采購及招標管理制度實施細則詳解

金元集團德科煤礦規(guī)章制度的發(fā)布通知2012第xx號采購及招標管理制度實施細則已2012年xx月xx日已通過，現(xiàn)予發(fā)布，自發(fā)布之日起實施礦長： 2012年xx月xx日第一章 總則 第一條 為貫徹執(zhí)行中電投集團公司、中電投金元集團公司采購及招標管理制度，加強及規(guī)范德科煤礦采購及招標管理，明確管理職責、保證采購質(zhì)量、控制采購成本，依據(jù)中電投集團公司招標采購管理辦法、中電投金元集團招標計劃管理辦法及金元集團招標監(jiān)督辦法等相關(guān)制度及規(guī)定，特制定本辦法第二條 適用范圍本辦法所述的采購及招標管理涵蓋工程、物資、技術(shù)及咨詢服務(wù)采購及招標，適用于德科煤礦基建工程、生產(chǎn)及技改工程。 第二章 采購權(quán)限與管理第三條 依據(jù)中電投集團公司招標采購管理辦法，實施“集中招標、兩級管理”管理模式。第四條 依據(jù)中電投集團公司招標采購管理辦法，達到下列標準之一的采購，必須上報中電投金元集團，由中電投金元集團負責管理。1.基建工程：1） 施工單項合同估算價在100萬元人民幣及以上的；2） 設(shè)備、材料等貨物的采購，單項合同估算價在50萬人民幣及以上的；3） 勘察、設(shè)計、監(jiān)理等服務(wù)采購，單項估算金額50萬元及以上的。2.生產(chǎn)工程：單項合同估算價在30萬人民幣及以上設(shè)備、材料和工程施工。第五條 依據(jù)中電投集團公司招標采購管理辦法，對大宗通用物資，實行總包配送管理，由物資裝備服務(wù)平臺負責實施。二級單位根據(jù)管理范圍內(nèi)物資的情況和特點，研究確定總包配送物資范圍，委托物資裝備服務(wù)平臺實施。第六條 依據(jù)中電投集團公司招標采購管理辦法，對零星、小額物資，具備打包采購條件的，由二級單位統(tǒng)一組織、委托物資裝備服務(wù)平臺實施“打包采購”物資裝備服務(wù)平臺與供應商簽訂采購框架協(xié)議，三家單位直接向供應商實施訂單采購，有供應商實施訂單采購。第七條 上述第四條、第五條、第六條規(guī)定以外的采購以及應急采購（事故、救災、搶險），由礦組織實施采購。 根據(jù)中電投集團公司、中電投金元集團公司相關(guān)規(guī)定，屬于礦權(quán)限范圍內(nèi)的采購，采用“詢價采購（比質(zhì)比價）”或“競爭性談判采購”制，特殊情況可采用“直接采購”制（單一來源采購和續(xù)標采購）。第八條 采購方式（一） 根據(jù)采購形式劃分：招標采購（公開招標、邀請招標）、競爭性談判、詢價采購、直接采購（單一來源采購或續(xù)標采購）。（二） 根據(jù)采購途徑劃分：集中招標、非集中招標、總包配送、目錄采購（上級公司已建立的采購目錄和生產(chǎn)物資供應商紅名單目錄）、礦自行采購（應急、零星、小額采購）。第九條 應急、零星、小額采購，一般屬于不必招標或特殊情況可以不采用的招標形式的采購，可由礦自行組織采購。（一） 應急采購屬于緊急狀態(tài)下的采購，已“保證質(zhì)量、快速到貨”為前提，可靈活組織采購方式、途徑、來源。（二）零星、小額采購，凡上級公司已建立的總包配送目錄和采購目錄中能夠找到對應的物資，或生產(chǎn)物資供應商紅名單目錄中的供應商能夠提供服務(wù)的物資，直接下達訂單采購（已定價情況）或詢價采購（未定價情況）。（三）由于上級公司已建立的采購目錄未包含，或生產(chǎn)物資供應商紅名單目錄范圍內(nèi)的供應商不能、或供貨資質(zhì)及質(zhì)量不能滿足要求、或報價明顯高出市場水平經(jīng)談判仍不能下調(diào)，經(jīng)礦采購及招標領(lǐng)導小組批準可選擇目錄外采購。采用目錄外采購的，應首先選擇詢價采購（不少于三家）、競爭性談判采購（不少于兩家）；特殊情況下，符合下列情況之一，經(jīng)礦采購及招標領(lǐng)導小組批準，可以采用直接采購（單一來源方式采購和續(xù)標采購）1、單一來源采購A、只能從唯一供應商處采購的；B、發(fā)生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；C、必須保證原有采購項目一致性或服務(wù)配套要求，需要繼續(xù)從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。