檔案管理_水利工程檔案管理

1 水利工程檔案管理 2 水利工程檔案概述 1 水利工程檔案管理 3 第一水利工程檔案概述 4 一 水利工程檔案定義水利工程技術(shù)檔案是指經(jīng)過(guò)鑒定 整理 歸檔的工程技術(shù)文件 產(chǎn)生于水利工程建設(shè)及建成后管理運(yùn)行的全過(guò)程 它包括工程建設(shè) 管理運(yùn)行全過(guò)程所形成的應(yīng)歸檔的文字 圖紙 圖表 聲像材料等以紙質(zhì) 膠片 磁介 光介等不同形式與載體的各種歷史記錄 5 二 水利工程技術(shù)檔案的作用 一 具有著憑證和依據(jù)作用 二 具有著參考和借鑒作用 三 工程檔案對(duì)于工程的管理 維護(hù) 改造具有不可替代的作用 6 三 水利工程檔案工作常見(jiàn)問(wèn)題 一 水利工程檔案質(zhì)量方面的問(wèn)題現(xiàn)階段 檔案管理工作存在不同程度的問(wèn)題 包括資料形成不完整 書(shū)寫(xiě)不規(guī)范 收集不及時(shí) 檔案分類含糊 整理不規(guī)范 檢索功能不強(qiáng)等問(wèn)題 影響檔案的利用率 7 二 水利工程檔案管理方面的問(wèn)題缺少健全的檔案管理制度在工程建設(shè) 管理過(guò)程中 相對(duì)重視現(xiàn)場(chǎng)工作 忽視檔案管理 不能認(rèn)真貫徹相關(guān)法規(guī)政策 在制度建設(shè)和人員配備方面相對(duì)比較薄弱 8 三 缺少專業(yè)化檔案管理人員目前 從事水利工程檔案管理的人員大部分沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn) 甚至還存在兼職情況 對(duì)檔案專業(yè)了解的不夠全面 不利于檔案的管理工作 9 四 原因分析 一 工程檔案意識(shí)薄弱 重視程度不高 二 工程檔案管理體系不完善 三 檔案工作的專業(yè)性較強(qiáng) 10 第二水利工程檔案工作保障體系 11 一 組織保障 一 明確檔案工作分管領(lǐng)導(dǎo) 二 明確檔案工作歸口部門 并按要求設(shè)立專門機(jī)構(gòu) 配備專職檔案管理人員 三 建立有主要領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé) 各部門組成的檔案管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò) 并明確相關(guān)負(fù)責(zé)人 12 二 制度保障 一 應(yīng)制定工程檔案管理制度 檔案管理辦法 二 制定技術(shù)文件材料歸檔范圍和保管期限 三 制定較實(shí)用的檔案分類方案和檔案整編操作規(guī)程 13 三 經(jīng)費(fèi)保障保障建立檔案工作的正常開(kāi)展 檔案安全保護(hù)工作 應(yīng)有滿足檔案工作需要的庫(kù)房 裝具和設(shè)備 14 四 檔案信息化管理按照國(guó)家信息化建設(shè)的相關(guān)要求 開(kāi)展水利工程技術(shù)檔案數(shù)字化工作 配備檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 全部案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 綜合管理性文件和技術(shù)圖 表進(jìn)行全文數(shù)字化 15 第三水利工程檔案文件的收集 16 一 收集范圍凡是反映與工程管理有關(guān)的重要職能活動(dòng) 具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件 都應(yīng)收集齊全 歸入工程管理檔案 17 一 國(guó)家有關(guān)法律 法規(guī) 政策 指令 有關(guān)批示和泵站工程管理的各種標(biāo)準(zhǔn) 規(guī)范 規(guī)程 管理辦法等 二 泵站工程建設(shè)的規(guī)劃 設(shè)計(jì) 招標(biāo) 投標(biāo) 施工 安裝 監(jiān)理 