外貿(mào)業(yè)務(wù)員下單前的工作職責(zé).doc

外貿(mào)業(yè)務(wù)員下單前的工作職責(zé)1、及時(shí)安排好打樣。要按客戶的要求，書面詳細(xì)列出打樣單。打樣單上應(yīng)嚴(yán)格明晰四大要素：貨號(hào)、原料、顏色搭配和做法。打樣單的格式應(yīng)嚴(yán)格參照大貨訂單格式，即貨號(hào)-顏色-數(shù)量應(yīng)列出表格，而不能是其它的任何格式。打樣單應(yīng)由外貿(mào)部經(jīng)理簽字后，方能安排打樣，外貿(mào)部經(jīng)理不在時(shí)，由外貿(mào)部經(jīng)理指定的人簽字。如涉及XX模、五金模具是否要開，應(yīng)請(qǐng)示外貿(mào)部經(jīng)理。如打樣需新購原料或輔料，應(yīng)書面通知采購部購買。如采購過程中涉及最少起訂量的，應(yīng)馬上匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，由外貿(mào)部經(jīng)理決定如何處理。樣品完成后，應(yīng)仔細(xì)審核樣品，寄出前，必須拍照存入電腦檔案。如果是新客戶，樣品是否向客戶收費(fèi)、收多少、快遞費(fèi)是預(yù)付還是到付，需請(qǐng)示經(jīng)理，由經(jīng)理決定?？偟脑瓌t是：如果是少量樣品，樣品免費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。如樣品數(shù)量較多，應(yīng)考慮樣品收費(fèi)，運(yùn)費(fèi)到付。2、精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格嚴(yán)格把握“核價(jià)單”，精確地報(bào)出美金銷售價(jià)格。一般情況下，核價(jià)單只要掌握兩種就可，一種是“一般貿(mào)易核價(jià)單”，一種是“進(jìn)料加工核價(jià)單”。核價(jià)單原則上是由計(jì)劃部提供的。業(yè)務(wù)員在向計(jì)劃部索取核價(jià)單時(shí)，應(yīng)拿到Excel的電子格式，而不是紙張打印件。拿到計(jì)劃部提供的核價(jià)單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)逐字逐行進(jìn)行審核，檢查是否有任何可能的差錯(cuò)。特別要有能力看出明顯的錯(cuò)誤，如發(fā)現(xiàn)一個(gè)XX皮康紙的金額為5元，一個(gè)XX里布的用量為1米，應(yīng)立即通知計(jì)劃部，要求計(jì)劃部立即改正錯(cuò)誤。當(dāng)遇到計(jì)劃部未能及時(shí)提供核價(jià)單，客戶又要馬上提供報(bào)價(jià)時(shí)，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即動(dòng)手，收集相應(yīng)的核價(jià)單數(shù)據(jù)，自己制作出準(zhǔn)確的核價(jià)單。業(yè)務(wù)員一定要看清楚核價(jià)單中利潤(rùn)和銷售利潤(rùn)率的計(jì)算方法的公式是否正確。利潤(rùn)=美金賣價(jià)X匯率X0.96-成本，銷售利潤(rùn)率=利潤(rùn)（美金賣價(jià)X匯率）X100% 美金賣價(jià)確定后，原則上必須經(jīng)外貿(mào)部經(jīng)理審核后，方能對(duì)外報(bào)價(jià)。個(gè)別客戶提出傭金要求的，業(yè)務(wù)員必須把事情的來龍去脈向外貿(mào)部經(jīng)理匯報(bào)清楚，由經(jīng)理決定如何操作。3、積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系積極主動(dòng)與客戶保持聯(lián)系，促使客戶及早下訂單。