人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考

1/8人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的幾點(diǎn)思考本文作者閔濤原創(chuàng)投稿人民法院的訴訟檔案是審判活動(dòng)的真實(shí)記錄，它是做好審判工作，進(jìn)行審判家監(jiān)督的重要依據(jù)和必要條件。訴訟檔案管理工作既是法院審判工作的重要組成部分，同時(shí)也是我國(guó)檔案事業(yè)的重要組成部分。為實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，我國(guó)相繼出臺(tái)了檔案法和檔案法實(shí)施辦法，在此基礎(chǔ)上，最高法院制定了人民法院檔案管理辦法等八個(gè)規(guī)范性文件，作為全國(guó)法院檔案工作共同遵守的規(guī)章制度，這為人民法院依法治檔提供了法律依據(jù)和法律保障，也為法院檔案管理規(guī)范化奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。自1991年10月22日第二次全國(guó)法院檔案工作會(huì)議以來(lái)，人民法院的檔案工作獲得了快速的發(fā)展，一大批基層法院的檔案管理邁入了省特級(jí)的行列，實(shí)現(xiàn)了檔案的集中統(tǒng)一管理，建立健全了檔案工作機(jī)構(gòu)和配備了檔案工作人員，初步形成了門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、管理科學(xué)、具有人民法院特點(diǎn)的檔案工作體系，檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值得到了充分的發(fā)揮，一些法院還組織力量積極開(kāi)發(fā)訴訟檔案管理軟件，實(shí)行計(jì)算機(jī)目錄自動(dòng)檢索，光盤存儲(chǔ)，為實(shí)現(xiàn)全國(guó)法院訴訟檔案管理電子化進(jìn)行了有益的探索。但同時(shí)也必須看到，隨著審判方式的改革和審判流程管理科學(xué)化程度的進(jìn)一步提高，對(duì)人民法院的檔案管理提出了更高的要2/8求，然而當(dāng)前訴訟檔案管理混亂、檔案質(zhì)量不高、利用率低，設(shè)施陳舊的現(xiàn)象在部分法院仍然存在，重業(yè)務(wù)輕檔案的觀念仍然還很嚴(yán)重，檔案管理規(guī)范化還存在許多亟待解決的問(wèn)題。本文將主要圍繞訴訟檔案管理中存在的問(wèn)題及原因進(jìn)行分析，并就規(guī)范法院訴訟檔案管理提出意見(jiàn)和建議。一、人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的基本要求1、管理科學(xué)化。管理科學(xué)化是實(shí)現(xiàn)人民法院訴訟檔案管理規(guī)范化的前提條件。所謂科學(xué)管理就是要結(jié)合人民法院工作的特點(diǎn)和檔案工作管理的客觀規(guī)律，充分運(yùn)用先進(jìn)的管理思想、方法、技術(shù)和手段，完善檔案管理制度，抓好立卷歸檔、收集整理、編研開(kāi)發(fā)等工作，切實(shí)提高檔案管理質(zhì)量，充分利用檔案為審判工作和其他工作服務(wù)，發(fā)揮檔案的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值。2、建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。即對(duì)法院檔案庫(kù)房、裝備等基礎(chǔ)設(shè)施應(yīng)當(dāng)作出統(tǒng)一的規(guī)劃，制定規(guī)范性標(biāo)準(zhǔn)，尤其是對(duì)檔案管理達(dá)標(biāo)升級(jí)所應(yīng)具備的軟件和硬件條件應(yīng)作出明確的規(guī)定。