Excel初級教程-建立工作表或圖

1、Excel 2000速成教程建立與使用電子報(bào)表 中文Office 2000軟件包中提供了一個名為中文Excel 2000軟件，這是一個用于建立與使用電子報(bào)表的實(shí)用程序，也是一種數(shù)據(jù)庫軟件，用于按表格的形式來應(yīng)用數(shù)據(jù)記錄。專業(yè)數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)軟件Visual FoxPro也能建立電子報(bào)表，但中文Excel 2000卻是一個電子報(bào)表的專業(yè)軟件，也常用于處理大量的數(shù)據(jù)信息，特別適用于數(shù)字統(tǒng)計(jì)，而且能快速制定好表格。開始語：中文Excel 2000是Microsoft Office 2000軟件包中文版的組成部分。按啟動Windows應(yīng)用的方法運(yùn)行它后，屏幕上就會顯示其操作窗口，并且打開一張名為Book

2、1(工作薄1)的電子報(bào)表，但沒有任何內(nèi)容，而是等待著您來建立它，本教程將從此開始講述。圖 1進(jìn)入中文Excel 2000的操作窗口注：“工作簿”在 Microsoft Excel 中是處理和存儲數(shù)據(jù)的文件，每一個工作簿都可以包含多張工作表，因此可在一份文件中管理多種類型的相關(guān)信息；“工作表”就是顯示在屏幕上的，由表格組成的一個區(qū)域，參見圖 1。此區(qū)域稱為“工作表區(qū)”各種數(shù)據(jù)將通過它來輸入顯示。中文Excel 2000也使用“字段”、“記錄”等Visual FoxPro中的對象，但應(yīng)用方法卻大不一樣，下面將以建立一張員工工資表的操作來說明這一點(diǎn)。步驟一、參見圖 2，單擊A1單元格。中文Excel

3、 2000操作窗口仍然由標(biāo)題欄、下拉菜單、工具欄、狀態(tài)欄等組成。位于工具欄下方的就是建立電子表格的“工作表區(qū)”，它提供了一系列的單元格，各單元格也各有一個名稱，將光標(biāo)移至單元格內(nèi)后，其狀態(tài)將變成一個十字形，參見圖 2。工具欄下方標(biāo)記的A、B、C、D.分別用于標(biāo)明表格中的各列，表格左邊緣的數(shù)字則標(biāo)明各行，“列標(biāo)”與“行號”用于確定一個單元格的位置，如A1表示A列中的第一行單元格，C3，就表示C列中的第三行單元格。在中文Excel 2000操作窗口中，所提供的單元格數(shù)目非常大，但全部被應(yīng)用的情況將是罕見的，通常只用到其中的一部分，甚至只是一小部分。 圖 2 單擊A1單元格注意：“工作表區(qū)”由工作表

4、，及其單元格、網(wǎng)格線、行號列標(biāo)、滾動條和工作表標(biāo)簽構(gòu)成?！傲袠?biāo)”就是各列上方的灰色字母，“行號”就是位于各行左側(cè)的灰色編號區(qū)。圖 3在這里輸入“姓名” 步驟二、輸入“姓名”，參見圖 3。 在電子表格中，“列”與數(shù)據(jù)庫中的“字段”相當(dāng)，“行”與“記錄”相當(dāng)，這里輸入的“姓名”就將成為一個新的字段。圖 4第一行各列中的內(nèi)容 步驟三、按一下鍵盤上的右方向鍵，然后輸入“年齡”，接著在位于右旁的兩列中分別輸入“職務(wù)”、“工資額”，參閱圖 4。使用鍵盤上的左、右、上、下方向鍵可以將光標(biāo)移至各單元格上，這就選定了當(dāng)前單元格，從而讓您在各單元格中輸入文字信息。步驟四、參見圖 5，移動鼠標(biāo)單擊A2單元格，然后參

