2011新常見公文寫作格式與范文

常見公文寫作格式與范文 公文格式 函 請示 報告 通知 規(guī)定的公文格式 之 一 函的寫作格式 一 函的概念 函是不相隸屬機關(guān)之間相互洽工作 詢問和答復(fù)問題 或者 向有關(guān)主管部門請求批準(zhǔn)事項時所使用的公文 函作為公文中惟一的一種平行文種 其適用的范圍相當(dāng)廣泛 在行文方向上 不僅可以在平行機關(guān)之間行文 而且可以在 不相隸屬的機關(guān)之間行文 其中包括上級機關(guān)或者下級機關(guān) 行文 在適用的內(nèi)容方面 它除了主要用于不相隸屬機關(guān)相 互洽工作 詢問和答復(fù)問題外 也可以向有關(guān)主管部門請求 批準(zhǔn)事項 向上級機關(guān)詢問具體事項 還可以用于上級機關(guān) 答復(fù)下級機關(guān)的詢問或請求批準(zhǔn)事項 以及上級機關(guān)催辦下 級機關(guān)有關(guān)事宜 如要求下級機關(guān)函報報表 材料 統(tǒng)計數(shù) 字等 此外 函有時還可用于上級機關(guān)對某件原發(fā)文件作較 小的補充或更正 不過這種情況并不多見 二 函的特點 一 溝通性 函對于不相隸屬機關(guān)之間相互洽工作 詢 問和答復(fù)問題 起著溝通作用 充分顯示平行文種的功能 這 是其他公文所不具備的特點 二 靈活性 表現(xiàn)在兩個方面 一是行文關(guān)系靈活 函 是平行公文 但是它除了平行行文外 還可以向上行文或向 下行文 沒有其他文種那樣嚴(yán)格的特殊行文關(guān)系的限制 二 是格式靈活 除了國家高級機關(guān)的主要函必須按照公文的格 式 行文要求行文外 其他一般函 比較靈活自便 也可以按 照公文的格式及行文要求辦 可以有文頭版 也可以沒有文 頭版 不編發(fā)文字號 甚至可以不擬標(biāo)題 三 單一性 函的主體內(nèi)容應(yīng)該具備單一性的特點 一份 函只宜寫一件事項 三 函的分類 一 按性質(zhì)分 可以分為公函和便函兩種 公函用于機關(guān) 單位正式的公務(wù)活動往來 便函則用于日常事務(wù)性工作的 處理 便函不屬于正式公文 沒有公文格式要求 甚至可以 不要標(biāo)題 不用發(fā)文字號 只需要在尾部署上機關(guān)單位名稱 成文時間并加蓋公章即可 二 按發(fā)文目的分 函可以分為發(fā)函和復(fù)函兩種 發(fā)函 即主動提出了公事事項所發(fā)出的函 復(fù)函則是為回復(fù)對方 所發(fā)出的函 三 另外 從內(nèi)容和用途上 還可以分為洽事宜函 通知事 宜函 催辦事宜函 邀請函 請示答復(fù)事宜函 轉(zhuǎn)辦函 催辦 函 報送材料函等等 四 函的結(jié)構(gòu) 內(nèi)容和寫法 函的類別較多 從制作格式到內(nèi)容表述均有一定靈活機動 性 主要介紹規(guī)范性公函的結(jié)構(gòu) 內(nèi)容和寫法 公函由首部 正文和尾部三部分組成 其各部分的格式 內(nèi)容和寫法要求如下 一 首部 主要包括標(biāo)題 主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容 1 標(biāo)題 2 主送機關(guān) 二 正文 其結(jié)構(gòu)一般由開頭 主體 結(jié)尾 結(jié)語等部 分組成 三 結(jié)尾 一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?