企業(yè)辦公自動化OA.doc

企業(yè)辦公自動化OA辦公自動化(OA: OFFICE AUTOMATION)就是采用Internet/Intranet技術，基于工作流的概念，使企業(yè)內部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作；改變過去復雜、低效的手工辦公方式，實現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學的依據(jù)。一個企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化的程度也是衡量其實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標準。一、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)是企業(yè)應用軟件體系的重要組成部分。企業(yè)OA系統(tǒng)，顧名思義，就是主要面向企業(yè)級的辦公應用軟件系統(tǒng)。它不是象MS Office一樣的桌面(個人)辦公系統(tǒng)，而是主要著眼于企業(yè)的工作人員間的協(xié)同工作。對于一個企業(yè)而言，不僅包括具體的生產、銷售、采購過程，也不僅包括財務、人力資源等專項管理，而且同時有著大量的日常辦公工作，有著大量不同職位、不同部門間的協(xié)同工作。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)就是通過應用軟件為企業(yè)的日常辦公、協(xié)作提供支撐的平臺。要更準確地理解企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)，可以借助于分析它與其他相關概念的區(qū)別，見附錄。二、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的典型功能企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)通常包括以下主要部分：工作流、協(xié)同工作、知識管理、公文處理、行政辦公等。 工作流一般包括可以對流程進行配置的工具和能夠自動運行的工作流引擎，通過工作流功能以電子化的方式實現(xiàn)企業(yè)的業(yè)務流程的網(wǎng)上運轉。協(xié)同工作：以工作流引擎為基礎，為企業(yè)各部門員工提供了強有力的溝通手段。企業(yè)各部門可以在電子化的方式協(xié)同完成完整的業(yè)務流程，各環(huán)節(jié)可以有機結合，無縫銜接。對于各職位之間的協(xié)同工作情況可以進行有效控制。知識管理：對企業(yè)內部的文檔進行有序管理，提供強有力的檢索功能和權限控制。公文處理：公文處理是辦公自動化中非常重要的組成部分。傳統(tǒng)的OA系統(tǒng)往往以OA為核心，在現(xiàn)代以工作流為核心的企業(yè)OA中，公文也仍然占據(jù)重要地位。公文處理一般包括收、發(fā)文的管理、文件修改、審批，流程查看等，其中比較先進的功能包括基于Word的文件處理和痕跡保留、進展短信通知等。行政辦公：一般在企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)中均包括了企業(yè)日常行政辦公的常用流程，如信息發(fā)布、會議管理、工作計劃、會議室預定、出差申請、辦公用品管理、財務報銷、文件流程等，以幫助企業(yè)提高日常辦公的效率。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)經歷了數(shù)代發(fā)展，目前形成了以工作流技術為核心、以B/S應用模式為主流、多種支撐平臺并存的技術方向。附錄一、什么是工作流技術工作流（Workflow）就是工作流程的計算模型，即將工作流程中的工作如何前后組織在一起的邏輯和規(guī)則在計算機中以恰當?shù)哪Ｐ瓦M行表示并對其實施計算。