交通文件材料立卷歸檔辦法328.doc

交通文件材料立卷歸檔辦法交辦發(fā)（1992）100號第一章總則第一條為做好立卷歸檔工作，保證案卷質(zhì)量，以達到檔案規(guī)范化、標準化的要求，根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定及交通部、國家檔案局交通檔案管理辦法，特制定本辦法。第二條歸檔的文件，文書材料按年度立卷，科技文件材料按工程項目、科研課題、產(chǎn)品及設(shè)備型號立卷。各單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種載體的文件材料，都要按照文件材料立卷歸檔要求分別立卷歸檔。第三條交通行政、企業(yè)、事業(yè)單位、社會團體（以下簡稱各單位）的有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)加強對本單位文件材料立卷工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案管理部門應(yīng)加強立卷歸檔具體工作的檢查和指導(dǎo)。第二章立卷單位與平時歸卷第四條應(yīng)當立卷歸檔的文件材料必須堅持文書部門或由或業(yè)務(wù)部門立卷制度。交通部機關(guān)的文書立卷工作，分別由各司、局辦公室（綜合處）負責(zé)。交通部黨組的文書立卷工作，由辦公廳負責(zé)。部屬單位及雙重領(lǐng)導(dǎo)行政、企業(yè)、事業(yè)單位的文件材料立卷工作，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負責(zé)?？萍嘉募牧系恼砹⒕砉ぷ?，應(yīng)由工程、科研和其他技術(shù)項目承辦人員負責(zé)。聲像資料由聲像資料形成單位負責(zé)。所有負責(zé)立卷工作的單位，均應(yīng)根據(jù)工作量的多少，配備專職或兼職立卷人員。第五條各單位都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或者領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，由文書立卷人員負責(zé)集中統(tǒng)一保管。對因工作需要臨時借用文件，應(yīng)及時提供利用，并在臨時借用文件登記表上登記，歸還時注銷。第六條各單位（或部門）根據(jù)自己的業(yè)務(wù)范圍及當年工作任務(wù)，擬制簡明確切的“案卷類目”，并編條款號。第七條承辦人員應(yīng)將處理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批存的文件材料，在七天內(nèi)收集齊全，加以整理，送本單位（或部門）立卷人員歸卷。第三章立卷人員職責(zé)第八條立卷人員職責(zé)一、按照部頒案卷質(zhì)量標準要求，做好立卷歸檔。二、認真執(zhí)行平時歸卷制度。根據(jù)本單位業(yè)務(wù)范圍和當年工作任務(wù)，編制平時歸卷使用的“案卷類目”，將處理完畢的文件材料，及時收集歸類，集中統(tǒng)一保管。對所形成的科技文件材料，收集齊全，核對準確，加以系統(tǒng)整理，組成保管單位（卷、冊、袋、盒）。第四章歸檔范圍及保管期限第九條文件材料歸檔范圍及保管期限按照文件材料歸檔范圍及保管期限表執(zhí)行。第十條文件材料的保管期限分為永久、長期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三種。一、凡是記述和反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的，對本機關(guān)、國家建設(shè)和歷史研究及科學(xué)研究等工作有長遠利用價值的文件材料，應(yīng)列為永久保管。二、凡是反映本單位一般活動的，在相當長時期內(nèi)對本單位工作有查考利用價值的文件材料，應(yīng)列為長期保管。三、凡是在較短時期內(nèi)本單位需要查考的文件材料，應(yīng)列為短期保管。一般基本建設(shè)項目及設(shè)備文件材料實際保管期限不得短于實物的實際使用壽命。第十一條文件材料保管期限的計算，文書文件材料應(yīng)從案卷所屬年度、科技文件材料應(yīng)從歸檔以后（如一個項目分批歸檔，則從最后一批歸檔后）的下一年一月一日算起。第五章立卷第十二條文書文件材料立卷，應(yīng)遵循文件材料形成的過程、因果和特點，保持它們之間的歷史聯(lián)系，區(qū)別不同價值，分類立卷。