物資管理制度

1/13物資管理制度為了規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為，加強(qiáng)材料、物資管理，保證生產(chǎn)、工程材料、物資的供應(yīng)。現(xiàn)根據(jù)上級有關(guān)文件精神，結(jié)合本公司的實(shí)際情況，為了加強(qiáng)公司的材料、物資管理與核算,制訂本制度1材料物資采購申請計(jì)劃L）堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，按照上級主管部門和本公司批準(zhǔn)的生產(chǎn)維修、大修、技改、業(yè)擴(kuò)、基建等計(jì)劃任務(wù)，編制材料、物資采購計(jì)劃。2）生產(chǎn)維修計(jì)劃所需用的材料物資計(jì)劃，一般由生產(chǎn)單位按照公司下達(dá)生產(chǎn)計(jì)劃和公司制定主要物資消耗定額、生產(chǎn)維修材料費(fèi)用、綜合消耗定額以及事故備品定額等進(jìn)行編制。3）大修、技改、業(yè)擴(kuò)和基建工程所需用的材料、物資的計(jì)劃，應(yīng)根據(jù)經(jīng)公司審批的初步設(shè)計(jì)材料、設(shè)備清冊，由公司業(yè)務(wù)主管部門分工程項(xiàng)目編制材料物資總需要量計(jì)劃，報公司分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理審批。4）備品備件需用量計(jì)劃，由公司生產(chǎn)技術(shù)部門會同有關(guān)單位根據(jù)實(shí)際的設(shè)備類型和數(shù)量，核定合理的儲備定額數(shù)量后編制。消耗后的補(bǔ)充備品備件計(jì)劃，由公司使用部門提出，報公司生產(chǎn)技術(shù)部門審核，分管生產(chǎn)副總經(jīng)理、2/13總經(jīng)理審批。5）勞保用品計(jì)劃，由公司工會負(fù)責(zé)組織編制。6）材料物資采購申請計(jì)劃必須附文字說明和主要需用量計(jì)算依據(jù)，經(jīng)公司業(yè)務(wù)主管部門審核，經(jīng)公司分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理批準(zhǔn)，才能下達(dá)計(jì)劃給實(shí)業(yè)公司。2、材料、物資采購材料、物資采購要認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家經(jīng)貿(mào)委、安全監(jiān)察室、審計(jì)署關(guān)于貫徹執(zhí)行國有工業(yè)企業(yè)物資采購管理暫行規(guī)定有關(guān)問題的通知和本公司的有關(guān)規(guī)定。1）除急需的零星材料和因特殊情況經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，生產(chǎn)、工程等所需的材料物資原則上都應(yīng)由實(shí)業(yè)公司統(tǒng)一采購。2）實(shí)業(yè)公司根據(jù)各單位報來經(jīng)公司審批的材料物資采購申請計(jì)劃，進(jìn)行匯總、平衡，確定采購計(jì)劃，組織材料物資供應(yīng)，滿足公司的需要。3）實(shí)業(yè)公司按月份編制材料供應(yīng)計(jì)劃，臨時重大采購項(xiàng)目編制臨時供應(yīng)計(jì)劃，供應(yīng)計(jì)劃及有關(guān)情況，應(yīng)及時報送公司業(yè)務(wù)主管部門和財務(wù)部門，以便有關(guān)部門及時了解材料物資的準(zhǔn)備情況和組織資金供應(yīng)。4）在訂貨、采購和加工過程中，有關(guān)人員應(yīng)認(rèn)真核對材料物資名稱、型號規(guī)格、數(shù)量及技術(shù)要求。5）貫徹?fù)駜?yōu)采購、講求經(jīng)濟(jì)效益和兼顧扶持三產(chǎn)的原3/13則。物資采購要做到在同等條件下，先批發(fā)后零售，先近后遠(yuǎn)，定點(diǎn)采購。