各級(jí)法院應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守執(zhí)行最高法院關(guān)于訴訟檔案管理的規(guī)章制度，設(shè)立相應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)和配置專職檔案管理干部。3、檔案人員現(xiàn)代化。檔案管理人員現(xiàn)代化是實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)范化管理化的重要保障。人是最積極、最活躍的因素，現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段和先進(jìn)的科學(xué)管理方法，都要由人來(lái)掌握和運(yùn)用，檔案管理工作的提高始終依賴于檔案工作人員素質(zhì)的提高。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案3/8管理的規(guī)范化，就必須首先實(shí)現(xiàn)檔案人員的現(xiàn)代化。二、當(dāng)前人民法院訴訟檔案管理存在的問(wèn)題及原因1、檔案質(zhì)量不高，訴訟文書材料混亂。最高人民法院關(guān)于人民法院訴訟文書立卷歸檔方法對(duì)訴訟檔案中訴訟文書材料的收集、排列的順序、立卷編目、卷宗裝訂都作出了明確的規(guī)定。同時(shí)在具體工作中案件卷宗一般要經(jīng)過(guò)承辦法官、庭長(zhǎng)檢查，審判監(jiān)督庭評(píng)查，法院檔案管理人員最后審查后才可蓋章歸檔。但這些規(guī)定往往沒(méi)有得到很好的落實(shí)，卷宗審查也往往流于形式。在訴訟檔案中，訴訟材料排列次序混亂、目錄和卷宗封面項(xiàng)目填寫不全、缺張少頁(yè)、裝訂不齊、墨水、紙張不符合要求，裁判文書張冠李戴等等，嚴(yán)重影響了訴訟檔案的質(zhì)量和壽命。存在這些問(wèn)題的原因主要有以下幾點(diǎn)一是缺乏對(duì)訴訟檔案重要性的認(rèn)識(shí)。人民法院的訴訟檔案是審判活動(dòng)的真實(shí)記載，通過(guò)它可以反映審判工作的客觀規(guī)律，指導(dǎo)審判工作。但一些審判人員認(rèn)為只要案結(jié)了事就可以了，對(duì)訴訟材料的制作、整理、裝訂漫不經(jīng)心，潦草行事，以致人為地制造錯(cuò)誤，降低了訴訟檔案的質(zhì)量。二是責(zé)任心不強(qiáng)，缺乏嚴(yán)格要求。卷宗評(píng)查是一件相當(dāng)枯燥、繁瑣的工作，它需要耐心細(xì)致。嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度才能做好。但一些負(fù)責(zé)卷宗評(píng)查和審核歸檔的工作人員工作消極，敷衍了事，甚至害怕“得罪人”，對(duì)卷宗中存在問(wèn)題視而不見(jiàn)，以致卷宗中存在的問(wèn)題無(wú)法4/8得到及時(shí)修正，一旦卷宗歸檔，往往造成永遠(yuǎn)的缺漏。三是學(xué)習(xí)積極性差。2、檔案管理期限不合理，卷宗內(nèi)容繁瑣不堪重負(fù)。1991年，最高法院頒布了人民法院訴訟檔案保管期限的規(guī)定，該規(guī)定將檔案管理的期限劃分為永久、長(zhǎng)期和短期三種，并規(guī)定了檔案核銷制度，這對(duì)于規(guī)范檔案管理，緩解檔案庫(kù)房壓力發(fā)揮了積極作用。然而隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民法院受理的訴訟案件越來(lái)越多，隨之訴訟檔案逐年遞增，相當(dāng)一部分法院檔案庫(kù)房非常緊張，處于超負(fù)荷的運(yùn)行狀態(tài)。而人民法院訴訟檔案管理期限表一些條款不盡科學(xué)，對(duì)一些案件檔案保管期限過(guò)長(zhǎng)。如隨著裁判文書格式的不斷改革，裁判文書的內(nèi)容更加簡(jiǎn)明，尤其是以調(diào)解、撤訴結(jié)案的案件，基本上沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)性的內(nèi)容，保存價(jià)值并不大，而依據(jù)規(guī)定，這些案件最低要保存30年，這無(wú)形中造成了浪費(fèi)。