要靈活運用問題（指文件內(nèi)容所反映的問題）、作者、時間、名稱、通訊者、地區(qū)六個特征進行立卷。為便于查找利用，多數(shù)案卷應(yīng)以問題為主結(jié)合其他特征立卷。文電應(yīng)合一立卷。第十三條文書案卷的卷皮格式、案卷題名、卷內(nèi)文件目錄及備考表的樣式及填寫內(nèi)容要求如下：一、文書案卷采用的卷皮尺寸為或。二、案卷封面項目包括：全宗名稱、單位名稱、案卷題名、年度、保管期限、頁數(shù)、分類卷號、保管卷號、檔號。案卷背面注有交通部辦公廳檔案處監(jiān)制。三、卷內(nèi)文件目錄尺寸采用國內(nèi)通用開型（即）或國際標準型（即），卷內(nèi)文件目錄包括首頁和二頁。四、卷內(nèi)備考表。五、案卷各部分的排列格式均應(yīng)是：案卷封面一卷內(nèi)文件目錄文件材料備考表封底。第十四條文書檔案卷內(nèi)文件應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列：一、密切聯(lián)系的文件，批復(fù)、批示（包括在請示、報告原件上批復(fù)、批示的影印件）在前，請示、報告在后；正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)件在后；重要法規(guī)性文件歷次修改稿依次排列在定稿之后；非訴訟案件結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后；二、幾個地區(qū)的文件組成的案卷，先分地區(qū)，再按時間順序排列；三、由幾個制發(fā)單位的文件組成的案卷，先分制發(fā)機關(guān)，再按時間順序排列；四、性質(zhì)相同或相近的問題或案件組成的案卷，卷內(nèi)文件的排列先按問題或案件分類，再按時間順序排列；五、其他文件材料按重要程度排列。第十五條所有本單位發(fā)出文件的定稿，文書處理手續(xù)必須完備。復(fù)印后加蓋原印章的文件，具有檔案憑證作用；一般情況下，復(fù)印的文件，不作為檔案保管（復(fù)印件作為正文附件的除外）。電傳文件不宜長期保存，應(yīng)復(fù)印歸檔，并加以說明。第十六條凡是在本單位刊物登載公布，不另行文的文件定稿，應(yīng)由文件的主辦單位將定稿和刊物一并立卷?？锏木庉嫵霭娌块T，可以立卷歸檔刊物后面的卷內(nèi)備考表內(nèi)說明定稿由某某處、室歸檔。幾個單位的聯(lián)合發(fā)文，應(yīng)由主辦單位負責(zé)將定稿及其有關(guān)文件立卷歸檔，參與辦理的單位只存印件。會議文件由主辦單位立卷歸檔。第十七條年度計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、決算等，應(yīng)放在內(nèi)容針對的年度立卷；跨年度的請示與批復(fù)，放入復(fù)文年度立卷，也可以放在批復(fù)問題的針對或生效年度立卷；請示沒有復(fù)文的，放在請示年度立卷；長遠規(guī)劃放在針對的第一年立卷；兩年以上的總結(jié)，放在總結(jié)的最后一年立卷；跨年度的會議文件，放在會議開幕年立卷；有的問題或案件要跨過數(shù)年才能結(jié)束的文件，應(yīng)分階段立卷歸檔，確實分不開的，可以歸入問題解決或案件結(jié)束年立卷；法規(guī)性的文件應(yīng)放在公布或批準生效年立卷；學(xué)年年度文件，應(yīng)放在學(xué)年針對年度立卷。第十八條科技文件材料的立卷，應(yīng)由項目承辦人員負責(zé)將所形成的文件材料收集齊全，核對準確，按照其自然形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系。一個獨立完整的工程項目，科研課題及設(shè)備儀器，根據(jù)其文件數(shù)量，加以系統(tǒng)整理，可以組成一個或若干個保管單位（卷、冊、袋、盒）。第十九條科技檔案案卷的構(gòu)成辦法如下：一、組卷要求產(chǎn)品、設(shè)備儀器、科研課題、基建項目按其部件，結(jié)構(gòu)、階段等分別組卷。與產(chǎn)品、設(shè)備儀器、科研課題、基建項目關(guān)系密切的管理性文件，應(yīng)列入產(chǎn)品、設(shè)備儀器、科研課題、基建項目類中組卷。案卷內(nèi)科技文件材料必須準確反映生產(chǎn)、科研、基建和有關(guān)管理活動的真實內(nèi)容。設(shè)計更改通知單需隨圖立卷歸檔。二、案卷排列基建工程按依據(jù)性材料、基礎(chǔ)性材料、工程設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計）、工程施工、工程竣工驗收等排列?？