物業(yè)管理前期工作

物業(yè)管理前期工作第一節(jié)物業(yè)前期管理概論一、物業(yè)前期管理的觀點對于一項物業(yè)來說，存在著開發(fā)經(jīng)營管理三個階段，從表面上看物業(yè)管理是對物業(yè)的使用管理，因此，物業(yè)管理只要在物業(yè)交付使用時介入即可，并且很多物業(yè)管理企業(yè)也是這么做的。然而，從物業(yè)管理的實踐來看，并非如此簡單。我國的物業(yè)管理是從傳統(tǒng)的房地產(chǎn)管理脫胎而出的，體制雖變，但管理手段卻大多沒有更新，物業(yè)管理一直滯后于規(guī)劃設計和施工建設，開發(fā)設計是各物業(yè)轄區(qū)能否形成完整、舒適、便利的功能區(qū)域的先天制約因素。以往房地產(chǎn)開發(fā)商在規(guī)劃設計中考慮了房屋和配套設施建造時的方便和節(jié)約，而沒有從管理角度把房屋建成后的管理聯(lián)系起來統(tǒng)一規(guī)劃，造成建成后物業(yè)管理上的矛盾和漏洞。如現(xiàn)在常見的車位擁擠，住房使用功能不全，空調(diào)位置未考慮，脫排水的管道未顧及，以及水、電、煤、通風、交通等配套方面存在的問題。這種整體布局上的缺陷，即使業(yè)主時有抱怨，又使物業(yè)管理工作難以完善，并且以后往往也難以彌補。如果開發(fā)商在規(guī)劃設計階段就選擇好物業(yè)管理企業(yè)，即利用物業(yè)管理企業(yè)的豐富經(jīng)驗和專業(yè)知識對規(guī)劃設計提出修改意見，使規(guī)劃設計更符合使用管理的要求，可為以后的管理工作打好基礎。物業(yè)管理是以經(jīng)濟為手段，從事對物業(yè)的使用、保養(yǎng)、維修、經(jīng)營和提供服務，使物業(yè)發(fā)揮最佳效應的一種管理形式，它同物業(yè)的形成過程即投資決策、規(guī)劃設計、工程建設及房屋營銷等階段均有著密不可分的聯(lián)系。因此，物業(yè)管理應建立追求全過程最佳效益的現(xiàn)代化管理模式，在物業(yè)的開發(fā)階段就充分考慮建成以后的使用和管理的要求，考慮到社會經(jīng)濟發(fā)展的居住水平提高的需要，要有一定的超前性，要從項目規(guī)劃設計階段就開始關注物業(yè)的全過程效益。物業(yè)管理是一種對物業(yè)全過程的管理，其首要環(huán)節(jié)即是物業(yè)的前期管理。這里所說的物業(yè)前期管理，是指物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)的開發(fā)設計階段即介入，從事物業(yè)形成前的階段性管理。物業(yè)前期管理工作雖然尚未形成對物業(yè)運行主體的管理。但是就其管理的內(nèi)涵分析，它應屬于企業(yè)管理的一個管理階段。物業(yè)前期管理是一種物業(yè)管理企業(yè)同房地產(chǎn)開發(fā)商共同對物業(yè)實施平行或交叉管理的方法，因此，無論是對房地產(chǎn)開發(fā)商還是物業(yè)管理企業(yè)都是非常必要的。房地產(chǎn)開發(fā)商對物業(yè)進行的是硬件建設，物業(yè)管理企業(yè)對物業(yè)進行的是軟件管理。前者是形成物業(yè)，后者是發(fā)揮物業(yè)的功能作用，雖有區(qū)別但又相互聯(lián)系。對于開發(fā)商而言，進行投資決策、規(guī)劃設計、選擇適當?shù)牡囟巍⒎啃图案綄僭O施，并通過施工建造形成物業(yè)，其目的是為了增強對業(yè)主的吸引力度；然而對于業(yè)主而言，卻不止于此，業(yè)主還將對物業(yè)管理進行權衡。