辦公室工作必須注意細(xì)節(jié)

辦公室工作必須注意細(xì)節(jié)老子說(shuō)：“天下大事，必做于細(xì)?！边@一富含哲理的話同樣適用辦公室工作。辦公室工作就是服務(wù)，做好服務(wù)工作非有細(xì)致的精神與扎實(shí)的作風(fēng)不可。在辦公室工作上必做于細(xì)，要從三個(gè)方面下功夫。一是要增強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的洞察力。辦公室工作要常懷有如臨深淵、如履薄冰的心態(tài)，時(shí)刻把工作想細(xì)、做細(xì)。任何一項(xiàng)工作都包含無(wú)數(shù)的細(xì)節(jié)，在完成的過(guò)程中也可以分解出大大小小的細(xì)節(jié)來(lái)，辦公室工作是由點(diǎn)點(diǎn)滴滴、瑣瑣碎碎的細(xì)節(jié)串成的，比如開(kāi)一次會(huì)議，就可以分出幾十個(gè)細(xì)節(jié)來(lái)。因此，要把辦公室工作做好，在戰(zhàn)略上要舉重若輕，在戰(zhàn)術(shù)上則要舉輕若重。對(duì)細(xì)節(jié)要有敏銳的洞察力，要善于分解細(xì)節(jié)、抓住細(xì)節(jié)，無(wú)論會(huì)議和活動(dòng)的大小，都要從細(xì)節(jié)入手，以細(xì)節(jié)制勝。我們?cè)诎才琶恳淮螘?huì)議和活動(dòng)的時(shí)候，都要盡量把過(guò)程分解，把過(guò)程細(xì)化，分解得越細(xì)，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)就能夠把握得越準(zhǔn)，責(zé)任越明確，整個(gè)活動(dòng)就會(huì)完成得越好。比如召開(kāi)大會(huì)要成立秘書(shū)處，下設(shè)若干個(gè)職能組，每個(gè)職能組要對(duì)各自的主要任務(wù)進(jìn)行幾次細(xì)化。大會(huì)秘書(shū)處將這些細(xì)化的工作任務(wù)匯編成會(huì)務(wù)手冊(cè)，人手一冊(cè)，一目了然，各項(xiàng)工作細(xì)化到每一個(gè)崗位、每一個(gè)人，每個(gè)人都知道自己的崗位，都明白什么時(shí)候應(yīng)該做什么，不應(yīng)該做什么，這樣越細(xì)致工作就越到位，效果就越好。二是要增強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的執(zhí)行力。某些會(huì)議和活動(dòng)的策劃能否達(dá)到預(yù)期的效果，關(guān)鍵在對(duì)細(xì)節(jié)的設(shè)計(jì)與把握，也就是執(zhí)行力如何會(huì)影響工作成效。一項(xiàng)會(huì)議或活動(dòng)的方案做得再好、再細(xì)，如果在執(zhí)行過(guò)程中忽視了細(xì)節(jié)，就可能鑄成大錯(cuò)，比如文件中的錯(cuò)字、裝訂的錯(cuò)頁(yè)、排座位出差錯(cuò)、通知落款日期出錯(cuò)等，這些都是“低級(jí)錯(cuò)誤”，但忽略了這些細(xì)節(jié)，就猶如一幅漂亮的畫(huà)布上落下一塊污漬一樣，使人感到很不舒服，有時(shí)甚至造成惡劣影響。如今年月，縣委主要領(lǐng)導(dǎo)去參加市里的一次會(huì)議，會(huì)議結(jié)束后，領(lǐng)導(dǎo)要求召開(kāi)常委會(huì)議傳達(dá)貫徹市里會(huì)議精神，我們積極主動(dòng)做了相關(guān)的會(huì)務(wù)準(zhǔn)備工作，但臨到開(kāi)會(huì)時(shí)，才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有把市里的會(huì)議材料復(fù)印好，就是因?yàn)闆](méi)有注意這個(gè)細(xì)小的環(huán)節(jié)，使原已準(zhǔn)備充分的會(huì)議美中不足。因此舉辦一項(xiàng)會(huì)議或活動(dòng)的成敗，不僅僅取決于設(shè)計(jì)，更在于執(zhí)行，對(duì)于細(xì)節(jié)，執(zhí)行得不好，落實(shí)得不到位，再好的設(shè)計(jì)，也只能是紙上的藍(lán)圖。三是要增強(qiáng)對(duì)細(xì)節(jié)的監(jiān)督力。