公司基層單位倉庫所需的材料、物資應(yīng)從實(shí)業(yè)公司調(diào)撥，一般不直接對外采購。6）公司向?qū)崢I(yè)公司購買材料物資的訂價原則生產(chǎn)、維修和檢修所需的一般材料、工具儀器儀表，由供需雙方協(xié)商訂價，最高不得超過同質(zhì)同類產(chǎn)品的當(dāng)?shù)厥袌鲣N售價；大修、技改、業(yè)擴(kuò)、基建工程所需的材料物資，由供需雙方協(xié)商訂價，最高不得超過按規(guī)定經(jīng)審批的工程項(xiàng)目的預(yù)算價格。7）經(jīng)公司批準(zhǔn)向外單位采購材料物資，必須選擇有生產(chǎn)許可證的廠家，并比質(zhì)比價擇優(yōu)選廠，對當(dāng)年采購?fù)愋筒牧衔镔Y，應(yīng)作比質(zhì)比價分析。不得采購不定型產(chǎn)品。對重大的設(shè)備，應(yīng)按照公司研究決定的廠家訂貨。8）委托加工材料應(yīng)核實(shí)圖紙、技術(shù)要求和材料。提回成品后應(yīng)組織有關(guān)人員及時驗(yàn)收。9）對外采購的材料物資，應(yīng)努力爭取先用后付款或貨到驗(yàn)收合格后付款或先用后分期付款，嚴(yán)格控制未收貨先預(yù)付款和托收承付結(jié)算方式，以防范資金風(fēng)險和節(jié)約資金。10）按公司有關(guān)規(guī)定須簽訂對外物資采購訂貨合同的，由業(yè)務(wù)主管部門和廠家進(jìn)行簽訂；重大的物資采購，還應(yīng)有生產(chǎn)技術(shù)、計(jì)劃、審計(jì)、財務(wù)、紀(jì)檢等部門和使用單位4/13參加商談；公司向?qū)崢I(yè)公司訂貨的合同，由公司業(yè)務(wù)主管部門與實(shí)業(yè)公司簽訂。所有的物資采購訂貨合同，必須符合以下要求簽訂的合同，必須遵循中華人民共和國合同法。簽訂的合同，必須依據(jù)經(jīng)審批的材料物資采購申請計(jì)劃、加工定制計(jì)劃和公司有關(guān)會議決定的廠家等事項(xiàng)。填寫后的合同須核對產(chǎn)品名稱、技術(shù)要求、數(shù)量、單價、要求交貨期都要與工程項(xiàng)目計(jì)劃相符。并要求填明售后服務(wù)的具體條件。按公司財務(wù)收支審批權(quán)限，物資采購合同金額壹萬元及以上需經(jīng)公司業(yè)務(wù)主管部門、審計(jì)、財務(wù)等部門及分管副總經(jīng)理、總經(jīng)理會簽審批，才能加蓋公章。對合同組成部分有關(guān)簽訂合同的記錄、文書和圖表，應(yīng)與合同一起管理。貨款結(jié)算應(yīng)堅(jiān)持用貨付款或驗(yàn)貨付款的原則，嚴(yán)格控制簽合同就預(yù)付款和托收承付的結(jié)算方式。3、材料、物資的驗(yàn)收和付款1）倉庫可按照材料物資的性質(zhì)和用途分為若干類，如金屬材料、建筑材料、化工材料、儀器儀表、電氣材料、工具器具、管理用具等。2）材料和計(jì)價。根據(jù)我公司的情況，材料的計(jì)價采取實(shí)際成本計(jì)價的5/13方法，即收入、發(fā)出和結(jié)存材料都按實(shí)際成本計(jì)價。由于各批材料價格不同，倉庫材料明細(xì)賬應(yīng)逐筆登記材料的單價。發(fā)出材料的成本遵循先入庫的材料先發(fā)出的原則按各批材料入庫順序的不同單價分別計(jì)算。按照材料的來源不同，構(gòu)成材料的實(shí)際成本如下外來材料實(shí)際成本包括買價發(fā)票價款、市內(nèi)運(yùn)雜費(fèi)、外地運(yùn)雜費(fèi)運(yùn)費(fèi)、裝卸費(fèi)、包裝費(fèi)、搬運(yùn)費(fèi)及保險費(fèi)等及運(yùn)輸途中的合理損耗。委托加工材料的實(shí)際成本包括被加工材料的實(shí)際成本、加工費(fèi)用及加工材料的往返運(yùn)雜費(fèi)。4）材料的收入材料收入的種類包括外購材料、自制加工材料、委托加工材料的驗(yàn)收入庫、余料退庫和廢料的回收等。