2020年公文排版要求

1、2020 年公文排版要求20xx 年公文排版要求一(1) 設(shè)定版心國際 GB/T9704-1999要求公文用紙采用 GB/T148中規(guī)定的 A4型紙，其幅面尺寸為： 210mmx297mm，公文用紙?zhí)祛^ ( 上白邊 ) 為： 37mm正 ( 負(fù))1mm，公文用紙訂口左白邊 ) 為： 28mm正( 負(fù))1mm，版心尺寸為：156mmX225mm(不含頁碼 ) 。設(shè)定頁邊距：紙型選 A4 紙，方向選縱向。選擇“頁邊距”，根據(jù)上述規(guī)定，可算出頁邊距尺寸為： “上”設(shè)定值為 3.7cm; “下”設(shè)定值為 3.5cm; “左”設(shè)定值為 2.8cm;“右”設(shè)定值為 2.6cm。按此數(shù)值設(shè)定即可實(shí)現(xiàn)版心尺寸

2、 156mmX225mm(不含頁碼 ) 。(2) 設(shè)定每頁行數(shù)、字?jǐn)?shù)國際 GB/T9740-1999 規(guī)定公文排版每頁22 行，每行排 28 個(gè)字。設(shè)定：打開頁面設(shè)置，選定“文檔網(wǎng)絡(luò)”標(biāo)簽，選擇“指定行和字符網(wǎng)絡(luò) (H) ，不選擇“不改變字符跨度” ，“字符”行設(shè)為28，“行”每頁設(shè)為 22，“欄數(shù)”用默認(rèn)值1，“文字排列”選“水平” ，“應(yīng)用于”選“整篇文檔”。以上設(shè)置完成后，點(diǎn)擊頁面設(shè)置左下角的“默認(rèn)”會(huì)出現(xiàn)選擇性提示： “是否改變頁面的默認(rèn)設(shè)置?此更改將影響所有基于NORMAL模板的新文檔”，點(diǎn)擊“是”，以后建立新文檔時(shí)，將以上述設(shè)置為默認(rèn)設(shè)置。(3) 字體設(shè)置國際 GB/T9740-1

3、999 規(guī)定公文“正文用3 號(hào)仿宋體字，文中如有小標(biāo)題可用3 號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字。設(shè)定：選擇格式菜單中的“字體”對(duì)話框，選定“字體” ，中文字體選“仿宋 -GB3212”，字形選“常規(guī)”，字號(hào)選“ 3 號(hào)”其他設(shè)置不變。點(diǎn)擊對(duì)話框左下角的“默認(rèn)”，將上述設(shè)置保存為默認(rèn)值。標(biāo)題字可另行設(shè)置。(4) 插入頁碼國際 GB/T9740-1999 規(guī)定公文排版頁碼“用 4 號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)，置于版心下邊緣之下 1 行，數(shù)碼左右各放一條 4 號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣 7mm，單頁嗎居右空 1 個(gè)字，雙頁碼居左空 1 個(gè)字。設(shè)定：頁面設(shè)置 - 版式 - 頁眉和頁腳，在“奇偶頁不同”前打，選擇“

4、插入”菜單中的“頁碼”命令， “位置”選頁面底端， “對(duì)齊方式”選外側(cè)，“格式”選帶一字線的數(shù)字。一般第 1 頁為了美觀不放頁碼，可將“首頁顯示頁碼”前的去掉。頁碼插入后還要將頁碼更改為 4 號(hào)字及調(diào)整頁碼的位置，這里不再贅述。20xx 年公文排版要求二公文標(biāo)題公文標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文事由、公文種類三部分組成，稱為公文標(biāo)題“三要素”。如：延華集團(tuán)董事局關(guān)于表彰 1997 年度先進(jìn)工作者的通知這一文件標(biāo)題中，“延華集團(tuán)董事局”是發(fā)文機(jī)關(guān)， “關(guān)于表彰 1997 年度先進(jìn)工作者”是發(fā)文事由， “通知”是公文種類。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡要地概括公文的主要內(nèi)容。文號(hào)的位置在公文的開首，居于正文的上端中央

5、。 用 3 號(hào)仿宋體于版頭下空 2 行紅色橫線之上，下行文、平行文的居中排印，上行文的在左側(cè)排印，與右側(cè)的“簽發(fā)人”對(duì)稱。其中，發(fā)文機(jī)關(guān)代字由發(fā)文機(jī)關(guān)所在行政區(qū)代字、發(fā)文機(jī)關(guān)代字和公文類別代字組成。發(fā)文年度與發(fā)文順序號(hào)都只能用阿拉伯?dāng)?shù)字，發(fā)文年度要用六角括號(hào) “”(word 中插入特殊符號(hào) ) 而不能用中括號(hào)“ ”或圓括號(hào)“”，另外發(fā)文年度應(yīng)標(biāo)全稱，不能簡寫，例如 20xx不能簡寫為 06。發(fā)文序號(hào)分年度從 1 號(hào)起，按公文簽發(fā)時(shí)間的先后依次編號(hào)，不能跳號(hào)，不留空號(hào)，不隨意編號(hào) ( 例如“ 1”不編為“ 01”或“001”) ，不加“第”字。標(biāo)題位于紅色橫線下方空2 行排印。用2號(hào)華文中宋體，