同時(shí)相當(dāng)一部分法院并沒(méi)有依照規(guī)定積極開(kāi)展檔案核銷工作，致使檔案庫(kù)房中的檔案有增無(wú)減，這些都加劇了檔案庫(kù)房的壓力。3、檔案管理混亂，歸檔不及時(shí)。法院訴訟檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，需要有專門的檔案工作機(jī)構(gòu)和檔案管理人員來(lái)進(jìn)行。但在實(shí)踐中，部分法院并沒(méi)有配置專門的檔案管理人員，而是由辦公室工作人員兼職，加之頻頻換崗，責(zé)任不清，交接手續(xù)不完備，缺乏對(duì)檔案的有5/8效監(jiān)管，極易造成檔案管理混亂的現(xiàn)象。一些檔案借出后沒(méi)有按期歸檔也無(wú)人問(wèn)津，無(wú)人擔(dān)責(zé)，有些卷宗材料放了很長(zhǎng)時(shí)間得不到整理和及時(shí)歸檔，從而造成檔案的遺失和殘缺。4、檔案工作機(jī)構(gòu)不健全，檔案管理人員素質(zhì)不高。按照最高法院關(guān)于人民法院檔案管理辦法的規(guī)定，各級(jí)法院應(yīng)當(dāng)設(shè)置與其職能任務(wù)相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)，配置專職檔案管理干部。但在實(shí)踐中部分法院檔案機(jī)構(gòu)不健全，物質(zhì)裝備不到位，缺乏必要的保護(hù)、維修設(shè)施，檔案工作還停留在人工方式；檔案管理人員素質(zhì)參差不起，檔案管理隊(duì)伍不穩(wěn)定，在法院系統(tǒng)中具有檔案專業(yè)技術(shù)職稱的更是寥寥無(wú)幾。最高法院關(guān)于人民法院檔案管理辦法的規(guī)定將法院系統(tǒng)的檔案管理人員定格為高中以上學(xué)歷，這在當(dāng)時(shí)也許有其合理性，但現(xiàn)在已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)法院檔案管理的需要。法院檔案管理的規(guī)范化要求檔案管理人員既要具有檔案專業(yè)知識(shí)，又要具備一定的法律知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)，這就迫切要求對(duì)最高法院的上述規(guī)定作出修改，加大對(duì)法院系統(tǒng)檔案管理干部的培訓(xùn)工作。三、關(guān)于規(guī)范人民法院訴訟檔案規(guī)范管理的幾點(diǎn)思考1、在新的形勢(shì)下進(jìn)一步明確法院檔案工作的重要性。訴訟檔案是人民法院審判活動(dòng)的歷史記錄，它客觀地反映了審判工作的質(zhì)量和規(guī)律，對(duì)法院今后的審判工作具有重大的指導(dǎo)作用，同6/8時(shí)。訴訟檔案還具有重要的社會(huì)和經(jīng)濟(jì)價(jià)值，是人民法院的寶貴財(cái)富，也是國(guó)家的寶貴財(cái)富。因此，必須把檔案工作放在全國(guó)法院整體工作的大局中認(rèn)識(shí)，檔案工作是整個(gè)法院工作不可缺少的一部分，各級(jí)法院應(yīng)增強(qiáng)檔案意識(shí)，關(guān)心、支持檔案工作。2、嚴(yán)格規(guī)范卷宗評(píng)查和審核制度，提高訴訟檔案質(zhì)量。法院應(yīng)把卷宗評(píng)查、審核納入案件流程管理，建立嚴(yán)格的卷宗評(píng)查、審核機(jī)制，從實(shí)體和程序兩個(gè)方面規(guī)范卷宗評(píng)查、審核工作，對(duì)不合格的卷宗堅(jiān)決不歸檔，嚴(yán)把三關(guān)規(guī)范卷宗歸檔。一是把好交接關(guān)。立案后，將初始檔案中的卷宗材料按照審判流程的要求逐步移交、流轉(zhuǎn)。交接時(shí)雙方均應(yīng)在轉(zhuǎn)辦單或交接表上簽字，這樣就對(duì)檔案流轉(zhuǎn)的情況一目了然，一旦出現(xiàn)了問(wèn)題也就有據(jù)可查。