course introduction(1).ppt

BusinessCorrespondence BusinessCorrespondence 陸春平Lucp anna 經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院國(guó)際經(jīng)濟(jì)與貿(mào)易系 LectureOneCourseIntroduction BusinessLetterWriting 1 CourseIntroduction WhatisBusinessCorrespondence 商務(wù)函電 是一門將英語(yǔ)與外貿(mào)業(yè)務(wù)相結(jié)合的課程 教學(xué)對(duì)象為已具有一定的英語(yǔ)水平 translation writing reading etc 和一定的國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)知識(shí)的商務(wù)英語(yǔ)或國(guó)際經(jīng)貿(mào)專業(yè)的高年級(jí)學(xué)生 practice oriented CourseIntroduction Whattolearn Contents tableofcontents 本課程主要學(xué)習(xí)信例 大量學(xué)習(xí)外貿(mào)實(shí)務(wù)基本環(huán)節(jié)中有代表性的信例 翻譯 撰寫符合規(guī)范的各種英語(yǔ)函電 外貿(mào)實(shí)務(wù)基本環(huán)節(jié)有 建立業(yè)務(wù)關(guān)系 詢盤 報(bào)盤和報(bào)價(jià) 還盤 訂單 履行訂單 保險(xiǎn) 包裝和運(yùn)輸 信用證的修改和展期 索賠和解決索賠等 CourseIntroduction Howtolearn 熟悉文體特征 linguisticforms linguisticfeatures 7 c s lexicalfeatures了解貿(mào)易環(huán)節(jié) businesscycles FlowChart 掌握學(xué)習(xí)方法學(xué)習(xí) 模仿樣式歸納 誦記句式操練 撰寫形式 Lexicalfeatures 普通詞語(yǔ)專業(yè)化offer document cover line good etc 外貿(mào)函電專業(yè)詞語(yǔ) 習(xí)語(yǔ) 慣用語(yǔ) Forone sfile inone sfavor etc 縮略語(yǔ)Tradeterms paymentterms others 古體語(yǔ)Herewith thereby therein Disciplines BepunctualTurnyourmobilephonesilentBeattentive activePreview ReviewGrading Therewillbeafinaltermtestwhichwillhaveaweightof70 therest30 willbegivenaccordingtoyourattendance classperformance homeworkandpresentation etc BusinessLetterWriting 1 ObjectivesWarming upQuestionsLayoutofaBusinessLetterFormatofaBusinessLetterAddressingtheenvelopeE mailExercises Objectives Uponcompletionofthisunit youshould befamiliarwiththelayoutsofbusinessletters knowtheformatsofbusinessletters knowhowtoaddresstheenvelope Return Warming upQuestions ListsomemeansofcommunicationyouknowDoesbusinessletterwritingdifferfromothertypesofwriting WhatisthestructureofanEnglishletter Meansofcommunication TelephoneFaxE mailLetterTelegraphTelex Return Writingtechnicalwriting business plainEnglish creativewriting novels poems literary generalwriting diary note Return SevenBasicParts 信頭letterHead日期Date封內(nèi)地址InsideAddress稱呼Salutation正文Body結(jié)尾敬語(yǔ)ComplimentaryClose簽名Signature Return Layout LayoutofaBusinessLetter 1 letterHead2 Date3 InsideAddress4 Salutation5 Body6 ComplimentaryClose7 Signature 8 參考號(hào)Ref No 9 經(jīng)辦人AttentionLine 10 事由Subject 11 附件Enclosure 12 抄送CarbonCopy 13 又及Postscript Return LayoutofaBusinessLetter Letterhead Letter head Heading 信頭Generally aletterheadwillincludethecompanylogo company sname address telephonenumber faxnumberandemailaddress andthewebaddressifavailable 含義 是寫信人的名稱和地址 以及電話 傳真號(hào)碼 電子郵箱 網(wǎng)址及經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)等 位置 一般商號(hào)都有已經(jīng)印制好的信頭 