公司公文格式范本.doc

精品文檔XXXX有限公司公文格式指引（試行）1 范圍本指引規(guī)范了標(biāo)準(zhǔn)公文格式和簡化公文格式，明確了公文格式選用的原則，同時也規(guī)范了公文的排版要求。2 公文格式2.1 標(biāo)準(zhǔn)公文格式（詳見附錄A、B）2.1.1標(biāo)準(zhǔn)公文格式一般由眉首、主體、版記三部分組成。公文中涉及的字體除特別標(biāo)明外均采用四號仿宋體，顏色除特別標(biāo)明外均采用黑色，行間距一般以四號仿宋體1.5倍行距為準(zhǔn)。2.1.2公文眉首是指公文首頁紅色橫線及以上部分，包括秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文單位標(biāo)識、發(fā)文字號等內(nèi)容。眉首部分一般占公文首頁的1/4到1/3。2.1.2.1 涉及保密要求的公文，應(yīng)在公文首頁右上角用四號黑體標(biāo)注秘密等級和保密期限。密級按公文重要程度和保密要求，由高到低劃分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級。2.1.2.2 有緊急程度要求的公文，應(yīng)在公文首頁右上角用四號黑體標(biāo)注“特急”或“急件”。如需同時標(biāo)注秘密等級和緊急程度的，秘密等級標(biāo)注在右上角第1行，緊急程度標(biāo)注在右上角第2行。2.1.2.3 發(fā)文單位標(biāo)識由發(fā)文單位全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”組成。發(fā)文單位標(biāo)識一般用小初號華文中宋體或宋體加粗居中排列。多個單位聯(lián)合行文的，主辦單位排列在前。2.1.2.4 發(fā)文字號主要分為公司發(fā)文字號、中心發(fā)文字號兩類。發(fā)文字號包括公司（中心）代字、年份、序號，應(yīng)置于發(fā)文單位標(biāo)識之下、紅色橫線之上，并居中排列。聯(lián)合行文的，一般只需標(biāo)注主辦單位發(fā)文字號。2.1.2.4.1公司發(fā)文字號由公司代字+發(fā)文年份+發(fā)文順序號組成，如“天同海智20161號”。2.1.2.4.2在公文種類、數(shù)量比較多的情況下，可在發(fā)文字號中加上“文種”并按以下規(guī)定執(zhí)行：a）命令（令）、會議紀(jì)要在發(fā)文字號中的文種分別為“令”、“紀(jì)”，如“天同海智令20161號”、“天同海智紀(jì)20161號”。b）報告、請示、函在對外行文中，發(fā)文字號統(tǒng)一沿用“天同海智”，如“天同海智20161號”；公司內(nèi)部行文中采用中心發(fā)文字號，如“天同海智行政20161號”。c）決定、決議、通知、通報在發(fā)文字號中的文種統(tǒng)一采用“通”，如“天同海智通20161號”。2.1.2.4.3中心發(fā)文字號由公司代字+中心代字（+文種）+發(fā)文年份+發(fā)文順序號組成，如“天同海智行政20161號”。2.1.2.5 發(fā)文字號與公文標(biāo)題之間用紅色實線（正紅色，粗細為3磅）相隔。2.1.3公文主體是指對紅色橫線以下至主題詞（不含）之間的各要素，由標(biāo)題、主送單位、正文、附件目錄、發(fā)文單位、簽發(fā)人、成文日期、印章等組成。2.1.3.1 公文標(biāo)題應(yīng)準(zhǔn)確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類，其結(jié)構(gòu)一般包括發(fā)文單位、事由和文種三部分。2.1.3.1.1公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱和轉(zhuǎn)發(fā)文件加書名號外，一般不用標(biāo)點符號；2.1.3.1.2公文標(biāo)題應(yīng)位于紅色橫線下方空1行處用小二號宋體加粗書寫，并居中排列。2.1.3.2 主送單位是指公文的主要受理對象。2.1.3.2.1主送單位應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。若使用規(guī)范化簡稱或統(tǒng)稱的，應(yīng)將主送單位名稱列在版記中的主題詞之下（若需呈報的則在呈報之下）、抄送之上，標(biāo)識方法同抄送。2.1.3.2.2主送單位應(yīng)在標(biāo)題下空1行處，左側(cè)頂格書寫；主送單位名稱后標(biāo)全角冒號。2.1.3.3 公文正文在主送單位名稱下行處，每自然段左空格，回行頂格。數(shù)字、年份、計量單位不能回行。2.1.3.4 公文附件目錄應(yīng)附在正文下空1行處（發(fā)文單位前），左側(cè)空2格標(biāo)識“附件”，后標(biāo)全角冒號和名稱，并注明附件順序和名稱。2.1.3.4.1附件名稱后不加標(biāo)點符號。2.1.3.4.2若有多個附件，則用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)識。2.1.3.4.3附件應(yīng)與主件一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標(biāo)識“附件”，若有多個附件需標(biāo)識序號。2.1.3.5 發(fā)文單位應(yīng)在正文（或附件）下至少空1行靠右側(cè)書寫。當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)盡量采取調(diào)整行距、字距等措施加以解決，務(wù)必使發(fā)文單位、印章與正文同處一頁；不得采用標(biāo)識“此頁無正文”、空白頁加蓋印章等方式解決。