材料物資送到倉庫或工地時，有關(guān)人員要仔細(xì)核對物資采購計(jì)劃、采購合同、收貨單位、貨物名稱、型號、規(guī)格數(shù)量、包裝件數(shù)和供貨單位裝箱單、發(fā)貨明細(xì)表、發(fā)票隨貨同行聯(lián)、運(yùn)輸部門的貨運(yùn)單，進(jìn)行數(shù)量的全檢。同時按合同或質(zhì)量保證書或質(zhì)量合格證與驗(yàn)收的材料物資核對；檢驗(yàn)物資外觀、機(jī)械性能的試驗(yàn)成供方出廠的試驗(yàn)報告，技改、大修工程的設(shè)備、主材和有關(guān)特殊要求的物資由供應(yīng)部門會同公司業(yè)務(wù)主管部門和使用單位進(jìn)行檢驗(yàn)。對物資進(jìn)行抽檢時，分為A、B、C三類，A類物資包括汽車、6/13設(shè)備等實(shí)施全檢。B類物資如電力材料等按進(jìn)貨5抽檢，如發(fā)現(xiàn)不合格超過1時，對母體樣本再進(jìn)行20的抽驗(yàn)，如發(fā)現(xiàn)有2的不合格品，本批物資報退貨處理。A、B類填“物資驗(yàn)收單”、C類物資如辦公用品、紙張易耗品等由倉庫保管員，在“進(jìn)庫單”上簽字視同驗(yàn)收。如發(fā)現(xiàn)不合格，本批物資作退貨處理。驗(yàn)收無誤，材料保管員根據(jù)發(fā)票中所列材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、單價、金額、稅金等項(xiàng)目認(rèn)真辦理驗(yàn)收入庫手續(xù)，并填寫“進(jìn)庫單”一式三聯(lián)，第一聯(lián)倉庫自存登記材料明細(xì)賬用；第二聯(lián)隨貨款結(jié)算憑證送財務(wù)部門作為報賬依據(jù)；第三聯(lián)交物資供應(yīng)方。對符合固定資產(chǎn)條件的設(shè)備和技改等專項(xiàng)工程使用的材料、物資，采用含稅價格驗(yàn)收進(jìn)入專項(xiàng)材料物資倉庫。對生產(chǎn)維修和檢修的一般材料、不單獨(dú)構(gòu)成固定資產(chǎn)的工具儀器儀表、勞保用品等大修工程的材料物資，采用不含稅價格驗(yàn)收進(jìn)入“日常材料倉庫”。對備品備件，如符合構(gòu)成固定資產(chǎn)條件的，采用含稅價格進(jìn)倉，如不符合構(gòu)成固定資產(chǎn)條件的，采用不含稅價格進(jìn)倉。5）材料款的支付根據(jù)合同，如屬驗(yàn)貨付款的材料物資，由物資供應(yīng)部門將貨物發(fā)票、運(yùn)單、合同等和公司業(yè)務(wù)主管部門檢驗(yàn)合7/13格證明材料、驗(yàn)收入庫單等整理填制“費(fèi)用開支報銷單”和“銀行付款申請單”送財務(wù)部門辦理報賬付款手續(xù)。如已驗(yàn)收合格但暫不付款的材料物資，物資供應(yīng)部門人員可先到財務(wù)部門辦理材料物資驗(yàn)收入庫的報賬手續(xù)，適當(dāng)時候再向財務(wù)部門辦理申請銀行付款手續(xù)。承付期內(nèi)未到貨的，應(yīng)在承付期內(nèi)核對合同并及時催交，或拒付貨款。購貨款，在匯出時應(yīng)準(zhǔn)確匯入購貨單位，任何人不得以任何理由匯入采購物資無關(guān)單位，采購材料物資匯款，經(jīng)辦部門或個人要隨時清理，堅(jiān)持一事一清，不準(zhǔn)一次匯款長期使用。6）其他材料收入憑證其他材料包括委托加工材料、自制材料等也使用“進(jìn)庫單”，但要在“進(jìn)庫單”上加蓋“自制材料”、“委托加工材料”等印章，以示與外購材料相區(qū)別。7）日常生產(chǎn)、工程中多余的材料及廢料和報廢的設(shè)備退回倉庫驗(yàn)收時，應(yīng)填寫“退料單”，注明原領(lǐng)用材料的單位及用途或工程名稱，余料完好未用過的其金額按原材料價格入庫，領(lǐng)料單位本月未用完材料或本工程項(xiàng)目多余而下月或另一項(xiàng)工程需用，應(yīng)辦理假退庫手續(xù)，即由領(lǐng)料單位既填寫退料單又填寫領(lǐng)料單，把兩張憑證同時交倉庫，多余材料不必退回，領(lǐng)料單位可繼續(xù)留用。