工作流要解決的主要問題是：為實現(xiàn)某個業(yè)務目標，在多個參與者之間，利用計算機，按某種預定規(guī)則自動傳遞文檔、信息或者任務。 工作流管理系統(tǒng)（Workflow Management System, WfMS）的主要功能是通過計算機技術的支持去定義、執(zhí)行和管理工作流，協(xié)調工作流執(zhí)行過程中工作之間以及群體成員之間的信息交互。工作流需要依靠工作流管理系統(tǒng)來實現(xiàn)。工作流屬于計算機支持的協(xié)同工作（Computer Supported Cooperative Work，CSCW）的一部分。后者是普遍地研究一個群體如何在計算機的幫助下實現(xiàn)協(xié)同工作的。工作流的主要功能：-工作流管理系統(tǒng)（WorkflowManagementSystem,WFMS）是定義、創(chuàng)建、執(zhí)行工作流的系統(tǒng)。在最高層上，WFMS應能提供以下三個方面的功能支持： 建造功能：對工作流過程及其組成活動定義和建模； 運行控制功能：在運行環(huán)境中管理工作流過程，對工作流過程中的活動進行調度； 運行交互功能：指在工作流運行中，WFMS與用戶（業(yè)務工作的參與者或控制者）及外部應用程序工具交互的功能。 工作流管理系統(tǒng)帶來的好處：-由于信息技術的發(fā)展和日趨激烈的商業(yè)競爭，人們不再滿足于獨立、零散的辦公自動化和計算機應用，而是需要綜合的、集成化的解決方案。作為一種對常規(guī)性事務進行管理、集成的技術，WFMS的出現(xiàn)是必然的。它可以帶來以下收益： 改進和優(yōu)化業(yè)務流程，提高業(yè)務工作效率； 實現(xiàn)更好的業(yè)務過程控制，提高顧客服務質量； 提高業(yè)務流程的柔性等。 工作流系統(tǒng)的主要組成部分1.過程定義工具 -過程定義工具被用來創(chuàng)建計算機可處理的業(yè)務過程描述。它可以是形式化的過程定義語言或對象關系模型，也可以是簡單地規(guī)定用戶間信息傳輸?shù)囊唤M路由命令。-2.過程定義-過程定義（數(shù)據(jù)）包含了所有使業(yè)務過程能被工作流執(zhí)行子系統(tǒng)執(zhí)行的必要信息。這些信息包括起始和終止條件、各個組成活動、活動調度規(guī)則、各業(yè)務的參與者需要做的工作、相關應用程序和數(shù)據(jù)的調用信息等。-3.工作流執(zhí)行子系統(tǒng)（WES）和工作流引擎-工作流執(zhí)行子系統(tǒng)也稱為（業(yè)務）過程執(zhí)行環(huán)境，包括一個或多個工作流引擎。工作流引擎是WFMS的核心軟件組元。它的功能包括：解釋過程定義；創(chuàng)建過程實例并控制其執(zhí)行；調度各項活動；為用戶工作表添加工作項；通過應用程序接口（API）調用應用程序；提供監(jiān)督和管理功能等。工作流執(zhí)行子系統(tǒng)可以包括多個工作流引擎，不同工作流引擎通過協(xié)作共同執(zhí)行工作流。-4.工作流控制數(shù)據(jù)-指被WES和工作流引擎管理的系統(tǒng)數(shù)據(jù)，例如工作流實例的狀態(tài)信息、每一活動的狀態(tài)信息等。-5.工作流相關數(shù)據(jù)-指與業(yè)務過程流相關的數(shù)據(jù)。WFMS使用這些數(shù)據(jù)確定工作流實例的狀態(tài)轉移，例如過程調度決策數(shù)據(jù)、活動間的傳輸數(shù)據(jù)等。工作流相關數(shù)據(jù)既可以被工作流引擎使用，也可以被應用程序調用。-6.工作表和工作表處理程序-工作表列出了與業(yè)務過程的參與者相關的一系列工作項，工作表處理程序則對用戶和工作表之間的交互進行管理。工作表處理程序完成的功能有：支持用戶在工作表中選取一個工作項，重新分配工作項，通報工作項的完成，在工作項被處理的過程中調用相應的應用程序等。-7.