【精品】房地產(chǎn)集團(tuán)客服檔案管理辦法

目 錄 第一章 總 則 第一條 目的 . 3 第二條 歸檔立卷范圍 . 3 第三條 適 用范圍 . 3 第四條 工作職責(zé) . 3 第二章 客戶(hù)信息檔案管理 第五條 客戶(hù)信息檔案內(nèi)容 . 4 第六條 職責(zé)劃分 . 4 第七條 項(xiàng)目市場(chǎng)部客戶(hù)信息檔案移交管理 . 5 第八條 客戶(hù)信息檔案接收流程 . 6 第九條 客戶(hù)信息檔案接收 原則 . 7 第十條 客戶(hù)入住檔案資料管理 . 7 第十一條 客戶(hù)入住檔案資料接收流程 . 8 第十二條 客戶(hù)產(chǎn)權(quán)檔案資料管理 . 9 第三章 客戶(hù)投訴 /報(bào)修檔案管理 第十三條 客戶(hù)投訴 /報(bào)事檔案內(nèi)容 . 11 第十四條 職責(zé)劃分 . 11 第十五條 客戶(hù)投訴檔案管理 . 11 第四章 工程檔案管理 第十六條 工程檔案內(nèi)容 . 12 第十七條 職責(zé)劃分 . 12 第十八條 工程檔案管理 . 13 第五章 部門(mén)內(nèi)部檔案管理 第十九條 部門(mén)內(nèi)部檔案內(nèi)容 . 16 第二十條 職責(zé)劃分 . 16 第二十一條 部門(mén)內(nèi)部檔案管理 . 16 第六章 檔案借閱管理 第七章 附 則 第二十二條 獎(jiǎng)懲 . 20 第二十三條 保密管理 . 21 第二十四條 解釋權(quán) . 21 第一章 總 則 第一條 目的 為加強(qiáng)客戶(hù)服務(wù)部各類(lèi)檔案的歸檔管理工作，以保障公司客服體系檔案資源管理的規(guī)范性、完備性，特制定本辦法。 第二條 歸檔立卷范圍 本辦法所稱(chēng)的檔案包含項(xiàng)目客服部涉及的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作、請(qǐng)示、活 動(dòng)等形成的有關(guān)文字、圖表、照片和聲像（含磁記錄）等具有保存和利用價(jià)值的資料。建檔范圍確立為： 1、客戶(hù)檔案：主要包括客戶(hù)信息檔案、客戶(hù)投訴 /保修檔案 2、工程檔案：客戶(hù)理賠檔案、應(yīng)急維修檔案、維保處罰檔案、質(zhì)保金檔案、征求意見(jiàn)函及回函、合同付款請(qǐng)撥單等。 3、部門(mén)內(nèi)部檔案：主要包括客服部發(fā)出的各種請(qǐng)示、情況說(shuō)明、物業(yè)往來(lái)函、各部門(mén)抄送的文件及公司下發(fā)的各種通知文件等。 第三條 適用范圍 本辦法適用于項(xiàng)目公司客戶(hù)服務(wù)部檔案管理工作。 第四條 工作職責(zé) 一、北京公司客戶(hù)服務(wù)部負(fù)責(zé)本制度的制定、指導(dǎo)和監(jiān)督檢查項(xiàng)目公司客服部檔 案管理工作； 二、項(xiàng)目公司客服部檔案負(fù)責(zé)人須嚴(yán)格執(zhí)行本辦法。 第二章 客戶(hù)信息檔案管理 第七條 客戶(hù)信息檔案內(nèi)容 1、主要包括客戶(hù)簽約和辦理入住過(guò)程中所提供的身份證明文件（包括但不僅限于身份證、護(hù)照、軍官證等身份證明文件、暫住證、戶(hù)口本的復(fù)印件，監(jiān)護(hù)人證明，公證書(shū)等）； 2、與房產(chǎn)相關(guān)的文件資料（包括但不僅限于簽約變更申請(qǐng)單、財(cái)產(chǎn)共有協(xié)議、房屋全款發(fā)票復(fù)印件，契稅繳納收據(jù)，公共維修基金繳納收據(jù)、入住通知書(shū)、入住手續(xù)書(shū)、驗(yàn)房單、入住催辦函、 EMS 單、產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件、產(chǎn)權(quán)領(lǐng)取確認(rèn)單等）及商品房買(mǎi)賣(mài)合同（以下簡(jiǎn)稱(chēng)合同 ）。 