某市建設(shè)電子文件與電子檔要求及管理辦法(PPT 48頁).ppt

昆明市建設(shè)電子文件與電子檔案的歸檔內(nèi)容 要求及管理辦法 一 總則二 術(shù)語三 基本規(guī)定四 電子文件的代碼標識 格式與載體五 建設(shè)電子文件的收集與積累六 建設(shè)電子文件的整理 鑒定與歸檔七 建設(shè)電子檔案的驗收與移交八 建設(shè)電子檔案的技術(shù)要求和質(zhì)量要求九 建設(shè)電子檔案的管理 一 總則 1 0 1為加強我市建設(shè)電子文件的歸檔與管理 建立真實 準確 完整 有效的建設(shè)電子檔案 滿足現(xiàn)代新昆明建設(shè)和數(shù)字化城建檔案館建設(shè)的要求 保障建設(shè)電子文件和電子檔案的安全保管與有效開發(fā)利用 根據(jù) 中華人民共和國檔案法 電子文件歸檔與管理規(guī)范 GB T18894 2002 和 建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范 CJJ T117 2007 制定本辦法 返回目錄 1 0 2本辦法適用于我市建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件的歸檔和管理 1 0 3建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理除執(zhí)行本規(guī)范外 尚應(yīng)執(zhí)行國家現(xiàn)行有關(guān)標準的規(guī)定 二 術(shù)語 2 0 1建設(shè)電子文件在城鄉(xiāng)規(guī)劃 建設(shè)及其管理活動中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成 以數(shù)碼形式存儲于磁帶 磁盤或光盤等載體 依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀 處理 并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件 主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件和建設(shè)工程電子文件兩大類 返回目錄 2 0 2建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件建設(shè)系統(tǒng)各行業(yè) 專業(yè)管理部門 包括城鄉(xiāng)規(guī)劃 城市建設(shè) 村鎮(zhèn)建設(shè) 建筑業(yè) 住宅房地產(chǎn)業(yè) 勘察設(shè)計咨詢業(yè) 市政公用事業(yè)等行政管理部門 以及供水 排水 燃氣 熱力 園林 綠化 市政 公用 市容 環(huán)衛(wèi) 公共客運 規(guī)劃 勘察 設(shè)計 抗震 人防等專業(yè)管理單位 在業(yè)務(wù)管理和業(yè)務(wù)技術(shù)活動中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成的 以數(shù)碼形式存儲于磁帶 磁盤或光盤等載體 依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀 處理 并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的業(yè)務(wù)及技術(shù)文件 2 0 3建設(shè)工程電子文件在工程建設(shè)過程中通過數(shù)字設(shè)備及環(huán)境生成 以數(shù)碼形式存儲于磁帶 磁盤或光盤等載體 依賴計算機等數(shù)字設(shè)備閱讀 處理 并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件 建設(shè)工程電子文件主要包括工程準備階段電子文件 監(jiān)理電子文件 施工電子文件 竣工圖電子文件和竣工驗收電子文件 建設(shè)工程電子文件可簡稱為工程電子文件 2 0 4建設(shè)電子檔案具有參考和利用價值并作為檔案保存的建設(shè)電子文件及相應(yīng)的支持軟件 參數(shù)和其他相關(guān)數(shù)據(jù) 主要包括建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案和建設(shè)工程電子檔案 2 0 5真實性電子文件的內(nèi)容 結(jié)構(gòu)和背景信息等與形成時的原始狀況一致 2 0 