應用程序和應用數(shù)據(jù)-應用程序可以直接被WFMS調用或通過應用程序代理被間接調用。通過應用程序調用，WFMS部分或完全自動地完成一個活動，或者對業(yè)務參與者的工作提供支持。與工作流控制數(shù)據(jù)和相關數(shù)據(jù)不同，應用數(shù)據(jù)對應用程序來講是局部數(shù)據(jù)，對WFMS的其他部件來說是不可見的。近年來，工作流技術得到長足的發(fā)展。1993年成立了工作流管理聯(lián)盟（Workflow Management Coalition,WFMC）。此后，該組織頒布了一系列工作流產品標準，包括工作流參考模型、工作流術語表、工作流管理系統(tǒng)各部分間接口規(guī)格、工作流產品的互操作性標準等。這些舉措加速了工作流技術的商品化。 現(xiàn)在，許多公司都基于這些標準推出了自己的工作流產品。工作流產品主要分為兩大類： 一類是基礎的工作流系統(tǒng)，提供引擎、設計器、相關接口等。應用系統(tǒng)的開發(fā)商可以基于此類系統(tǒng)開發(fā)具有工作流管理功能的應用軟件。典型產品如ActionTechnologiesInc.的ActionWorkflow、IBM的FlowMark等。 工作流管理系統(tǒng)的應用另一類是應用了工作流技術，包括內置較完整的工作流功能，但面向應用的應用級軟件系統(tǒng)，這種系統(tǒng)是直接面向最終用戶的流程化應用。同時，系統(tǒng)中還往往針對應用需要，集成了其他功能。典型產品如神州數(shù)碼工作流軟件EasyFlow，就是以工作流技術為核心的全面的企業(yè)辦公自動化(OA)產品。和其他的軟件產品一樣，用戶可以引進成熟的工作流和群件產品，也可以自行開發(fā)適合自己業(yè)務的工作流系統(tǒng)，特別是基于Intranet的工作流應用。與Intranet技術相結合，工作流系統(tǒng)更具開放性，有更多的工具可供選用，且Browser/Server風格的界面簡單易用，這也是當前工作流產品的發(fā)展方向。-另外值得注意的是，WFMS的引入是與管理思想和管理業(yè)務的轉變密切相關的。一般來說，我們應把WFMS的引進視為改進或重組業(yè)務流程的機遇。WFMS可以和企業(yè)再造或規(guī)范化管理相結合。企業(yè)再造追求的是對企業(yè)的經營管理模式和生產作業(yè)程序進行徹底的革命性變革。規(guī)范化管理則是在管理經驗的基礎上對業(yè)務過程進行科學化、規(guī)范化研究，以建立一套完整的管理工作規(guī)范體系為目標。這種規(guī)范化一般會促進系統(tǒng)組織結構和運行的改善。-目前在國外，企業(yè)再造和工作流系統(tǒng)的關系較為人們所關注，然而，由于國情不同，我國多數(shù)企事業(yè)單位面臨的主要管理問題是隨意性大、運行不規(guī)范。除了少數(shù)企業(yè)外，大部分單位不需要、也不可能進行革命性的重組。因此，相對于企業(yè)再造理論，規(guī)范化管理在我國更現(xiàn)實、更可行，更適于和WFMS的引進相結合。 對辦公自動化的重新認識可能是由于開發(fā)的門檻比較低吧，也或者是與企業(yè)的主要業(yè)務（比如：產品開發(fā)、財務、進銷存及生產管理等）沒有直接的關系，目前在企業(yè)的信息化工作中，大家對辦公自動化系統(tǒng)似乎不屑一顧。 但現(xiàn)在從我對辦公自動化系統(tǒng)發(fā)展趨勢的認識以及對企業(yè)實際需求的了解和感受來看，我并不認為辦公自動化系統(tǒng)是可有可無的，我甚至認為對大多數(shù)企業(yè)來說反而應該優(yōu)先考慮應用辦公自動化系統(tǒng)。理由如下： 企業(yè)普遍存在著部門內和部門間的信息溝通和共享方面的問題；（需要一個信息交流和溝通平臺）在企業(yè)的運作過程中，存在大量的文檔需要在不同的人員和部門間簽核流轉，特別是那些管理水平比較高、嚴格按照質量認證體系執(zhí)行的企業(yè)更是如此；（需要一個靈活的工作流處理機制和協(xié)同辦公系統(tǒng)）知識管理對企業(yè)來說，其作用已經越來越重要了。