若沒(méi)有 應(yīng)將其打印在信箋的正上方或右上方 要求 先寫公司名稱 再寫公司地址 地址應(yīng)按從小到大的順序?qū)?e g SendaShoesCompany82JianGuoStreetDongchengDistrictBeijing100006 China Return LayoutofaBusinessLetter Date Dateline 日期 含義 是寫信的時(shí)間 包括年 月 日 位置 日期通常位于 letterhead 下 要求 書寫日期應(yīng)注意 a 年份必須全部寫出 不可用06代替2006 b 月份要用英文寫全 也可采用普遍公認(rèn)的簡(jiǎn)寫 如Jan January c 日期可用序數(shù)詞 1st 2nd 3rd 也可用基數(shù)詞 d 年份前須加逗號(hào) 日期和月份間空格 e g 5thSeptember 2006 BritishEnglish September5 2006 AmericanEnglish ChinesewayAmericanwayBritishway 02 01 032002年1月3日2003年2月1日2003年1月2日 Return d 日期切忌全部用數(shù)字來(lái)寫 e g 02 01 03 Return InsideNameandAddress 封內(nèi)名址 含義 是收信人名稱和地址 應(yīng)與信封上收信人的名稱和地址一致 目的是為了便于歸檔處理 位置 一般在 date 下 要求 先寫公司名稱 再寫公司地址 地址按從小到大的順序?qū)?開放式標(biāo)點(diǎn)符號(hào)e g Mr F Lawrence PresidentWholesaleSuppliesCo Ltd 481UniversityAve Toronto2 Canada LayoutofaBusinessLetter LayoutofaBusinessLetter Salutation 稱呼 含義 是發(fā)信人 Addressor 對(duì)收信人 Addressee 的一種稱呼 位置 位于 insidename address 下 要求 DearSirs BritishEnglish Gentlemen AmericanEnglish DearMadam Toalady Note sirs gentlemen都是復(fù)數(shù)形式 首字母要用大寫 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要對(duì)應(yīng) 不要用DearGentlemen ifunsuretowhomyoushouldaddressaletter youshouldusethefollowingsalutation DearSirorMadam Whenaddressingagroupofpeople useoneofthefollowingsalutations LadiesandGentlemen DearSirsorMadams Gentlemen DearSirs ifallthereadersaremale Ladies DearMadams ifallthereadersarefemale Dear isfreelyusedinEnglish Return LayoutofaBusinessLetter BodyoftheLetter 信的正文 含義 是信的主體 是最重要的部分 位置 在 salutation 下 要求 信的正文最好劃分為2 3個(gè)自然段 每段僅圍繞一個(gè)話題展開 一般可以這樣安排 Paragraph1 Take you intotheletter 以抓住讀者注意的信息開頭 或提及讀者的需求或興趣 或提出上一封信函開頭 以 you 來(lái)陳述信文內(nèi)容 Paragraph2 Take you and we intotheletter 談及我們的疑問(wèn)以及我們能夠提供的信息和服務(wù) Paragraph3 Expressyourhope 在信的末尾談及我們希望收信人采取的行動(dòng)或考慮的事情 或我們想要的結(jié)果 Return LayoutofaBusinessLetter ComplimentaryClose 結(jié)尾敬語(yǔ) 含義 用來(lái)禮貌地結(jié)束書信的一種表達(dá)方式 可理解為 謹(jǐn)上 敬啟 位置 打印在 body 后 要求 通常和 salutation 相呼應(yīng)DearSirs Yoursfaithfully Faithfullyyours Gentlemen Yourstruly Trulyyours Note 只有第一個(gè)單詞的第一個(gè)首字母需要大寫 稱呼與結(jié)尾敬語(yǔ)的對(duì)應(yīng)關(guān)系 Return LayoutofaBusinessLetter Company sname 7 Signature簽名e g ELECTRONICSLTD HaroldJonesHaroldJonesmanager YoursignatureTypedsignature jobtitle Note 7個(gè)主要部分之間最好空出1 2行 Letterhead Date InsideName Address Salutation Body 段首無(wú)縮進(jìn) ComplimentaryClose signature Letterhead Date InsideName Address Salutation Body 段首有縮進(jìn) ComplimentaryClose signature Return Referenceline 8 ReferenceNumber 存檔編號(hào) 參考號(hào)碼 含義 存檔編號(hào)有助于寫信人存檔 也便于寫信人或收信人將該信與以往的信件聯(lián)系起來(lái) 寫法 e g YourReferenceNo ICBCSH06001OurReferenceNo CMBWH06003 位置 在 letterhead 和 date 之間 與日期有關(guān) 在日期之上 Return