驗(yàn)收等技術(shù)文件 圖紙和技術(shù)總結(jié)等 三 泵站工程基本情況及統(tǒng)計(jì)資料 工程歲修 維修文件 技術(shù)資料及圖紙 18 四 泵站設(shè)備隨機(jī)技術(shù)資料 圖紙 設(shè)備檢修 試驗(yàn) 改造 運(yùn)行等技術(shù)資料 五 工程檢查 觀測(cè)的原始記錄 整理整編資料等 六 自動(dòng)監(jiān)測(cè) 監(jiān)控技術(shù)文件 圖紙及軟件 視頻監(jiān)視文件圖紙等 科研成果文件 資料 圖紙 證書(shū)等以及有關(guān)聲像資料 19 二 水利工程資料收集時(shí)間工程管理技術(shù)文件的收集 按不同類型隨工程運(yùn)行 維護(hù)管理 檢查觀測(cè)等同步收集 20 三 水利工程資料收集內(nèi)容 一 規(guī)范 規(guī)程 制度 二 工程基本資料 三 設(shè)備基本資料 四 設(shè)備養(yǎng)護(hù) 維修 檢查 檢測(cè)鑒定 試驗(yàn)等資料 21 五 工程運(yùn)行 運(yùn)行 非運(yùn)行期 六 工程養(yǎng)護(hù) 維修 檢查 觀測(cè) 檢測(cè)鑒定等資料 七 工程管理相關(guān)資料 安全 職工教育等 八 各種收發(fā)文 22 四 技術(shù)資料收集質(zhì)量要求 一 字跡清楚 圖樣清晰 圖表整潔 簽字手續(xù)齊全 二 永久 長(zhǎng)期保存的文件不得用易褪色的書(shū)寫(xiě)材料 紅色墨水 純藍(lán)墨水 圓珠筆 復(fù)寫(xiě)紙 鉛筆等 書(shū)寫(xiě) 繪制 三 復(fù)印打印文件及照片的字跡 線條和影像的清晰及牢固程度應(yīng)符合質(zhì)量要求 四 錄音 錄像文件應(yīng)保證載體的有效性 可靠性 五 電子文件應(yīng)以光盤為長(zhǎng)期儲(chǔ)存介質(zhì) 23 第四工程技術(shù)文件的整理與歸檔 24 工程管理過(guò)程中所形成的全部文件在歸檔前應(yīng)根據(jù)國(guó)家 省有關(guān)規(guī)定 并按檔案管理的要求 由工程技術(shù)人員負(fù)責(zé)工程管理的各種資料的整理歸檔 步驟如下 25 26 工程技術(shù)檔案的整理要求材料完整 準(zhǔn)確 系統(tǒng) 字跡清楚 圖面整潔 簽字手續(xù)齊全 圖片 照片等應(yīng)附相關(guān)情況文字說(shuō)明 圖紙要做到圖物相符 工程管理資料按類別 年度 項(xiàng)目整理 27 一 工程技術(shù)檔案的組卷要求 一 組卷遵循文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn) 保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系 分類科學(xué) 組卷合理 符合檔案管理要求 二 案卷及卷內(nèi)文件不重份 同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件 該卷保管期限按最長(zhǎng)的確定 三 工程管理性文件按類別 年份 項(xiàng)目等分別組卷 28 二 卷內(nèi)文件的排列 一 管理性文件按問(wèn)題 時(shí)間或重要程度排列 二 各種原始記錄的排列 原始記錄一般可以按形成的先后順序排列 如果一個(gè)卷內(nèi)有各種原始記錄 則應(yīng)先分清記錄的種類 然后再按形成的先后次序排列 三 文字材料和圖樣材料混合組成的案卷 其卷內(nèi)文件排列是先文字材料 后圖樣材料 29 四 各種文字報(bào)告的排列 要求批復(fù)在前 請(qǐng)示在后 正文在前 附件在后 印件在前 正稿在后 同一類型的文件按時(shí)間先后順序排列 綜合性的在前 素材性的在后等 如果卷內(nèi)文件反映問(wèn)題不同 一般還要先把問(wèn)題分清楚 然后再按其次序排列 五 工程管理卷內(nèi)文件按時(shí)間 重要性 工程部位 設(shè)施 設(shè)備排列 30 三 案卷編目案卷編目的內(nèi)容包括 編寫(xiě)案卷頁(yè)號(hào) 