從某種意義上講，物業(yè)的硬件建設相對較為直觀，而軟件管理卻要長期相伴。隨著人們觀念的轉(zhuǎn)變，業(yè)主即會從使用者的角度，也會從所有人的角度對物業(yè)管理進行選擇、評價。在物業(yè)開發(fā)階段適時地選擇恰當?shù)奈飿I(yè)管理企業(yè)，能在很大程度上避免缺陷和漏洞，使物業(yè)更符合使用和管理的要求，因此，這是開發(fā)商不容忽視的重要環(huán)節(jié)。對于物業(yè)管理企業(yè)而言，首先應參與市場競爭以獲取物業(yè)的管理權。在同開發(fā)商簽訂了物業(yè)管理協(xié)議書后，即應著手配備與物業(yè)相匹配的管理人員，開展各項物業(yè)前期階段的管理工作。由于將來的業(yè)主管理委員會擁有“決定繼聘或選聘物業(yè)管理企業(yè)”的權利，因此，物業(yè)管理企業(yè)在前期管理中能否形成有序的管理秩序，能否滿足業(yè)主的服務需求，能否在業(yè)主中樹立良好的、有效的管理形象，對于物業(yè)管理企業(yè)來說是一個把握機會、占領市場的重大問題。毋庸置疑，物業(yè)前期管理將使硬件建設與軟件建設相得益彰，對物業(yè)實行前期管理不僅是物業(yè)管理者的需要，同樣也成了房地產(chǎn)開發(fā)商的需要，當然更是業(yè)主維護自身權利利益的需要。二、物業(yè)前期管理的必要性一減少使用中的后遺癥物業(yè)管理的基本職能是代表和維護業(yè)主的利益，對所委托的物業(yè)進行有效管理。然而在物業(yè)管理的實踐中，一些物業(yè)的先天缺陷一直困攏著物業(yè)管理企業(yè)，諸如物業(yè)質(zhì)量、設備性能、設施配套以及綜合服務等，這些均不取決于物業(yè)管理企業(yè)，而往往在于物業(yè)的開發(fā)商和建筑商。要改變這一狀況，把一些以往長期難以得到解決的問題盡可能在物業(yè)管理過程中使之限制在最小范圍之內(nèi)，就必須開設物業(yè)的前期管理，使前期管理同規(guī)劃設計、施工建設同步或交叉進行，由物業(yè)管理企業(yè)代表業(yè)主從管理者的角度，對所管物業(yè)進行一番審視，從而把那些后期管理中力不從心的或返工無望的先天缺陷爭取在物業(yè)竣工之前，逐項加以妥善解決，減少后遺癥。二物業(yè)前期管理是對所管物業(yè)的全面了解物業(yè)管理行為的實質(zhì)是服務。然而要服務得好，使業(yè)主滿意，就必須對物業(yè)進行全面的了解。如果物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)交付使用時才介入管理，就無法對諸如土建結(jié)構、管線走向、設施建設、設備安裝等物業(yè)的情況了如指指掌。因此，必須在物業(yè)的形成過程中就介入管理，才能對今后不便于養(yǎng)護和維修之處提出改進意見，并做好日后養(yǎng)護維修的重點記錄。唯有如此，物業(yè)管理企業(yè)方能更好地為業(yè)主服務。三物業(yè)前期管理是為后期管理做好準備物業(yè)管理也是一項綜合管理工程。通過物業(yè)管理把分散的社會分工集合為一體，并理順關系，建立通暢的服務渠道，以充分發(fā)揮物業(yè)管理的綜合作用。此外，在對物業(yè)實體實施管理之前，還應設計物業(yè)管理模式，制訂相應的規(guī)章制度，并協(xié)同開發(fā)商草擬有關文件制度，籌備成立業(yè)主管理委員會，印制各種證件，以及進行機構設置、人員聘用、培訓等工作。