如何做好一名助理(或內(nèi)勤).doc

八、客戶或者朋友等介紹的禮儀 ? 作為助理，上級(jí)經(jīng)常會(huì)接見(jiàn)一些客戶或朋友，作為上級(jí)的助理協(xié)助接見(jiàn)是很正常的事情，所以需要注意介紹時(shí)的禮儀： * 先介紹位卑者給位尊者： * 年輕的給年長(zhǎng)的 ? * 自己公司的同事給別家公司的同事 ? * 低級(jí)主管給高級(jí)主管 * 公司同事給客戶 ? * 非官方人事給官方人士 ? * 本國(guó)同事給外國(guó)同事 九、交換名片的禮儀 ? 作為助理，陪同上級(jí)會(huì)見(jiàn)一些客戶或朋友，這是很正常的事情，所以需要注意交換名片時(shí)的禮儀： * 如果是坐著，盡可能起身接受對(duì)方遞來(lái)的名片 ? * 輩份較低者，率先以右手遞出個(gè)人的名片 ? * 到別處拜訪時(shí)，經(jīng)上司介紹后，再遞出名片 ? * 接受名片時(shí)，應(yīng)以雙手去接，并確定其姓名和職務(wù) ? * 接受名片后，不宜隨手置于某個(gè)地方 * 經(jīng)常檢查皮夾 ? * 不可遞出污舊或皺折的名片 ? * 男士名片夾或皮夾置于西裝內(nèi)袋，避免由褲子后方的口袋掏出 ? * 盡量避免在對(duì)方的名片上書(shū)寫(xiě)不相關(guān)的東西 ? * 不要無(wú)意識(shí)地玩弄對(duì)方的名片 * 上司在時(shí)不要先遞交名片，要等上司遞上名片后才能遞上自己 的名片 十、端送茶水的禮儀 ? 作為助理，上級(jí)經(jīng)常會(huì)見(jiàn)一些客戶或朋友，端送茶水也是工作的一部分，所以需要送茶水的禮儀： 步驟1 準(zhǔn)備好器具 步驟將茶水等用品放在托盤(pán)上 步驟先將托盤(pán)放在桌上再端送給客人 步驟奉茶水時(shí)客人優(yōu)先 步驟留意奉茶水的動(dòng)作 步驟拿起托盤(pán)退出會(huì)客室 如果沒(méi)有托盤(pán)，則用雙手端起茶水。給客戶倒水要倒七分水，不能太滿溢出來(lái)也不能太少看著不夠喝。紙杯要用新的一次性杯子；來(lái)訪者已進(jìn)入上級(jí)辦公室的，則進(jìn)入辦公室前一定要敲門(mén)。進(jìn)去后雙手端著杯子 ，（注意，手要握低一點(diǎn)，不能碰到杯口，這樣客戶會(huì)感覺(jué)您很注意衛(wèi)生），然后走到客戶身邊稍微彎腰把水放在其旁邊，放的時(shí)候也要兩手放下，然后輕輕地轉(zhuǎn)身出來(lái)帶上門(mén)即可。 故事分享： 一個(gè)上了年紀(jì)的木匠準(zhǔn)備退休了。 他告訴雇主，他不想再蓋房子了， 想和他的老伴過(guò)一種更加悠閑的生活。 他雖然很留戀那份報(bào)酬，但他該退休了?？墒?，木匠的心思已經(jīng)不在干活上了， 不僅手藝退步， 而且還偷工減料。 ? 木匠完工后，雇主來(lái)了。 他拍拍木匠的肩膀，誠(chéng)懇地說(shuō)： 房子歸你了，這是我送給你的禮物。 木匠感到十分震驚： 太丟人了呀 要是他知道他是在為自己建房子，他干活兒的方式 就會(huì)完全不同了。 你就是那個(gè)木匠！ 每天你釘一顆釘子，放一塊木板，壘一面墻， 但往往沒(méi)有竭心全力。 終于，你吃驚地發(fā)現(xiàn)， 你將不得不住在自己建的房子里。 如果可以重來(lái) 但你無(wú)法回頭 人生就是一項(xiàng)自己做的工程， 我們今天做事的態(tài)度 決定了明天住的房子 感恩惜福 祝各位親愛(ài)的家人在合才王國(guó)的這個(gè)平臺(tái)上 心 想 事 成！ 