或請對 方協(xié)助解決某一問題 或請對方及時復(fù)函 或請對方提出意 見或請主管部門批準(zhǔn)等 四 結(jié)語 通常應(yīng)根據(jù)函詢 函告 函或函復(fù)的事項 選 擇運用不同的結(jié)束語 如 特此函詢 請即復(fù)函 特此函告 特此函復(fù) 等 有的函也可以不用結(jié) 束語 如屬便函 可以像普通信件一樣 使用 此致 敬 禮 五 結(jié)尾落款 一般包括署名和成文時間兩項內(nèi)容 署名機關(guān)單位名稱 寫明成文時間年 月 日 并加蓋公章 五 撰寫函件應(yīng)注意的問題 函的寫作 首先要注意行文簡潔明確 用語把握分寸 無論 是平行機關(guān)或者是不相隸屬的行文 都要注意語氣平和有禮 不 要倚勢壓人或強人所難 也不必逢迎恭維 曲意客套 至于 復(fù)函 則要注意行文的針對性 答復(fù)的明確性 其次 函也有時效性的問題 特別是復(fù)函更應(yīng)該迅速 及時 像對待其他公文一樣 及時處理函件 以保證公務(wù)等活動的 正常進(jìn)行 例文 通知事宜函 國務(wù)院辦公廳關(guān)于羊毛產(chǎn)銷和質(zhì)量等問題的函 國辦函 1993 2 號 國家計委 經(jīng)貿(mào)辦 農(nóng)業(yè)部 業(yè)部 經(jīng)貿(mào)部 紡織部 技 術(shù)監(jiān)督局 為進(jìn)一步發(fā)展我國羊毛生產(chǎn) 搞活羊毛流通 提高羊毛質(zhì)量 根據(jù)國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示 現(xiàn)就有關(guān)問題通知如下 一 要切實抓緊抓好草場改造和羊種改良工作 略 二 技術(shù)監(jiān)督局要加強羊毛的質(zhì)量監(jiān)督和檢驗工作 略 三 要盡快組織直接進(jìn)入國際羊毛拍賣市場 略 四 為了促進(jìn)國內(nèi)養(yǎng)羊業(yè)的發(fā)展 支持紡織工業(yè)生產(chǎn)和擴大 出口創(chuàng)匯 略 上述有關(guān)政策 請有關(guān)部門 各地區(qū)特別是羊毛生產(chǎn)區(qū)認(rèn)真 研究落實 執(zhí)行中的問題 由國家計委和經(jīng)貿(mào)辦協(xié)調(diào) 并督促 落實 一九九三年一月三日 公文格式 函 請示 報告 通知 規(guī)定的公文格式 之 二 通知 寫作要點 通知是下行文 要求下級機關(guān)辦理 執(zhí)行或服從安排的文種 通知講究時效性 是告知立即辦理 執(zhí)行或周知的事項 一 標(biāo)題 制發(fā)機關(guān) 事由 通知 二 正文 通知前言 即制發(fā)通知的理由 目的 依據(jù) 例如 為了解決 的問題 經(jīng) 批準(zhǔn) 現(xiàn)將 具體規(guī)定通知如下 通知主體 寫出通知事項 分條列項 條 目分明 三 結(jié)尾 三種寫法 意盡言止 不單寫結(jié)束語 在前言和主體之間 如未用 特作如下通知 作為過渡語 結(jié) 尾可用 特此通知 結(jié)尾 再次明確主題的段落描寫 通知格式 指示性通知 北京積水潭醫(yī)院關(guān)于 的通知 各科室 北京積水潭醫(yī)院 二 五年三月十日 例文 指示性通知 國務(wù)院關(guān)于調(diào)整證券交易印花稅中央與地方分享比例的通 知 國發(fā) 1996 號 各省 自治區(qū) 直轄市人民政府 國務(wù)院各部委 各直屬機 構(gòu) 改革開放以來 我國證券交易市場有了很大發(fā)展 證券交易 規(guī)模不斷擴大 證券交易印花稅也有了較大幅度的增長 為 進(jìn)一步規(guī)范證券交易市場 妥善處理中央與地方的合配比例 增 強中央宏觀調(diào)控能力 國務(wù)院決定 自 1997 年 1 日 1 日起 將證券交易印花稅分享比例由現(xiàn)行的中央與地方各 50 調(diào) 整為中央 80 地方 20 有關(guān)地區(qū)和部門要從全局出發(fā) 繼續(xù)做好證券交易印花稅的征收管理工作 