樣品寄給客戶之后，應(yīng)在快遞網(wǎng)頁上查閱客戶是否已經(jīng)收到樣品，確認(rèn)客戶樣品收到后，應(yīng)立即發(fā)信給客戶，非?？蜌獾卦儐柨蛻魧?duì)樣品的評(píng)價(jià)，詢問客戶是否有下訂單的可能。4、樹立“訂單就是命令”的理念業(yè)務(wù)員應(yīng)始終牢固樹立“訂單就是命令”的企業(yè)理念。客戶下訂單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)在第一時(shí)間整理出中文訂單，并立即下發(fā)到有關(guān)部門。客戶下訂單后，業(yè)務(wù)員應(yīng)立即放下手頭其它并非萬分要緊的事情，全身心投入到對(duì)客戶訂單的分析，圍繞“貨號(hào)-原料-顏色搭配-做法”四個(gè)要素，與打樣時(shí)的最后確認(rèn)樣核對(duì)（必要時(shí)要再次與打樣間溝通），如有客戶交待不清的，應(yīng)立即發(fā)電子郵件與客戶書面確認(rèn)?？蛻舸_認(rèn)后，立即打印出中文訂單并下發(fā)。從收到客戶原始訂單到中文訂單下發(fā)，整個(gè)過程的時(shí)間，能半小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用1小時(shí)解決，能1小時(shí)解決的，堅(jiān)決不能用2小時(shí)解決，以此類推。整個(gè)過程，最長(zhǎng)不能超過48個(gè)小時(shí)。如果期間業(yè)務(wù)員正好輪到休息，則無條件調(diào)休。如客戶原始訂單有交待不清，業(yè)務(wù)員發(fā)電子郵件后，客戶在上班時(shí)間的4個(gè)小時(shí)內(nèi)沒有回復(fù)的，此時(shí)業(yè)務(wù)員應(yīng)立即做兩件事：第一，打電話給客戶，催促客戶盡快書面回復(fù)；第二，口頭匯報(bào)外貿(mào)部經(jīng)理，講明情況，如外貿(mào)部經(jīng)理提出新的建議的，立即按經(jīng)理的要求去做。 中文訂單的發(fā)文放范圍應(yīng)在訂單的最上面顯示清楚。顯示發(fā)放范圍的標(biāo)準(zhǔn)格式是“發(fā)：沈阿瑟（1）、張三（6）、李四（3）、王五（6）、錢六（5）、趙七（1）、李八（1），共23份?！敝形挠唵沃袘?yīng)絕對(duì)杜絕模糊語言，如“與上次一樣”、“與去年一樣”、“有關(guān)部門”等等。在中文訂單的右下角，業(yè)務(wù)員應(yīng)手工親筆簽下自己的姓名，而不能在電腦中打印出自己的姓名。手工親筆簽名，表明業(yè)務(wù)員已對(duì)訂單的內(nèi)容已經(jīng)徹底審核，已經(jīng)沒有任何絲毫的差錯(cuò)，也表明業(yè)務(wù)員已對(duì)此訂單已經(jīng)完全承擔(dān)全部的責(zé)任。當(dāng)然，訂單最終確認(rèn)的另一個(gè)重要的指標(biāo)是客戶30%定金到賬，或信用證到手。如定金或信用證未到位，可下發(fā)訂單，讓計(jì)劃部先計(jì)算用料，但要書面通知采購部：“所有物料采購等通知”。外貿(mào)業(yè)務(wù)員職業(yè)素養(yǎng)基本心態(tài)1） 熱愛外貿(mào)工作，永不放棄；2） 站在客戶的立場(chǎng)上想問題，做事情；3） 勤奮工作，虛心學(xué)習(xí)；4） 有良好的自信心，要有奮斗目標(biāo)。基本素質(zhì)1） 熟悉出口業(yè)務(wù)操作流程； 2） 書面英語過硬，口語良好，與客戶能夠進(jìn)行業(yè)務(wù)溝通； 3） 熟悉常見的國際交往禮儀； 4） 熟悉日常的交際英文，接待客人顯示出良好的修養(yǎng)和職業(yè)素質(zhì)； 5） 熟悉常用的辦公文件，例如：Word, excel, Photoshop, Powerpoint, Outlook, AutoCad等.