中北化工公司Oracle實施銷售業(yè)務需求分析_020128_SW.doc

中北通用化工有限責任公司 Oracle實施銷售業(yè)務需求分析顧問:Andersen Consultant生成日期:最后修改日期:控制號: 版本: 1.0Note: Control Number and Version are marked by a Word Bookmark so that they can be easily reproduced in the header and footer of documents. When you change either of these values, be careful not to accidentally delete the bookmark. You can make bookmarks visible by selecting Tools-OptionsView and checking the Bookmarks option in the Show region.審批:中北化工公司項目經(jīng)理安達信項目經(jīng)理Note: To add additional approval lines, Press Tab from the last cell in the table above.文檔控制修改記錄DateAuthorVersionChange Reference審查人NamePosition 目錄文檔控制ii修改記錄ii審查人ii1公司組織管理11.1業(yè)務部門設置11.2業(yè)務人員情況12銷售產(chǎn)品管理22.1銷售產(chǎn)品22.2銷售產(chǎn)品編碼22.3銷售產(chǎn)品分類22.4銷售產(chǎn)品計量單位22.5銷售產(chǎn)品庫存控制23客戶管理33.1建立客戶33.2客戶信息33.3信貸控制34訂單管理44.1訂單建立44.2訂單類型44.3訂單內(nèi)容54.4訂單審批及維護55價格與折扣65.1價格控制65.2折扣66發(fā)運管理76.1發(fā)運確認76.2單據(jù)管理76.3查詢77退貨管理87.1退貨流程87.2退貨控制88銷售與財務集成98.1銷售與財務集成99公司機密，僅供內(nèi)部使用6c58a607a8a146946023c49e8f20ad8f.pdf 1 公司組織管理現(xiàn)行的部門劃分主要依據(jù)是BPR相關文檔提供的管理架構(gòu)。本需求文檔主要側(cè)重于銷售方面的業(yè)務需求。1.1 業(yè)務部門設置中北通用化工有限責任公司是北方工業(yè)集團下屬的全資子公司，特許經(jīng)營民爆產(chǎn)品，是國內(nèi)做得最好的貿(mào)易公司。公司的其它業(yè)務還包括化工產(chǎn)品及焦炭。部門結(jié)構(gòu)：公司總共設有5個部門，其中有3個產(chǎn)品部門。產(chǎn)品部門根據(jù)產(chǎn)品類型進行分類，分別為：1. 民爆產(chǎn)品部2. 化工產(chǎn)品部3. 焦炭產(chǎn)品部每個部門下設兩個業(yè)務小組，分別為銷售小組和采購小組。每個小組設業(yè)務經(jīng)理一名。1.2 業(yè)務人員情況各產(chǎn)品部門設有部門經(jīng)理，部門經(jīng)理下分設銷售業(yè)務經(jīng)理和采購業(yè)務經(jīng)理，分管銷售和采購業(yè)務。銷售業(yè)務經(jīng)理下設有多個銷售高級業(yè)務員和銷售業(yè)務員。2 銷售產(chǎn)品管理2.1 銷售產(chǎn)品中北通用化工公司主要經(jīng)營民爆、普通化工以及焦炭三類產(chǎn)品。