Attentionline 9 AttentionLine particularaddress 致收信人 含義 表示寫信人希望信件到達(dá)公司時(shí)能夠被直接交給某個(gè)人或者部門處理 寫法 e g Attention ImportDept FortheAttentionoftheSalesManager Note Attention canbeshortfor Atten 位置 在 insidename address 和 salutation 之間 實(shí)際上 它是封內(nèi)名址的一部分 Return 與封內(nèi)名址有關(guān) 在其之下 10 SubjectHeading subjectline caption 事由 含義 是對(duì)信文內(nèi)容的簡(jiǎn)要的提示性說(shuō)明 可以被看成是信的正文的一部分 目的是使讀者對(duì)信的基本內(nèi)容一目了然 寫法 e g Re YourOrderNo 123 位置 在 salutation 和 body 之間Note Oneletteronesubject Subjectline Return 與信文有關(guān) 在信文之上 11 Enclosure 附件 含義 信封里除信函本身外還有的東西 寫法 e g Enclosure ProformaInvoiceEncl Asstated附件如文Enc 21Pricelist1Catalogue 位置 在 referencenotation 與 carboncopy 之間 Enclosure Return Carboncopynotation Return 12 CarbonCopyNotation 抄送 含義 告知對(duì)方信文抄送給的第三者 寫法 cc orCC theBankofChinaXerox 影印件 ABCTradingCorporation 位置 在 enclosure 與 postscript 之間 靠左 postscript Return 13 Postscript 附言 含義 對(duì)信文追加的簡(jiǎn)短信息 寫法 P S Thecataloguewillbesenttoyoutomorrow 位置 信的最末 靠左 FormatofaBusinessLetter 一縮行式 Indentedformat 封內(nèi)地址和其他 如信頭及簽名等 需要分行的地方的后一行 都比前一行縮進(jìn)二格或三格 信的正文 每一段的開始一行都縮進(jìn)若干格 FormatofaBusinessLetter 二平頭式 Blockformat 每一行都是從左邊開始取齊 成一垂直線 FormatofaBusinessLetter 三混合式 Semi blockedformat 前兩種格式的混合體 作者的地址 信的正文部分采用平頭式 日期 結(jié)尾敬語(yǔ)及簽名采用縮行式 Return AddressingtheEnvelope Return 縮格式舉例 寫信人名稱地址 收信人名稱地址 逐行右縮 齊頭式舉例 寫信人名稱地址 收信人名稱地址 左端對(duì)齊 Return ElectronicMail ElectronicMail Whenwritingane mail youcanusethesamewritingtechniquesyouwoulduseforaletter YoushouldnotuseaninsideaddresssincetheformatisamemorandumwithTO FROM DATE andSUBJECT alreadystated Sowebeginwithsalutationwhenwritinge mails ElectronicMail Theelectronicmailboxshouldbecheckedatleastonceadayandresponsesshouldbeprompt preferablywithin24hours RemembertofillintheSUBJECToryourmailmaybedeletedasajunkmail Return Exercises FillintheblankswiththepartstheyrepresentMatchthefollowingwordswiththeirChinesemeaningsTranslatethefollowingjobtitlesWriteouttheentirewordsoftheabbreviationsofstreetaddressesArrangethefollowingintheproperformofaletter Return Exercises 1 信頭letterHead2 日期Date3 封內(nèi)地址InsideAddress4 稱呼Salutation5 正文Body6 結(jié)尾敬語(yǔ)ComplimentaryClose7 簽名Signature8 事由Subject9 附件Enclosurea參考號(hào)Ref No b經(jīng)辦人AttentionLinec抄送CarbonCopy Return Exercises 1 ByAirmailA親收2 ExpressDeliveryB急件3 Registered RecordedC密件4 UrgentD快件5 ConfidentialE私人信件6 PersonalF掛號(hào)7 PrivateG航空 1 G2 D3 F4 B5 C6 A7 E Translatethefollowingjobtitles 副總經(jīng)理2 銷售代表3 銷售員4 總經(jīng)理5 廠長(zhǎng)6 采購(gòu)人員 DeputyGeneralManager2 SalesRepresentative3 Salesperson4 GeneralManager President5 Plant FactoryManager6 Purchasingstaff Translatethefollowingjobtitles 7 RegionalManager8 SalesManager9 Clerk Receptionist10 CEO ChiefExecutiveOfficer 11 BoardofDirectors