公文管理范文

公文管理范文 第一篇：公文管理 第二篇：公文管理制度 第三篇：公文管理辦法 第四篇：xx公司公文管理制度 第五篇：行政公文管理辦法 更多相關范文 公文管理 （一）總則 1、為使公司公文管理工作規(guī)范化、制度化、特制定本制度。 2、本制度所指公文包括：沈陽交通工程有限公司起草上報或下發(fā)公文；各專業(yè)公司（廠）及各部門上報的公文等。 3、公文處理必須做到準確、及時、簡便。公文由綜合辦公室統(tǒng)一收發(fā)、分發(fā)、傳遞、用印、立卷、歸檔。 4、公文管理工作必須嚴格執(zhí)行保密制度，確保公司機密安全。 （二）公文種類 1、請示、報告-向上級請求指示、批準，用“請示“；各上級部門匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。 2、批復、批示-答復請示事項，用“批復”或“批示”。 3、會議紀要-記載會議議定事項和主要精神，要求各有關部門和人員遵照執(zhí)行，用“會議紀要”。 （三）發(fā)放公文一律加蓋印章 1、附件-公文如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。 2、發(fā)文時間-在正文結束后，標注發(fā)文的日期及時間。 3、緊急程度-如為緊急公文，需根據不同的要求分別標明“特急”、“急”等，位置在首頁右上角。 （四）公文處理 1、公文處理一般包括登記、分發(fā)、批示、承辦、擬稿、審核、簽收、繕印、用印、傳遞、催辦、歸檔、銷毀等程序。 2、收到上級機關下發(fā)或交辦的公文，由綜合辦公室提出擬辦意見，送董事長或總經理批示后辦理。 3、凡需審定的公文，綜合辦公室根據內容和性質送公司領導或專業(yè)公司（廠）或有關部門辦理，并提出辦理時限。 4、送公司領導批示的公文，一般應在兩日內批復。緊急公文應當日批復。交專業(yè)公司（廠）或有關部門辦理的公文，綜合辦公室根據時限催辦，防止漏辦和延誤。凡逾期、延誤或漏辦者，部門負責人負相關責任。 5、以公司名義向政府領導部門等報送的文件須呈董事長或公司總經理簽發(fā)。 6、公司下發(fā)或轉發(fā)帶有文頭之文件均必須歸檔，歸檔文件必須附有公司領導簽發(fā)的原稿和所發(fā)文件，一式兩份。 公文管理制度 一、公文是指行政機關在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書，總局、分局兩級社保機構根據需要，可使用決定、公告、通告、通知、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要和明傳電報等體式的公文種類。農場社保局根據需要可使用公告、通告、通知、報告、請示、意見、函等體式的公文。 二、總局、分局社保局辦公室是公文處理的管理機構。 （一）總局、分局社保局應設或指定專人負責公文處理工作。 （二）農場社保局亦應設兼職人員處理公文、管理印信和檔案工作。 （三）總局社保局辦公室有權對墾區(qū)社保系統(tǒng)的公文管理、印信管理、檔案管理等項工作進行監(jiān)督、檢查和指導。 三、公文處理應當堅持實事求量是、精簡、高效的原則，做到及時、準確、安全。 四、公文處理嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全，同時也要遵守全單位、本系統(tǒng)的保密制度和保密事項。 五、發(fā)文辦理 （一）發(fā)文辦理是指以本單位名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印登記、分發(fā)等程序。 （二）草擬公文應做到： 1、符合國家的法律、法規(guī)及其它有關規(guī)定。 2、情況確定，觀點明確，表述清晰準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，符合實際，便于操作，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。 3、根據行文目的確定文種。 4、人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應先引標題，后引發(fā)文字號。 （三）草擬公文的程序： 1、各科室草擬的公文在送局領導簽發(fā)前，應當由辦公室進行審核。審核的重點是：是否確需引文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的要求，公文格式是否符合規(guī)定，相關業(yè)務內容是否有相關科室會簽，是否有錯別字、標點符號，語法是否有錯誤、層次是否清晰等。 2、辦公室審核后由審核人簽署意見，交草擬部門填寫發(fā)文審批表送主管領導簽發(fā)或由主管領導授權的分管領導簽發(fā)，未經簽發(fā)的一律不予復核和負責制。 3、公文正式印制前，辦公室應當進行復核，重點是：擬稿部門負責人、擬稿人是否簽字，審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 4、經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審，對復核無誤的由辦公室對其編號、印制和分發(fā)。 