7A版溝通管理

1、7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔摘要：20GG 年 8 月，我作為項目經(jīng)理參與了 GG 省公安廳警務(wù)地理信息基礎(chǔ)平臺的建 設(shè)。該項目是 GG 省公安廳“天網(wǎng)計劃”的重要項目，該項目投資共 1000 萬人 民幣，建設(shè)工期為 1 年。該系統(tǒng)利用空間地理信息技術(shù) ,以電子地圖為基礎(chǔ) ,以公 安寬帶網(wǎng)絡(luò)為依托 ,以信息共享和綜合利用為目標(biāo) ,以實現(xiàn)公安基礎(chǔ)信息基于空間 電子地圖的可視化查詢和分析 ,從而提高在指揮決策、快速反應(yīng)、反恐等方面的 綜合能力 ,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全警衛(wèi)等公安業(yè)務(wù)提供行之有 效的管理手段 .該項目于 20GG 年8月通過了業(yè)主方的驗收， 贏得了用戶的好評。 本文以此項目為例

2、， 結(jié)合作者的實際經(jīng)驗， 討論了項目溝通管理在項目建設(shè)過程 中的重要性，論述了溝通管理計劃編制 /信息分發(fā) /績效報告和項目關(guān)系人管理等 過程對溝通管理的積極意義， 最后總結(jié)分享項目管理的成功經(jīng)驗， 以及項目存在 的不足及具體的改進(jìn)措施。正文：GG 省公安廳警務(wù)地理信息基礎(chǔ)平臺是 GG 省公安廳“天網(wǎng)計劃”的重要項目， 該項目投資共 1000 萬人民幣，建設(shè)工期為 1 年。GG 省公安廳力圖通過警務(wù)地 理信息系統(tǒng)的建設(shè)， 匯聚整合全省基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)和公安機(jī)關(guān)內(nèi)外部各類信息 資源，利用信息化手段構(gòu)建動態(tài)信息防空網(wǎng)絡(luò)， 實施扁平化指揮調(diào)度， 構(gòu)建信息 系統(tǒng)應(yīng)用體系的全局性、綜合性、基礎(chǔ)性支撐工程

3、，建設(shè)形成省廳“高端統(tǒng)籌， 周到服務(wù)”的又一制高點，全面提升 GG省公安信息化深層次應(yīng)用的水平。 我作 為開發(fā)方的項目經(jīng)理，至始至終參與了整個項目的建設(shè)。自 20GG 年 8 月項目 啟動至 20GG 年 8 月歷時一年，系統(tǒng)至今運(yùn)行穩(wěn)定，取得了用戶的好評。GG 省警務(wù)地理信息系統(tǒng)的基本情況： 系統(tǒng)采用 B/S 架構(gòu)模式， 服務(wù)器使用曙光 刀片機(jī)，操作系統(tǒng)采用 RHEL6.2 ，使用 JAVA 語言開發(fā)， SVN 作為配置管理工 具。中間件使用 weblogic ，數(shù)據(jù)庫采用 oracle10g 。該系統(tǒng)利用空間地理信息7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔技術(shù) ,以電子地圖為基礎(chǔ) ,以公安

4、寬帶網(wǎng)絡(luò)為依托 ,以信息共享和綜合利用為目標(biāo) , 以實現(xiàn)公安基礎(chǔ)信息基于空間電子地圖的可視化查詢和分析,從而提高在指揮決策、快速反應(yīng) / 反恐等方面的綜合能力 ,為治安管理、警力部署、巡邏布控、安全 警衛(wèi)等公安業(yè)務(wù)提供行之有效的管理手段 . 由于本項目的順利上線涉及到業(yè)務(wù)的考核， 因此在本項目中， 溝通管理就顯得尤 為重要，質(zhì)量作為項目構(gòu)成三要素中最重要的環(huán)節(jié)之一， 項目的質(zhì)量直接影響到 客戶滿意度， 影響到公司的形象， 影響到公司市場份額的占有率等。 所以我作為 項目經(jīng)理必須以質(zhì)量為核心做好質(zhì)量的計劃的編制、 質(zhì)量的保證、 質(zhì)量控制， 以 下結(jié)合項目的實踐重點論述質(zhì)量管理這三方面相關(guān)內(nèi)容。1