5、照上面的內(nèi)容，輸入其它單元格中的內(nèi)容，結(jié)果參見圖 6。圖 5 單擊A2單元格 圖 6編制也這份“員工工資表”完成上述操作后，“員工工資表”就編制好了，如圖 6所示。在這一份電子表格中，所包含的員工數(shù)目有限，但說明了基本的操作方法。如果您是一位公司老板，現(xiàn)在就能這樣制定好“員工工資表”，但這還不夠，您也能得到更多，如統(tǒng)計(jì)貨物出入量、庫存量、每日收益，等等。順便說一句，若要將此軟件用于財(cái)務(wù)工作，也不會有任何問題。注意：中文Excel 2000與中文Visual FoxPro 6不同，關(guān)閉當(dāng)前操作窗口時(shí)不會自動保存操作結(jié)果，因此必須先執(zhí)行“文件”下拉菜單中的“保存”命令后，才可以關(guān)閉。中文Excel

6、 2000速成教程建立與使用電子報(bào)表 第二講 建立第二張工作表在同一本中文Excel 2000工作薄中，可以同時(shí)建立三份工作表，而且這些表中的內(nèi)容與結(jié)構(gòu)還可以完全不同，甚至還能使用復(fù)制的方法引用數(shù)據(jù)，下列操作就將說明這個問題：注意：中文Excel 2000的其它工作，如打印、建立圖表等，都將基于“工作表”來開展。步驟一、使用拖動的方法，選定第一行中的所有內(nèi)容，參見圖 7。這一步操作與在Microsoft Word中選定文字的操作相類似，選定的結(jié)果也將突出顯示在屏幕上，參見圖 7。順便說一句，操作時(shí)若單擊某一個列標(biāo)可選定整列單元格，單擊某一個行號可選定整行單元格，但只有這里的拖動操作才可以選定指

7、定部分的單元格。圖 7選定第一行中的所有內(nèi)容步驟二、按下鍵盤上的Ctrl C組合鍵。這是您已經(jīng)熟悉的了操作，用于將選定的內(nèi)容復(fù)制在Windows剪切板中。與之相應(yīng)的Ctrl X(剪切)、Ctrl V(粘貼)組合鍵也可以在中文Excel 2000工作表中應(yīng)用。 注：若用鼠標(biāo)右擊選定的內(nèi)容，屏幕上將顯示相應(yīng)的快捷菜單，從中可以選擇到復(fù)制、剪切、粘貼等命令。 圖 8 單擊Sheet 2標(biāo)簽步驟三、單擊左下方的Sheet 2標(biāo)簽，參見圖 8所示。Sheet 2是另一張工作表(Work Sheet)的標(biāo)簽，也是位于工作簿窗口底端的三張標(biāo)簽之一。“工作表標(biāo)簽”用于顯示工作表的名稱。單擊某一張工作表的標(biāo)簽將

8、激活相應(yīng)的工作表,當(dāng)前處于活動狀態(tài)的工作表將接受當(dāng)前操作。注：位于工作表標(biāo)簽下方的區(qū)域稱為“狀態(tài)欄”，它能提供有關(guān)選定命令或操作進(jìn)程的信息，您可據(jù)此了解當(dāng)前可做的操作。在此信息的右側(cè)將顯示CapsLock、 Scroll Lock、Num Lock等鍵盤按鍵的當(dāng)前狀態(tài)。若這些鍵處于打開狀態(tài)，那么它們的名稱就會在此顯示出來。步驟四、進(jìn)入表格2后按下鍵盤上Ctrl V組合鍵，結(jié)果參見圖 9。圖 9在第二張表中粘貼內(nèi)容完成上述操作后，剛才復(fù)制的內(nèi)容就將粘貼在第二份工作表中，如圖 9所示。此后，您可以參照前面的內(nèi)容制定該表中的內(nèi)容。步驟五、參照前面的操作，輸入第二張表中的內(nèi)容，結(jié)果參見圖 10。上述通