進(jìn)一步促進(jìn)我國 證券市場的健康發(fā)展 中華人民共和國國務(wù)院 一九九六年十二月十六日 通知格式 會議性通知 關(guān)于 會議的通知 各職能處室 定于 月 日召開 會 現(xiàn)將有關(guān)事宜通知如下 會議議題 參加人員 會議時間 月 日 會期 報到 會議地點 有關(guān)事宜 一 二 三 聯(lián)系人 電話 傳真 北京積水潭醫(yī)院 年 月 日 例文 會議通知 關(guān)于召開全區(qū)宣傳部長會議的通知 各市委宣傳部 柳鐵黨委宣傳部 定于 9 日 9 10 日召開全區(qū)宣傳部長座談會 現(xiàn)將有關(guān)事項 通知如下 一 會議議題傳達(dá)學(xué)習(xí)中宣部召開的部分省區(qū)市宣傳部長 座談會精神 總結(jié)交流我區(qū)前八個月宣傳思想工作 研究 部署下一步工作 二 參加人員各市委宣傳部長 柳鐵黨委宣傳部長 三 會議時間 9 日 9 10 日 會期一天半 9 日 8 日下午報到 四 會議地點報到及住宿地點 南寧市七星路廣西宣傳干 部培訓(xùn)中心 會場 區(qū)黨委辦公樓三樓會議室 五 有關(guān)事項 一 請參加會議人員準(zhǔn)備約 15 分鐘的發(fā)言 請將發(fā)言材 料打印 50 份 在報到時交會務(wù)組 打印要求 16 開幅面 在 左上角用四號楷體注明 全區(qū)宣傳部長座談會發(fā)言材料 二 請各市委宣傳部長 柳鐵黨委宣傳部長安排好會議 期間的各項工作 準(zhǔn)時出席會議 在外出差 學(xué)習(xí)的 加無 特殊情況 務(wù)請回邕參加會議 三 請各市委宣傳部 柳鐵黨委宣傳部于 9 月 5 日下午 下班前將參加會議人員名單報到自治區(qū)黨委宣傳部辦公室 聯(lián)系人 電話 傳真 中共廣西壯族自治區(qū)委員會宣傳部 二 三年九月四日 農(nóng)牧公司通知格式 關(guān)于 XXXX 的通知 標(biāo)題字體用正文宋體小二 加粗 各養(yǎng)殖公司 為確保應(yīng)屆畢業(yè)生的培訓(xùn)工作高質(zhì) 高效完成 現(xiàn)將有關(guān)培 訓(xùn)要求通知如下 正文字體用仿宋 GB2312 一 培訓(xùn)時間 2009 年 2 月 1 日 2 月 26 日 二 學(xué)員報到時間 2009 年 2 月 1 日上午 9 00 下午 5 00 未按規(guī)定報到者視為主動放棄 三 學(xué)員報到地點 希望集團(tuán) 四川五月花電腦專修學(xué)院 正校門 郫縣團(tuán)結(jié)鎮(zhèn) 四 學(xué)員培訓(xùn)地點 希望集團(tuán) 四川五月花電腦專修學(xué)院 五 學(xué)員住宿安排 參培學(xué)員的住宿統(tǒng)一由我集團(tuán)安排在 希望集團(tuán) 四川五月花電腦專修學(xué)院學(xué)生宿舍 學(xué)員無需攜 帶被褥等床上用品 只需帶自己的日常生活用品即可 具體 房間號詳見簽到表 特此通知 附件 1 課程規(guī)劃 2 培訓(xùn)課程安排表 3 培訓(xùn)紀(jì)律 4 到五月花計算機學(xué)院的乘車路線 XXXXXXX 公司 蓋公章 二 九年 XX 月 XX 日 公文格式 函 請示 報告 通知 規(guī)定的公文格式 之 三 報告 寫作要點 報告是向上級機關(guān)匯報工作 反映情況 提出意見或建議 答復(fù)上級機關(guān)詢問時用的陳述性公文 一 標(biāo)題 制發(fā)機關(guān) 事由 報告 報告前可加 緊急 二 正文 事由 直陳其事 把情況及前因 后果寫清楚 事項 寫工作步驟 措施 效果 也可以寫工作的意見 建議或應(yīng)注意的問題 三 結(jié)尾 可寫 特此報告 專此報告 后面不用任 何標(biāo)點符號 或 以上報告如無不妥 