如何將企業(yè)員工頭腦中的知識和經驗盡快和盡可能地保留在公司的知識庫中，提供多種形式的共享和轉移，轉化為企業(yè)的智力資源，這對于企業(yè)來說將是至關重要的；（需要建立企業(yè)的知識管理體系和系統(tǒng)）企業(yè)領導做出決策需要及時獲得來自各種渠道的信息和數(shù)據(jù)，包括企業(yè)外部的以及企業(yè)內部的各種信息。如何將這些信息資源做到有效利用并能很快發(fā)布給相關人員（當然包括各級領導）作為開展業(yè)務和做出決策的參考，也是企業(yè)非常重要和急需的需求；（需要有效的信息資源利用機制和整合信息的系統(tǒng)）以上是從企業(yè)的應用需求來看，急切需要具備上述功能的辦公自動化系統(tǒng)。另一方面，從我國企業(yè)信息化的曲折歷程、投資效益以及目前的現(xiàn)狀來看，也應該優(yōu)先考慮應該辦公自動化系統(tǒng)：有效利用硬件網(wǎng)絡系統(tǒng)和相應的資金投入。由于辦公自動化系統(tǒng)可以涉及企業(yè)的每個部門的每個人員，所以對于那些已投入了很大的資金全面建立起了企業(yè)內部網(wǎng)絡的企業(yè)來說，辦公自動化系統(tǒng)的應用能充分發(fā)揮硬件網(wǎng)絡資源的效率；與應用類似ERP和PDM等軟件系統(tǒng)相比，應用辦公自動化系統(tǒng)不僅投入小，而且實施應用難度小，容易取得成功。對于我們的大多數(shù)企業(yè)來說，避開投入大、實施成功率很低的ERP等系統(tǒng)，先應用辦公自動化系統(tǒng)將是一個明智的選擇。特別是我國的很多企業(yè)對信息化的認識和基礎很有限，辦公自動化系統(tǒng)的普遍應用將很好的提高企業(yè)領導及員工對企業(yè)信息化的認識，提升企業(yè)信息化應用的基礎。同時能增強大家對信息化應用的信心，以利于逐步應用更艱難的ERP等系統(tǒng)?？傊?，綜合來看，我覺得具有中國特色的企業(yè)信息化應用之路至少應該包括優(yōu)先考慮應用辦公自動化系統(tǒng)。二、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的特點與桌面辦公軟件的差異企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)從名稱上講與辦公軟件有相近之處，從概念上講象MS Office等桌面辦公軟件也是辦公自動化的組成部分。但從企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的典型概念上，與桌面辦公軟件有著很大的差異。 桌面辦公軟件應該說也是一種重要的辦公自動化工具。但它們主要解決的是個人辦公，面向的是個人工作效率的提高。雖然目前桌面辦公軟件也逐漸有一些協(xié)同工作的功能，但都還是簡單的協(xié)作，而無法面向企業(yè)級的、復雜的工作流程與協(xié)同工作。而企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)則主要面向的是企業(yè)整體辦公效率的提高，其重點在于對跨崗位、跨部門的流程進行電子化處理，提高協(xié)同工作的效率與規(guī)范性，加強各部門間的知識共享，提高整體辦公效率等等。三、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的特點與ERP等系統(tǒng)的差異企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)與ERP、SCM、CRM等系統(tǒng)都是企業(yè)應用軟件系統(tǒng)的重要組成部分，都為提升企業(yè)信息化水平、增強企業(yè)競爭力起著重要作用。但它們之間也存在著顯著的差異。 最基本的，就是它們功能不同。