辦公室培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料.doc

辦公室培訓(xùn)學(xué)習(xí)資料一、收文辦理收文辦理：指收到送達(dá)本單位或本部門文件后，單位或部門內(nèi)部組織實(shí)施穩(wěn)健運(yùn)作的過程。主要包括：簽收、啟封、登記、擬辦、請辦、分發(fā)、穿越、承辦、催辦和處置辦畢公文等環(huán)節(jié)。（一）簽收：指收到有關(guān)公文并以簽字或蓋章的方式給發(fā)文方以憑據(jù)。作用：一是為明確交接雙方的責(zé)任提供一種憑證；二是保證文件運(yùn)行安全。注意：1、逐件清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理；2、急件注明簽收的具體時間。（二）啟封：簽收后開啟公文。注意：1、統(tǒng)一啟封（專人啟封）或送相關(guān)科室、有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)親啟；2、啟封后檢查公文的完整。（三）登記：對收文情況做出較詳細(xì)記載。應(yīng)當(dāng)將公文標(biāo)題、密級、收文字號、發(fā)文機(jī)關(guān)、成文日期、主送機(jī)關(guān)、份數(shù)、收文日期及辦理情況等逐項(xiàng)填寫清楚。注意：1、平件、密件和急件一般應(yīng)分別進(jìn)行，分清輕重緩急；2、登記序號不留空號，不出重號，登錄項(xiàng)目都應(yīng)完整準(zhǔn)確；3、字跡工整、不濫用簡稱，對無標(biāo)題文件代擬簡明、確切標(biāo)題。（四）擬辦：秘書部門（辦公室）對需要辦理的公文提出辦理意見，并提供必要的背景資料，送領(lǐng)導(dǎo)同志審核定奪。是一項(xiàng)輔助決策活動，目的是為決策活動提供可選擇方案。注意：1、認(rèn)真研讀公文，真正弄清公文意圖、問題的性質(zhì)和實(shí)際情況；2、意見要簡明、具體、得體；3、兩個或兩個以上方案，將傾向性意見放前；4、意見書寫應(yīng)工整、清晰，并簽注擬辦人姓名、日期；5、可直接草擬復(fù)文文稿供審核定奪；6、提出意見供領(lǐng)導(dǎo)批示的程序應(yīng)從分管領(lǐng)導(dǎo)開始。（五）請辦：辦公室根據(jù)授權(quán)或有關(guān)規(guī)定將需要辦理的公文注請主管領(lǐng)導(dǎo)批示或主管部門研辦。對需要兩個以上部門管理的，應(yīng)當(dāng)指明主辦部門。（六）分發(fā)：辦公室根據(jù)有關(guān)規(guī)定或領(lǐng)導(dǎo)批示將公文分送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門閱知辦理。事關(guān)公文是否準(zhǔn)確、迅速得到辦理的決定性工作。注意：分發(fā)應(yīng)有專門登記，有關(guān)責(zé)任者應(yīng)同收件人履行交接手續(xù)。（七）傳閱：辦公室根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)人批示或授權(quán)，按一定的程序?qū)⒐乃陀嘘P(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱知或批示。注意：1、選擇合理的傳閱路線形式，正確排序，隨情況變化作適當(dāng)調(diào)整；2、可適當(dāng)分流，如復(fù)制副本；3、建立傳閱登記手續(xù)等；4、應(yīng)隨時掌握公文去想，避免漏傳、誤傳和延誤。（八）承辦：主管部門對需要辦理的公文進(jìn)行辦理。凡屬承辦部門職權(quán)范圍內(nèi)可以答復(fù)的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)直接答復(fù)呈文機(jī)關(guān)；凡涉及卡部門業(yè)務(wù)范圍的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)主動與有關(guān)部門協(xié)商辦理；凡須報請上級機(jī)關(guān)審批的事項(xiàng)，承辦部門應(yīng)提出處理意見并代擬文稿，一并送情上級機(jī)關(guān)審批。只有經(jīng)過承辦，公文才能產(chǎn)生切實(shí)效用，這是公文辦理中的中心環(huán)節(jié)。注意：1、熟悉與公文內(nèi)容有關(guān)的法律、法規(guī)、方針政策和上級有關(guān)公文，熟悉有關(guān)業(yè)務(wù)；2、為使公文所針對的問題得到有效處理，必須深入實(shí)際，加強(qiáng)調(diào)查研究。3、加強(qiáng)協(xié)商，努力協(xié)調(diào)各方面關(guān)系；4、有效運(yùn)用面談、會議、電話溝通、現(xiàn)場辦公等多種承辦方式；5、分清主次，區(qū)別緩急，科學(xué)安排承辦次序；6、注重對承辦結(jié)果的檢查與監(jiān)督。