9、過復(fù)制、粘貼的方法來制定第二張電子報(bào)表中第一行的內(nèi)容，是一種常用操作技巧，能快速建立那行欄目類似而數(shù)據(jù)不同新報(bào)表。若第二張表中的欄目，即首行中的內(nèi)容與第一張表中的欄目有區(qū)別，粘貼后可以進(jìn)行修改，其操作方法與Microsoft Word中的編輯操作相同，也可使用拖動的方法移動內(nèi)容。圖 10輸入第二張表中的內(nèi)容第三講 設(shè)置單元格的格式與Microsoft Word一樣，在中文Excel 2000中也能設(shè)置文字的格式，而且此格式將表現(xiàn)在最終的電子表格中。此外，還可以設(shè)置其它與數(shù)據(jù)信息相關(guān)的屬性，下面的操作將結(jié)合“員工工資表”的特點(diǎn)來進(jìn)行說明，請先單擊左下方的Sheet 1標(biāo)簽，返回“員工工資表”。

10、圖 11 單擊行號1注：在初始狀態(tài)下，中文Excel 2000操作窗口中只有三張標(biāo)簽，除了可以使用這種方法選擇激活一張標(biāo)簽外，還可以通過位于標(biāo)簽左旁的“標(biāo)簽滾動按鈕”進(jìn)行操作。這些按鈕的外觀是就是滾動箭頭，從外型上即可了解到各自的作用。如果要滾動顯示其他工作表標(biāo)簽，請?jiān)谒璺较蛏蠁螕魸L動箭頭；如果要選定某個工作表，請單擊其標(biāo)簽；如果要一次滾動多張工作表，請按住鍵盤上的Shift鍵，然后再單擊中間的標(biāo)簽滾動箭頭；如果要顯示當(dāng)前工作簿中所有工作表列表，請右擊標(biāo)簽滾動箭頭。步驟一、參見圖 11，單擊行號1，選定此行中的文字內(nèi)容。然后右擊鼠標(biāo)器，進(jìn)入圖 12所示的快捷菜單，并從中選擇“設(shè)置單元格格式”

11、命令。圖 12 選擇“單元格快捷菜單”圖 13 單擊“字體”選項(xiàng)卡步驟二、進(jìn)入圖 13所示的“單元格格式”對話框后，單擊“字體”選項(xiàng)卡。圖 14 從“字體”窗口中選擇一種新的字體步驟三、參見圖 14從“字體”窗口中選擇一種新的字體后，參見圖 15，從“字形”窗口中選擇一種字形，接著可在“字號”窗口中設(shè)置文字的大小尺寸。 圖 15 選擇一種字形圖 16 上述操作的結(jié)果此后，您還可以在“字體”選項(xiàng)卡中設(shè)置文字的顏色，以及下劃線、刪除線等屬性,還能預(yù)覽設(shè)置結(jié)果。單擊“確定”按鈕后，選定文字就將按新設(shè)置的字體格式顯示在電子報(bào)表中，參見圖 16。圖 17 選定此列中的所有內(nèi)容 圖 18 選擇“數(shù)字”選項(xiàng)

12、卡第四講 設(shè)置貨幣符號述操作可用于設(shè)置了電子報(bào)表中各列標(biāo)題文字屬性，下面的操作將設(shè)置貨幣符號：步驟一、單擊D列號，選定此列中的所有內(nèi)容，參見圖 17，接著右擊鼠標(biāo)右鍵，然后從快捷菜單中選擇“設(shè)置單元格格式”命令。進(jìn)入“單元格格式”對話框后選擇“數(shù)字”選項(xiàng)卡，參見圖618。 圖 19 在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項(xiàng) 步驟二、在“分類”列表窗中選擇“貨幣”項(xiàng)，參見圖 19。 圖 20設(shè)置好“小數(shù)位數(shù)”與“人民幣符號”步驟三、參見圖 20，設(shè)置好“小數(shù)位數(shù)”與“貨幣符號”，然后單擊“確定”按鈕。圖 21 在工資數(shù)額前加上一個人民幣符號上述操作選擇的是一個人民幣符號，此后工作表中的“工資額”數(shù)據(jù)前就