這些均應在物業(yè)前期管理階段安排就緒，以使物業(yè)一旦正式交付驗收，物業(yè)管理企業(yè)便能有序地對物業(yè)實體進行管理。第二節(jié)物業(yè)前期管理的內(nèi)容一、通過投標來接洽物業(yè)管理業(yè)務無論物業(yè)管理企業(yè)是開發(fā)商組建的，或是獨立組建的，或是房管所轉(zhuǎn)換的，還是各大系統(tǒng)組建的，前期管理首先必須不斷開拓，通過投標競爭來接洽業(yè)務。1進行可行性、可靠性、可盈利性分析，可行性是指物業(yè)管理企業(yè)既要從自身的實際出發(fā)，考慮擬接管的物業(yè)與本企業(yè)的資質(zhì)等級是否相符，該物業(yè)的接管能否發(fā)揮本企業(yè)的優(yōu)勢，做到揚長避短，又要考慮能否在該物業(yè)的管理權競爭中取勝，如果明知競爭對手實力比自己強大，就不必勉強競爭。可靠性是指該物業(yè)的建設是否有保證，業(yè)主的資信條件是否較好并能協(xié)作配合，等等。以免管理權競爭得手后，由于業(yè)主或建設方面的原因，工作仍留有漏洞，造成今后的物業(yè)管理難以完善，給企業(yè)帶來不應有的損失?？捎允侵肝飿I(yè)管理企業(yè)根據(jù)自己的經(jīng)營目標，測算物業(yè)的管理能否給企業(yè)帶來正常利益，或近期雖無利潤但企業(yè)能在該地區(qū)打開新局面，爭取更多的業(yè)務。2具體測算物業(yè)管理費用，并草擬總體管理方案。3投標競爭、洽談、簽訂物業(yè)管理合同協(xié)議。4選派管理人員運作物業(yè)前期管理。二、建立與業(yè)主式租戶的關系物業(yè)管理的管理對象是物業(yè)，而服務對象則是人，即業(yè)主和使用人。因此，物業(yè)管理企業(yè)既應與第一業(yè)主開發(fā)商共同協(xié)商，又要與未來業(yè)主或使用人取得聯(lián)系，聽取意見。1聽取業(yè)主或使用人對物業(yè)管理的要求、希望。2了解業(yè)主或使用人對物業(yè)使用的有關安排、打算。3參與售房部門同業(yè)主或使用人簽約，并提供草擬的業(yè)主公約、裝修施工管理辦法、門禁出入辦法、停車場管理辦法、管理費收取辦法等物業(yè)轄區(qū)綜合管理辦法。三、察看工程建設現(xiàn)場物業(yè)前期管理的目的是為以后的管理創(chuàng)造良好的條件，因此，物業(yè)管理企業(yè)應根據(jù)物業(yè)管理要求，對物業(yè)的規(guī)劃設計及建筑施工提出合理建議。1審視工程土建構造、管線走向、出入線路、保安系統(tǒng)、內(nèi)外裝飾、設施建設、設備安裝的合理性。重點察看消防安全設備、自動化設備、安全監(jiān)控設備、通訊設備、給排水設備、空調(diào)設備、車庫及公用泊位設備、電力設備、交通運輸及電梯設備、服務設備等。2對施工現(xiàn)場提出符合物業(yè)管理需要的建議方案，磋商解決辦法。3在施工現(xiàn)場做好日后養(yǎng)護、維修的要點記錄，圖紙更改要點記錄。4參與工程驗收，進行器材檢查、外觀檢查、性能檢查、功能測試、銘牌檢查，并按整改計劃督促整改。四、設計管理模式擬定管理制度物業(yè)管理企業(yè)在前期管理中要根據(jù)業(yè)主和使用人的希望與要求，設計日后的管理模式，制定相應的規(guī)章制度，其中還須與開發(fā)商一起草擬有關文件制度。1籌建業(yè)主管理委員會。