（九）催辦：辦公室對公文的承辦情況進(jìn)行督促經(jīng)檢查。催辦貫穿于公文處理的各個環(huán)節(jié)。對緊急或重要公文應(yīng)及時催辦，對一般公文應(yīng)定期催辦，并隨時或定期向領(lǐng)導(dǎo)人反饋辦理情況。（十）處理辦畢公文：包括立卷歸檔、清退、暫存、銷毀等。二、會議工作會議：指有組織有領(lǐng)導(dǎo)的商議事情的集合。他his現(xiàn)代社會生活、政治生活、經(jīng)濟(jì)生活中一種經(jīng)常的廣泛的活動形式。會議工作包括三部分：會前、會中和會后。（一） 會前準(zhǔn)備工作提前做好策劃業(yè)就是會議方案，確保會議按部就班召開。1、設(shè)立會務(wù)機(jī)構(gòu)。根據(jù)會議的規(guī)模大小，考慮是否設(shè)立會務(wù)機(jī)構(gòu)。會務(wù)機(jī)構(gòu)一般包括秘書組，會務(wù)組，后勤組等各個小組。小會和一般的會議可根據(jù)需要靈活掌握。2、確定會議議題。會議討論的問題、決策的對象，就是議題。注意：（1）下一級會議可以解決的或個別領(lǐng)導(dǎo)同志可審批解決的問題，一般不要安排上級會議談?wù)?；?）提交會議討論的議題，一般要有簡要的文字材料，并提前經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后發(fā)給相關(guān)同志閱讀以準(zhǔn)備；（3）臨時提出的一般議題不宜倉促安排，以保證會議質(zhì)量；（4）盡可能將同類性質(zhì)的議題提交一次會議討論。3、確定會議議程和日程。議程，指會議上議題或議案談?wù)摰某绦?，是會議的概論安排。日程，是一定時間內(nèi)對會議內(nèi)容的具體安排。注意：議程安排送領(lǐng)導(dǎo)審定后提前送相關(guān)同志。若協(xié)調(diào)不好，會造成工作被動。4、確定與會人員。指提出會議出席、列席人員名單。出席會議人員多數(shù)情況是固定的，但也有一些會議需要秘書人員根據(jù)會議性質(zhì)及領(lǐng)導(dǎo)要求初步提出與會人員名單。5、會議資料的準(zhǔn)備。指根據(jù)會議需要提前安排撰寫主持詞、會議講話、編寫會議指南、制作相關(guān)證件等（出席證、列席證、工作證等）6、會議通知。會議通知時會議組織者將會議情況和需要與會人員提前了解的事宜告知有關(guān)方面和個人的過程。一般分口頭通知和書面通知，除臨時召開或規(guī)模小的回憶外，一般采用書面通知。注意：書面通知請注意收文程序的牽手；電話通知要注意接聽者做好記錄，通知方也做好相應(yīng)記錄。7、會場布置。會場要提前做好布置，根據(jù)會議需要做好布標(biāo)、主席臺、座牌、鮮花、音響、分會場的指示牌、飲水等準(zhǔn)備工作。逐項(xiàng)落實(shí)，切忌遺漏，確保不出問題。注意：會議座次安排很有講究。方桌會議：桌子橫放，以面對正門的一方為上（座牌中、左、右）；桌子豎放，以進(jìn)門的方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上。座牌擺放，國際慣例以右為尊，商務(wù)禮儀遵守國際慣例；國內(nèi)政務(wù)交往中，往往采用中國的傳統(tǒng)，以左為尊。主席臺式座位安排：主要領(lǐng)導(dǎo)居中，依次為左、右、左、右。圓桌會議：是一種平等、對話的協(xié)商會議形式。不用拘泥很多禮節(jié)，以門作為基準(zhǔn)點(diǎn)，比較靠里面的位置即為比較主要的座位。8、會議的吃飯住宿。吃：提前了解與會人員的習(xí)俗、口味，有沒有禁忌，是否同一個酒店吃飯，擺放桌簽以確定桌號，以門為準(zhǔn)點(diǎn)，居中為上、以右為上、以遠(yuǎn)為上；擺放座牌，次序或會議相反。?。嘿e館有多少房間，參會人員需住宿統(tǒng)計。房間設(shè)施、賓館服務(wù)等。（二）會議期間的工作1、簽到：準(zhǔn)確統(tǒng)計到會人員數(shù)和現(xiàn)實(shí)會議是否符合法定人數(shù)的重要手段。2、發(fā)放文件資料：由工作人員以報到、簽到發(fā)放或擺放在坐席上的方式及時準(zhǔn)確將會議文件資料發(fā)放到與會者手中。3、引導(dǎo)就座：可以通過會議指南中的座區(qū)圖或由工作人員引導(dǎo)。避免會場混亂。4、做好會議記錄：是運(yùn)用特定的載體形式（筆錄或錄音）對會議進(jìn)行情況和內(nèi)容所作出的記載，是會議內(nèi)容和進(jìn)程的真實(shí)憑證。會議記錄要求真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。5、會場服務(wù)：即音響、攝像、飲水、空調(diào)、醫(yī)療等服務(wù)。會議期間要根據(jù)情況及時靈活處理臨時出現(xiàn)的問題。（三）會后工作1、整理會議記錄：對會議原始記錄及時進(jìn)行整理，對錯、漏、記錄表達(dá)不清的地方進(jìn)行核對訂正，達(dá)到準(zhǔn)確、完整。