會展旅游管理PPT課件-會議入場及其他服務(wù)

1、會議入場及其他服務(wù) 第八講 會議入場會議入場 會議特色服務(wù)會議特色服務(wù) 家屬活動項目家屬活動項目 Click to add title in here 4 1 2 3 Contents 一、會議入場 1. 會議報到 2. 會議安全保衛(wèi) 限制入場 票券 展品安全 1.會議報到 正式報到處正式報到處 旅游和特別旅游和特別 服務(wù)辦理處服務(wù)辦理處 文件包領(lǐng)取處文件包領(lǐng)取處 報到處報到處 文件包的三種分發(fā)辦法： 登記入住時在前臺領(lǐng)取 飯店在預(yù)先登記入住和分配客房 后，將文件包留在代表們的客房中 在會議辦公席分發(fā)文件包，不通 過客房登記處 迎接橫幅與報到處 正式報到處 文件包領(lǐng)取處 旅游及特別服務(wù)處旅行社

2、服務(wù)臺 文件包內(nèi)容 主辦機構(gòu) 會議活動安排表 各類代金券 陳述會議目的及目標的 介紹信件 會議發(fā)言人員和表演人 員介紹 飯店 飯店為住客提供的設(shè)施 會議接待室和餐廳的開 放時間及位置 飯店付賬及結(jié)賬手續(xù) 飯店紀念品，如筆記本 、鋼筆（飯店標記） 二、會議安全保衛(wèi) 1.限制入場 參會登記（冊） 與會者登記，會議主辦者也可以獲得根據(jù)登記處資料獲得的 一份詳細的通訊目錄。 流程流程：在正式報到處，檢查身份，收取會務(wù)費，發(fā)放會議證 明會議代表證。 會議代表證 普通 卡片式 條碼代表證 組合性代表證 姓名： 機構(gòu)： 2.票券售理 了解會議實際允許入場的人數(shù)，當入場人數(shù)決定收費 時，采用代金券的方式采用代

3、金券的方式。 代金券在收取后必須立即點數(shù)，數(shù)額要由一名會務(wù)組 授權(quán)人員來核實。 收取方式與地點： 坐宴：侍者在坐宴中收取 自助餐：工作人員在餐廳門口（會務(wù)組人員在門口接待，調(diào)節(jié) 糾紛，問候貴賓。桌椅可用作它途。） 丟失等情況處理：會議主管，機動票 銷售方式： 打包銷售，無法退款 展品安全 飯店保安人員 外援與計費：參展商參會時。 四個關(guān)鍵時期： 展品遷入開展閉展展品遷出 三、會議其他服務(wù) 打印、復(fù)印 會場裝飾 物品存放 有償 物品登記簿：記錄物品的接收日期，存放地點，存貨人與接貨人姓名。 關(guān)于展品存放的規(guī)定 本飯店不提前接受和存放任何展覽物品。 若有任何物品未能在指定日期遷出，我店可以存放或必

4、須存放 這些物品時，我店將向會議機構(gòu)或參展商收取一定金額的存放 費用。 娛樂活動 晚宴前的廚師拿手菜表演 海灘砌沙塔比賽和燒烤野餐晚會 鄉(xiāng)間集市游 群眾性體育活動 品酒會 藝術(shù)展覽 娛樂促進了另一個層面的交流：隨意的、開娛樂促進了另一個層面的交流：隨意的、開 放的、低風險的、近距離的、更專注的甚至放的、低風險的、近距離的、更專注的甚至 是有關(guān)機密的交流，結(jié)果是更有效的溝通，是有關(guān)機密的交流，結(jié)果是更有效的溝通， 獲取超出會議的信息。獲取超出會議的信息。 優(yōu)選商家：為策劃者提供特殊服務(wù)的酒店“外援”。 通常飯店允許優(yōu)選商家在會議現(xiàn)場設(shè)立辦公室 。給飯店支付租金和一定比例的銷售額。飯店 可以通過推