；能夠使用傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等辦公設(shè)備； 6） 能夠草擬標(biāo)準(zhǔn)的傳真及信函，能夠獨(dú)立完成信用證的審核，根據(jù)信用證制定正確的出口單證； 7） 撥、接電話要顯示良好的公司形象。 例如：國內(nèi)模擬 撥通電話，你應(yīng)該說：您好，我是xxxxxxxx有限公司外貿(mào)部的xxx，請(qǐng)問是XXX？然后切入正題。 接聽電話，你應(yīng)該說：xxxxxxx有限公司，您好，我是xxx,請(qǐng)問有什么能夠幫助你的？ 國外情景模擬： 撥通電話：Hello, this isxxx, from xxxx Co., ltd. May I speak to Mr /ms xxx? 接聽電話:Hello, this is xxxxx Co., Ltd. Im alex. May I help you?專業(yè)素質(zhì)1） 對(duì)本工廠的產(chǎn)品能夠非常熟悉，對(duì)生產(chǎn)流程有詳細(xì)的了解；對(duì)產(chǎn)品品質(zhì)能夠準(zhǔn)確作出判斷；對(duì)產(chǎn)品的主要材料有一定的了解；能夠獨(dú)立準(zhǔn)備一份公司CATALOG供給人參考；能夠草擬一份專業(yè)的報(bào)價(jià)單；熟悉工廠運(yùn)營方式的組織機(jī)構(gòu)構(gòu)成。 2） 對(duì)競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的產(chǎn)品有相當(dāng)?shù)牧私?；?duì)整個(gè)從事的行業(yè)有一個(gè)正確的了解；對(duì)國外的同類產(chǎn)品有一個(gè)詳細(xì)的了解。 3） 對(duì)相關(guān)的產(chǎn)品測(cè)試標(biāo)準(zhǔn)有完整的了解。 4） 能夠從客人的語氣里面，判斷出客人的意圖。 5） 能夠?qū)腿说膩碓L提前做出接待安排；能夠獨(dú)立帶領(lǐng)客人參觀工廠；能夠巧妙的回答客人的問題。 6） 對(duì)出口貨物操作有實(shí)際的經(jīng)驗(yàn)。 7）能夠獨(dú)立向客人介紹產(chǎn)品、公司，并且正確、專業(yè)的回答客人提出的問題。 8）對(duì)出口貨物包裝及標(biāo)志能夠有專業(yè)的設(shè)計(jì)觀念，確保符合出口貨物的需要。 9）對(duì)于國外正在執(zhí)行的訂單，要提供詳細(xì)的生產(chǎn)計(jì)劃通知單與生產(chǎn)部門及相關(guān)的部門。如何成為優(yōu)秀外貿(mào)業(yè)務(wù)員對(duì)于那些想學(xué)好外貿(mào)的在校生，或者想剛進(jìn)入有志于成為優(yōu)秀外貿(mào)業(yè)務(wù)員的朋友，你們所需要做的是結(jié)合實(shí)際來學(xué)習(xí)課本知識(shí)，那怎樣學(xué)呢？1，與工作了的外貿(mào)人交朋友他們是很好的導(dǎo)師，甚至比你們的老師還好.也許他們不會(huì)免費(fèi)幫你。你應(yīng)該學(xué)會(huì)通過提高自己從而也可以給他們幫點(diǎn)忙，比如：尋找信息，翻譯之類的。順便說一下，你可以從福步上海論壇獲得很多外貿(mào)精英的聯(lián)系信息。要有雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛。2，盡量經(jīng)常訪問外貿(mào)論壇推薦福步上海論壇、阿里巴巴商人論壇、跨國外貿(mào)論壇、TOXUE外貿(mào)論壇。