（房地產(chǎn)檔案管理）檔案管理一覽表

附表一檔案管理一覽表序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注1各類公司級通知、通報，年終工作總結(jié)，重大的會議紀要、備忘錄等事務(wù)性通知文件永久臨時普通行政管理部辦理或公布完畢2各類公司級獎懲、任免、晉級等文件永久機密人力資源部辦理或公布完畢3公司各級經(jīng)營計劃指導(dǎo)書永久絕密行政管理部發(fā)布或修訂完畢4公司經(jīng)營資質(zhì)文件，包括營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、機構(gòu)代碼證、統(tǒng)計證等永久機密財務(wù)管理部辦理完畢即交5房地產(chǎn)開發(fā)資質(zhì)證書等永久機密行政管理部辦理完畢即交6公司刊物及宣傳印刷品，包括樓書永久普通營銷策劃部與銷售有關(guān)印刷品由營銷部自行編號保存7財務(wù)審計報告、投資驗證報告等資料永久機密財務(wù)管理部由財務(wù)管理部自行編號保存8組織架構(gòu)、人員名單、培訓(xùn)資料、招聘錄用、考勤考核等人力資源報表、員工薪酬福利、員工社會保險永久機密人力資源部由人力資源部自行編號保存9公司管理類文件客戶投訴、工程維修、客戶賠付等資料重大事件及賠付資料投訴及處理情況普通投訴資料永久機密營銷策劃部由營銷策劃部安排專人保管10合同公司管理業(yè)務(wù)合同永久普通行政管理部/經(jīng)辦部門合同正式簽訂并由各合約方蓋章后，移交合同正本、合同審序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注11項目土地權(quán)屬、合作開發(fā)等相關(guān)合同永久普通行政管理部/投資發(fā)展部批表及相關(guān)附件。12工程建設(shè)有關(guān)合同，包括設(shè)備材料采購、設(shè)計、監(jiān)理等永久普通行政管理部/項目部13合營銷類合同，包括商鋪租賃合同永久普通行政管理部/營銷策劃部14合同房地產(chǎn)買賣合同及小業(yè)主購房相關(guān)文件資料永久普通營銷策劃部項目結(jié)束移交檔案室寄存15項目研發(fā)成果，包括可行性報告等永久行政管理部/營銷策劃部16項目營銷策劃方案、市場調(diào)研報告永久17項目廣告，包括公司整體形象廣告及相關(guān)報道，載體形式包括剪報、刊物、錄音、錄像、光盤等。永久18各項目銷售價格方案、銷售手冊、銷售分析、銷售總結(jié)永久19研發(fā)與銷售宗地情況自然條件、社會條件、競爭樓盤信息永久營銷策劃部由營銷策劃部自行編號保存20工程三算審查表永久21工程預(yù)、結(jié)算書永久由成本管理部自行編號保存22項目資料預(yù)決算資料設(shè)計變更及工作聯(lián)系單永久成本管理部成本管理部并入工程預(yù)、結(jié)算書附屬資料歸檔和保管序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注23經(jīng)濟簽證永久24限價資料永久25中標(biāo)價格資料（網(wǎng)上投標(biāo)報價或工程投標(biāo)報價）永久26甲供材料收貨單永久27預(yù)決算資料各項扣款單永久28項目規(guī)劃設(shè)計草案相關(guān)文件永久29概念設(shè)計相關(guān)文件及項目設(shè)施指導(dǎo)書永久30方案設(shè)計文本及相關(guān)文件永久31銷售用方案設(shè)計資料永久32施工圖設(shè)計任務(wù)書永久正式成文后，電子文本與紙質(zhì)文本一同歸檔。資料變更后第一時間歸檔。33各項目基礎(chǔ)圖、方案圖、施工圖、效果圖、景觀圖、室內(nèi)設(shè)計圖、銷售包裝圖永久34項目資料設(shè)計資料各項目模型、設(shè)計修改通知，及項目設(shè)計有關(guān)的基本資料永久規(guī)劃設(shè)計部/工程管理部圖紙定稿后移交項目部歸檔，如有版本變化，需及時歸檔，項目完工后一次性移交物業(yè)公司。序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注35報建驗收項目各類政府批文，重要的往來文件，報建圖紙（詳見下）事務(wù)性往來函件注要同時保存公司的請示、報告、去函等資料永久工程管理部發(fā)文審批用印后與審批表一同移交；收文收到后即交。