第八條 職責(zé)劃分 客戶(hù)信息檔案管理工作由項(xiàng)目公司客服部部門(mén)秘書(shū)負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括： 1、按照歸檔材料及檔案管理要求接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫(kù)； 2、按照歸檔材料及檔案管理要求移出檔案并做好檔案移交記錄，同時(shí)做好電子數(shù)據(jù)庫(kù)的更新； 3、辦理檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門(mén)各崗位及其他相關(guān)部門(mén)提供信息； 4、做好客戶(hù)信息檔案的安全和保密工作； 第九條 項(xiàng)目市場(chǎng)部客戶(hù)信息檔案移交管理 簽約客戶(hù)的商品房買(mǎi)賣(mài)合同由項(xiàng)目市場(chǎng)部預(yù)售備案登記完畢且客戶(hù)全款到帳后，連同相關(guān)客戶(hù)信息資料向項(xiàng)目客服部進(jìn)行移交。移交時(shí)應(yīng)提供客戶(hù)信息檔案移交清單及電子臺(tái)帳（含移交客戶(hù)資料明細(xì)）。移交檔案資料明細(xì)如下： 一、購(gòu)房客戶(hù)為個(gè)人時(shí)需移交資料： 1、商品房買(mǎi)賣(mài)合同正、副本各壹本（合同須有建委備案，需蓋騎縫章）； 2、身份證（或軍官證、護(hù)照）復(fù)印件； 3、如為外地客戶(hù)，需提供暫住證復(fù)印件； 4、購(gòu)房款全款發(fā)票復(fù)印件（含首付款發(fā)票、貸款發(fā)票復(fù)印件）； 5、未成年人需提供監(jiān)護(hù)人公證書(shū)及監(jiān)護(hù)人身份證明原件； 6、兩人及兩人以上購(gòu)房，需提供房產(chǎn)共有協(xié)議原件一份； 7、如合同變更應(yīng)有簽約變更申請(qǐng)單原件。 8、其他 二、購(gòu)房客 戶(hù)為企業(yè)時(shí)需移交資料： 1、商品房買(mǎi)賣(mài)合同正、副本各壹本（合同須有建委備案，需蓋騎縫章）； 2、企業(yè)營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本（或事業(yè)單位法人證明）復(fù)印件三份（加蓋企業(yè)公章）； 3、組織機(jī)構(gòu)代碼證書(shū)復(fù)印件三份（加蓋企業(yè)公章）； 4、稅務(wù)登記證副本（地稅）復(fù)印件三份（加蓋企業(yè)公章）； 5、法人身份證明三份（加蓋企業(yè)公章）； 6、法人身份證復(fù)印件三份； 7、授權(quán)委托書(shū)原件三份（加蓋企業(yè)公章）； 8、授權(quán)委托人身份證復(fù)印件三份； 9、購(gòu)房款全款發(fā)票復(fù)印件（含首付款發(fā)票、貸款發(fā)票復(fù)印件）； 10、如合同變更應(yīng)有簽約變更申請(qǐng) 單原件； 11、其他 第十條 客戶(hù)信息檔案接收流程 項(xiàng)目市場(chǎng)部整理、核對(duì)客戶(hù)信息檔案 建立客戶(hù)信 息檔案移交清單 （電子及書(shū)面） 與項(xiàng)目客服部秘書(shū)進(jìn)行交接 按照客戶(hù)信息檔案移交清單核對(duì) 核對(duì)無(wú)誤后簽收 將客戶(hù)信息檔案及時(shí)建檔、歸檔，并建立客戶(hù)檔案資料移交單 第十一條 客戶(hù)信息檔案接收原則 1、事先約定原則：檔案的接收日期移交雙方應(yīng)提前，避免檔案接收工作的突發(fā)性，影響日常工作的正常開(kāi)展； 2、逐一清點(diǎn)原則：檔案接收人員應(yīng)根據(jù)客戶(hù)信息檔案移交清單逐一清點(diǎn)核對(duì)接收資料的數(shù)量和明細(xì)，杜絕數(shù)量不夠或資料缺失； 