部門分工明確,基本上一個部門經(jīng)營一類產(chǎn)品。2.2 銷售產(chǎn)品編碼 參見庫存業(yè)務需求分析。2.3 銷售產(chǎn)品分類銷售的產(chǎn)品可以按照外經(jīng)貿(mào)部進出口業(yè)務統(tǒng)一商品目錄的分類方法。各種銷售產(chǎn)品分為大、中、小類。其中大類可以分為：化工原料、塑料、火工制品、煤炭及煤制品等等。大類以下還分中類，如化工原料可分為以下中類：無機酸、鈉化合物、鉀化合物、鈣化合物等等。各中類以下可以分小類，如無機酸可分為：硫酸、硝酸、鹽酸、磷酸等。小類以下是詳細產(chǎn)品。希望將來的系統(tǒng)能夠繼續(xù)采用這樣的分類方法。2.4 銷售產(chǎn)品計量單位參見庫存業(yè)務需求分析。2.5 銷售產(chǎn)品庫存控制通用化工公司銷售業(yè)務中一般產(chǎn)品從供應商倉庫直接發(fā)貨到海外客戶，在港口碼頭逗留的時間很短。出口業(yè)務以自營出口為主，需要從倉庫進行發(fā)貨。希望在將來的系統(tǒng)中實現(xiàn)適當?shù)膸齑婀芾砗涂刂?，并可以查詢有關貨物的庫存情況。3 客戶管理3.1 建立客戶一般公司的客戶都以老客戶為主，市場變化較快，也很注重開發(fā)新客戶。目前，客戶的信息由業(yè)務員自行輸入，業(yè)務員負責對自己業(yè)務的客戶信息進行維護，合同中沒有用到的客戶信息可以刪除。BPR后希望能夠?qū)崿F(xiàn)對客戶信息的專門管理，不能隨意刪除或更改客戶信息。3.2 客戶信息業(yè)務部門經(jīng)理可以查詢到整個部門的客戶信息，業(yè)務小組之間及業(yè)務員之間的客戶信息不需要進行屏蔽。業(yè)務部門內(nèi)部的客戶信息需要共享。現(xiàn)在沒有客戶編碼?，F(xiàn)在沒有對出口業(yè)務的客戶進行詳細的分類，希望在將來的系統(tǒng)中實現(xiàn)對客戶進行分類，建議按地區(qū)劃分，如中東地區(qū)、北美地區(qū)、非洲地區(qū)等；或按產(chǎn)品劃分，如運輸工具、家電設備、輕工產(chǎn)品、機械及設備等。將來系統(tǒng)中應記錄的客戶檔案的內(nèi)容：客戶名稱、客戶別名、客戶編號、稅務登記號、客戶分類、銷售員、地址（國家、省、市、郵編）、電話、傳真、聯(lián)系人、付款條款、資信等級、信用額度、開戶銀行、幣種、發(fā)票地點、發(fā)貨地點等。在將來的系統(tǒng)中，需要有專門人員維護客戶信息，定期檢查客戶信息?？蛻舴诸惻c產(chǎn)品大類相一致。3.3 信貸控制對客戶在付款方式上有信用額度的控制，并且通過專業(yè)公司提供對客戶作資信評估，已經(jīng)有一套評估機制。要求在將來系統(tǒng)中能夠?qū)蛻舻男庞妙~度進行管理，控制風險。在付款方式上進行信貸控制，需要進行審批，而且希望審批到業(yè)務部門經(jīng)理，不要太繁瑣。4 訂單管理4.1 訂單建立客戶在訂貨以前一般會向銷售業(yè)務員詢價。需要在將來的系統(tǒng)中記錄有關詢價報價的內(nèi)容。銷售合同簽訂生效參見BPR“出口銷售合同簽訂流程”。目前存在一個銷售合同對應多個采購合同的情況，也有多個銷售合同對應一個采購合同的情況?？傮w來說，一一對應的情況比較多，需要在將來的系統(tǒng)中實現(xiàn)銷售合同與采購合同的對應關系?？梢詫N售訂單及形式發(fā)票視同銷售合同，并在將來的系統(tǒng)中要實現(xiàn)銷售訂單的流轉(zhuǎn)。目前的出口業(yè)務中以銷售產(chǎn)品為主，很少涉及售后服務。4.2 訂單類型現(xiàn)在的銷售訂單類型主要有代理、自營、形式發(fā)票等類型，每個類型下有若干貿(mào)易類型。