辦公文檔的快速操作和處理技巧

1 辦公文檔的快速操作和處理技巧 2 本章主要內(nèi)容 辦公中文檔處理的基本流程 簡單的文檔處理 圖文混排的文檔處理 3 第一節(jié)、辦公中的文檔處理的基本流程 1. 文檔錄入：注意錄入時的技巧。 2. 文本編輯：熟練使用編輯時一些常用快捷鍵。 3. 格式排版：字體和段落的格式排版。 4. 頁面設(shè)置：設(shè)置紙型、頁邊距等。 5. 打印預(yù)覽：單頁、多頁。 6. 打印輸出：“打印”對話框的使用。 4 第二節(jié)、簡單的文檔處理 在工作和學(xué)習(xí)中，經(jīng)常要用計算機處理一些基本的文檔，如公文、海報、招聘啟示、合同等。 本節(jié)以制作一份通知來了解簡單文檔處理的過程。 實例效果如圖所示。 5 6 操作步驟（ 1） 1. 新建一個 2. 通知文本的錄入與編輯 1. 設(shè)置輸入法 2. 錄入通知的文本內(nèi)容 3. 特殊符號的錄入 4. 通知內(nèi)容的編輯 7 3. 設(shè)置通知的字體和段落格式 1. 設(shè)置字體格式 2. 設(shè)置段落格式 3. 使用“格式刷”按鈕 4. 通知中的編號設(shè)置 選擇“格式”“項目符號和編號”命令，打開“項目符號和編號”對話框，在其中進行設(shè)置。 操作步驟（ 2） 8 主要知識點（ 1） 自動保存文檔 在“選項”對話框中的“保存”選項卡中設(shè)置。在“自動保存時間間隔”處打“ ”并設(shè)置自動保存的具體間隔時間，最后確定即可。 文檔保護 在“選項”對話框中的“安全性”選項卡設(shè)置。在“打開文件時的密碼”和“修改文件時的密碼”后面的文本框中分別輸入密碼字符，單擊“確定”按鈕后再次輸入密碼進行確認即可。 這兩個密碼可以是相同的，也可以是不同的。 9 主要知識點（ 2） 文本的基本編輯 選擇文本 修改文本 復(fù)制、移動、刪除 撤消和恢復(fù) 自動更正 在“自動更正”對話框里進行設(shè)置?？梢蕴砑幼詣痈?。 拼寫和語法 10 主要知識點（ 3） 查找和替換 查找文本 替換文本：都在“查找和替換”文本框里進行設(shè)置。 項目符號和編號 在文檔中，相同級別的段落有時需加一些符號或者編號。項目符號主要用于羅列項目，各個項目之間沒有先后順序。而一般在各個項目有一定的先后順序時使用“編號”。適當(dāng)?shù)厥褂庙椖糠柣蚓幪柨梢栽黾游募目勺x性。 在“項目符號和編號”對話框中進行設(shè)置，如圖所示。 11 “項目符號和編號 ” 對話框 12 主要知識點（ 4） 根據(jù)模板創(chuàng)建公文 現(xiàn)代辦公中，撰寫公文可以說是最為基本的工作之一。公文都有統(tǒng)一的規(guī)定格式。但是如果我們直接去編輯會比較繁瑣， 選擇“文件” /“新建” 命令，在打開的任務(wù)窗格里選擇“根據(jù)本機模板”，在打開的“新建”對話框里選擇“報告”選項卡，單擊“公文向?qū)А眻D標(biāo)。 在該提示向?qū)е?，多次單擊“下一步”按鈕進行制作。結(jié)果如圖所示。 13 14 主要知識點（ 5） 使用制表位 標(biāo)尺法：在標(biāo)尺最左端的制表符符合要求時，在標(biāo)尺上單擊就可以設(shè)置一個制作符了。 菜單法 選擇“格式” /“制表位” 命令，在“制表位”對話框中進行制作符的設(shè)置。每次設(shè)置完畢后單擊“設(shè)置”按鈕，最后確定即可。 15 主要知識點（ 6） 頁面設(shè)置 選擇“文件”“頁面設(shè)置”命令，在打開“頁面設(shè)置”對話框中對四個選項卡進行一一設(shè)置。 打印預(yù)覽 單擊工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕，進入打印預(yù)覽頁面進行設(shè)置。 打印輸出 打印一份，直接單擊“打印”按鈕，打印多份，在“打印”對話框中設(shè)置。 16 第三節(jié)、圖文混排的文檔制作 以在文檔中插入圖形、圖片、藝術(shù)字、文本框、頁面邊框等，還可以為文檔分欄排版，真正做到“圖文并茂” 。 本節(jié)實例為一篇“荷塘月色”散文的圖文混排。 實例效果如圖所示。 17 18 操作步驟（ 1） 1. 錄入文檔并進行基本排版 2. 設(shè)置首字下沉 選擇“格式” /“首字下沉” 命令，在打開“首字下沉”對話框設(shè)置下沉的行數(shù)和下沉文字的格式。 3. 設(shè)置邊框和底紋 為段落設(shè)置邊框和底紋 插入橫線 設(shè)置頁面邊框 19 操作步驟（ 2） 4. 為段落分欄 選中需要分欄的文本，選擇“格式” /“分欄” 命令，在打開 “分欄”對話框設(shè)置欄數(shù)和分隔線，最后單擊“確定”按鈕即可。 5. 插入圖片和藝術(shù)字 插入背景圖片。選擇“插入” /“圖片” /“來自文件” 命令，在打開“插入圖片”對話框中選擇需要插入的圖片。將圖片的格式中的版式設(shè)置“襯于文字下方”。 插入藝術(shù)字。 20 操作步驟（ 3） 1. 插入豎排文本框 選擇“插入” /“文本框” /“豎排” 命令，拖動鼠標(biāo)，畫一個文本框，設(shè)置文本框的線條、填充格式，輸入文本等。 2. 設(shè)置頁眉頁腳 選擇“視圖” /“頁眉和頁腳” 命令，進入頁眉和頁腳的編輯狀態(tài)，同時打開 “頁眉和頁腳”工具欄。 使用工具欄上的按鈕對頁眉和頁腳進行設(shè)置。 21 主要知識點（ 1） 圖片 在文檔中插入圖片 ：兩個來源：剪貼畫和來自文件。 調(diào)整圖片的格式 ：在“圖片”工具欄中設(shè)置或在“設(shè)置圖片格式”對話框中設(shè)置。 設(shè)置藝術(shù)字的屬性 利用“藝術(shù)字”工具欄或“藝術(shù)字格式”對話框中設(shè)置。 22 主要知識點（ 2） 圖形 繪制圖形 選擇“視圖” /“工具欄” /“繪圖” 命令，打開“繪圖”工具欄， 選擇任一種圖形，拖畫即可。 為圖形添加文字 選中圖形，單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中選擇“添加文字”命令，直接在圖形中輸入文字即可。 修改圖形的疊放次序 選中對象，在快捷菜單中設(shè)置“疊放次序”即可。 23 主要知識點（ 3） 組合圖形對象 選擇多個對象，在快捷菜單中選擇“組合”即可。 制作流程圖（六步） 繪制圖框 輸入文字 圖框的分布 繪制線條 輸入分支文字 組合圖形 24 主要知識點（ 4） 分欄 設(shè)置分欄：選中分欄的內(nèi)容，在“分欄”對話框中設(shè)置。 刪除分欄 調(diào)整欄寬 強制分欄：插入