3、資料不全不接收原則：當(dāng)核對(duì)后發(fā)現(xiàn)檔案資料內(nèi)容不全或不符合要求，如無(wú)預(yù)售備案登記、合同缺少騎縫簽字及騎縫章等原則性問(wèn)題時(shí)， 項(xiàng)目客服部不得接收相關(guān)檔案資料，需督促項(xiàng)目市場(chǎng)部按要求補(bǔ)充完畢后，方可接收； 4、日接日歸檔原則：當(dāng)日接收的客戶(hù)檔案資料，應(yīng)在接收當(dāng)日及時(shí)建檔和歸檔（含電子檔），以便隨時(shí)查閱和使用，同時(shí)將客戶(hù)信息檔案移交清單單獨(dú)存檔，以備后查。 第十二條 客戶(hù)入住檔案資料管理 客戶(hù)入住通知書(shū)發(fā)送前，產(chǎn)權(quán)代表需核查客戶(hù)辦理產(chǎn)權(quán)資料是否齊全，如缺少資料，應(yīng)在入住通知單注明應(yīng)補(bǔ)交的資料明細(xì)。 入住經(jīng)辦人按照入住通知單上應(yīng)補(bǔ)交資料明細(xì)收齊資料，與業(yè)主簽訂其他產(chǎn)權(quán)資料（實(shí)測(cè)面積結(jié)算表、授權(quán)委托書(shū)、自辦申請(qǐng)書(shū)等）并復(fù)印 留存相關(guān)繳費(fèi)單據(jù)（契稅、公維、產(chǎn)權(quán)代辦費(fèi)等），資料齊全后與業(yè)主簽訂入住資料移交清單（附件一），并于部門(mén)秘書(shū)移交。 部門(mén)秘書(shū)按照入住通知單補(bǔ)交資料明細(xì)及客戶(hù)產(chǎn)權(quán)資料接收單清點(diǎn)核對(duì)，如核對(duì)有誤退回入住經(jīng)辦人催收資料，核對(duì)無(wú)誤后雙方在客戶(hù)檔案資料移交單（附件二）簽字。客戶(hù)產(chǎn)權(quán)資料當(dāng)日歸檔，并更新入住電子臺(tái)帳。 第十三條 客戶(hù)入住檔案資料接收流程 資料不齊不予入住 業(yè)主辦理入住時(shí)，經(jīng)辦人按入住通知單 上的資料明細(xì)收齊資料 經(jīng)辦人與客戶(hù)簽訂其他產(chǎn)權(quán)資料后簽訂客戶(hù)產(chǎn)權(quán)資料接收單 產(chǎn)權(quán)代表在入住前核查產(chǎn)權(quán)資料 如缺資料，在入住通知單上 注明應(yīng)補(bǔ)交的資料明細(xì) 經(jīng)辦人將所有入住資料存入檔案袋， 并在檔案袋上張貼經(jīng)辦人簽字紙條 與項(xiàng)目客服部秘書(shū)進(jìn)行交接 第十四條 客戶(hù)產(chǎn)權(quán)檔案資料管理 一、檔案移出管理： 項(xiàng)目客服部產(chǎn)權(quán)代表在入住三個(gè)月內(nèi)（大產(chǎn)權(quán)確權(quán)前）向部門(mén)秘書(shū)提交批量辦理產(chǎn)權(quán)證客戶(hù)名單及產(chǎn)權(quán)資料清單，部門(mén)秘書(shū)按照清單向產(chǎn)權(quán)代表移交客戶(hù)檔案資料。（具體詳見(jiàn)產(chǎn)權(quán)管理辦法） 移交時(shí)除需移交合同正本外，監(jiān)護(hù)公證書(shū)、財(cái)產(chǎn)共有協(xié)議等在移交原件時(shí)應(yīng)在檔案內(nèi)保留復(fù)印件，其余移交資料均須復(fù)印保留。產(chǎn)權(quán)代表在核對(duì)無(wú)誤后，雙方在客戶(hù)檔案資料移交單上簽字確認(rèn)。 二、檔案移入管理： 1、項(xiàng)目客服部產(chǎn)權(quán)代表在辦理完客戶(hù)產(chǎn) 權(quán)證后，根據(jù)客戶(hù)付款方式和貸款還款情況，將一次性付款及貸款還清客戶(hù)產(chǎn)權(quán)證移交客戶(hù)，客戶(hù)簽署產(chǎn)權(quán)證領(lǐng)取確認(rèn)書(shū)；將貸款未還清客戶(hù)的產(chǎn)權(quán)證移交貸款銀行，雙方在產(chǎn)權(quán)證移交單上簽字并蓋章。