對應(yīng)關(guān)系，可以用于配置環(huán)節(jié)路徑中的“組織級別過濾方式”。 交行人員類型 舉例 網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中的人員配置類型 *分行行長 wangbin 正分行領(lǐng)導(dǎo) *分行副行長 guo_xy 副分行領(lǐng)導(dǎo) 處長 liulk 正部長 副處長 zhuang_y 副部長 處級員工（包括機(jī)關(guān)管理處室內(nèi)員工） rengm 部門級員工 科長 zhangwl 正處長 副科長 gongb 副處長 科級員工（包括支行內(nèi)科室員工） wangyg 處室員工 注：一般來說，如果處下設(shè)置了科室，處級員工就應(yīng)該為空，也就是說處下的員工應(yīng)該全部分布在各個(gè)科室中。但有些特殊的情況，例如，有些從處長退下的領(lǐng)導(dǎo)，現(xiàn)為一般員工但是處級待遇，無處安置，只能設(shè)置為處級員工。這種情況比較特殊。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 7 2.1.2 企業(yè)名稱 點(diǎn)擊人員與組織數(shù)據(jù)庫（ oaryzz.nsf）的視圖“分行信息”，右側(cè)的視圖上方有“編輯企業(yè)名稱”按鈕。點(diǎn)擊此按鈕，可 以修改網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的名稱。在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中，企業(yè)名稱應(yīng)為“ #銀行 ”。 2.1.3 中英文人名對照表 由于 #銀行 的 Domino 用戶注冊的全部為英文，為了在使用系統(tǒng)時(shí)能夠顯示中文，必須為每個(gè)人配置中文名稱，不包含用戶的行名和部門。 在分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)部署時(shí)，部署人員已經(jīng)配置好網(wǎng)上辦公系統(tǒng)運(yùn)行所需的各種信息。 2.1.3.1 增量同步 在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的使用過程當(dāng)中，當(dāng)您所在分行的機(jī)構(gòu)人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，例如新增人員或調(diào)走人員（非內(nèi)部調(diào)動(dòng)）時(shí)，可以“增量同步中英文人名對照表”。 要增量同步中英文人名對照表，只需在人員與組織數(shù)據(jù)庫（ oaryzz.nsf）的視圖“中英文人名對照表”中按 ，如圖： 圖表 1 配置人員組織增量同步中英文人名對照表 1 圖示 系統(tǒng)會彈出對話框請您選擇分行名稱，如圖： 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 8 圖表 2 配置人員組織增量同步中英文人名對照表 2 圖示 2 選擇分行名稱后，按“確定”按鈕，系統(tǒng)完成中英文人名對照表后，會彈出提示信息，如圖： 圖表 3 配置人員組織增量同步中英文人名對照表 3 圖示 3 點(diǎn)擊“ F9”鍵 后，可看到視圖中出現(xiàn)了從“全行地址本”中同步過來的人員。 2.1.3.2 手動(dòng)添加 在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的使用過程當(dāng)中，當(dāng)您所在分行的機(jī)構(gòu)人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，例如新增人員或調(diào)走人員（非內(nèi)部調(diào)動(dòng)）時(shí)，需要手動(dòng)添加或刪除“中文英文人名對照表”。 