工程技術(shù)檔案管理制度.doc

工程技術(shù)檔案管理制度1.目的：規(guī)范工程資料的編寫、收集、整理、組卷、傳遞、借閱管理，確保滿足工程施工和移交、歸檔要求。2.名詞解釋 各專業(yè)指：鍋爐專業(yè)、汽機專業(yè)、電氣專業(yè)、熱控專業(yè)、焊接專業(yè)。 3.歸口管理和劃分3.1 工程部為項目部工程資料歸口管理部門。 項目部各部門為各自職能范圍內(nèi)的資料管理對口責(zé)任部門，負責(zé)職能范圍內(nèi)的工程資料分階段或竣工時向資料管理人員提交歸檔，由資料管理人員統(tǒng)一向業(yè)主移交和向公司檔案室歸檔。3.2工程資料的存檔劃分：3.2.1工程管理文件資料：1）工程合同、協(xié)議、招投標(biāo)文件、租賃協(xié)議、工程概算結(jié)算、工程定額、索賠資料，歸工程部合同專業(yè)；2）圖象、照片、錄象，歸綜合管理部（工程結(jié)束時歸檔資料管理人員）；3）行政文件，歸綜合管理部；4）工程施工技術(shù)及管理資料（音像資料等除外），歸工程部； 3.3 工程資料管理網(wǎng)絡(luò)和人員網(wǎng)絡(luò) 工程項目中標(biāo)后一個月內(nèi)由項目總工組織，建立項目工程資料管理網(wǎng)絡(luò)（應(yīng)包括各部、室、專業(yè)組、專業(yè)公司等），明確負責(zé)人（負責(zé)人應(yīng)為本現(xiàn)場技術(shù)負責(zé)人）、管理人員和各單位資料管理員。4.文件的編寫文件資料的編寫按以下規(guī)定執(zhí)行（業(yè)主無特殊要求時） 4.1文件的編寫一律采用A4紙張，用激光打印機或噴墨打印機（黑色墨水書寫亦可）的打印件。規(guī)格要求參考作業(yè)指導(dǎo)書標(biāo)準樣式（尺寸及頁邊距）。4.2文件必需采用雙釘裝釘（橫向、豎向均可）裝釘尺寸要求如下：橫向裝釘?shù)?，左?cè)留裝訂線2.5cm，上邊距2.5cm，右邊距、下邊距1.5cm；縱向裝釘?shù)?，上下留?.5cm的距離；釘與紙張的邊緣留出1cm的距離。對復(fù)印件A4紙豎向左側(cè)裝訂線留2.5cm。4.3正文文字一律采用四號宋體、1.5倍行距，標(biāo)題為小三號宋體。凡是正文應(yīng)有頁眉和頁腳，頁眉頁腳均使用五號，頁腳居中設(shè)置。 頁腳使用三位阿拉伯?dāng)?shù)字，從“第001號”開始，卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表及某一文件的附圖無正文的部分，不編寫頁號，但應(yīng)在文件目錄中標(biāo)明總頁數(shù)。4.4文件中附圖的幅面、構(gòu)件代號均應(yīng)符合我國國家或行業(yè)標(biāo)準，圖紙的尺寸一律以毫米為單位。4.5案卷封面宜采用外封面形式，內(nèi)外封面的式樣同作業(yè)指導(dǎo)書封面。4.6檔號：項目代號+分類號+案卷號項目代號：是公司指定的，項目中標(biāo)后由公司檔案室給出。分類號：科技文件材料參考火電施工企業(yè)檔案分類表中6-9大類的有關(guān)規(guī)定，其它部門采用0-5大類的有關(guān)分類規(guī)則。案卷號：即為案卷順序號。移交資料的檔號按業(yè)主要求編制填寫。4.7案卷題名應(yīng)簡明、準確揭示卷內(nèi)項目的名稱、代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱等。4.8編制單位欄填寫卷內(nèi)科技文件材料形成的單位或主要責(zé)任者。4.9編制日期填寫案卷內(nèi)科技文件材料的起止日期。4.10保管期限填寫其劃定的保管期限，將來移交時在資料管理人員管理人員的統(tǒng)一指導(dǎo)下填寫。