5、薦這些商家獲取傭金。 飯店如果擁有本店的專門獨家服務(wù)商，或設(shè)有 自己的會務(wù)管理公司，應(yīng)在與會議主辦機構(gòu)的 談判中講明這一點。 會議總部辦公室 電話服務(wù) 會議接待室 使用沖突（尤其是舉辦展覽期間） 主辦方的“訂房優(yōu)先” 三、配偶計劃（spouse program） 許多飯店由于沒有提倡配偶參會,而忽視了一個 潛在的相當有利可圖的市場。一個普通的會議 代表每天在飯店的花銷大約是160美元。如果 他或她攜帶配偶,則兩人的花銷一天就要超過 200美元,這多出的部分對飯店來說無疑是一筆 額外的收入,而且配偶又不需另外的客房。對于 一個有500名代表的會議來說,這就意味著飯店 的日收入可增加20000美元

6、,這對任何一家飯店 都不是小數(shù)目。 如今大部分會議都邀請代表們的配偶同來參加 。根據(jù)會議與例會中的最新會議市場報告, 每年約有1100萬配偶出席各類大會及公司會議 。對一些會議團體來講,每年的會議已經(jīng)成了一 項家庭事務(wù)。會議服務(wù)人員應(yīng)該預(yù)先準備來招 待這額外增加的客人。飯店一般會專門為他們 安排一些活動項目。而且像對待其他會議活動 一樣重視這些項目。我們通常認為,與會人員如 果有配偶在身邊,就會在飯店停留的時間長一些 ，消費多一些,而這些都對飯店有利。 1. 意義 2. 增加配偶出席人數(shù) 一旦會議策劃者認同了邀請配偶出席會議的意義,飯店可以采取各種方式來 促進配偶參會。會議部門經(jīng)理應(yīng)與會議主辦

7、單位密切配合,提出建議,提高 配偶的興趣,進而增加參會人數(shù)。以下是一些值得借鑒的方法: 1、為會議主辦機構(gòu)提供飯店的介紹說明及內(nèi)部材料,并建議策劃者將 其隨邀請函一同寄出。材料可以包括飯店的菜單,照片以及城市景點等等。 2、此外,你或許可以從策劃者那里索取到一份完整的最新與會代表名 單,然后以個人名義給他們發(fā)送信函,描述配偶活動安排。再者,告知他們當 地的氣候以及合適的衣著。 3、建議會議主辦單位指定一位配偶計劃負責人,并與之合作,共同安排 節(jié)目,旅游觀光,以及其他娛樂活動。 4、在一份比較受歡迎的該會議團體的商業(yè)刊物上做廣告。你的廣告應(yīng) 該充分展示邀請代表的配偶同來參加會議的優(yōu)點。 3.配偶

8、活動項目 時裝表演時裝表演 配偶節(jié)目中時裝表演非常受歡迎,一個精心安排的 穿插雞尾酒會,時裝表演將是一次令人回味無窮的經(jīng)歷 。這一表演也常常與午餐會共同舉辦。飯店可以在活 動當中分發(fā)本店的紀念品或小禮物。 會議部經(jīng)理應(yīng)該備有一份名單,記錄著愿意參加這 類表演的百貨公司及時裝廠。在飯店與當?shù)厣碳夜餐?主辦和組織這些時裝表演中,社區(qū)間的友好關(guān)系也就建 立來了?；蛘?飯店也可委派一個專門經(jīng)營時裝的職業(yè) 公司來組織表演。無論用哪一種方式,飯店都應(yīng)確保展 示中的服裝是最新款式的,而且其價格也有明顯差異。 但是,時裝表演的次數(shù)也不能太頻繁。飯店可以咨 詢一下會議策劃者,看看時裝表演在過去幾年出現(xiàn)的頻 率。

9、如果出現(xiàn)次數(shù)太多,我們就得建議舉行其他的活動 了。 購物 購物也可以促進飯店與商家間的友好關(guān)系。合理的計劃安排非常 重要。通常,飯店可以包車送客人們前往購物場所,并安排一名導(dǎo)購 來迎接客人?？赡艿脑?飯店還可以安排客人們進行幕后參觀。 購物時,時間安排也非常重要,這些參加購物的客人們常常會分 成小組去逛不同的商店,因此,他們必需清楚集合的時間。此外,還 要確保他們都能準時返回飯店參加當晚的活動。 觀光及城市游覽 也較受配偶們的歡迎。導(dǎo)游是否稱職至關(guān)重要,因此,會議部經(jīng)理應(yīng) 該有一份曾有過業(yè)務(wù)往來的旅行社的名單。 任何城市都有旅游景點:大學校園、歷史古跡、園林等等,而最 受歡迎的游覽之一是參觀民