要手動(dòng)添加一個(gè)中英文人名對照表，只需在人員與組織數(shù)據(jù)庫（ oaryzz.nsf）的視圖“中英文人名對照表”中按 ，如圖： 圖表 4 配置人員組織添加中英文人名對照表 1 圖示 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 9 圖表 5 配置人員組織 添加中英文人名對照表 2 圖示 點(diǎn)擊“英文名稱”處的按鈕 ，彈出人員選擇對話框，在對話框中輸入人員姓名，可直接搜索并快速定位到對應(yīng)的人員，如圖： 圖表 6 配置人員組織添加中英文人名對照表 3 圖示 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 10 圖表 7 配置人員組織添加中英文人名對照表 4 圖示 選擇好人員后，按“確定”按鈕，英文名稱自動(dòng)進(jìn)入“英文名稱”中，按“保存”后，系統(tǒng)會自動(dòng)提取中文名稱并添加到“中文名稱”中去，按“關(guān)閉”按鈕即可。 圖表 8 配置人員組織添加中英文人名對照表 5 圖示 要?jiǎng)h除一個(gè)中英文人名對照表，只需在人員與組織數(shù)據(jù)庫（ oaryzz.nsf）的視圖“中英文人名對照表”中，選中要?jiǎng)h除的文檔，按“ Del”鍵，并按“ F9”刷新即可。在刪除一個(gè)人員之前，必須確認(rèn)該人員在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中沒有待辦的文件，否則，刪除后待辦文件將不能辦理。 注：添加新員工時(shí)，該員工必須先通過個(gè)人郵箱注冊系統(tǒng)申請開通總行個(gè)人郵箱，否則無法登錄。開通總行個(gè)人郵箱流程，詳見 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)用戶使用手冊。注銷員 工時(shí)（員工離開交行系統(tǒng)），分行管理員除了將該員工從中英文人名對照表刪除外，還需通過個(gè)人郵箱注冊系統(tǒng)提交注銷申請。注銷流程，詳見 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng)用戶使用手冊。 如果有中文名重復(fù)的人員，需要手動(dòng)對文檔中的中文人名進(jìn)行修改，以區(qū)分出重名的用戶。 2.1.3.3 同步中英文對照表 在第一次部署系統(tǒng)時(shí)使用本功能。系統(tǒng)自動(dòng)將指定分行的已注冊員工的中 、 英文名稱導(dǎo)入中英文對照表中。點(diǎn)擊視圖上方的“同步中英文對照表”，出現(xiàn)公司選擇窗口，如圖： 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 11 圖表 9 配置人員組織添加中英文人名 對照表 6 圖示 選擇公司后，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行同步。 2.1.4 分行信息維護(hù) 點(diǎn)擊人員與組織數(shù)據(jù)庫（ oaryzz.nsf）的視圖“分行信息”，打開編輯右側(cè)的文檔，如圖， 圖表 10 配置人員組織分行信息 1 圖示 圖表 11 配置人員組織分行信息 2 圖示 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 12 其中，“本公司名稱”在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中配置后就不允許再改動(dòng)。如果修改將會影響整個(gè)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。 “本公司主負(fù)責(zé)人”和“本公司輔負(fù)責(zé)人”可根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行修改。修改完畢后，按“ 保存”，“關(guān)閉”即可。 注：本公司主負(fù)責(zé)人應(yīng)設(shè)置為本行行長，本公司輔負(fù)責(zé)人應(yīng)設(shè)置為本行副行長。只有在上述人員發(fā)生變動(dòng)時(shí)，才需要進(jìn)行分行信息維護(hù)。 