如代理有代理進口、代理出口等類型。其中代理出口的業(yè)務與自營出口不同，與國內(nèi)供應商簽訂的是代理協(xié)議，與國外客戶簽訂的是銷售合同，發(fā)運一般直接從供應商處發(fā)往國外，沒有入庫過程。因此要求在銷售模塊中對這類訂單區(qū)別管理。投標時要配形式發(fā)票。要求在將來系統(tǒng)中定義不同訂單類型并附帶不同的合同文本。4.3 訂單內(nèi)容出口銷售合同以外幣記價。海運費用在合同訂立時以外幣記價，實際入帳時以人民幣記價。外運費還會涉及國外內(nèi)陸運輸費用，這部分費用的記價方法同海運費。銷售合同的編號是根據(jù)有關國家標準指定的，由16-18位數(shù)字和字符組成，需要規(guī)定具體的編碼規(guī)則。由客戶決定的合同號需要手工輸入。出口銷售合同包括的主要內(nèi)容有：合同號、簽約日期、地點、買賣雙方的名稱和編號、合同標的、價格條款、支付條款、質(zhì)量條款、包裝條款、發(fā)運條件、質(zhì)量、數(shù)量和索賠、不可抗力、生效條件等。投標項目合同包括的主要內(nèi)容有：買方名稱及編號、通訊地址、合同號、簽約日期、投標號、投標日期、招標號、招標日期、開標日期、有關條款與條件等。4.4 訂單審批及維護報價以前要進行報價測算，對報出的價格進行控制。通過對各審批人員設置不同的審批權(quán)限，分別執(zhí)行相應的審批流程，具體的審批流程參見BPR相關流程。5 價格與折扣5.1 價格控制主要采取經(jīng)理負責制，國內(nèi)工廠的價格通常比較了解，國際價格通過展覽會也可以掌握，報價也是隨行就市。焦炭價格一般有“對印出口焦炭協(xié)會”制定。行業(yè)價格透明度較高，報價之前會進行盈虧測算，通過經(jīng)理審批。需要系統(tǒng)能夠記錄對于不同客戶的報價信息。 現(xiàn)在沒有統(tǒng)一、規(guī)范的價格列表。5.2 折扣現(xiàn)在的銷售業(yè)務中，沒有規(guī)范的折扣列表。通常在銷售發(fā)貨后，貨物的數(shù)量或質(zhì)量發(fā)生問題，客戶要求給予折讓。6 發(fā)運管理6.1 發(fā)運確認發(fā)運部門主要是總部的北方國際物流公司，也有可能業(yè)務員聯(lián)系其它外運公司。港口倉庫或供應商開具收貨單就表明通用化工公司已經(jīng)接收貨物，銷售業(yè)務員根據(jù)銷售合同的有關條款辦理發(fā)運。銷售業(yè)務員填寫發(fā)運通知單，并將發(fā)運通知單和合同副本一并交給貨運代理辦理運輸。在收到商業(yè)發(fā)票、提單副本、裝箱單等單據(jù)后確認發(fā)貨。發(fā)運通知單的主要內(nèi)容有：通知單號、業(yè)務員名稱、部門、制單日期、收貨人名稱及地址、合同號、價格形式、支付方式、裝運日期及裝運港、承運人、貨物數(shù)量、采購合同號、幣種等。6.2 單據(jù)管理中北化工公司正在考慮由綜合管理員負責制單。在業(yè)務員聯(lián)系其它外運公司發(fā)運的情況下，業(yè)務員制單后需要提交儲運部門確認審批，并提交相關發(fā)運單據(jù)。現(xiàn)行系統(tǒng)的制單功能比較完善，希望將來的系統(tǒng)能夠利用這一功能。發(fā)運單據(jù)包括發(fā)運通知單、裝箱單、商業(yè)發(fā)票、提單、原產(chǎn)地證明（僅對歐盟）、質(zhì)量證明等，其中原產(chǎn)地證明由供應商提供。6.3 查詢需要將來的系統(tǒng)能夠查詢銷售合同執(zhí)行情況及已發(fā)貨信息。7 退貨管理7.1 退貨流程客戶退貨不一定要與有原有合同或訂單關聯(lián)，但