采購與付款流程財務制度

精選文檔采購與付款流程財務制度一、 目的：為加強規(guī)范公司采購與付款業(yè)務流程，加強采購相關業(yè)務的管理，保證公司資產的安全，特制定本制度。二、 適用范圍：適用于公司的除費用現(xiàn)金報銷外的所有付款，包括但不限于購買材料、低值易耗品、固定資產、費用和服務的所有采購與付款。三、 業(yè)務流程說明：（一）業(yè)務流程圖：釆購報關IQC財務供應商請款人 庫存資料料需求 格 供應商開發(fā)請購單 供應商調查核準 請購單詢價 比價、議價 no PO或合同 核準 y PO或合同PO或合同貨物收貨單收貨單不合格單不合格單不合格單點收、檢驗 y報關單入庫 報關單發(fā)票發(fā)票發(fā)票發(fā)票發(fā)票 請款單請款單請款單請款單 （二）業(yè)務流程分類說明：（1） 材料采購：第一步：下定單：釆購PO經部門經理批準后下給供應商。第二步：收貨：供應商將貨物按時送到IQC，IQC在二個工作日內完成點貨、檢驗。如合格收下貨物，不合格由質量部在二個工作日內開MRB會義并取得不合格供應商處理單，并在ERP中出單據(jù)交財務，并由釆購在二個工作日內與供應商協(xié)商后退回供應商，并通知財務。第三步：收發(fā)票：第四步：請款：國內采購業(yè)務IQC收齊所有單據(jù)后填寫請款單，經部門經理、財務經理批準，按規(guī)定要總經理批準的還要經總經理批準。進口采購業(yè)務由報關完成以上請款。第五步：財務審核付款：（2） 低值易耗品、固定資產采購：第一步：請購：按公司規(guī)定走釆購流程，部門經理應控制是否超過預算。第二步：下定單：同上第三步：收貨驗收：IQC收貨,請購人領貨并驗收并領貨。第四步：收發(fā)票：同上第五步：請款：釆購按(1)請款第六步：財務審核付款四、 具體業(yè)務的票據(jù)操作指南：（一） 材料采購：分為國內采購業(yè)務、進口采購業(yè)務。（1） 國內采購業(yè)務：要求單據(jù)：PO、收貨單（對方送貨單）、發(fā)票、請款單。（a） 要求請款單供應商名稱或代碼與發(fā)票和PO上的完全一致。（b） 要求發(fā)票上的每個原料的數(shù)量與送貨單上的一致、且不得高于PO上的數(shù)量。（c）要求發(fā)票上的每個原料的單價與PO上的一致或低于PO單價。如果PO約定的付款條件和付款方式請款單應與其一致、總金額與發(fā)票一致或低于發(fā)票。請款人認為以上有差異的應在請款時說明,如不說明的視為同意。（2） 進口采購業(yè)務：要求單據(jù)：PO、收貨單（對方送貨單）、發(fā)票、報關單、請款單。具體要求適用國內采購業(yè)務要求，拆定單不得低于報關單所列金額，如高于報關單金額可以填二張請款單一張按報關單金額，另一張用于補付無報關單等特殊情況的付款。（二） 固定資產采購：業(yè)務流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單PR、CEAR（二千美元及以上的）。具體參見我司固定資產管理辦法業(yè)務流程：請購、批準、采購下定單、收貨、領貨（驗收）。要求與材料一致，對于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增值稅發(fā)票（在同等價格條件下）。比材料采購多二張單據(jù)。請購單，領貨固定資產驗收單：（三） 低值易耗品及費用：1、 低值易耗品及有實物形態(tài)的費用：業(yè)務流程使用單據(jù)：使用單位必須提供請購單PR、PO、發(fā)票、收貨記錄、領用及驗收人簽字。業(yè)務流程：請購、批準、采購下定單、收貨、領用及驗收。要求與材料一致，對于單位物品含稅價格在二千元以下的要求取得增值稅發(fā)票（在同等價格條件下）。比材料采購多二張單據(jù)。請購單，領貨單：2、 無實物形態(tài)的費用或服務：流程特別要求：費用或服務使用單位在合同約定的供應商義務完成后，到IQC填寫領貨單，并在領貨單填寫供應商完成合同約定的服務的內容和時間，并簽字后，IQC給予做收貨記錄并將ERP收貨號填寫上。五、 對單據(jù)的要求：（對于不符合要求的單據(jù)將退回）1、 PO：（1） 要求與ERP中的各項內容一致、項目齊全。