從這些地方，你將會(huì)發(fā)現(xiàn)你們的書本和實(shí)際的巨大差別。你知道，知識(shí)更新很快。你的教科書經(jīng)常是過時(shí)的。在論壇里面，你可以和大家討論，幫助他人，或者問問題。比如在福步論壇，你可以發(fā)求助貼，記得使用一個(gè)清楚的標(biāo)題，直接的方式提問，這樣別人看了標(biāo)題就知道是否能幫你。遇到問題可以求助百度知道，也可以在百度知道幫助他人。如果在阿里巴巴論壇，你最好使用阿里幫幫提問。因?yàn)檫@樣你能得到更多的關(guān)注。你問問題的時(shí)候需要付出財(cái)富值，回答問題正確的可以獲得財(cái)富值。從而你會(huì)明白“要得到，先付出”。這就是生活。從而你會(huì)發(fā)現(xiàn)這樣更有趣，所以會(huì)激發(fā)你去更努力的學(xué)習(xí)。3，投資于學(xué)習(xí)留意有關(guān)國際貿(mào)易的最新流行的書籍。你需要投資于你的學(xué)習(xí)，只是值得的。別局限于你的所謂的經(jīng)典的教科書。而且你要能方便的上網(wǎng)和學(xué)習(xí)電腦技術(shù)。即使你用不起手機(jī)，也要想辦法弄臺(tái)電腦。沒有它，你將會(huì)被甩在后面。4，重視電子商務(wù)學(xué)?？赡懿唤棠汶娮由虅?wù)知識(shí)，但是對(duì)于做外貿(mào)，那是必不可少的。在福步論壇有個(gè)電子商務(wù)版塊。在那里你可以獲得很多最新的實(shí)用的學(xué)習(xí)材料。還有另外一種方式，在百度等博客站點(diǎn)博客，將有助于你學(xué)習(xí)如何推廣網(wǎng)站，和怎樣寫受歡迎的文章。最重要的是，不斷的思考，你才會(huì)發(fā)現(xiàn)你自己獨(dú)特的方式。別人的意見只能作為參考。 推薦網(wǎng)站：世貿(mào)人才網(wǎng)之世貿(mào)大學(xué)。編輯本段外貿(mào)業(yè)務(wù)員的職業(yè)要求一般要求大專以上學(xué)歷，貿(mào)易類、語言類、金融類相關(guān)專業(yè)，而外銷員從業(yè)資格證、報(bào)關(guān)員資格證書、國際貿(mào)易單證員證書等相關(guān)資格證明則顯得更為重要。編輯本段外貿(mào)業(yè)務(wù)員工作細(xì)則辦理客戶業(yè)務(wù)前的準(zhǔn)備工作營業(yè)助理復(fù)查上次該客戶當(dāng)面所交代或來電來函所應(yīng)辦工作是否已完成,如未完成應(yīng)速辦妥。 (一)營業(yè)助理對(duì)客戶所寄來擬在仿制的原樣品,如需準(zhǔn)備報(bào)價(jià)、樣品、印盒、紙?zhí)住?biāo)紙、標(biāo)頭、陳列箱、說明書等資料,應(yīng)即準(zhǔn)備齊全,如有問題不能解決,應(yīng)即向主管經(jīng)理請(qǐng)示如何處理。 (二)營業(yè)助理須將客戶所欲購的項(xiàng)目,應(yīng)準(zhǔn)備最新報(bào)價(jià),以滿足客戶再訂購的需要。 (三)營業(yè)助理應(yīng)客戶所需,代訂飯店房間、并于前一天應(yīng)再與飯店聯(lián)絡(luò),不可有誤。 (四)營業(yè)助理須通知裝押助理,最遲于于客戶來前一日辦妥OOL。 (五)如需采購部有關(guān)科長(zhǎng)配合準(zhǔn)備工作者,營業(yè)助理應(yīng)協(xié)調(diào)妥善對(duì)大客戶來應(yīng)預(yù)到公司日期?？蛻艚哟ぷ?一)如需到機(jī)場(chǎng)迎接,營業(yè)部助理應(yīng)向總務(wù)科安排接機(jī)事宜,并應(yīng)于飛機(jī)抵達(dá)前2小時(shí)與航空公司機(jī)場(chǎng)辦事處聯(lián)絡(luò)班機(jī)確定到達(dá)時(shí)間。