科榮OA基礎(chǔ)操作手冊(cè)(實(shí)例篇).doc

OA基礎(chǔ)操作手冊(cè)目錄一、OA安裝與啟動(dòng)1(一)進(jìn)入登錄主頁面1(二)安裝報(bào)表和其它本地控件2二、郵件使用6(一)OA中的兩種類型的郵件6(二)OA內(nèi)部郵件的發(fā)送和接收71.進(jìn)入郵件收發(fā)的功能頁面72.進(jìn)入寫信頁面83.選擇收件人（個(gè)人）104.選擇收件人（部門）125.輸入郵件標(biāo)題和內(nèi)容，上傳附件，發(fā)送郵件16(三)OA內(nèi)部郵件的接收17(四)OA外部郵件的配置18(五)OA外部郵件的收取21(六)OA外部郵件的寫信和發(fā)送22(七)公共通訊錄與個(gè)人通訊錄管理24三、使用工作流25(一)工作流的兩種模式26(二)日常工作流的填制新增、提交26(三)日常工作流的審核、提交、結(jié)束28(四)文件流模板的創(chuàng)建與授權(quán)30(五)數(shù)據(jù)流模板的創(chuàng)建與授權(quán)30四、公共信息（通知通告新聞等）的發(fā)布與瀏覽30(一)公共信息的瀏覽31(二)公共信息的添加32(三)公共信息的刪除33五、企業(yè)論壇33(一)進(jìn)入論壇33(二)查看論壇貼子和發(fā)布新貼34一、 OA安裝與啟動(dòng)公司的OA軟件，是一個(gè)WEB型網(wǎng)站程序，主程序無須安裝，只須直接輸入公司OA網(wǎng)站地址，即可登錄和使用大部分的功能，另有部分細(xì)節(jié)性功能，必須在登錄軟件后，下載和安裝OA的報(bào)表和功能控件，才能正常使用。(一) 進(jìn)入登錄主頁面在公司的局域網(wǎng)范圍內(nèi)（含豪鵬、曙鵬和新能源），在瀏覽器中輸入以下網(wǎng)址51:9000 進(jìn)入OA登錄主頁面（推薦使用微軟的IE瀏覽器，其它瀏覽器可能會(huì)有一些功能細(xì)節(jié)不正常），效果圖如下按照信息科技部提供給你的的登錄OA的賬戶和密碼，輸入信息后，點(diǎn)擊“登錄”按鈕，進(jìn)入OA主工作頁面，整個(gè)登錄工作就算完成了。效果圖如下(二) 安裝報(bào)表和其它本地控件接下來，是要安裝OA的客戶端報(bào)表和功能組件，有了這些組件，郵件、報(bào)表、工作流定義等功能才能正常使用。值得注意的是，客戶端組件，通常只需要安裝一次即可，但是在軟件升級(jí)的情況下，可能需要卸載原來已經(jīng)安裝的客戶端組件，重新下載和安裝新的客戶端組件。注意看OA主界面中的右下角，有一個(gè)“下載控件”的鏈接，點(diǎn)擊它，提示下載或者運(yùn)行客戶端組件程序，選擇“運(yùn)行”此程序，參見以下效果圖注意，一些用戶的電腦可能由于使用其它瀏覽器、迅雷攔截等原因，不會(huì)彈出上面這個(gè)對(duì)話框，可以先把程序下載到本地，然后再運(yùn)行此程序安裝過程效果圖類似如下（出現(xiàn)這個(gè)對(duì)話框時(shí)，為了確保安裝過程正常，把所有打開的瀏覽器頁面關(guān)閉，連同OA主工作頁面也關(guān)閉，安裝完成后，再重新登錄OA）在接下來的步驟中，按照默認(rèn)值，一直按“下一步”即可完成安裝。一些WINDOWS7和VISTA等操作系統(tǒng)，在安裝完成后，組件注冊(cè)時(shí)可能會(huì)彈出2個(gè)類似如下的錯(cuò)誤提示，選擇“忽略”跳過它。至此，組件安裝過程完成，在WINDOWS系統(tǒng)的“開始”程序菜單中，應(yīng)該會(huì)看到多出一組新的程序菜單項(xiàng)（如下圖），暫時(shí)不用理它，只有等到下一次，我們需要升級(jí)客戶端組件時(shí)，再利用這個(gè)卸載功能，把它卸載后再重新安裝現(xiàn)在，我們可以重新打開瀏覽器，再次輸入 51:9000 ，重新登錄系統(tǒng)小技巧：如何在桌面上快速登錄OA系統(tǒng)在瀏覽器中輸入 51:9000 登錄OA后，選擇瀏覽器中的“添加到收藏夾”菜單，然后再?gòu)臑g覽器快捷菜單中找到剛才添加上去的快捷方式，拖到你的桌面上，然后把拖出來的快捷方式改名為你喜歡的名稱，就可以從桌面上直接登錄OA了。 