4.11密級依據(jù)保密規(guī)定填寫(移交時業(yè)主給出，統(tǒng)一填寫)。4.12縮微號和檔案館號由竣工檔案接收單位或部門填寫。4.13卷內(nèi)目錄及卷內(nèi)備考表（各種表格）的格式由資料料室統(tǒng)一提供。4.14竣工移交所使用的卷盒由綜合管理部根據(jù)公司檔案室要求統(tǒng)一購置。4.15編寫受控文件時均應(yīng)標(biāo)明文件編碼。(文件編碼按質(zhì)量部工程質(zhì)量體系文件編碼與受控編號方法進編寫)。5.工程中使用的表格 工程中使用的各種表格包括：質(zhì)保、過程控制、試驗與檢驗、工程管理與技術(shù)管理、有條件發(fā)生的記錄表格。各種表格的使用按以下規(guī)定執(zhí)行：5.1國家、部或局已經(jīng)下發(fā)現(xiàn)成表格（或有要求）的，使用其統(tǒng)一表格。5.2項目部管理制度匯編已給出工程項目管理工作中的表格，這些表格按類別存在專門的數(shù)據(jù)庫中,如需使用可直接提取使用，簽名為手寫。5.3如上述表格不能滿足施工要求，可根據(jù)需要自制表格，經(jīng)專業(yè)部室領(lǐng)導(dǎo)批準(按審批權(quán)限)，方可使用。6.工程資料的收集工程項目的檔案資料，是整個工程項目從醞釀、決策到建設(shè)投產(chǎn)（使用）全過程中形成的文字、圖紙、圖表、計算書、聲像資料等不同形式、不同載體的資料，包括項目的提出、調(diào)查、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)等，項目部有責(zé)任盡量將資料收集齊全 。 6.1工程項目開工后由總工組織編制XX項目部歸檔文件資料目錄。其中應(yīng)至少明確第一批開工項目應(yīng)歸檔的文件資料目錄。 （1） 技術(shù)文件內(nèi)容依據(jù)公司規(guī)定執(zhí)行。各類文件資料的收集策劃應(yīng)以分項或分段工程為單位。 （2）隨工程進展對歸檔文件資料進行補充，待工程圖紙80%或?qū)I(yè)系統(tǒng)圖100%到達項目部后15日內(nèi)，對目錄進行修改，分別報業(yè)主和公司各職能處室，作為正式文件執(zhí)行。 （3）各項資料在單位工程未完時，由劃分的文件收集、整理部門保存，待階段性檢查之后，或單位工程施工結(jié)束，按資料管理人員要求的時間，將資料移交給資料管理人員，正式歸檔。6.2任何單位、部門和人員不管以何種渠道獲得技術(shù)資料，均應(yīng)交資料管理人員登記、備案，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)核準后方可使用。6.3各部門收集的資料除歸檔資料外，還應(yīng)根據(jù)上級單位監(jiān)檢大綱的有關(guān)條款，對其它工程資料進行收集整理。7.工程資料按以下要求進行整理和組卷7.1項目文件資料一般按其專業(yè)、單位工程項目和形成時間先后進行整理組卷。7.2有關(guān)設(shè)備的文件按依據(jù)性材料、設(shè)備開箱驗收、設(shè)備安裝調(diào)試、設(shè)備運行維修、隨機圖樣等排列，隨機圖樣也可單獨組卷。7.3管理性文件按問題、時間或重要程序排列。7.4案卷內(nèi)技術(shù)性文件材料排列要求文字材料在前、圖樣在后。7.5每一單位工程項目的卷內(nèi)文件按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測試(實)驗評定、證明等排列。7.6文件材料組卷時，應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件一起立卷，不得分開。