13、會加上這個符號，如圖 21所示。這幾步操作說明了選定某一行，或者某一列來設(shè)置格式的方法。如果需要，還可以選擇幾行或者幾列，甚至于選定工作表中的一部份，或者全部行與列來進(jìn)行設(shè)置。選定部分或者全部行與列，都可以使用拖動的方法進(jìn)行操作；若要選定排列不連續(xù)多行，或者多列，可參照下面建立圖表的方法進(jìn)行操作。圖 22 選擇“打印預(yù)覽”第五講 預(yù)覽和調(diào)整報(bào)表外觀 一份電子報(bào)表建立好后，就可以將它打印在報(bào)表紙上，或者通過網(wǎng)絡(luò)傳給部門主管或者下屬。在此之前，為了了解報(bào)表內(nèi)容與格式是否正確，有必要預(yù)覽報(bào)表外觀，并且根據(jù)預(yù)覽的結(jié)果作些調(diào)整。下列操作將說明這一點(diǎn)：步驟一、從“文件”下拉菜單中選擇“打印預(yù)覽”命令，參見

14、圖 22。此命令可將打印的結(jié)果顯示在屏幕上，結(jié)果如同使用打印機(jī)在報(bào)表紙上打印的電子報(bào)表，從而讓您以真實(shí)的面貌工區(qū)觀察它的外觀，為修改提供依據(jù)。選擇此命令后，預(yù)覽的結(jié)果將如圖 23所示。步驟二、參見圖 24，使用“縮放”工具單擊預(yù)覽窗口，結(jié)果如圖 25所示。“縮放”工具按鈕在工具欄中很容易看到。當(dāng)預(yù)覽窗口打開后，它就處于選定狀態(tài)，而且光標(biāo)形狀也如同一只放大鏡，使用它單擊預(yù)覽窗口后，文字就能放大至建立電子報(bào)表時(shí)所設(shè)置的尺寸，如圖 26所示，再次單擊又會還原。圖 23 預(yù)覽電子報(bào)表圖 24使用“縮放”工具單擊預(yù)覽窗口圖 25 放大顯示文字此時(shí)，您就可以仔細(xì)看一下該電子報(bào)表的版式設(shè)計(jì)情況，并且很容易的

15、找到需要修改的地方。就本例而言，顯然需要修改下列三點(diǎn)： 1.應(yīng)加上表格標(biāo)題。2.“年齡”字段中的記錄值應(yīng)當(dāng)居中。3.“工資額”字段未應(yīng)加入“總計(jì)”值。下面的操作就將完善這些內(nèi)容。圖 26 選擇“行”命令第六講 加入標(biāo)題 為了加入標(biāo)題，首先需要在報(bào)表將插入一行，以便于書寫它，其次還要合并此行中的各列，否則標(biāo)題就不能存在。完成下列操作后，您就會理解這句話的意義了。圖 27 插入新行 步驟一、單擊“關(guān)閉”按鈕，結(jié)束“預(yù)覽”，返回中文Excel 2000的操作窗口。然后單擊行號1，然后從“插入”下拉菜單中選擇“行”命令,參見圖 26。圖 28 打開“合并單元格”檢測框 此后，在原“行1”前將插入新的行

16、，而原來的“行1”將變成“行2”,如圖 27所示。新行將使用已經(jīng)存在列定義，您可以為每一個單元格填入內(nèi)容，但由于它將用于書寫工資表的標(biāo)題，所以應(yīng)當(dāng)合并各列，使它們不在存在，而由一個單列取而代之，從而讓標(biāo)題可以正常出現(xiàn)在電子報(bào)表的開頭處。 步驟二、單擊行號1，確保選定新行，然后右擊鼠標(biāo)進(jìn)入快捷菜單，接著從中選擇“設(shè)置單元格格式”命令,然后在“單元格格式”對話框中選擇“對齊”選項(xiàng)卡,并參見圖 28，打開“合并單元格”檢測框,最后單擊“確定”按鈕。 完成這一步操作后，“行1”中就只有一個單元格了，這是中文Excel 2000中的常用操作,初學(xué)者應(yīng)當(dāng)注意了。 步驟三、在“行1”書寫好標(biāo)題“員工工資表”