卷內(nèi)目錄 備考表 案卷封面 案卷卷脊的編制 31 一 案卷頁(yè)號(hào)卷內(nèi)文件有書(shū)寫(xiě)內(nèi)容的頁(yè)面均應(yīng)編寫(xiě)頁(yè)號(hào) 頁(yè)號(hào)寫(xiě)整齊 使用鉛筆編頁(yè) 一般單面書(shū)寫(xiě)的文字材料在右上角編寫(xiě)頁(yè)號(hào) 雙面書(shū)寫(xiě)的文字材料 正面在右上角編號(hào) 背面在左上角編號(hào) 圖紙的頁(yè)號(hào)編寫(xiě)在右上角或標(biāo)題欄外左上方 成套圖紙或印刷成冊(cè)的文件 不必重新編寫(xiě)頁(yè)號(hào) 各卷之間不連續(xù)編頁(yè)號(hào) 案卷封面 卷內(nèi)目錄 卷內(nèi)備考表均不編寫(xiě)頁(yè)號(hào) 32 二 卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件之前 卷內(nèi)目錄由序號(hào) 文件編號(hào) 責(zé)任者 文件材料題名 日期 頁(yè)號(hào)和備注等組成 1 序號(hào) 應(yīng)用阿拉伯?dāng)?shù)字從1起依次標(biāo)注卷內(nèi)文件的順序 一個(gè)文件一個(gè)號(hào) 2 文件編號(hào) 填寫(xiě)文件文號(hào)或圖樣的圖號(hào) 或設(shè)備 項(xiàng)目代號(hào) 3 責(zé)任者 填寫(xiě)文件形成部門或主要責(zé)任者 33 4 文件材料題名 填寫(xiě)文件標(biāo)題全稱 文件標(biāo)題過(guò)于簡(jiǎn)單或標(biāo)題不規(guī)范的 可自擬文件題名 外加 5 日期 填寫(xiě)文件形成日期 例如 2012年6月9日 填寫(xiě)20120609 6 頁(yè)號(hào) 填寫(xiě)每份文件首頁(yè)上標(biāo)注的頁(yè)號(hào) 最后一份文件應(yīng)填寫(xiě)起止頁(yè)號(hào) 例如 最后一個(gè)文件起始頁(yè)號(hào)為136頁(yè) 終止頁(yè)號(hào)為149頁(yè) 則頁(yè)號(hào)填寫(xiě)為136 149 34 35 36 37 舉例 以下幾個(gè)文件裝訂后應(yīng)如何填寫(xiě)卷內(nèi)目錄 38 39 40 三 卷內(nèi)備考表1 卷內(nèi)備考表要標(biāo)明卷內(nèi)文件的件數(shù) 頁(yè)數(shù) 不同載體的文件的數(shù)量 如 文字材料50頁(yè) 照片6張 附圖1張 2 說(shuō)明組卷情況 如 立卷人 檢查人 立卷時(shí)間等 立卷人 檢查人需本人簽名 不得采用微機(jī)打印 3 卷內(nèi)備考表排列在卷內(nèi)文件之后 4 互見(jiàn)號(hào) 應(yīng)填寫(xiě)反映同一內(nèi)容而形式不同且另行保管的檔號(hào) 檔號(hào)后應(yīng)注明其載體形式 并用括號(hào)括起 41 注意 立卷人和檢查人簽字應(yīng)該手寫(xiě)或蓋章 不得打印 42 四 案卷封面編制案卷封面采用外封面 內(nèi)容主要有 案卷題名 立卷單位 起止日期 保管期限 密級(jí) 檔號(hào)1 案卷題名 是立卷人給案卷擬定的標(biāo)題 標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明 準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容 其結(jié)構(gòu)一般由三個(gè)部分構(gòu)成 一是工程項(xiàng)目名稱 二是工程階段或部位名稱特征 三是文件材料的名稱特征 如批復(fù) 圖紙 計(jì)算書(shū)等 2 立卷單位 填寫(xiě)編制該案卷的單位全稱或規(guī)范性簡(jiǎn)稱 43 3 起止日期 填寫(xiě)案卷內(nèi)文件材料形成的起止日期 以卷內(nèi)文件最早起始日期為案卷起始日期 以卷內(nèi)文件最晚終止日期為案卷終止日期4 保管期限 分為永久 