二、 郵件使用使用OA的郵件功能之前，先來了解一下OA中郵件的概念，和通常我們說的OUTLOOK和FOXMAIL中的郵件，有一些什么區(qū)別(一) OA中的兩種類型的郵件OA中共有兩種郵件：OA內(nèi)部郵件和OA外部郵件。OA內(nèi)部郵件，發(fā)郵件和收郵件的雙方，無須有郵箱地址和郵箱服務(wù)器，只要雙方都是OA用戶，即可互發(fā)郵件。優(yōu)點(diǎn)是集成了OA的部門和用戶身份標(biāo)識(shí)，很容易實(shí)現(xiàn)發(fā)郵件給特定部門和組織，特定用戶群。OA外部郵件，和我們通常在OUTLOOK和FOXMAIL中使用的郵件基本一樣的，雙方都需要有郵件服務(wù)器和郵箱地址。注意這里的OA內(nèi)部郵件，不要和企業(yè)內(nèi)部郵件概念混淆，OA內(nèi)部郵件是指只能在OA軟件內(nèi)使用的郵件，這種郵件收發(fā)的雙方都只能在OA軟件內(nèi)部使用，用其它郵箱軟件無法接收這種郵件。而企業(yè)內(nèi)部郵件，可能還包括了企業(yè)自備郵件服務(wù)器，但是無法和企業(yè)外部聯(lián)系的郵箱。OA郵件與OUTLOOK和FOXMAIL等郵箱軟件區(qū)別1、收發(fā)的郵件，都存放在OA的服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)中，并不存放在本地電腦上。不占用本地電腦硬盤資源，但是占用服務(wù)器資源。2、在OA中收到的郵件，只能OA可以使用的環(huán)境中，才能查看和管理。由于公司的OA目前還沒有開通外網(wǎng)接入功能， 一些用戶在家中，可能就無法查看和管理以前收到的OA郵件。未來可能視具體情況，開通OA的外網(wǎng)接入功能。(二) OA內(nèi)部郵件的發(fā)送和接收先來看看OA中，最簡(jiǎn)單的OA內(nèi)部郵件的收發(fā)。1. 進(jìn)入郵件收發(fā)的功能頁面登錄OA主頁面后，在右邊的菜單欄中，找到“我的郵件”，點(diǎn)擊它，進(jìn)入郵件收發(fā)頁面。效果圖如下2. 進(jìn)入寫信頁面點(diǎn)擊頁面中的“寫信”按鈕，可以開始寫新的郵件3. 選擇收件人（個(gè)人）在寫郵件頁面中，可以選擇按部門發(fā)送，也可以選擇按個(gè)人發(fā)送，點(diǎn)擊其中的“選擇個(gè)人”，效果圖如下在彈出來的對(duì)話框中，支持一次選定多個(gè)收件人，可以如果只是一個(gè)收件人，可以直接輸入對(duì)方姓名，如果需要選擇多個(gè)人員，可以按不同特征過濾出相關(guān)人員，A、 在“關(guān)鍵字搜索”中，輸入對(duì)方的姓或姓名，來快速過濾人員，比如輸入 王，按回車或者點(diǎn)擊右上方的“查詢”按鈕，將過濾所有名字中帶有 王 字的人員。B、部門全稱中，輸入對(duì)方部門名稱中的關(guān)鍵字，比如輸入 研發(fā) ，點(diǎn)擊右上方的“查詢”按鈕，過濾出所有部門名稱中帶有研發(fā)兩字的人員。C、按職務(wù)過濾，目前已經(jīng)設(shè)置職務(wù)的名稱的副經(jīng)理以上人員，可以使用這個(gè)規(guī)則。比如在職務(wù)一欄中，選擇“部門經(jīng)理”，點(diǎn)擊右上方的“查詢”按鈕，過濾出所有職務(wù)是部門經(jīng)理的人員。效果圖如下選擇完人員后，點(diǎn)擊右上方的“確定”按鈕，退出當(dāng)前對(duì)話框4. 