蒲姓n題按準備階段、研究實驗階段、總結(jié)鑒定階段、成果申報獎勵和推廣應(yīng)用等時間階段排列。設(shè)備按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運行維修、隨機圖樣等排列。隨機圖樣也可單獨組卷。產(chǎn)品按設(shè)計（含初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計）、試制、小批量生產(chǎn)試制、批量生產(chǎn)、產(chǎn)品創(chuàng)優(yōu)等工作程序排列，也可以按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)（部件或組件）排列。管理性科技文件材料按問題、時間或重要程度排列。案卷內(nèi)科技文件材料排列要求文字材料在前，圖樣在后。三、案卷編目案卷封面案卷封面由案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號（指檔案分類號和案卷順序號）等項目組成。案卷題名主要內(nèi)容應(yīng)包括項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。卷內(nèi)文件目錄卷內(nèi)文件目錄由順序號、文件編號、責(zé)任者、文件材料題名、日期、頁次、備注組成。卷內(nèi)目錄排列在案卷科技文件材料的首頁之前。卷內(nèi)備考表卷內(nèi)備考表要標明卷內(nèi)科技文件材料的件數(shù)、頁數(shù)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。卷內(nèi)備考表排在卷內(nèi)科技文件材料的尾頁之后。第二十條反映本單位主要職能活動的獎杯、獎狀、獎?wù)潞湾\旗等實物，應(yīng)寫說明，編號登記，集中保管。第二十一條根據(jù)本辦法第四章保管期限的規(guī)定，將組成的案卷劃分為永久、長期、短期三種保管期限，并依據(jù)交通部有關(guān)保密規(guī)定，標明案卷密級。同一卷內(nèi)文件密級不一樣，卷皮應(yīng)標明最高的密級。第二十二條歸檔的文件材料，必須書寫工整，字跡、線條清晰，紙張優(yōu)良，格式統(tǒng)一，禁止使用圓珠筆和鉛筆書寫、簽批。交通檔案的藍圖按折疊，底圖不折疊，平放在專用底圖柜內(nèi)，大于號的底圖也可卷放裝筒。對于破損檔案，應(yīng)進行托裱。對批語、簽注意見寫在文件裝訂線上的，應(yīng)予以粘貼補寬。對大小不一的文件應(yīng)適當補鑲或折疊。第二十三條聲像資料要有文字說明（包括錄制說明、錄制單位、錄制人及年、月、日），聲音清楚，圖像清晰，不得有水漬、油漬、劃傷、灰塵、霉菌及其他有害物質(zhì)。第二十四條卷內(nèi)文件要逐件填寫“卷內(nèi)文件目錄”，并應(yīng)按排列順序采用阿拉伯數(shù)字，在有文字的每頁材料的正面的右上角，背面的左上角填寫頁號。折疊成幾層的文件和圖表，按張編頁號，聲像資料在裝具上或在聲像資料的背面逐件編號。第二十五條案卷裝訂采用三孔一線方法（孔距），并應(yīng)使卷內(nèi)文件的文字完整無損和便于查閱，案卷底邊和裝訂邊要齊整，以免文件散失。一、已裝訂成冊的不再裝訂，會計憑證、帳簿可裝入檔案袋（盒），科技案卷也可裝入檔案盒（袋）；二、在裝訂時，應(yīng)去掉文件上的金屬物，以免銹蝕文件；三、案卷封面和卷脊用毛筆正楷書寫。卷面數(shù)字用阿拉伯數(shù)字填寫，卷脊數(shù)字用中文數(shù)字填寫。第二十六條卷內(nèi)文件數(shù)量過多的可以分訂數(shù)卷，案卷題名需標明卷內(nèi)文件具體內(nèi)容。第二十七條由立卷部門根據(jù)案卷排列情況編制案卷分類目錄和科技檔案案卷歸檔目錄一式三份。同時應(yīng)編制案卷保管目錄及案卷目錄索引一式三份。第六章案卷質(zhì)量標準第二十八條為了便于利用和保管，歸檔的案卷質(zhì)量必須符合下列十條標準。一、歸檔文件，齊全完整；二、分類清楚、保持聯(lián)系；三、題名確切，容易查找；四、卷內(nèi)排列，系統(tǒng)條理；五、保管期限準確；六、密級劃分恰當；七、藍圖折疊，符合要求；八、卷皮書寫，正楷整潔；九、案卷裝訂，整齊美觀；十、聲像資料，清楚清晰。第七章歸檔第二十九條各單位每年的文書檔案應(yīng)于第二年上半年連同分類目錄、保管目錄及目錄索引一式兩份歸檔?？萍紮n案按工程項目、產(chǎn)品、課題可以分階段或全部竣工驗收后連同科技檔案案卷歸檔目錄一式兩份歸檔，科技檔案一般歸檔二套，凡重要和使用頻繁的，應(yīng)歸檔一式四套。