17、,并參照前面的內(nèi)容，設(shè)置好標(biāo)題的文字字體與大小尺寸,結(jié)果應(yīng)如圖 29所示。 由圖 29可見,標(biāo)題文字與“年齡”列中的數(shù)字一樣，位置都需要調(diào)整，下面的操作就將解決此問題。圖 29在“行1”中書寫好標(biāo)題“員工工資表”注意：調(diào)整電子表格某些單元格中的數(shù)字或者文字的位置是一種重要的操作，因這可以使得閱讀更容易，減少出錯率。第七講 調(diào)整列中的文字位置 由圖 29可見,在這一份“員工工資表”中，僅使用了當(dāng)前工作表中的部分列，在調(diào)整標(biāo)題文字的位置之前，有必要清除那些并沒有使用的列，以便于將標(biāo)題放置在報(bào)表的中央，請按下列步驟進(jìn)行操作：步驟一、使用拖動的方法選定那些沒有使用的列，結(jié)果如圖 30所示。 在中文Ex

18、cel 2000中,通常是從A1開始使用各單元格的，這樣那些沒有使用的列就會是靠后面的列了。在本例中操作時(shí)，應(yīng)當(dāng)單擊列標(biāo)E后進(jìn)行拖動，否則就不能選擇這些列中所有單元格。也只有這樣，標(biāo)題行中沒有使用的那些列也才會被選定。也是說，選定的結(jié)果才會如圖 30所示。步驟二、右擊鼠標(biāo)，然后從快捷菜單中選擇“隱藏”命令。 這樣，報(bào)表中就會隱藏(不同刪除)沒有使用的列，只顯示那些已經(jīng)使用了的列，如圖 31所示。注：若從快捷菜單中選擇“刪除”命令，刪除的將是單元格中的內(nèi)容，而不是單元格本身。這與上述“隱藏”是不一樣的。刪除后單元格仍然存在，或者填入新的內(nèi)容，隱藏后則不會出現(xiàn)在屏幕上。圖 30 選定那些沒有使用的

19、列圖 31 隱藏沒有使用的列 步驟三、選定所有行與列右擊鼠標(biāo)進(jìn)入快捷菜單后，選擇“設(shè)置單元格格式”命令。接著選擇“對齊”選項(xiàng)卡，并單擊“水平對齊”下拉按鈕和從下拉列表中選擇“居中”項(xiàng)，參見圖 32。圖 32 選擇“居中”項(xiàng)這一個選項(xiàng)的功能是迫使文字在單元格中居中，而不管它的長度是否與單元的顯示長度相同。步驟四、檢查“合并單元格”檢測框是否處于關(guān)閉狀態(tài)。若處于打開狀態(tài)，就關(guān)閉它，然后單擊“確定”按鈕。注意：由于前面的操作曾經(jīng)打開過此檢測框，而這里的操作又選定了所有填充了內(nèi)容的單元格，所以這里務(wù)必檢查一下，看看是否處于關(guān)閉狀態(tài)，這是一個很關(guān)鍵的問題！否則表格中的各單元格將合并一個單元格，表格也就不

20、存在了。圖 33讓各單元格中的文字居中此后，各單元格中的文字就會居中，如圖 33所示。這種居中的作用很顯然，目的就是要讓各列的欄目名與內(nèi)容對齊，閱讀時(shí)不容易出錯。順便說一句，拖動列標(biāo)間的分隔線，可以調(diào)整各列的顯示寬度，并帶動單元格中的內(nèi)容移動顯示位置，但不能將此位置固定在單元格中的某一處。圖 34 選擇“函數(shù)”命令注意：調(diào)整電子表格中某些單元格的數(shù)字或者文字的位置也是一種重要的操作，因?yàn)檫@可以使得閱讀更容易，減少出錯率。圖 35 選定SUM函數(shù)第八講 添加“總計(jì)”單元格 中文Excel 2000提供有各種用于計(jì)算的函數(shù)，其中SUM將用于“總計(jì)” ，計(jì)算指定列中所有數(shù)值的和?！昂瘮?shù)”是這個軟件的