2、續(xù)標采購A、同期需要增加購買相同施工、貨物或服務(wù)；B、連續(xù)建設(shè)或生產(chǎn)所需要的相同施工、貨物或服務(wù)。（四）采購過程中，報價單可采用郵寄投遞、現(xiàn)場投遞、傳真報價三種方式，計劃營銷部在詢價時可根據(jù)需求時間、金額大小等具體情況選擇，并在詢價單上明確注明投遞方式。估計采購總價值大于10萬的報價單，從詢價單發(fā)出之日起至明確的到貨之日止大于25日（供應商有生產(chǎn)周期的，扣除正常周期后，仍大于25日）的，應采用郵寄投遞方式投遞報價單。部分技術(shù)復雜或有特殊要求采購項目，有必要組織供應商到現(xiàn)場報價后，進行澄清及談判，已了解供應商技術(shù)實力，擇優(yōu)選擇供應商的，可采用現(xiàn)場投遞方式投遞報價單。郵寄投遞、現(xiàn)場投遞的報價單必須密封，并由招標監(jiān)督員（或紀檢監(jiān)察人員）、計劃營銷部共同啟封，簽證確認。傳真報價，必須由招標監(jiān)督員（或紀檢監(jiān)察人員）、計劃營銷部在規(guī)定的時間范圍內(nèi)共同接受傳真，簽字確認。計劃營銷部無權(quán)直接接收報價單。第三章 采購及招標的計劃管理第十條 需求計劃管理需求計劃實現(xiàn)分類管理，各部門應加強各項采購的需求計劃管理，減少急件和杜絕無計劃采購，有效降低物資庫存、減少資金積壓，確保礦安全生產(chǎn)建設(shè)必須的物資供應。（一）需求計劃的分類及管理規(guī)定1.按類別分為：設(shè)備計劃、材料（配件）計劃、辦公用品計劃。按時間分為：年度計劃、半年調(diào)整計劃、月度計劃、救災計劃2.各部門應根據(jù)建設(shè)、生產(chǎn)、安全、辦公等實際需要，匯總編制本單位物資需求（使用）計劃。物資需求計劃中須填寫物資名稱、規(guī)格型號、計量單位（國家法定）、數(shù)量、主要技術(shù)（質(zhì)量）參數(shù)、需用時間、用途、等，特殊配件的需求計劃應注明生產(chǎn)廠家，加工件須并附圖紙。物資名稱、規(guī)格型號、計量單位（國家法定）、數(shù)量、主要技術(shù)（質(zhì)量）參數(shù)填報不規(guī)范、不正確的，經(jīng)物資部門與填報部門溝通后仍無改正，物資部門嚴禁列入計劃并嚴禁生成采購計劃進行采購。3.年度物資需求計劃：應根據(jù)礦年度建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營、檢修計劃，結(jié)合礦物資消耗情況或工程進度，編制相應年度物資需求計劃，此計劃應覆蓋全年物資實際需求量，并按照建設(shè)速度和生產(chǎn)進度，將年度計劃分解到月度，如果生產(chǎn)經(jīng)營活動發(fā)生重大變化，應及時提出調(diào)整年度或半年計劃。其中設(shè)備及備品配件年度需求計劃由機電運輸部門牽頭組織編制；材料需求計劃由生產(chǎn)技術(shù)部牽頭組織編制；辦公用品計劃由綜合部牽頭組織編制。各部門編制完成報計劃營銷部匯總。4.半年調(diào)整計劃：根據(jù)年度計劃上半年的執(zhí)行情況以及下半年生產(chǎn)建設(shè)變化情況，編制下半年調(diào)整計劃，由年度計劃牽頭部門根據(jù)年度計劃生產(chǎn)建設(shè)情況組織進行調(diào)整編制。5.月度物資需求計劃：應按物資需求計劃的編制要求，根據(jù)年度物資需求計劃和建設(shè)、生產(chǎn)、經(jīng)營情況編制月度物資需求計劃, 月度物資需求計劃應覆蓋月度物資實際需求量，月度物資需求計劃原則上當月有效。對于大宗物資按兩個月的用量報需用計劃，對于生產(chǎn)周期較長或其它因素影響不能到貨的物資，計劃營銷部門應及時向物資需求單位說明情況，并協(xié)商尋求解決的辦法。