聲像檔案一般在年終由形成部門向檔案部門歸檔，會議形成的聲像檔案由會議主辦單位負責(zé)，在會議結(jié)束后兩個月內(nèi)向檔案部門歸檔。案卷歸檔時，交接雙方當面點清，并在案卷分類目錄、案卷歸檔目錄所附的案卷歸檔、接收簽證單，科技檔案歸檔、接收簽證單上簽字蓋章。第三十條本單位與外單位分工合作完成的科研、工程項目，由主辦單位保存一整套檔案，合作單位除保存自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本外，應(yīng)將一份復(fù)制件交主辦單位。第三十一條對于同類型產(chǎn)品、設(shè)備的科技文件材料，一般應(yīng)選擇一部（艘、臺）立卷歸檔。第三十二條各單位每年的總發(fā)文簿于次年六月底前向檔案管理部門移交。機構(gòu)撤銷后的發(fā)文簿移交檔案部門保管二至五年備查。第三十三條檔案部門必須對已歸檔的科技檔案的修改、補充進行監(jiān)督、檢查。一、已歸檔的圖紙，需要修改時，承辦單位應(yīng)發(fā)給檔案部門設(shè)計變更通知單并附圖紙一并存入原案卷。二、檔案部門發(fā)現(xiàn)科技檔案與實際情況有出入時，應(yīng)及時提交有關(guān)部門進行修改或補充。第三十四條已歸檔的圖紙、文件材料，如有作廢或停止使用等情況，承辦單位必須及時通知檔案部門予以注明。第八章附則第三十五條本辦法自一九九二年一月九日起執(zhí)行。各單位應(yīng)根據(jù)本辦法，結(jié)合自己的實際情況，制定具體的立卷歸檔范圍和實施細則，并報部備案。附件：第九條詳表文件材料歸檔范圍和保管期限表附件：文件材料歸檔范圍和保管期限表順序號歸檔文件保管期限一、黨群工作1上級黨組織頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的決議、決定、條例、規(guī)定、指示、通知、通報等文件重要的一般的永久長期或短期2上級黨組織頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)的文件短期3上級黨組織召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的文件重要的一般的長期短期4上級黨組織對本單位、本單位對下級單位進行工作檢查形成的主要文件材料重要的一般的永久或長期短期5本單位召開的黨、團、工會、職工代表大會、代表會議的批準文件、通知、報告、決議、總結(jié)、紀要、講話、開幕詞、閉幕詞、發(fā)言稿、提案、簡報、討論的文件、會議代表名單及聲像資料永久6本單位召開的黨、團、工會、職工代表大會、代表會議的小組會記錄、會議參考資料等短期7本單位黨、團、工會委員會全體會議、常委會會議的記錄、紀要和討論的定稿文件永久8部機關(guān)黨組、企業(yè)、事業(yè)單位黨委會議、團委會議、工會委員會會議的記錄、紀要和討論的文件永久9本單位黨組、黨委制發(fā)的文件方針、政策法規(guī)性的事務(wù)性的永久長期短期10黨中央領(lǐng)導(dǎo)人視察本單位工作時的指示、講話、題詞及聲像等資料11本單位黨委向上級的請示、報告、匯報和上級批復(fù)的文件材料方針政策性的重要問題的一般事務(wù)性問題的永久短期12本單位黨員、團員年度統(tǒng)計報表及工會各種統(tǒng)計年報永久13本單位黨員、團員組織關(guān)系和工會會員轉(zhuǎn)移關(guān)系介紹信及存根長期14本單位黨員、團員有關(guān)獎勵和處分的決定及有關(guān)材料重要的一般的永久短期15本單位黨組織建設(shè)中形成的文件材料，例如：換屆改選、發(fā)展計劃等重要的一般的永久長期短期16上級黨組織紀律檢查委員會對本單位和本單紀律檢查委員會對下級單位案件檢查處理的文件材料重要的一般的永久長期短期17本單位黨組織宣傳教育、統(tǒng)戰(zhàn)工作中形成的文件重要的一般的長期短期18本單位黨組織調(diào)查、研究、大事記、有關(guān)的照片、工作總結(jié)等材料重要的一般的永久長期19黨費、團費、工會會費收據(jù)等材料短期20上級工會及本單位工會頒發(fā)的決定、指示、決議、規(guī)定、條例、制度、辦法等文件重要的一般的長期短期21上級工會對本單位及本單位對下級進行工作檢查形成的文件材料重要的一般的長期短期22工會年度工作計劃、總結(jié)等文件材料永久長期23本單位工會工作問題的請示、批復(fù)材料重要的一般的永久長期短期24本單位工會勞動競賽條件、競賽評比總結(jié)材料、先進集體、