直營(yíng)商超系統(tǒng)操作流程.doc

營(yíng)銷中心流程項(xiàng)目：全國(guó)直營(yíng)商超系統(tǒng)操作流程發(fā)行日期：2020-03-03制定部門：K/A部直營(yíng)商超系統(tǒng)操作流程流程目的 規(guī)范公司直營(yíng)商超系統(tǒng)操作 降低操作風(fēng)險(xiǎn)、掌控商超動(dòng)態(tài) 減少環(huán)節(jié)溝通，提高工作效率 維護(hù)區(qū)域市場(chǎng)價(jià)格統(tǒng)一，保證市場(chǎng)良性發(fā)展 全面提升對(duì)直營(yíng)市場(chǎng)的掌控與分析適用范圍本流程適用于營(yíng)銷中心直營(yíng)商超系統(tǒng)操作。適用對(duì)象K/A部經(jīng)理客戶經(jīng)理財(cái) 務(wù) 部K/A業(yè)務(wù)目錄一、 價(jià)格體系管理二、超市訂單、退貨、財(cái)務(wù)入賬流程三、促銷、新品信息提報(bào)過程傳遞流程四、帳款回收、超市費(fèi)用管理五、促銷過程管理六、反饋問題處理流程七、責(zé)任與義務(wù)八、銷售數(shù)據(jù)分析一、價(jià)格體系管理：穩(wěn)定的價(jià)格是廠商雙方持久合作的奠基石，合理穩(wěn)定商超價(jià)格體系會(huì)為我們帶來(lái)充足的訂單、豐厚的產(chǎn)品利潤(rùn)、長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，結(jié)合區(qū)域市場(chǎng)現(xiàn)狀，現(xiàn)制定如下工作要求：1、價(jià)格制定（1）公司直營(yíng)超市的產(chǎn)品供價(jià)須由K/A部與當(dāng)區(qū)業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人共同制定，報(bào)總經(jīng)理審批，財(cái)務(wù)備案執(zhí)行；（2）直營(yíng)超市經(jīng)營(yíng)合作關(guān)系確定后，最終產(chǎn)品價(jià)格單報(bào)財(cái)務(wù)部門備案，由財(cái)務(wù)部門執(zhí)行發(fā)票開具、往來(lái)帳目建立、成本核算等；2、價(jià)格調(diào)整（1）直營(yíng)超市供貨價(jià)格確認(rèn)后，不得隨意更改，變動(dòng)，對(duì)因市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)所導(dǎo)致的價(jià)格變化需由相關(guān)部門審批后報(bào)財(cái)務(wù)部門備案方可執(zhí)行；（2）促銷活動(dòng)產(chǎn)品價(jià)格變化，必須要有已批復(fù)的促銷活動(dòng)執(zhí)行方案作為更改依據(jù)，否則對(duì)因價(jià)格問題而造成的帳目混亂，對(duì)直接責(zé)任人罰款100元/次；3、價(jià)格管控（1）直營(yíng)超市價(jià)格必須按照公司的全國(guó)商超統(tǒng)一價(jià)格指導(dǎo)執(zhí)行，產(chǎn)品供價(jià)、售價(jià)均不得高于或者低于公司所要求的指導(dǎo)價(jià)格；（價(jià)格體系見附表）（2）價(jià)格最終管控以K/A部門信息專員與財(cái)務(wù)部門共同監(jiān)控執(zhí)行，（執(zhí)行依據(jù)為：公司直營(yíng)超市價(jià)格體系）二、超市訂單、退貨、財(cái)務(wù)入賬流程1、超市訂單傳遞流程圖：部門商超K/A部財(cái)務(wù)部經(jīng)銷商崗位K/A信息專員KA業(yè)務(wù)/客戶經(jīng)理會(huì)計(jì)流程圖開始（1）發(fā)出訂單（6）超市送貨（12）對(duì)帳、回款（2）接收整理訂單并對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、需求數(shù)量進(jìn)行分析（4）確認(rèn)最終訂單下達(dá)發(fā)貨通知（8）接收、錄入驗(yàn)收單，接