2.1.5 創(chuàng)建 /修改一個(gè)處室信息（二級機(jī)構(gòu)） 點(diǎn)擊人員與組織數(shù)據(jù)庫（ oaryzz.nsf）的視圖“機(jī)構(gòu)和人員”，右側(cè)列出了當(dāng)前分行的所有機(jī)構(gòu)和人員的信息，如圖， 圖表 12 配置人員組織創(chuàng)建處室 1 圖示 想要?jiǎng)?chuàng)建分行的一個(gè)處室（二級機(jī)構(gòu)），請用鼠標(biāo)選中分行文檔（例如：寧波分行），點(diǎn)擊“創(chuàng)建新機(jī)構(gòu)”按鈕，彈出如下頁面。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 13 圖表 13 配置人員組織創(chuàng)建處室 2 圖示 需要填寫： 本機(jī)構(gòu)名稱； 本機(jī)構(gòu)類型：正式機(jī)構(gòu)； 本機(jī)構(gòu)級別（如果本機(jī)構(gòu)為處室選擇“部門”，如果本機(jī)構(gòu)為科室則選擇“處室”）。有關(guān)機(jī)構(gòu)的定義請見 2.1.1； 二級機(jī)構(gòu)主從，有關(guān)主 /從屬性的設(shè)置請見 2.1.8； 支行是否存在行政辦公部門，有關(guān)此屬性的設(shè)置請見 2.1.9；（僅支行需要） 本機(jī)構(gòu)編碼（當(dāng)前機(jī)構(gòu)下不允許重復(fù)）； 本機(jī)構(gòu)主負(fù)責(zé)人； 本機(jī)構(gòu)輔負(fù)責(zé)人； 本機(jī)構(gòu)收文人員，有關(guān)本機(jī)構(gòu)收文人員的設(shè)置請見 2.1.11； 本機(jī)構(gòu)員工。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 14 圖表 14 配置人員組織創(chuàng)建處室配置“支行是否存在行政辦公部門” 圖示 如果修改了一個(gè)機(jī)構(gòu)的名稱，保存的時(shí)候系統(tǒng)會提示： 機(jī)構(gòu)名稱修改后，需要對系統(tǒng)中的現(xiàn)有文檔進(jìn)行處理，將舊的機(jī)構(gòu)名稱更換為新機(jī)構(gòu)。如果系統(tǒng)中的 文件較多，將耗費(fèi)較長的時(shí)間。 注：機(jī)構(gòu)名稱的變動(dòng)請?jiān)谙掳嗪筮M(jìn)行修改，以免影響正在流轉(zhuǎn)的文件。 2.1.6 創(chuàng)建 /修改一個(gè)科室信息（三級機(jī)構(gòu)） 想要?jiǎng)?chuàng)建分行的一個(gè)科室（三級機(jī)構(gòu)），請用鼠標(biāo)選中一個(gè)二級機(jī)構(gòu)文檔（例如：想要在 A 支行下創(chuàng)建辦公室，則選中 A 支行），如下圖 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 15 圖表 15 配置人員組織創(chuàng)建科室 1 圖示 點(diǎn)擊“創(chuàng)建新機(jī)構(gòu)”按鈕，彈出如下頁面： 圖表 16 配置人員組織創(chuàng)建科室 2 圖示 需要填寫： 本機(jī)構(gòu)名稱； 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 16 本機(jī) 構(gòu)類型：正式機(jī)構(gòu)； 本機(jī)構(gòu)級別（如果本機(jī)構(gòu)為處室選擇“部門”，如果本機(jī)構(gòu)為科室則選擇“處室”）。有關(guān)機(jī)構(gòu)的定義請見 2.1.1； 二級機(jī)構(gòu)主從，有關(guān)主 /從屬性的設(shè)置請見 2.1.8； 支行是否存在行政辦公部門，有關(guān)此屬性的設(shè)置請見 2.1.9；（僅支行需要） 本機(jī)構(gòu)編碼（當(dāng)前機(jī)構(gòu)下不允許重復(fù)）； 本機(jī)構(gòu)主負(fù)責(zé)人； 本機(jī)構(gòu)輔負(fù)責(zé)人； 本機(jī)構(gòu)收文人 員，有關(guān)本機(jī)構(gòu)收文人員的設(shè)置請見 2.1.11； 本機(jī)構(gòu)員工。 