廢料驗(yàn)收金額按暫估價入庫，加強(qiáng)管理?；厥諒U料余8/13料和報廢設(shè)備過程發(fā)生的清理費(fèi)用、運(yùn)雜費(fèi)、差旅費(fèi)等，由公司開支。8）“進(jìn)庫單”必須按欄項(xiàng)目逐欄逐項(xiàng)填寫，中間不準(zhǔn)留空，而且要填寫金額并在備注欄注明入庫材料單價是含稅價或不含稅價。9）對短缺、破損和質(zhì)量不合格的材料物資，應(yīng)及時辦理拒付貨款、索賠和報損手續(xù)。4、材料物資的發(fā)放1）需領(lǐng)用材料，先由領(lǐng)料人填寫領(lǐng)料單，在領(lǐng)料單上填寫清楚領(lǐng)料單位名稱、領(lǐng)用事由維修設(shè)備、地點(diǎn)、工程名稱等、領(lǐng)用材料名稱、單位品種、規(guī)格型號、數(shù)量等，經(jīng)領(lǐng)料單位領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，到倉庫辦理領(lǐng)料手續(xù)。領(lǐng)用事故備品備件，一般的經(jīng)公司生產(chǎn)技術(shù)部審批，重要的經(jīng)分管生產(chǎn)的公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，才能到倉庫辦理領(lǐng)料手續(xù)。2）保管員一律憑手續(xù)完備的領(lǐng)料單發(fā)料。對專項(xiàng)工程領(lǐng)用設(shè)備和大宗材料，應(yīng)核對材料設(shè)備清單計(jì)劃，并在備注欄注明生產(chǎn)廠家和出廠編號。公司內(nèi)倉庫調(diào)撥，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人簽字或蓋章，再經(jīng)公司財務(wù)部門蓋章后，才能辦理。凡手續(xù)不完整的，保管員應(yīng)拒絕發(fā)料。3）保管員應(yīng)嚴(yán)格按手續(xù)完備的領(lǐng)料單、調(diào)撥單上所填的品名、規(guī)格型號和數(shù)量發(fā)放，不得任意代為更改。掌握先進(jìn)先出的原則，縮短材料物資在庫時間。9/134）保管員根據(jù)發(fā)料憑證發(fā)料后，應(yīng)及時在發(fā)料憑證上填好實(shí)發(fā)數(shù)、單價等，核對憑證與實(shí)物是否相符，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時處理。5）保管員對保管材料、物資，不得外借或先用后領(lǐng)，不得用白條領(lǐng)料，不得拆其設(shè)備零部件發(fā)料。如遇急需拆設(shè)備零部件的或先用后領(lǐng)的，須經(jīng)生產(chǎn)技術(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在事后五天內(nèi)補(bǔ)辦領(lǐng)料手續(xù)。6）事故備品備件的領(lǐng)用如遇緊急事故處理，由事故處理單位領(lǐng)導(dǎo)或安全監(jiān)察室同意后可先領(lǐng)用，于事后五天內(nèi)補(bǔ)辦領(lǐng)料手續(xù)。7）對已辦理領(lǐng)料手續(xù)的物資，應(yīng)一次領(lǐng)出，不能存放庫內(nèi)，以免造成混亂。8）領(lǐng)發(fā)料時，做到雙方共同監(jiān)磅、檢尺、點(diǎn)數(shù)，共同檢查品名、規(guī)格、質(zhì)量。如有不符，當(dāng)場糾正。9）領(lǐng)料單一式四聯(lián)，一聯(lián)領(lǐng)料單位自存、一聯(lián)送財務(wù)部門、一聯(lián)倉庫記賬、一聯(lián)供應(yīng)部門備查。5、材料的核算L）物資供應(yīng)部門或倉庫材料的明細(xì)核算實(shí)行材料明細(xì)卡片和材料明細(xì)賬合一核算，只設(shè)置一套既有數(shù)量又有金額的材料明細(xì)賬，在倉庫按每一品種、規(guī)格型號的材料物資設(shè)置一張賬頁，每一類的賬頁裝訂在一起，前面設(shè)一張這類材料的匯總賬頁。