收開票申請(qǐng)單結(jié)束（3）對(duì)價(jià)格差異問題進(jìn)行處理（11）接收稅票（9）對(duì)實(shí)際發(fā)貨與訂單的產(chǎn)品、價(jià)格差異問題溝通處理（12）制定執(zhí)行計(jì)劃（10）審核后開據(jù)稅票，錄入ERP，核算到岸價(jià)，沖抵配送客戶貨款（13）建立臺(tái)帳、往來(lái)帳目（5）訂單確認(rèn)，各區(qū)域配送客戶備貨結(jié)束（7）取得驗(yàn)收單并傳至發(fā)貨信息專員流程說明：編號(hào)負(fù)責(zé)部門/人員任務(wù)說明監(jiān)控要點(diǎn)文檔形式（1）商超發(fā)出訂單商超發(fā)出訂單至青島公司K/A員訂單（2）K/A信息專員接收訂單對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、需求數(shù)量進(jìn)行分析K/A信息專員整理匯總訂單，核對(duì)產(chǎn)品價(jià)格、訂貨需求數(shù)量，對(duì)于有價(jià)格差異的問題反饋到KA業(yè)務(wù)/客戶經(jīng)理處 錄入訂貨數(shù)量準(zhǔn)確 按照緊急程度進(jìn)行分類（例如促銷活動(dòng)的檔期的調(diào)整） 接到訂單同時(shí)，確認(rèn)訂貨品種的公司庫(kù)存 確保價(jià)格合理(促銷價(jià))訂單（3）KA業(yè)務(wù)/客戶經(jīng)理KA業(yè)務(wù)/客戶經(jīng)理對(duì)訂單匯總分析后的SKU數(shù)量、價(jià)格差異問題進(jìn)行溝通處理，并將處理結(jié)果反饋給K/A信息專員 信息反饋及時(shí)、準(zhǔn)確 確保產(chǎn)品價(jià)格的準(zhǔn)確訂單的產(chǎn)品與價(jià)格差異分析（4）K/A信息專員對(duì)于無(wú)差異或者解決差異后的訂單在1小時(shí)之內(nèi)進(jìn)行下達(dá)與傳真至各區(qū)域配送客戶（經(jīng)銷商） 同經(jīng)銷商確認(rèn)訂單的準(zhǔn)確性，確保訂單發(fā)貨時(shí)間、產(chǎn)品、數(shù)量的準(zhǔn)確性 按照緊急程度進(jìn)行分類追蹤（例如促銷活動(dòng)檔期的調(diào)整）訂單（5）經(jīng)銷商接收確認(rèn)訂單，根據(jù)超市定單需求備貨； 確認(rèn)訂單需求產(chǎn)品的數(shù)量、庫(kù)存（6）商超經(jīng)銷商（配送客戶）按照超市要求送貨至各區(qū)域門店 送貨及時(shí) 符合訂單品類及數(shù)量 產(chǎn)品無(wú)破損 無(wú)即期產(chǎn)品 廣宣品攜帶數(shù)量、類別準(zhǔn)確（7）經(jīng)銷商送貨結(jié)束后取得超市確認(rèn)驗(yàn)收單在24小時(shí)之內(nèi)傳至青島公司K/A信息專員 在規(guī)定得時(shí)間對(duì)超市驗(yàn)收單進(jìn)行傳遞 驗(yàn)收單的項(xiàng)目核查（是否有商超收貨部負(fù)責(zé)人簽字、驗(yàn)收日期、驗(yàn)收數(shù)量是否正確）驗(yàn)收單（8）K/A信息專員接收、錄入驗(yàn)收單，建立管理臺(tái)帳； 1、接收、錄入超市驗(yàn)收單，建立管理臺(tái)帳并對(duì)實(shí)際配送產(chǎn)品與訂單產(chǎn)品進(jìn)行差異分析反饋到KA業(yè)務(wù)/客戶經(jīng)理；2、接收開票申請(qǐng)單登記后傳山東公司財(cái)務(wù)部開票，并追蹤開票情況 確認(rèn)商超收貨日期 準(zhǔn)確錄入商超實(shí)際收貨數(shù)量、品種 每周定期匯總，備案待查實(shí)際配送產(chǎn)品與訂單產(chǎn)品差異 核對(duì)促銷檔期的價(jià)格是否準(zhǔn)確 對(duì)產(chǎn)生差異的原因進(jìn)行分析 開票申請(qǐng)單傳遞及時(shí)無(wú)誤 