為了保障細(xì)節(jié)的順利執(zhí)行，必須對(duì)各項(xiàng)細(xì)節(jié)的設(shè)計(jì)進(jìn)行檢查監(jiān)督，既要檢查其設(shè)計(jì)是否合理、是否周密、是否穩(wěn)妥，又要對(duì)細(xì)節(jié)執(zhí)行過(guò)程中進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)掌握?qǐng)?zhí)行的進(jìn)度、執(zhí)行的力度、執(zhí)行的效果等。我們?cè)谝恍┘?xì)節(jié)方面不斷地出些問(wèn)題，有時(shí)令人很尷尬，究其原因，就在于對(duì)執(zhí)行細(xì)節(jié)的監(jiān)督不到位。曾經(jīng)有這樣一個(gè)“小錯(cuò)誤”，令我至今印象深刻：有一個(gè)匯報(bào)材料，幾經(jīng)修改，最初歸納出來(lái)的困難有六點(diǎn)，后來(lái)改成了四點(diǎn)，但材料中的表述依然為“六難”，校對(duì)時(shí)誰(shuí)也沒(méi)有發(fā)現(xiàn)，結(jié)果匯報(bào)時(shí)領(lǐng)導(dǎo)質(zhì)問(wèn)“還有兩點(diǎn)困難到哪里去了”，弄得我們都很尷尬。我們常說(shuō)“辦公室工作無(wú)小事”，對(duì)細(xì)節(jié)上的問(wèn)題，看似是整個(gè)活動(dòng)中的一個(gè)小小的“1，但1001往往不等于99，一個(gè)關(guān)鍵細(xì)節(jié)出了問(wèn)題就會(huì)產(chǎn)生1001=0的效果，也就是說(shuō)，如果藐視這個(gè)小小的“1”，視而不見(jiàn)，棄之不顧，到頭來(lái)很可能功虧一簣，1%的錯(cuò)誤將會(huì)導(dǎo)致100%的失敗。關(guān)于細(xì)節(jié)問(wèn)題的這兩個(gè)算式，說(shuō)明了我們只有把細(xì)節(jié)做好，做到位，監(jiān)督到位，才能體現(xiàn)出辦公室整體工作的效果和優(yōu)質(zhì)服務(wù)的水平。二、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)要貫穿于辦公廳各項(xiàng)工作之中強(qiáng)調(diào)辦公廳工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，就是強(qiáng)調(diào)做辦公廳的各項(xiàng)工作都要想具體、講細(xì)節(jié)、抓落實(shí)，都要有嚴(yán)明的紀(jì)律、嚴(yán)格的要求、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)姆椒ê蛧?yán)密的落實(shí)，都要有精益求精的精神、不厭其煩的韌勁和一以貫之的態(tài)度。俗話說(shuō)，柴、米、油、鹽、醬、醋、茶?熏這是居家生活必備的七件事，我看辦公廳的工作也主要是七件事：辦會(huì)、辦文、辦事、參謀、督辦、協(xié)調(diào)、接待。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)應(yīng)貫穿于這七件事之中，要在這七件事中進(jìn)一步培養(yǎng)和加強(qiáng)，要通過(guò)這七件事來(lái)檢查和考驗(yàn)。（一）辦會(huì)。會(huì)以周全見(jiàn)質(zhì)量，辦會(huì)的質(zhì)量就體現(xiàn)在周全之中。一是制定會(huì)務(wù)方案要周全。對(duì)會(huì)議的每個(gè)環(huán)節(jié)、會(huì)議涉及的各個(gè)方面、會(huì)議各個(gè)工作小組等都要作明確的安排，確保各項(xiàng)工作環(huán)環(huán)相扣，有條不紊，確保工作人員密切合作又分工明確，形成工作合力。二是會(huì)前的安排要周全。在辦會(huì)過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)一些“怪事”，比如：話筒準(zhǔn)備得好好的，但正式開(kāi)會(huì)時(shí)卻“一言不發(fā)”；所有與會(huì)者的會(huì)議材料齊全，但主要領(lǐng)導(dǎo)面前的會(huì)議材料缺頁(yè)；領(lǐng)導(dǎo)座次順序是嚴(yán)格規(guī)范的，但卻明顯擺錯(cuò)了，等等。要解決這些問(wèn)題，就必須進(jìn)行耐心、細(xì)致的檢查。三是應(yīng)對(duì)意外情況的措施要周全。比如原定不來(lái)的領(lǐng)導(dǎo)突然到會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)增加議程、會(huì)場(chǎng)突然停電等，要多想幾個(gè)“萬(wàn)一”，多設(shè)計(jì)幾個(gè)應(yīng)對(duì)預(yù)案，保證臨變不驚、處變不亂。