（2） 編號不得重復。（3） 增加ERP供應商編碼。（4） 要求請款時交給財務的PO是在ERP中最新的，如手工PO有修改或增加請在修改處請采購經理簽字批準。2、 收貨單或對方送貨單：要求原件，并寫實收數(shù)量、收貨號（與ERP一致）有收貨人簽名和日期。如有涂改主管簽字確認。3、 發(fā)票：(1)增值稅專用發(fā)票：釆購審核內容：開票日期至請款日不得超過80天；要求審核數(shù)量。財務審核內容：審核“購貨單位名稱”必須為本公司名稱全稱、“地址、電話”、“稅務登記號”，“開戶行及賬號”等項目填寫必須正確。應同時取得發(fā)票聯(lián)（第二聯(lián)）及抵扣聯(lián)（第三聯(lián)），并是否為運用防偽稅控系統(tǒng)開具的專用發(fā)票，各聯(lián)均加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財務專用章，字軌號碼一致，字跡清楚，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票面金額與實際支付的金額相符，兩聯(lián)的內容和金額一致； 不同商品或勞務名稱應分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣憑證應有“銷貨清單”作為發(fā)票附件，商品名稱應與入庫單相符； “數(shù)量”、“單價”、“金額”、“稅率”、“稅額”、“合計”、“價稅合計”各欄計算是否正確，“價稅合計”中的大小寫金額是否相符；符合其他增值稅專用發(fā)票的管理規(guī)定。 (2)普通發(fā)票：釆購審核內容：日期為實際發(fā)生日，注意是否遵照規(guī)定不跨年度使用；并審核發(fā)票的開具日期是否超過該發(fā)票規(guī)定的使用時限；財務審核內容：發(fā)票應為發(fā)票聯(lián)，套印有發(fā)票監(jiān)制章、加蓋銷貨單位發(fā)票專用章或財務專用章，字跡清楚，不得涂改，各項目填寫齊全、正確無誤，票面金額與實際支付的金額相符； 不同商品或勞務名稱應分別填寫，匯總金額開立的發(fā)票及抵扣憑證應有“銷貨清單”作為發(fā)票附件，商品名稱應與入庫單相符； “數(shù)量”、“單價”、“金額”、“合計”各欄計算是否正確，大小寫金額是否相符；取得的定額發(fā)票上應按發(fā)票項目將客戶名稱、日期等填寫齊全； （3）國外發(fā)票：原則上要求原件，如復印件應經過財務經理批準。4、 報關單：要求原件。5、 請款單：要求所有項目填寫齊全準確，不得涂改。經部門經理批準，單張請款單金額超過授權限額16萬元的經總經理批準。六、 業(yè)務流程請款單據(jù)資料看板： PO 收貨單（對方送貨單） 發(fā)票已到 發(fā)票 請款單 業(yè)務付款申請單（材料采購） 報關單（國外業(yè)務） 預付款請款單預 付 發(fā)票（國外業(yè)務） PO或合同 PR請購單固定資產驗收單PO 收貨單（對方送貨單） 發(fā)票已到 發(fā)票 報關單（國外業(yè)務） 請款單業(yè)務付款申請單（固定資產） 預付款請款單預 付 發(fā)票（國外業(yè)務） PO或合同 PR請購單服務驗收單（無實物服務或費用）PO 收貨單（對方送貨單） 發(fā)票已到 發(fā)票 報關單（國外業(yè)務） 請款單業(yè)務付款申請單（低值易耗品及費用） 預付款請款單預 付 發(fā)票（國外業(yè)務） PO或合同七、 財務處理：1、 供應商資料的新建和維護：按采購部門提供的經過批準供應商資料表新建和更新表，在ERP中新建和更新供應商編碼并錄入相關信用期、信用額、開款信息、賬號信息等相關資料。并及時將客戶編號發(fā)郵件給采購部門的相關人員。財務部門將表格打印后讓相關人員簽字后存檔備查。2、 確認應付賬款：（1） 應付賬款的確認的條件：應付賬款確認原則：1） 貨物已經收到或勞務服務已經完成商品所有權上的主要風險和報酬轉移給購貨方；2） 需要在約定時間內償付給供應商;3） 金額能夠可靠地計量； 具體業(yè)務財務應付賬款確認條件：采購定單、收貨單（我司有權收貨人員簽字）、發(fā)票（按合同條件確定的時點和條件開具）。