（具體詳見(jiàn)產(chǎn)權(quán)管理辦法） 2、產(chǎn)權(quán)代表將產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件、產(chǎn)權(quán)證領(lǐng)取確認(rèn)書(shū)或產(chǎn)權(quán)證移交核對(duì)無(wú)誤后在客戶(hù)檔案資料移交單雙方簽字 秘書(shū)將客戶(hù)產(chǎn)權(quán)檔案當(dāng)日歸檔 核對(duì)有誤退回經(jīng)辦人， 催收資料 秘書(shū)按照入住通知單客戶(hù)產(chǎn)權(quán)資料接收單的資料明細(xì)清點(diǎn)核對(duì) 單向項(xiàng)目客服部秘書(shū)移交。 3、部門(mén)秘書(shū)清點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后，雙方在客戶(hù)檔案資料移交單及產(chǎn)權(quán)證移入交接登記簿上簽字確認(rèn)。部門(mén)秘書(shū)對(duì)當(dāng)日接收的客戶(hù)產(chǎn)權(quán)檔案資料進(jìn)行歸檔，更新電子臺(tái)帳。 三、客戶(hù)產(chǎn)權(quán)檔案移出移入管理流程： 貸款未還清客戶(hù)，產(chǎn)權(quán)崗位與銀行 移交產(chǎn)權(quán)證原件 貸款還清及房款一次性付清客戶(hù)，產(chǎn)權(quán)崗位向客戶(hù)移交產(chǎn)權(quán)證后，向秘書(shū)移交產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件及客戶(hù)領(lǐng)取確認(rèn)書(shū) 產(chǎn)權(quán)崗位與銀行在產(chǎn) 權(quán)證移交單上蓋章簽字 秘書(shū)按清單清點(diǎn)核對(duì)， 核對(duì)無(wú)誤后雙方在客戶(hù)檔案資料移交單辦理產(chǎn)權(quán)移交登記簿簽字 項(xiàng)目客服部產(chǎn)權(quán)崗位向秘書(shū)提出 批量辦理產(chǎn)權(quán)證客戶(hù)產(chǎn)權(quán)資料移交明細(xì)單 ，。明細(xì)清單 項(xiàng)目客服部秘書(shū)按照清單 向產(chǎn)權(quán)崗位移交客戶(hù)資料 雙方清點(diǎn)接收在客戶(hù)檔案資料移交單 及辦理產(chǎn)權(quán)移交登記簿上簽字 將產(chǎn)權(quán)證移交單原件及產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件交秘書(shū)存檔，雙方在客戶(hù)檔案資料移交單辦理產(chǎn)權(quán)移交登記簿簽字，并登 記電子臺(tái)帳 將客戶(hù)產(chǎn)權(quán)檔案當(dāng)日歸檔， 并登記電子臺(tái)賬 產(chǎn)權(quán)證辦理完畢，產(chǎn)權(quán)崗位與客戶(hù)所貸款的銀行， 核對(duì)客戶(hù)貸款還清情況 第三章 客戶(hù)投訴 /報(bào)修檔案管理 第十五條 客戶(hù)投訴 /報(bào)事檔案內(nèi)容 主要為客戶(hù)投訴 /報(bào)修記錄及附件（驗(yàn)房單、索賠請(qǐng)示、應(yīng)急維修請(qǐng)示、業(yè)主信函、物業(yè)派工單或函件等）。 第十六條 職責(zé)劃分 項(xiàng)目公司客戶(hù)投訴 /報(bào)修檔案管理工作由客戶(hù)專(zhuān)員（前臺(tái)）負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括： 1、按照客服 CRM 系統(tǒng)要求及時(shí)錄入客戶(hù)投訴保修事件； 2、按照歸檔材料接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)將結(jié)果錄入客服 CRM系統(tǒng)。 