二是把好監(jiān)督關(guān)。案件結(jié)案后十日內(nèi)登記完卷宗，移交審判監(jiān)督庭監(jiān)督評(píng)查，按評(píng)查標(biāo)準(zhǔn)逐卷評(píng)查，將評(píng)查結(jié)果書面記錄附卷，進(jìn)一步補(bǔ)充和完善卷宗，使檔案得到及時(shí)的補(bǔ)充和必要的補(bǔ)救，實(shí)現(xiàn)檔案全面達(dá)標(biāo)和規(guī)范。三是把好歸檔關(guān)。案卷歸檔時(shí)，由專職檔案管理員根據(jù)檔案管理的具體要求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行歸檔前的檢查驗(yàn)收工作，經(jīng)驗(yàn)收合格后才能夠歸檔；驗(yàn)收不合格的案卷予以退回，補(bǔ)正完畢后經(jīng)再次驗(yàn)收合格才予以歸檔，并將驗(yàn)收結(jié)果輸入計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理。7/83、強(qiáng)化訴訟檔案管理機(jī)制，嚴(yán)格檔案借閱制度。為進(jìn)一步維護(hù)訴訟檔案的安全，充分發(fā)揮訴訟檔案的社會(huì)價(jià)值，就必須加強(qiáng)訴訟檔案的制度化管理。筆者建議一是定制度，通過(guò)制訂、嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理辦法、檔案分類方案、訴訟文書立卷歸檔辦法、檔案保密制度等規(guī)章制度，加強(qiáng)規(guī)范管理，特別是加強(qiáng)對(duì)外調(diào)卷及法院內(nèi)部調(diào)卷的規(guī)范管理。在外單位調(diào)卷、查閱方面，外單位人員必須憑介紹信、身份證等有效證件按照規(guī)定程序辦理調(diào)、借閱審批手續(xù)，并明確還檔日期，復(fù)印則需經(jīng)辦公室主任或分管院長(zhǎng)簽批、由檔案員攜卷宗復(fù)印并核對(duì)無(wú)異后加蓋檔案調(diào)查專用章交調(diào)卷人，從而保證卷宗安全；針對(duì)調(diào)卷的內(nèi)部科室，要求填寫調(diào)檔申請(qǐng)卡，實(shí)行庭內(nèi)負(fù)責(zé)人審批制，再由檔案室辦理調(diào)檔事宜，杜絕調(diào)卷混亂、調(diào)卷沖突現(xiàn)象。二是定崗位，對(duì)訴訟檔案實(shí)行專人管理，嚴(yán)禁檔案人員工作時(shí)間空崗、串崗，確保有人調(diào)卷必有人接待。三是定職責(zé)，對(duì)檔案人員進(jìn)行工作細(xì)化分工，制作檔案工作人員職責(zé)分工表，明確各自職責(zé)，避免了檔案人員內(nèi)部的不協(xié)調(diào)，各司其職，提高工作效率。4、加強(qiáng)檔案物質(zhì)裝備建設(shè)，建立高素質(zhì)的法院訴訟檔案管理隊(duì)伍。要實(shí)現(xiàn)訴訟檔案的規(guī)范化管理，就必須加強(qiáng)檔案物質(zhì)裝備建設(shè)，購(gòu)置檔案管理所必要的檔案櫥、吸濕機(jī)、空調(diào)、防火系統(tǒng)、復(fù)印機(jī)、電腦等設(shè)備。要加速實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，將8/8檔案信息輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢索、建立電子檔案、光盤存儲(chǔ)等方式提高工作效率，節(jié)省時(shí)間和空間，實(shí)現(xiàn)具有法院特色的辦公自動(dòng)化管理和必要的人工管理的有效結(jié)合。要積極參與當(dāng)?shù)貦n案行政管理部門組織開(kāi)展的檔案工作達(dá)標(biāo)升級(jí)活動(dòng)，促進(jìn)法院訴訟檔案的優(yōu)化管理。同時(shí)，要適應(yīng)現(xiàn)代審判方式改革的要求，積極通過(guò)開(kāi)