5、辦公室應對草擬的文稿、附件和印制好的正式公文一并立卷，定期歸檔。 6、需要暫時保密的公文在擬稿、印制過程中和正式分發(fā)前相關人員應做好保密工作。 7、分局社保局行文涉及到另行制定有關政策和辦法的應請示總局社保局方可行文。分局社保局行文一律送總局社保局備案。 六、收文辦理 （一）收文辦理是指對收到公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 （二）辦公室應對簽收的來文進行登記，收文登記薄應登記收文日期、發(fā)文機關、公文名稱、文號、發(fā)文時間、簽收時處理意見和簽收人姓名。所在來文均應附來文處理單送主管領導批閱。主管領導不在送分管領導批閱，涉及重要事項，分管領導應征求主管領導意見后再行批閱。然后按領導批示意見送交有關科室傳閱承辦，公文禁止橫向傳閱。對有具體請示事項的，主批人（主管領導或主管領導授權的分管領導）應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱視為已閱知。 （三）承辦部門收到交辦的公文后應及時處理辦理，不得延誤、推諉、緊急公文由辦公至負責催辦和督辦。 （四）科室對政策性和操作指導性較強且須復印的來文，由辦公室復印后送局領導和有關業(yè)務科室，如確需借閱原件的，應履行借閱手續(xù)，由借閱人在文件借閱登記薄上簽字，借閱人應簽名。 七、公文管理 （一）公文由辦公室所設的專（兼）職人員統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔和銷毀。 （二）公文辦理完畢后，應當根據 * 檔案法和其他有關規(guī)定，及時（立卷）歸檔。個人不得保存應當歸檔的公文。 （三）歸檔的公文，應根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值等（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能反映本單位的主要工作情況，便于保管和利用。 （四）擬制、修改和簽批公文，書寫及所用紙張和字跡材料必須符合存檔要求，所有公文用紙張全部采用a4型。 （五）總局、分局兩級社保機構應每兩年清理一次不具備歸檔和存查價值的公文，經過鑒別并經辦公室負責人和主管行政的局領導批準后可以銷毀。 （六）本單位已不符合國家、省和總局政策的發(fā)文應予撤銷；臺和發(fā)布新規(guī)定新辦法后，原已不再使用的公文應同時廢止。 八、為加強行政管理，提高公文處理水平，各級社保機構應認真組織學習 * 國家行政機關公文處理辦法和黑龍江省國家行政機關公文處理辦法實旆細則及黑墾局發(fā)xx2號、黑墾局辦文xx1號文件精神，對本管理辦法中的未盡事宜，均按上述文件規(guī)定執(zhí)行。 公文管理辦法 根據國家行政機關及鋁業(yè)公司公文處理辦法，為確保我廠公文收發(fā)工作能準確、及時、安全、規(guī)范地進行，促進我廠各項工作順利開展，提高工作效率，特制定本制度。 1職責 1.1廠公文的撰寫、校印、用印、收發(fā)、立卷、歸檔等工作，按行政系統(tǒng)和政工系統(tǒng)歸類管理，分別由綜合工作部和黨群工作部負責辦理。 1.2對廠影響較大，涉及兩個以上分管領導分管范圍的文件，須經廠長和黨總支書記批準簽發(fā)。 1.3對廠影響重大的事項，可采取黨、政聯(lián)合行文的辦法發(fā)布安排。 1.4廠各單位都必須嚴格執(zhí)行廠的公文處理程序，做好職權范圍內的公文管理工作。 2原則 2.1公文是廠在管理過程中形成的具有約束力、教育功能、交流效用、行業(yè)規(guī)范體式的公務文書。 2.2行文前要深入調查研究，行文要少而精，注重效用，做到及時、準確、安全。 2.3公文管理要達到規(guī)范化、制度化、科學化。 3公文種類 3.1.正式文件包括： 3.1.1決定、決議 對廠重要事項做出安排用“決定”。 經廠會議討論通過要求貫徹執(zhí)行的重要決策事項用“決議”。 3.1.2公告、通告 廠決定的重要事項，需向外宣布用“公告”。 廠決定在一定范圍內公布應遵守或周知的事項用“通告”。 3.1.3通知、通報 要求各車間（部室）辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項用“通知”。 表揚先進、批評錯誤，傳達重要精神、交流重要情況用“通報”。 3.1.4報告、請示 向上級單位匯報工作，反映情況，提出建議、答復上級單位的詢問用“報告”。 向上級單位請求指示、批準，并需要批復的用“請示”。 3.1.5批復、函 下級單位提出請示后，答復請示事項用“批復”。 各單位或與不相隸屬外單位之間聯(lián)系業(yè)務、商洽工作、詢問或答復問題用“函”。 3.1.6紀要、簡報 傳達重要會議事項和精神，要求各單位共同遵守執(zhí)行的用“紀要”。 就某項工作或某一事項向外反映的用“簡報”。 