必須提前5分鐘抵達(dá)機(jī)場(chǎng)或飯店將客人接來公司。 (二)如客戶需赴工廠察看,營業(yè)助理應(yīng)事先與工廠聯(lián)絡(luò),安排行程。 (三)如客戶需要游覽名勝古跡,營業(yè)助理應(yīng)事先安排觀光行程?？蛻魜碓L接待(一)赴機(jī)場(chǎng)或飯店接客戶前,營業(yè)助理應(yīng)將有關(guān)資料、檔案、樣品等置于業(yè)務(wù)洽談室。 (二)如客戶需要飲料、食品等,營業(yè)助理應(yīng)通知樣品室準(zhǔn)備。 (三)如需采購部有關(guān)科長(zhǎng)備詢時(shí),營業(yè)助理應(yīng)事先通知待命。客戶接洽業(yè)務(wù)(一)營業(yè)部經(jīng)理及助理陪客戶挑選樣品。 (二)經(jīng)客戶挑選的有興趣產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)即記錄詳細(xì)資料及產(chǎn)品編號(hào)、規(guī)格、包裝明細(xì)、材數(shù),最近工廠價(jià)格。如有必要,得與有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)調(diào)報(bào)價(jià)。如客戶是以C&F或CIF條件采購者,應(yīng)即計(jì)算所擬報(bào)單位數(shù)量的運(yùn)費(fèi),如該產(chǎn)品客戶以前曾購買者,則應(yīng)記錄前次廠價(jià)與賣價(jià)。 (三)與客戶洽談中,對(duì)報(bào)價(jià)及客戶所特有要求的規(guī)格、形態(tài)、大小尺寸、厚度、結(jié)構(gòu)材料、顏色、包裝、品質(zhì)、訂購數(shù)量等，營業(yè)助理均應(yīng)詳細(xì)列入記錄,必要時(shí)畫上該產(chǎn)品草圖。 (四)如客戶當(dāng)日未能決定采購者,須待次日繼續(xù)洽談時(shí),營業(yè)助理應(yīng)將所挑選出來的樣品,留條囑咐樣品室暫保留于業(yè)務(wù)治談室架子內(nèi)。以免下次洽談時(shí)重復(fù)挑眩(保留期限不得超過一星期)。 (五)如客戶不予洽談或已洽商完畢的樣品,營業(yè)助理應(yīng)囑咐樣品室歸還原處。 (六)客戶如有任何詢問應(yīng)即查核答復(fù),如不能即時(shí)答復(fù),亦應(yīng)向客戶說明原因并告以何時(shí)答復(fù)。 (七)與客戶洽談中,對(duì)客戶所交代的工作應(yīng)于下次洽談前完成。整理報(bào)價(jià)單(一)應(yīng)客戶需要,將洽談中感興趣的產(chǎn)品,營業(yè)助理與采購部有關(guān)科長(zhǎng)協(xié)調(diào)整理報(bào)價(jià)單,經(jīng)主管理經(jīng)理核閱后打出交給客戶。 (二)客戶訂購產(chǎn)品,營業(yè)助理應(yīng)于客戶離公司的當(dāng)日或限內(nèi)將報(bào)價(jià)單單項(xiàng)總價(jià)及全部總價(jià)底稿整理妥當(dāng),呈主管經(jīng)理閱后,掃報(bào)價(jià)單所規(guī)定份數(shù)增加二份。如是C&F或CIF時(shí),報(bào)價(jià)單上的材數(shù)不予打出。 (三)營業(yè)助理,應(yīng)即核對(duì)報(bào)價(jià)單是否與底稿相符,如有錯(cuò)誤即自行修改確實(shí)無誤,然后抽出一份報(bào)價(jià)單請(qǐng)示經(jīng)理后,開國內(nèi)訂單,連同國內(nèi)訂單裝運(yùn)聯(lián)一并交裝押助理。 (四)所有寄國外信件,報(bào)價(jià)單若其他一切文件須由營業(yè)助理核對(duì),并在寄出份上經(jīng)理簽名處旁簽名和簽注日期,送交主管經(jīng)理發(fā)出,但報(bào)關(guān)文件由營業(yè)助理于結(jié)并前自行核對(duì)單價(jià)數(shù)量，必須在當(dāng)日內(nèi)完成。