10/13對已辦理驗(yàn)收入庫的材料物資，采購部門的有關(guān)人員要及時將有關(guān)票據(jù)整理填制“費(fèi)用開支報銷單”，向財務(wù)部門報賬，按規(guī)定辦理銀行付款申請手續(xù)。倉庫保管人員，根據(jù)材料收發(fā)憑證每日逐筆登記材料明細(xì)賬，序時地反映各種材料收發(fā)結(jié)存的實(shí)物數(shù)量和金額。月末，結(jié)算當(dāng)月各類材料物資收發(fā)結(jié)存金額，月底將領(lǐng)料單報送財務(wù)部門。2）財務(wù)部門為了加強(qiáng)材料管理，便于材料賬的核對，在材料明細(xì)分類核算中。除倉庫設(shè)置材料明細(xì)賬核算各種材料收發(fā)結(jié)存情況外，財務(wù)部門在會計(jì)核算上，設(shè)置“原材料”一級科目，并按照材料物資的保管地點(diǎn)和類別設(shè)置二級科目，如公司可設(shè)置“日常材料倉”、“事故備品備件倉”、等材料明細(xì)分類賬，專項(xiàng)工程的材料物資設(shè)置“技改工程支出一工程物資”科目進(jìn)行單獨(dú)核算、專門管理。財務(wù)部門根據(jù)倉庫轉(zhuǎn)來的材料收發(fā)憑證歸類匯總登記，用以反映和監(jiān)督各倉庫各類材料物資資金的增減和結(jié)存情況。該賬可以與倉庫按類別或按品種設(shè)置材料明細(xì)賬相互補(bǔ)充和核對。另外設(shè)置“應(yīng)付賬款”科目反映預(yù)付采購材料款的結(jié)算情況。3）材料稽核與材料賬的核對為了保證核算的正確性，必須做好材料的稽核工作和材料賬的核對工作。11/13材料稽核的基本做法是材料核算會計(jì)員在認(rèn)真做好每張材料收發(fā)憑證的審核的同時，還要定期到倉庫主動簽收材料收發(fā)憑證，并對材料收發(fā)、保管業(yè)務(wù)和核算工作進(jìn)行檢查。一方面要認(rèn)真審核材料收發(fā)憑證，檢查所發(fā)材料是否超過計(jì)劃，核對明細(xì)賬上登記的收發(fā)數(shù)量與材料收發(fā)憑證的收發(fā)數(shù)量是否一致，計(jì)價是否符合規(guī)定。另外，在稽核過程中，還應(yīng)檢查材料收發(fā)保管情況和核算手續(xù)的執(zhí)行情況，還可抽查某些材料實(shí)際庫存與賬面庫存數(shù)量是否相符。只有認(rèn)真做好材料稽核工作，才能保證做到賬證相符、賬賬相符、賬實(shí)相符。材料賬的核對，是在材料稽核的基礎(chǔ)上，對財務(wù)部門和物資供應(yīng)部門或倉庫的材料賬簿之間相互數(shù)額進(jìn)行核對。在我公司財務(wù)部門、物資供應(yīng)部門的各級材料賬都采用實(shí)際成本計(jì)價和同時進(jìn)行實(shí)物數(shù)量、金額核算的條件下，對賬是利用材料總分類賬與明細(xì)分類賬的控制關(guān)系進(jìn)行核對，即材料總賬的借方收入、貸方發(fā)出、余額的金額，同所屬各類別材料賬借方收入、貸方發(fā)出、余額的金額之和相等；各類別材料賬借收貸發(fā)余金額，同其所屬各品種規(guī)格材料明細(xì)賬的收發(fā)余金額之和相等。材料賬的核對辦法主要采用余額核對法，財務(wù)部門和倉庫的總分類賬賬面余額核對相符，材料總分類賬的余額與其所屬各明細(xì)分類賬余額之和核對相符。12/136、庫存材料物資保管L）按照上級主管部門的物資管理標(biāo)準(zhǔn)化有關(guān)規(guī)定，貫徹“以防為主”的方針，采取防火、防銹、防漏、防霉?fàn)€變質(zhì)、防蟲蛀鼠咬、防盜、防破壞、防爆、防有害氣體十防等技術(shù)措施，根據(jù)材料物資物理化學(xué)性能進(jìn)行科學(xué)的分類、分庫、維護(hù)保養(yǎng)。2）做到“四?！薄ⅰ八臒o”。“四?！奔幢９鼙ｐB(yǎng)，做到“保質(zhì)、保量、保安全、保急需”；“四無”即庫存物資“無盈虧、無銹蝕、無霉?fàn)€變質(zhì)、無損壞事故”。3）對庫存材料物資，要經(jīng)常進(jìn)