文件材料的排列：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文件在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文件在后；立卷人填寫卷內(nèi)目錄，立卷人和有關(guān)負責(zé)人應(yīng)在卷內(nèi)備考表的簽署欄簽署姓名；卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表格式由資料管理人員統(tǒng)一提供。 7.7卷內(nèi)備考表(各種表格)、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)文件的裝釘尺寸及頁邊距應(yīng)一致。7.8存檔文件材料應(yīng)盡量使用原件，如沒有應(yīng)標(biāo)明原件的存放地點。7.9資料管理人員編制工程管理案卷總目錄及卷內(nèi)目錄，工程部長審核、總工批準。 8. 文件資料的傳遞文件資料的傳遞包括發(fā)放與往來。8.1文件發(fā)放：文件資料在發(fā)放前，發(fā)放部門應(yīng)填寫文件發(fā)放審批表，根據(jù)審批權(quán)限審批文件確定資料發(fā)放的范圍，并建立文件發(fā)放登記表臺帳。從業(yè)主、監(jiān)理方接收領(lǐng)取的文件資料兩小時內(nèi)在網(wǎng)上公布，24小時內(nèi)發(fā)放到使用單位、部門8.2文件往來往來文件指與項目部以外單位的文件往來，一般包括與業(yè)主、監(jiān)理、當(dāng)?shù)卣嘘P(guān)部門、設(shè)計院、設(shè)備廠家、調(diào)試部門、公司等的文件。（1）接收：資料管理人員建立文件接收登記表對接收的文件資料進行登記。任何人無論從何途徑得到的與工程有關(guān)的文件資料，都應(yīng)交到資料管理人員，由資料管理人員組織識別并登記 。對接收的文件資料，資料管理人員根據(jù)審批權(quán)限送交領(lǐng)導(dǎo)審批 。（2）項目部任何部門、任何人向項目部以外單位發(fā)出與項目有關(guān)的文件資料，都應(yīng)根據(jù)審批權(quán)限進行審批，在發(fā)出前在存檔部門進行備案，對反饋信息及時歸檔。 （3）項目部各部門、各專業(yè)公司也應(yīng)建立文件接收登記表。9. 文件、資料審批權(quán)限9.1接受項目經(jīng)理委托，由生產(chǎn)經(jīng)理、商務(wù)經(jīng)理、總工（副總工）發(fā)放（傳閱）審批的范圍：國家、行業(yè)有關(guān)本工程的文件、要求，業(yè)主、監(jiān)理公司文件、會議紀要、工程聯(lián)絡(luò)單（確認有效性和發(fā)放范圍后下發(fā)）、通知等，設(shè)計院文件，設(shè)備圖紙、涉外技術(shù)文件資料，外單位交流信息，業(yè)主委托、工程變更（根據(jù)確定的范圍），公司有關(guān)本工程的文件和要求，項目部有關(guān)工程管理的文件、要求、通知，工程簡報，上報業(yè)主、監(jiān)理、公司的文件和材料，施工組織設(shè)計等。9.2各部門負責(zé)人的審批范圍：本部門分管專業(yè)范圍體系內(nèi)的文件、資料、規(guī)程規(guī)范、標(biāo)準、制度、規(guī)定，本部門編制的管理制度、規(guī)定、辦法、計劃、通知等，本部門所組織的專業(yè)會議紀要、總結(jié)、工作聯(lián)系單，處罰通知等。9.3資料管理人員發(fā)放審批：施工圖紙、圖集，作業(yè)指導(dǎo)書、施工措施（包括監(jiān)理批復(fù)意見），圖紙會審記錄，設(shè)計變更，技術(shù)例會紀要、專業(yè)會議紀要、工程總結(jié)等。