長(zhǎng)期 短期三種 永久為50年以上 長(zhǎng)期為16 50年 短期為15年以下以卷內(nèi)文件最長(zhǎng)保管期限為案卷保管期限 44 5 密級(jí) 依據(jù)保密規(guī)定 填寫(xiě)卷內(nèi)文件材料的最高密級(jí) 一般暫不填寫(xiě) 6 檔號(hào) 由檔案分類號(hào)和案卷順序號(hào)聯(lián)合組成 中間用 隔開(kāi) 如分類號(hào)15 1 1 01 案卷號(hào)為1 檔案號(hào)則為15 1 1 01 1 45 舉例 工程技術(shù)資料的分類及檔號(hào) 1 工程技術(shù)文件的分類以工程為基本單位 1級(jí)類目分為01基本建設(shè) 02工程管理 03防洪 抗旱 04消防 05水政06科技教育 07其他等 2級(jí)類目按各1級(jí)類目下包含的項(xiàng)目?jī)?nèi)容編制 01基本建設(shè) 下分01原建 02 一次 加固 改造 03 二次 加固 改造 02工程管理 下分01規(guī)范 規(guī)程 02工程基本資料 03設(shè)備基本資料 04設(shè)備維修 05設(shè)備試驗(yàn) 06工程運(yùn)行07工程維修 08工程檢查 09工程觀測(cè)等 46 2 工程技術(shù)檔案的檔號(hào)編寫(xiě) 管多個(gè)工程的 工程代號(hào) 1級(jí)類目 2級(jí)類目 序號(hào)例如01 02 04 01表示XXX工程工程管理類設(shè)備維修類 第一卷 只管一個(gè)工程 檔號(hào)編寫(xiě)可不寫(xiě)工程代號(hào) 從1級(jí)類目開(kāi)始 各單位可根據(jù)情況增設(shè)3級(jí)類目 但檔號(hào)層次不宜太多 各工程單位可根據(jù)情況增設(shè)1級(jí)類目 2級(jí)類目的內(nèi)容 47 軟卷皮封面 48 卷盒封面 49 5 案卷脊背的編制 案卷脊背應(yīng)填寫(xiě)檔號(hào)和案卷題名 檔號(hào) 欄的填寫(xiě) 是采用將檔號(hào)和保管期限兩者結(jié)合起來(lái)貼標(biāo)簽的方式予以解決 標(biāo)簽為白紙 共分四格 分別填寫(xiě)全宗號(hào) 目錄號(hào) 分類號(hào) 案卷順序號(hào) 標(biāo)簽上格子線條的顏色來(lái)區(qū)分案卷的不同保管期限 紅線條代表永久 黃線條代表長(zhǎng)期 藍(lán)線條代表短期 卷脊標(biāo)簽式樣 50 永久為紅色 長(zhǎng)期為黃色 短期為藍(lán)色 舉例 暫不填寫(xiě) 暫不填寫(xiě) 51 全宗號(hào)和目錄號(hào)暫不填寫(xiě) 分類號(hào)是根據(jù)檔案分類方案所給定的類別號(hào) 用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí) 不同級(jí)位的類別之間用間隔符 分開(kāi) 案卷順序號(hào)是指項(xiàng)目檔案按一定順序排列的流水號(hào) 案卷封面和案卷脊背案卷的檔案號(hào)用鉛筆填寫(xiě) 移交后由檔案室統(tǒng)一填寫(xiě) 52 卷脊 53 1 文字材料可采用整卷裝訂與單份文件裝訂兩種形式 圖紙可不裝訂 但同一項(xiàng)目采用形式應(yīng)一致 2 案卷內(nèi)不應(yīng)有金屬物 3 單份文件裝訂時(shí) 應(yīng)在卷內(nèi)文件首頁(yè)上方加蓋 填寫(xiě)檔號(hào)章檔號(hào)章內(nèi)容有 檔號(hào) 序號(hào) 式樣如圖所示 單位 mm 四 案卷裝訂要求 54 4 單份文件裝訂 圖紙不裝訂時(shí) 應(yīng)在卷內(nèi)文件首頁(yè)每張圖紙上方加蓋 填寫(xiě)檔號(hào)章 檔號(hào)章內(nèi)容有 檔號(hào) 序號(hào) 式樣如圖所示 單位 mm 5 外文資料應(yīng)保持原來(lái)的案卷及文件排列順序 文號(hào)及裝訂形式 6 聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明 