5、. 溝通管理計劃編制俗話說的好 “磨刀不誤砍柴工” 在實施項目開發(fā)之前， 做好應(yīng)有的準(zhǔn)備工作是很 有必要的。完備的計劃是項目實施的根本前提。在本次項目過程中,我們通過頭腦風(fēng)暴法和溝通分析法確定的主要項目干系人為省廳通信處處長和各市局信息 處相關(guān)負(fù)責(zé)人 ,計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備供應(yīng)商 ,項目團(tuán)隊成員 ,職能經(jīng)理 ,公司領(lǐng)導(dǎo)以及監(jiān) 理方 .同時我們把各個干系人需要得到的信息進(jìn)行了羅列,繪制成表格寫入計劃中.在具體分析了這些內(nèi)容后， 我制定了詳細(xì)的溝通管理計劃。 計劃中對干系人的溝 通需求，信息分發(fā)的方式， 例會的開展等內(nèi)容作出了明確的定義。 我在項目管理 計劃中主要描述的內(nèi)容還有： 項目建設(shè)過程中所發(fā)布的

6、各式文檔， 材料和信息的 格式和規(guī)范， 以及相應(yīng)的詳細(xì)程度。 我們還與客戶達(dá)成一致意見， 在溝通計劃中 明確，重要會議， 客戶方的領(lǐng)導(dǎo)盡量保證到場。 同時對一些細(xì)節(jié)性的內(nèi)容作了一 定的備注，以此保證溝通計劃的有效性。2. 信息分發(fā) 信息分發(fā)是將信息傳達(dá)給各個干系人的具體過程 .各類人員均有其不同的特點，7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔同時也有著不同的溝通需求。 客戶方的領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)專家這部分人員是整個項目的 關(guān)鍵干系人， 必須對他們提出的需求予以重視， 溝通方式要比較正式， 溝通文檔 要規(guī)范化。對于項目團(tuán)隊的成員，他們的技術(shù)水平高，創(chuàng)造性強(qiáng)，但同時也擁有 一定的個性。 因此在溝通過程中，

7、 更應(yīng)注重他們的特點， 并且溝通方式要靈活多 樣，這樣才能保障信息傳遞的高效和準(zhǔn)確。 而作為我方公司的高層領(lǐng)導(dǎo)， 他們所 需要的信息則更偏向于成本， 效益方面；所以對于他們而言， 簡明扼要的項目匯 報材料，績效報告就是與他們實現(xiàn)有效溝通， 并取得他們對項目的支持與信任的 有效手段。3. 召開高效會議，向客戶定期提交績效報告 召開有效的項目會議， 并且定期向客戶提交直觀的績效報告也是避免由于溝通不 暢而產(chǎn)生沖突的一個很好的解決方法。我在組織召開項目部會議之前， 會首先編寫詳細(xì)的會議說明。 明確會議參與的人 員，召開會議的時間， 以及會議討論的議題和目標(biāo)等內(nèi)容。 然后郵件通知所有與 會人員，要求準(zhǔn)

8、時參加會議。 并要求所以與會人員在收到郵件通知后， 必須及時 回復(fù)，如未收到回復(fù)，再行電話通知。剛開始有的人員并不能按時參加會議，特 別像開發(fā)組的個別人員認(rèn)為開會的時間還不如用來寫代碼。后來通過個別溝通， 使這些人員均認(rèn)識到了會議是確保信息傳遞不失真的重要手段， 同時對減少返工， 減輕他們的工作量同樣非常有好處。這樣，很快所有人均能正常按時參加會議， 且積極性也大幅提高。在召開會議的過程中， 我也很重視控制會議過程。 每個人的發(fā)言時間， 我會根據(jù) 其實際情況進(jìn)行控制， 以確保通過召開會議，技能全面了解項目的各項具體情況， 又能有足夠的時間去對一些較復(fù)雜的問題進(jìn)行討論，并最終形成決絕方案。 為了