6完整性電子文件的內(nèi)容 結(jié)構(gòu) 背景信息 元數(shù)據(jù)等無缺損 2 0 7有效性電子文件的可理解性和可被利用性 包括信息的可識別性 存儲系統(tǒng)的可靠性 載體的完好性和兼容性等 2 0 8元數(shù)據(jù)描述電子文件的背景 內(nèi)容 結(jié)構(gòu)及其整個管理過程的數(shù)據(jù) 2 0 10遷移將源系統(tǒng)中的電子文件向目標系統(tǒng)進行轉(zhuǎn)移存儲的方法與過程 三 基本規(guī)定 3 0 1建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位和建設(shè)工程電子文件形成單位應(yīng)加強對電子文件歸檔的管理 將電子文件的形成 收集 積累 整理和歸檔納入文件管理工作程序 明確責任崗位 指定專人管理 3 0 2建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成單位的檔案部門應(yīng)負責監(jiān)督和指導本單位建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集 整理和歸檔 并按照相關(guān)規(guī)定定期向城建檔案館 或縣市區(qū)城建檔案室 移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案 返回目錄 3 0 3在建設(shè)工程電子文件的整理歸檔與電子檔案的驗收移交中 建設(shè)單位的工作應(yīng)符合下列規(guī)定 1對列入城建檔案館接收范圍的工程 按規(guī)定向城建檔案館移交工程電子檔案 建設(shè)工程電子檔案具體由三個部分組成 建筑 市政 工程電子檔案 綜合管網(wǎng)竣工測量電子檔案 聲像電子檔案 2在建設(shè)工程招標及與勘察 設(shè)計 施工 監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議 合同時 對工程電子文件的套數(shù) 質(zhì)量 移交時間等提出明確要求 3收集和積累工程準備階段 竣工驗收階段形成的電子文件 并進行整理歸檔 4組織 監(jiān)督和檢查勘察 設(shè)計 施工 監(jiān)理等單位工程電子文件的形成 積累和整理歸檔工作 5收集和匯總勘察 設(shè)計 施工 監(jiān)理等單位形成的工程電子檔案 6在組織工程竣工驗收前 提請城建檔案館對工程紙質(zhì)檔案進行預(yù)驗收時 應(yīng)同時提請對工程電子檔案進行預(yù)驗收 3 0 4勘察 設(shè)計 施工 監(jiān)理及測量等單位應(yīng)將本單位形成的工程電子文件整理歸檔后向建設(shè)單位移交 城建檔案館應(yīng)對建設(shè)工程電子文件的整理歸檔工作進行監(jiān)督 檢查 指導和預(yù)驗收 3 0 5對具有永久保存價值的可輸出打印型電子文件 建設(shè)電子文件形成單位必須將其制成紙質(zhì)文件或縮微品等 歸檔時 應(yīng)同時保存文件的電子版本 紙質(zhì)版本或縮微品 并在內(nèi)容 格式 相關(guān)說明及描述上保持一致 且二者之間必須建立關(guān)聯(lián) 3 0 6建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)建立建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng) 實現(xiàn)建設(shè)電子文件自形成到歸檔 保管 利用過程中電子文件及其著錄數(shù)據(jù) 元數(shù)據(jù)的連續(xù)管理 3 0 7建設(shè)電子文件形成單位和建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)采取措施 保證建設(shè)電子文件的真實性 完整性 有效性和安全性 并應(yīng)符合以下規(guī)定 1應(yīng)建立規(guī)范的制度和工作程序并結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)措施 從建設(shè)電子文件形成開始不間斷地對有關(guān)處理操作進行管理登記 保證建設(shè)電子文件的產(chǎn)生 處理過程符合規(guī)范 2應(yīng)采取安全防護技術(shù)措施 保證建設(shè)電子文件的真實性 3應(yīng)建立建設(shè)電子文件完整性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集背景信息和元數(shù)據(jù) 