圖表 17 配置人員組織創(chuàng)建科室配置“支行是否存在行政辦公部門” 圖示 如果修改了一個(gè)機(jī)構(gòu)的名稱，保存的時(shí)候系統(tǒng)會提示： 機(jī)構(gòu)名稱修改后，需要對系統(tǒng)中的現(xiàn)有文檔進(jìn)行處理，將舊的機(jī)構(gòu)名稱更換為新機(jī)構(gòu)。如果系統(tǒng)中的文件較多，將耗費(fèi)較長的時(shí)間。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 17 注：機(jī)構(gòu)名稱的變動(dòng)請?jiān)谙掳嗪筮M(jìn)行修改，以免影響正在流轉(zhuǎn)的文件。 2.1.7 創(chuàng)建 /修改崗位信息 選中需要?jiǎng)?chuàng) 建崗位的機(jī)構(gòu)文檔，例如，需在寧波分行下創(chuàng)建“ OA 維護(hù)”崗位，則選中寧波分行文檔，點(diǎn)擊“創(chuàng)建新崗位”按鈕，彈出如下頁面： 圖表 18 配置人員組織創(chuàng)建崗位 1 圖示 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 18 圖表 19 配置人員組織創(chuàng)建崗位 2 圖示 本機(jī)構(gòu)名稱； 本機(jī)構(gòu)類型：臨時(shí)崗位； 本機(jī)構(gòu)編碼（當(dāng)前機(jī)構(gòu)下不允許重復(fù)）； 崗位人員（本機(jī)構(gòu)員工）。 網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中需要配置的崗位，請見 2.1.10。 注：網(wǎng)上辦公系統(tǒng)部署后，一般不需要再創(chuàng)建崗位。但如果崗位人員進(jìn)行了變動(dòng)，需要修改崗位中的人員。 2.1.8 主 /從屬性的設(shè)置 在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)中，為了區(qū)分同一級別的機(jī)構(gòu)在流程中的不同權(quán)限，需要為機(jī)構(gòu)設(shè)置“主 /從”屬性。 每個(gè)機(jī)構(gòu)都需要配置“主 /從”屬性（不包括崗位）。配置的規(guī)則見下表。 機(jī)構(gòu)類型 舉例 本機(jī)構(gòu)級別 （人員組織庫中機(jī)構(gòu)文檔的屬性） 二級主從 三級主從 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 19 機(jī)構(gòu)類型 舉例 本機(jī)構(gòu)級別 （人員組織庫中機(jī)構(gòu)文檔的屬性） 二級主從 三級主從 *分行 北京分行 分行 主 無 分行各部門 辦公室 部門 主 無 分行部門下的科室 文檔科 處室 主 主 分行內(nèi)部支行 東單支行（直屬支 行） 部門 從 無 分行內(nèi)部支行下的部門 拓展科 處室 從 主 分行內(nèi)部支行下的分理處（科級支行） 春秀路分理處 處室 從 從 圖表 20 配置人員組織主 /從屬性的設(shè)置 列表 2.1.9 “支行是否存在行政辦公部門”的配置 注：如果分行未確定所有支行的此屬性，還請務(wù)必先將所有支行以及支行下級機(jī)構(gòu)（不包括崗位）的此屬性設(shè)置為“無”，待確定后還可更改。此屬性非常關(guān)鍵，涉及流程的流向，請務(wù)必設(shè)置。 請打開分行 OA 系統(tǒng)的人員與組織數(shù)據(jù)庫（ oaryzz.nsf）”，進(jìn)入“機(jī)構(gòu)與 人員”視圖。 依次打開所有的支行以及支行下級機(jī)構(gòu)（不包括崗位）。 注：一般來說，支行的“二級機(jī)構(gòu)主從”屬性為“從”。如果支行的“二級機(jī)構(gòu)主從” 屬性為“主”，則不必更改此屬性。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 20 進(jìn)入編輯狀態(tài)后，選擇“支行是否存在行政辦公部門”屬性。 請注意，屬性“支行是否存在行政辦公部門”在同一個(gè)支行下，屬性應(yīng)該是一致的。