10.文件資料的更改和作廢文件處理10.1文件更改由更改提出人或提出部門的負責(zé)人填寫文件更改審批單，重要更改要附上文字依據(jù)，由該文件、資料的原審批人或部門進行審批。文件更改申請獲批準后，由原文件發(fā)放部門（單位）按文件發(fā)放登記表的名單發(fā)放文件更改一覽表，文件領(lǐng)用人按文件更改一覽表對所持文件進行更改，如換頁更改則進行換頁。10.2文件的失效和作廢文件經(jīng)多次更改或文件需進行大幅度修改時應(yīng)進行換版，原版本作廢，換發(fā)新版本。文件發(fā)放部門(資料管理人員)應(yīng)根據(jù)文件發(fā)放登記表把失效和作廢的文件及時通知給各部門（單位）。作廢文件應(yīng)根據(jù)發(fā)文登記及時更換或撤回；收回的失效或作廢文件由發(fā)放部門填寫作廢文件資料銷毀申請及銷毀記錄，經(jīng)總工批準后執(zhí)行。 需要作為資料保存的作廢文件應(yīng)加蓋“作廢參考”標(biāo)識。10.3文件中有關(guān)問題處理結(jié)果的反饋文件的接收部門（單位或人員），接到工程文件后要對照文件中有關(guān)要求及領(lǐng)導(dǎo)的批示意見，及時處理有關(guān)問題，并將辦理結(jié)果以文字形式反饋（也可在網(wǎng)上反饋）。11. 工程資料管理辦法11.1 工程圖紙管理辦法11.1.1工程圖紙的收發(fā)統(tǒng)一由資料管理人員管理。11.1.2各個專業(yè)的圖紙在工程開工前，由各專業(yè)工程師按施工進度計劃編制專業(yè)圖紙需求計劃，遞交資料管理人員，由資料管理人員編制項目工程圖紙需求計劃，工程部長審核，總工批準，提交建設(shè)單位和設(shè)計單位，并在資料管理人員存檔。 資料員擬訂工程圖紙發(fā)放范圍和文件發(fā)放審批表，正式施工圖紙的發(fā)放范圍由資料管理人員審批，設(shè)備圖紙和非正式圖紙由總工或副總工審批 ，資料員發(fā)放。 圖紙發(fā)放時要特別注意留出用于移交和歸檔的圖紙。11.1.3資料員統(tǒng)計圖紙到位情況，按圖紙交付計劃向建設(shè)單位催交，接收的圖紙進行登記（文件接收登記表），接到圖紙兩小時內(nèi)在網(wǎng)上公布，未按計劃到的圖紙及時向資料管理人員和專業(yè)工程師匯報。 任何人員不論從何種渠道得到施工圖紙，都要首先交資料管理人員，由資料管理組織確認。 11.1.4施工過程中，各單位要注意保護圖紙，施工結(jié)束立即交回資料管理人員。11.2 工程變更資料管理 11.2.1工程變更由專業(yè)工程師及以上領(lǐng)導(dǎo)簽字認可后生效見設(shè)計變更、變更設(shè)計和工程委托管理制度）。 11.2.2資料員接收到生效的工程變更后按工程圖紙發(fā)放的范圍進行發(fā)放。11.2.3工程變更必須加蓋設(shè)計變更章并在圖紙中反映出。（1）資料管理人員在工程開工后確定工程變更蓋章分工，根據(jù)分工，資料管理人員提供印章。 （2）資料管理人員下發(fā)設(shè)計變更的同時下發(fā) 設(shè)計變更標(biāo)注通知單，圖紙使用部門或單位接到設(shè)計變更及標(biāo)注通知單后在通知欄簽字，圖紙使用部門或?qū)I(yè)人員在被變更的圖紙上用紅筆標(biāo)注（相關(guān)方無特殊要求時）變更內(nèi)容，標(biāo)注后在標(biāo)注通知單確認欄簽字，資料管理人員資料員核實變更確已標(biāo)注后，收回設(shè)計變更標(biāo)注通知單；存檔圖紙的設(shè)計變更由資料管理人員管理人員標(biāo)注。（3）同一項目有兩次及以上變更，以最新版變更為準，原變更收回，蓋“作廢參考”章存檔備查。