4應(yīng)建立建設(shè)電子文件有效性管理制度并采取相應(yīng)的技術(shù)保證措施 5建設(shè)電子文件的處理和保存應(yīng)符合國家的安全保密規(guī)定 針對自然災(zāi)害 非法訪問 非法操作 病毒等采取與系統(tǒng)安全和保密等級要求相符的防范對策 3 0 8建設(shè)電子文件形成單位與城建檔案館應(yīng)對建設(shè)電子文件加強前端控制 實行全過程的管理與監(jiān)控 保證管理工作的連續(xù)性 3 0 9城建檔案館應(yīng)根據(jù)建設(shè)行業(yè)信息化現(xiàn)狀 及時提出建設(shè)電子文件歸檔的技術(shù)性指導意見 建設(shè)電子文件形成單位據(jù)此明確規(guī)定各類建設(shè)電子文件歸檔的具體要求 保證歸檔質(zhì)量 四 電子文件的代碼標識 格式與載體 4 0 1電子文件的代碼應(yīng)包括稿本代碼和類別代碼 1稿本代碼應(yīng)按表4 0 1 1標識 表4 0 1 1稿本代碼 返回目錄 2類別代碼應(yīng)按表4 0 1 2標識 表4 0 1 2類別代碼 4 0 2格式要求各種不同類別電子文件的存儲應(yīng)采用通用格式 目前昆明市城建檔案館認可的格式有 表4 0 2各類電子文件的通用格式 4 0 3載體要求脫機存儲電子檔案的載體應(yīng)采用一次寫光盤DVD R光盤介質(zhì) 優(yōu)質(zhì)光碟 可擦寫DVD RAM光盤 磁帶 硬磁盤等 移動硬盤 優(yōu)盤 軟磁盤等不宜作為電子檔案長期保存的載體 4 0 4掃描件質(zhì)量要求A4幅面的檔案需要用200DPI分辨率掃描為彩色JPEG文件 并且每張A4幅面掃描件的存儲容量不要超過512KB 大于A4幅面的檔案需要用200DPI分辨率掃描為黑白或灰度的TIFF G4 文件 并且每張超過A4幅面掃描件的存儲容量不要超過2MB 2048KB 五 建設(shè)電子文件的收集與積累 5 1收集積累的范圍5 1 1凡是在城鄉(xiāng)規(guī)劃 建設(shè)及其管理等活動中形成的具有重要憑證 依據(jù)和參考價值的電子文件和數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的收集范圍 5 1 2凡是記錄與工程建設(shè)有關(guān)的重要活動 記載工程建設(shè)主要過程和現(xiàn)狀的具有重要憑證 依據(jù)和參考價值的電子文件和相關(guān)數(shù)據(jù)等都應(yīng)屬于建設(shè)工程電子文件的收集范圍 各類建設(shè)工程電子文件應(yīng)按照城建檔案館標準目錄所列細目收集 竣工圖電子文件按照實際產(chǎn)生收集 返回目錄 5 2收集積累的要求5 2 1建設(shè)電子文件形成單位必須做好電子文件的收集積累工作 5 2 2建設(shè)電子文件的內(nèi)容必須真實 準確 工程電子文件內(nèi)容必須與工程實際相符合 且內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察 設(shè)計 施工 監(jiān)理 測量等方面的技術(shù)規(guī)范 標準和規(guī)程 5 2 3記錄了重要文件的主要修改過程和辦理情況 有參考價值的建設(shè)電子文件的不同稿本均應(yīng)保留 5 2 4凡是屬于收集積累范圍的建設(shè)電子文件 收集積累時均應(yīng)進行登記 填寫建設(shè)電子文件登記表 附錄A 附錄B 5 2 5應(yīng)采取嚴密的安全措施 保證建設(shè)電子文件在形成和處理過程中不被非正常改動 積累過程中更改建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件應(yīng)按規(guī)范要求填寫更改記錄表 附錄C 5 2 6應(yīng)定期備份建設(shè)電子文件 并存儲于能夠脫機保存的載體上 對于多年才能完成的項目 應(yīng)實行分段積累 宜一年拷貝一次 5 2 7對通用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件 應(yīng)同時收集其軟件型號 名稱 版本號和相關(guān)參數(shù)手冊 說明資料等 專用軟件產(chǎn)生的建設(shè)電子文件應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型建設(shè)電子文件 附錄C建設(shè)電子文件更改記錄表 5 2 8對內(nèi)容信息是由多個子電子文件或數(shù)據(jù)鏈接組合而成的建設(shè)電子文件 