10、居及花園。當?shù)匾恍┚用駷榱私o慈善 機構(gòu)籌集資金,歡迎會議代表們的配偶參觀自已的住宅。飯店一般 提供5戶居民供參觀就足夠了。同購物游覽一樣,觀光的時間安排 也很重要。而且,游覽時,最好包乘公共汽車以保證團隊成員在一起 ,不要分乘多輛小汽車。 客座演講 其他 四、兒童活動項目 案例：第24屆世界魔術(shù)大會 2009年7月26日至31日，第24屆世界魔術(shù)大 會在位于北京奧林匹克公園中心區(qū)的國家會議中 心成功舉辦。世界魔術(shù)大會由總部設(shè)在瑞士洛桑 的國際魔術(shù)聯(lián)盟負責組織，1948年創(chuàng)辦，每3年 一屆，因其參賽節(jié)目多，比賽門類廣，水平高， 被譽為“世界魔術(shù)的奧林匹克”。2006年中國雜 技家協(xié)會申辦2009

11、年世界魔術(shù)大會成功，贏得 2009年世界魔術(shù)大會的舉辦權(quán)，當時確定的舉辦 場地是國家大劇院。主辦方和承辦方經(jīng)過反復(fù)權(quán) 衡和現(xiàn)場考察，最終決定將舉辦地從國家大劇院 移至具備大型演出條件、分會場充足、24小時餐 飲服務(wù)和周邊酒店客房充裕、交通便利等綜合優(yōu) 勢明顯的國家會議中心。 錯綜復(fù)雜的場地需求 開幕式、閉幕式和每天都舉行的嘉賓表演和比 賽都使用了國家會議中心位于四層的大會堂。整個 6400平方米的大會堂被分割成兩個面積近乎相等的 會場，一個用來舉辦開閉幕式和每晚的嘉賓表演， 一個用來進行舞臺魔術(shù)專用比賽。推拉座椅大顯身 手，尤其是觀看比賽和演出時，良好的視線和舒適 的座位保證了觀眾觀賞比賽的滿

12、意度。 三層的10個會議室全部被“征用”，合計使 用面積超過了5500平方米，分別用作魔術(shù)沙 龍、新聞發(fā)布廳和道具展覽，商務(wù)中心全天 候開放，還臨時提供快速沖洗照片業(yè)務(wù)。兩 排會議室中間的區(qū)域則臨時變成了一個獨具 特色的“美食區(qū)”，魔術(shù)會期間提供了法、 意、中、日四大風味共20余種美味佳肴。每 天晚上十點開始至凌晨兩點，魔術(shù)沙龍表演 廳和“美食區(qū)”是魔術(shù)師及魔術(shù)愛好者們狂 歡的樂園。學術(shù)報告廳有380個固定座位，呈 階梯狀，從三層一直延伸到四層，每天八點 半就在這里開始進行近臺魔術(shù)比賽。學術(shù)報 告廳裝有先進的32道同聲傳譯系統(tǒng)和會議即 席發(fā)言和表決系統(tǒng)，過道兩排專門為身寬體 胖者設(shè)計的加寬座椅

13、，體現(xiàn)了細致周到的人 性關(guān)懷。 三層北側(cè)區(qū)域除了用作大會注冊區(qū)外 ，還有中國魔術(shù)圖片展和中國民族民間手工 藝制作展示，以圖片、手工藝品和現(xiàn)場制作 的形式，向所有參會者介紹中國魔術(shù)歷史發(fā) 展的歷程、中國京劇臉譜、北京剪紙、湖南 湘繡、山西布衣、遼寧草編工藝等具有中國 民族特色的藝術(shù)作品，吸引許多參賽選手和 愛好者駐足觀看。 氛圍，休閑愜意 慮到國外賓客的喜好，無論是三層魔術(shù)沙龍區(qū)域 ，還是四層大會議廳外，還是從會議中心主體到 酒店的室外連廊，國家會議中心都特意設(shè)置了大 片的休閑餐飲區(qū)，方便客人們交流休閑，可以一 邊品嘗美食，一邊欣賞大屏幕實況轉(zhuǎn)播，還能結(jié) 交世界各地的魔術(shù)大師們。在特意布置的魔幻