2與開發(fā)商一起草擬物業(yè)轄區(qū)的規(guī)章制度、業(yè)主管理委員會章程、業(yè)主公約、裝修施工管理辦法等。3設置物業(yè)轄區(qū)的組織機構，規(guī)定各部門人員崗位責任制度，編制住戶手冊、物業(yè)轄區(qū)綜合管理辦法等。4制定上崗人員的培訓計劃，并實施計劃。五、建立服務系統(tǒng)和服務網(wǎng)絡物業(yè)管理企業(yè)在其經(jīng)營管理服務過程中，與社會有關部門發(fā)生密切關系，這里既有行政管理關系，又有經(jīng)濟關系。1保安、清潔、養(yǎng)護、維修、綠化隊伍的設立或選聘，洽談和訂立合同。2同街道、公安、交通、環(huán)保、衛(wèi)生、市政、園林、教育、公用事業(yè)、商業(yè)及文化娛樂等部分進行聯(lián)絡、溝通。3建立代辦服務項目網(wǎng)絡。六、辦理移交接管事宜物業(yè)管理企業(yè)在物業(yè)交付使用之前，還要為物業(yè)的交接做好準備。1擬訂移交接管辦法。2籌備成立業(yè)主管理委員會。3協(xié)助和辦理移交接管事項。第三節(jié)入伙手續(xù)文件范本一、入伙手續(xù)概述一入伙及入伙手續(xù)入伙是指業(yè)主或使用人進房入住。入伙是物業(yè)管理公司與服務對象的首次接觸，它標志著物業(yè)管理工作將以人為中心而逐步展開。入伙手續(xù)是指物業(yè)管理公司在所建樓宇具備了入伙條件以后，向業(yè)主寄發(fā)入伙手續(xù)文件以下詳述；業(yè)主按要求進行驗樓、付款、簽約、搬遷、裝修、入住等。在辦理入伙手續(xù)時，物業(yè)管理公司應以方便業(yè)主為出發(fā)點，堅持集中辦理與分散辦理相結(jié)合，主動向業(yè)主介紹物業(yè)情況。為業(yè)主搬遷入住提供幫助，為業(yè)主進行房屋裝修提供指導；業(yè)主也應積極配合物業(yè)管理公司，盡量按時辦理收樓手續(xù)，及時付清有關費用、認真簽訂管理公約，遵守各項管理規(guī)定。下面的例子，足以說明業(yè)主及時辦理收樓手續(xù)的重要性。某業(yè)主購買了一套商品房，已付清全部樓款。但因故沒有按要求前去辦理收樓手續(xù)。那么，延遲收樓的法律后果是什么呢按規(guī)定，當新建商品房符合了交付使用的條件。開發(fā)商或物業(yè)管理公司會適時向購房人發(fā)出入伙交付使用通知，約期辦理收樓手續(xù)。通常，購房人應在約定期限內(nèi)辦妥房屋驗收手續(xù)。如一時因特殊原因無法收樓，必須及時征得開發(fā)商或物業(yè)管理公司同意。購房者擅自延遲收樓的行為，在法律上移之為受領延遲，是對不動產(chǎn)買受方的協(xié)助義務相應規(guī)定的一種違反。其法律后果，反而使對方當事人開發(fā)商在房屋買賣合同關系上的相關風險責任得以減免，又在房屋管理、維護等關系方面產(chǎn)生出新的權利、義務問題，這使購房者可能承擔賠償他方損失的責任。具體而言，約定期限內(nèi)無正當理由不收樓，開發(fā)商可通知購房者并將房屋鑰匙交物業(yè)管理公司。此時即視為房屋已經(jīng)交付，風險責任也隨之向購房者轉(zhuǎn)移。其后，如發(fā)生房屋遭損的意外，開發(fā)商便獲免責，而由購房者承擔后果。如因管理、維護導致?lián)p失，也應由購房者負責賠償。在實際操作中，有的業(yè)主會提出這樣的問題入伙手續(xù)究竟應由開發(fā)商辦理還是由物業(yè)管理公司辦理，哪種辦法比較規(guī)范據(jù)了解，入伙手續(xù)究竟應由誰來辦理，現(xiàn)行法律、法規(guī)尚無硬性規(guī)定。