開票申請(qǐng)單登記完整不得有遺漏驗(yàn)收單產(chǎn)品配送與訂單產(chǎn)品的差異分析（9）KA業(yè)務(wù)/客戶經(jīng)理問題溝通處理KA業(yè)務(wù)對(duì)送貨產(chǎn)品差異問題進(jìn)行跟蹤處理分析差異分析（10）會(huì)計(jì)審核、協(xié)助開具稅票，錄入EPR根據(jù)超市驗(yàn)收單開具稅票，錄入ERP系統(tǒng)，按照實(shí)際送貨產(chǎn)品數(shù)量核算到岸價(jià)，在3個(gè)工作日內(nèi)沖抵配送客戶貨款 稅票開具準(zhǔn)確無(wú)誤 2日內(nèi)必須將超市稅票開具，郵寄至超市或者交于業(yè)務(wù)送交至超市 錄入數(shù)據(jù)及時(shí)、準(zhǔn)確無(wú)誤驗(yàn)收單稅票（11）KA業(yè)務(wù)/客戶經(jīng)理接收稅票接收稅票后及時(shí)送交至商超或者郵寄給商超 稅票在2日內(nèi)必須送達(dá)商超 如有退票，須在2日內(nèi)必須郵寄至公司財(cái)務(wù)部門稅票（12）商超對(duì)帳、回款接收稅款并進(jìn)行結(jié)款 查實(shí)稅款、結(jié)款及時(shí)、準(zhǔn)確 如有退票，K/A業(yè)務(wù)或者K/A主管須在2日內(nèi)郵寄至公司（13）會(huì)計(jì)建立臺(tái)帳往來(lái)帳目建立商超銷售臺(tái)帳，備查 及時(shí)、準(zhǔn)確、全面的建立銷售臺(tái)帳 超市扣款費(fèi)用明細(xì)、信息資料及時(shí)反饋到超市系統(tǒng)負(fù)責(zé)人2、直營(yíng)商超退貨流程商超系統(tǒng)退貨操作流程.doc三、促銷、新品信息提報(bào)管理傳遞流程流程圖：部門超市K/A部辦事處經(jīng)銷商供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)部崗位客戶經(jīng)理K/A信息專員區(qū)域K/A業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)流程圖（2）確認(rèn)促銷檔期產(chǎn)品、時(shí)間、價(jià)格、區(qū)域、需求數(shù)量（1）提報(bào)促銷活動(dòng)需求計(jì)劃（3）接收促銷確認(rèn)單，并將促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單的形式發(fā)至各部門；建立全年促銷管理臺(tái)帳（4）接收促銷信息通知，同客戶溝通，準(zhǔn)備庫(kù)存（5）按照促銷通知要求準(zhǔn)備貨品、并按規(guī)定時(shí)間和要求送貨（6）根據(jù)促銷需求計(jì)劃合理安排促銷產(chǎn)品生產(chǎn)、物流及發(fā)貨計(jì)劃；（7）根據(jù)與超市確定的促銷確認(rèn)單 開具在促銷折扣期內(nèi)的發(fā)票；建立全年促銷銷售管理臺(tái)帳；流程說明編號(hào)負(fù)責(zé)部門/人員任務(wù)說明監(jiān)控要點(diǎn)文檔形式1K/A部/客戶經(jīng)理促銷活動(dòng)方案制定促銷檔期產(chǎn)品、時(shí)間、活動(dòng)區(qū)域、 促銷價(jià)格的合理性促銷申請(qǐng)2商超確定促銷檔期時(shí)間、產(chǎn)品、價(jià)格、區(qū)域（1）促銷區(qū)域界定 （2）價(jià)格統(tǒng)一 （3）活動(dòng)方式 （4）陳列形式促銷確認(rèn)單3K/A信息專員（1）接收促銷確認(rèn)單； （2）將促銷通知文本下發(fā)各部門； （3）建立促銷管理臺(tái)帳；（1）準(zhǔn)確按時(shí)地把促銷信息以內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單形式發(fā)至各相關(guān)部門人員； （2）建立促銷超市全年促銷臺(tái)帳；內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單4區(qū)域K/A業(yè)務(wù)（1）接收促銷信息通知；（2）協(xié)調(diào)客戶準(zhǔn)備（1）接收促銷信息準(zhǔn)確 （2）全員認(rèn)同 （3）產(chǎn)品庫(kù)存?zhèn)湄?