3.1.7安排、規(guī)定 就某一階段或某項工作，要求下級執(zhí)行的用“安排”。 就某一系統(tǒng)或某項工作，要求各單位或員工共同遵守執(zhí)行的用“規(guī)定”。 3.1.8意見、議案 對重要問題提出意見和處理辦法用“意見”。 廠行政向廠職工 * 或主席團提請審議事項用“議案”。 3.2一般文件：即非紅頭文件 3.2.1機關事物公文，包括計劃、總結、調查報告、研究方案和可行性研究報告等。 3.2.2經濟工作公文，包括調查報告、審計報告、招投標書、合同、協(xié)議、廣告、說明書等。 3.2.3技術工作公文，包括作業(yè)規(guī)程、技術措施、產品試驗報告等。 3.2.4禮儀類公文，包括賀電、賀信、表揚信、感謝信、請柬、祝詞等。 3.3簡報類公文，主要是傳遞信息、報道新聞、交流經驗、摘編資料等。 4公文格式 4.1公文一般由文件頭、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送單位、正文、附件、成文時間、印章、主題詞、抄報單位、抄送單位、打印份數(shù)、公文管理機關或主辦單位、印發(fā)時間、校對和打印人等。 4.2公文標題：一般包括發(fā)文單位、事由和文種三要素。發(fā)文單位，正式文件可以省略，一般文件不能省略。標題中除法規(guī)、規(guī)章制度和加書名號外，一般不用標點符號。 4.3發(fā)文字號應包括廠代字、年份、順序號 黨總支文件：兆豐鋁業(yè)電廠黨發(fā)xxxxxx號。 行政文件：兆豐鋁業(yè)電廠發(fā)xxxxxx號。 工會文件：兆豐鋁業(yè)電廠工發(fā)xxxxxx號。 團總支文件：兆豐鋁業(yè)電廠團發(fā)xxxxxx號。 綜治文件：兆豐鋁業(yè)電廠綜治xxxxxx號。 4.4秘密文件還應標明“秘密、機密、絕密”字樣保密等級。 4.5簽發(fā)以廠領導的簽發(fā)日期為準。 4.6主送單位：主送單位一般頂格寫在正文之前。上行文為被請示、報告的上級單位，一般只標明一個單位，如需其它單位周知的可采用抄報和抄送的形式。下行文為執(zhí)行文件的下級單位，主要有決定、指示、公告、通知、通報、安排、意見、批復、會議紀要等。平行文為有工作聯(lián)系的不相隸屬的單位，主要有議案、函。 4.7正文是文件的主體，要表明文件的具體目的、內容和所要落實的事項，如有附件，在正文后標明附件名稱和順序。 4.8發(fā)文單位，也稱落款，應寫單位全稱或規(guī)范的簡稱。 4.9蓋印表明文件生效，蓋印時要用力均勻，做到“騎年蓋月”。會議通過的文件，還應在標題后注明會議名稱和通過日期。 4.10在發(fā)文日期下方還應標明主題詞、抄報、抄送單位、印刷份數(shù)、存檔份數(shù)、校對和打印者等。 4.11公文用紙、用字、序號 4.11.1公文用紙 公文用紙一般統(tǒng)一采用gb/t148中規(guī)定的a4型紙（如有表格需要可采用a3紙）。 4.11.2公文用字 文件標題一般用黑體二號，正文標題用黑體小二號，正文副標題用黑體三號，正文用仿宋三號，正文小標題用仿宋三號、加粗，公文行距為1.5倍行距，主題詞用黑體小二號。 4.11.3公文序號 公文一般除制度、辦法的結構層次序號用章、條、碼外，其他結構層次序號第一層用“一”，第二層用“（一）”，第三層用“1”，第四層用“（1）”。 頁碼統(tǒng)一用阿拉伯數(shù)碼，放在頁面中下方。 5廠發(fā)文主要內容 5.1公布重要規(guī)章制度。 5.2轉發(fā)上級文件或根據上級文件精神制定的本單位文件。 5.3公布本單位體制機構變動或干部任免（聘免）事項。 5.4公布、安排本單位的重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等決定。 5.5發(fā)布有關獎懲決定和通報。 5.6其它有關本單位的重大事項。 5.7對上級機關呈報工作計劃、請示、報告、處理決定。 5.8對兄弟單位聯(lián)系有關廠重大生產、技術、人力資源、物資供應、科研、基建、經營管理、黨群工作等事宜。 5.9除上述發(fā)文內容外。其它一般的日常生產、工作安排等事項應按有關制度辦理，經廠分管領導批準后，由業(yè)務主管部門書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用文件發(fā)布。 6發(fā)文程序 6.1各部室需要發(fā)文，應依據黨的方針、政策和國家法令、上級指示和我廠工作實際需要草擬文件初稿。 6.2草擬文稿必須從本單位角度出發(fā)，做到實事求是、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、語言精煉、標點準確、篇幅力求簡短,積極推行用電子版。如果是書寫，要求工整干凈，嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫。 6.3文稿擬定后，部室擬稿人在發(fā)文流程里需填寫發(fā)文卡，詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印發(fā)份數(shù)、審稿人，標定日期和密級。