（4）設(shè)計變更章加蓋在相應(yīng)圖紙標(biāo)題欄上方10mm處，當(dāng)變更不是針對具體圖紙時， 在本套圖紙的目錄頁及總圖上蓋設(shè)計變更章。11.3 施工過程形成資料的管理辦法 每個單位工程按施工技術(shù)管理過程控制記錄做詳盡的記錄。11.3.1每項記錄由單位工程技術(shù)員、質(zhì)檢員、施工員（根據(jù)各自職責(zé)）分別做出記錄，分類建檔，逐級審核后存于資料管理人員。11.3.2所有記錄按要求填寫標(biāo)準表格，內(nèi)容要真實。11.4 關(guān)于安裝設(shè)備開箱資料的管理規(guī)定11.4.1工程施工安裝設(shè)備的開箱資料，在設(shè)備到場后由物資辦事處綜合管理員向資料管理人員移交（移交的內(nèi)容包括：設(shè)備開箱檢驗記錄、設(shè)備清單（含專用工具）、安裝說明書等）。由資料員登記存檔，物資管理人員工作必須留用的資料，從資料管理人員復(fù)印。11.4.2所有開箱資料必須堅持先歸檔后復(fù)印使用的原則，各部門、專業(yè)公司如需要，到資料管理人員借閱或辦理復(fù)印手續(xù)（由資料員負責(zé)復(fù)?。?，使用復(fù)印件。11.4.3資料管理人員按與業(yè)主洽商的移交規(guī)定辦理移交手續(xù)（一般情況下，設(shè)備開箱檢驗記錄單在工程進行中移交，其余資料竣工時移交）。11.5 受控法規(guī)性文件管理規(guī)定11.5.1資料管理人員編制XX項目部受控法規(guī)性文件目錄，經(jīng)工程部部長、質(zhì)量部部長、安監(jiān)部部長審核、總工批準后，發(fā)至各部門、專業(yè)公司執(zhí)行。11.5.2資料管理人員依據(jù)公司規(guī)定，擬訂發(fā)放范圍，依據(jù)規(guī)定發(fā)放。 11.5.3法規(guī)性文件均應(yīng)加蓋持有單位的受控印章，并應(yīng)有登記（本單位及資料管理人員），無受控印章的視為無效文件，不得使用。11.5.4已經(jīng)下發(fā)的文件，如不能滿足工程需要，再次領(lǐng)用受控法規(guī)性文件，仍須填寫文件領(lǐng)用申請單，經(jīng)總工批準后，方可領(lǐng)取。11.5.5從資料管理人員領(lǐng)出的受控法規(guī)性文件，在工程結(jié)束時，按要求進行整理，及時交還資料管理人員。11.6文件的借閱和工具書的管理11.6.1文件的借閱 資料管理人員存檔的文件資料原則上只能查閱，不能借出。確需借出的，填寫文件（記錄）借閱申請表，借閱時間在15日以內(nèi)的由資料管理人員審批，一個月內(nèi)的由工程部長審批。資料管理員建立工程資料借出情況清單，在網(wǎng)上公布，并設(shè)定借出期限自動提示。資料員對逾期不還者下發(fā)催還通知單。11.6.2工具書的管理施工手冊及技術(shù)規(guī)范由資料管理人員錄入計算機，建立數(shù)據(jù)庫，在網(wǎng)上共享，并制成光盤。技術(shù)人員一般情況不專門配工具書，使用時也可到資料管理人員處查閱，但原則上不能借出，如需借閱執(zhí)行（一）審批規(guī)定。 11.7 作業(yè)指導(dǎo)書編審 項目中標(biāo)后根據(jù)中標(biāo)范圍，參照質(zhì)量部編制的XX工程項目質(zhì)量計劃，由資料管理人員編制XX項目部施工作業(yè)指導(dǎo)書總目錄和XX項目部防護作業(yè)指導(dǎo)書總目錄，工程部長審核，總工批準。 作業(yè)指導(dǎo)書全部采用頂部、雙釘裝釘。12.表格 12.1 文件（記錄）借閱申請表 12.2 文件資料發(fā)放登記表 12.3文件資料發(fā)放審批表 12.4 文件資料更