鏈接的電子文件或數(shù)據(jù)應(yīng)一并歸檔 并保證其可準確還原 當難以保證歸檔建設(shè)電子文件的完整性與穩(wěn)定性時 可采取固化的方式將其轉(zhuǎn)換為一種相對穩(wěn)定的通用文件格式 如JPEG文件格式 5 2 9與建設(shè)電子文件的真實性 完整性 有效性 安全性等有關(guān)的管理控制信息 如電子簽章等 必須與建設(shè)電子文件一同收集 5 2 10對采用統(tǒng)一套用格式的建設(shè)電子文件 在保證能恢復(fù)原格式形態(tài)的情況下 其內(nèi)容信息可不按原格式存儲 5 2 11計算機系統(tǒng)運行和信息處理等過程中涉及與建設(shè)電子文件處理有關(guān)的著錄數(shù)據(jù) 元數(shù)據(jù)等必須與建設(shè)電子文件一同收集 5 3收集積累的程序5 3 1收集積累建設(shè)電子文件 均應(yīng)進行登記 電子文件登記表應(yīng)與電子文件同時保存 5 3 2對已登記的建設(shè)電子文件必須進行初步鑒定 并將鑒定結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng) 5 3 3對經(jīng)過初步鑒定的建設(shè)電子文件應(yīng)進行著錄 并將結(jié)果錄入建設(shè)電子文件歸檔與管理系統(tǒng) 5 3 4對已收集積累的建設(shè)電子文件 應(yīng)按業(yè)務(wù)案件或工程項目來組織存儲 5 3 5對存儲的建設(shè)電子文件的命名 宜由三位阿拉伯數(shù)字或三位阿拉伯數(shù)字加漢字組成 數(shù)字是本文件保管單元內(nèi)電子文件編排順序號 漢字部分則體現(xiàn)本電子文件的內(nèi)容及特征或圖紙的專業(yè)名稱和編號 建設(shè)電子文件保管單元的命名應(yīng)與相應(yīng)的紙質(zhì)文件名稱一致 5 3 6建設(shè)電子文件與相應(yīng)的紙質(zhì)文件應(yīng)建立關(guān)聯(lián) 在內(nèi)容 相關(guān)說明及描述上應(yīng)保持一致 六 建設(shè)電子文件的整理與歸檔 6 1整理6 1 1建設(shè)電子文件的形成單位應(yīng)做好電子文件的整理工作 6 1 2對于建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件 業(yè)務(wù)案件辦理完結(jié)或工程項目完成后 應(yīng)在收集積累的基礎(chǔ)上 對該案件或項目的電子文件進行整理 6 1 3整理應(yīng)遵循建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件或建設(shè)工程電子文件的自然形成規(guī)律 保持案件或項目內(nèi)建設(shè)電子文件間的有機聯(lián)系 便于建設(shè)電子檔案的保管和利用 返回目錄 6 1 4同一個保管單元內(nèi)建設(shè)電子文件的組織和排序可按相應(yīng)的建設(shè)紙質(zhì)文件 標準目錄 整理要求進行 6 1 5建設(shè)電子文件的整理每個項目按文件夾樹型結(jié)構(gòu)組成 項目名稱 案卷題名 文件材料題名 2每個案卷內(nèi)文件的序號編碼為 001 N 3每張光盤必須在刻盤時錄入正確的盤符編號 盤符編號的規(guī)范是 項目名稱每個字的首字字母組合 刻盤當天日期 例如 項目名稱 世紀城 日期為2010年12月1日 則光盤盤符編號為 SJC20101201 注 光盤盤符編號不能超過16個字符 如有超出的情況 請移交檔案人員進行調(diào)整 6 1 6建設(shè)電子文件的分類應(yīng)按照 城建檔案分類大綱 進行 6 1 7建設(shè)電子文件的著錄應(yīng)按照現(xiàn)行國家標準 城建檔案著錄規(guī)范 GB T50323 2001 進行 同時應(yīng)按照保證其真實性 完整性 有效性的要求補充建設(shè)電子文件特有的著錄項目和其他標識信息與數(shù)據(jù) 6 2鑒定6 2 1鑒定工作應(yīng)貫穿于建設(shè)電子文件歸檔與電子檔案管理的全過程 電子文件的鑒定工作 應(yīng)包括對電子文件的真實性 完整性 有效性的鑒定及確定歸檔范圍和劃定保管期限 6 2 2歸檔前 建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照規(guī)定的項目 對建設(shè)電子文件的真實性 完整性和有效性進行鑒定 6 2 3建設(shè)電子文件的歸檔范圍 