但由物業(yè)管理公司直接向業(yè)主移交物業(yè)恰恰是最合理的一種做法。除開發(fā)商兼具物業(yè)管理職能的情況外，開發(fā)商通知業(yè)主入伙前已先行與物業(yè)管理公司建立了聘用、代理關系。由于物業(yè)管理公司直接參與了物業(yè)的工程驗收，使物業(yè)管理公司對將要管理的物業(yè)的施工質(zhì)量有了清楚的了解，物業(yè)管理公司在全面驗收接管的基礎上，完全能負責地向業(yè)主進行單元房屋移交。應當看到，物業(yè)向業(yè)主的移交即是物業(yè)管理公司和業(yè)主共同管理、相互監(jiān)督的開始，移交時雙方須完成的一系列相關手續(xù)，涉及的均是業(yè)主與物業(yè)管理公司之間的權利、義務。上述情況也決定了入伙手續(xù)由物業(yè)管理公司直接辦理為宜。二入伙手續(xù)文件入伙手續(xù)文件是指業(yè)主在辦理入伙手續(xù)時，所要知曉、參照、簽訂的有關文件，主要內(nèi)容包括入秋通知書、入伙手續(xù)書、收樓須知、繳款通知書。這些文件都由物業(yè)管理公司負責擬定，并以開發(fā)商和物業(yè)管理公司的名義，在業(yè)主辦理入伙手續(xù)前寄發(fā)給他們。在實際操作中，有些物業(yè)管理公司還準備了驗樓情況一覽表、樓宇交接書等，供業(yè)主在驗樓時使用。1入伙通知書入伙通知書是物業(yè)管理公司在物業(yè)驗收合格后通知業(yè)主可以來辦理入住手續(xù)的文件。在制定入伙通知書時應注意下面幾個問題1一般來說，樓宇的入伙不是一家或幾家業(yè)主，而是幾百家甚至幾千家。如果集中在同一時間辦理，必然要給入伙手續(xù)辦理帶來許多困難。所以，應在通知書上注明各樓宇或各層辦理的時間，分期分批辦理。2如業(yè)主因故不能按期前來辦理，可在規(guī)定辦理時間以后，留有機動時間予以補辦。3考慮到有少部分業(yè)主仍不能如期在機動時間內(nèi)前來辦理，則應在通知書上注明處理的辦法。2入伙手續(xù)書入伙手續(xù)書是物業(yè)管理公司為方便業(yè)主，讓其知曉辦理入伙手續(xù)的具體程序而制定的文件。一般在入伙手續(xù)書上都留有分部門的確認證明，業(yè)主每辦完一項手續(xù)，有關職能部門在上面蓋章證明。3收樓須知收樓須知是物業(yè)管理公司告知業(yè)主在收樓時應注意的事項，以及在辦理入伙手續(xù)時應該攜帶的各種證件、合同和費用的文件。4繳款通知書繳款通知書是物業(yè)管理公司通知業(yè)主在辦理入伙手續(xù)時應該繳納的款項及具體金額的文件。5驗樓情況一覽表驗樓情況一覽表是物業(yè)管理公司為方便業(yè)主對房屋進行驗收，監(jiān)促開發(fā)商及時整改問題，以避免相互扯皮，使問題能得到及時解決而制定的文件。6樓宇交接書樓宇交接書是業(yè)主在確認可以接受所購樓宇后，與開發(fā)商簽訂的一份協(xié)議。二、入伙通知書公司/女士/先生您好您所認購的大廈層室已于年月經(jīng)省/市驗收部門和房地產(chǎn)公司、建筑工程公司、物業(yè)管理公司等組成的驗收小組驗收合格，準予入住。1請您接到本通知后按附表規(guī)定的時間前來辦理入伙手續(xù)。地點在，在此期間內(nèi)，房產(chǎn)公司財務部、地產(chǎn)部、物業(yè)管理公司等有關部門將到現(xiàn)場集中辦公，一次辦完手續(xù)，為您提供快捷方便的服務。2如果您因公事繁忙，不能親自前來，可委托他人代辦。