四是現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)要周全。人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)秩序、領(lǐng)導(dǎo)或重要來(lái)賓接待、音響效果、燈光效果、空調(diào)效果都不能馬虎出錯(cuò)。特別是表彰發(fā)獎(jiǎng)，不能亂套鬧笑話。五是會(huì)后細(xì)節(jié)要周全。如協(xié)助與會(huì)人員做好返回工作、安排個(gè)別因工作需要暫留的代表住宿、搞好會(huì)議的新聞報(bào)道、會(huì)議總結(jié)、機(jī)密文件的回收，等等，要做到會(huì)散事清，一絲不茍。（二）辦文。文以載道見(jiàn)水平?！暗馈保堑览?、事理?！暗馈笔俏牡纳€，來(lái)不得半點(diǎn)馬虎。如何做到文以載道？除了需要平時(shí)的積累外，還要看辦文工作中理論指導(dǎo)是否切實(shí)、查證是否認(rèn)真、推敲是否仔細(xì)、思考是否嚴(yán)密、行文是否嚴(yán)謹(jǐn)、征求意見(jiàn)是否廣泛，等等，總之必須有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的方法、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)。如，一篇文章要有道，必須有一定的理論含量、寫(xiě)作技巧含量、文化含量和哲理含量等，即要用簡(jiǎn)潔準(zhǔn)確生動(dòng)的語(yǔ)言反映科學(xué)發(fā)展之理、和諧發(fā)展之理、事物內(nèi)在規(guī)律之理，用精彩的語(yǔ)句感染人、激勵(lì)人、教育人，其間必須有一個(gè)凝練歸納、刪繁就簡(jiǎn)、反復(fù)查證的過(guò)程，這是講內(nèi)容上的。又如：文稿中涉及的政策性問(wèn)題，更應(yīng)當(dāng)周密、細(xì)致，一要看是否符合中央的政策規(guī)定，二要考慮政策的連續(xù)性、可行性，三要考慮群眾的承受能力，四要考慮政策出臺(tái)的時(shí)機(jī)，五要看表述是否準(zhǔn)確。表述不準(zhǔn)確，用詞有歧義，或是錯(cuò)用一個(gè)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，都有可能造成“差以毫厘，失之千里”的嚴(yán)重后果?！耙蛔秩牍模排０尾怀觥?。因此，我們?cè)谵k文中，一定要以嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的態(tài)度，嚴(yán)把理論關(guān)、政策關(guān)、法律關(guān)、文字關(guān)、格式關(guān)和體例關(guān)，做到理論表達(dá)恰如其分，遣詞造句準(zhǔn)確精練，語(yǔ)法修辭正確無(wú)誤，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)使用規(guī)范，邏輯結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)完整。俞正聲同志代表省委在第九次黨代會(huì)上作的工作報(bào)告是一個(gè)充分反映全省黨員和人民意愿、求真務(wù)實(shí)、催人奮進(jìn)的好報(bào)告。這個(gè)報(bào)告就是一個(gè)辦文嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的典范。省委常委會(huì)先后四次討論報(bào)告送審稿，同時(shí)采取自上而下與自下而上相結(jié)合?熏書(shū)面征求意見(jiàn)與面對(duì)面聽(tīng)取意見(jiàn)相結(jié)合?熏黨內(nèi)討論與黨外座談相結(jié)合等多種方式?熏征求了一千多條修改意見(jiàn)和建議。俞正聲同志對(duì)報(bào)告形成的每一稿，都認(rèn)真審閱修改，并與起草小組的負(fù)責(zé)同志和起草人員一起通篇審讀，大到報(bào)告的主題、標(biāo)題、結(jié)構(gòu)和內(nèi)容，小到遣詞造句、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，逐字逐句地推敲、斟改，對(duì)報(bào)告的起草傾注了極大心血，其嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的精神和作風(fēng)給我們作出了表率。（三）辦事。事以縝密見(jiàn)精神。