保管期限應(yīng)按照國家關(guān)于建設(shè)紙質(zhì)文件材料歸檔范圍 保管期限的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行 建設(shè)電子文件元數(shù)據(jù)的保管期限應(yīng)與內(nèi)容信息的保管期限一致 6 3歸檔6 3 1建設(shè)電子文件形成單位應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定把經(jīng)過鑒定合格的電子文件向昆明市城建檔案館歸檔移交 6 3 2建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件的歸檔應(yīng)與相應(yīng)的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理紙質(zhì)或其他載體形式文件同時歸檔 工程電子文件應(yīng)與相應(yīng)的工程紙質(zhì)或其他載體形式的文件同時歸檔 6 3 3建設(shè)電子文件形成單位在歸檔時 應(yīng)按下列步驟進行 將已整理好的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù) 元數(shù)據(jù) 各種管理登記數(shù)據(jù)等分案件 或項目 按要求從原系統(tǒng)中導出 2將導出的建設(shè)電子文件及其著錄數(shù)據(jù) 元數(shù)據(jù) 各種管理登記數(shù)據(jù)等按照要求存儲到耐久性好的載體上 同一案件 或項目 的電子文件及其著錄數(shù)據(jù) 元數(shù)據(jù) 各種管理登記數(shù)據(jù)等必須存儲在同一載體上 3對存儲的建設(shè)電子文件進行檢驗 4在存儲建設(shè)電子文件的載體或裝具上編制封面 同時存儲載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài) 1 裝具封面內(nèi)容的填寫應(yīng)符合附錄D的要求 2 光盤載體封面內(nèi)容的填寫應(yīng)包括工程項目名稱和光盤的盤符號 附錄D建設(shè)電子文件 檔案 載體封面 載體編號 類別 檔號 套別 內(nèi)容 地址 編制單位 編制日期 保管期限 密級 文件格式 軟硬件平臺說明 5歸檔移交時 交接雙方必須辦理歸檔移交手續(xù) 檔案部門必須對歸檔的建設(shè)電子文件進行檢驗 并按照規(guī)范要求 填寫 建設(shè)電子檔案移交 接收登記表 交接雙方負責人必須簽署審核意見 當文件形成單位采用了某些技術(shù)方法保證電子文件的真實性 完整性和有效性時 則應(yīng)把其技術(shù)方法和相關(guān)軟件一同移交給接收單位 6 4檢驗6 4 1建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子文件形成部門在向本單位檔案部門移交電子文件之前 以及本單位檔案部門在接收電子文件之前 均應(yīng)對移交的載體及其技術(shù)環(huán)境進行檢驗 檢驗合格后方可進行交接 6 4 2勘察 設(shè)計 施工 監(jiān)理 測量等單位形成的工程電子檔案應(yīng)由建設(shè)單位進行檢驗 檢驗審查合格后向建設(shè)單位移交 6 4 3在對建設(shè)電子檔案進行檢驗時 應(yīng)重點檢查以下內(nèi)容 1建設(shè)電子檔案的真實性 完整性 有效性 2建設(shè)電子檔案與紙質(zhì)檔案是否一致 是否已建立關(guān)聯(lián) 3載體有無病毒 有無劃痕 4登記表 著錄數(shù)據(jù) 軟件 說明資料等是否齊全 6 5匯總6 5 1建設(shè)單位應(yīng)將勘察 設(shè)計 施工 監(jiān)理 測量等單位移交的工程電子檔案及相關(guān)數(shù)據(jù)與本單位形成的工程前期電子檔案及驗收電子檔案一起按項目進行匯總 并對匯總后的工程電子檔案按本規(guī)范要求進行檢驗 七 建設(shè)電子檔案的驗收與移交 7 1建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案的移交建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案形成單位應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定 定期向城建檔案館移交已歸檔的建設(shè)系統(tǒng)業(yè)務(wù)管理電子檔案 7 2建設(shè)工程電子檔案的驗收與移交7 