選擇收件人（部門）在寫信頁面中，也可以按部門發(fā)送，點(diǎn)擊右邊的“選擇部門”，在彈出來的集團(tuán)鏈接中，選擇右邊的“顯示下級(jí)”鏈接，進(jìn)入下一層部門選擇（如果此時(shí)不進(jìn)入下一層部門，而直接勾選此項(xiàng)，郵件將會(huì)發(fā)送給集團(tuán)所有OA用戶。勾選要發(fā)送的部門，注意下圖范例中，勾選了發(fā)送給兩個(gè)部門點(diǎn)擊右上方的“確定”按鈕，退出當(dāng)前選擇窗，可以按人員和部門混合的方式發(fā)送，如下圖中5. 輸入郵件標(biāo)題和內(nèi)容，上傳附件，發(fā)送郵件在對(duì)應(yīng)的文本框中，輸入郵件主題和郵件內(nèi)容，點(diǎn)擊頁面下方的“瀏覽”按鈕，可以選擇上傳的附件，選擇“立即發(fā)送”，可以將郵件發(fā)出去。(三) OA內(nèi)部郵件的接收在郵件頁面中，選擇左上方的“收信”按鈕，可以收取信件，如果有新的未讀郵件，收件箱中會(huì)有相應(yīng)的數(shù)字提示，點(diǎn)擊右邊對(duì)應(yīng)的鏈接，可以打開郵件查看(四) OA外部郵件的配置OA中使用外部郵箱地址，和OUTLOOK一樣，需要先設(shè)置郵箱地址，郵件服務(wù)器，用戶，密碼等，然后才能進(jìn)行郵件收發(fā)。在郵件頁面中，點(diǎn)擊“郵件賬戶設(shè)置”鏈接，進(jìn)入郵件賬戶設(shè)置點(diǎn)擊右上方的“添加”，添加新的郵件賬戶，在彈出窗口中，輸入郵箱和服務(wù)器對(duì)應(yīng)資料，完成后點(diǎn)擊右上方的“保存”按鈕，保存和關(guān)閉對(duì)話框。類似如下效果圖保存后，剛才配置的新郵箱，并不會(huì)馬上顯示出來，可以先關(guān)閉郵件操作頁面，然后再次打開它，就可以看到新的郵箱配置。參考操作方法，參見以下畫面先點(diǎn)擊頁面下方，關(guān)閉我的郵件頁面，然后在左邊菜單中點(diǎn)擊打開“我的郵件”注意看郵件上現(xiàn)在多了一欄新郵件， 可以點(diǎn)擊并打開它，接下來我們用它來發(fā)送和接收外部郵件(五) OA外部郵件的收取當(dāng)點(diǎn)擊公司郵箱（或者外部郵箱）時(shí)，注意右上方出現(xiàn)一個(gè)新的按鈕“收信”，點(diǎn)擊它，如果郵箱服務(wù)器已經(jīng)正確配置，并且有新的外來郵件，你會(huì)收到有新郵件的提示點(diǎn)擊對(duì)應(yīng)的郵件主題，可以打開郵件查看(六) OA外部郵件的寫信和發(fā)送選擇了“公司郵箱”（或者外部郵箱）后，點(diǎn)擊上方的“寫信”按鈕，可以出現(xiàn)OA外部郵件書寫界面，注意它和內(nèi)部郵件的界面稍有不同，少了一個(gè)選擇按部門發(fā)送功能點(diǎn)擊“選擇通訊錄”后，出現(xiàn)一個(gè)和OUTLOOK等軟件類似的聯(lián)系人選擇畫面比如在關(guān)鍵字中輸入一個(gè)“王”字，點(diǎn)擊右上方的“查詢”按鈕，可以過濾出所有姓名和組名中含有“王”字的人員。勾選上需要的人員后（可以多選），點(diǎn)擊右上方的“確定”，返回寫信頁面。注意頁面下方的“瀏覽”和“立即發(fā)送”按鈕，可以添加附件，和把郵件發(fā)送出去。(七) 公共通訊錄與個(gè)人通訊錄管理在菜單“公共信息通訊錄”中，可以添加公共通訊錄，和自己的私人郵件通訊錄選中“個(gè)人通訊錄”，可以添加和管理個(gè)人專用的郵件通訊錄選中“公共通訊錄”，可以添加公司人員共用的郵件通訊錄（一般由OA管理員添加即可）三、 使用工作流OA中的工作流，主要是指企業(yè)日常事務(wù)中，一些文書、表單等，需要經(jīng)過多個(gè)人員或者多個(gè)部門審批閱覽等。(一) 工作流的兩種模式科榮OA系統(tǒng)提供了兩種模式的工作流，文件流和數(shù)據(jù)流文件流，是管理員先做好一份OFFICE文檔模板并定義好審批流程，一般用戶按這些模板創(chuàng)建新的文檔，并輸入文書和表單信息，然后將些文檔按預(yù)定義流程，轉(zhuǎn)發(fā)給不同的人員審批。