對(duì)事由 時(shí)間 地點(diǎn) 人物 作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄 55 舉例 不裝訂文件卷內(nèi)目錄的填寫(xiě) 56 7 卷皮 卷盒規(guī)格及制成材料 1 卷皮一般采用卷盒 卷夾兩種 卷盒外表規(guī)格為310 220毫米 厚度分別為20毫米 30毫米 40毫米 50毫米 60毫米 用牛皮紙板雙裱壓制 卷夾外表規(guī)格為305 220mm 厚度為20mm 卷內(nèi)封面一般采用軟卷皮 軟卷皮的外表面尺寸為297mm 210mm 厚度可根據(jù)卷內(nèi)文件材料厚度調(diào)整 但不宜超過(guò)40mm 卷盒 軟卷皮應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和規(guī)范要求在市檔案局購(gòu)買 2 案卷內(nèi)封面 卷內(nèi)目錄 備考表尺寸為297 210毫米 A4 57 五 檔案的歸檔 移交1 基建工程檔案在工程竣工驗(yàn)收后歸檔 安全鑒定 設(shè)備試驗(yàn)等分階段性項(xiàng)目 在一個(gè)階段工作完成后歸檔 工程運(yùn)用 設(shè)備維修 工程檢查觀測(cè) 安全生產(chǎn)等管理類檔案按年度歸檔 重要檔案隨時(shí)整理歸檔 做到每項(xiàng)工作完成后都有完整 準(zhǔn)確 成套的文件資料 58 2 必須真實(shí)記錄和準(zhǔn)確反映工程建設(shè) 管理全過(guò)程的實(shí)際情況 圖物相符 技術(shù)數(shù)據(jù)可靠 簽字手續(xù)齊備 3 文件字跡材料及載體質(zhì)量應(yīng)符合檔案管理要求 4 外文資料應(yīng)將題名 卷內(nèi)章節(jié) 目錄譯成中文 與原文一起歸檔 59 5 檔案的移交凡歸檔資料要編制移交目錄 或清單冊(cè) 一式兩份 向檔案室移交時(shí)必須在移交單上雙方簽字 然后蓋章 雙方各留一份 60 6 檔案目錄及檢索 1 編制檔案案卷目錄 案卷號(hào) 案卷題名 起止日期 卷內(nèi)文件張數(shù) 保管期限等 2 配備檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 全部案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄錄入檔案管理應(yīng)用系統(tǒng) 3 編制全引目錄 案卷號(hào) 卷內(nèi)文件目錄 61 第五工程技術(shù)資料保管 62 一 工程技術(shù)檔案應(yīng)放置在專門的檔案柜內(nèi) 設(shè)立專門檔案室 由專人管 實(shí)行辦公 閱檔 檔案室三分開(kāi) 二 應(yīng)建立健全技術(shù)檔案管理制度 如 檔案管理責(zé)任網(wǎng)絡(luò)圖 檔案管理制度 借閱制度 檔案管理員崗位制度 技術(shù)資料存檔制度等 三 檔案室設(shè)施齊全 如 溫濕度計(jì) 抽濕機(jī)加濕器 空調(diào)以便控制檔案室內(nèi)濕度 相對(duì)濕度控制在45 60 溫度 14 24 為宜 日溫度變化上下不宜超過(guò)2 室內(nèi)溫濕度宜定時(shí)測(cè)記 一般每天兩次 并根據(jù)溫濕度變化進(jìn)行調(diào)節(jié) 63 四 檔案室應(yīng)配備適合檔案用的消防器材 定期檢查電器線路 嚴(yán)禁明火裝置和使用電爐及存放易燃易爆物品 五 檔案保管要求防霉 防蛀定期進(jìn)行檢查 檔案柜內(nèi)應(yīng)放置防蟲(chóng)蛀劑以保持驅(qū)蟲(chóng)效果 注意檢查藥效 過(guò)期的藥品要及時(shí)更換 檔案室應(yīng)選擇干燥天氣 經(jīng)常打開(kāi)檔案柜通風(fēng) 給檔案定期除塵以防霉菌滋生 六 檔案柜櫥架與墻壁保持一定的距離 一般柜背與墻不小于10厘米 柜側(cè)間距不小于60厘米 成行垂直于有窗的墻面擺設(shè) 掛窗簾防強(qiáng)光 64 七 檔案的排列要合理有序 從門入口處面對(duì)柜架