9、讓用戶和公司高層領(lǐng)導(dǎo)清楚地了解項目各方面的綜合情況， 我會按計劃定期 提交績效報告。我以日志、周報及周例會的方式，隨時了解項目進(jìn)度，適時進(jìn)行7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔調(diào)整和動態(tài)控制。 我要求項目組成員每天上報工作日志， 每周上報工作周報， 然 后由我對其進(jìn)行過濾和整合，并對一些情況進(jìn)行驗證，確保其真實性。 雖然我們建立了良好的溝通機(jī)制，有明確的溝通對象和渠道，但甲方更關(guān)注的， 其實溝通的內(nèi)容和結(jié)果。前面的工作都是在為內(nèi)容的順利傳達(dá)而服務(wù)的。 甲方最關(guān)心的內(nèi)容，其中主要是項目的績效信息和報告。在項目實施的過程中， 我們不斷的檢查項目的進(jìn)展， 逐漸形成了項目的信息。 我們每周安排例會

10、， 會上 都要對各模塊小組做掙值分析，做質(zhì)量評審，同時形成狀態(tài)報告、進(jìn)展報告、預(yù) 測信息、質(zhì)量報告、配置狀態(tài)報告等信息。我們按照干系人的期望，結(jié)合里程碑 信息，將報告分為兩類， 一類是已經(jīng)或基本滿足干系人期望的報告， 此類報告可 檢查確認(rèn)后直接發(fā)送； 另一類報告暫不能滿足干系人的期望。 對后一類報告， 我 會要求相關(guān)小組長，結(jié)合 WBS 和 RAM 確定責(zé)任人，并要求其提出整改意見， 確定整改期限和檢查人之后， 將上述信息有選擇的隨績效報告一起發(fā)送給干系人。 甲方對這種報告方式高度評價。對于日常溝通方面，我則建立了一個項目組 QQ 群，并辦理了手機(jī)移動短號， 這樣降低了溝通的成本，間接提高了項

11、目的效益。4. 項目干系人管理 項目干系人管理是項目管理中非常重要的一環(huán)， 尤其是在 GG 省警務(wù)地理信息系 統(tǒng)項目的建設(shè)過程中得到了充分的體現(xiàn)， 因為本次項目設(shè)計的項目干系人數(shù)很多， 都是以往項目中不多見的。因此如何管理好各個項目干系人對項目需求的沖突， 以及項目干系人之間的直接沖突是很復(fù)雜的一件事情， 不是一兩個方法就可以解 決的，它涉及到很多溝通方面的藝術(shù)， 以及溝通的績效， 甚至和項目經(jīng)理的學(xué)識 有關(guān)。本次項目干系人管理中， 我除了運(yùn)用以往的管理經(jīng)驗外， 還采取了溝通日 志的手段，主要是記錄問題的狀況， 以及解決的情況， 從而為溝通管理提供了良 好的依據(jù)， 避免了項目干系人互相推諉，

12、互相指責(zé)以及對同一問題多次提出的狀7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔況。項目的干系人多而復(fù)雜， 其期望有時甚至?xí)_突。 例如甲方老總提出了戰(zhàn)略分析 需求，我需要增加一個 BI 模塊去滿足其期望。在提交審核的過程中，我方以附 加合同的方式要求甲方確認(rèn)，遭到了其一位重要干系人、甲方總會計師的反對。 他認(rèn)為，項目預(yù)算已經(jīng)確定， 在沒有看到項目產(chǎn)生確切收益之前追加投資是不行 的，且發(fā)改委審批的項目資金就是 300 玩，已無力支持。我經(jīng)過數(shù)次協(xié)調(diào)，最 終說服甲方老總， 將其功能放在二期實現(xiàn)， 甲方老總則表示非常期待我們實施成 功以觀效果，并希望我們參加二期投標(biāo)。最后，靈活的運(yùn)用多種溝通技巧， 也是

13、提高項目績效的有效手段。 在溝通中要對 不同人的不同性格進(jìn)行相應(yīng)的激勵，不能一概用 G 理論或 Y 理論來進(jìn)行人員的 管理和工作監(jiān)督，利用合法的權(quán)利、專家權(quán)利、潛在權(quán)利來影響團(tuán)隊成員去做事， 盡量避免用強(qiáng)制力來壓制成員。 “會上獎勵，會下批評”更讓人容易授受，單獨 談話的批評方式比會上批評的方式更加有效。 例如，項目的架構(gòu)師是一名軟件工 程的研究生，有多年信息系統(tǒng)設(shè)計開發(fā)經(jīng)驗， 技術(shù)水平比較高。 但有時表現(xiàn)比較 自負(fù)，不易聽取別人的意見，說話的語氣、神態(tài)也讓人難以接受。我作為項目經(jīng) 理，一方面抱著學(xué)習(xí)的態(tài)度， 虛心聽取他對系統(tǒng)建設(shè)技術(shù)上的見解， 另一方面在 探討技術(shù)問題同時， 指出團(tuán)隊合作的重