例如， A 支行有行政辦公部門，則 A 支行以及 A支行下屬的部門，此屬性都應(yīng)設(shè)置為“有”。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 21 2.1.10 需要配置的崗位 在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的維護(hù)過程中，請注意不要?jiǎng)h除下列崗位。 支行下配置“辦公室主任”崗位，為支 行流程使用。 每個(gè)二級機(jī)構(gòu)下需要配置一個(gè)文件管理員崗位。 一級機(jī)構(gòu)下配置崗位：行辦公室主任、財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、辦公室秘書、辦公室總收發(fā)、辦公室打字員、 oa 維護(hù)。 2.1.11 機(jī)構(gòu)收文人員 “本機(jī)構(gòu)收文人員”負(fù)責(zé)接收機(jī)構(gòu)的外來文件。 表中列出了下列機(jī)構(gòu)需要配置“本機(jī)構(gòu)收文人員”。 機(jī)構(gòu)類型 舉例 是否需配置 配置何種人員 *分行 北京分行 否 分行各部門 辦公室 是 部門主負(fù)責(zé)人 分行部門下的科室 文檔科 否 分行內(nèi)部支行 東單支行 是 支行的文件管理員崗位人員 分行內(nèi)部支行下的科室 拓展科 是 部門主負(fù)責(zé)人 分行內(nèi)部支行下的分理處（科級支行） 春秀路分理處 是 分理處的所有人員 圖表 21 配置人員組織機(jī)構(gòu)收文人員 列表 2.1.12 人員刪除 刪除人員功能將會把該用戶從系統(tǒng)內(nèi)徹底刪除，包括從機(jī)構(gòu)中刪除，并刪除人員的個(gè)性配置、批語設(shè)置、外出授權(quán)和個(gè)人助理文檔。 打開數(shù)據(jù)庫：人員與組織 | ryzz.nsf，視圖：中英文人名對照表，如圖： 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 22 選擇欲刪除的人員，點(diǎn)擊視圖上方的“刪除人員文檔 (慎用 )”，彈出刪除功能的提示信息，如圖： 點(diǎn)擊“確定”后，系統(tǒng)詢問您是否刪除，如圖： 點(diǎn)擊“是”進(jìn)行刪除，點(diǎn)擊“否”，取消刪除操作。 2.1.13 部門名稱變更自動(dòng)更新相關(guān)信息 當(dāng)部門名稱變更后，系統(tǒng)自動(dòng)修改流程配置相關(guān)的信息。 數(shù)據(jù)庫： 流程配置庫 | lcpzk.nsf，“文件 類型”視圖中，打開任一文件類型文檔。如果起草權(quán)限標(biāo)簽中的“可起草本文件的人員機(jī)構(gòu)”指定了具體部門，則部門名稱變更后，系統(tǒng)自動(dòng)更新“可起草本文件的人員機(jī)構(gòu)”的部門，如下圖： 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 23 在“基本 ” 標(biāo)簽 中，如果設(shè)置主辦部門與公文字號對應(yīng)關(guān)系， 則部門名稱變更后，系統(tǒng)自動(dòng)更新“公文字號”中的部門名稱， 但原來配置的代字必須手動(dòng)修改 。 說明：部門名稱更改后，系統(tǒng)必須在晚上進(jìn)行同步，所以，在第二天才能生效。 2.1.14 崗位授權(quán) 配置短期外出人員設(shè)置代辦人選擇范圍，解決崗位人員授權(quán)問題。 在 Notes 管理端，數(shù)據(jù)庫：人員組織 | ryzz.nsf，打開短期外出人員所在崗位文檔，配置代辦人選項(xiàng)，如下圖： 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 24 1）崗位內(nèi)所有人：用戶所在崗位的所有人員可以被設(shè)置為代辦人； 2）指定機(jī)構(gòu)內(nèi)所有人：指定的機(jī)構(gòu)全體成員，如下圖； 3）分 (支 )行內(nèi)所有人：整個(gè)分 (支 )行內(nèi)的所有成員都可以是代辦人。 說明：如果選擇第二、第三種方式，則無需在崗位人員外出時(shí)，特意為該崗 位添加另一人員，用于外出授權(quán)。 