36用地藍線圖或用地紅線圖永久37與合作方往來文件永久38計劃立項批文永久39投資許可證永久40設(shè)計要點永久41付清地價款證明永久42房地產(chǎn)證永久43命名（更名）復(fù)函永久44建設(shè)用地規(guī)劃許可證永久45建筑設(shè)計中標(biāo)方案和單位復(fù)函永久46設(shè)計方案消防批復(fù)永久設(shè)計方案民防批復(fù)永久47項目資料項目報建驗收工程管理部必須在辦理完畢后第一時間移交歸檔序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注48設(shè)計方案國土局審查意見書永久49初步設(shè)計國土局審查意見書永久50初步設(shè)計消防審查意見書永久51初步設(shè)計民防審查意見書永久52樁基礎(chǔ)提前開工證明書永久53總平面圖（必須經(jīng)國土局簽署同意樁基礎(chǔ)提前開工，并加蓋公章，且由國土局測繪大隊加蓋公章）永久54建設(shè)工程規(guī)劃許可證永久55施工圖（原圖）永久56施工圖消防審核意見永久57施工圖民防審核意見永久58預(yù)售查丈報告永久工程管理部59項目資料項目報建驗收預(yù)售許可證永久營銷策劃部/工程管理部60外立面報建復(fù)函永久61項目資料項目報建驗收竣工測繪、測量報告永久工程管理部辦理完畢后第一時間移交歸檔序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注62規(guī)劃驗收合格證永久63消防驗收許可證永久64向有關(guān)政府部門提交的其他報批報建文件永久工程管理部65招標(biāo)、投標(biāo)資料永久66招投標(biāo)報建過程中的審批資料及建設(shè)工程施工許可證永久項目結(jié)束后全部移交。67設(shè)計要求永久68外聘工程專家顧問咨詢意見永久69工程技術(shù)報告永久70新技術(shù)、新材料分析報告永久71項目工程評估報告永久成本管理部成文后移交紙質(zhì)及電子文檔72建設(shè)工程樁基礎(chǔ)提前開工許可證永久73建設(shè)工程施工許可證永久74工程竣工核驗證永久75電梯驗收合格證永久76電梯驗收合格證永久77項目資料項目報建驗收城建檔案驗收證永久工程管理部在完成相關(guān)手續(xù)后第一時間移交歸檔序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注78城建檔案移交書永久79民防工程驗收證永久80燃氣管道工程驗收證書永久81建設(shè)工程竣工驗收證書永久82工程質(zhì)量核查報告永久83臨時路口報批復(fù)函永久工程管理部84施工場地臨時排水許可證永久85基礎(chǔ)工程驗收意見書永久86人防審圖意見書工程驗收證書永久87申請施工用電資料永久88供電局審圖意見書永久89變配電工程驗收意見書永久90發(fā)電機準用證永久91環(huán)保降噪驗收證書永久92月計劃供水執(zhí)行單永久93項目資料項目報建驗收項目各工程驗收證書永久工程管理部工程管理部在完成相關(guān)手續(xù)后第一時間歸檔序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注94其他報建報批文件資料永久95小區(qū)電話管線驗收合格證永久96安全技術(shù)規(guī)范工程驗收單永久97消防工程驗收證明永久98樁基檢測報告永久99沉降觀測報告永久100工程地質(zhì)勘察報告永久101環(huán)境影響評估報告永久102工程文明施工和施工安全竣工評價書永久103工程質(zhì)量監(jiān)督報告永久104工程竣工報告書永久105每月工地用水用電抄表單永久工程管理部106施工組織設(shè)計方案永久107項目資料項目報建驗收招投標(biāo)資料永久108設(shè)計變更、工作聯(lián)系單永久109項目資項目報建驗收業(yè)主變更永久項目部/成本管理部項目竣工三個月后由項目部整理移交。序號類別文件范圍保管期限密級存檔部門移交時間規(guī)定備注110經(jīng)濟簽證永久111聯(lián)合通知永久112會議紀要永久113向政府部門提交的申請報告永久114項目各項工程竣工資料永久115施工單位、監(jiān)理公司往來函永久116圖紙會審記錄永久117獎罰通知單永久118對分布分項工程或施工方的定期評估報告永久119料監(jiān)理月報永久120施工圖永久121竣工圖永久122項目資料項目報建驗收其他應(yīng)該歸檔資料永久成本管理部/項目部項目竣工三個月后由項目部整理移交。123公司車輛檔案永久普通行政管理部車輛報廢或轉(zhuǎn)讓后移交124公司辦公設(shè)備使用說明書及保修卡永久普通行政管理部/各部門設(shè)備運行后移交給行政管理部統(tǒng)一保管125其他資料人事檔案永久機密人力資源部根據(jù)公司規(guī)定管理序號類別文件范圍保管期限密