遞交部門領導審核文稿（對文稿內容、質量負責）。 6.4部門領導審核后的文稿，按批準權限和分管部門由撰稿部室分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā)。 6.5需經會簽的文稿，應在單位領導簽發(fā)前送有關會簽部室進行會簽。文稿會簽后，按批準權限和分管部門由撰稿部室分別呈送黨政領導審定批準簽發(fā)。需要會議研究的文稿，由撰稿部室征求分管領導意見提前以郵件形式發(fā)給副總以上領導和相關部室負責人，經廠會議集體研究后，按照會議研究的結果有撰稿部室修改文件，經廠 * 審定批準簽發(fā)。會議研究的文稿，不再走會簽程序。 6.6經單位領導批準簽發(fā)后的文稿遞交綜合工作部機要員，機要員應根據有關文件規(guī)定對文稿的字體、格式、錯漏等進行修改審核，修改無誤后以廠oa形式對文件進行打印下發(fā)至廠屬各單位。 7文件的接收及傳閱 7.1凡外來本單位的一般性文件（除廠領導親啟的外）均分系統(tǒng)由廠機要員登記簽收拆封，機要文件和機密郵件只能簽收不能拆封，需交部門領導妥善處理。在簽收和拆封時，收發(fā)員需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀的函件要查明原因，如是機要文件、密件開口和國外信函郵票被撕等情況，收發(fā)秘書應拒絕簽收。 7.2對上級機要部門發(fā)來的文件，要對信封、文件、文號、機要編號進行“四對口”核定。如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，并登記差錯文件的文號。 7.3綜合工作部機要員對上級來文拆封后要及時進行登記，并掃描傳閱。單位領導親啟的公函文件啟封后，也應分別交綜合工作部辦理正常登記、傳閱等其它手續(xù)。 7.4廠外出人員開會帶回文件及資料應及時交綜合工作部機要員登記編號歸檔或傳閱等，不得個人保存。 7.5為加速文件運轉，避免文件積壓誤事，一般應在當天或第二天閱簽完畢，緊急文件必須即閱即辦。如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。 7.6傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的文件帶往公共場所或家中，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。 7.7機要員應催促有關領導等人員抓緊時間閱讀文件，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽字以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”等指示，應責成有關部門部室和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。 7.8文件閱完后，綜合工作部機要員應及時進行歸檔保存。 7.9綜合工作部機要員對文件負有催辦督辦責任，承辦部門接到文件函電應立即指定專人辦理。不得將文件積壓，如需查閱，應按照有關保密規(guī)定，并征得綜合工作部部長同意后，予以復印或摘抄，原件及時歸檔。 8文件的借閱和清退 8.1各部室因工作需要借閱一般性文件，需經本部門負責人簽寫借條后，到綜合工作部或黨群工作部進行借閱，對有密級的文件須經綜合工作部（黨群工作部）負責人同意后方可借閱。 8.2借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，按時歸還。任何人不允許拆卷和在文件上批注。 8.3綜合工作部機要員對承辦的公文應抓緊催辦，并定期對己經辦妥的文件和上級要求限期清退的文件進行收繳清退工作，一般為月底一小清，季末一中清，年終一總清。如發(fā)現(xiàn)文件丟失，必須及時查明原因和責任者，并如實向領導報告。 9文件的保密 9.1文件的密級分為“絕密”、“機密”、“秘密”三級 9.1.1絕密是最重要的秘密，泄露會使本單位的權力和利益遭受特別嚴重的損害；機密是重要的秘密，泄露會使本單位權益和利益遭到嚴重的損害；秘密是一般性秘密，泄露會使本單位的權力和利益遭受損害。 9.2保密措施 9.2.1各單位要指定一名責任心強的同志負責本部門文件的保管和保密等工作。 9.2.2嚴守秘密，不得以任何方式向本單位內外無關人員散布、泄漏本單位機密或涉及本單位機密。 9.2.3嚴格遵守文件（包括傳真、計算機盤片）登記和保密制度。秘密文件存放在有保密設施的文件柜內，計算機中的秘密文件必須設置口令。不準帶秘密文件到與工作無關的場所，不得在公共場所談論秘密事項和交接秘密文件。 9.2.4 嚴格遵守秘密文件、資料、檔案的借用管理制度。如需借用秘密文件、資料、檔案，須經廠領導批準，并按規(guī)定辦理秘密文件借用登記手續(xù)。 9.2.5 秘密文件、資料不準私自翻印、復印、摘錄和外傳。因工作需要翻印、復制時，應按有關規(guī)定經廠領導批準后辦理。