月度物資需求計劃由需求部門編制，報年度計劃牽頭部門審核后，由計劃營銷部組織采購。6.應急（事故、救災、搶險）采購需求計劃：應急采購計劃可由應急救援指揮部直接向計劃營銷部下達采購指令，計劃營銷部應做好相關(guān)記錄，盡最快速度組織實施到位，時候完善相關(guān)手續(xù)后將采購信息報送中電投金元集團。（二）需求計劃的報送時間、審批程序1.年度計劃：年度物資需求計劃在每年的10月30前編制完成，并報送。2.月度計劃：月度物資需求計劃上報截止時間為每月的25日前編制完成，并報送。3.半年調(diào)整計劃：每年的4月底前編制完成，并報送。4.報送審批程序：年度、半年調(diào)整、月度物資需求計劃由分管領(lǐng)導審批后，在規(guī)定時間報送到計劃營銷部。（三）需求計劃的調(diào)整與執(zhí)行1.在報送年度、半年調(diào)整、月度物資需求計劃，如要取消部分材料設(shè)備，應在未采購之前通知計劃營銷部，應及時對物資采購計劃進行修改。如使用單位未及時通知取消物資使用計劃而導致采購的物資造成庫存積壓，由編制部門自行負責。2.對于生產(chǎn)建設(shè)搶險應急的物資，公司供銷部應立即組織實施，使用單位應在隨后的兩日內(nèi)補報計劃。第十一條 物資計劃編制、上報時間及責任考核（一）年度物資計劃 計劃營銷部根據(jù)各部門及工區(qū)上報的年度物資需求計劃進行匯總，召集相關(guān)部門負責人、技術(shù)及礦領(lǐng)導進行會審，形成最終物資設(shè)備采購計劃，經(jīng)專業(yè)分管領(lǐng)導及主管領(lǐng)導審批，在每年的11月15日前報送下年度物資招標采購計劃，通過OA留言或ERP方式報金元集團物資部。（二）半年調(diào)整計劃 根據(jù)年度計劃上半年的執(zhí)行情況及下半年生產(chǎn)建設(shè)調(diào)整，計劃營銷部根據(jù)各部門、工區(qū)編制調(diào)整計劃，由總工、機電礦長牽頭審核下半年物資設(shè)備調(diào)整計劃，計劃營銷部統(tǒng)一匯總經(jīng)專業(yè)分管領(lǐng)導及主管領(lǐng)導審批，在每年的5月5日前報送下年度物資招標計劃并上報。（三）月度采購計劃物資設(shè)備需求計劃是編制采購計劃的依據(jù)，計劃營銷部在接到需求計劃后，核實倉庫庫存情況,召集相關(guān)使用部門人員、分管領(lǐng)導進行會審后，編制月度物資采購計劃，經(jīng)專業(yè)分管、主管領(lǐng)導審查批準后，在權(quán)限范圍內(nèi)進行實施。 （四）救災采購計劃 救災物資設(shè)備特殊先辦理的原則，依據(jù)需用計劃編制采購計劃，完善審批手續(xù)。（五）杜絕無計劃采購，第十二條 招標計劃（一）招標計劃的分類1.招標計劃按權(quán)限分為：集中招標計劃、非集中招標計劃；2.招標計劃按時間分為：年度招標計劃、下半年招標調(diào)整計劃、月度招標計劃、招標補充計劃。第十三條 招標計劃編制規(guī)定（一）編制招標計劃須具備預見性、準確性及標段劃分可操作性（二）招標計劃由分管領(lǐng)導組織相關(guān)部門會審，經(jīng)主管領(lǐng)導審批后蓋章方能作為正式招標計劃上報。（三）編制招標計劃提出采取非公開招標方式，必須在備注欄說明原因，并附專題報告（四）嚴禁人為拆分應集中招標項目以規(guī)避招標計劃的報批，有條件集中采購的大宗物資或通用材料填報招標計劃，逐步推行此項材料集中招標采購。（五）招標計劃中“計劃發(fā)標時間”至少應提前截止時間30天，以確保預留足夠的法定掛網(wǎng)公告和投標文件編制時間。（六）應盡量避免招標補充計劃的產(chǎn)生（七）無招標計劃或未履行招標計劃審批手續(xù)的項目嚴禁組織招標。（八）報送時間：每年11月15日、5月15日上報全年招標計劃及半年調(diào)整計劃，詳見附件格式（九）每月的20號集中向金元集團報一次下月招標計劃。