做到縝密，關(guān)鍵是要用嚴(yán)謹(jǐn)嚴(yán)密、一絲不茍的心態(tài)，以務(wù)實(shí)、負(fù)責(zé)的作風(fēng)去施行，縝密的效果要體現(xiàn)在把事辦實(shí)、辦完美上。辦公廳的同志辦事時(shí)刻都要站在立黨為公、執(zhí)政為民的高度，體現(xiàn)“以人為本”的理念和對(duì)細(xì)節(jié)問(wèn)題的關(guān)注，注重把政治效果、社會(huì)效果和事情的實(shí)際效果結(jié)合起來(lái)，使每件事都很圓滿，各方滿意。今年月，省委組織到江西省考察，江西省在一輛專車上配備了移動(dòng)電臺(tái)，并給每位考察人員配備一個(gè)無(wú)線接收耳機(jī)，播音員全程隨同，沿途現(xiàn)場(chǎng)解說(shuō)江西風(fēng)貌、所經(jīng)過(guò)地方的一些情況。在車上，考察人員可以直接通過(guò)車上的廣播系統(tǒng)聽(tīng)到解說(shuō)，到參觀點(diǎn)后，戴上耳機(jī)就可清晰聽(tīng)到點(diǎn)上負(fù)責(zé)同志的情況介紹。這樣就解決了過(guò)去大規(guī)?？疾熘写嬖诘穆吠緹o(wú)聊，在參觀點(diǎn)不是所有同志能聽(tīng)到介紹，對(duì)沿途的情況不了解等問(wèn)題。實(shí)際上，只要做個(gè)有心人，工作更嚴(yán)謹(jǐn)些、更細(xì)致些，就可以把事情做得更圓滿一些。這樣的辦事水平值得我們學(xué)習(xí)。平常之事不一定是簡(jiǎn)單事、容易事，要想把平常事做細(xì)、做精、做優(yōu)，沒(méi)有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的作風(fēng)肯定是不可能的。（四）參謀。當(dāng)參謀要出主意、想辦法，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考。對(duì)辦公廳工作人員來(lái)說(shuō)，參謀要貫穿在辦文、辦事、辦會(huì)各個(gè)環(huán)節(jié)中。只有站在省委工作的高度，在具體的工作中善于觀察、善于思考，善于抓關(guān)鍵、抓苗頭、抓細(xì)節(jié)，才能出“好主意”、當(dāng)“好參謀”。第一，當(dāng)參謀要看準(zhǔn)時(shí)機(jī)。要在黨委重大決策部署之前，重要事項(xiàng)發(fā)生之初，日常運(yùn)轉(zhuǎn)關(guān)鍵之時(shí)，主動(dòng)積極地提出建議，拿出方案，而不能時(shí)過(guò)境遷，放“馬后炮”。第二，當(dāng)參謀要選好角度。關(guān)鍵是要抓住事物的本質(zhì)，抓住工作中的主要矛盾和矛盾的主要方面，選準(zhǔn)角度、找準(zhǔn)側(cè)面，深入研究分析，廣泛吸取各個(gè)方面的有益經(jīng)驗(yàn)，從而形成更好、更多、更科學(xué)的智謀。辦公廳編發(fā)的工作簡(jiǎn)報(bào)、決策參考都是很好的參謀平臺(tái)。一篇文章發(fā)出來(lái)，或介紹典型經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)工作進(jìn)展；或轉(zhuǎn)發(fā)調(diào)研報(bào)告，把握發(fā)展規(guī)律；或通報(bào)有關(guān)情況，提示各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)重視，對(duì)全省有著不可估量的影響?？傊?，每一期簡(jiǎn)報(bào)都應(yīng)該有比較好的角度和特點(diǎn)，給人有所啟示和收獲。今年月份，省委政研室編發(fā)的第一期內(nèi)部參閱“關(guān)于當(dāng)前我省困難職工生活狀況的報(bào)告”，這個(gè)報(bào)告的背景是春節(jié)之前省委正在考慮困難群眾的生活安排，準(zhǔn)備走訪慰問(wèn)貧困地區(qū)和困難群眾，這份報(bào)告從困難職工的角度反映了情況，提出了建議，角度選得準(zhǔn)，內(nèi)容反映實(shí)，建議提得好，正聲同志親自批示發(fā)至各市州黨委、政府主要領(lǐng)導(dǎo)同志參閱。第三，當(dāng)參謀要適到好處。實(shí)踐證明，工作做得越細(xì)?熏就越能想出好辦法，當(dāng)好參謀。對(duì)省領(lǐng)導(dǎo)該不該參加某些部門和單位的活動(dòng)，怎么參加他們的活動(dòng)？既不能誤了大事，也不能分散了領(lǐng)導(dǎo)精力。這項(xiàng)工作從收到請(qǐng)示到提出建議和落實(shí)，要做大環(huán)節(jié)、個(gè)細(xì)節(jié)的工作。