3、辦理 檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門(mén)各崗位及其他相關(guān)部門(mén)提供信息； 4、做好客戶(hù)信息檔案的安全和保密工作； 第十七條 客戶(hù)投訴檔案管理 1、客戶(hù)投訴、報(bào)修、客戶(hù)索賠及應(yīng)急維修等客戶(hù)投訴 /保修記錄單（簡(jiǎn)稱(chēng)報(bào)修單）經(jīng)相關(guān)部門(mén)或經(jīng)辦人處理完畢后，在報(bào)修單上注明完成過(guò)程及結(jié)果后向項(xiàng)目客服前臺(tái)返單，前臺(tái)根據(jù)處理結(jié)果向報(bào)修方回訪，填寫(xiě)滿(mǎn)意度結(jié)果后將報(bào)修單按任務(wù)編號(hào)順序當(dāng)日歸檔。 2、入住手續(xù)書(shū)驗(yàn)房單的接收管理： 客戶(hù)辦理完入住手續(xù)并對(duì)房屋進(jìn)行驗(yàn)收后，由物業(yè)公司將 入住手續(xù)書(shū)及驗(yàn)房單復(fù)印件當(dāng)日移交客服部前臺(tái)人員，前臺(tái) 人員復(fù)印驗(yàn)房單留存，同時(shí)將兩單移交客服秘書(shū)存入客戶(hù)信息檔案，簽署客戶(hù)檔案資料移交單，并更新客戶(hù)檔案電子臺(tái)帳（含入住日期）。 第四章 工程檔案管理 第十八條 工程檔案內(nèi)容 主要包括客戶(hù)索賠檔案、應(yīng)急維修檔案、維保處罰檔案、質(zhì)保金檔案、征求意見(jiàn)函及回函、合同付款請(qǐng)撥單等一系列檔案文件。 第十九條 職責(zé)劃分 項(xiàng)目公司客服部工程檔案管理工作由部門(mén)秘書(shū)負(fù)責(zé)，其職責(zé)包括： 1、按照歸檔材料及檔案管理要求接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫(kù)； 2、按照歸檔材料及檔案管理要求移出檔案并做好檔案移交記錄，同時(shí)做好電子數(shù) 據(jù)庫(kù)的更新； 3、辦理檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門(mén)各崗位及其他相關(guān)部門(mén)提供信息； 4、做好工程檔案的安全和保密工作； 第二十條 工程檔案管理 一、為更好地保存客戶(hù)索賠、工程維保相關(guān)檔案，便于更快捷、更準(zhǔn)確地查閱，提高檔案的使用效率，檔案管理人員應(yīng)在進(jìn)行物理版檔案管理的同時(shí)，建立對(duì)應(yīng)的電子臺(tái)帳； 二、電子臺(tái)帳的管理原則 1、及時(shí)原則： 電子臺(tái)帳要求隨時(shí)更新， 發(fā)生或接收文件及時(shí)進(jìn)行登記； 2、準(zhǔn)確原則：電子臺(tái)帳的登記及核對(duì)正確率要求為 100%； 3、詳細(xì)原則：格式統(tǒng)一、內(nèi)容詳細(xì)、便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)為基本原則； 4、通用原則 ：除部門(mén)內(nèi)部便于使用的電子臺(tái)帳可依部門(mén)工作需要建立外，部門(mén)內(nèi)部、部門(mén)之間通用或按月需進(jìn)行核對(duì)的電子臺(tái)帳，須使用統(tǒng)一的表頭格式； 5、核對(duì)原則：部門(mén)內(nèi)部的電子臺(tái)帳需在每月 22 日前全部核對(duì)完畢、部門(mén)之間通用的電子臺(tái)帳需在每月 24 日之前核對(duì)完畢； 三、應(yīng)急維修、維保處罰、客戶(hù)索賠電子臺(tái)帳格式 四、合同、合同付款電子臺(tái)賬格式 序號(hào) 地塊 年份 月份 日期 施工單位 合同編號(hào) 合同范圍 樓座號(hào) 費(fèi)用類(lèi)別 賠付 / 維修費(fèi)用 費(fèi)用分?jǐn)倖挝?