代辦時，除應帶齊相關的文件外，還應帶上您的委托書、公私章和本人的身份證件。3如果您不能在附件中規(guī)定的時間前來辦理手續(xù)，可以在月日后到房地產(chǎn)公司地點先辦理財務及收樓手續(xù)，再到物業(yè)管理公司地點辦理入伙手續(xù)。在您來辦理各項手續(xù)前，請仔細閱讀入伙手續(xù)書、收樓須知、繳款通知書。特此通知房地產(chǎn)開發(fā)公司物業(yè)管理公司年月日三、入伙手續(xù)書公司/女士/先生您好您所認購的大廈層室現(xiàn)已具備入伙條件，請閱讀收樓須知、繳款通知書，按如下順序辦理入伙手續(xù)。1至房地產(chǎn)開發(fā)公司2至房地產(chǎn)開發(fā)公司財務部繳付購房余款。地產(chǎn)部審核入伙資格。四、收樓須知公司/女士/先生歡迎您成為大廈的新業(yè)主我公司為提供良好的管理服務，茲先介紹有關收樓事項和有關收樓程序，避免您在接收新樓時，產(chǎn)生遺漏而引致不便。望您能認真閱讀，務勿遺忘。1您應在接到入伙通知書之日以郵戳為準起三個月內(nèi)前來辦理產(chǎn)權登記和入伙手續(xù)。逾期辦理者，每逾期一天應繳納人民幣元的逾期金。超過半年不來辦理的房產(chǎn)。將由本大樓物業(yè)管理公司代管。代管期間的管理費用仍由購樓業(yè)主承擔。超過三年不來辦理手續(xù)，視為無主房產(chǎn)，交由有關部門依法處理。2您來辦理入伙手續(xù)時請帶齊以下物件1購房合同協(xié)議；2業(yè)主身份證或護照及圖章；3公司購買的還應帶公司法人證件和公章；4入伙通知書；5入伙手續(xù)書；6已繳款項的收據(jù)調(diào)換正式發(fā)票；7未繳的購房款和物業(yè)管理應繳的款項。如您委托他人來辦理，還應帶上1您業(yè)主的委托書，應由律師簽證；2您業(yè)主的身份證或護照的影印件；3代理人的身份證或護照。3您辦理手續(xù)時請按以下程序進行1至房地產(chǎn)開發(fā)公司財務部繳付購房余款，并繳上原預繳款收據(jù)以換取正式發(fā)票。購樓余款繳清后，財務部將在您的入伙手續(xù)書上蓋章。2至房地產(chǎn)開發(fā)公司地產(chǎn)部審核入伙資格，當您繳驗各種證件通過后，地產(chǎn)部將在您的入伙手續(xù)書上蓋章。3至物業(yè)管理公司財務部繳付物業(yè)管理各項費用，費用繳清后物業(yè)管理公司財務部將在入伙手續(xù)書上蓋章。4至物業(yè)管理公司辦公室辦理其它手續(xù)，主要有驗收房屋、簽訂管理公約、領取住戶手冊、領取鑰匙等。當以上事項辦好后，您業(yè)主在入伙手續(xù)書上簽章，并交由物業(yè)管理公司保存。4您收樓時，請認真檢查室內(nèi)設備、土建、裝修是否有缺少、損壞等質(zhì)量問題。如有投訴，請在收樓時書面告知，物業(yè)管理公司將代表業(yè)主利益向承建商協(xié)商解決。5根據(jù)大廈承建合同，大廈維修保養(yǎng)期為一年。一年內(nèi)如有工程質(zhì)量所導致的問題，承建單位將為業(yè)主免費修理。但是，如果使用不當所導致的問題，則由業(yè)主自行支付修理費用。6您業(yè)主可以對所購的房間進行室內(nèi)裝修，但應保證絕對不影響大廈結(jié)構和公共設施。裝修前，需向物業(yè)管理公司提出書面申請，獲準后方可進行，并按規(guī)定繳納一定的裝修管理費。祝您順利入伙房地產(chǎn)開發(fā)公司物業(yè)管理公司年月日五、繳款通知書公司/女士/先生您好您所購買的大廈層室房屋已經(jīng)竣工。按購房合同規(guī)定，