開國內(nèi)訂單營業(yè)助理應(yīng)時(shí)常查核自存的報(bào)價(jià)單,并盡速請(qǐng)主管經(jīng)理會(huì)同有關(guān)采購科長(zhǎng)發(fā)出國內(nèi)訂單,并在存檔報(bào)價(jià)單及資料卡或PRICE LIST上注明承制工廠、廠價(jià)、國內(nèi)訂單號(hào)碼及日期。 (一)訂單上嘜頭可采用下列方式: 1.刻章。 2.打字。 3.由營業(yè)助理書寫清楚。 (二)如國內(nèi)訂單上數(shù)量、價(jià)格、包裝、規(guī)格、嘜頭有變更時(shí),即發(fā)出訂單更改通知,并與原國內(nèi)訂單留底聯(lián)裝訂一起。 (三)如是將國內(nèi)訂單改開另一工廠,則應(yīng)于國內(nèi)訂單留底聯(lián)、驗(yàn)貨聯(lián)、裝運(yùn)聯(lián)上注明,本訂單是原訂單號(hào)重開,原訂單作廢并于存檔報(bào)價(jià)單聯(lián)及資料卡或PRICE LIST上更改國內(nèi)訂單號(hào)碼、日期、承制廠名稱價(jià)格,但在工廠聯(lián)及簽回聯(lián)上絕對(duì)不可注明該訂單是重開,并即將裝運(yùn)聯(lián)直接交裝運(yùn)押助理。 (四)原國內(nèi)訂單如是改開別家工廠時(shí),須用特別編號(hào),舉例如下: KR-1021 (此為改開訂單號(hào)碼) K-1021 (此為原訂單號(hào)碼) (五)需動(dòng)退的貨,外箱上要打記號(hào),應(yīng)于訂單上特別注明,告知工廠。 (六)如是紡織品的訂單,亦應(yīng)于訂單上注明需辦GUOTA才可出口。 (七)印制樣品請(qǐng)款時(shí),務(wù)必附上樣品才可付款。 (八)訂單一個(gè)ITEM在￥5,000以上,科長(zhǎng)在時(shí)一定要讓科長(zhǎng)簽字,才能寄出,如科長(zhǎng)不在而急于需寄出的訂單由營業(yè)部自行決定。此訂單進(jìn)否要由科長(zhǎng)簽字才寄出,但如未經(jīng)科長(zhǎng)簽字的訂單,采購科長(zhǎng)應(yīng)協(xié)助出貨,而催貨則由營業(yè)部負(fù)責(zé)。 (九)凡向工廠催貨(包括配件及印刷品)一切的責(zé)任由營業(yè)助理負(fù)責(zé),但裝押助理協(xié)助催貨。開妥國內(nèi)訂單(一)國內(nèi)訂單開妥后,須校對(duì)與報(bào)價(jià)單上所列的包裝、數(shù)量是否相符。 (二)開妥國內(nèi)訂單送主管經(jīng)理核閱簽名后: 1.留底聯(lián)存查。 2.工廠聯(lián)及簽回聯(lián)及驗(yàn)貨聯(lián)交管制中心。 3.裝運(yùn)聯(lián)連同報(bào)價(jià)單一份交裝押助理保存出貨用。 4.簽回聯(lián)逾10天工廠未自動(dòng)簽回時(shí),由管制中心過濾,如該訂單單項(xiàng)金額超過美金2000元或人民幣8萬元以上者,通知有關(guān)副(助)理或外務(wù)員負(fù)責(zé)簽回,(如金額未超過以上金額者不必硬性簽回),如超過美金5,000元者,務(wù)必由各有關(guān)科長(zhǎng)簽回。 5.管制中心收到簽回聯(lián)時(shí),核對(duì)單價(jià)、數(shù)量后,如簽回聯(lián)上有更改部分,應(yīng)由管制中心通知各承辦助理，再交行政助理處理后轉(zhuǎn)交各有關(guān)人員更改樣品室價(jià)格。2編輯本段外貿(mào)業(yè)務(wù)員下單后的工作職責(zé)一業(yè)務(wù)工作流程1.