14報(bào)刊、郵件收發(fā)管理規(guī)定.docVIP

1 目的與范圍為了規(guī)范*部各類報(bào)刊、郵件的收發(fā)管理，避免因報(bào)刊、郵件的丟失或損壞而造成損失及糾紛，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了報(bào)刊、郵件的收發(fā)等管理內(nèi)容和要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于*部所屬各單位和個(gè)人。2 術(shù)語(yǔ)3 職責(zé)3.1 辦公室是報(bào)刊、郵件收發(fā)管理規(guī)定的歸口管理科室，負(fù)責(zé)本標(biāo)準(zhǔn)的編制、修訂和解釋。3.2 保潔隊(duì)負(fù)責(zé)*部各類公私報(bào)刊、郵件的收發(fā)及管理工作。3.3 各單位負(fù)責(zé)對(duì)本單位的公訂報(bào)刊進(jìn)行領(lǐng)取和發(fā)放。4 管理內(nèi)容和要求4.1 郵件的管理4.1.1 外來(lái)郵件一律經(jīng)保潔隊(duì)指定專人簽收分發(fā)，并填寫(xiě)郵件收集和發(fā)放情況登記表（見(jiàn)附錄A）。4.1.2 凡包裹單、匯款單、貨運(yùn)單、私人信件、紙包等由保潔隊(duì)指定的郵件簽收人通知收件人到閱覽室當(dāng)面簽收。 4.1.3 私人不明平信一律統(tǒng)一放置在閱覽室,由個(gè)人自取。4.1.4 不論公私郵件保潔隊(duì)?wèi)?yīng)隨到隨清,及時(shí)分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤,如發(fā)現(xiàn)郵件拆封、損壞或郵票被撕應(yīng)拒絕簽收,同時(shí)向郵局反映,查明原因。4.1.5 凡掛號(hào)信、匯款單、包裹單、貨運(yùn)單等的收件人,在接到領(lǐng)取通知后,應(yīng)隨即到收發(fā)室領(lǐng)取郵單,并及時(shí)去郵局取款取件.超期罰款,保潔隊(duì)概不負(fù)責(zé)。4.2 報(bào)刊的管理4.2.1 報(bào)刊訂購(gòu)4.2.1.1 訂購(gòu)時(shí)間:每年一次。4.2.1.2 訂購(gòu)手續(xù):不論單位和個(gè)人,均需先到閱覽室查閱報(bào)刊目錄,再將需要訂購(gòu)的報(bào)刊代號(hào)、名稱、單價(jià)、訂購(gòu)份數(shù)、期數(shù)填寫(xiě)清楚交辦公室核對(duì)算價(jià),確認(rèn)無(wú)誤后,當(dāng)面繳款開(kāi)票；公費(fèi)訂購(gòu)報(bào)刊由收發(fā)員持訂單到財(cái)務(wù)部門(mén)辦理付款接收手續(xù)。歸口管理報(bào)刊公費(fèi)訂購(gòu)的單位除按上述要求填寫(xiě)預(yù)訂單外,尚須填寫(xiě)報(bào)刊分發(fā)清單,詳細(xì)寫(xiě)明各種報(bào)刊分發(fā)到哪些單位或領(lǐng)導(dǎo)。4.2.2 報(bào)刊的收發(fā)4.2.2.1 收發(fā)員對(duì)郵局送來(lái)的報(bào)刊應(yīng)對(duì)照郵局分送清單分類清點(diǎn),發(fā)現(xiàn)有差錯(cuò)應(yīng)及時(shí)登記并要求補(bǔ)缺退余，同時(shí)填寫(xiě)自費(fèi)報(bào)刊索引表（見(jiàn)附錄B）和公訂報(bào)刊清單（見(jiàn)附錄C）。4.2.2.2 收發(fā)員收到郵局送來(lái)的報(bào)刊后應(yīng)及時(shí)分發(fā),不得耽擱延誤.收發(fā)員清點(diǎn)分發(fā)報(bào)刊時(shí)，任何人不得進(jìn)入收發(fā)室。4.2.2.3 各單位應(yīng)指定專人按時(shí)領(lǐng)取報(bào)刊，領(lǐng)取時(shí),要對(duì)照分發(fā)清單核實(shí)后簽名,發(fā)現(xiàn)差錯(cuò),應(yīng)當(dāng)面向收發(fā)員提出增補(bǔ)退換要求,并進(jìn)行差錯(cuò)登記，當(dāng)面未提出,則視為分發(fā)無(wú)差錯(cuò)。4.2.2.4 各單位要將南疆石油報(bào)發(fā)放至班組。5 檢查與考核5.1 郵件發(fā)放出現(xiàn)一次差錯(cuò)扣除保潔隊(duì)雙文明考核分0.5分。5.2 辦公室每季度對(duì)保潔隊(duì)的郵件接收記錄和自費(fèi)雜志發(fā)放記錄進(jìn)行一次檢查，檢查出發(fā)放不及時(shí)扣除保潔隊(duì)雙文明考核分0.2分/次。5.3 辦公室每季度到崗位對(duì)南疆石油的發(fā)放情況進(jìn)行一次抽查，對(duì)沒(méi)有按照規(guī)定發(fā)放的單位扣除雙文明考核分0.2分/次。6 相關(guān)文件與支持性文件7 報(bào)告和記錄表格6.1 郵件收集和發(fā)放情況登記表（見(jiàn)附錄A，由保潔隊(duì)記錄并保存，保存期限為一年）6.2 自費(fèi)報(bào)刊索引表（見(jiàn)附錄B，由保潔隊(duì)記錄并保存，保存期限為一年）6.3 公訂報(bào)刊清單（見(jiàn)附錄C，由保潔隊(duì)記錄并保存，保存期限為一年）6.4 報(bào)刊、郵件收發(fā)流程圖（見(jiàn)附錄D）附錄A：郵件收集和發(fā)放情況登記表序號(hào)接受日期郵件名稱郵件號(hào)碼收件人領(lǐng)取人領(lǐng)取日期備注第 6 頁(yè) 共 6 頁(yè)附錄B： 自費(fèi)報(bào)刊索引表序號(hào)姓名報(bào)刊代碼名稱訂購(gòu)期限份數(shù)簽 名1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月12月附錄C： 公訂報(bào)刊清單序號(hào)單位報(bào)刊代碼名稱起止日期份數(shù)單價(jià)（元）月價(jià)（元）合計(jì)金額（元）附錄D：報(bào)刊、郵件收發(fā)流程