6、居中排印。標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主送機(jī)關(guān)上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)出的指示、通知、通報(bào)等公文，叫普發(fā)公文，凡下屬機(jī)關(guān)都是受文機(jī)關(guān)，也就是發(fā)文的主送機(jī)關(guān) ; 下級(jí)機(jī)關(guān)向上級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)告或請(qǐng)示的公文，一般只寫一個(gè)主送機(jī)關(guān)，如需同時(shí)報(bào)送另一機(jī)關(guān)，可采用抄報(bào)形式。主送機(jī)關(guān)一般寫在正文之前、標(biāo)題之下、頂行寫。 在標(biāo)題下空 1 行，左側(cè)頂格用 3 號(hào)仿宋體排印，回行時(shí)頂格，最后一個(gè)主送機(jī)關(guān)名稱之后用全角冒號(hào)。公文正文這是公文的主體， 是敘述公文具體內(nèi)容的， 為公文最重要的部分。正文內(nèi)容要求準(zhǔn)確地傳達(dá)發(fā)文機(jī)關(guān)的有關(guān)方針、政策精神，寫法力求簡明扼要，條理清楚，實(shí)事求是，合乎文法，切忌冗長雜

7、亂。請(qǐng)示問題應(yīng)當(dāng)一文一事，不要一文數(shù)事。 文中的結(jié)構(gòu)層次序數(shù)應(yīng)準(zhǔn)確掌握和使用，即：第一層用“一、 ”，第二層用“ ( 一) ”，第三層用“ 1. ”，第四層 用“ (1) ”。第三層的“ 1. ”不能寫成“ 1、”，即把小圓點(diǎn)寫成頓號(hào)。在正文層次不多的情況 下，第一層用“一、”，第二層可用 “1. ”。在正文中，只能用仿宋、小標(biāo)宋、黑、楷 4 種字體，均用 3 號(hào)字。正文中只有一級(jí)小標(biāo)題的，小標(biāo)題用黑體字排印 ; 有兩級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印， 第二級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印 ; 有多級(jí)小標(biāo)題的，第一級(jí)小標(biāo)題用小標(biāo)宋體字排印，第二級(jí)小標(biāo)題用黑體字排印，第三級(jí)小標(biāo)題用楷體字排印，第四級(jí)小標(biāo)

8、題用仿宋體排印。除小標(biāo)題之外的正文文字，有雙文種的( 既復(fù)合型公文 ) ，第一文種的正文用楷體字排印，第二文種的正文用仿宋體字排印。發(fā)文機(jī)關(guān)寫在正文的下面偏右處，又稱落款。發(fā)文機(jī)關(guān)一般要寫全稱。也可蓋印，不寫發(fā)文機(jī)關(guān)。機(jī)關(guān)印章蓋在公文末尾年月日的中間，作為發(fā)文機(jī)關(guān)對(duì)公文生效的憑證。 2發(fā)文日期公文必須注明發(fā)文日期，以表明公文從何時(shí)開始生效。發(fā)文日期位于公文的末尾、發(fā)文機(jī)關(guān)的下面并稍向右錯(cuò)開。發(fā)文日期必須寫明發(fā)文日期的全稱，以免日后考察時(shí)間發(fā)生困難。發(fā)文日期一般以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)的日期為準(zhǔn)。 一般以領(lǐng)導(dǎo)人最后簽發(fā)的日期為準(zhǔn)，經(jīng)會(huì)議討論通過的決議、決定等以會(huì)議通過的日期為準(zhǔn)。用漢字標(biāo)注， “零”寫成“”

9、，成文日期在正文之下一般空 4 行、右邊空 4 個(gè)字，用 3 號(hào)仿宋體排印。抄送單位是指需要了解此公文內(nèi)容的有關(guān)單位。一般均用上下兩條線隔開，抄送指除主送機(jī)關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容( 需要執(zhí)行或知曉內(nèi)容 ) 的上級(jí)、下級(jí)和無隸屬關(guān)系的機(jī)關(guān)，應(yīng)當(dāng)用全稱或規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。 抄送機(jī)關(guān)名稱標(biāo)注在印制版記上方，主題詞下方，用橫線把主題詞和印制版記隔開， 抄送機(jī)關(guān)名稱前加 “抄送” 2 字用 3 號(hào)仿宋體字左邊空 1 字排字，后標(biāo)全角冒號(hào)。抄送機(jī)關(guān)名稱之間用頓號(hào)或逗號(hào)隔開，末尾用句號(hào)。一行不夠用二行 , 二行與冒號(hào)后對(duì)齊。文件版頭正式公文一般都有版頭，標(biāo)明是哪個(gè)機(jī)關(guān)的公文。版頭以大紅套字印上“ (