個人名單（光榮榜）與事跡材料及獎狀存根長期短期25上級團組織頒發(fā)的決議、決定、規(guī)定、指示、條例、制度、辦法、通知、通報等文件材料重要的一般的長期短期26上級團組織召開的各種重要會議文件短期27本單位團委工作計劃、總結(jié)、調(diào)查研究等文件材料計劃總結(jié)短期長期28先進團員典型事跡材料、團委的經(jīng)驗材料與上級的批復(fù)重要的一般的永久長期短期29各社會團體的年度計劃、總結(jié)長期短期30各社會團體的年會及其活動中形成的各種文件及聲像資料重要的一般的永久長期短期二、行政管理1上級機關(guān)頒發(fā)的屬本單位主管業(yè)務(wù)并需要執(zhí)行的法律、指示、命令、條例、規(guī)定、重要通知、通報等文件重要的一般的永久長期短期2代上級機關(guān)草擬的并被采用的文件的最后草稿及印件重要的、法規(guī)的其他的永久長期短期3上級機關(guān)、同級機關(guān)和無隸屬關(guān)系機關(guān)頒發(fā)的非本單位主管業(yè)務(wù)但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件短期4本單位頒發(fā)的（包括轉(zhuǎn)發(fā)的及與其他單位聯(lián)合頒發(fā)的）決議、決定、指示、命令、條例、規(guī)定、辦法等文件重要的主簽的重要的會簽的一般的（指事務(wù)性的規(guī)定、辦法等）永久長期短期5本單位的請示報告與上級機關(guān)的批復(fù)、下級單位的請示與本單位批復(fù)方針政策性的、重要問題的一般事務(wù)性問題的永久長期短期6國家領(lǐng)導(dǎo)人、上級機關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人及有關(guān)業(yè)務(wù)機關(guān)等視察、檢查本單位工作時的重要指示、講話、題詞及聲像資料重要的一般的永久長期短期7本單位行政領(lǐng)導(dǎo)會議的記錄、紀要和討論的文件永久8本單位召開的工作會議、專業(yè)會議、及重要電話會議的文件及聲像資料重要的如開會批準文件、通知、報告、決議、總結(jié)、紀要、講話、開幕詞、閉幕詞、討論的文件、會議代表名單、聲像資料簡報、會議參考資料、發(fā)言稿、經(jīng)驗材料永久長期短期9本單位領(lǐng)導(dǎo)人公務(wù)活動形成的重要信件、電話記錄及從外單位帶回與本單位有關(guān)的未經(jīng)文書處理部門登記的文件材料重要的一般的永久長期短期10本單位的歷史沿革、大事記、年鑒匯編、反映本單位重要活動事件的剪報照片、情況簡報、信息等定稿印本、榮譽獎勵證書永久11本單位與同級單位和非隸屬單位工作往來形成的文件重要的一般的長期短期12規(guī)劃、計劃、統(tǒng)計、總結(jié)（）上級機關(guān)下達的國民經(jīng)濟計劃、年度計劃、長遠規(guī)劃和設(shè)想等計劃規(guī)劃文件（）上級機關(guān)批準本單位編制的各種規(guī)劃、計劃和本單位下達的計劃年度的和年度以上的（沒有年度的，季度和半年的）（）本單位編制的中、長期發(fā)展規(guī)劃及基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)、科學(xué)研究等方面的計劃重要的一般的（）本單位技術(shù)改造措施、安全措施規(guī)劃、推行現(xiàn)代化管理規(guī)劃和企業(yè)升級規(guī)劃（）本單位總體改革方案（）本單位關(guān)于技術(shù)隊伍、職工發(fā)展規(guī)劃（）本單位年、季度經(jīng)濟技術(shù)指標年度的（無年度的、季度的）（）本單位年度生產(chǎn)、技術(shù)發(fā)展計劃及執(zhí)行情況分析（）下級單位報送的各種年度計劃（）本單位和本單位匯總的各種統(tǒng)計報表（包括計算機軟盤等）年度的季度、月份的（）下級單位報送的各種年度統(tǒng)計報表（）本單位的工作報告、總結(jié)（包括專題報告、綜合報告、專題總結(jié)等）典型的、主要職能活動的年度和年度以的上的一般的（）下級單位報送的總結(jié)、報告長期永久永久長期長期永久長期長期長期永久短期永久短期長期永久長期短期短期13機構(gòu)、人事勞資文件（）上級對本單位和本單位對下級關(guān)于機構(gòu)成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信、辦公遷址等文件（）本單位組織簡則、人員編制、工作條例、章程、工作職責(zé)、職工名冊、職工