復制秘密文件應按照文()件、資料的密級規(guī)定管理。不得在公開發(fā)表的文章中引用秘密文件和資料。 9.2.6 工作人員離開辦公室時，必須將秘密文件放入抽屜和文件柜中，嚴禁在辦公桌上擺放。 公文管理制度 第一章總則 第一條為進一步加強公司的公文管理，嚴格公文處理程序，提高公文運轉時效，明確公文承辦要求，實施公文管理工作的規(guī)范化、制度化，特制定本制度。 第二章公文處理原則 第二條公司公文是實施管理、處理公務的具有特定效力和規(guī)范格式的公務文書，是傳達、發(fā)布指示、請示和答復問題，指導和商洽工作、報告情況、交流經驗的重要工具。 第三條公文處理包括公文擬制、辦理、管理、立卷歸檔等一系列銜接有序的工作。 第四條公文處理應按照行文要求和公文處理規(guī)范進行，做到準確、及時、安全、保密。 第五條行政部是公司公文處理的管理部門，負責公文收發(fā)、分辦、傳遞、用印、立卷、歸檔和銷毀等工作。 第三章公文種類 第六條常用的公文種類有：決定、決議、意見、通知、通報、報告、請示、規(guī)定、函、會議紀要等。 （一）決定、決議：對重要事項重大行為做出安排，用“決定”；經會議討論通過并要求貫徹執(zhí)行的事項，用“決議”。 （二）意見：用于對組織工作重要問題提出見解和處理辦法。 （三）通知：用于傳達上級部門指示，要求下級部門辦理和需要周知和共同執(zhí)行的事項。 （四）通報：用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神、交流重要情況。 （五）報告、請示：向上級部門匯報工作、反映情況、提出建議用“報告”；向上級部門請示指示、批準用“請示”。 （六）規(guī)定：用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規(guī)范。 （七）函：是相互商洽工作、詢問和答復問題，向無隸屬關系的有關主管部門提出請求的公文。 （八）會議紀要：傳達會議議定事項和主要精神，要求全公司共同遵守執(zhí)行。 第四章公文格式和行文規(guī)則 （一）公文用紙幅面及版面尺寸 1.公文用紙幅面尺寸公文用紙采用gb/t 148中規(guī)定的a4型紙，其成品幅面尺寸為：210mm297mm。 2.公文頁邊與版心尺寸 公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm，公文用紙訂口（左白邊）為：28mm1mm，版心尺寸為：156mm225mm（不含頁碼）。 （二）公文中圖文的顏色 未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。 （三）排版規(guī)格與印制裝訂要求 1.排版規(guī)格 正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。 2.制版要求 版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm。 3.印刷要求 雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。黑色油墨應達到色譜所標bl100%，紅色油墨應達到色譜所標y80%，m80%。印品著墨實、均勻；字面不花、不白、無斷劃。 4.裝訂要求 公文應左側裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落，后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸外訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm-5mm；無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁明訂。裁切成品尺寸誤差1mm，四角成90，無毛茬或缺損。 （四）公文中各要素標識規(guī)則 組成公文的各要素可劃分為眉首、主體、版記三部分。臵于公文首頁紅色反線（寬度同版心，即156mm）以上的各要素統(tǒng)稱眉首；臵于紅色反線（不含）以下至主題詞（不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；臵于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記。 1.眉首 （1）公文份數(shù)序號 公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編號。如需標識公文份數(shù)序號，用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。 （2）秘密等級和保密期限 如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，秘密等級和保密期限之間用“”隔開。 （3）緊急程度 如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。 （4）發(fā)文機關標識 由公司全稱或規(guī)范化簡稱后面加“文件”組成，即“廣東金晶能源股份有限公司文件”或“廣東金晶公司文件”；對一些特定的公文可只標識公司全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為25mm。 發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但最大不能等于或大于22mm15mm。 （5）發(fā)文字號 發(fā)文字號由公司代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù)碼標識；年份應標全稱，用六角括號“?”括入；序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 公司對第三章提及的常用公文發(fā)文字號統(tǒng)一規(guī)定如下： 決定、決議、意見、通知、通報、報告、規(guī)定等下行文以及對外發(fā)送的文件一律用粵金晶?xx號，請示、函等上行文以及平行文一律用粵金晶函?號，會議紀要一律用粵金晶紀?號。 發(fā)文字號之下4mm處印一條與版心等寬的紅色反線。 （6）簽發(fā)人 公文需標識簽發(fā)人姓名，平行排列于發(fā)文字號右側。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。 如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名臵于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人姓名處在同一行并使紅色反線與之的距離為4mm。 2.主體 （1）公文標題 紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 （2）主送部門 標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送部門名稱后標全角冒號。如主送部門名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送部門名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。（3）公文正文 主送部門名稱下一行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。 （4）附件 公文如有附件，在正文下空一行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。附件應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文序號并在其后標識附件（或帶序號）。 （5）成文時間用漢字將年、月、日標全；“零”寫為“”；成文時間的標識位臵見下文。 （6）公文生效標識 a.單一發(fā)文印章 單一機關制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱，只標識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。 當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。b.聯(lián)合行文印章 當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。 當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機關印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。 c.特殊情況說明 當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛慌Z時，應采取調整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。 （7）附注 公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2號字加圓括號標識在成文時間下一行。 3.版記 （1）主題詞 主題詞用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字。 （2）抄送 公文如有抄送，在主題詞下一行；左空1字用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；回行時與冒號后的抄送部門對齊；在最后一個抄送部門后標句號。如主送部門移至主題詞之下，標識方法同抄送部門。 （3）印發(fā)機關和印發(fā)時間 位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位臵；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。