（4）陳列位置協(xié)調(diào) 促銷確認(rèn)單5經(jīng)銷商（1）預(yù)留安全庫(kù)存； （2）按照要求與標(biāo)準(zhǔn)按時(shí)配送；（1）根據(jù)促銷時(shí)間與數(shù)量需求準(zhǔn)備安全庫(kù)存； （2）按照訂單要求按時(shí)配送至超市門店；訂單6供應(yīng)鏈（1）根據(jù)促銷產(chǎn)品下達(dá)需求計(jì)劃； （2）根據(jù)訂單時(shí)間優(yōu)先安排發(fā)貨計(jì)劃；（1）保證促銷產(chǎn)品的需求數(shù)量，確保產(chǎn)品不斷貨 （2）優(yōu)先安排超市的發(fā)貨計(jì)劃；內(nèi)部聯(lián)系單7財(cái)務(wù)部/會(huì)計(jì)（1）根據(jù)促銷折扣價(jià)格開具發(fā)票； （2）建立促銷產(chǎn)品管理臺(tái)帳；（1）確保發(fā)票的開具與促銷期間的價(jià)格吻合 （2）建立全國(guó)促銷折扣期間的銷售管理臺(tái)帳 （3）促銷產(chǎn)品的盈虧分析；發(fā)票開具管理臺(tái)帳建立四、賬款回收、超市費(fèi)用管理為確保公司的財(cái)產(chǎn)不受損失，維護(hù)公司利益，建立健全公司直營(yíng)商超系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理流程，保證資金、信息鏈的暢通，保障費(fèi)用投入與產(chǎn)出實(shí)現(xiàn)效益最大化、合理化，結(jié)合實(shí)際工作，特對(duì)公司直營(yíng)商超系統(tǒng)賬款回收、超市費(fèi)用作出如下要求：1、超市應(yīng)收帳款安全信用額度（根據(jù)系統(tǒng)超市現(xiàn)狀、連鎖數(shù)量、資信狀況、促銷活動(dòng)安排由財(cái)務(wù)部門與K/A部共同設(shè)立標(biāo)準(zhǔn)）；2、對(duì)于超過信用額度的超市，財(cái)務(wù)部門應(yīng)在第一時(shí)間通知K/A部或者客戶經(jīng)理，進(jìn)行清算、追繳貨款的回收；對(duì)于在次月還不能在結(jié)算期內(nèi)回款的超市予以停貨處理；3、對(duì)于超市費(fèi)用扣款：財(cái)務(wù)部門在接收到超市扣款發(fā)票后，應(yīng)準(zhǔn)確及時(shí)核對(duì)扣款內(nèi)容與類別是否同相同，并將每次的扣款信息反饋給K/A部信息專員或者客戶經(jīng)理；對(duì)于與年度合同（費(fèi)用明細(xì)）不相吻合的費(fèi)用或者沒有扣款依據(jù)的費(fèi)用，要求財(cái)務(wù)部門必須在第一時(shí)間反饋到K/A部或者本系統(tǒng)的客戶經(jīng)理，由其追究費(fèi)用的差異，并解決處理；一般扣款形式：（1）超市年度費(fèi)用扣款執(zhí)行依據(jù)為*超市年度經(jīng)銷合同（合同內(nèi)扣款明細(xì)）；（2）臨時(shí)性促銷活動(dòng)費(fèi)用扣款；4、超市對(duì)帳回款：（1）每月超市對(duì)帳根據(jù)超市合同細(xì)則執(zhí)行，（見超市銷售合同）如超市沒有在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行對(duì)帳回款者，超市系統(tǒng)負(fù)責(zé)人應(yīng)以書面形式經(jīng)超市簽字確認(rèn)后向財(cái)務(wù)部門說明原因與下次對(duì)帳時(shí)間，便于財(cái)務(wù)部門監(jiān)控應(yīng)收帳款管理；（2）每月超市對(duì)帳、回款金額應(yīng)在第一時(shí)間將回款金額、時(shí)間提報(bào)給K/A部或者系統(tǒng)客戶經(jīng)理；五、促銷活動(dòng)執(zhí)行過程管理：目的：提高促銷效率，細(xì)化過程監(jiān)控管理，確保促銷費(fèi)用的投入與使用、銷量最大化。