愿天下最美好的事情都發(fā)生在你和你的家人身上! * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * 一、助理的定義： 助理既聯(lián)系上下，又協(xié)調(diào)左右，既是政務(wù)的參謀，又是事務(wù)的“主管”，是上下級(jí)、部門(mén)/中心之間的紐帶。助理應(yīng)認(rèn)識(shí)到自己所處的地位和所應(yīng)發(fā)揮的重要作用，愛(ài)崗敬業(yè)，盡職盡責(zé)地履行自己的職責(zé)，富有成效地做好工作。 二、助理的分類（根據(jù)崗位級(jí)別來(lái)分）： 1、董事長(zhǎng)助理 12、商務(wù)助理 2、總經(jīng)理助理 13、執(zhí)行總監(jiān)助理 3、行政助理 14、策劃助理 4、銷售助理 15、美工助理 5、項(xiàng)目助理 16、咨詢助理 6、財(cái)務(wù)助理 17、運(yùn)營(yíng)總監(jiān)助理 7、人事助理 18、生產(chǎn)助理 8、采購(gòu)助理 19、設(shè)計(jì)師助理 9、經(jīng)理助理 20、培訓(xùn)助理 10、市場(chǎng)助理 等等 11、產(chǎn)品助理 在現(xiàn)實(shí)生活中平時(shí)接觸比較多的助理職位有：董事長(zhǎng)助理、總經(jīng)理助理、經(jīng)理助理、行政助理、人事助理、項(xiàng)目助理等等崗位 三、做一名好助理，主要應(yīng)在以下8個(gè)方面努力： （一）要認(rèn)清自己，處事有原則 找不準(zhǔn)位置，也就找不準(zhǔn)工作的立足點(diǎn)、切入點(diǎn)、著力點(diǎn)，工作起來(lái)也就找不著“感覺(jué)”。助理圍繞著中心工作，上協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，下聯(lián)系員工及部門(mén)，在處理事情過(guò)程中，把握好工作分寸，管理不巨細(xì)，參謀不決斷，助手不攬權(quán)，不越權(quán)，不越位，不缺位，工作要到位。 另外，助理對(duì)于工作崗位上的事情，要有自己的立場(chǎng)，不能隨波逐流。 舉例 ；比如以前我在營(yíng)銷中心擔(dān)任內(nèi)勤時(shí)（其實(shí)換種說(shuō)法也叫銷售助理），是一個(gè)服務(wù)的角色，同時(shí)也是一個(gè)管理者的身份。當(dāng)時(shí)定下了一個(gè)請(qǐng)假制度，制度中說(shuō)如果需要請(qǐng)假，提前一天在ORT登記，并告知直接上級(jí)審核，審核通過(guò)后最后由營(yíng)銷內(nèi)勤批準(zhǔn)。但結(jié)果員工直接同直接上級(jí)請(qǐng)假，而未告知營(yíng)銷內(nèi)勤，事后也沒(méi)采取措施來(lái)處理。結(jié)果導(dǎo)致這種想象越來(lái)越嚴(yán)重。 通過(guò)此事件說(shuō)明了，全力協(xié)助制度的執(zhí)行落地，如果有人違法了這個(gè)制定，就按照規(guī)定處理，并把處理結(jié)果通告全部門(mén)，讓其他員工以此為鑒！ （二）要耳聰目明，作好參謀工作 從大的方面說(shuō)，當(dāng)助手重要的在于搞好信息、決策、督查服務(wù)。及時(shí)地捕捉信息，準(zhǔn)確地搞好反饋，積極地當(dāng)好決策參謀。不僅要善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，還要認(rèn)真分析問(wèn)題，給領(lǐng)導(dǎo)解決問(wèn)題提供決策參考。領(lǐng)導(dǎo)一旦采納決策意見(jiàn)，還要制訂決策備選方案。