工程總金額 請(qǐng)示文件號(hào) 索賠編號(hào) 應(yīng)急施工單位 經(jīng)辦 部門(mén) 房號(hào) 業(yè)主 賠付 / 維修時(shí)間 賠付狀態(tài) 核對(duì)狀態(tài) 質(zhì)保金扣除 支付證明 扣除時(shí)間 備注 序號(hào) 發(fā)文編號(hào) 申請(qǐng)單號(hào) 合同編號(hào) 合同名稱(chēng) 合同內(nèi)容 乙方名稱(chēng) 簽訂日期 合同總金額 分擔(dān)比例 付款情況 付款金額 領(lǐng)取日期 質(zhì)保年限 質(zhì)保期 質(zhì)保金領(lǐng)取時(shí)間 五、質(zhì)保金結(jié)算電子臺(tái)賬格式 序號(hào) 編號(hào) 請(qǐng)款單位 合同名稱(chēng) 合同編號(hào) 結(jié)算價(jià) 請(qǐng)款金額 罰款金額 付款金額 付款時(shí)間 文件題名 收函單位 回函號(hào) 支付 意見(jiàn) 狀態(tài) 驗(yàn)收日期 質(zhì)保期 年限 質(zhì)保期 截止日期 請(qǐng)款時(shí)間 聯(lián)系人 電 話(huà) 發(fā)函時(shí)間 函 號(hào) 應(yīng)復(fù)時(shí)間 實(shí)復(fù)時(shí)間 有無(wú) 問(wèn)題 備 注 第五章 部門(mén)內(nèi)部檔案管理 第二十一條 部門(mén)內(nèi)部檔案內(nèi)容 部門(mén)內(nèi)部檔案主要包括客服部?jī)?nèi)部流轉(zhuǎn)的各種請(qǐng)示、情況說(shuō)明、合同付款請(qǐng)撥單、其他部門(mén)報(bào)備或抄送文件及公司下發(fā)的各種通知文件等。 第二十二條 職責(zé)劃分 由項(xiàng)目公司客服部秘書(shū)負(fù)責(zé)部門(mén)內(nèi)部 檔案的 專(zhuān)門(mén)管理，其職責(zé)包括： 1、按照歸檔材料及檔案管理要求接收并及時(shí)、準(zhǔn)確歸檔，同時(shí)錄入電子數(shù)據(jù)庫(kù)； 2、按照歸檔材料及檔案管理要求移出檔案并做好檔案移交記錄，同時(shí)做好電子數(shù)據(jù)庫(kù)的更新； 3、辦理檔案查閱、借閱相關(guān)手續(xù)，為部門(mén)各 崗位及其他相關(guān)部門(mén)提供信息； 4、做好部門(mén)內(nèi)部檔案的安全和保密工作； 第二十三條 部門(mén)內(nèi)部檔案管理 一、部門(mén)內(nèi)部檔案分類(lèi)方案及編號(hào)辦法： 1、建立部門(mén)內(nèi)部檔案案卷目錄： 序號(hào) 案卷題名 案卷號(hào) 件數(shù) 頁(yè)數(shù) 備 注 1 公司文件 WJ1 京永泰合函 WJI-1 文件處理單 WJ1-2 其它 WJ1-3 2 客服部?jī)?nèi)部文件 WJ2 制度等 WJ2-1 會(huì)議紀(jì)要 WJ2-2 對(duì)帳單 （客索、維修、質(zhì)保金） WJ2-3 月報(bào) （計(jì)劃、總結(jié)、 績(jī)效、報(bào)表） WJ2-4 監(jiān)督檢查表 其它 WJ2-5 3 物業(yè)往來(lái)文件 WJ3 發(fā)函 WJ3-1 收函 WJ3-2 其它 WJ3-3 4 工程移交文件 WJ4 酈城（例） WJ4-1 We house（例） WJ4-2 諸子階（例） WJ4-3 酈城工作區(qū)（例） WJ4-4 5 請(qǐng)示、報(bào)告 WJ5 請(qǐng)示、報(bào)告（發(fā)文） WJ5-1 