10、機(jī)關(guān) ) 文件”，下面加一條紅線 ( 黨的機(jī)關(guān)在紅線中加一五角星 ) 襯托。公文編號(hào)一般包括機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)。如： “國發(fā) 19975 號(hào)”，代表的是國務(wù)院一九九七年第五號(hào)發(fā)文。 “國發(fā)”是國務(wù)院的代字，“1997”是年號(hào)， ( 年號(hào)要使用方括號(hào)“”) ，“5 號(hào)”是發(fā)文順序號(hào)。幾個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文的， 只注明主辦機(jī)關(guān)的發(fā)文編號(hào)。 編號(hào)的位置：凡有文件版頭的， 放在標(biāo)題的上方紅線與文頭下面的正中位置 ; 無文件版頭的，放在標(biāo)題下的右側(cè)方。編號(hào)的作用：在于統(tǒng)計(jì)發(fā)文數(shù)量，便于公文的管理和查找 ; 在引用公文時(shí)，可以作為公文的代號(hào)使用。簽發(fā)人許多文件尤其是請(qǐng)示或報(bào)告，需要印有簽發(fā)人名，以示對(duì)所發(fā)文

11、件負(fù)責(zé)。簽發(fā)人應(yīng)排在文頭部分，即在版頭紅線右上方，編號(hào)的右下方，字體較編號(hào)稍小。一般格式為“簽發(fā)人：” 。機(jī)密等級(jí)機(jī)密公文應(yīng)根據(jù)機(jī)密程度劃分機(jī)密等級(jí)，分別注明“絕密” 、“機(jī)密”、“秘密”等字樣。機(jī)密等級(jí)由發(fā)文機(jī)關(guān)根據(jù)公文內(nèi)容所涉及的機(jī)密程度來劃定，并據(jù)此確定其送遞方式，以保證機(jī)密的安全。密級(jí)的位置：通常放在公文標(biāo)題的左上方醒目處。機(jī)密公文還要按份數(shù)編上號(hào)碼，印在文件版頭的左上方，以便查對(duì)、清退。緊急程度這是對(duì)公文送達(dá)和輸時(shí)限的要求，分為“急件”、“緊急”、“特急”幾種。標(biāo)明緊急程度是為了引起特別注意，以保證公文的時(shí)效，確保緊急工作問題的及時(shí)處理。緊急程度的標(biāo)明，通常也是放在標(biāo)題左上方的明顯處

12、。閱讀范圍根據(jù)工作需要和機(jī)密程度， 有些公文還要明確其發(fā)送和閱讀范圍，通常寫在發(fā)文日期之下， 抄報(bào)抄送單位之上偏左的地方， 并加上括號(hào)。如：“( 此件發(fā)至縣團(tuán)級(jí) ) ”。行政性、事務(wù)性的非機(jī)密性公文，下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)的行文，都不需特別規(guī)定閱讀范圍。附件這是指附屬于正文的文字材料， 它也是某些公文的重要組成部分。附件不是每份公文都有，它是根據(jù)需要一般作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料的。公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后 、發(fā)文機(jī)關(guān)之前，注明附件的名稱和件數(shù)，不可只寫“附件如文”或者只寫“附件件”置于主件之后，另起一頁開始排印，與主件裝訂在一起。 公文如有附件，要在正文最后一行后空 1 行的左側(cè)空 2 個(gè)字，用 3 號(hào)仿宋體字排印“附件” 2 字后標(biāo)全角冒號(hào)和附件名稱。如有 2 個(gè)以上附件，用阿拉伯?dāng)?shù)字依次標(biāo)注序號(hào)。附件名稱長需要回行時(shí)，應(yīng)當(dāng)與附件名稱的文字對(duì)齊序號(hào)后面用小圓點(diǎn)。 例如“附件： 1.XXXXXXXXXX” 附件的首頁左上角頂格用 3 號(hào)黑體字排印 “附件” 2 字及附件的順序號(hào)。 黨委僅用 附, 十五、其他。公文文字一般從左至可橫寫、橫排。擬寫、謄寫公文，一律用鋼筆或毛筆， 嚴(yán)禁使用圓珠筆和鉛筆， 也不要復(fù)寫。公文紙一般用 16 開，在左側(cè)裝訂。印章除“會(huì)議紀(jì)要”和以電報(bào)形式發(fā)出的公文外，均應(yīng)加蓋發(fā)文機(jī)關(guān)的印章。