備選方案不能只是一種，要有多種方案，以便優(yōu)中選優(yōu)，“拍板定案”。決策制定后要采取得力措施抓落實(shí)，并及時(shí)搞好督促檢查，搞好落實(shí)情況反饋。 這點(diǎn)非常重要，也是提升自我的好機(jī)會(huì)。在做營(yíng)銷內(nèi)勤工作時(shí)，我除了把事務(wù)性工作做好，同時(shí)也是高管及整個(gè)團(tuán)隊(duì)的眼睛、嘴巴、耳朵等，一定要做到耳聽(tīng)八方，眼觀四路，了解團(tuán)隊(duì)人員的現(xiàn)狀。 比如：1）當(dāng)發(fā)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)中有人業(yè)績(jī)不理想時(shí)，可以找他們談心，了解情況，盡自己 的一份力量，同時(shí)把信息及你的建議想法一起及時(shí)反饋給他的直接上級(jí)，以便上級(jí)能更好的支持。 2）如果有了解到團(tuán)隊(duì)成員中發(fā)生喜事或者喪事，一定要及時(shí)問(wèn)候，告知相應(yīng)上級(jí)表示祝福和問(wèn)候，體現(xiàn)出合才“家”的文化。另外，如果這件事情有涉及到其他部門(mén)，那第一時(shí)間反饋到相應(yīng)的對(duì)接人，以便接下來(lái)的工作順利進(jìn)行。（例：合才的福利：婚事、喪事、生育等） 3）假如現(xiàn)有個(gè)客戶C報(bào)名參加了某個(gè)課程，突然發(fā)現(xiàn)此客戶C是銷售人員A 和銷售人員B都在跟進(jìn)的，作為營(yíng)銷內(nèi)勤怎么處理這件事情？ 方法：先了情況，然后再最初決策；了解情況時(shí)，分別找A和B單獨(dú)分開(kāi)談話 （切記不能一起談話），了解到如果確實(shí)是A和B同時(shí)在跟進(jìn)的事情，處理一： 協(xié)商一起跟進(jìn)，根據(jù)合才營(yíng)銷中心的分配機(jī)制，落實(shí)好分配的比例，達(dá)成一致； 如果此方法不成，那就處理二：客服CRM系統(tǒng)查詢，客戶記錄的最初跟進(jìn)人。 （所以平時(shí)每月定好時(shí)間點(diǎn)上交跟進(jìn)的客戶，錄入到CRM系統(tǒng)，一是成為公司資源， 二是提供查詢客戶的依據(jù)。） 解決問(wèn)題的思路： 1） 發(fā)現(xiàn)問(wèn)題-分析問(wèn)題-解決問(wèn)題 2）發(fā)現(xiàn)問(wèn)題-分析問(wèn)題-解決問(wèn)題-預(yù)防問(wèn)題 3）發(fā)現(xiàn)問(wèn)題-清楚目標(biāo)-效果導(dǎo)向-原因分析-解決方法-行動(dòng)計(jì)劃-總結(jié)、預(yù)防 方法3是目前教練經(jīng)常用的方法；過(guò)去是基于過(guò)去看未來(lái)，我們是要基于未來(lái)看過(guò)去。 效果導(dǎo)向是這個(gè)問(wèn)題解決后給我們帶來(lái)的意義和好處。最后，重點(diǎn)是要解決問(wèn)題的行動(dòng)計(jì)劃，要落實(shí)到位！ （三） 要善于長(zhǎng)袖善舞，作好各部門(mén)之間的“潤(rùn)滑油” 首先要協(xié)調(diào)好上下的關(guān)系。對(duì)上：要尊重而不盲從，服務(wù)而不奴婢，更不能違背原則盲從領(lǐng)導(dǎo)。陳云同志說(shuō)，要“不唯書(shū)，不唯上，要唯實(shí)?！痹趯?shí)際工作中，不看領(lǐng)導(dǎo)眼色是不可能的，但要有分寸，要堅(jiān)持原則，按章辦事，不能惟命是從。