整理報(bào)價(jià)： 針對(duì)不同客戶詢盤，提供相關(guān)報(bào)價(jià)資料。其中，對(duì)于出口產(chǎn)品的報(bào)價(jià)主要包括：產(chǎn)品的質(zhì)量等級(jí)、產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品是否有特殊包裝要求、所購產(chǎn)品量的多少、交貨期的要求、產(chǎn)品的運(yùn)輸方式、產(chǎn)品的材質(zhì)等內(nèi)容。所有正式報(bào)價(jià)單需打印出來，并由經(jīng)理簽字存檔。 2.處理樣品： 制作詳細(xì)樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯(cuò)誤打樣。收到樣品之后，應(yīng)核對(duì)樣品尺寸，質(zhì)量和照片，確保寄出的樣品同報(bào)價(jià)吻合，可以按照其生產(chǎn)。另，針對(duì)有的工廠的樣品費(fèi)用問題同工廠和客戶協(xié)商。并針對(duì)寄樣費(fèi)用，同客戶協(xié)商，協(xié)商不了的情況下，匯報(bào)上級(jí)，達(dá)成解決之道。寄樣需記錄相關(guān)寄件信息，以便及時(shí)追蹤和后查。 3.訂貨（簽約）： 貿(mào)易雙方就報(bào)價(jià)達(dá)成意向后，買方企業(yè)正式訂貨并就一些相關(guān)事項(xiàng)與賣方企業(yè)進(jìn)行協(xié)商，雙方協(xié)商認(rèn)可后，需要簽訂購貨合同。在簽訂購貨合同過程中，主要對(duì)商品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、包裝、產(chǎn)地、裝運(yùn)期、付款條件、結(jié)算方式、索賠、仲裁等內(nèi)容進(jìn)行商談，并將商談后達(dá)成的協(xié)議寫入購貨合同。合同需由業(yè)務(wù)和經(jīng)理審批，填入“出口合同審核表（訂單跟蹤表）”，盡可能將各種預(yù)計(jì)費(fèi)用都列明。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。 4.收取訂金或信用證： 4.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個(gè)月確認(rèn)L/C已經(jīng)收到，收到L/C后應(yīng)業(yè)務(wù)員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯(cuò)誤，交貨期能否保障，及其它可能的問題，如有問題應(yīng)立即請(qǐng)客人改證。 4.2：如果是T/T付款的客戶，要確認(rèn)定金已經(jīng)到賬。 5.下國內(nèi)生產(chǎn)定單： 在收到信用證或預(yù)付款的前提下，開始進(jìn)行備貨。根據(jù)訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃單，經(jīng)過審批后，下達(dá)到生產(chǎn)部進(jìn)行生產(chǎn)。如需要，應(yīng)同時(shí)下條碼貼紙的生產(chǎn)單給工廠，此類印刷品應(yīng)要求工廠提供倍品，并確保掃讀OK，以免影響出貨。 6.追蹤和驗(yàn)貨： 在備貨過程中，生產(chǎn)部同步進(jìn)行生產(chǎn)進(jìn)度匯報(bào)，對(duì)生產(chǎn)完的產(chǎn)品進(jìn)行入庫登記，以便業(yè)務(wù)人員掌握整個(gè)訂單的生產(chǎn)進(jìn)度。一般在交貨期前一周，通知公司驗(yàn)貨員驗(yàn)貨。如客戶指定人員檢驗(yàn)。一般要在交貨期兩周前與驗(yàn)貨人聯(lián)系，預(yù)約驗(yàn)貨時(shí)間，確保在交貨期前安排好時(shí)間。