2、印發(fā)講話材料或會議紀(jì)要：按要求及時將會以紀(jì)要或會議講話材料印發(fā)有關(guān)單位學(xué)習(xí)或辦理。3、會議工作總結(jié)：對會議議定事項(xiàng)的落實(shí)情況進(jìn)行督查、反饋，并總結(jié)會議中的得失等。4、會議文件立卷：對會議過程中形成的整套文件材料立卷歸檔。三、事務(wù)工作（一）電話處理：電話是現(xiàn)代通訊的必備工具，辦公室大量通過電話上傳下達(dá)、溝通信息、聯(lián)系工作、匯報請示等。1、接聽電話。接聽電話不可太隨便，得講究必要的禮儀和一定的技巧，以免橫生誤會。（1）要及時接電話。（2）確認(rèn)對方。（3）講究藝術(shù)。（4）調(diào)整心態(tài)。（5）做好記錄，及時處理。2、撥打電話。（1）預(yù)先將通話內(nèi)容整理好；（2）問候并自我介紹；（3）簡述電話內(nèi)容。（二）領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)：指領(lǐng)導(dǎo)交辦的非本職工作或業(yè)務(wù)工作范圍內(nèi)的事務(wù)。這不僅是對辦事者的高度信任，也是鍛煉其的重要方法，還便于領(lǐng)導(dǎo)對部屬能力素質(zhì)做全面的了解或考察。1、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)的原則：（1）迅速快捷；（2）周密細(xì)致；（3）認(rèn)真負(fù)責(zé)；（4）保守秘密；（5）嚴(yán)守紀(jì)律。2、辦好領(lǐng)導(dǎo)交辦事務(wù)的基本要求：（1）準(zhǔn)確領(lǐng)會意圖；（2）區(qū)分主次緩急；（3）及時協(xié)調(diào)關(guān)系。一是掂身量言；二是以誠待人；三是平心靜氣；四是臨機(jī)處置；（4）及時反饋信息。（三）接待來訪：接待來訪我們就強(qiáng)調(diào)下基本要求。基本要求：熱情接待，認(rèn)真聽記，恰當(dāng)處理，做好來訪人員思想工作。一、 公文基本知識（一） 公文的概念黨的機(jī)關(guān)的公文，是黨的機(jī)關(guān)實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)、處理公務(wù)的具有效力和規(guī)范格式的文書，是傳達(dá)貫徹黨的路線、方針、政策，知道、布置和商洽供，請示和答復(fù)問題，報告和交流情況的工具。（二）公文寫作的基本要求一是要符合黨和國家的路線方針政策和法律法規(guī)；二是要符合上級機(jī)關(guān)的有關(guān)指示；三是要同現(xiàn)行有關(guān)公文銜接；四是要完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文機(jī)關(guān)的意圖；五是要全面、準(zhǔn)確地反映客觀實(shí)際情況；六是提出的政策、措施要切實(shí)可行；七是表述要準(zhǔn)確嚴(yán)密；八是文字要精確簡練；九是文種要使用恰當(dāng)；十是公文格式要規(guī)范。二、 公文種類及分類（一） 公文種類當(dāng)?shù)臋C(jī)關(guān)公文種類主要有十四類：決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。行政機(jī)關(guān)公文有十三類：命令、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。（二） 分類公文按其行文關(guān)系，可分為上行文、下行文、平行文。上行文是指下級機(jī)關(guān)、組織向上級機(jī)關(guān)、組織保送的公文，如請示、報告等。下行文是指上級機(jī)關(guān)向所屬下級機(jī)關(guān)的行文，如決議、決定、通知、通報、批復(fù)等。平行文指同級機(jī)關(guān)或相屬機(jī)關(guān)之間的公文，如函或通知。（三） 公文的格式黨的機(jī)關(guān)公文一般由版頭、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、發(fā)文機(jī)關(guān)署名、成文日期、印章、印發(fā)傳達(dá)范圍、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印制版記等十七個要素組成。（1）版頭。一是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加“文件”二字；二是發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱加括號表明文種。均用套紅居中印在公文首頁上半部，通稱“紅頭文件”，表示是機(jī)關(guān)的正式行文。（2）份號。是同一件公文印制份數(shù)的順序號，標(biāo)注于公文首頁的左上角，一般用6位阿拉伯?dāng)?shù)字表示。（3）密級。