企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)著眼于協(xié)同工作、公文處理、文檔管理、行政辦公等。ERP著眼于企業(yè)的銷售、采購、生產、庫存、財務等過程及資源控制與計劃，SCM著眼于與上下游的銜接，CRM著眼于客戶關系的管理，等等。更主要的，是它們的目標不同?？梢哉f，ERP、SCM、CRM等系統(tǒng)更著重于企業(yè)的具體業(yè)務過程運作，而企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)更著重于企業(yè)的管理過程。前者是通過優(yōu)化業(yè)務過程的效率來提高生產效率、提高資金使用效率、加強對財、物的管理等等，后者則是通過優(yōu)化管理過程來提高企業(yè)的日常辦公與決策效率、提高企業(yè)反應速度、決策能力、加強管理過程的規(guī)范性。四、企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)的特點-與政務OA的差異企業(yè)辦公自動化系統(tǒng)(企業(yè)OA)與政務OA同為辦公自動化系統(tǒng)，從技術上是一致的，從功能上也有很強的相似性。但由于應用領域、對象不同，兩者也有著非常顯著的差異。 從功能上講，政務OA應該說是以公文為核心的。流程是圍繞著公文運轉服務的。這是與政府部門的工作特點相一致的。而企業(yè)OA則是以工作流為核心，以協(xié)同工作和知識管理為重點，公文只是其中一個平行的一項應用。從特性上講，政務OA更注重處理過程嚴格遵照政府部門的標準規(guī)范。而企業(yè)OA則隨著每個企業(yè)的特點更注重從實際出發(fā)，更注重強調通過OA系統(tǒng)的實施改進企業(yè)流程。從目標上講，政務OA同樣以提高效率和對日常工作進行更加有效的管理為目標。而企業(yè)OA除此之外更加看重加強企業(yè)的快速反應能力，增強知識共享與管理，從而提升企業(yè)在激烈的市場中的競爭能力。從這個意義上講，企業(yè)OA不僅是作為一個工具來應用，而更重要的是作為企業(yè)增強盈利能力的一個重要手段。這才是企業(yè)OA與政務OA的最本質的區(qū)別。五、神州數(shù)碼工作流系統(tǒng)（Easyflow）是經過數(shù)萬名企業(yè)用戶的壓力測試，完全符合企業(yè)使用習慣的工作流管理軟件，是建設企業(yè)OA系統(tǒng)的理想選擇。企業(yè)內部工作流，通過流流程引擎加速傳遞，突破時空的限制，有效提升企業(yè)內部的信息溝通效率。神州數(shù)碼工作流是完全的B/S結構軟件，通過Internet即時處理，徹底解決人員出差在外無法處理事務的限制，大幅提高流程效率，有效提升企業(yè)核心競爭力、創(chuàng)造企業(yè)無紙化辦公的環(huán)境。瀏覽器操作接口，輕松建構企業(yè)信息平臺 用戶接口完全使用瀏覽器，操作簡單，減輕IT人員系統(tǒng)維護負擔，讓企業(yè)輕松快速建立無紙化的辦公環(huán)境 無論以Internet、RAS、VPN等方式，都可進行遠程審批或遠程表單填寫 企業(yè)信息溝通除了E-mail、電子表單外，還可以利用電子看板、討論區(qū)、公布欄（具備頭條分類、信息查詢功能）等方式強化信息傳遞 彈性的流程審批規(guī)則，全球最多流程角色支持 流程規(guī)劃可設計串簽、會簽、條件式審批、審核權限等規(guī)則，適應復雜企業(yè)流程要求 提供用戶自訂流程、標準流程等流程設定方式 具備全球最多27種流程角色設計，包括項目角色、職等、職稱、代理人、及工作隊列等，提供企業(yè)工作流程角色定義的最大彈性 審批種類符合企業(yè)內部常用語，按照單位級別使用分為四種審批種類：準、不準；同意、不同意；通知；會辦處理等。 