請批轉(zhuǎn)各地 各部門 執(zhí)行 或 以上報告 請指示 等語 注意事項 概述事 實 重點突出 中心明確 實事求是 有針對性 報告格式 建議報告 關(guān)于 的報告 院領(lǐng)導(dǎo) 根據(jù) 現(xiàn)將主要情況報告如下 一 二 以上意見如無不妥 請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行 北京積水潭醫(yī)院 處 年 月 日 例文 建議報告 關(guān)于開展強化免疫活動消滅脊髓灰質(zhì)炎的報告 國務(wù)院 脊髓灰質(zhì)炎 俗稱小兒麻痹 是一種不能有效治療 卻可用疫 苗徹底預(yù)防的急性傳染病 為實現(xiàn) 九十年代中國兒童發(fā) 展規(guī)劃綱要 規(guī)定的一九九五年消滅脊髓灰質(zhì)炎的目標(biāo) 國 家決定開展強化免疫活動 現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下 一 自我國開展計劃免疫工作以來 脊髓灰質(zhì)炎疫苗接種率 提高 發(fā)病率顯著下降 取得了可喜的戰(zhàn)績 二 在冬季 脊髓灰質(zhì)炎病毒傳播能力最弱 為此 決定從 現(xiàn)在起至一九九五年一月期間 每年的十二月五日和一月五 日 對全國四歲以下兒童各加服一次疫苗 以上意見如無不妥 請批轉(zhuǎn)各地區(qū) 各部門執(zhí)行 衛(wèi)生部 一九九三年十月二日 報告格式 情況報告 關(guān)于 的報告 根據(jù) 現(xiàn)將主要情況報告如下 針對 提出以下建議 一 二 北京積水潭醫(yī)院 處 年 月 日 農(nóng)牧公司統(tǒng)一用報告格式 報 告 日 期 2009 年 2 月 7 日 編 號 200908 按照發(fā)放時間順序統(tǒng)一用阿拉伯?dāng)?shù)字編號 如 2009 年第 8 份報告 200908 附 件 有 頁 無 受文者 重慶特驅(qū)農(nóng)牧有限公司總經(jīng)理 宋體小三 發(fā)文者 XXXX 公司 宋體小三 副本分送單位 報告主題 關(guān)于 XXXX 報告 宋體小三 正文字體用宋體小四 可否 請批示 XXXXX 公司 二 年三月十八日 養(yǎng)殖公司蓋公章 日期應(yīng)用大寫 齊年蓋月 公司總經(jīng)理 授權(quán)委托人 簽字 時間 年 月 日 農(nóng)牧公司總經(jīng)理 審批 意見 總部對應(yīng)部長審核 審批 意見 時間 年 月 日 總裁 或授權(quán)人 審批 時間 年 月 日 公文格式 函 請示 報告 通知 規(guī)定的公文格式 之 四 請示 寫作要點 請示是下級機關(guān)向上級機關(guān)請求指示或批準(zhǔn)的呈請性 期 復(fù)性公文 一 標(biāo)題 制發(fā)機關(guān)名稱 事由 請示 二 正文 請示的原因 陳述情況 闡述理由 講情必要 性和可能性 最后用 為此 請示如下 請示的事項 寫明請示要求 如請求物資要寫明品名 規(guī)格 數(shù)量 請求 資金要寫明金額 三 結(jié)尾語 多用 上述意見 是否妥當(dāng) 請指示 特 此請示 請予批準(zhǔn) 以上請求 請予審批 以上請示 請予批復(fù) 以上請示 如無不妥 請批轉(zhuǎn)各部門執(zhí)行 等 語 注意事項 一文一事 一個主送機關(guān) 逐級請示 例文 事務(wù)性請示 關(guān)于在全國開展基本農(nóng)田保護(hù)工作的請示 國務(wù)院 為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神 鞏固和發(fā)展劃 定基本農(nóng)田保護(hù)區(qū)這項工作的成果 擬在全國推廣這一做法 具體意見如下 一 