2 1建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前 提請城建檔案館對工程紙質(zhì)檔案進行預(yù)驗收時 應(yīng)同時提請對工程電子檔案進行預(yù)驗收 7 2 2列入城建檔案館接收范圍的建設(shè)工程 建設(shè)單位向城建檔案館移交工程紙質(zhì)檔案時 應(yīng)當同時移交一套工程電子檔案 一式二份 返回目錄 7 2 3停建 緩建建設(shè)工程的電子檔案 暫由建設(shè)單位保管 7 2 4對改建 擴建和維修工程 建設(shè)單位應(yīng)當組織設(shè)計 施工單位據(jù)實修改 補充 完善原工程電子檔案 對改變的部位 應(yīng)當重新編制工程電子檔案 并和重新編制的工程紙質(zhì)檔案一起向城建檔案館移交 7 3辦理移交手續(xù)7 3 1城建檔案館接收建設(shè)電子檔案時 應(yīng)按照規(guī)范要求對電子檔案再次檢驗 檢驗合格后 將檢驗結(jié)果按照規(guī)范要求 填入 建設(shè)電子檔案移交 接收登記表 附錄E 并填寫電子檔案質(zhì)量保證書 交接雙方簽字 蓋章 7 3 2登記表和保證書應(yīng)一式兩份 移交和接收單位各存一份 電子檔案質(zhì)量保證書我單位本次移交的電子檔案 經(jīng)我單位審核 與移交的紙質(zhì)檔案完全一致 符合電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定 特此保證 檔案內(nèi)容 載體 數(shù)量 單位 公章 審核人 日期 八 建設(shè)電子檔案的技術(shù)要求和質(zhì)量要求 8 1建設(shè)單位應(yīng)指定具有城建檔案工作經(jīng)驗的專職人員做好實體檔案 紙質(zhì)檔案 電子檔案的收集 整理 移交工作 8 2建設(shè)單位到網(wǎng)址為 的昆明市城建檔案館網(wǎng)站 注冊報送賬號并下載報送軟件 8 3以城建檔案館制定的歸檔標準目錄 竣工圖據(jù)實產(chǎn)生 為依據(jù) 紙質(zhì)檔案通過我館審核后 方可進行電子檔案的收集整理 移交工程檔案的單位及個人需保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的一致性 返回目錄 8 4電子檔案的格式 A4幅面的紙質(zhì)檔案掃描件保存為Jpeg格式 大于A4幅面的紙質(zhì)檔案掃描件保存為Tiff格式 項目 案卷 文件 的著錄信息 和案卷目錄 卷內(nèi)目錄采用Excel文件方式組織 以昆明市城建檔案館網(wǎng)絡(luò)報件系統(tǒng)著錄表為標準的EXCEL表格 8 5A4幅面的檔案需要用200DPI分辨率掃描為彩色JPEG文件 并且每張A4幅面掃描件的存儲容量不要超過512KB 8 6大于A4幅面的檔案需要用200DPI分辨率掃描為黑白或灰度的TIFF G4 文件 并且每張超過A4幅面掃描件的存儲容量不要超過2MB 2048KB 8 7移交檔案人員需確保電子文件圖像清晰 完整 無偏斜 無失真 8 8掃描圖像的排列順序與檔案原件一致 8 9對一份文件進行分區(qū)域掃描的 應(yīng)進行圖像拼接處理 拼接后的電子檔案確保與實物檔案一致 九 建設(shè)電子檔案的管理 9 1脫機保管9 1 1建設(shè)電子檔案的保管單位應(yīng)配備必要的計算機及軟 硬件系統(tǒng) 實現(xiàn)建設(shè)電子檔案的在線管理與集成管理 并將建設(shè)電子檔案的轉(zhuǎn)存和遷移結(jié)合起來 定期將在線建設(shè)電子檔案按要求轉(zhuǎn)存為一套脫機保管的建設(shè)電子檔案 以保障建設(shè)電子檔案的安全保存 9 1 2脫機建設(shè)電子檔案 載體 應(yīng)在符合保管條件的環(huán)境中存放 一式3套 一套封存保管 一套異地保存 一套提供利用 返回目錄 9 1 3脫機建設(shè)電子檔案的保管 應(yīng)符合下列條件 1歸檔載體應(yīng)作防寫處理 不得擦 劃 觸摸記錄涂層 2環(huán)境溫度應(yīng)保持在17 20 之間 相對濕度應(yīng)保持在35 45 之間 3存放時應(yīng)注意遠離強磁場 并與有害氣體隔離 4存放地點必須做到防火 防蟲 防鼠 防盜 防塵 防濕 防高溫 防光 5單片載體應(yīng)裝盒 豎立存放 且避免擠壓 9 2有效存儲9 2 1建設(shè)電子檔案保管單位應(yīng)每年對電子檔案讀取 處理設(shè)備的更新情況進行一次檢查登記 設(shè)備環(huán)境更新時應(yīng)確認庫存載體與新設(shè)備的兼容性