（1）促銷活動(dòng)全員的認(rèn)同與激勵(lì)（經(jīng)銷商、配送司機(jī)、K/A業(yè)務(wù)、理貨員、促銷員）；（2）促銷品、贈(zèng)品、廣宣品、品嘗品物料準(zhǔn)備；（3）促銷產(chǎn)品的陳列方式；（地堆、端架）（4）促銷產(chǎn)品的陳列位置；（陳列位置好壞與銷量比重）（5）促銷價(jià)格；（是否與促銷確認(rèn)單價(jià)格一致，低于或者高于，并及時(shí)反饋到公司K/A部或者該超市系統(tǒng)負(fù)責(zé)人）（6）POP是否到位；（是否符合3.15原則，三秒鐘看完全文，內(nèi)容不超過15字）（7）每日銷量跟蹤分析；（影響銷量的原因）（7）問題跟蹤分析處理；（8）促銷活動(dòng)總結(jié)回顧（促銷的可行性、執(zhí)行力度、是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)、費(fèi)用是否超支、消費(fèi)者反應(yīng)等，評(píng)估活動(dòng)執(zhí)行過程存在的問題、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、彌補(bǔ)差距，改進(jìn)建議）六、反饋問題處理流程流程圖：部門 超市K/A部辦事處經(jīng)銷商供應(yīng)鏈財(cái)務(wù)部崗位客戶經(jīng)理K/A信息專員區(qū)域K/A業(yè)務(wù)會(huì)計(jì)流程圖1、發(fā)現(xiàn)問題：a、價(jià)格差異b、促銷活動(dòng)執(zhí)行時(shí)間差異c、訂單信息（送貨時(shí)間、是否齊全）d、財(cái)務(wù)方面（開票、費(fèi)用扣款等）4、接收價(jià)格更改函，及時(shí)更新系統(tǒng)資料e、退貨（破損、即期）產(chǎn)品處理3、接收處理價(jià)格差異等問題，可直接聯(lián)系商超采購(gòu)負(fù)責(zé)人2、接收、匯總、核實(shí)、提報(bào)、分解問題7、收集匯總庫(kù)存不足產(chǎn)品5、接受處理所負(fù)責(zé)商超的促銷活動(dòng)執(zhí)行的時(shí)間差異問題，嚴(yán)格按照促銷協(xié)議執(zhí)行6、訂單信息a、準(zhǔn)備安全庫(kù)存b、及時(shí)送貨c、收回退貨產(chǎn)品8、協(xié)調(diào)是有款訂單的商超產(chǎn)品優(yōu)先發(fā)貨9、財(cái)務(wù)方面a、及時(shí)開出發(fā)票、b、按時(shí)核銷費(fèi)用、c、給予退貨產(chǎn)品沖帳七、經(jīng)銷商的責(zé)任與義務(wù)為了確保公司直營(yíng)系統(tǒng)產(chǎn)品的正常銷售與推廣，維護(hù)公司與客戶的市場(chǎng)利益，杜絕缺貨、斷貨現(xiàn)象，結(jié)合直營(yíng)系統(tǒng)要求，現(xiàn)對(duì)直營(yíng)系統(tǒng)配送客戶制定如下要求與標(biāo)準(zhǔn)，以明確雙方合作的責(zé)任與義務(wù)：1、庫(kù)存要求（1）直營(yíng)市場(chǎng)（門店）銷售產(chǎn)品最低安全儲(chǔ)量庫(kù)存要求；（2）最低儲(chǔ)量標(biāo)準(zhǔn)：除促銷活動(dòng)產(chǎn)品外，其余產(chǎn)品結(jié)構(gòu)以保證正常銷售5-7天為基本原則，以保持貨物的陳列與銷售，避免缺貨而影響銷售；2、服務(wù)要求（1）按照直營(yíng)商超訂單要求按時(shí)配送相關(guān)產(chǎn)品；（2）確保訂單配送產(chǎn)品無(wú)破損、無(wú)殘次產(chǎn)品送入賣場(chǎng)銷售；（3）確保無(wú)即期、不良產(chǎn)品送入賣場(chǎng)銷售，保障直營(yíng)超市產(chǎn)品的新鮮度；（4）公司直營(yíng)超市優(yōu)先送貨服務(wù)；3、責(zé)任與義務(wù)（1）各區(qū)域配送客戶有義務(wù)及時(shí)向公司反饋價(jià)格、促銷服務(wù)信息；（2）對(duì)于因配送不及時(shí)或者無(wú)最低庫(kù)存保障而導(dǎo)致公司產(chǎn)品在賣場(chǎng)被鎖碼產(chǎn)生的費(fèi)用，由配送客戶（經(jīng)銷商）承擔(dān)開碼的費(fèi)用；（公司生產(chǎn)問題而缺貨除外）（3）