確定后將驗(yàn)貨時(shí)間通知工廠。 注：每次新產(chǎn)品出貨，需有大貨樣品留底。 7.租船訂艙： 7.1在備貨的同時(shí)，如果本票業(yè)務(wù)不為客戶指定貨代，則向貨運(yùn)代理公司詢 價(jià)，確定本次出運(yùn)的貨代公司。 7.2、在貨物全部生產(chǎn)、包裝完畢后，生產(chǎn)部制作裝箱單，業(yè)務(wù)人員根據(jù)報(bào)來的裝箱單，結(jié)合合同及信用證貨物明細(xì)描述，開列出倉通知單。通常在開船 一周前可拿到定倉紙。 7.3、單證儲(chǔ)運(yùn)部門根據(jù)出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統(tǒng)一繕制全套的出運(yùn)單據(jù)。出運(yùn)單據(jù)包括出口貨物明細(xì)單、出口貨物報(bào)關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單。 7.4、單證儲(chǔ)運(yùn)部門先將出口貨物明細(xì)單傳真給貨代公司進(jìn)行配船訂艙，確認(rèn)配船和費(fèi)用后，準(zhǔn)備全套報(bào)關(guān)單據(jù)（出口貨物明細(xì)單、報(bào)關(guān)委托書、出口貨物報(bào)關(guān)單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、出口收匯核銷單等）寄到貨代公司用于報(bào)關(guān)、出運(yùn)； 7.5、在貨代公司確認(rèn)配船和費(fèi)用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定日期前將貨物運(yùn)至指定倉庫）。 8.報(bào)檢： 國家法定商檢產(chǎn)品需拿到商檢證書。一般應(yīng)在發(fā)貨一周之前拿到商檢換證憑單/條。貨物經(jīng)檢驗(yàn)合格，附報(bào)檢委托書、外銷合同、信用證復(fù)印件、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、紙箱證等單據(jù)取得商檢局出具換證憑單，寄到貨代公司用于報(bào)關(guān)。 9.申領(lǐng)核銷單： 單證人員憑出口貨物明細(xì)單在本公司申領(lǐng)核銷單。 10.出口報(bào)關(guān)： 在拖柜同時(shí)將報(bào)關(guān)所需資料交給合作報(bào)關(guān)行，委托出口報(bào)關(guān)及做商檢通關(guān)換單。通常要給報(bào)關(guān)留出兩天時(shí)間（船截關(guān)前）。 10.1單證部門拿到核銷單后，將貨代公司報(bào)關(guān)所需的報(bào)關(guān)委托書、出口貨物報(bào)關(guān)單、出口收匯核銷單、商業(yè)發(fā)票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯(lián)系并確認(rèn)貨代公司收到上述單據(jù)。 10.2公司負(fù)責(zé)商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證憑單，到出入境檢驗(yàn)檢疫局換取出境貨物通關(guān)單。 10.3公司根據(jù)貨代公司的送貨通知按時(shí)將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報(bào)關(guān)通過后，貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。 11.收款： 11.1.準(zhǔn)備文件：督促船公司盡快出提單樣板及運(yùn)費(fèi)帳單。