印發(fā)時間以公文復印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。 （4）版記中的反線 版記中各要素之下均加一條反線，寬度同版心。 （5）版記的位臵 版記應臵于公文最后一頁，版記的最后一個要素臵于最后一行。 4.頁碼 用4號阿拉伯數(shù)字在頁面底部居中標注頁碼，空白頁和空白頁以后的頁不標識頁碼。 第五章行文規(guī)則 第八條行文應當確有必要，注重效用。 第九條行文應根據隸屬關系、職權范圍和工作需要確定。 第十條各部門除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向控（參）股企業(yè)正式行文。除行政部外，其他部門不得對外正式行文。 第十一條“請示”應當一文一事；一般只寫一個主送單位，需要同時送其他單位的，應當用抄送形式，但不得抄送其下級單位。 第十二條“報告”或其他文種不得夾帶請示事項。 第六章發(fā)文辦理 第十三條發(fā)文辦理指以公司名義制發(fā)公文的過程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。 第十四條草擬公文應當做到： （一）符合法律、法規(guī)及市集團有關規(guī)定。如提出新的規(guī)定、辦法、制度等，要切實可行并加以說明。 （二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。 （三）公文的文種應當根據行文目的、公司的職權和與主送單位的行文關系確定。 （四）擬制緊急公文，應當體現(xiàn)緊急的原因，并根據實際需要確定緊急程度。 （五）人名、地名、數(shù)字、引文準確。引用公文應當稱引標題，后引發(fā)文字號。引用外文應當注明文中含義。日期應當寫明具體的年、月、日。 （六）結構層次序數(shù)，第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。 （七）應當使用國家法定計量單位。 （八）文內使用非規(guī)范化簡稱，應當先用全稱并注明簡稱。 （九）公文中的數(shù)字，除成文日期、部分結構層次序數(shù)和在詞、詞組、慣用詞、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須使用漢字外，應當使用阿拉伯數(shù)字。 第十五條公文送公司總經理簽發(fā)前，應當由行政部進行審核。審核的重點是：是否確需行文，行文方式是否妥當，是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關要求，公文格式是否符合本辦法的規(guī)定等。 第十六條以公司名義制發(fā)的公文，由總經理審批后簽發(fā)。 第十七條公文正式印發(fā)前，行政部應當進行復核，重點是：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附加材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。 經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序復審。 第七章收文辦理 第十八條收文辦理指對公司收到的公文的辦理過程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。 第十九條收到需要辦理的公文，行政部應進行審核。審核的重點是：屬何部門辦理；是否符合行文規(guī)則；內容是否符合國家法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定；涉及其他部門或企業(yè)職權的事項是否已協(xié)商、會簽；文種使用、公文格式是否規(guī)范。 第二十條經審核，對符合本辦法規(guī)定的公文，行政部應及時提出擬辦意見送總經理批示后，交有關部門辦理，需要兩個以上部門辦理的應當明確主辦部門。緊急公文，應當明確辦理時限。 第二十一條承辦部門收到交辦的公文后應當及時辦理，不得延誤、推諉。緊急公文應當按時限要求辦理，確有困難的，應當及時予以說明。對不屬于本部門職權范圍或者不宜由本部門辦理的，應當及時退回行政部并說明理由。 第二十二條收到集團下發(fā)或交辦的公文，由行政部提出擬辦意見，送總經理批示后辦理。 第二十三條公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項，主辦部門應當主動與有關部門協(xié)商；如有分歧，主辦部門負責人要出面協(xié)調，如仍不能取得一致，可以報請公司領導決定。 第二十四條審批公文時，對有具體請示事項的，主批人應當明確簽署意見、姓名和審批日期，其他審批人圈閱視為同意；沒有請示事項的，圈閱表示已閱知。 第二十五條交有關部門辦理的公文，由行政部負責催辦，做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重要催辦，一般公文定期催辦。 第八章公文歸檔