2.2 流程配置 使用管理員 ID 登陸 Notes 客戶端，打開 Domino 服務(wù)器上的流程配置數(shù)據(jù)庫（ oalcpzk.nsf）。 需要注意：流程配置數(shù)據(jù)庫所有文檔中，灰色的部分都不需修改。 在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)部署時(shí)，部署人員已經(jīng)配置好網(wǎng)上辦公系統(tǒng)運(yùn)行所需的各種信息。在網(wǎng)上辦公系統(tǒng)的使用過程當(dāng)中，如果出現(xiàn)了新增部門、刪除部門或部門名稱調(diào)整的情況，才需要修改流程配置數(shù)據(jù)庫。 2.2.1 修改文件類型 “文件類型”用于描述文件的格式，例如文頭、字號、落款單位等等，此外，還定義了系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 25 文件的起草權(quán)限以及對應(yīng)的公文 模板等等信息。 在流程配置數(shù)據(jù)庫視圖“ 1.文件類型”中，列出了網(wǎng)上辦公系統(tǒng)所使用的幾十種文件類型。 圖表 22 流程配置文件類型列表 可能需要修改的文件類型清單如下： 文件類型 行信函 行發(fā)文 行發(fā)文下行 辦公室文件 辦公室信函 工會發(fā)文 機(jī)關(guān)部門發(fā)文 行會議紀(jì)要 部門會議紀(jì)要 黨委辦公室文件 黨委委員會文件 黨委委員會下發(fā)文 紀(jì)檢委文件 紀(jì)檢委下發(fā)文 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 26 文件類型 保密委文件 任免通知 團(tuán)發(fā)文 組織部文件 支行發(fā)文 公告信息 簽 報(bào) 行收文 部門收文 支行收文 工作聯(lián)系單 會議申請 部門工作聯(lián)系單（簽收） 支行工作聯(lián)系單（簽收） 審批事項(xiàng)回復(fù)通知書 圖表 23 需要修改的文件類型 列表 打開清單中需要修改的文件類型，進(jìn)行修改，以行信函為例： 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 27 圖表 24 流程配置文件類型 1 在“基本”項(xiàng)中，需要修改： 主辦部門與公文字號對應(yīng)關(guān)系一欄：對應(yīng)修改為當(dāng)前分行對應(yīng)文件類型的公文字號； 每種文件類型將依設(shè)定的流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)辦理，文件 類型使用的流程委屬性“使用的流程”，該屬性不能進(jìn)行修改。流程的定義見下一節(jié)。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 28 圖表 25 配置流程配置文件類型 2 在“起草權(quán)限”項(xiàng)中，需要修改： 可起草本文件的人員機(jī)構(gòu)一欄：選擇當(dāng)前分行可起草對應(yīng)文件類型的部門。 2.2.2 修改環(huán)節(jié)路徑 流程：是指文件的處理過程。 環(huán)節(jié)：是指流程中的每一個(gè)步驟，以及步驟中的處理人和處理權(quán)限。 路徑：時(shí)每個(gè)環(huán)節(jié)結(jié)束后，下一步可選擇的文件流轉(zhuǎn)方向。 在流程配置數(shù)據(jù)庫視圖“ 2.環(huán)節(jié)路徑”中，列出了網(wǎng)上辦公系統(tǒng)設(shè)定的流程以及各流程下 所包含的環(huán)節(jié)、各環(huán)節(jié)下可選的路徑。