明確指導(dǎo)思想 加強組織領(lǐng)導(dǎo) 二 根據(jù)不同地區(qū)確定保護(hù)重點 三 建立基本農(nóng)田的保護(hù)制度及地方補償制度 以上意見已商得國家計委 財政部 建設(shè)部等部門意見 如 無不妥 請批轉(zhuǎn)各地區(qū) 各部門 執(zhí)行 國家土地管理局 一九九一年一月二日 例文 事務(wù)性請示 關(guān)于在全國開展基本農(nóng)田保護(hù)工作的請示 國務(wù)院 為了全面貫徹落實黨的十三屆八中全會精神 鞏固和發(fā)展劃 定基本農(nóng)田保護(hù)區(qū)這項工作的成果 擬在全國推廣這一做法 具體意見如下 一 明確指導(dǎo)思想 加強組織領(lǐng)導(dǎo) 二 根據(jù)不同地區(qū)確定保護(hù)重點 三 建立基本農(nóng)田的保護(hù)制度及地方補償制度 以上意見已商得國家計委 財政部 建設(shè)部 等部門意見 如無不妥 請批轉(zhuǎn)各地區(qū) 各部門執(zhí)行 國家土地管理局 一九九一年一月二日 辦公會請示格式 主管領(lǐng)導(dǎo)批示 關(guān)于 的請示 院領(lǐng)導(dǎo) 此文是否提交院辦公會討論 請指示 積水潭醫(yī)院 處 年 月 日 例文一 請求批準(zhǔn)性請示 關(guān)于建立中國工程院有關(guān)問題的請示 國務(wù)院 近年來 我國科學(xué)家 工程技術(shù)專家和有關(guān)人士 曾多次提 出建立中國工程院問題 全國政協(xié)七屆五次會議和中國科學(xué)院第六次學(xué)部委員大會 期間 不少政協(xié)委員 學(xué)部委員和工程技術(shù)專家 又先后提 出提案和建議 黨中央和國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志十分重視這一建 議 曾就建立中國工程院問題 多次作過批示 根據(jù)黨中央 和國務(wù)院領(lǐng)導(dǎo)同志的批示精神 組成了專家研究小組 經(jīng)過 廣泛調(diào)查研究 聽取各方面人士和有關(guān)產(chǎn)業(yè)部門的意見 進(jìn) 行反復(fù)醞釀和討論 形成工程院的初步方案 現(xiàn)就建立中國 工程院的有關(guān)問題報告如下 一 關(guān)于建立中國工程院的必要性 略 二 關(guān)于組建中國工程院的一些原則 一 關(guān)于名稱 略 二 關(guān)于中國工程院的性質(zhì)和作用 略 三 關(guān)于中國工程院成員的稱謂 略 四 關(guān)于中國工程院與中國科學(xué)院 學(xué)部 的關(guān)系 略 五 關(guān)于中國工程院院士的標(biāo)準(zhǔn)和條件 略 六 關(guān)于中國工程院第一批院士的產(chǎn)生及以后的增選制 度 略 七 關(guān)于中國工程院的領(lǐng)導(dǎo)體制及學(xué)部設(shè)置 略 三 關(guān)于中國工程院的籌建工作及進(jìn)度安排 略 以上請示當(dāng)否 請批示 附件 中國工程院籌備領(lǐng)導(dǎo)小組名單 國家科委 蓋章 中國科學(xué)院 蓋章 一九九三年十一月十二日 例文二 請示指示性請示 關(guān)于 會計人員職權(quán)條例 中 總會計師 既是行政職務(wù) 又是技術(shù)職稱的請示 財政部 國務(wù)院 1987 年國發(fā) 1987 號通知頒發(fā)的 會計人員職 權(quán)條例 規(guī)定 會計人員技術(shù)職稱分為總會計師 會計師 助理會計師 會計員四種 其中 總會計師 既是行政職 務(wù) 又作為技術(shù)職稱 在執(zhí)行中 工廠總會計師按 條例 規(guī)定 負(fù)責(zé)全廠的財務(wù)會計事宜 可是每個工廠 尤其大工 廠 