待下：以禮，以誠(chéng)，以情。不要盛氣凌人，不搞瞎指揮、亂指揮，不欺下瞞上。再是協(xié)調(diào)好內(nèi)外關(guān)系，外求支持協(xié)作，內(nèi)求團(tuán)結(jié)向上。 對(duì)于上級(jí)交代的事情需注意的：（不管是助理還是其他崗位的都適用） 1、去上級(jí)辦公室，隨時(shí)帶上記錄本和筆，且記錄本要大氣； 2、對(duì)于上級(jí)交代的事情，要重復(fù)一次，確認(rèn)你理解的意思是否與上級(jí)一致； 3、在交代事情過(guò)程中，不管事情的對(duì)與錯(cuò)，先聽(tīng)從領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)的；說(shuō)完后，如果有什么地方，你覺(jué)得有一些有利的意見(jiàn)，尊重上級(jí)然后表達(dá)下你的意見(jiàn)。因?yàn)橛袝r(shí)上級(jí)可能考慮問(wèn)題的出發(fā)點(diǎn)和你所想的有出入的； 4、對(duì)于交代的事情，在匯報(bào)時(shí)，一定要匯報(bào)結(jié)果，然后有需要的話再匯報(bào)一些細(xì)節(jié)； 5、在處理領(lǐng)導(dǎo)交代的事情中，不要等事情全部結(jié)束后才匯報(bào)，在進(jìn)行中過(guò)程也需要匯報(bào)，如果在過(guò)程中有需要幫助的，或者難點(diǎn)及時(shí)提出來(lái)，以便得到更好的解決方案； 對(duì)與部門(mén)與部門(mén)的溝通：（核心-信息傳遞的快、準(zhǔn)；部門(mén)之間的和諧） 1）先弄清楚，這個(gè)事情找哪個(gè)部門(mén)，找部門(mén)的哪個(gè)人。事情一定要找準(zhǔn)部門(mén)，找準(zhǔn)人；目的一是提高工作效率；二是避免部門(mén)之間的矛盾； 2）部門(mén)之間的溝通要順暢、及時(shí)；因?yàn)槲覀兪钦麄€(gè)公司部門(mén)與部門(mén)的橋梁，擔(dān)任信息傳遞的重要任務(wù)。 3）如果某件事情之前已與部門(mén)對(duì)接好，又因其原因發(fā)生變化，要第一時(shí)間告知對(duì)接人改變的結(jié)果，以免出現(xiàn)錯(cuò)誤。（此點(diǎn)非常重要：很多時(shí)候在工作中，我們忽略了這點(diǎn)，比如開(kāi)課，原定于6月7號(hào)培訓(xùn)室開(kāi)課，因某些原因改地點(diǎn)了，如果你是此事的負(fù)責(zé)人，如果不告知其他部門(mén)的話，很可出現(xiàn)客戶來(lái)了，沒(méi)找準(zhǔn)地點(diǎn)） 4）部門(mén)與部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)要注意表達(dá)方式，如果表達(dá)不當(dāng)，會(huì)造成部門(mén)之間的誤會(huì)，這是公司上級(jí)不愿看到的現(xiàn)象。 5）如某件事情需要其他其部門(mén)的協(xié)助，在參與之前一定要先征得協(xié)助部門(mén)上級(jí)的同意。（這個(gè)協(xié)調(diào)如果是助理可以談的那就助理去，如果是需要你的上級(jí)去的，那助理就溫馨提醒上級(jí)做這個(gè)動(dòng)作） 6）如果部門(mén)與部門(mén)之間的有些事每月對(duì)接點(diǎn)時(shí)間一樣，那可以整理出一份清單，列好時(shí)間點(diǎn)和事項(xiàng)，給到部門(mén)的對(duì)接人方便工作地開(kāi)展。 （四） 要高效快捷處理有關(guān)事務(wù)