是公文的密級等級，分為絕密、機(jī)密、秘密三個等級，標(biāo)注于份號下方。（4）緊急程度。緊急文件應(yīng)當(dāng)根據(jù)緊急程度分別標(biāo)明“特急”、“加急”；緊急電報應(yīng)分別標(biāo)明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。（5）發(fā)文字號。是機(jī)關(guān)制發(fā)公文的編號，由機(jī)關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號三部分組成。（6）簽發(fā)人。上行文應(yīng)當(dāng)注明簽發(fā)人姓名，標(biāo)注于發(fā)文字號的右側(cè)。（7）標(biāo)題。標(biāo)題一般由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱、公文主題和文種三部分組織，使用小標(biāo)宋二號字體。公文標(biāo)題位于發(fā)文字號和紅線下方，居中排列。（8）主送機(jī)關(guān)。指公文的主要受理機(jī)關(guān)，一般在標(biāo)題之下、正文之上頂格標(biāo)明。（9）正文。是公文的主體和核心，用來表述公文的內(nèi)容，位于主送機(jī)關(guān)下方。（10）附件。是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。公文若有附件，應(yīng)在正文之后、落款之前寫明附件的名稱，并與主件裝訂在一起。（11）發(fā)文機(jī)關(guān)署名。黨的機(jī)關(guān)公文署名應(yīng)該用全稱或規(guī)范化簡稱，標(biāo)注于正文右下方位置。（12）成文日期。成文日期要完整地寫明年月日，位于發(fā)文機(jī)關(guān)署名右下方。（13）印章。公文加蓋印章石發(fā)文機(jī)關(guān)對公文生效負(fù)責(zé)的憑證。（14）印發(fā)傳達(dá)范圍。在成文日期的左下方標(biāo)注。（15）主題詞。主題詞位于抄送機(jī)關(guān)上方。（16）抄送機(jī)關(guān)。指除主送機(jī)關(guān)以外需要告知公文內(nèi)容的上級、平級、下級及不相屬機(jī)關(guān)。抄送機(jī)關(guān)標(biāo)注于主題詞下方、印制版記上方位置。（17）印制版記。包括公文印發(fā)機(jī)關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)。印發(fā)機(jī)關(guān)名稱和日期位于公文末頁下端同一行的兩端，份數(shù)標(biāo)注于印發(fā)日期下方，此兩行之間用橫線相隔。四、常用公文的寫作方法（一）通知的寫法1、通知分類：印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知，指示性通知，知照性通知，事務(wù)性通知，任免、聘用通知。2、重點(diǎn)類通知寫法。印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知的寫法。正文須把握三點(diǎn)：一是對印發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)的文件提出意見，表明態(tài)度，如“同意”、“原則同意”、“要認(rèn)真貫徹執(zhí)行”、“望遵照執(zhí)行”、“參照執(zhí)行”等；二是寫明所引發(fā)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)文件的目的和意義；三是提出希望和要求。事務(wù)性通知的寫法。（1）發(fā)文緣由；（2）具體事項(xiàng)；（3）執(zhí)行要求。（二） 報告的寫法1、 種類：綜合性報告、專題性報告、回復(fù)性報告。2、 專題性報告寫法以反映情況為主的專題工作報告一般寫情況、存在的問題、今后的打算和意見三部分。以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)為主的專題工作報告一般寫情況、經(jīng)驗(yàn)，有的還可略寫不足之處和改進(jìn)措施三部分。因工作失誤向上級寫的檢查報告主要寫錯誤的事實(shí)、產(chǎn)生錯誤的主管原因、造成錯誤的責(zé)任、處理意見及改進(jìn)措施三部分。（三） 請示的寫法1、 分類事項(xiàng)性請示政策性請示2、 寫法。請示的正文包括原由、事項(xiàng)和結(jié)語三部分。（四） 函的寫法1、 分類洽事宜函、通知事宜函、催辦事宜函、邀請函、請示答復(fù)事宜函、轉(zhuǎn)辦函、催辦函、委托函、保送材料函等等。2、 函的寫法一是簡要介紹背景情況。二是商洽、詢問、答復(fù)的事項(xiàng)和問題。三是希望和要求，一般用禮貌性語言向?qū)Ψ教岢鱿Ｍ?，或請對方協(xié)助解決某一問題，或請對方及時復(fù)函，或請對方提出意見或請主管部門批準(zhǔn)等。3、 函的寫作要求一是