考核材料（）本單位干部的任免、評級、考核、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、退職、離休、退休、撫恤、死亡等文件材料上級對本單位領(lǐng)導(dǎo)人、本單位對直屬單位領(lǐng)導(dǎo)人任免其他的（）有關(guān)本單位定編、崗位定員和勞動人事調(diào)配等材料（包括職工調(diào)動工作的行政、工資關(guān)系介紹信及存根）（）本單位內(nèi)部職能部門的制度、辦法（）本單位所管轄的干部的獎勵和處分的決定及有關(guān)材料重要的一般的（）本單位先進工作者、勞動模范名單及事跡的材料本單位批準的和匯輯的一般的（）本單位調(diào)資方案、測算材料、升級名單、總結(jié)等（）各種津貼的實施方案（）本單位干部、職工教育和技術(shù)培訓(xùn)的文件、材料等永久永久永久長期永久長期長期短期永久長期永久長期永久長期長期短期長期14外事和涉外文件（）外事活動中形成的文件材料，包括與外國簽訂的條約、協(xié)定、協(xié)議書、意向書、合同等有關(guān)材料本單位經(jīng)辦的非本單位經(jīng)辦但需要執(zhí)行的（）本單位出國活動、接待外賓和聘請外國專家和專家在我國活動所形成的文件（如請示、報告、計劃、總結(jié)、匯報、重要簡報、會談紀要、談話記錄等及有關(guān)聲像資料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作往來文件）重要的一般的純事務(wù)性的（）本單位選拔出國留學(xué)生、實習(xí)生、研修生、研究生所形成的文件重要的一般的（）本單位與外國商務(wù)機構(gòu)、驗船部門及其他企業(yè)、事業(yè)單位建立工作聯(lián)系和一般業(yè)務(wù)往來形成的文件重要的一般的永久長期永久長期短期永久長期短期長期短期15財務(wù)（）本單位制定的財務(wù)管理的規(guī)定、制度（）本單位財務(wù)工作計劃、預(yù)算、編制說明、總結(jié)（）固定資產(chǎn)的調(diào)撥、報廢、封存的有關(guān)文件材料重要的一般的永久長期永久長期永久長期短期16其他（）本單位編輯出版物樣本、原稿和經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人修改過的清樣（）本單位發(fā)布的文告（如公告、通告、告示、聲明等）文稿及剪報重要的一般的（）本單位發(fā)出、收到的賀信、賀電重要的一般的（）關(guān)于港區(qū)、航區(qū)劃分、航道、公路分級、船舶、車輛命名問題等文件材料（）本單位普查、調(diào)查、視察、檢查工作形成的文件材料重要的一般的（）本單位信訪工作文件、簡報、摘報、記錄、處理報告與總結(jié)、請示與批復(fù)重要的一般的（）本單位檔案鑒定工作報告及檔案銷毀審批清冊等文件材料（）本單位檔案信息資源開發(fā)編研材料（）本單位檔案管理升級有關(guān)材料重要的一般的（）本單位檔案管理經(jīng)驗材料及有關(guān)證書重要的一般的（）檔案交接憑證（）本單位反映交通事業(yè)的電影、電視、錄像片（）反映本單位交通改革、行政管理等重要活動的聲像資料（）本單位向中央電視臺和地方電視臺提供的錄像帶、電影、電視片永久永久長期短期永久長期短期永久永久長期短期永久長期短期永久長期永久長期長期短期永久永久永久永久三、經(jīng)營管理1本單位向工商管理部門登記、申請執(zhí)照的有關(guān)文件永久2本單位經(jīng)營方針目標管理方面文件永久長期3本單位升為國家一級、二級、省先進企業(yè)等活動中形成的文件材料重要的一般的永久長期短期4實行股份制、中外合資和國內(nèi)聯(lián)營的單位在經(jīng)營活動中所形成的文件材料（包括會議文件）及招標投標材料和本單位投標材料重要的一般的永久長期短期5銷售方面（）本單位與有關(guān)單位及國外廠家簽訂的經(jīng)濟合同、協(xié)議、意向書及有關(guān)談判材料與合同執(zhí)行情況等重要的一般的（）產(chǎn)品銷售價格目錄（）產(chǎn)品銷售的調(diào)查預(yù)測決策措施及用戶對產(chǎn)品情況反饋和處理材料（）產(chǎn)品訂貨、展銷會形成的文件（）有關(guān)工商、稅務(wù)管理部門的審批表報等有關(guān)材料（）國內(nèi)外同行業(yè)調(diào)查考察報告永久長期短期長期短期短期長期長期短期6物資供應(yīng)（）年度原材料、物資供應(yīng)計劃、統(tǒng)計及總結(jié)（）生產(chǎn)用材料收支