授予總會計師職稱的人有四五人 究竟由哪一位負(fù)責(zé)全 廠的財務(wù)會計事宜 執(zhí)行總會計師的職責(zé)與權(quán)限呢 我們認(rèn) 為宜將行政職務(wù)與技術(shù)職稱分開 總會計師為行政職務(wù) 不 再作為技術(shù)職稱 比照最近國務(wù)院頒發(fā)的 工程技術(shù)干部技 術(shù)職稱暫行規(guī)定 將 條例 第五章規(guī)定的會計人員職稱 的 總會計師 改為 高級會計師 以上意見是否妥當(dāng) 請指示 省財政廳 蓋章 一九 年 月 日 例文三 請求批轉(zhuǎn)性請示 關(guān)于中國公民自費出國旅游管理暫行辦法的請示 國務(wù)院 隨著對外改革開放的不斷擴大 人民生活水平不斷提高 近 年來 中國公民自費出國旅游不斷增加 為適應(yīng)改革開放形 勢 加強中國公民自費出國旅游的管理 特制定了 中國公 民自費出國旅游管暫行辦法 附 中國公民自費出國旅游管理暫行辦法 以上暫行辦法如無不妥 請批轉(zhuǎn)發(fā)布執(zhí)行 國家旅局 蓋章 公安部 蓋章 請示類公文寫作規(guī)范 請示由首部 正文和尾部三部分組成 其各部分的格式 內(nèi) 容和寫法要求如下 1 首部 主要包括標(biāo)題和主送機關(guān)兩個項目內(nèi)容 1 標(biāo)題 請示的標(biāo)題一般有兩種構(gòu)成形式 一種是由發(fā) 文機關(guān)名稱 事由和文種構(gòu)成 如 縣人民政府關(guān)于 的請示 另一種是由事和文種構(gòu)成 如 關(guān)于開展春節(jié)擁 軍優(yōu)屬工作的請示 2 主送機關(guān) 請示的主送機關(guān)是指負(fù)責(zé)受理和答復(fù)該文 件的機關(guān) 每件請示只能寫一個主送機關(guān) 不能多頭請示 2 正文 其結(jié)構(gòu)一般由開頭 主體和結(jié)語等部分組成 1 開頭 主要交代請示的緣由 2 主體 主要說明請求事項 另外請示事項要寫的具體 明確 條項清楚 以便上級機關(guān)給予明確批復(fù) 3 結(jié)語 應(yīng)另起段 習(xí)慣用語一般有 當(dāng)否 請批示 妥否 請批復(fù) 以上請示 請予審批 或 以上請示如 無不妥 請批轉(zhuǎn)各地區(qū) 各部門研究執(zhí)行 等 3 落款 一般包括署名和成文時間兩個項目內(nèi)容 標(biāo)題寫 明發(fā)文機關(guān)的 這里可不再署名 但需加蓋單位公章 成文時 間 年 月 日 撰寫請示應(yīng)注意的問題 請示的寫作首先要和 報告 文種相區(qū)別 在這個前提下 一要遵守 一文一事 的原則 主旨鮮明集中 二要做到材 料真實 不要為了讓上級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)而虛構(gòu)情況 也不要沒 能認(rèn)真調(diào)查而片面地擺情況 提問題 三要理由要充分 請 示事項要明確 具體 四要語氣要平實 懇切 以期引起上 級的重視 既不能出言生硬 也不要低聲下氣 客客套套 規(guī)定 寫作要點 規(guī)定是由機關(guān) 社會團(tuán)體和企業(yè)事業(yè)單位對某一方面工作 或行為做出具體規(guī)約的文件 一 標(biāo)題 地域 內(nèi)容 文件種類 規(guī)定 管理辦法 細(xì) 則 規(guī)則等 二 正文 一 正文的內(nèi)容通過 條 的形式表述 按順序依次排列 條 是法規(guī)的基本單位 二 條 的內(nèi)容較多時可分為 款 款 的內(nèi)容較 多時可分為 項 三 根據(jù)內(nèi)容的需要 可以在 條 上設(shè) 章 字號規(guī)格 公文標(biāo)題居中排一行或數(shù)行 公文標(biāo)題用 2 號宋體 正