（2） 供應商發(fā)票入賬的流程:核對企業(yè)的采購定單或合同、存貨固定資產低值易耗品收貨單（驗收報告）、供應商開具的發(fā)票，日常所稱的“三項核對法”。主要核對數(shù)量和價格是否相符。(對于國外進口還要核對報關單)（3） 會計處理：入賬:對平正確后及時按發(fā)票等相關單據(jù)及時進行賬務處理。（4） 付款及銷賬：每月出納在付款前，由總賬會計向供應商直接或通過相關部門給予付款計劃明細，按發(fā)票對應付賬款進行及時的核銷。（5） 供應商對賬：對于年未供應商對賬,供應商發(fā)郵件或寄信給我司相關人員后,財務將按我司賬面情況做出回復。3、月未結賬對賬：a) 月未制作PPV表 ,與成本會計進行核對,在結賬前對平.b) 每季度進行MRB庫存盤點。IQC部門應每月對MRB庫存實物進行盤點，財會應定期稽核，做到賬實、賬賬相符，對差異情況應及時查明原因并報告相關領導。c)每季組織IQC采購開會對ERP中未入賬的收貨記錄中的DMR進行清理.d)每周一對ERP及用友中的明細進行核對.月未在結賬前總賬將對總賬和明細賬進行核對.八、 特殊業(yè)務的說明：退回或折讓、預付款規(guī)定1、發(fā)生退回或折讓是指應質量等問題要將產品退回給供應商或讓供應商同意在其貨款中扣除款項。銷售退回與折讓應經相關領導按權責指引審批后辦理。退回貨物由質檢部門檢驗和倉儲部門清點(計量)后入庫。財會部門依據(jù)檢驗證明、退貨接收報告以及退貨方出具的退貨憑證等辦理相應的退款事宜和賬務處理。（1）對于增值稅發(fā)票：分二種：一種發(fā)票還沒有交財務的，請退回讓供應商重開。另一種是已交財務認證，請通知財務，由財務到稅務開具進貨退出或索取折讓證明單由對方開具紅字發(fā)票，將紅字發(fā)票聯(lián)和抵扣聯(lián)交財務。（2）普通發(fā)票國外發(fā)票：財務未入賬，可以退回讓供應商重開?；蚩砷_具紅字發(fā)票。2、預付款：對于國外預付款，報關應在收到報關單的第一時間交財務核銷，以保證后續(xù)貨款的支付。對于國內預付款，應按PO或合同的規(guī)定填寫預付款請款單，原件應在請最后一筆款項時附上。（1）預付款請款必須本人填制完成請款。（2）人民幣預付款申請請在付款前二天完成。外幣預付款申請請在付款前一周完成。如未提前財務將按請款日后二天后付款。（3）對于到期未清銷，財務將凍結所有預付款。（如交貨日期延后，請修改原請款單）九 內控流程圖。 步驟控制點控制點分值管理控制要件不相容崗位/職務管理控制權責檢查提示1.采購計劃、方案的編制與審定(15分)1.1 采購計劃的編制與審定。需用單位（或相關控制部門）根據(jù)生產經營需要，結合預算（計劃），提出物料需用申請，經需用單位（或相關控制部門）領導審定，報有關技術和管理部門審核，倉儲或有關部門平衡庫存后由物資管理部門編制采購計劃分管領導審定。 5物料需用申請，相關部門審核意見，庫存平衡記錄，采購計劃參見權責指引檢查物資需用申請是否在計劃內，并經相關部門審核，倉儲或有關部門是否平庫，相關審定是否符合權責指引。1.2 采購方案的編制與審定。采購部門根據(jù)采購計劃編制采購方案，經部門負責人簽字后報相關領導按權責指引審定。采購方案應明確采購的原則、采購的渠道、供應商的選擇方式和范圍等內容。10采購方案及審定意見方案編制與審核分離參見權責指引檢查采購方案是否經采購部門負責人審核，是否明確采購物資的具體數(shù)量、質量要求、交貨期、采購方式等，相關審定是否符合權責指引。2.供應商的選擇與價格確定(20分)2.1 供應商資源及價格信息管理。企業(yè)物資采購部門應在總部供應商網(wǎng)絡基礎上建立健全本企業(yè)的供應商網(wǎng)絡，定期考評列入名單的供應商資信及履約情況，根據(jù)考評結果調整供應商名單并報總部備案。供應商名單的確定與調整應經相關領導按權責指引審定。 企業(yè)物資采購部門應建立物資價格數(shù)據(jù)庫，及時收集相關物資的價格信息，定期發(fā)布物資采購的指導價格和參考價格，作為物資采購的主要依據(jù)。