與結(jié)存明細表（）材料價格表（）物資消耗、儲備定額（）物資消耗統(tǒng)計報表（）年度材料運輸計劃、總結(jié)（）月份運輸計劃（記錄）、統(tǒng)計表（）財產(chǎn)、物資調(diào)撥、轉(zhuǎn)讓交接清冊重要的一般的永久長期短期短期長期永久長期短期短期永久長期短期7船舶理貨（）理貨統(tǒng)計報表年度的無年度的、半年的無年度和半年的，月份的（）理貨單證貨損、貨差理賠的一般的永久永久長期長期短期順序號歸檔文件保管期限主管機關(guān)建設(shè)單位施工單位設(shè)計單位四、基本建設(shè)1可行性研究報告長期永久長期2項目評估長期永久長期3環(huán)境預(yù)測及調(diào)查報告長期永久長期4設(shè)計任務(wù)書及審批文件長期永久永久5有關(guān)征地文件永久6工程地質(zhì)、水文、氣象及地震原始記錄長期長期7工程地形地質(zhì)測繪報告，重要的測繪計算，作為設(shè)計依據(jù)的水文，氣象地震資料永久永久8經(jīng)濟調(diào)查報告，港口、工廠、航道、公路、橋梁、隧道、路線的選址、選線報告長期長期永久9初步設(shè)計、技術(shù)設(shè)計長期永久永久10施工圖設(shè)計及變更文件短期長期永久11設(shè)計計算書，采用的標準、標準設(shè)計、通用設(shè)計永久12關(guān)鍵技術(shù)試驗永久13總體規(guī)劃設(shè)計長期永久永久14承發(fā)包合同、協(xié)議書、招標、投標、租賃文件永久永久15環(huán)保三同時，消防、衛(wèi)生及水暖、電、煤氣供應(yīng)協(xié)議書永久16開工報告、工程技術(shù)要求、技術(shù)交底、圖紙會審紀要短期長期17施工組織設(shè)計、施工方案永久18施工技術(shù)措施、施工安全措施、施工工藝一般的長期重要的永久19原材料及構(gòu)件出廠證明、質(zhì)量鑒定長期20建筑材料試驗報告長期短期21工程更改洽商單、材料代用審批永久短期22施工定位測量、地質(zhì)勘察永久短期23土、巖、試驗報告，基礎(chǔ)處理，基礎(chǔ)工程施工圖永久長期24施工記錄、日記短期25隱蔽工程驗收記錄及質(zhì)量檢驗單永久長期26工程記錄及測試、沉陷、位移變形觀測記錄永久長期27事故處理報告重要的永久一般的長期重要的長期一般的短期28單位工程質(zhì)量檢查評定長期長期29交工驗收記錄證明長期長期30焊接試驗記錄、報告、探傷記錄長期短期31設(shè)備調(diào)試記錄短期短期32強度、密閉性試驗報告長期短期33施工安裝記錄、安裝質(zhì)量檢查記錄、評定長期長期34系統(tǒng)調(diào)試、試驗記錄長期短期35電氣儀表調(diào)試、整定記錄長期長期36性能測試和校核長期長期37操作、聯(lián)動試驗短期38竣工報告、竣工驗收報告長期永久永久39竣工圖長期永久長期40項目質(zhì)量評審材料長期永久長期41工程決算、試運轉(zhuǎn)報告大中型工程的附屬建筑物、小型項目基建工程及單位的一般工程的各種文件，比以上同類項目的技術(shù)文件保管期限的劃分降一級，即“永久”降為“長期”、“長期”降為“短期”長期永久42一般臨時性建筑物及港口、公路、交通工業(yè)廠以外的其他一般民用建筑工程的設(shè)計及施工短期重要的長期一般的短期重要的長期一般的短期43航道基礎(chǔ)工程除歸工程技術(shù)文件材料外，還須歸檔的有：航道船舶航行等材料及分析意見，航道流速流向、流量、潮汐、泥沙、地貌變化航道水深圖、水位圖、航行圖、航標配置圖、航道疏竣形成的文件永久長期永久44航標工程（包括航標的特點、勘測報告發(fā)重要的永久光系統(tǒng)選擇、標身結(jié)構(gòu)一般的長期等）長期重要的永久一般的短期45公路養(yǎng)護（包括大、中修）工程，水毀工程形成的文件材料長期長期長期46反映建設(shè)活動的錄像、照片永久永久順序號歸檔文件保管期限審批機關(guān)使用單位生產(chǎn)單位設(shè)計單位五、產(chǎn)品、設(shè)備儀器船舶、港口機械、航標、汽車、筑路機械、潛水設(shè)備等自行設(shè)計、制造和修理方面形成的各種載體的文件材料1設(shè)計任務(wù)書（計劃任務(wù)書）、方案設(shè)計、經(jīng)濟論證、技術(shù)設(shè)計、施工設(shè)計修改設(shè)計通知單和圖紙、各種計算書、說明書、會審記錄和紀要、合同、協(xié)議書及船舶設(shè)計中經(jīng)驗船部門審批的船舶方面的文件材料長期長期永久永久2施工圖修改通知單長期長期長期3產(chǎn)品的