大環(huán)節(jié)是：認(rèn)真吃透請(qǐng)示事項(xiàng)，主動(dòng)了解相關(guān)情況，及時(shí)溝通信息，提出明確的意見(jiàn)和建議，按程序報(bào)批，迅速落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)批示，制定綜合方案；個(gè)細(xì)節(jié)，包括會(huì)議活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容、規(guī)模、規(guī)格、路線、乘車方式、著裝要求、保衛(wèi)級(jí)別、新聞報(bào)道，等等。如果我們工作做得不這樣細(xì)，不把方方面面的情況弄準(zhǔn)，要提出讓領(lǐng)導(dǎo)滿意的方案和建議是不可能的。（五）協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)要有章法。章法就是原則性、靈活性、權(quán)威性的結(jié)合。原則性體現(xiàn)著事物的本質(zhì)和規(guī)律，是生命線。靈活性是原則性的方法、手段和途徑。權(quán)威性是原則性、靈活性的基礎(chǔ)和保障。一是要有原則性。嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的要義在嚴(yán)格。嚴(yán)格的要義在于按政策、規(guī)定、原則和程序辦事，這是做好有關(guān)協(xié)調(diào)工作的前提和基礎(chǔ)。講原則，就是要吃透上情，把握下情，明確工作要求，既把策略作為生命，更要把政策作為生命，在協(xié)調(diào)工作中堅(jiān)定地、務(wù)實(shí)地按政策辦事，同時(shí)很好地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)的要求和意圖。二是要有靈活性。協(xié)調(diào)處理問(wèn)題，要根據(jù)事物的發(fā)展變化，善于見(jiàn)微知著，從蛛絲馬跡中發(fā)現(xiàn)協(xié)調(diào)的著力點(diǎn)、關(guān)鍵點(diǎn)、共同點(diǎn)。既敢于負(fù)責(zé)，又誠(chéng)懇聽(tīng)取各方意見(jiàn)；既發(fā)揚(yáng)民主，又注意把各種意見(jiàn)統(tǒng)一到領(lǐng)導(dǎo)的意圖上來(lái)；既尊重各方意見(jiàn)，又尋求解決問(wèn)題的結(jié)合點(diǎn)和共識(shí)，從而達(dá)到協(xié)調(diào)的目的。三是要有權(quán)威性。說(shuō)話要算數(shù)，拍板要有效，協(xié)調(diào)要有結(jié)果。要體現(xiàn)政策的權(quán)威、體現(xiàn)省委的權(quán)威、體現(xiàn)共識(shí)的權(quán)威，協(xié)調(diào)的意見(jiàn)要能夠得到貫徹落實(shí)，要經(jīng)得起實(shí)踐、時(shí)間和協(xié)調(diào)各方的檢驗(yàn)。（六）督辦。督促檢查工作的功夫應(yīng)該下到什么地方？要下到推動(dòng)決策、領(lǐng)導(dǎo)批示件等工作的落實(shí)上。督促檢查工作需要貫穿于實(shí)施決策的全過(guò)程，貫穿于落實(shí)的全過(guò)程。但許多工作的落實(shí)不是一般地說(shuō)一說(shuō)、催一催就能達(dá)到目的，也不是一次就可完成的，需要逐步的推進(jìn)、逐步的深入。督查工作要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，我看重點(diǎn)體現(xiàn)在三個(gè)方面：一是要真實(shí)客觀地了解情況。這是督促檢查工作的生命力之所在。比如，我們了解貫徹執(zhí)行省委重大決策的落實(shí)情況，不僅要了解是否傳達(dá)了，是否做了計(jì)劃、作了部署，更重要的是要深入了解貫徹執(zhí)行決策的實(shí)際工作結(jié)果。因?yàn)閷?shí)際情況有時(shí)被表面或虛假情況所掩蓋，有些單位存在著不愿、不敢或不善于反映實(shí)際情況的問(wèn)題，一些天衣無(wú)縫的報(bào)告、材料也使人難以看到實(shí)際情況。二是要準(zhǔn)確清晰地研判規(guī)律。督促檢查工作不是只當(dāng)傳話筒，需要在深入了解、掌握大量情況的基礎(chǔ)上，做出透徹的分析和判斷，抓住本質(zhì)的帶傾向性的問(wèn)題，推動(dòng)問(wèn)題的解決和決策的實(shí)施。特別是省委重大決策下達(dá)后，