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 29 需要修改的環(huán)節(jié)路徑清單如下： 文件類型 類型 名稱 候選人 行實(shí)物收文 環(huán)節(jié) 辦公室領(lǐng)導(dǎo)擬辦 候選人員組織級別及過濾方式：由 部長 &分行 辦公室 改為行辦公室主任 &取提交者所在分行 辦公室主任確認(rèn)催辦內(nèi)容 候選人員組織級別及過濾方式：由 部長 &分行 辦公室 改為行辦公室主任 &取提交者所在分行 會議申請 環(huán)節(jié) 財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審核 候選人員組織級別及過濾方式： 部長 &分行 財(cái)務(wù)處 （“財(cái)務(wù)處”為分行的財(cái)務(wù)部門名稱） 辦公室領(lǐng)導(dǎo)審核 候選人員組織級別及過濾方式 ：由 部長 &分行 辦公室 改為行辦公室主任 &取提交者所在分行 路徑 起草通知單 （環(huán)節(jié)） 送行領(lǐng)導(dǎo)審批 可選此路徑的人員部門 ： 分行 辦公室 部門領(lǐng)導(dǎo)審核 （環(huán)節(jié)） 送行領(lǐng)導(dǎo)審批 支行發(fā)文 環(huán)節(jié) 分行人事處領(lǐng)導(dǎo)審批 候選人員組織級別及過濾方式： 部長 &分行 人事處 （“人事處”為分行的人事部門名稱） 公告 環(huán)節(jié) 辦公室主任審核 候選人員組織級別及過濾方式：由 部長 &分行 辦公室 改為行辦公室主任 &取提交者所在分行 路徑 擬稿（環(huán)節(jié)） 送部門領(lǐng)導(dǎo)審核 可選此路徑的人員部門 ： 分行 辦公室 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 30 文件類型 類型 名稱 候選人 擬稿 （環(huán)節(jié)） 送辦公室主任審核 圖表 26 需要修改的環(huán)節(jié)路徑 列表系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 31 打開清單中需要修改的環(huán)節(jié)、路徑進(jìn)行修改。將環(huán)節(jié)的候選人設(shè)置改為本行的相應(yīng)級別和機(jī)構(gòu)，將路徑的權(quán)限設(shè)置為本行的相應(yīng)機(jī)構(gòu)。 2.2.2.1 修改環(huán)節(jié) 以行發(fā)文為例，打開“行發(fā)文辦公室主任審核”環(huán)節(jié)，進(jìn)入編輯狀態(tài)，打開“候選人”標(biāo)簽，如圖： 圖表 27 配置流程配置修改環(huán)節(jié) 圖示 1 首先，將原候選人員刪除。選中右側(cè)的候選人員，點(diǎn)擊“刪 除”按鈕 圖表 28 配置流程配置修改環(huán)節(jié) 圖示 2 在“崗位”中選擇“行辦公室主任”，“過濾”選擇“取提交者所在的 _分行”，按添加按鈕。然后按操作條上的“保存”、“關(guān)閉”按鈕即可。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 32 圖表 29 配置流程配置修改環(huán)節(jié) 圖示 3 注：修改時(shí)，僅將候選條件中的分行名稱改為當(dāng)前分行的，不要修改其他的過濾條件。 2.2.2.2 修改路徑 以行發(fā)文為例，打開“行發(fā)文擬稿送相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)會簽”路徑，進(jìn)入編輯狀態(tài)，打開“權(quán)限”標(biāo)簽，如圖： 圖表 306 配置流程配置修改路徑 圖示 1 在“可選此路徑人員組織級別”中，選中相應(yīng)的級別，然后按操作條上的“保存”、“關(guān)閉”按鈕即可。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 33 圖表 317 配置流程配置修改路徑 圖示 2 注：修改時(shí)，僅將條件中的分行名稱改為當(dāng)前分行的，不要修改其他的條件。 2.2.3 文號配置 最初，公文在流轉(zhuǎn)過程中僅能在“打字員排版”環(huán)節(jié)填寫文號，目前，將文號填寫功能拆分為三種：填寫代字、填寫編號、填寫文號。“填寫代字”權(quán)限只能編輯 、修改公文的代字，即公文類型，“填寫編號”權(quán)限只能修改文件的編號和年份，“填寫文號”與原有功能一樣，可以修改代字、編號和年份。 