竣工圖紙（完工圖）、試車、試航、試驗調(diào)試總結(jié)報告、試驗調(diào)查記錄、分析材料、產(chǎn)品試制完工驗收文件、定型驗收文件、產(chǎn)品出廠文件、質(zhì)量檢驗證書、技術(shù)鑒定書、總結(jié)、產(chǎn)品圖紙目錄、配件目錄、修理標準、以及在試制、制造、改革過程中的來往文件長期永久永久長期4產(chǎn)品制造工藝、工藝裝備、工藝技術(shù)條件、工藝總結(jié)等文件永久5引進外國技術(shù)和專利產(chǎn)品的圖紙、性能使用說明書、外文原圖、原稿和譯文重要的永久一般的長期6關(guān)于采用國內(nèi)、國外新技術(shù)及生產(chǎn)經(jīng)驗的文件材料長期重要的永久一般的長期7車、船修理計劃、修理單、合同、估價單、結(jié)賬單、修理總結(jié)長期長期8重大技術(shù)改造和重大修改項目的論證、設(shè)計繪圖、改進方案、計算、分析研究、審批意見、鑒定意見長期永久永久9改裝工藝、定型設(shè)計、大、中小修形成、積累的各種圖紙文件、修理工藝、技術(shù)總結(jié)文件材料長期永久長期10各類船舶、汽車等運輸設(shè)備的圖紙、性能使用說明書、計算書長期11工廠的各類生產(chǎn)和附屬的設(shè)備圖紙使用維修說明書、計算書長期12沿海、內(nèi)河港口的機械設(shè)備、疏浚打撈工程設(shè)備和航標，浮標航行設(shè)備的圖紙、使用維修說明計算書長期13海岸電臺、基地、客運站、停車場、碼頭、倉庫的機械設(shè)備、通信導(dǎo)航設(shè)備的圖紙、使用維修說明計算書長期14科學(xué)研究、教學(xué)、生產(chǎn)技術(shù)、檢驗、試驗的儀器設(shè)備的圖紙和說明計算書長期15各類船舶、機械、儀器在大、中修理過程中形成的圖紙（竣工圖）、質(zhì)量檢驗證書及文件說明材料長期修理單位短期16設(shè)備、儀器修理記錄卡長期短期17凡是從國外購進的各類船舶、儀器機械設(shè)備的請示、批復(fù)、涉外文件（包括與外商談判記錄、協(xié)議書、議定書、意向書、合同等）及全套圖紙、照片、使用維修說明書、計算書及譯本重要的永久重要的永久一般的長期18船名錄、電臺臺名錄重要的永久一般的長期19產(chǎn)品零部件采用標準設(shè)計、通用設(shè)計及有關(guān)計算書和圖紙長期永久20船舶報廢轉(zhuǎn)讓長期長期21船舶命名永久22船舶使用年限永久長期23船舶普查資料組織單位永久24船舶、港機的規(guī)章制度頒發(fā)單位永久順序號歸檔文件保管期限審批機關(guān)使用單位生產(chǎn)單位設(shè)計單位科研單位25船舶機損事故報告長期26船舶港機設(shè)備考察考察單位報告長期六、科學(xué)研究1課題立項報告及批準文件、研究課題任務(wù)書、已批準的科學(xué)研究工作專題計劃、大綱及審批意見長期永久2科研合同、協(xié)議書、研究過程的實驗、試驗報告、考查記錄、分析計算、圖表照片、樣本、樣品、專題會議記錄重要的永久一般的長期3專題研究總結(jié)、技術(shù)鑒定報告、鑒定書、研究成果報告及審批材料評價、論文、著作長期短期永久4科研技術(shù)交流、推廣研究成果的文件長期永久5為本專題科研工作考察、調(diào)查總結(jié)、報告長期6未完成、中止、負結(jié)果的科研項目文件重要的長期一般的短期7圍繞本單位生產(chǎn)職能活動的具有重大意義的翻譯技術(shù)文件及學(xué)術(shù)活動中的學(xué)術(shù)報告、決議、總結(jié)發(fā)言、紀要等重要的長期一般的短期8被采用的有關(guān)科研方面的專家建議重要的永久一般的長期9研究工作階段小結(jié)重要的永久一般的長期10反映科學(xué)研究活動的錄音、錄像、照片、影片11創(chuàng)造發(fā)明、技術(shù)革新和技術(shù)改造的革新項目計劃、設(shè)計文件、新結(jié)構(gòu)、新材料、新工藝、新技術(shù)、新產(chǎn)品試驗記錄、成果說明、技術(shù)鑒定應(yīng)用效果、經(jīng)驗總結(jié)、圖紙、照片等文件材料重要的永久一般的長期七、技術(shù)管理1有關(guān)技術(shù)問題的請示、報告、批復(fù)、批示、會議紀要、技術(shù)審查重要的永久一般的短期重要的永久一般的短期2各種技術(shù)規(guī)程、規(guī)范、標準、定額長期長期永久3本單位頒發(fā)的基本建設(shè)、生產(chǎn)技術(shù)、科學(xué)研究等方面的專題技術(shù)術(shù)決定、決議、實施細則長期永久4