14、氛 圍（比如在三樓餐飲區(qū)有用魔術(shù)紙牌做的裝飾） 中，會議中心的服務(wù)人員也營造了輕松愉快的氛 圍，幾乎每個人都掌握了2到3個小魔術(shù)，與來自 世界各地的魔術(shù)師們可謂有了“共同語言”，這 些來自各地的賓客們無不感到輕松愜意。 服務(wù)，無處不在 在酒店，在會議中心主體，處處覆蓋著無線網(wǎng)絡(luò)。只要客人打開PDA 、手提電腦等無線網(wǎng)絡(luò)搜索功能，就會自動彈出CNCC無線網(wǎng)絡(luò)的頁面 ，告知客人如何上網(wǎng)、如何購買網(wǎng)絡(luò)IC卡、以及付費方式等信息，方 便及時。 在會議中心的三樓，除了功能強大的商務(wù)中心外，美食區(qū)的售卡 服務(wù)從早上8點開始一直持續(xù)到凌晨2點，考慮到境外客人的需求，還 增設(shè)了外幣兌換。 國家會議中心大酒店雖

15、然與會議中心主體步行僅僅5分鐘路程， 但比賽期間天氣炎熱，國家會議中心仍然為住店客人提供了穿梭巴士 服務(wù)。“雖然穿梭巴士需要花費一點錢，但為客人提供頂級的服務(wù)始 終是我們追求的最高目標，而且他們一定會傳播國家會議中心的名聲 。”，國家會議中心總經(jīng)理劉?，撊绱擞嬎阃度牒彤a(chǎn)出。 國家會議中心大酒店的禮賓服務(wù)可是開創(chuàng)了酒店禮賓服務(wù)的先河 ：有位魔術(shù)師要租鋼琴作比賽道具，另有一個魔術(shù)師急需3袋沙子，2 小時之內(nèi)就要拿去參加比賽，但國家會議中心大酒店的禮賓員都一一 完成了。當然，魔術(shù)師也給了他們無比珍貴的回報手把手教會了他 們小魔術(shù)。 預(yù)防甲型HINI流感措施到位 7月25日，世界魔術(shù)大會開幕式前一天，

16、根據(jù)中國新聞網(wǎng)報道，內(nèi)地新增甲型H1N1流感 確診病例80例，中國內(nèi)地累計報告1852例甲型H1N1確診病例。同期，世界衛(wèi)生組織報 告甲型H1N1流感目前已在全球160個國家造成感染，導(dǎo)致800人死亡。雖然中國目前沒 有因甲型H1N1流感所導(dǎo)致的重癥病例和死亡病例，但是世界魔術(shù)大會與會者絕大部分 都是外國人，而且大會期間人流量大、人群密集，一旦出現(xiàn)甲型H1N1流感，后果不堪 設(shè)想，準備三年的魔術(shù)大會將臨場成為泡影，國家會議中心衛(wèi)生防疫弦繃了起來。 對此，國家會議中心采取了三個措施：一是制定國家會議中心衛(wèi)生防疫應(yīng)急工 作預(yù)案；二是對國家會議中心工作人員進行培訓(xùn)，每個部門確定衛(wèi)生防疫員，簽訂 責任書；三是購買測溫儀。 國家會議中心衛(wèi)生防疫應(yīng)急工作預(yù)案要求總經(jīng)理擔任衛(wèi)生防疫應(yīng)急處理領(lǐng)導(dǎo) 小組組長，各部門負責人擔任組員，確立了“誰主管誰負責、誰的人誰負責”的原則 ，配備了充足的預(yù)防設(shè)備和防護用品，如醫(yī)用口罩、醫(yī)用橡膠手套、手消液、黃色垃 圾袋、消毒劑等物品。 安保部和人力資源部聯(lián)合制作了關(guān)于甲型H1N1流感防治的PPT教程對員工進行培訓(xùn) ，強調(diào)了疫情發(fā)現(xiàn)、上報、現(xiàn)場保護等須知事項。 此外，國家會議中心專門采購了三臺測溫儀，安裝在與會者入口的安全門處，在 第一道關(guān)口嚴防死守。 世界魔術(shù)大會圓滿落幕，不論是會場還是酒店，沒有出現(xiàn)一例甲型H1N1流感，國 家會議中心的甲