目前，“填寫文件編號”功能涉及的流程主要指行發(fā)文、簽報(bào)、分行信息，主要是發(fā)文類流程。流程配置有兩種選擇： 1） 如果本行由辦公室秘書或辦公室主任確定公文代字，打字員確定編號：那么可在“秘書核稿”或“辦公室主任審核”環(huán)節(jié)配置“填寫代字 ” 權(quán)限，打字員排版處配置“填寫編號”權(quán)限； 2） 如果本行公文代字和編號全部由打字員確定，則不需另外設(shè)置。 環(huán)節(jié)配置方法如下 ： 打開所要修改流程的對應(yīng)環(huán)節(jié)，如：辦公 室秘書核稿，在“文檔控制”標(biāo)簽中，增加操作“填寫編號”或者“填寫代字”并保存。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 34 2.2.4 撤回功能 如果環(huán)節(jié)配置“收回”權(quán)限，那么，該環(huán)節(jié)的處理人提交下一處理人后，若下一環(huán)節(jié)的辦理人 未 查閱公文，則原處理人可以撤回該文檔。 在流程配置庫中，編輯需要配置“收回”權(quán)限的環(huán)節(jié)文檔，默認(rèn)是不顯示撤回痕跡的，如果需要跟蹤操作，可以配置為“保留痕跡”選項(xiàng)。如圖： 說明： 1、請根據(jù)實(shí)際需要配置環(huán)節(jié)是否具有“收回”權(quán)限。 2、對于包含并行環(huán)節(jié)的路徑， 建議不要對該路徑的上一環(huán)節(jié)配置“收回” 權(quán)限 。并行環(huán)節(jié)的路徑有：行收文的“辦 公室領(lǐng)導(dǎo)擬辦”環(huán)節(jié)的“送行領(lǐng)導(dǎo)批示 總收發(fā)按要求發(fā)送”路徑、以及環(huán)節(jié)“辦公室總收發(fā)發(fā)送”的“交部門辦理及送辦公室秘書催辦”路徑。如圖： 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 35 2.2.5 意見添加方式 每個(gè)環(huán)節(jié)的意見添加方式可由管理員自行配置，在環(huán)節(jié)的“處理意見”配置界面，如下圖： 1）不能覆蓋，總是追加： 用戶在多次填寫同一環(huán)節(jié)的意見時(shí)，意見總是追加在原來意見的后面。 2）重復(fù)處理同一環(huán)節(jié)時(shí)可覆蓋： 用戶在多次填寫同一環(huán)節(jié)的意見時(shí)，意見總是覆蓋原來的意見。 3）處理當(dāng)前環(huán)節(jié)時(shí)覆蓋： 用戶在當(dāng)前環(huán)節(jié)多次填寫意見時(shí)，總是覆蓋原來填寫的意見。如果 經(jīng)過其他環(huán)節(jié)后返回再填寫意見則為追加方式。 系統(tǒng)維護(hù)手冊 僅限于 #銀行 分行網(wǎng)上辦公系統(tǒng) - - 36 2.3 配置角色 下表中文件名后加“ (*)”標(biāo)記的 NSF 庫中的角色人員如果發(fā)生變化，需要重新設(shè)置。 表中其他數(shù)據(jù)庫的角色和權(quán)限在系統(tǒng)部署時(shí)已經(jīng)進(jìn)行了設(shè)置，一般不需再次手動(dòng)設(shè)置。 位置 文件名 角色或權(quán)限 角色功能說明 數(shù)據(jù)根目錄 domcfg.nsf 無 Recycle.nsf 無 /dom mainpage.nsf 無 dom.ntf 無 domlog.nsf 無 brief.nsf 無 cache.nsf 無 domflow.nsf 無 setting.nsf 無 /oa bhlsk.nsf 文檔管理員 分行管理員 ID 和 總 行 管 理 員 ID（ oaadmin/people/bankcomm）必須具有此角色。 clyj.nsf 文檔管理員 dkjs.nsf 無 fwgl.nsf 文檔管理員 分行管理員 ID 和 總 行 管 理 員 ID（ oaadmin/people/bankcomm）必須具有此角色。 ggfb.nsf 文檔管理員 gxpz.nsf 文檔管理員 gzlx.nsf 文檔管理員 help.nsf 無 hftz.nsf 文檔管理員 分行管理員 ID 和 總 行 管 理 員 ID（ oaadmin/