支持流程解析角色(Parser Role)處理，流程規(guī)則可因應角色的不同而變圖形化的企業(yè)組織架構管理提供企業(yè)組織架構管理接口，可使用拖拽操作設置企業(yè)層次、人員、部門、項目，企業(yè)的屬性及關系支持離職員工列表查詢及企業(yè)未編制人員的設置系統(tǒng)內部設置檢查程序，可確保數(shù)據(jù)間的合理性、一致性，奠定工作流程系統(tǒng)的嚴謹基礎，降低系統(tǒng)管理人員維護的工作量 完整的系統(tǒng)管理接口，分布式權限控管從系統(tǒng)數(shù)據(jù)、一般數(shù)據(jù)、表單變動數(shù)據(jù)、流程變動數(shù)據(jù)到工具程序，系統(tǒng)都有完整的管理接口來維護，使系統(tǒng)管理員能夠嚴謹?shù)赝瓿上到y(tǒng)維護工作系統(tǒng)可針對用戶的程序使用權限，做分布式權限控管；提供符合企業(yè)各部門獨立分權式系統(tǒng)管理的現(xiàn)實需要，避免系統(tǒng)所有的變更維護都需依賴計算機中心，而無法快速滿足使用單位自行處理的瓶頸。 及時追蹤流程狀態(tài)，提升企業(yè)流程效率 用戶可通過瀏覽器在線追蹤流程處理狀況，并可直接在表單上查詢審批狀況及審批意見，無需啟動其它程序或表單 同時可設定允許審批時間，遇審批者壓件時，通過系統(tǒng)自動Bypass，或由填表人手動Bypass，以減少表單積壓，大幅縮短處理時間，掌握企業(yè)溝通的時效性 并提供自動稽核功能，對于逾時審批者，自動寄發(fā)警示郵件通知，有效防止文件積壓，提升整體工作效率；且自動紀錄表單審批者與代理人，以明責任劃分 流程細節(jié)設定完全參數(shù)化，填單人及逾時審批關卡可依彈性選擇是否跳關審批；支持審批者抽單、撤簽、轉寄及轉會子流程等彈性選擇；可彈性定義每關是否可以打印表單；并訂有逐級回報及結案通知所有人的功能圖形化的企業(yè)組織架構管理提供企業(yè)組織架構管理接口，可使用拖拽操作設置企業(yè)層次、人員、部門、項目，企業(yè)的屬性及關系支持離職員工列表查詢及企業(yè)未編制人員的設置系統(tǒng)內部設置檢查程序，可確保數(shù)據(jù)間的合理性、一致性，奠定工作流程系統(tǒng)的嚴謹基礎，降低系統(tǒng)管理人員維護的工作量 完整的系統(tǒng)管理接口，分布式權限控管從系統(tǒng)數(shù)據(jù)、一般數(shù)據(jù)、表單變動數(shù)據(jù)、流程變動數(shù)據(jù)到工具程序，系統(tǒng)都有完整的管理接口來維護，使系統(tǒng)管理員能夠嚴謹?shù)赝瓿上到y(tǒng)維護工作系統(tǒng)可針對用戶的程序使用權限，做分布式權限控管；提供符合企業(yè)各部門獨立分權式系統(tǒng)管理的現(xiàn)實需要，避免系統(tǒng)所有的變更維護都需依賴計算機中心，而無法快速滿足使用單位自行處理的瓶頸。 及時追蹤流程狀態(tài)，提升企業(yè)流程效率 用戶可通過瀏覽器在線追蹤流程處理狀況，并可直接在表單上查詢審批狀況及審批意見，無需啟動其它程序或表單 同時可設定允許審批時間，遇審批者壓件時，通過系統(tǒng)自動Bypass，或由填表人手動Bypass，以減少表單積壓，大幅縮短處理時間，掌握企業(yè)溝通的時效性 并提供自動稽核功能，對于逾時審批者，自動寄發(fā)警示郵件通知，有效防止文件積壓，提升整體工作效率；且自動紀錄表單審批者與代理人，以明責任劃分 流程細節(jié)設定完全參數(shù)化，填單人及逾時審批關卡可依彈性選擇是否跳關審批；支持審批者抽單、撤簽、轉寄及轉會子流程等彈性選擇；可彈性定義每關是否可以打印表單；并訂有逐級回報及結案通知所有人的功能支持數(shù)字憑證（CA認證），確保審批安全性 用戶登錄系統(tǒng)及審批表單時，可選擇以NT域或數(shù)字憑證（CA認證）進行身份驗證，以確保審批的安全性 支持個人簽名圖文件，審批后表單可顯示該審批者的簽名圖片支持用戶自定義設計，完成系統(tǒng)個性化定義 支持用戶自定義表單代理人，針對不同表單，可設定不同代理人 提供用戶個人數(shù)據(jù)修改功能，可隨時更新個人信息，自行更換簽名圖片 按照用戶身份（分為一般、經理級、系統(tǒng)管理三類）個性設置的用戶登錄界面