14、要性， 努力協(xié)調(diào)他與開發(fā)小組其他成員的 關(guān)系。在不斷的磨合中， 項目團(tuán)隊的凝聚力有所加強(qiáng)， 逐漸形成了一個有戰(zhàn)斗力 的集體?？傮w來講， 在整個項目的溝通管理過程中， 我始終堅持溝通方式的多樣化， 同時 也堅持了內(nèi)外溝通有別的原則。 所以通過該項目的溝通管理， 給我感覺是： 正式 的，例如會議、周報等方式，略顯嚴(yán)肅，比較有利于了解項目的客觀情況。對于 了解各干系人的具體想法， 和提高團(tuán)隊的凝聚力方面略顯不足。 而通過非正式的 溝通，營造一種寬松的環(huán)境， 我就能準(zhǔn)確了解每個人的想法和精神狀態(tài)， 但是這7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔樣的溝通方式有時也并非盡如人意， 因為往往由于氣氛過于寬松

15、， 使大家很難看 到客觀存在的一些問題。所以兩類溝通的綜合應(yīng)用，會起到很好的互補(bǔ)作用。 對于堅持內(nèi)外溝通有別的原則方面， 我的做法是： 對內(nèi)溝通要高效準(zhǔn)確， 也就是 內(nèi)部溝通的形式不重要， 關(guān)鍵是要達(dá)到效果， 相關(guān)內(nèi)容要得到共識， 并做好沖突 管理。對外溝通則要求做到充分和準(zhǔn)確， 以確保用戶可以準(zhǔn)確了解相關(guān)的項目情 況，這樣將非常有利于獲得所必須的客戶方面的支持和所必需的資源， 同時對提 高客戶滿意度也非常有利。經(jīng)過項目全體人員的共同努力， 20GG 年 8 月終于完成了項目驗收。 回顧項目的 整體管理工作的過程中， 項目能成功得通過驗收得益于在事前進(jìn)行了充分的計劃 和準(zhǔn)備工作。 我覺得項目管

16、理的能力和項目開發(fā)的能力是有很大的區(qū)別的。 一個 成功而高效的項目開發(fā)必須要有一個能統(tǒng)籌管理和善于溝通的項目經(jīng)理。 特別是 作為大型項目經(jīng)理我們主要工作就是平衡各種資源的利用， 使其達(dá)到最佳的效率。 怎樣才能達(dá)到這個最佳。 這是我在今后的工作中需要長期實踐和摸索的內(nèi)容。 雖 然項目成功通過了驗收沒有大的事故發(fā)生， 但仍然存在許多問題， 主要有以下幾 點： 1對項目工作分解結(jié)構(gòu)中個別工作包沒有進(jìn)行量化。在項目驗收時，我們和客 戶對工作包的認(rèn)識存在偏差， 而對工作包的定義又沒有明確的量化， 造成驗收工 作的被動。 通過和客戶的溝通， 決定先進(jìn)行系統(tǒng)的全面驗收， 待到維護(hù)期時我們 再進(jìn)行改進(jìn)。2軟件測試不系統(tǒng)，用例準(zhǔn)備扔不夠充分，忽視了壓力測試。系統(tǒng)實際運(yùn)行后 隨著數(shù)據(jù)量的增加， 運(yùn)行速度下降很快， 達(dá)不到設(shè)計要求。 雖然通過升級硬件解 決了這個問題，但造成了資金的額外投入。 。綜上所述， 在該項目的實施工程中， 我得到了寶貴的經(jīng)驗和教訓(xùn)， 如果對以上不 足進(jìn)行很好的總結(jié)和提高，可以“百尺竿頭更進(jìn)一步，在我項目經(jīng)理的生涯中，7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔7A 版優(yōu)質(zhì)實用文檔在以后的工作中，我會留意克服，并將繼續(xù)努力學(xué)習(xí)、總結(jié)經(jīng)驗，更好地完成項 目。因為工期緊，任務(wù)重，所以經(jīng)常加班，導(dǎo)致大