（十）每年12月20日前向金元集團報送年度招標計劃管理情況自我評價報告第十四條 報送報表的規(guī)定和計劃的要求報送年度招標工作計劃表、半年調(diào)整招標工作計劃表、月度物資采購計劃備案表、開標申請、招標申請等，必須按附件格式填報。不規(guī)范報表能發(fā)公司電話告知退回處理。在編制物資采購計劃或招標申請應以“滿足需求、盡量集中、減少次數(shù)”的原則，嚴禁對物資拆分采購，常用的物資采用一年一次計劃，集中招標采購。第十五條 責任與考核（一）各部門及工區(qū)應在規(guī)定的時間內(nèi)報送各類年度、半年調(diào)整、月度物資需求計劃，每推遲1天扣部門負責人績效獎50元，推遲2天扣部門負責人績效獎100元，以此類推，對生產(chǎn)、安全造成影響的，由部門自行負責。（二）計劃營銷部部應在規(guī)定的時間內(nèi)上報各類年度、半年調(diào)整物資采購計劃等，必須按規(guī)范格式上報，凡未在規(guī)定的時間內(nèi)報送各類報表的，每推遲1天對計劃營銷部門負責人扣月績效獎100元，對經(jīng)辦人扣月績效50元，推遲2天扣部門負責人績效獎150元，對經(jīng)辦人扣月績效,100元，以此類推。（三）當月實際使用物資與需求計劃、采購計劃相比準確率應分別達到80%、90%（按金額），凡低于此比例的，對使用部門負責人分別扣當月績效獎100元；造成庫存積壓的，按積壓金額的5收取滯納金，直到領(lǐng)用完為止。滯納金在使用部門、計劃營銷部薪酬總額中扣除。（四）使用單位臨時物資需求計劃不得超過1次，超出1次以上扣出使用部門負責人月績效獎100元。（五）各單位不得采取“以領(lǐng)代耗”造成成本失真。一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將按領(lǐng)而未用物資金額的10%扣減使用部門的薪酬，并沒收全部未用物資。（六）計劃營銷部月度物資（材料、配件）采購率達到7080%（金額），設(shè)備及特殊配件除外，凡低于此比例的，對部門負責人扣出月績效150元，對經(jīng)辦人扣出50元月績效。（七）計劃營銷部負責每月提供物資采購計劃、領(lǐng)取使用情況、庫存物資情況和采購情況考核資料，經(jīng)分管領(lǐng)導審查、主管領(lǐng)導批準后，交人力資源部考核兌現(xiàn)。第四章 職責分工第十六條 采購及招標領(lǐng)導小組主要職責（一）全面負責德科煤礦采購及招標的領(lǐng)導工作；（二）審查德科煤礦采購及招標管理制度實施細則（三）執(zhí)行中電投集團公司、金元集團招標采購管理制度。審批項目招標采購策劃、標段劃分方案和招標采購年度、半年調(diào)整計劃的審批，（四）招標文件內(nèi)審和決策。（五）礦自行采購項目采購方式的審批。第十七條 計劃營銷部的職責（一）負責物資采購及招標日常工作。（二）負責提出推薦生產(chǎn)建設(shè)供應商名單上報及資格預審（三）積極配合集團公司招標工作（四）執(zhí)行上級公司及物資采購合同談判、合同簽約及合同執(zhí)行。（五）負責采購合同資料的檔案管理，確保完整規(guī)范。（六）負責工程物資設(shè)備招標計劃項目立項審批情況和投資情況（七）負責項目招標策劃、招標文件的編制審批及上報（八）負責供應商績效評價信息并上報工作第十八條 生產(chǎn)技術(shù)、機電、通風等部門職責（一）負責年度、半年調(diào)整、月度計劃的審核、編制招標文件范圍內(nèi)技術(shù)規(guī)范書，并對其工作準確性承擔責任。（二）負責鉆機、風筒、瓦斯管、監(jiān)測監(jiān)控設(shè)備、安全儀器儀表等招標文件技術(shù)工作，（三）負責其它設(shè)備及電纜、輸送膠帶、鋼絲繩相關(guān)技術(shù)工作。（四）合同專業(yè)審查第十九條 財務(wù)部門職責（一）負責審核項目資金計劃（二）合同專業(yè)審查（二）負責采購資金的安排及支付審核第二十條 政工部門職責（一） 參加招標計劃、招標文件的會審，并提出意見（二） 負責監(jiān)督招標計劃、招標文件的審批過程（三） 負責招標計劃、招標文件相關(guān)風險防控意見和建議（四） 負責受理招標采購投訴或舉報，查