數(shù)據(jù)流，是管理員先做好一份項(xiàng)目表單并定義好審批流程，一般用戶在這些表單中輸入各種數(shù)字信息,然后將此表單轉(zhuǎn)發(fā)給不同的人員審批。文件流和數(shù)據(jù)流最大的不同，是數(shù)據(jù)流具有不同表單間的數(shù)據(jù)匯總和統(tǒng)計(jì)能力，文件流就象一份OFFICE文檔，要實(shí)現(xiàn)不同文檔間的匯總，只能靠手工去做。但文件流可以實(shí)現(xiàn)豐富多彩的頁面自定義效果，數(shù)據(jù)流則無法實(shí)現(xiàn)。文件流和數(shù)據(jù)流，主要是程序底層的實(shí)現(xiàn)方式不同，一般用戶在填單、提交、審核時(shí)，操作流程和操作試是一樣的，并不同感覺到有太大的不同。(二) 日常工作流的填制新增、提交點(diǎn)擊頂部菜單“協(xié)同辦公工作流新建工作”，彈出需要新增的工作流類型畫面這里試著選擇“采購(gòu)申請(qǐng)單”，彈出申請(qǐng)單填寫界面填完后，點(diǎn)擊頁面頂部的“提交”按鈕，彈出提交人選擇頁面，如下圖，選完后，點(diǎn)擊“提交”按鈕，完成填單和提交審核工作記得將“消息提示”、“待辦提示”勾上，這樣審批人將會(huì)收到消息提示，由于軟件的當(dāng)前版本并不能自動(dòng)勾選這兩項(xiàng)，所以此步操作需要手動(dòng)進(jìn)行(三) 日常工作流的審核、提交、結(jié)束如果單據(jù)提交人，選擇了消息提示，則審核人的OA界面將會(huì)出現(xiàn)一個(gè)提示框，類似如下效果，點(diǎn)擊可以進(jìn)入審核界面如果沒有出現(xiàn)此對(duì)話框，也可以點(diǎn)擊頂部菜單“協(xié)同辦公工作流查詢工作流”，在彈出來的頁面中，選擇需要審批的工作流。在彈出來的對(duì)話框中，可以查看頁面內(nèi)容，點(diǎn)擊“審批記錄”按鈕，可以查看以前審批人員的審核情況和意見點(diǎn)擊“退回”按鈕，可以拒絕審核，并將單據(jù)退出前一步驟或者制單人，重新填寫審核。點(diǎn)擊“審批通過”，將審核通過，并要求選擇下一審核步驟人員。如下圖其它審核步驟效果與上面類似，在上面的單據(jù)中，如果金額較小，無須公司領(lǐng)導(dǎo)審核，可以在選擇框中，跳過公司領(lǐng)導(dǎo)審核，直接跳到下一個(gè)審核人如下圖中的選擇(四) 文件流模板的創(chuàng)建與授權(quán)(五) 數(shù)據(jù)流模板的創(chuàng)建與授權(quán)四、 公共信息（通知通告新聞等）的發(fā)布與瀏覽點(diǎn)擊上方菜單“公共信息”，可以進(jìn)入新聞中心，通知通告，知識(shí)中心，規(guī)章制度等公共信息的瀏覽和發(fā)布。這些公共信息的瀏覽和發(fā)布都基本相同，下面以通知通告為例，示范如何使用這些功能(一) 公共信息的瀏覽點(diǎn)擊菜單“公共信息通知通告”，進(jìn)入管理界面，點(diǎn)擊左邊的鏈接，可以查看對(duì)應(yīng)的消息通告，效果圖如下下面是閱讀的實(shí)際效果圖(二) 公共信息的添加在通知通告管理界面的右上方，有一個(gè)“添加”按鈕，點(diǎn)擊它，可以添加新的公告在公告新增頁面中，輸入標(biāo)題，類型，內(nèi)容，提醒方式一般選擇“消息提示”，如下圖是否發(fā)布一欄中，選擇“立即發(fā)布”，如果選擇了“以后發(fā)布”，則在公告完成后，需要在公告管理頁面中，另外選擇“發(fā)布”按鈕，發(fā)布此公告是否單獨(dú)授權(quán)一欄中，如果是發(fā)布給所有人，則選擇“否”，如果要發(fā)布給指定人員，選擇“是”，會(huì)提示選擇發(fā)布給哪些人配置完成后，按頁面下方的“保存”按鈕，完成新頁面的發(fā)布，(三) 公