2.1.3.6 公司內(nèi)部重要行文中，一般需在發(fā)文字號同一行右空1格簽注簽發(fā)人；命令（令）等下行文一般需在發(fā)文單位正下方、成文日期正上方用手寫體簽注簽發(fā)人。2.1.3.7 發(fā)文單位必須與印章名稱完全相符。2.1.3.8 成文日期應(yīng)以負(fù)責(zé)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。2.1.3.8.1 成文日期應(yīng)在發(fā)文單位（或手寫體簽發(fā)人）正下方用漢字將年、月、日標(biāo)全，“零”寫成“”。2.1.3.8.2 聯(lián)合行文以最后簽發(fā)人的簽發(fā)日期為準(zhǔn)。2.1.3.9 公文應(yīng)當(dāng)加蓋印章。2.1.3.9.1 單一發(fā)文須加蓋印章的，印章應(yīng)當(dāng)用紅色、端正、居中加蓋，采用中套方式，即印章中心線壓在發(fā)文單位、成文日期的正中。2.1.3.9.2 聯(lián)合行文須加蓋印章的，應(yīng)將各發(fā)文單位名稱均勻排列在正文和成文日期之間（有附件的，則在附件目錄和成文日期之間），主辦單位印章在前，會辦單位印章在后，印章之間互不相交或相切。2.1.4 公文版記是指主題詞及以下的各要素，包括主題詞、抄送單位（呈報、抄送）、印發(fā)欄（撰稿、核稿）等部分組成。2.1.4.1 公文應(yīng)當(dāng)在成文日期（或附注）下空行頂格用四號黑體標(biāo)注主題詞，后標(biāo)全角冒號。2.1.4.1.1 主題詞一般由3個詞目組成，先標(biāo)類別詞，中間為關(guān)鍵詞，最后標(biāo)類屬詞：a）類別詞依據(jù)各中心職能確定，主要有項目、產(chǎn)品、營銷、運營、行政、人事、財務(wù)等；b）關(guān)鍵詞可從公文標(biāo)題中選取最關(guān)鍵的1個詞目。c）類屬詞依據(jù)文種確定，主要有命令（令）、決議、決定、通知、通報、報告、請示、批復(fù)、意見、函、紀(jì)要等。2.1.4.1.2主題詞的詞目用四號仿宋體標(biāo)注，各詞目之間空格。詞目后不加標(biāo)點符號。2.1.4.2 抄送單位是指除主送單位外需要執(zhí)行或知曉公文的其他單位。2.1.4.2.1 抄送單位應(yīng)當(dāng)使用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。2.1.4.2.2抄送給上級單位或領(lǐng)導(dǎo)，可寫“呈報”某某；抄送平級、下屬單位，可寫“抄送”某某。2.1.4.2.3抄送單位應(yīng)在主題詞下1行，左空1格標(biāo)識“呈報”或“抄送”，后標(biāo)全角冒號；回行時與冒號后的抄送單位對齊；在最后一個抄送單位后標(biāo)句號。2.1.4.3 印發(fā)欄（撰稿、核稿）在抄送單位下行，左、右頁邊各空1格標(biāo)識。2.1.4.4 主題詞與抄送單位及印發(fā)欄之間用平行細實線（粗細為0.75磅）相隔。2.2 簡化公文格式（附錄C）簡化公文格式一般保留標(biāo)準(zhǔn)公文格式中的公文主體部分，省略標(biāo)準(zhǔn)公文格式中的眉首（保留發(fā)文字號，并將發(fā)文字號移至正文標(biāo)題正下方）、版記（保留抄送單位，不加下劃線）兩部分。2.3 公文格式選用原則2.3.1 對外正式行文中一般采用標(biāo)準(zhǔn)公文格式，并可省略版記。2.3.2 公司內(nèi)部行文中，公文格式按照以下規(guī)定執(zhí)行：a） 命令（令）、決議、決定、通知、通報、意見、會議紀(jì)要采用標(biāo)準(zhǔn)公文格式。b）報告、請示、批復(fù)、函采用簡化公文格式。3 排版、印刷格式3.1 公文用紙一般采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（210mm297mm）。特殊文種用紙可根據(jù)實際需要確定。3.2 公文的各頁在排版時，一般應(yīng)留出相應(yīng)的頁邊距：天頭寬2.5cm、地腳寬2cm、訂口寬2.8cm、翻口寬2cm，裝訂線為0cm，頁眉為1.5cm、頁腳為1.7cm。3.3 頁公文應(yīng)在每頁地腳正中央用阿拉伯?dāng)?shù)字逐頁編出頁碼，頁碼左右各放一條一字線，如“-1-”。3.4 公文應(yīng)在左側(cè)裝訂，保證不掉頁。4 記錄4.1 標(biāo)準(zhǔn)公文格式4.2 簡化公文格式附錄A （規(guī)范性附錄）標(biāo)準(zhǔn)公文格式一 機密（四號黑體，右空2格）特急（四號黑體，右空2格）（空1行，以下空行均以四號仿宋體、行間距為1.5倍為準(zhǔn)）XXXX有限公司文件（發(fā)文單位標(biāo)識一般為紅色小初宋體或華文中宋加粗，字間距縮放70%、加寬5磅，居中；空1行） 天同海智X2016X號（四號仿宋，居中）簽發(fā)人：（右空1格）（紅色橫線，粗細為3磅）（空1行）標(biāo)題（小二號宋體加粗，居中）（空1行）XXXX：（主送單位，頂格）（公文中除特別指明外均采用黑色四號仿宋體）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。（每段開頭空2格）（空1行）附件：1.（段首空2格）2.*公司（至少空1行） XXXX有限公司（右空兩格）二一六年 月 日（空1行）主題詞（四號黑體，頂格）：（四號仿宋體，詞目之間空1格）呈報：（自此以下均為四號仿宋體，段首空1格）抄送：撰稿：核稿：（右側(cè)空1格）附錄B （規(guī)范性附錄）標(biāo)準(zhǔn)公文格式二（簽發(fā)人在發(fā)文單位正下方）機密特急XXXX有限公司文件天同海智X2016X號標(biāo)題（命令/令）XXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX。*公司 XXXX有限公司董事長/總經(jīng)理：XXX