請(qǐng)示、報(bào)告（收文） WJ5-2 6 工作聯(lián)絡(luò)單 WJ6 工作聯(lián)絡(luò)單（發(fā)文） WJ6-1 工作聯(lián)絡(luò)單（收文） WJ6-2 7 其他文件 WJ7 備注：各項(xiàng)目客戶(hù)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況可進(jìn)行分類(lèi)調(diào)整或類(lèi)別細(xì)分，同時(shí)可根據(jù)項(xiàng)目區(qū)域可進(jìn)行分區(qū)域歸檔文件。 2、建立卷內(nèi)文件目錄： 按案卷目錄將各類(lèi)檔案進(jìn)行歸類(lèi)存檔，置于每類(lèi)檔案盒內(nèi)，以便直觀反映檔案內(nèi)容及完整性，便于查找利用。 案卷題名 公司文件 京永泰合函 案卷號(hào) WJ1-1 序號(hào) 檔號(hào) 文件題名 文號(hào) 責(zé)任者 日期 頁(yè)數(shù) 頁(yè)號(hào) 備 注 64 WJ1-1-64 關(guān)于對(duì)酈城 D5 樓陽(yáng)光花房質(zhì)量問(wèn)題維修整改的函 京永泰合函200544 號(hào) 永泰公司 2005-5-17 1 86 第六章 檔案借閱管理 一、針對(duì)本部門(mén)員工日常查閱檔案資料； 二、查閱檔案應(yīng)做到即用即還，如不能當(dāng)時(shí)歸還應(yīng)在檔案借閱登記簿上登記。 三、 凡 外部門(mén)借閱檔案，應(yīng)詳細(xì)說(shuō)明借閱用途，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在客服部?jī)?nèi)查看。檔案原件原則上不外借，可以向需要者提供復(fù)印件，如特殊情況確須借閱檔案原件者，應(yīng)經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借閱時(shí)間不得超過(guò)一周 ，如確須借出，需征得 部門(mén)負(fù)責(zé)人 同意。 四、 凡業(yè)主因 需查閱檔案時(shí)， 應(yīng)持身份證辦理查閱手續(xù)，原則上不借出，但因特殊情況須借出時(shí)， 須在檔案借閱登記簿上登記，并經(jīng) 部門(mén)負(fù)責(zé)人 批準(zhǔn)后方可借出 。 五、部門(mén)秘書(shū)應(yīng)定期整理借出的客戶(hù)信息檔案，并對(duì)未能按期歸還的進(jìn)行催收，避免因檔案流轉(zhuǎn)時(shí)間太長(zhǎng)，導(dǎo)致?lián)p壞甚至是缺失現(xiàn)象的發(fā)生。 四、 借閱者要愛(ài)護(hù)檔案，不得損壞和丟失，借出的檔案不得轉(zhuǎn)借他人，查閱檔案要嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度。 五、 借閱檔案材料應(yīng)及時(shí)歸還，借閱時(shí)間一般不得超過(guò)一周，特殊情況須經(jīng) 部門(mén)負(fù)責(zé)人 同意，辦理續(xù)借手續(xù) 并按期歸還，不得以任何借口搪塞、拖延或占為己有； 但節(jié)假日或借 閱人員出差之前，應(yīng)將檔案及時(shí)歸還。 六、部門(mén)秘書(shū)對(duì)歸還的檔案應(yīng)認(rèn)真檢查，核對(duì)無(wú)誤后，辦理注銷(xiāo)手續(xù)，如發(fā)現(xiàn)有損壞、丟失情況，要依法查處。 七、職工調(diào)離本部門(mén)，凡借有檔案者必須歸還。 第七章 附 則 第二十四條 獎(jiǎng)懲 一、未按照規(guī)定對(duì)文件進(jìn)行歸檔，或造成檔案管理混亂的，應(yīng)當(dāng)限期整改，同時(shí)給予責(zé)任人罰款 10 50 元的處罰。 二、部門(mén)或員工無(wú)正當(dāng)理由未按規(guī)定時(shí)間將檔案資料移交