21、開發(fā)者預(yù)先制定的一些特殊功能，可以直接拿來使用。請按下列步驟進(jìn)行操作：步驟一、單擊在“工資”列最后的第一個空白單元格，接著從“插入”下拉菜單中選擇“函數(shù)”命令，參見圖 34。圖 36 SUM函數(shù)計(jì)算的結(jié)果信息步驟三、在“粘貼函數(shù)”對話框的“函數(shù)名”列表窗中選定SUM函數(shù)，然后單擊“確定”按鈕，參見圖 35。在“函數(shù)名”列表窗中選定某個函數(shù)后，它的功能描述字將顯示在“函數(shù)分類”列表窗的下方，您可以據(jù)此了解到這個所提供的各函數(shù)功能。操作時(shí)，可先從“函數(shù)分類”列表窗中選定某類函數(shù)，然后從“函數(shù)名”列表窗中選擇此類函數(shù)的某一個。步驟四、單擊SUM函數(shù)計(jì)算的結(jié)果信息框中的“確定”按鈕，參見圖 36。 此

22、后，就能在工作表中看到工資的總計(jì)值了。當(dāng)然了，還需要加入“總計(jì)：”標(biāo)題，這樣才能打印出員工工資表。此后您可以選擇“文件”下拉菜單中的“打印預(yù)覽”命令，看一看您所設(shè)計(jì)的工資報(bào)表是什么樣子的。第九講 制作員工工資圖表利用中文Excel 2000提供的圖表功能，可以基于工作表中的數(shù)據(jù)建立圖形表格，這是一種使用圖形來描述數(shù)據(jù)的方法，用于直觀地表達(dá)各統(tǒng)計(jì)值大小差異。 為了制作員工工資圖表。請按下列步驟進(jìn)行操作： 步驟一、將光標(biāo)移至A3單元格上。然后單擊它并向下拖動，選定各員工的姓名，并按住鍵盤上的Ctrl鍵，將光標(biāo)移至D3單元格上，向下拖動，選定各員工的工資額后，結(jié)束拖動并釋放Ctrl鍵，結(jié)果應(yīng)如圖 3

23、8所示。圖 38 選定員工的姓名與工資額這一步先是選定了各員工的姓名，然后選定他們的工資額，如果事先沒按住鍵盤上的Ctrl鍵，將不能選定這兩部分對象。這種操作方法與在Windows的“資源管理器”中選定不相鄰的多份文件方法相同。步驟二、參見圖 39，單擊工具箱中的“圖表向?qū)А卑粹o，進(jìn)入“圖表向?qū)А钡牡谝徊讲僮鲗υ捒?。圖 39 單擊“圖表向?qū)А卑粹o步驟三、參見圖 40，在“圖表類型”列表中選定一種類型后，從“子圖形類型”指定圖形的形式，接著單擊“下一步”按鈕。 進(jìn)入圖表向?qū)Ш?，通過這一步可以選擇的類型很多，各類型的圖形特點(diǎn)如“子圖形類型”窗口中所列，而且通過位于此窗口下方的文字可以了解到各自的用途，本書不必多說了，您可以參照本書的操作步驟，試用一下別的類型。 注：若按住“按下不放可查看示例”按鈕，“子圖形類型”將變成預(yù)覽窗口，并且顯示您所選定的圖表類型與電子報(bào)表中數(shù)據(jù)的圖表外觀。此外觀若不是您想要的類型，可以重新選定類型。圖 40 選擇一種圖表類型圖 41 “行”單選按鈕的位置步驟四、在“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗υ捒蛑?，打開“行”單選按鈕，參見圖 41。圖 42 按“行”的方式來產(chǎn)生“系列” 進(jìn)入“圖表向?qū)А钡牡诙讲僮鲗υ捒蚝螅瑢吹街形腅xcel 2000默認(rèn)設(shè)置的“系列”產(chǎn)生方式。“系列”就