5供應商網(wǎng)絡名單，定期考評記錄，相關批件，物資價格數(shù)據(jù)庫參見權責指引檢查是否建立供應商網(wǎng)絡及價格數(shù)據(jù)庫，有無對供應商定期考評記錄，對供應商的確定與調整是否報相關領導按權責指引審定。2.2 供應商的選擇與價格確定。由企業(yè)自行組織采購的，采購部門應根據(jù)審定的采購方案，通過招標、詢比價等方式確定供應商與價格，原則上供應商應在總部或企業(yè)確定的供應商網(wǎng)絡名單中選擇，價格不得突破總部發(fā)布的采購指導價。 通過招標方式采購的，應按照總部招標管理辦法執(zhí)行，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購原則上應采取招標方式采購； 通過詢比價等非招標方式采購的，采購部門應堅持貨比三家、比質比價的原則。需要談判的，應組織相關部門就價格、要求等進行談判，經審核后報有關領導按權責指引審定。15物資采購實施方案，供應商網(wǎng)絡名單，總部及企業(yè)采購指導價目錄，招標或詢比價資料，相關審批件洽商談判不得少于兩人參見權責指引檢查供應商選擇是否在總部或企業(yè)網(wǎng)絡名單內，采購價格是否突破總部或企業(yè)指導價，采購是否經過詢比價、有無詢比價記錄，通過招標方式采購的是否符合招標管理規(guī)定，對大宗、批量、重要及特殊物資的采購是否采取招標方式，應由總部集中采購的是否有違規(guī)自行采購的現(xiàn)象，相關審定是否符合權責指引。3.合同簽訂與管理(25分)3.1 合同審核與簽訂。大宗、批量或重要的物資采購必須簽訂采購合同。合同由采購部門擬訂，經財會、法律等部門審核后報相關領導按權責指引簽署合同，同時送財會、法律等部門。5采購合同及審核意見，授權委托書參見權責指引檢查相關部門是否對合同進行審核，簽訂的合同是否送交財會、法律等部門。3.2 采購及供應人員的變更備案與管理。采購人員變動時，企業(yè)采購部門應及時將人員變動情況向供應商備案或以書面形式通知供應商；采購部門應及時掌握供應商相關人員的變動情況，并將供應商相關人員的變動情況及時通知相關部門。5相關備案或書面通知的備查資料檢查企業(yè)有無對采購及對方供應人員變動情況的備案管理資料，是否將有關變動情況及時通知有關部門。3.3 合同變更。采購合同需要變更時，采購部門應會同財會、法律等部門按原合同審簽程序辦理。5審核意見，合同補充協(xié)議（或合同變更單）等資料參見權責指引檢查合同變更有無補充協(xié)議變更單等資料，相關審簽是否符合權責指引。3.合同簽訂與管理(25分)3.4 合同管理。合同管理部門應將生效的合同統(tǒng)一連續(xù)編號，并將與合同相關的文件資料一并整理存檔，妥善管理。5合同管理臺賬檢查合同是否連續(xù)編號并存檔。3.5 跟蹤合同執(zhí)行。物資采購、技術、設計部門和使用單位應對長周期的重要設備和材料編制監(jiān)造大綱，簽訂協(xié)議，落實責任，實行過程監(jiān)控。采購部門應按照采購合同確定的制造周期、交貨時間、工程項目進度計劃落實催交催運措施，監(jiān)督合同按期執(zhí)行。 5監(jiān)造大綱及協(xié)議，催交催運記錄檢查是否落實了對長周期重要設備和材料的監(jiān)造責任，檢查采購部門是否有催交催運記錄。4.物資驗收入庫(15分)4.1 物資驗收與入庫。所有采購物資（含直達現(xiàn)場物資）均應辦理入庫手續(xù)。采購物資到貨后，物資管理部門應組織采購、質檢、倉儲等部門對到貨物資進行檢驗清點，質檢部門出具檢驗報告，倉儲部門依據(jù)檢驗合格的報告辦理入庫手續(xù)，編制入庫單(入庫單應連續(xù)編號，采購、倉儲等部門簽字)，登記庫存明細脹。對檢驗不合格的物資，倉儲部門應拒絕辦理入庫手續(xù)。10驗收資料，庫存明細賬采購、檢驗、倉儲分離檢查物資入庫驗收資料是否齊全，驗收入庫是否符合不相容要求，庫存明細賬登記是否及時。4.2 退貨、索賠與折讓。采購部門應對不合格物資要求供應商及時更換或整改，或提出退貨、索賠或折讓方案，報經相關領導按權責指引審批后辦理。5索賠或折讓方案參見權責指引檢查采購部門對不合格物資是否要求供應商及時更換或整改，對無法更換或整改所提出的索賠或折讓方案，相關審批是否符合權責指引。5.采購付款與往來核對(15分)5.1 物資采購